Services en ligne des subventions et contributions: Guide de l'utilisateur (Demandes et gestion de projets)

1.1 Voir la liste des demandes et projets

Cliquer Voir liste des demandes et projets à l’écran de bienvenue (Image 1) vous dirigera vers l'écran demandes et projets (Image 2) qui affiche une liste complète des demandes de financement et de projets de l'organisation, ainsi que leur statut. Les fonctions sont en lien avec le statut de la demande ou du projet. Vous avez également l’option de filtrer vos résultats par programme, par statut ou par qui a créé la demande.

Description textuelle de l'image 2

L'écran demandes et projets affiche la liste complète des demandes de financement et des projets de l'organisme.

1.2 Ajouter une demande de financement

Cliquer ajouter une demande de financement à l’écran bienvenue (Image 1) vous permet de soumettre une demande pour un programme à entrée continue. Vous serez dirigé vers l’écran Sélection de programme (Image 3).

Description textuelle de l'image 3

L'écran sélection de programme – entrée continue permet de soumettre une demande pour un programme.

1.3 Convertir en ligne

Veuillez noter que cette section s’applique uniquement aux projets qui n’ont pas été soumis par l’entreprise des SELSC. Vous pouvez convertir votre projet dès qu’il y a une entente prête à signer.

Description textuelle de l'image 4

L'écran convertir vers SELSC vous permet de convertir un projet papier existant pour pouvoir le gérer en ligne.

1.4 Soumettre une demande pour un appel de proposition

Tous les appels de proposition ouverts seront affichés sous la section d’appel de proposition ouvert sur l’écran de bienvenue (Image 1). Cliquer Soumettre une demande vous dirigera vers l’écran Sélection de programme (Image 5). Pour soumettre une demande de financement pour le programme d’Emplois d’été Canada, visitez le guide de l’utilisateur : Emplois d’été Canada.

• Groupe de programmes et programme seront pré-complétés;
• Entrez un titre bref et descriptif;
• Un lien vers le Guide du demandeur est disponible pour aider à répondre aux questions spécifiques au programme;
• Cliquez suivant pour créer votre application;
• Cliquez retour à SELSC pour retourner à l’écran de bienvenue.

Description textuelle de l'image 5

L’écran Sélection de programme sert à entrer les informations de base du projet de votre organisation.

1.5 Copier et modifier une demande existante

Vous pouvez copier et modifier le contenu d'une demande précédemment créée pour en créer une nouvelle

• Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
• Cliquez Continuer;
• Cliquez le nom de votre organisation;
• Cliquez Services en ligne des S et C;
• Cliquez voir liste des demandes et projets;
• Récupérez la demande ou le projet que vous souhaitez copier;
• Cliquez copier et modifier (Image 6);
• Cliquez oui (Image 7);
• Certains écrans sont pré-complétés;
• Révisez la demande et apportez les modifications nécessaires;
• Consultez la section 2.16 Revoir et soumettre une demande pour soumettre votre nouvelle demande.

Important : Vous ne pourrez pas utiliser la fonction copier et modifier avec un projet qui a été converti.

Description textuelle de l'image 6

L'option Copier et modifier vous permet de copier et de modifier une demande existante.

Description textuelle de l'image 7

L'option Copier et modifier vous permet de copier et de modifier une demande existante.

2.1 Avez-vous les droits pour créer et soumettre une demande de financement?

Si vous êtes l’agent principal de l’organisation vous avez automatiquement les droits pour signer une entente. Si vous êtes un représentant de l’organisation, vous devriez vérifier si vous avez les droits nécessaires en suivant les étapes ci-dessous :

• Inscrivez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
• Cliquez Continuer;
• Cliquez nom de votre organisation;
• Cliquez Services en ligne des S et C;
• Cliquez Mon compte SELSC dans la barre de menu;
• Cliquez Représentants;
• Identifiez votre nom;
• Cliquer Voir;
• Assurez-vous que la case Soumettre pour l’entente est cochée.

Si les cases Créer et Soumettre pour l’item entente ne sont pas cochées, veuillez communiquer avec l’agent principal de votre organisation ou avec un représentant autorisé. Ce dernier sera en mesure de vous déléguer les droits nécessaires.

2.2 Création d'une nouvelle demande de financement

Cliquer Soumettre une demande sous l’appel de proposition ouvert (image 1) ou Ajouter une demande de financement à l’écran de bienvenue (image 1) vous dirigera vers l’écran sélection de programme (image 9).

• Les champs groupe de programmes et programme seront pré-complétés lorsque que vous compléterez une demande dans le cadre d’un appel de proposition;
• Inscrivez un titre bref et descriptif pour le projet;
• Un lien vers le guide du demandeur du programme sera disponible lorsque vous choisirez le programme et vous aidera avec les questions spécifiques au programme;
• Cliquez suivant, initiera votre demande et vous permettra de la compléter .

Description textuelle de l'image 8

Les renseignements de base de votre demande apparaissent à l'écran Sélection de programme.

2.2.1 Sommaire de la demande de financement

L’écran Sommaire de la demande (Image 10) vous permet d’accéder et de compléter tous les écrans de votre demande.

A gauche, une liste des écrans est identifiée par différentes couleurs (vert = complété, jaune = à être complété, bleu = information).

À droite, un sommaire de tous les écrans est affiché. Cliquer le nom de l’écran vous dirigera à celui-ci où vous pourrez voir ou modifier l’information. Un message de confirmation s’affichera chaque fois que vous sauvegardez un écran.

La section Aide vous donne accès rapidement au Guide du demandeur du programme, au Guide de l’utilisateur et à l’option Contactez-nous.

Description textuelle de l'image 10

L'écran sélection de programme vous permet d'accéder et de compléter tous les écrans de votre demande de financement.

2.3 Identification du projet

Entrez les dates prévues de début et de fin du projet à l’écran identification du projet (image 12).

