Normes d'interface de données - Système du programme canadien pour l'épargne-invalidité

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Dans son exposé budgétaire du 19 mars 2007, le ministre des Finances, l'honorable Jim Flaherty, député conservateur, a annoncé un investissement de 140 millions de dollars pour la mise en œuvre d'un régime enregistré d'épargne-invalidité (REEI). Les REEI ont été établis en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu et sont régis par l'Agence du revenu du Canada (ARC). Le régime enregistré d'épargne-invalidité (REEI) aide les Canadiens handicapés de longue durée et leurs familles à épargner pour l'avenir. Emploi et Développent social Canada (EDSC) est responsable de l'administration des incitatifs à l'épargne-invalidité, lesquelles comportent 2 volets : la Subvention canadienne pour l'épargne-invalidité (la SCEI), qui prend la forme du versement d'un pourcentage des cotisations versées à un REEI en particulier et sert d'incitatif à l'épargne; et le Bon canadien pour l'épargne-invalidité (le BCEI) qui est octroyé annuellement à des familles à moindre revenu en fonction de leur revenu net familial.

1.1 Avant-propos

Les Normes d’interface de données (NID) du système du PCEI décrivent les procédures de présentation et de soumission des transactions électroniques du système du PCEI. Le présent avant-propos précise certains aspects des exigences propres aux NID et explique comment le système du PCEI, créé pour soutenir le REEI, la SCEI et le BCEI, valide et traite les transactions qui lui sont soumises par les émetteurs de REEI.

Le terme « mandataire autorisé » sera utilisé tout au long du présent document pour désigner l’organisation qui envoie l’information par voie électronique au système du PCEI et qui reçoit les versements de la SCEI et du BCEI du système du PCEI. Cette organisation doit être l’émetteur du REEI tel qu’il est approuvé par l’ARC, ou un mandataire pour l’émetteur de REEI. Il est possible qu’il n’existe qu’un seul mandataire autorisé et qu’un seul émetteur de régime type de REEI. Toutefois, le système du PCEI ne considère pas un fournisseur de services qui ne fait que permettre le transfert électronique de données comme étant l’organisation expéditrice ou le mandataire autorisé au nom de l’émetteur de REEI.

Le terme « contrat » est employé dans ce document pour désigner un régime enregistré d’épargne-invalidité approuvé par l’ARC.

Lorsqu’il est question de « l’émetteur de REEI », il s’agit de l’organisation qui est, en fin de compte, responsable de la gestion du REEI, de la SCEI et du BCEI et, plus particulièrement, de l’organisation dont le régime type de REEI particulier a obtenu l’approbation de l’ARC. Cette organisation a eu l’autorisation d’offrir ses services au public au titre d’émetteur, a été identifié comme l’émetteur d’un régime type particulier et a signé une convention avec EDSC permettant à l’émetteur l’exécution de la SCEI et du BCEI.

Bien que le système du PCEI valide certains renseignements reçus par voie électronique avant de verser la SCEI et le BCEI, il convient de rappeler aux émetteurs de REEI que tous les montants de SCEI et de BCEI sont versés à la condition que le REEI soit conforme à toutes les exigences législatives applicables, en l’occurrence les règles d’enregistrement des REEI dont il est question à l’article 146.4 de la Loi de l’impôt sur le revenu et les conditions relatives au REEI énoncées dans la Loi canadienne sur l’épargne-invalidité et dans le règlement afférent. Tous les montants de SCEI et de BCEI doivent être remboursés à la Couronne si EDSC ou l’ARC découvre ultérieurement que les paiements ont été versés à tort.

Pour soumettre des fichiers électroniques, chaque mandataire autorisé doit utiliser un numéro d'identification unique qui indiquera leurs fichiers dans le système du PCEI. Le système du PCEI utilise le « numéro d'entreprise » (NE) attribué par l'ARC comme numéro d'identification unique. Le NE du mandataire autorisé figurera dans le nom du fichier de transactions et dans les enregistrements d'en-tête et de fin de fichier. Le NE de l'émetteur figure dans chaque transaction individuelle dans le fichier de transactions. Il est essentiel que chaque numéro individuel de transaction de l'émetteur soit unique au NE de l'émetteur. Si 2 ou plusieurs mandataires autorisés soumettent des transactions pour un émetteur, ce dernier doit s'assurer que les mandataires autorisés n'utilisent pas le même numéro de transaction de l'émetteur.

Avant de soumettre des fichiers aux fins de traitement, le mandataire autorisé doit réussir le « test de l'industrie ». Ce test est un processus pour vérifier si le mandataire autorisé peut envoyer les renseignements pertinents dans le bon format au système du PCEI. Si un « fournisseur de services » soumet des fichiers au nom de 2 ou plusieurs mandataires autorisés, chacun de ces mandataires autorisés doit réussir le test de l'industrie en utilisant ses propres données.

