Formulaires « Demande de renseignements - Registres de paie »

Le programme d’assurance-emploi offre un revenu temporaire aux personnes en chômage et veille à ce que les cotisations versées par les employeurs et les employés soient utilisées conformément aux exigences législatives.

En tant qu’employeur, Service Canada peut vous demander à l’occasion de remplir un formulaire « Demande de renseignements – Registres de paie ». Certaines entreprises peuvent avoir à remplir ce type de formulaire plusieurs fois par mois. Remplir ces formulaires est une tâche qui peut s’avérer très exigeante.

Comment remplir le formulaire « Demande de renseignements - Registres de paie » (INS 5097)

Conformément au paragraphe 126(14) de la Loi sur l'assurance-emploi, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a l'autorisation de demander aux employeurs des renseignements sur des personnes nommées.

EDSC et Service Canada ont créé deux programmes visant à réduire le nombre de formulaires « Demande de renseignements – Registres de paie » que vous recevez et à vous simplifier la tâche lorsque vous devez les remplir. Pour en savoir plus, reportez-vous au Système automatisé des données sur la rémunération et au Programme d’avis d’embauchage.

Pour remplir les formulaires « Demande de renseignements – Registres de paie » correctement, veuillez lire les instructions et les consignes ci-après.

Section 1 - descriptions

Description détaillée du formulaire Demande de renseignements – Registres de paie
Image de recto du formulaire INS5094 : ci-après

Bloc des renseignements

La partie supérieure du formulaire « Demande de renseignements – Registres de paie » comporte les données suivantes :

  • Type de programme,
  • Code de l'utilisateur,
  • Numéro du cas,
  • Nom de l’employé/prestataire,
  • Nom d’insigne ou de registre de paie de l’employé,
  • Numéro d’assurance sociale (NAS) de l’employé/prestataire,
  • Date à laquelle le formulaire a été préparé,
  • Date à laquelle l’on attend votre réponse (AR),
  • Date du début de la période de prestations (DPP) de la demande en cause,
  • Numéro de téléphone à composer pour obtenir de l’aide. Il s’agit habituellement de celui de la personne qui a envoyé le formulaire.
  • Code de réponse rapide.

Bloc de l'adresse

L’adresse de votre entreprise figure du côté gauche de cette partie. L’adresse du Centre Service Canada où le formulaire doit être retourné apparaît du côté droit.

Une fois le formulaire rempli, veuillez le retourner dans l’enveloppe fournie en vous assurant que l’adresse du Centre Service Canada paraît dans la fenêtre de l’enveloppe.

Bloc du texte

Veuillez lire le texte attentivement. On vous demande d’abord de cocher la case OUI ou NON à la question suivante : « Est-ce que cette personne a travaillé pour la(les) semaine(s) indiquée(s) ci-après ou a-t-elle reçu une rémunération pendant cette période? »

Si la personne a travaillé au cours d’une période à l’égard de laquelle aucune rémunération n’a été payée, vous devez expliquer pourquoi en inscrivant un commentaire dans le bloc « Information additionnelle », au verso du formulaire (p. ex. vendeur ou vendeuse). Vous devez déclarer toute la rémunération brute versée par semaine civile, soit du dimanche au samedi. Cette information est extrêmement importante, car les prestations d’assurance emploi sont payées du dimanche au samedi. Pour fournir ces renseignements, vous pourriez devoir consulter vos cartes de temps.

Veuillez retourner le formulaire au plus tard à la date indiquée, sinon vous pourriez recevoir un deuxième formulaire de demande de renseignements.

Bloc sur les données de paye

La partie portant sur les données de paie comprend trois sections ayant chacune trois colonnes :

  • La première colonne est à l’usage exclusif du bureau ;
  • La deuxième colonne indique la date du dimanche de la semaine à l’égard de laquelle les renseignements sont demandés. (Assurez-vous d’indiquer toute la rémunération versée en fonction des semaines civiles, du dimanche au samedi) ;
  • Dans la troisième colonne, vous devez indiquer toute la rémunération brute, même si elle n’est pas assurable.

Remarque :

Les semaines visées par la demande de renseignements sont indiquées à la suite l’une de l’autre horizontalement et non pas verticalement.

Section 2 - paie de vacances

Image de verso du formulaire INS5097 : ci-après

Servez-vous de ce bloc pour inscrire les renseignements sur d’autres sommes qui pourraient avoir été versées à l’employé au cours des semaines indiquées à la partie portant sur les données de paie.

  1. Un montant de 4 % pour paie de vacances a-t-il été versé pendant les semaines indiquées et inclus dans la rémunération brute?
  2. Un montant forfaitaire pour paie de vacances a-t-il été versé pendant les semaines indiquées mais non inclus dans la rémunération brute?
  3. Est-ce que d’autres sommes ont été versées suite à la cessation d’emploi?

Section 3 - information additionnelle

Cette partie sert principalement à inscrire les renseignements concernant le motif de cessation d'emploi de l’employé. Vous devriez également utiliser cet espace pour expliquer toutes les autres sommes qui peuvent avoir été versées ou pour fournir tout autre renseignement de nature à nous aider à protéger l’intégrité du Compte d’assurance-emploi.

Bloc sur la protection des renseignements personnels et la confidentialité des données

Vous trouverez dans cette partie l’information concernant le droit du prestataire d’accéder aux renseignements que vous fournissez.

Les renseignements que vous fournissez sont confidentiels. Ils servent uniquement à l’administration de la Loi sur l’assurance-emploi.

Votre collaboration est essentielle à la protection de l’intégrité du Compte du fonds d’assurance-emploi auquel vous contribuez.

Bloc sur l'attestation

Il est extrêmement important de remplir la partie de l’attestation. Vous indiquez ainsi que les renseignements que vous avez fournis sont corrects. Cette partie sert également à inscrire le nom d’une personne avec qui nous pourrons communiquer pour obtenir des renseignements additionnels. Veuillez-vous assurer de signer le formulaire et d’inscrire votre numéro de téléphone.

Assistance offerte

Deux options afin de réduire le fardeau associé aux formulaires Demande de renseignements – registres de paie.

Le Système automatisé de données sur la rémunération

Si votre période de paie s’échelonne du dimanche au samedi ou si vous êtes en mesure de fournir des données de paie dans ce format, vous pouvez alors participer au Système automatisé de données sur la rémunération. Pour ce faire, vous n’avez qu’à transmettre vos renseignements de paie à Service Canada.

Le Programme d’avis d’embauchage

Quels que soient leurs périodes de paie, toutes les entreprises peuvent participer au Programme d’avis d’embauchage en communiquant à Service Canada le numéro d’assurance sociale et le premier jour de travail des employés rappelés au travail ou nouvellement embauchés.

Si vous êtes déjà inscrit à l’un ou l’autre de ces programmes et que vous avez besoin d’aide ou de soutien technique, veuillez communiquer avec l’équipe de soutien des employeurs en composant le 1-800-367-5693.

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