• Cliquez Modifier identification du projet (Image 11);
• Entrez les dates prévues de début et de fin du projet;
• Cliquez Sauvegarder;
• Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

Description textuelle de l'image 11

L'écran Identification du projet est utilisé pour saisir les dates prévues de début et de fin du projet.

Description textuelle de l'image 12

L'écran Identification du projet permet de choisir une date de début et de fin de votre projet.

2.4 Adresse postale

Vous pouvez choisir l’adresse postale pour cette demande à l’Écran Adresse postale (image 14). Toute la correspondance sera envoyée à cette adresse, notamment les paiements si l’option de dépôt direct n’est pas choisie.

• Cliquez sélectionner l’adresse postale (image 13);
• Sélectionnez l’adresse postale pour cette demande;
• Cliquez Sauvegarder;
• Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

Description textuelle de l'image 13

L'écran Adresse postale est utilisé pour saisir l'adresse postale pour cette demande de financement.

Description textuelle de l'image 14

L'écran Adresse postale sert à choisir l'adresse postale propre à votre demande de financement.

Si l'adresse postale n'est pas affichée à l'écran, vous pouvez l'ajouter en suivant les étapes ci-dessous :

• Cliquez Mon compte SELSC dans le menu supérieur;
• Cliquez Mes organisations;
• Cliquez le nom de l'organisation pour laquelle vous souhaitez ajouter l'adresse postale;
• Cliquez Gestion des adresses;
• Cliquez Ajouter une adresse;
• Lorsque sauvegardé, l'adresse sera affichée à l'écran Adresse postale;
• Pour retourner à votre demande, cliquez Mes organisations;
• Sélectionnez l’organisation pour laquelle vous avez ajouté l’adresse postale;
• Cliquez Services en ligne des S et C;
• Cliquez Ébauche ou Voir liste des demandes et projets;
• Récupérez votre demande et cliquez modifier;
• Cliquez Adresse postale;
• Sélectionnez l'adresse postale pour cette demande;
• Cliquez Sauvegarder;
• Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

2.5 Personne-ressources de l'organisme

La personne-ressource avec laquelle le ministère communique au sujet de la demande ou de toute entente subséquente est identifiée à l’écran Personnes-ressources de l’organisme (image 16). Vous pouvez modifier ou supprimer les personnes-ressources à tout moment. Par contre, une personne-ressource principale est obligatoire. Vous pouvez vous ajouter en tant que personne-ressource ou ajouter une nouvelle personne-ressource.

Description textuelle de l'image 15

L'écran Personnes-ressources de l'organisme est utilisé pour saisir les personnes-ressources pour votre demande de financement.

Ajouter une nouvelle personne-ressource : (Image 15)

• Cliquez Ajouter une nouvelle personne-ressource;
• Complétez tous les champs obligatoires (Image 16);
• Cliquez Sauvegarder;
• Retour à Personne-ressource de l'organisme vous dirigera vers l'écran Personne-ressources (Image 17).

Pour vous ajouter comme personne-ressource : (Image 15)

• Cliquez M'ajouter comme personne-ressource pour accéder à l'écran Coordonnées de la personne-ressource;
• Assurez-vous que l'information complétée est exacte (Image 16);
• Sélectionnez l'adresse et le type de la personne-ressource;
• Cliquez Sauvegarder;
• Retour à Personne-ressource de l'organisme vous dirigera vers l'écran Personne-ressources (Image 17).

Description textuelle de l'image 16

L'écran Coordonnées de la personne-ressource permet d'ajouter une personne-ressource à votre demande de financement.

Description textuelle de l'image 17

L'écran Personnes-ressources de l'organisme permet de voir les personnes-ressources de l'organisation.

• Retour à Demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande

2.6 Capacité organisationnelle

Les détails pertinents à la capacité de votre organisme de gérer correctement ce projet sont saisis sous l’écran Capacité de l’organisation (Image 19).

• Cliquez modifier la capacité organisationnelle (Image 18);
• Complétez tous les champs obligatoires (Image 19);
• Cliquez sauvegarder;
• Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

Description textuelle de l'image 18

L'écran Capacité organisationnelle est utilisé pour saisir la capacité de votre organisation.

Description textuelle de l'image 19

L'écran Capacité organisationnelle permet de choisir la capacité lié à votre organisation.

2.7 Sommes dues

Si votre organisme doit des montants au Gouvernement du Canada, vous pouvez les déclarer à l’écran Sommes dues (Image 21). Si vous n’avez pas de sommes dues au Gouvernement du Canada, veuillez ne pas compléter cet écran.

Description textuelle de l'image 20

L'écran Sommes dues sert à déclarer si votre organisme doit de l'argent au Gouvernement du Canada.

• Cliquez Ajouter une somme due (Image 20);
• Complétez tous les champs obligatoires (Image 21);
• Cliquez Sauvegarder;
• Retour à Sommes dues vous dirigera vers le sommaire de vos sommes dues (Image 22).

Description textuelle de l'image 21

L'écran Détails de la somme dûe sert à entrer le montant dûe au Gouvernement du Canada.

Description textuelle de l'image 22

L'écran Sommes dues permet de voir les dettes que votre organisme doit au Gouvernement du Canada.

• Vous pouvez modifier ou supprimer les sommes dus à tout moment;
• Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

2.8 Écran Descriptions du projet

Entrez les détails relatifs à ce projet sous l'écran Description du projet (Image 24). Le ministère utilisera ces renseignements pour évaluer la qualité du projet et l'admissibilité au financement.

Description textuelle de l'image 23

L'écran Description du projet est utilisé pour saisir les renseignements pertinents de votre projet.

• Cliquez modifier la description du projet (Image 23);
• Complétez tous les champs obligatoires (Image 24);
• Cliquez Sauvegarder;
• Retour à demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

Description textuelle de l'image 24

L'écran Description du projet permet de saisir les renseignements pertinents de votre projet (objectif, activités et résultats).