2.1 Aperçu de la présentation de fichier

Les mandataires autorisés peuvent soumettre un ou plusieurs fichiers aux fins de traitement au cours d'une période visée par les rapports. Le nom de fichier est structuré de façon à permettre de soumettre plusieurs fichiers par jour ou par période. En plus du NE du mandataire autorisé et de la date du fichier, on ajoute un numéro de fichier pour distinguer davantage chaque fichier. Il n'est pas nécessaire d'indiquer le numéro de fichier dans un ordre précis. Il ne sert qu'à permettre de distinguer clairement les multiples noms de fichiers uniques pour les fichiers soumis le même jour.

Le fichier proprement dit doit être conforme à une structure particulière. Un fichier doit se composer d'un enregistrement d'en-tête (type d’enregistrement 001), suivi des transactions présentées selon les prescriptions des NID, puis, à la fin, d'un enregistrement de fin (type d’enregistrement 999), à défaut de quoi, il sera rejeté.

À moins d'avis contraire, tout fichier que le système du PCEI reçoit d'un mandataire autorisé après la date d'échéance de soumission des données sera conservé, puis traité dans la période visée par les rapports suivante. Il incombe au mandataire autorisé de s'assurer que les fichiers soient expédiés à temps pour être traités dans une période de traitement donnée.

2.2 Aperçu de la présentation de l'enregistrement

Lorsque toutes les exigences de certification sont respectées, le mandataire autorisé doit informer le système du PCEI de toutes les activités pertinentes relatives au REEI. Toute activité doit être signalée au système du PCEI par voie électronique, comme suit :

• les renseignements sur l'enregistrement du contrat qui sont utilisés pour établir les renseignements sur le contrat, le bénéficiaire et le titulaire aux fins d'enregistrement;
• les renseignements mis à jour et modifiés liés aux aspects non financiers des REEI, comme des renseignements sur le titulaire et sur le bénéficiaire (renseignements personnels), des renseignements sur le contrat et des renseignements sur le consentement;
• les transactions financières, telles que les cotisations, les demandes de subvention et de bon, le roulement d’épargne-retraite et l’annulation du roulement, le roulement d’épargne-études et l’annulation du roulement, le remboursement de la subvention ou du bon ou l’annulation du remboursement, le paiement d’aide à l’invalidité (PAI), le paiement viager pour invalidité (PVI) et les annulations connexes ainsi que les corrections apportées aux cotisations;
• les transactions relatives aux choix, qui signalent les choix du Régime d’épargne-invalidité déterminé (REID);
• les transactions relatives aux rapports, qui sont utilisées pour rendre compte de la juste valeur marchande et des renseignements sur les contrats lors des transferts.

Les transactions soumises au système du PCEI sont classées par types d'enregistrement et par types de transaction. Par exemple, les renseignements sur l'enregistrement du contrat sont soumis dans les types d’enregistrement 101, tandis que les renseignements modifiés ou mis à jour sont soumis dans les types d’enregistrement 102 (contrat) ou 201 (bénéficiaire et titulaire). L'ajout ou la révocation de renseignements sur le consentement concernant le lieu de résidence, l'admissibilité au CIPH et les validations de revenu auprès de l'ARC sont soumis dans les types d’enregistrement 202. Toutes les transactions financières sont soumises dans les types d’enregistrement 401. Le type d’enregistrement 501 est utilisé pour le Choix du REID. Les types d’enregistrement 701 comprennent toutes les transactions relatives aux rapports. Il y a au moins un type de transaction dans chaque type d'enregistrement.

Lorsque le système du PCEI reçoit un fichier à traiter, il vérifie la présentation et le contenu de chaque transaction (veuillez voir chaque type d'enregistrement tel que décrit dans le présent document pour les règles de présentation et de validation). Si les transactions ne sont pas soumises comme l'exigent les directives énoncées, elles seront rejetées et il incombe au mandataire autorisé de procéder aux corrections nécessaires et de soumettre de nouveau les données. Le mandataire autorisé recevra une confirmation lui avisant que les données ont été acceptées dans les fichiers de traitement que le système du PCEI lui renvoie. Si des transactions ont été rejetées, elles apparaîtront dans le fichier d'erreurs, en précisant la nature de l'erreur.

2.3 Chronologie de la soumission des transactions

Les transactions doivent être soumises suivant un ordre logique. Un contrat doit avoir obtenu l'état « enregistré » par le biais de la soumission des renseignements sur l'enregistrement du contrat avant qu'une transaction de mise à jour ou de modification (TE 201 - mise à jour des renseignements sur le bénéficiaire et sur le titulaire) ne soit traitée. De plus, le système du PCEI doit avoir reçu les renseignements sur l'enregistrement du contrat avant que les transactions financières (TE 401 - transactions financières) puissent être traitées. Même si les transactions sont dans un ordre quelconque lors de la soumission des fichiers, le système du PCEI traitera toutes les transactions selon l'ordre suivant : les renseignements sur l'enregistrement du contrat (TE 101 et TE 102), les renseignements sur les mises à jour et les modifications (TE 201), les renseignements sur le consentement (TE 202), les renseignements sur les Choix (TE 501), les renseignements financiers (TE 401) et les renseignements sur les rapports (TE 701).

