Termes de référence du Comité permanent des ressources humaines du Conseil consultatif de gestion

1. Introduction

1.1. Le présent document décrit les termes de référence du Comité permanent des ressources humaines du Conseil consultatif de gestion (CCG ou le Conseil) de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Il complète la charte du CCG et les rôles et responsabilités liés au CCG, et est supplanté par la partie V de la Loi sur la GRC en cas de conflit. 

1.2. Les termes de référence du Comité permanent des ressources humaines (CPRH) du CCG seront revus chaque année. 

2. Termes de référence du Comité permanent des ressources humaines du CCG

2.1. Objectif:

2.1.1. Le CPRH est chargé de fournir des conseils fondés sur des mises à jour d’informations concernant la gestion et l’administration des ressources humaines (RH) de la GRC.

2.1.2. Le champ d’application du Comité permanent comprend des aperçus et des mises à jour sur les politiques, les programmes et les pratiques de la GRC en matière de RH, conformément à son plan de travail annuel. Cela inclut, entre autres, les initiatives de recrutement et de rétention; le Centre indépendant de résolution du harcèlement (CIRH); les Réponses de la direction et plans d’action (RDPA) de la GRC aux rapports consultatifs du CCG sur les enjeux des RH de la GRC; les mesures de conduite de la GRC; et sur la formation et l’éducation des policiers.

2.1.3. Le CPRH peut parfois identifier un domaine prioritaire qui constitue une question transversale nécessitant une analyse plus approfondie et le soutien du CCG sous la forme d'un sous-groupe du CCG, doté d'un mandat limité dans le temps. Par exemple, le Conseil consultatif sur le recrutement a été créé en novembre 2024.

2.2. Membres et responsabilités:

2.2.1. En tant que Comité permanent du CCG, le CPRH conserve ses responsabilités, y compris, mais sans s’y limiter, ses responsabilités consultatives à l’égard de la GRC, l’accès à l’information, les procédures de fonctionnement du CCG et le soutien du secrétariat.

2.2.2. La composition du CPRH est déterminée en consultation avec l’ensemble des membres du CCG. Le CPRH est composé d’au moins trois (3) membres du CCG, en fonction de leur expertise et/ou de leur préférence, et inclut le vice-président du CCG en tant que membre d’office.

2.2.3. Le CPRH est dirigé par un membre du Conseil sélectionné par le président du CCG, qui est également connu sous le nom de responsable du Comité permanent. 

2.2.4. Le responsable du Comité permanent est chargé de fournir au Conseil des comptes rendus verbaux et/ou écrits réguliers, sauf décision contraire du responsable du Comité permanent ou de l’ensemble du CCG. Les comptes rendus doivent inclure un résumé des conseils fournis par le CPRH, ainsi que toute question ou tout domaine qui pourrait bénéficier de l’attention de l’ensemble du CCG.

2.2.5. Le commissaire de la GRC devra désigner un cadre supérieur de la GRC, qui est également connu sous le nom d’agent de liaison principal de la haute direction de la GRC, pour soutenir au  CPRH et ses travaux, mais qui n’est pas membre du Comité. L’agent de liaison principal de la haute direction de la GRC est chargé de faire comprendre l’approche de la GRC, ses priorités, ses objectifs et ses défis en matière de ressources humaines. Il peut s’agir de fournir des mises à jour informatives, le cas échéant. L’agent de liaison principal de la haute direction de la GRC soutiendra le travail du CPRH et, aux fins du Comité, agit à titre de représentant du commissaire et agent de liaison entre le Comité et la GRC.

2.2.6. À sa discrétion, le CPRH peut également demander des aperçus informatifs et des mises à jour de la part d’autres parties prenantes clés et d’experts au sein ou en dehors de la GRC, coordonnés par l’intermédiaire du secrétariat. Les parties prenantes invitées et les informations demandées peuvent ne pas relever de la compétence et de la structure hiérarchique de l’agent de liaison principal de la haute direction de la GRC du CPRH. Le sous-ministre de Sécurité publique Canada (ou son sous-ministre adjoint) recevra une invitation permanente aux réunions du CPRH et informera le secrétariat du CCG, de si et quand, il/elle aimerait participer.

2.2.7. La composition du Comité permanent peut faire l’objet d’une rotation périodique avec l’approbation du président du CCG. 

2.2.8. Le secrétariat du CCG fournira un soutien logistique et administratif au CPRH.

2.3. Réunions:

2.3.1. Le CPRH détermine la fréquence, la durée et le format de ses réunions. Le CPRH se réunira au moins quatre (4) fois par année fiscale, généralement en ligne, sauf si la réunion précède ou suit immédiatement une réunion trimestrielle en personne.

2.3.2. Les réunions ont normalement lieu les mois où il n'y a pas de réunion trimestrielle du CCG. Dans des circonstances exceptionnelles et avec l’accord du président et du secrétaire du CCG, une réunion du Comité permanent peut se tenir autour d’une réunion en personne du CCG.

2.3.3. Les réunions peuvent être limitées aux seuls membres du CPRH du CCG (à huis clos) sur instruction du responsable du Comité permanent ou à la demande des membres du CPRH. Un temps sera alloué à la fin de chaque réunion du CPRH pour permettre aux membres de s’engager dans une discussion à huis clos. 

2.3.4. Le responsable du Comité permanent, en consultation avec le secrétariat et les membres du CPRH, établit l’ordre du jour de toutes les réunions. Un membre qui souhaite qu’un point soit ajouté à l’ordre du jour peut en faire la demande au responsable du Comité permanent et au secrétariat au moins un mois avant la date prévue de la réunion. 

2.3.5. Les membres du Comité permanent recevront les documents de la réunion dans la langue officielle de leur choix, qui sera distribuée au moins une semaine avant la réunion. Les documents de la réunion seront également communiqués aux membres du CCG pour leur information. 

2.3.6. Conformément à la pratique habituelle du CCG, le CPRH fonctionne sur la base du consensus. Par conséquent, les motions et les votes formels ne sont normalement pas nécessaires. Pour toute question, le responsable du Comité permanent demandera l’avis des membres et déterminera s’il existe un consensus. Si ce n’est pas le cas, le responsable du Comité peut choisir de rechercher d’autres occasions de poursuivre la discussion jusqu’à ce qu’un consensus soit atteint ou, si aucun consensus ne peut être atteint, soumettre la question à un vote officiel des membres du Comité permanent, conformément à la procédure écrite dans le document « Rôles et responsabilités du CCG ».  

2.3.7. Le secrétariat développera un compte rendu écrit, y compris les mesures à prendre, de chaque réunion et le soumettra pour approbation à la réunion suivante du CPRH.