2.9 Détails du projet

Fournissez de plus amples détails sur les activités du projet et les priorités qui y sont liées, sous l’écran Détails du projet (Image 26).

Description textuelle de l'image 25

L'écran Détails du projet est utilisé pour saisir des renseignements additionels sur votre projet.

• Cliquez modifier les détails du Projet (Image 25);
• Répondez à chaque question en répondant oui ou non (Image 26);
• Si vous répondez oui à l'une de ces questions, vous obtiendrez une zone de texte (image 27) que vous devrez remplir;
• Cliquez Sauvegarder;
• Retour à demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

Description textuelle de l'image 26

L'écran Détails du projet est utilisé pour saisir des renseignements sur votre projet.

Description textuelle de l'image 27

Les zones de texte à l’écran Détails du projet sont utilisées pour inscrire les informations sur les indicateurs de mesure des résultats.

2.10 Lieux des activités

Par défaut, l'adresse principale de l'organisme s'affiche comme étant l'adresse principale des activités sous l'écran Lieux des activités (Image 28).

Description textuelle de l'image 28

L'écran Lieux des activités sert à ajouter un lieu des activités. L'adresse affichée est l'adresse postale principale de l'organisme.

• Cliquez Ajouter un lieu des activités (Image 28) pour accéder à l'écran Détails sur l'emplacement (Image 29);
• Complétez tous les champs obligatoires;
• Cliquez Sauvegarder.

Description textuelle de l'image 29

L'écran Détails sur l'emplacement sert à ajouter un lieu des activités de l'organisation.

Retour à Lieux des activités vous dirigera vers l'écran sommaire des Lieux des activités (Image 30)

Description textuelle de l'image 30

L'écran Lieux des activités permet de voir tous les lieux des activités de votre organisation.

• Vous pouvez Modifier ou Supprimer les lieux des activités proposées à n'importe quel moment. Par contre, il doit toujours y avoir qu'une seule adresse principale;
• Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

2.11 Budget

Fournissez une liste détaillée des dépenses prévues, divisées par catégorie de dépenses, sous-catégorie et source de financement sous l'écran budget (Image 32). Le ministère utilisera cette information afin de:

• Déterminer le coût global de ce projet;
• Déterminer si les coûts sont liés aux activités;
• Déterminer la nature générale des dépenses devant être couvertes par les fonds provenant de toutes les sources de financement prévues.

Les totaux des dépenses prévues doivent également être identiques aux montants inscrits dans les colonnes Contributions en argent et Contributions en nature à l’écran Sources de financement prévues.

Description textuelle de l'image 31

L’écran Budget est utilisé pour saisir une liste détaillée des dépenses prévues par votre organisation.

• Cliquez Modifier le budget (Image 31);
• Inscrivez vos dépenses prévues par catégories de coûts et par source de financement (Image 32);
• Cliquez Sauvegarder;
• Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

Description textuelle de l'image 32

L'écran Budget permet de saisir les différentes catégories de coûts de votre organisation.

2.12 Sources de financement prévues

Fournissez des détails sur la façon dont votre projet sera financé sous l’écran Sources de contribution prévues (Image 34). Le ministère utilisera ces renseignements afin de vérifier que la demande de financement est conforme à toute limite de cumul ou les critères de financement provenant d'autres sources. Les autres sources de financement comprennent toute source de financement que vous recevrez (y compris votre organisation) autre que le montant demandé d’EDSC. Vous pouvez modifier ou supprimer les sources de contribution prévues à tout moment, à l'exception de la contribution du ministère qui peut seulement être modifiée à l’écran Budget.

Le montant demandé à EDSC proviendra du montant demandé à l’écran Budget. Advenant le cas où d'autres organisations contribueraient monétairement ou en nature à ce projet, veuillez les ajouter à la suite.

Les montants inscrits dans les colonnes Contributions en argent et Contributions en nature doivent être identiques aux totaux des dépenses prévues à l’écran Budget.

Description textuelle de l'image 33

L'écran Sources de financement prévues est utilisé pour saisir les sources de financement prévues par Emploi et Développement social Canada.

• Cliquez Voir/Ajouter une source de financement prévus (Image 33);
• Le montant demandé à EDSC proviendra du montant demandé à l’écran Budget ;
• Cliquez Ajouter une source de financement prévus pour entrer une autre source de financement (Image 34);
• Complétez tous les champs obligatoires (Image 35);
• Cliquez Sauvegarder;
• Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

Description textuelle de l'image 34

L'écran Sources de financement prévues permet de voir tous les sources de financement de votre organisation.

Description textuelle de l'image 35

L'écran Détails du financement sert à ajouter les détails du financement de votre organisation.

• Retour à Sources de financement prévues vous dirigera vers le sommaire de vos sources de financement prévues (Image 36).

Description textuelle de l'image 36

L'écran Sources de financement prévues permet de voir la liste de financement de votre organisation.

• Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

2.13 Détails sur le budget

Précisez les différents coûts prévus pour ce projet à l'écran Détails du budget (Image 38).

Description textuelle de l'image 37

L'écran Détails sur le budget est utilisé pour saisir des précisions additionnelles sur la valeur des contrats et des immobilisations de votre organisation.

• Cliquez Modifier les détails sur le budget (Image 37)
• Complétez tous les champs obligatoires (Image 38);
• Cliquez Sauvegarder;
• Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

Description textuelle de l'image 38

L'écran Détails sur le budget est utilisé pour saisir des précisions additionnelles sur votre organisation.

2.14 Documents à l'appui

Voir, ajouter et gérer des documents téléchargés pour cette demande à l’écran Documents à l’appui (Image 40). Tous les documents sont analysés par une application antivirus avant d'être soumis au ministère. Si un virus est trouvé, le document en question ne sera pas soumis au ministère.

Description textuelle de l'image 39

L'écran Documents à l'appui est utilisé pour ajouter et gérer les fichiers téléchargés de votre organisation.