2.4 Calendrier de traitement des transactions

Dans le Budget 2012, les exigences énonçant que les nouveaux contrats doivent être signalés dans les 60 jours, que les cotisations et les demandes de bon doivent être signalées dans les 180 jours et que les transferts doivent être complétés dans les 120 jours ont été retirées. Ces exigences sont remplacées par une exigence énonçant que l'émetteur doit agir dans les délais prescrits pour signaler ces transactions.

2.5 Date d'échéance de la période visée par les rapports

Le système du PCEI traitera les fichiers et versera la SCEI ou le BCEI tous les mois. Les calendriers des dates de traitement (indiquant les périodes de transactions, les dates d'échéance pour la soumission des fichiers et des dates de versements de la SCEI ou du BCEI) seront envoyés périodiquement au mandataire autorisé par l'entremise d'un avis ListServ (avis électronique). Les périodes visées par les rapports vont du premier au dernier jour d'un même mois. Les mandataires autorisés disposent de 4 jours ouvrables suivant la fin de la période visée par les rapports pour mettre la dernière main aux fichiers qu'ils doivent envoyer aux fins de traitement. Ils ne doivent pas soumettre de transactions qui ont eu lieu après le dernier jour de la période visée par les rapports.

2.6 Présentation de transactions

Plusieurs présentations de transactions seront utilisées pour soumettre les renseignements au système du PCEI. Ces présentations sont décrites en détails dans la section Présentation de transactions du présent document. La date de mise en œuvre du système du PCEI pour chacune des transactions établies est aussi indiquée dans la section Présentation de transactions.

Voici la description des types logiques d'enregistrement qui seront utilisés dans la gestion du système du PCEI. Les détails relatifs à la présentation sont décrits dans la section Présentation de transactions du présent document.

3.1 Transactions relatives à l'enregistrement du contrat

3.2 Transaction pour la mise à jour du contrat

3.3 Transactions relatives à la mise à jour des renseignements sur le bénéficiaire et sur le titulaire

3.4 Transactions relatives au consentement

Avec la mise en application des mesures de report telles qu'elles ont été annoncées dans le Budget 2010, les REEI peuvent maintenant donner droit à la SCEI et au BCEI pour l'année en cours, en plus des 10 années antérieures. Les droits peuvent être versés à partir de la date la plus ancienne des suivantes : celle de la mise en œuvre du REEI en 2008 ou celle de l'année de naissance du bénéficiaire.

Les transactions relatives aux renseignements sur le titulaire et le principal responsable fournis dans le contrat, ainsi que ceux sur le titulaire, et les transactions financières sont utilisées afin d'établir l'admissibilité au CIPH, le lieu de résidence canadienne et le revenu familial en ce qui a trait au bénéficiaire. Les mandataires autorisés peuvent demander que les renseignements personnels des autres principaux responsables soient utilisés aux mêmes fins en soumettant des transactions relatives au consentement.

3.5 Transactions financières

Pour s'assurer que le versement de la SCEI et du BCEI est exact, les mandataires autorisés doivent soumettre au système du PCEI toutes les transactions financières relatives au bénéficiaire au moyen d'un type d’enregistrement 401. Les transactions financières comprennent tous les déplacements de fonds relatifs à un REEI, mais pas les revenus ou les activités d'investissement (ces montants doivent être soumis au moyen d'un type d’enregistrement 701 - renseignements sur les rapports). Le système du PCEI établira l'admissibilité et le montant des versements en SCEI ou en BCEI en fonction des renseignements soumis lors des transactions relatives aux demandes. Les versements en SCEI ou en BCEI ne seront effectués qu'aux contrats pour lesquels on a obtenu l'état enregistré. Les mandataires autorisés peuvent soumettre les transactions suivantes :

• cotisation ou demandes de subvention;
• corrections à la cotisation ou à la demande de subvention;
• roulements d'épargne-retraite;
• annulations du roulement d'épargne-retraite;
• demandes de bon;
• remboursements de la subvention ou du bon, notamment les rajustements au moment de la résiliation;
• annulations du remboursement de la subvention ou du bon;
• PVI;
• PAI;
• annulations des PVI;
• annulations des PAI;
• roulements d'épargne-études;
• annulations d'un roulement d'épargne-études.

3.6 Transactions relatives aux choix

3.7 Transactions relatives aux rapports

Au début de chaque mois, le mandataire autorisé doit envoyer un rapport, au moyen du système du PCEI, sur les différentes activités de croissances et de placement par contrat. Ces activités sont acheminées au moyen d'un type d’enregistrement 701 – renseignements sur les rapports. Les transactions suivantes doivent être soumises.

• un rapport mensuel sur la JVM;
• un rapport sur la JVM et les revenus lorsqu'on transfert un contrat.

À la fin de la période de traitement, le système du PCEI enverra à chaque mandataire autorisé les types de fichiers suivants :

• un fichier d'erreurs (.err);
• un fichier de traitement des transactions (.pro);
• un fichier sur l'état d'avancement du contrat (.reg);
• un fichier sur l'état d'utilisation du numéro d'assurance sociale (NAS) (.sur);
• un fichier d’extraction des renseignements sur le transfert (.xfr);
• un fichier d’admissibilité des bénéficiaires au CIPH (.dtc).