Cliquez Ajouter un document à l'appui (Image 39).

Description textuelle de l'image 40

L'écran Documents à l'appui permet d'ajouter les fichiers téléchargés de votre organisation.

• Cliquez Ajouter vous dirigera vers l'écran Détails du document (Image 41) qui vous permettra de parcourir les fichiers de votre ordinateur;
• Saisissez le titre du document, Choisissez le type de document et cliquez Parcourir pour trouver votre fichier, une fois votre fichier téléchargé, Cliquez sauvegarder;
• Retour à Documents à l’appui vous dirigera vers le sommaire des documents à l’appui (Image 40).

Description textuelle de l'image 41

L'écran Détails du document est utilisé pour ajouter les fichiers téléchargés de votre organisation.

Si le document a déjà été téléchargé dans le compte de votre organisation, cliquez Sélectionner/désélectionner ce qui vous dirigera vers l'écran Sélectionner les documents à l'appui (Image 42). Pour télécharger un document à l'appui sur le compte de votre Organisation :

• Cliquez Mon compte SESLC;
• Cliquez Identification de l'organisme;
• Cliquez Ajouter un document à l'appui;
• Saisissez le titre du document, choisissez le type de document et cliquez parcourir pour trouver votre fichier. Une fois votre fichier téléchargé, cliquez sauvegarder;
• Une fois sauvegardé, le document apparaîtra à l'écran Documents à l’appui (Image 42).

Pour revenir à votre demande actuelle et ajouter le document à l'appui

• Cliquez SELSC;
• Cliquez ébauche sous la section demandes et projets;
• Identifiez votre demande et cliquez modifier;
• Cliquez Ajouter un document à l'appui;
• Cliquez Sélectionner/désélectionner ce qui vous dirigera vers l'écran Documents à l'appui (Image 42);
• Cliquez Ajouter pour indiquer le document que vous souhaitez ajouter à vos documents à l’appui pour cette demande;
• Cliquez sauvegarder;
• Retour à Documents à l'appui vous dirigera vers le sommaire des documents à l'appui (Image 40).

Description textuelle de l'image 42

L'écran Sélectionner les documets à l'appui permet de voir tous les fichiers téléchargés de votre organisation.

• Vous pouvez voir ou supprimer les documents à l'appui à tout moment;
• Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

2.15 Prévision de dépenses du projet

Saisir les besoins financiers mensuels de ce projet sous l’écran des prévisions de dépenses du projet (Image 44). Le grand total prévu doit être égal au montant du budget du projet.

Description textuelle de l'image 43

L'écran Prévision de dépenses du projet est utilisé pour saisir les montants financiers mensuels pour votre projet.

• Cliquez Modifier la prévision de dépense (Image 43)
• Inscrire la prévision des dépenses du projet par mois et par année financière (Image 44)
• Cliquez sauvegarder
• Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande

Description textuelle de l'image 44

L'écran Prévision de dépenses du projet permet de saisir les montants financiers mensuels de votre projet.

2.16 Revoir et soumettre

L'écran Revoir et soumettre (Image 46) fournit un résumé complet de toutes les informations saisies dans la demande de financement. Il vous permet de revoir et, si nécessaire, de modifier les informations de votre demande.

Description textuelle de l'image 45

L'écran Revoir et soumettre est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la demande de financement.

• Cliquez Revoir et soumettre (Image 45)

Description textuelle de l'image 46

L'écran Revoir et soumettre est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la demande de financement.

Description textuelle de l'image 47

L'écran Revoir et soumettre est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la demande de financement.

L'écran Revoir et soumettre (Images 46 et 47) fournit un résumé complet de toutes les informations saisies dans la demande.

• Cliquez Afficher tout ou sur une section spécifique pour voir et si nécessaire, modifier les sections de votre demande;
• Cliquez imprimer pour consulter la version en ligne de votre demande (s'ouvre dans une nouvelle fenêtre);
• Cliquez Suivant pour soumettre votre demande (Images 46 et 47);
• Vous serez dirigé vers l'écran de déclaration (Image 48 et 49). Pour qu'une demande soit considérée comme complète, elle doit être remplie par le(s) représentant(s) officiel(s) conformément aux règlements administratifs de l'organisation ou à d'autres documents constitutifs.

Le premier paragraphe indique le nombre de signataires requis pour soumettre une demande. Si le nombre de signataires est incorrect, veuillez faire les étapes suivantes :

• Cliquez Mon compte SELSC dans le menu du haut;
• Cliquez identification de l'organisme;
• Cliquez Modifier identification de l'organisation;
• Allez à la section signataires, changez le nombre de signataires requis pour soumettre une demande;
• Cliquez sauvegarder.

Pour revenir à votre demande actuelle :

• Cliquez SELSC;
• Cliquez Ébauche sous la section Demandes et projets;
• Identifiez votre demande et cliquez modifier;
• Cliquez revoir et soumettre;
• Cliquez suivant;
• Le nombre de signataires sera mis à jour à l'écran de déclaration.

Important : Si vous n'avez pas les droits pour signer une demande, vous ne verrez pas le bouton soumettre.

Description textuelle de l'image 48

L'écran Déclaration sert à reconnaître que vous avez pris connaissance des déclarations en accord avec le contenu et que vous signez le formulaire qui sera soumis à EDSC.

2.16.1 Un signataire requis

• Cochez les cases pour certifier votre autorité (Image 48);
• Cliquez Soumettre;
• Une fois votre demande soumise avec succès, un numéro de confirmation apparaîtra (Image 51). Ce numéro de confirmation vous sera également envoyé par courriel et sera affiché à l'écran Demandes et projets (Image 2).

Description textuelle de l'image 49

L'écran Déclaration sert à reconnaître que vous avez pris connaissance des déclarations en accord avec le contenu et que vous signez le formulaire qui sera soumis à EDSC.

Description textuelle de l'image 50

L'écran Confirmation de la signature sert à signer la demande afin qu'elle soit transmise à EDSC.

Description textuelle de l'image 51

L'écran Confirmation sert à confirmer la soumussion de votre demande.

Note : Si vous avez signé votre demande et que vous voyez le statut En attente de signataires, cela signifie que plus d'une signature est requise et que d'autres représentants ont à signer. Notez que si vous avez déjà signé, vous ne verrez plus le bouton Soumettre.

3.1 Avez-vous les droits pour signer une entente?

Si vous êtes l’agent principal de l’organisation, vous avez automatiquement les droits pour signer une entente. Si vous êtes un représentant de l’organisation, vous devriez vérifier si vous avez les droits nécessaires en suivant les étapes ci-dessous :

• Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
• Cliquez Continuer;
• Cliquez nom de votre organisation;
• Cliquez Services en ligne des S et C;
• Cliquez Mon compte SELSC dans la barre de menu;
• Cliquez Représentants;
• Identifiez votre nom;
• Cliquez Voir;
• Assurez-vous que la case Soumettre à côté d'entente est cochée.

Si la case Soumettre à côté d'entente n'est pas cochée, veuillez communiquer avec l'agent principal de votre organisation ou avec un représentant autorisé. Ce dernier sera en mesure de vous déléguer les droits nécessaires.

3.2 Comment accéder à l'entente

• Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
• Cliquez Continuer;
• Cliquez le nom de votre organisation;
• Cliquez Services en ligne des S et C;
• Cliquez Prêt à signer ou Voir liste des demandes et projets (Image 52);
• Cliquez Signer l'entente (Image 53).

Description textuelle de l'image 52

L'écran Demandes et projets affiche la liste complète des demandes de financement et des projets de votre oganisation ainsi que le statut de chacun.

Description textuelle de l'image 53

L'écran Demandes et projets affiche le statut de vos demandes et projets.

3.3 Entente

L'écran Entente (Image 54) vous permet de voir et de signer votre entente

Cliquez Signer l'entente (Image 54) vous dirigera à l'écran revoir et signer (Image 55)

Description textuelle de l'image 54

L’écran Ententes sert à visualiser vos ententes à n'importe quel moment.

3.4 Revoir et signer

L’écran Revoir et signer (Image 55) vous permet de signer l’entente électroniquement. Il est important de lire l’entente en cliquant sur Lien au document avant de la signer. Vous devez avoir le dernier logiciel téléchargeable gratuitement Adobe Acrobat Reader pour voir l’entente.

L'écran Revoir & signer vous permet également d'établir le dépôt direct comme la méthode de paiement pour ce projet. Pour plus de renseignements sur le dépôt direct, veuillez consulter la section 4 du Guide de l'utilisateur.

Sous la section Signataires, si plus qu’une signature est requises par votre organisme pour la signature d’une entente, vous pouvez voir le nombre de signatures requises ou voir le nombre de signatures complétées.

Si le nombre de signataires est incorrect, veuillez suivre les étapes suivantes :

• Cliquez Mon compte SELSC dans le menu du haut;
• Cliquez Identification de l'organisme;
• Cliquez Modifier identification de l'organisme;
• Changez le nombre de signataires requis pour soumettre une entente;
• Une fois sauvegardé, le nombre de signataires sera mis à jour à l'écran Revoir & signer.

Pour revenir à votre demande actuelle :

• Cliquez SELSC;
• Cliquez Prêt à signer sous la section demandes et projets;
• Identifiez votre demande et cliquez Signer l'entente;
• Cliquez Signer l'entente.

Description textuelle de l'image 55

L'écran Revoir & signer vous permet de signer ou de refuser l'entente électroniquement ainsi que d'établir la méthode de paiement de ce projet comme étant le dépôt direct.

3.4.1 Signer l'entente

Cliquer Signer l’entente à l’écran Revoir & signer vous dirigera à l’écran Certification – pouvoir de signature (Images 56 et 57). Pour qu’une entente soit valide, elle doit être signée par le(s) représentant(s) officiel(s) de votre organisme, conformément à vos règlements internes ou à d’autres documents constitutifs.

Description textuelle de l'image 56

L'écran Certification - pouvoir de signature sert à certifier que vous avez les permissions nécessaires.

3.4.1.1 Un signataire requis

• Cochez les cases pour certifier votre autorité;
• Cliquez suivant;
• Répondez à la question de Sécurité (Image 58);
• Cliquez J'accepte;
• Une fois votre entente signée avec succès un numéro de confirmation apparaîtra (Image 60).

Description textuelle de l'image 57

L'écran Certification - pouvoir de signature sert à certifier que vous avez les permissions nécessaires.

3.4.1.2 Plusieurs signataires requis

• Cochez les cases pour certifier votre autorité;
• Une liste des représentants ayant le droit de signer une entente sera affichée. Vous aurez l'option de les aviser par courriel;
• Cliquez suivant;
• Répondez à la question de sécurité (Image 58);
• Cliquez J'accepte;
• Une fois l'entente signée avec succès, l'écran de confirmation de la signature s'affiche (Image 59). Le dernier représentant qui a signé l'entente obtiendra l'écran de confirmation (Image 60) ainsi qu'un courriel avec le numéro de confirmation.

Description textuelle de l'image 58

Afin de soumettre votre entente signée à EDSC, vous devez répondre à l'une de vos questions de sécurité afin de valider votre identité.

Description textuelle de l'image 59

Une fois que votre entente est signée, vous allez reçevoir une confirmation de la signature.

Description textuelle de l'image 60

L'écran Confirmation vous donnera un numéro de confirmation vous indiquant que votre demande a bien été soumise.

3.5 Comment consulter l'entente signée

Pour voir une copie de votre entente signé, veuillez suivre les étapes suivantes:

• Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
• Cliquez Continuer;
• Cliquez le nom de votre organisation;
• Cliquez Services en ligne des S et C;
• Cliquez Voir Liste des demandes et projets sous la section demandes et projets;
• Identifiez votre projet dans la liste;
• Cliquez Voir l'entente (Image 61);
• Identifiez l'entente que vous souhaitez voir, et cliquez Voir (Image 62).