4.1 Fichier d'erreurs

Les présentes NID décrivent en détails la présentation de chaque type de transaction et donne au mandataire autorisé les règles de validation de ces types de transaction. Si les transactions ne sont pas soumises conformément aux exigences en matière de présentation et de validation décrites dans ce document, les transactions peuvent être rejetées. Chaque erreur de transaction, qu'elle soit le fait de problèmes de présentation ou de données non valables, est signalée à l'émetteur ou au mandataire autorisé pour qu'il fasse les corrections et soumette de nouveau les données. Cela se fait par voie électronique par le biais d'un fichier d'erreurs de transaction.

Les erreurs de transactions sont les suivantes :

• mauvaise présentation du fichier;
• mauvaise présentation de la transaction;
• données incomplètes dans les champs obligatoires;
• non-conformité avec les règles de fonctionnement du système du PCEI.

Le fichier d'erreurs contient 2 différents types d'enregistrement, soit TE 801 – Erreurs ou TE 851 – Erreurs graves. Une liste des codes d'erreurs se trouve à l'annexe A du présent document.

4.2 Fichier de traitement des transactions

À la fin de chaque période de traitement, le système du PCEI renvoie au mandataire autorisé un fichier de traitement des transactions où sont inscrits tous les détails des résultats de chaque transaction soumise et traitée avec succès (par exemple, le montant de SCEI ou de BCEI versé en fonction de chaque cotisation ou demande de bon, ou le montant de SCEI et de BCEI remboursé). Toutes les transactions soumises au système du PCEI et traitées avec succès paraissent dans ce fichier, y compris les transactions financières qui ont été traitées sans qu'il n'y ait eu de versement de SCEI ni de BCEI. Un motif de refus accompagnera chacune des transactions susmentionnées pour laquelle il n'y a pas eu de versement de SCEI ni de BCEI. Une liste des motifs de refus figure en annexe de ce document (annexe A).

Le fichier de traitement est la confirmation du système du PCEI au mandataire autorisé que les transactions soumises étaient bien présentées, comprenaient tous les renseignements obligatoires et étaient conformes à toutes les règles de validation en vigueur. Ce fichier énumèrera aussi toutes les transactions relatives aux contrats, aux renseignements sur le bénéficiaire et aux renseignements sur le titulaire qui ont été traitées avec succès.

Les transactions relatives à la SCEI ou au BCEI qui ont fait l'objet d'une nouvelle décision (que ce soit de manière positive ou négative) sont également soumises au mandataire autorisé dans le fichier de traitement des transactions. Le système du PCEI effectue la prise d'une nouvelle décision au sujet des transactions financières dans les situations suivantes :

• enregistrement du contrat – le mandataire autorisé doit soumettre de nouveau les renseignements sur le contrat après le traitement des demandes de SCEI ou de BCEI non payé;
• correction à la cotisation – le mandataire autorisé a soumis une transaction financière qui a occasionné la libération de la SCEI versée pour les cotisations soumises précédemment;
• annulation du roulement d'épargne-retraite – le mandataire autorisé a soumis une transaction financière qui a occasionné la libération de la SCEI versée pour les cotisations soumises précédemment;
• annulation du roulement d'épargne-études – le mandataire autorisé a soumis une transaction financière qui a occasionné la libération de la SCEI versée pour les cotisations soumises précédemment;
• fermeture du contrat (transfert complété) – les transferts sortants effectués par le mandataire autorisé ont occasionné la fermeture du contrat, ce qui a permis la prise d’une nouvelle décision au sujet de la SCEI ou du BCEI en attente de transferts entrants;
• ARC – réexamen ou mise à jour au CIPH, du lieu de résidence, du revenu ou de l'état du contrat.

Le champ transaction d'origine (positions 68-69 dans le fichier .pro du TE 901) signale les données susmentionnées, ce qui permet de différencier les enregistrements des transactions générés par le système du PCEI et les résultats des enregistrements des transactions soumis par les mandataires autorisés.

Le traitement des fichiers d'un mandataire autorisé donne lieu à une série de versements et de remboursements de la SCEI ou du BCEI. Les remboursements sont déduits des versements et donnent lieu généralement à un versement au mandataire autorisé. Ce versement est automatiquement déposé dans le compte du mandataire autorisé conformément aux renseignements bancaires fournis au système du PCEI.

Le type d'enregistrement 901 – Fichier de traitement des transactions indique l'effet que la transaction a sur le versement que le mandataire autorisé reçoit. L'indicateur d'un versement demandé signale au mandataire autorisé de la part du système du PCEI que le type d'enregistrement 901 est un versement ou un remboursement de la SCEI ou du BCEI. Par exemple, le traitement d'une transaction relative à la cotisation entraînerait le versement de la SCEI au mandataire autorisé (pourvu que celui-ci respecte toutes les règles et qu'aucun motif de refus n'a été soumis). Dans ce cas, l'indicateur d'un versement demandé serait fixé. Dans le cas d'un PAI ou d'un PVI, aucun montant ne se déplace entre le mandataire autorisé et le système du PCEI. L'indicateur d'un versement demandé ne serait pas fixé pour ces transactions. Le mandataire autorisé peut alors faire concorder toutes les transactions signalées en fonction du versement reçu du système du PCEI.