Description textuelle de l'image 61

L'écran Demandes et projets – Voir l’entente vous permet de voir les statuts des demandes et projets ainsi que l'entente.

Description textuelle de l'image 62

Lorsque vous cliquez sur voir l'entente cela vous dirige automatiquement à la liste des ententes.

4.1 Avez-vous les droits pour créer et soumettre une demande de dépôt direct?

Si vous êtes l’agent principal de l’organisation, vous avez automatiquement les droits pour créer et soumettre une demande de dépôt direct. Si vous êtes un représentant de l’organisation, vous devriez vérifier si vous avez les droits nécessaires en suivant les étapes ci-dessous :

• Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
• Cliquez Continuer;
• Cliquez nom de votre organisation;
• Cliquez Services en ligne des S et C;
• Cliquez Mon compte SELSC dans la barre de menu;
• Cliquez Représentants;
• Identifiez votre nom;
• Cliquez Voir;
• Assurez-vous que la case Soumettre à côté de dépôt direct est cochée.

Si les cases Créer et/ou Soumettre pour un dépôt direct ne sont pas sélectionnées, veuillez communiquer avec l’agent principal de votre organisation ou un représentant autorisé. Ces derniers seront en mesure de vous déléguer les droits appropriés.

4.2 Comment accéder à la demande de dépôt direct

• Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
• Cliquez Continuer;
• Cliquez le nom de votre organisation;
• Cliquez Services en ligne des S et C;
• Cliquez Voir liste des demandes et projets situé sous le tableau Appel de proposition ouvert s'il y a lieu;
• Récupérez votre projet;
• Cliquez Gérer;
• Cliquez Sélectionner le dépôt direct (Image 63).

Description textuelle de l'image 63

L'écran Dépôt direct est utilisé pour saisir l'information bancaire pour les futurs paiements de ce projet.

4.3 Sélectionner le compte du dépôt direct

L'écran Sélectionner le compte du dépôt direct (Image 64) vous permet de sélectionner le compte du dépôt direct que vous souhaitez associer au projet. Si le menu déroulant est vide, c'est qu'aucun compte n'a été ajouté par votre organisme.

Description textuelle de l'image 64

L'écran Sélectionner le compte du dépôt direct sert à sélectionner le compte du dépôt direct que vous désirez associer au projet.

Afin d'ajouter un compte pour le dépôt direct qui sera associé au profil de votre organisme, veuillez suivre les étapes suivantes :

• Cliquez Mon compte SELSC;
• Cliquez Identification de l'organisme;
• Cliquez Ajouter Dépôt direct (Image 65);
• Cliquez Oui, je suis en accord.
• Veuillez noter que si vous n'êtes pas en accord avec l'Avis de la déclaration de confidentialité, vous ne pourrez pas ajouter un compte pour le dépôt direct;
• Complétez tous les champs obligatoires (Image 66). Dans le champ Document à l'appui, vous devez joindre un chèque marqué Nul ou un document de dépôt direct fourni par votre institution financière;
• Une fois l'information sauvegardée, le compte pour le dépôt direct sera inclus dans le menu déroulant du champ Choisir le compte à l'écran Sélectionner le compte du dépôt direct (Image 64).

Afin d'ajouter un compte pour le dépôt direct qui sera associé à ce projet seulement, veuillez suivre les étapes suivantes :

• Cliquez Ajouter un nouveau dépôt direct (Image 64) ;
• Cliquez Oui, je suis en accord. Veuillez noter que si vous n'êtes pas en accord avec l'Avis de la déclaration de confidentialité, vous ne pourrez pas ajouter un compte pour le dépôt direct;
• Complétez tous les champs obligatoires (Image 66). Dans le champ Document à l'appui, vous devez joindre un chèque marqué Nul ou un document de dépôt direct fourni par votre institution financière;
• Une fois l'information sauvegardée, le compte sera disponible dans le menu déroulant à l'écran Sélectionner le compte du dépôt direct (Image 64).

Description textuelle de l'image 65

L'écran Dépôt direct sert à ajouter un compte de dépôt direct.

Description textuelle de l'image 66

L'écran Ajouter un compte sert à ajouter le compte du dépôt direct que vous désirez associer au projet.

• Sélectionner le compte du dépôt direct à partir du menu déroulant (Image 64);
• Cliquez Sauvegarder ;
• Cliquez Revoir et Soumettre ;
• Cliquez Suivant (Image 67);
• Complétez la Certification et cliquez Soumettre (Image 68). Pour qu';une demande de dépôt direct soit admissible, elle doit être remplie par le(s) représentant(s) officiel(s) de votre organisme, conformément à vos règlements internes ou à d';autres documents constitutifs;
• Lorsque vous aurez soumis avec succès votre demande de dépôt direct, un numéro de confirmation sera affiché à l';écran (Image 69).

Description textuelle de l'image 67

L'écran Revoir et soumettre est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la demande de dépôt direct.

Description textuelle de l'image 68

L'écran Certification sert à certifier que vous avez les permissions nécessaires pour soumettre votre demande de dépôt direct.

Description textuelle de l'image 69

L'écran Certification sert à certifier que vous avez les permissions nécessaires pour soumettre votre demande de dépôt direct.

5.1 Comment accéder au module de gestion de projet

• Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
• Cliquez Continuer;
• Cliquez le nom de votre organisation;
• Cliquez Services en ligne des S et C;
• Cliquez Voir liste des demandes et projets ou le lien actif situé à la section demandes et projets (Image 70);
• Récupérez votre projet;
• Cliquez Gérer (Image 71).

Description textuelle de l'image 70

L'écran Demande et projets affiche la liste complète des demandes de financement et des projets de l'organisme ainsi que le statut de chacun.

Description textuelle de l'image 71

L'écran Demandes et projets vous permet d'appuyer sur Gérer .

5.2 Sommaire de gestion du projet

L'écran sommaire de gestion du projet (Image 72) est l'endroit où vous accédez et complétez tous les éléments de gestion de projet.

À droite, un sommaire de tous les écrans est affiché. Cliquer le nom de l’écran vous dirigera à celui-ci où vous pourrez voir ou modifier l’information. Un message de confirmation s’affiche chaque fois que vous sauvegardez un écran.

La section Aide vous donne accès rapidement au Guide du demandeur du programme, au Guide de l’utilisateur et à l’option Contactez-nous.

Description textuelle de l'image 72

L'écran Gérer Projet vous permet d'accéder et de compléter tous les écrans de votre application.

5.3 Demande de remboursement

Rapportez les dépenses que votre organisation engage à l'écran Demande de remboursement (Image 73). Soumettez vos demandes de remboursement tous les mois ou de façon trimestrielle, selon ce qui est prévu à l'écran gestion de projet ainsi que dans votre entente signée. La structure de catégories de coûts de la demande de remboursement est la même que celle de votre entente.

Description textuelle de l'image 73

L'écran Demande de remboursement est utilisé pour saisir les dépenses engagées.

Pour ajouter une demande de remboursement, suivre les étapes suivantes :

• Cliquez Ajouter une demande de remboursement (Image 73);
• Complétez tous les champs obligatoires (Image 74);
• Cliquez Sauvegarder;
• Cliquez document à l'appui pour ajouter des documents qui supporte la demande de remboursement que vous soumettez;
• Cliquez Revoir et soumettre;
• Cliquez suivant (Image 75);
• Complétez l'écran déclaration et cliquez soumettre (Image 76);
• Lorsque vous aurez soumis avec succès votre demande de remboursement, un numéro de confirmation sera affiché à l'écran (Image 77).

Description textuelle de l'image 74

L'écran Dépenses permet de saisir tous les dépenses engagées par votre organisation.

Description textuelle de l'image 75

L'écran Revoir et soumettre est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la demande de remboursement.

Description textuelle de l'image 76

L'écran Déclaration sert à certifier que vous avez les permissions nécessaires pour soumettre votre demande de remboursement.

Description textuelle de l'image 77

L'écran Confirmation vous donnera un numéro de confirmation vous indiquant que votre demande de remboursement a bien été soumise.

• Le bouton Retour vous dirigera vers le sommaire de vos demandes de remboursement (Image 78).

Description textuelle de l'image 78

L'écran Demandes de remboursement vous permet de voir toutes les demandes de remboursement qui ont été soumises pas votre organisation.

• Retour à Gérer vous dirigera vers le sommaire de votre projet.

5.3.1 Comment accéder à une demande de remboursement

La fonction voir à l'écran sommaire des demandes de remboursement (Image 78) vous dirigera vers l'écran des demandes de remboursement. Vous serez en mesure de voir la demande de remboursement en lecture seule.

Description textuelle de l'image 79

L'écran Demandes et remboursement vous permet d'appuyer sur « Voir » afin accéder à toutes les demandes de remboursement.

5.3.2 Comment retirer une demande de remboursement

Vous pouvez retirer une demande de remboursement soumise jusqu’à ce que le ministère débute le traitement de la demande. Pour retirer une demande de remboursement après ce point, vous devrez communiquer avec le personnel désigné responsable de l’exécution du programme.

• Cliquez Retirer (Image 80) ce qui vous dirigera vers l’écran retrait d’une demande de remboursement (Image 81);
• Cliquez Retirer pour confirmer que la demande de remboursement sera retirée.

Description textuelle de l'image 80

L'écran Demandes et remboursement vous permet d'appuyer sur « Retirer » afin de retirer votre demande de remboursement.

Description textuelle de l'image 81

Cliquez sur « Retirer » pour confirmer que le retrait de la demande de remboursement.

5.3.3 Comment supprimer une demande de remboursement

Vous pouvez supprimer une demande de remboursement que vous n’avez pas soumise au ministère ou qui a le statut Retiré.

• Cliquez Supprimer (Image 82) ce qui vous dirigera vers l’écran supprimer la demande de remboursement (Image 83);
• Cliquez Supprimer pour confirmer que la demande de remboursement ne sera plus affichée dans votre compte.

Description textuelle de l'image 82

Vous pouvez supprimer une demande de remboursement en cliquant sur le bouton « Supprimer ».

Description textuelle de l'image 83

Vous pouvez supprimer une demande de remboursement en cliquant sur le bouton « Supprimer ».

5.4 Prévision de dépenses du projet (PDP)

Les prévisions de dépenses du projet (PDP) permettent d'effectuer un suivi des dépenses prévues visées par l'entente pour les périodes futures. Les PDP sont obligatoires pour tout nouveau projet dans le cadre duquel les paiements se font par des avances. Vous remplissez des PDP afin:

• D'estimer les dépenses que vous prévoyez encourir dans le cadre de votre projet;
• De réviser les estimations futures (S'il y a lieu).

Note : En ce qui a trait aux projets dans le cadre desquels les paiements sont progressifs, les bénéficiaires ne doivent pas compléter de PDP, car des remboursements sont versés à mesure que les dépenses sont engagées.

Description textuelle de l'image 84

L'écran Prévision de dépenses du projet est utilisé pour saisir les montants financiers mensuels nécessaires pour votre projet.

Pour ajouter un PDP, suivez les étapes suivantes :

• Cliquez Ajouter une prévision de dépenses du projet (Image 84);
• Complétez tous les champs obligatoires (Image 85);
• Cliquez Sauvegarder;
• Cliquez Documents à l'appui pour ajouter des documents qui supporte votre demande de remboursement que vous soumettez;
• Cliquez Revoir et soumettre;
• Cliquez Suivant (Image 86);
• Complétez l'écran Déclaration et cliquez Soumettre (Image 87);
• Lorsque vous aurez soumis avec succès votre demande de remboursement, un numéro de confirmation sera affiché à l'écran (Image 88).