4.3 Fichier sur l'état d'avancement du contrat

Tous les mois, le système du PCEI traitera toutes les transactions relatives aux renseignements sur l’enregistrement du contrat et signalera à l’institution financière l’état courant des transactions relatives au contrat. Dans certains cas, le système du PCEI recevra de l’ARC des renseignements sur l’état d’enregistrement du contrat pour un contrat en particulier. Toute modification à l’état du contrat (actuel ou à la date de signature) sera envoyée au mandataire autorisé avec le type d’enregistrement 951 – dans le fichier sur l’état du contrat. S’il y a plus d’une modification, on indiquera seulement l’état le plus récent. Le champ « motif pour le changement de l’état du contrat » a été ajouté à ce rapport, dans la version 2.0 des NID afin de clarifier le motif pour laquelle l’état du contrat a été modifié. Le champ « état du transfert » a été ajouté à ce type d’enregistrement dans la version 2.1 des NID afin de demander l’état actuel d’un contrat qui est transféré. Dans la version 3.1 des NID, l’objectif du fichier sur l’état du contrat est élargi afin d’informer l’institution financière que la demande relative à un nouveau choix du REID ou à la modification d’un choix du REID ont été traitées avec succès.

4.4 Fichier sur l'état d'utilisation des NAS

Tous les mois, le système du PCEI vérifiera l'intégrité des NAS de tous les bénéficiaires et de tous les titulaires auprès du Registre de l'assurance sociale (RAS). À la suite de cette vérification mensuelle, le RAS peut signaler qu'un NAS particulier est non utilisable ou utilisable. Le système du PCEI signalera à son tour les renseignements sur l'état d'utilisation des NAS aux émetteurs ou mandataires autorisés par le biais d'un type d’enregistrement 921 - Fichier sur l'état d'utilisation des NAS (.sur).

4.5 Fichier d'extraction des renseignements sur les transferts

À compter de janvier 2013, EDSC fournira à l’émetteur cessionnaire toute l’information transactionnelle historique en sa possession de tous les contrats précédents pour un bénéficiaire particulier, et ce, pour toutes les transactions de transfert du système du PCEI qui rencontrent les critères suivants :

• une transaction valable relative à la fermeture du contrat doit être reçue par l’émetteur cédant/cessionnaire;
• le transfert d’un contrat par un émetteur cédant à cessionnaire doit être résolu; et
• le nouveau contrat sous l'émetteur cessionnaire doit être enregistré.

Le type d’enregistrement 971 – Fichier d’extraction pour le transfert d’information (.xfr) – renfermera tous les renseignements des émetteurs précédents dont l’émetteur actuel pourrait se servir pour administrer le REEI du bénéficiaire.

Les transactions qui comprennent la présentation du fichier .xfr sont les suivants :

• 971-01 - renseignements sur les Cotisations ou sur la Correction des cotisations;
• 971-02 - renseignements sur une Demande de bon;
• 971-03 - renseignements sur le Roulement d’épargne-retraite ou sur l’Annulation du roulement d’épargne-retraite;
• 971-04 - renseignements sur le Remboursement de la subvention ou du bon ou sur l’Annulation du remboursement de la subvention ou du bon;
• 971-05 - renseignements sur le PAI ou l’Annulation du PAI;
• 971-06 - renseignements sur le PVI ou sur l’Annulation du PVI;
• 971-07 - renseignements sur le Roulement d’épargne-études ou sur l’Annulation du roulement d’épargne-études.

Les détails de chaque type de transactions pour le TE 971 - Fichier d’extraction des renseignements sur le transfert (.xfr) sont décrits dans la section 11 du présent document.

4.6 Fichier d’admissibilité des bénéficiaires au CIPH

À compter de février 2015, le système du PCEI extraira de façon périodique et enverra au mandataire autorisé approprié tous les renseignements mis à jour sur l’admissibilité des bénéficiaires au CIPH au moyen d’un type d’enregistrement 981 - Fichier d’admissibilité des bénéficiaires au CIPH (.dtc). Ce fichier généré tous les mois signalera toutes les mises à jour qui auront été apportées par la DPP de l’ARC au statut d’admissibilité au CIPH annuel des bénéficiaires qui ont un contrat en suspens (réussi la validation auprès du Registre d’assurance sociale (RAS)) ou enregistré. Dans les cas de transfert, les renseignements seront envoyés au dernier émetteur cédant si le transfert est non résolu ou à l’émetteur cessionnaire après la résolution du transfert et l’enregistrement du contrat.

Le type d’enregistrement 981 - Fichier d’admissibilité des bénéficiaires au CIPH sera produit en février de chaque nouvelle année civile et comprendra aussi l’état annuel d’admissibilité au CIPH afin de fournir une mise à jour de tous les profils d’admissibilité des bénéficiaires au CIPH pour la nouvelle année.

Le fichier initial prévu d’être envoyé à la fin de la période de traitement de février 2015 signalera les profils d’admissibilité au CIPH de tous les bénéficiaires par année, en commençant par l’année de la signature du contrat jusqu’à l’année où le fichier a été produit. Il ne fournira pas de renseignements sur les années de report ou sur les contrats qui ont un état autre qu'en suspens (réussi la validation auprès du RAS) ou enregistré.

Cette section des NID décrit l'interface de données pour le transfert de renseignements entre le système du PCEI et celui des émetteurs ou des mandataires autorisés. Ces caractéristiques techniques sont destinées à favoriser l'élaboration de systèmes en vue d'effectuer le transfert de données au système du PCEI.

5.1 Portée

Ce document sert de normes qui définissent les transferts de renseignements entre l'émetteur ou le mandataire autorisé et le système du PCEI pour la présentation d'une demande et pour la gestion de la SCEI ou du BCEI. Les règles d'intégrité des données sont décrites en détails dans le présent document. Les règles de fonctionnement et les règles générales en vertu desquelles les données sont traitées dans le système du PCEI sont décrites dans l'avant-propos du présent document.

Les aspects opérationnels du déplacement de données et des fonctions utilisées pour gérer le déplacement de fichiers de données ne font pas partie de ces caractéristiques et se retrouvent dans le – Guide d’opérations et connectivité. Les fonctions opérationnelles comportent ce qui suit :

• l'enregistrement de fichiers;
• l'authentification du mandataire autorisé;
• la vérification de la soumission;
• les mécanismes de soumission.

Il est possible d'obtenir les directives opérationnelles détaillées concernant le calendrier des comptes rendus et les modes de transfert de renseignements, en utilisant les coordonnées ci-dessous ou en ayant accès à la page Partenaires de service sur le site Web de EDSC :

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5.2 Aperçu de la présentation d'enregistrement pour le traitement des transactions par le système du PCEI

Les caractéristiques techniques décrivent une interface de données fondée sur le transfert de fichiers de données en nombre. Les mandataires autorisés sont tenus de se conformer à la présentation et aux règles d’enregistrement énoncés dans les NID ainsi qu’aux autres règles d’échange de données énoncées dans le Guide d’opérations et connectivité.

Cette portion des NID précise la présentation d’enregistrement de données d’entrée et des données de sortie. Les enregistrements des données d’entrée servent à enregistrer les renseignements sur l’enregistrement du contrat, sur les bénéficiaires et sur les titulaires, et à signaler les transactions financières. Les enregistrements des données de sortie servent à signaler l’état des données soumises sous forme de fichiers de traitement des transactions et de fichiers d’erreurs, au cas par cas.

5.3 Types d'enregistrement logiques

Les transactions sources sont indiquées au moyen des codes de type d'enregistrement indiqués dans le tableau suivant.

5.4 Structure des enregistrements et des fichiers

Tous les fichiers de transactions ont un enregistrement d'en-tête contenant des détails d'identification standard et un enregistrement de fin contenant le compte du nombre d'enregistrements dans le fichier (y compris les enregistrements d'en-tête et de fin).

Les fichiers contiennent divers types de transactions, identifiés par un code numérique associé au type d'enregistrement. Ce code a été fixé à 3 chiffres pour permettre une expansion future.

Les fichiers de sources d'entrée contiennent des enregistrements de longueur fixe. Des caractères de remplissage sont ajoutés aux types d'enregistrement pour respecter une longueur standard, ce qui permettra d'inclure différents types d'enregistrement dans le même fichier.

5.5 Présentation des données

Le jeu de caractères de l'alphabet latin No 1-ISO-8859-1 est la norme officielle de la technologie de l'information adoptée par le Conseil du Trésor du Canada pour le transfert de données. Toutes les données sont soumises en format ISO-8859-1 (les valeurs numériques sont stockées sous leur représentation en caractères) telles qu'elles apparaissent à l'annexe B.

Tous les champs sont de longueur fixe et occupent des positions fixes dans un enregistrement.

Les données caractères sont justifiées à gauche et suivies par des espaces de remplissage, sauf pour les numéros d'entreprise. Le NE ne doit pas être rempli avec des espaces. Si un type d’enregistrement « 001 » renferme un caractère espace (valeur ASCII 32), le fichier est rejeté, et si tout autre enregistrement renferme un caractère espace au champ NE du mandataire autorisé, il est rejeté.

Les données numériques sont justifiées à droite et précédées de 0 de remplissage.

La plupart des champs montant sont normalisés à 9 chiffres (soit 10 bites), avec 2 espaces implicites pour les décimales (c'est-à-dire jusqu'à un maximum de 9 999 999,99 $); les montants négatifs sont précédés du signe « - » qui constitue le premier caractère du champ. Le champ montant dans le type d'enregistrement 002 est plus long que les autres champs montant pour permettre une valeur maximale de 9 999 999 999,99 $ (soit 13 bites).

Les champs de données de type liste utilisent des tableaux de codes chaque fois que cela est pratique (par exemple, codes de province et codes d'erreurs).

Les types d’enregistrements 101, 102, 201, 401, 501, 701 et 971 comprennent un code de type de transaction. Des codes distincts sont utilisés pour chaque type de transaction afin de relever les exigences particulières en matière de traitement.

5.6 Séparateurs d'enregistrements

Les enregistrements dans les fichiers doivent être séparés par des caractères de séparateurs d'enregistrements. Ceux-ci varient selon le système d'exploitation de l'expéditeur. Le système du PCEI remplace le caractère séparateur d'enregistrements retour de chariot (RC, valeur décimale 13) par le caractère nouvelle ligne (NL, valeur décimale 10) d'UNIX.

Seuls la nouvelle ligne et le retour de chariot sont acceptables. N'utilisez aucun autre caractère séparateur d'enregistrements.

5.7 Fin de fichier

Le système du PCEI rejette les fichiers qui ne sont pas conformes aux règles suivantes :

• un type d’enregistrement 999 doit être le dernier enregistrement de tout fichier;
• un type d’enregistrement 999 doit être suivi d'un caractère séparateur d'enregistrements.

Si le caractère de fin de fichier est fourni, les règles suivantes s'appliquent :

• le système du PCEI reconnaît un seul caractère comme caractère de fin de fichier après un type d’enregistrement 999;
• aucun caractère ne doit suivre le dernier caractère de fin de fichier.

5.8 Normes de désignation de fichiers

Les normes de désignation des fichiers sont décrites ci-après :

• à destination du système du PCEI : « CDSP » + Type de fichier + NE du mandataire autorisé + Mois le plus récent au cours duquel les transactions ont eu lieu + Date d'envoi + Numéro de fichier;
• en provenance du système du PCEI : « CDSP » + Type de fichier + NE du mandataire autorisé + Date de traitement + Numéro de fichier du système du PCEI + extension.

Si le nom du fichier ne comporte pas 36 caractères et que la présentation est différente de celle indiquée, un type d’enregistrement d'erreur 8001 est généré par le système.

La combinaison du NE, du mois le plus récent au cours duquel les transactions ont eu lieu, de la date d'envoi et du numéro du fichier doit être unique. Si la même combinaison a déjà été reçue et traitée par le système du PCEI, le fichier est rejeté et un type d’enregistrement d'erreur 8002 est généré.

Si le mois le plus récent au cours duquel les transactions ont eu lieu est à venir, le fichier est rejeté et un type d’enregistrement d'erreur 8013 est généré.

Les définitions suivantes s'appliquent aux normes de désignation des fichiers.

5.9 Type de fichier

Les fichiers de production soumis au système du PCEI doivent commencer par « CDSPP » tandis que les fichiers commençant par « CDSPT » sont utilisés uniquement pour le test de l'industrie et ne font jamais partie d'un groupe de fichiers de production. Les procédures pour le test de l'industrie se trouvent dans le document Guide du test de l'industrie du système du PCEI.

5.10 Normes de définition des données source

La présentation et le contenu des transactions sont définis dans le présent document au moyen d'une norme commune (COBOL), avec les symboles suivants pour les attributs de données.

5.11 Présentation de données standard

Le tableau suivant expose les règles normalisées de la forme à suivre pour les champs de données courants.

Tous les types d'enregistrement respectent une présentation uniforme; dans la mesure du possible, les mêmes champs sont disposés dans le même ordre.

5.12 Séquence des transactions

Le système du PCEI traitera les transactions suivant un ordre logique. Les émetteurs doivent être au courant de ce fait et, dans la mesure du possible, toutes les transactions doivent être envoyées suivant une séquence logique.

Tous les éléments concernant le contrat, notamment les renseignements sur le bénéficiaire, le titulaire et le principal responsable (si le bénéficiaire est âgé de moins de 18 ans) doivent être établis dans le système du PCEI avant que les transactions financières ne puissent être traitées.

Les transactions relatives aux renseignements sur le contrat et les transactions financières afférentes peuvent être envoyées dans le même fichier. Cependant, le traitement des transactions financières dépend de l'établissement des éléments du contrat.

La présente section décrit de façon détaillée la présentation de tous les enregistrements et de toutes les transactions. Lorsqu'un enregistrement est rejeté, au moins un enregistrement de l'erreur est inscrit dans le fichier d'erreurs (nom du fichier.err). Si un champ obligatoire est laissé en blanc, le système produit un message d'erreur portant le code d'erreurs 8104.

6.1 Type d’enregistrement 001 – Enregistrement d'en-tête

Objet : identifier la source d'un fichier de transaction.

Exigences : aucune.

6.2 Type d’enregistrement 002 – Enregistrement de sous-en-tête (Fichier sur le traitement des transactions)

Le type d'enregistrement 002 ne se trouve que dans le fichier sur le traitement des transactions produit par le système du PCEI.

Objet : les enregistrements de sous-en-tête fournissent des renseignements sur la période visée par les rapports. Il y a un enregistrement de sous-en-tête pour chaque émetteur figurant dans le fichier sur le traitement des transactions.

Exigences : cet enregistrement est créé par le système du PCEI. Il s'agit du deuxième type d'enregistrement dans le fichier sur le traitement des transactions.

6.3 Type d’enregistrement 003 – Enregistrement des fichiers traités (Fichier sur le traitement des transactions)

Le type d'enregistrement 003 se trouve seulement dans le fichier sur le traitement des transactions produit par le système du PCEI.

Objet : L'enregistrement relatif aux fichiers traités désigne le nom d'un fichier de production envoyé par le mandataire autorisé et traité par le système du PCEI au cours du cycle de production. Un enregistrement est produit pour chaque fichier de production envoyé et traité.

Exigences : cet enregistrement est produit par le système du PCEI. Il s'agit du troisième type d'enregistrement dans le fichier sur le traitement des transactions.

6.4 Type d’enregistrement 101 – Renseignements sur l'enregistrement d'un contrat

Le type d'enregistrement 101 sert à fournir tous les renseignements sur l'enregistrement du contrat.

Objet : les émetteurs utilisent ce type d'enregistrement pour fournir tous les éléments d'information nécessaires à l'enregistrement d'un nouveau contrat.

Exigences : le type d'enregistrement 101 nécessite 3 éléments distincts pour la réalisation de l'enregistrement du contrat :

• type d'enregistrement 101, type de transaction 01, renseignements sur le contrat;
• type d'enregistrement 101, type de transaction 02, renseignements sur le bénéficiaire;
• type d'enregistrement 101, type de transaction 03, renseignements sur le titulaire (soumet un type de transaction 03 pour chaque titulaire nommé dans le contrat).

Tous les éléments d'un enregistrement relatifs aux renseignements sur l'enregistrement du contrat doivent être soumis au cours du même cycle de production, et tous doivent avoir le même numéro de transaction de l'émetteur. Le système du PCEI traitera tous les éléments comme s'il s'agissait d'un seul et renverra les résultats au mandataire autorisé en indiquant les erreurs dans chaque élément, s'il y a lieu. S'il y a une erreur dans l'un des éléments, cela provoquera une erreur dans les 3 éléments. Les 3 éléments doivent être soumis de nouveau dans un cycle de traitement lors de la correction d'une erreur.

6.5 Type d’enregistrement 102 - Mises à jour des renseignements sur le contrat

Le type d'enregistrement 102 est utilisé par l'émetteur pour mettre à jour les renseignements sur le contrat. Il y a 2 types de transaction de mise à jour des contrats soumis, 10 - Fermer un contrat et 11 - Renommer un contrat.

Objet : les émetteurs utilisent ces types d'enregistrement pour effectuer des mises à jour particulières d'un contrat.

Exigences : le type d'enregistrement 102 indiquera quel numéro de contrat nécessite des mises à jour.

6.6 Type d’enregistrement 201 - Mises à jour des renseignements sur le bénéficiaire et sur le titulaire

Le type d'enregistrement 201 sert à mettre à jour les renseignements sur le bénéficiaire et sur le titulaire, de même qu'à ajouter et à supprimer un titulaire d'un contrat. Ces transactions ne peuvent être utilisées que dans les situations où l'état enregistré a déjà été accordé au contrat.

Objet : les émetteurs utilisent ce type d'enregistrement pour modifier les renseignements sur un contrat qui a déjà été signalé comme enregistré dans une transaction relative aux renseignements sur l'enregistrement du contrat concernant un bénéficiaire ou un titulaire.

Exigences : le type d'enregistrement 201 fait référence au bénéficiaire ou au titulaire, plus précisément, dans les cas où les renseignements se trouvant dans le système du PCEI doivent être modifiés.

6.7 Type d’enregistrement 202 – Renseignements sur le consentement relatif au bénéficiaire

Le type d'enregistrement 202 est utilisé pour ajouter ou révoquer le consentement relatif au bénéficiaire, ainsi que pour mettre à jour ledit consentement.

Objet : les émetteurs utilisent ces types d'enregistrement pour ajouter, révoquer ou changer les renseignements sur le consentement requis par l'ARC en ce qui concerne le bénéficiaire.

Exigences : le type d'enregistrement 202 fera référence au bénéficiaire lorsque l'ajout, la révocation ou la mise à jour de renseignements sur le consentement sont requis.

6.8 Type d’enregistrement 401 - Transactions financières

L’émetteur utilise le type d’enregistrement 401 pour rendre compte de toutes les transactions financières et pour demander le versement du BCEI. Il y a 14 types de transactions financières soumises, comme suit :

• 01 – cotisation ou demande de subvention;
• 02 – correction à la cotisation ou à la demande de subvention;
• 05 – demande de versement du bon;
• 06 – arrêt des versements du bon;
• 08 – roulement d’épargne-retraite;
• 09 – annulation du roulement d’épargne-retraite;
• 10 – remboursement de la subvention ou du bon;
• 11 - annulation du remboursement de la subvention ou du bon;
• 20 – PAI;
• 21 – PVI;
• 22 – annulation du PAI;
• 23 – annulation du PVI;
• 30 - roulement d’épargne-études;
• 31 - annulation du roulement d’épargne-études.

Objet : les émetteurs doivent utiliser ces types d'enregistrement pour soumettre toutes les transactions financières survenues à l'égard d'un contrat enregistré.

Exigences : le type d'enregistrement 401 indiquera le numéro du contrat et la date d'exécution de la transaction financière par l'émetteur.