Description textuelle de l'image 85

L'écran Prévision de dépenses du projet vous permet d'entrer les montants financiers mensuels nécessaires pour votre projet.

Description textuelle de l'image 86

L'écran Revoir et soumettre est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la prévision de dépenses du projet.

Description textuelle de l'image 87

L'écran Déclaration sert à soumettre une prévision de dépenses du projet.

Description textuelle de l'image 88

L'écran de Confirmation vous donnera un numéro de confirmation vous indiquant que votre prévision de dépenses du projet a bien été soumise.

• Le bouton de retour vous dirigera vers l'écran sommaire des prévisions de dépenses du projet (Image 89)

Description textuelle de l'image 89

L’écran Prévision de dépenses du projet énumère tous les prévisions de dépenses du projet soumises par votre organisation pour ce projet

• Le bouton retour à gérer vous dirigera vers l'écran sommaire de la gestion du projet.

5.4.1 Comment voir une prévision de dépenses du projet soumise

La fonction voir à l'écran de prévision de dépenses du projet (Image 90) vous dirigera vers l'écran où vous pourrez voir le PDP en lecture seule.

Description textuelle de l'image 90

Vous pouvez voir les prévisions de dépenses du projet en cliquant sur le bouton « Voir ».

5.4.2 Comment retiré une prévision de dépenses du projet

Vous pouvez retirer un PDP soumis jusqu’à ce qu’il soit révisé par le ministère. Pour retirer un PDP après ce point, vous devrez communiquer avec le personnel désigné responsable de l’exécution du programme

• Cliquez Retirer (Image 91) ce qui vous dirigera vers le retrait de prévision de dépenses du projet. (Image 92);
• Cliquez Retirer pour confirmer que la prévision de dépenses du projet sera retirée.

Description textuelle de l'image 91

Pour retirer une prévision de dépenses du projet, il suffit d'appuyer sur Retirer.

Description textuelle de l'image 92

Pour retirer une prévision de dépenses du projet, il suffit d'appuyer sur Retirer.

5.4.3 Comment supprimer une prévision de dépenses du projet

Vous pouvez supprimer une PDP que vous n'avez pas soumises au ministère ou qui a le statut Retirée.

• Cliquez supprimer (Image 93) ce qui vous dirigera à l’écran supprimer les prévisions de dépenses du projet (Image 94);
• Cliquez supprimer pour confirmer que le PDP ne sera plus affiché dans votre compte.

Description textuelle de l'image 93

Pour supprimer une prévision de dépenses du projet, il suffit d'appuyer sur Supprimer.

Description textuelle de l'image 94

Pour supprimer une prévision de dépenses du projet, il suffit d'appuyer sur Supprimer.

5.5 Rapport d'activité

LPour supprimer une prévision de dépenses du projet, il suffit d'appuyer sur Supprimer.

• Les objectifs du projet;
• Les activités menées pour atteindre les résultats;
• Les problèmes possibles qui pourraient influencer le succès du projet.

En générale, le rapport d'activité :

• Rationalise les rapports de projets;
• Améliore la responsabilisation;
• Donne un aperçu de la performance globale du projet;
• Aide à déterminer ce que votre organisation prévoit de réaliser et ce que vous avez réalisé dans votre projet.

Il est obligatoire que vous complétiez le rapport d'activité pour tous les projets de contribution (excluant Emplois d'été Canada).

5.5.1 Comment ajouter un rapport d'activité

Description textuelle de l'image 95

L'écran Rapport d'activité est utilisé pour saisir un aperçu des activités en lien avec les objectifs du projet et en vue de l'atteinte des résultats escomptés.

• Cliquez Ajouter un rapport d'activité (Image 95) à l'écran gestion du projet
• Des boutons pour modifier les écrans suivant seront accessibles (Image 96) :
  • Rapport de progrès
  • Modification
  • Histoires à succès / Leçons apprises
  • Renseignement supplémentaires
  • Autre information
  • Revoir et soumettre
• Complétez chaque section en vous assurant que tous les champs requis sont complétés et que vous cliquez enregistrer à chaque écran
• Cliquez Revoir et soumettre
• Cliquez Suivant (Image 76)
• Complétez la déclaration et cliquez Soumettre (Image 98)

Lorsque vous aurez soumis avec succès votre rapport d'activité, un numéro de confirmation sera affiché à l'écran (Image 99)

Description textuelle de l'image 96

L'écran Rapport d'activité vous permet d'accéder et de compléter tous les écrans lié au rapport d'activité.

Description textuelle de l'image 97

L'écran Revoir et soumettre est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans le rapport d'activité.

Description textuelle de l'image 98

Vous devez sélectionner les cases à cocher pour certifier que vous avez les permissions nécessaires avant d'appuyer sur le bouton « Soumettre ». Une fois votre déclaration soumise avec succès, un numéro de confirmation apparaîtra.

Description textuelle de l'image 99

L'écran de Confirmation vous donnera un numéro de confirmation vous indiquant que votre rapport d'activité a bien été soumis

• Le bouton Retour vous dirigera à l'écran sommaire des rapports d'activité (Image 100)

Description textuelle de l'image 100

L'écran Rapport d'activité énumère tous les rapports d’activité en lien avec votre projet.

• Le bouton Retour à gérer vous dirigera vers l’écran sommaire de la gestion du projet.

5.5.2 Comment voir un rapport d'activité soumis

La fonction voir (Image 101) vous dirigera à l'écran pour voir en format lecture seule, le rapport d'activité soumis.

Description textuelle de l'image 101

La fonction voir vous dirigera vers l'écran du rapport d'activité soumis.

5.5.3 Comment retirer le rapport d'activité

Vous pouvez retirer un rapport d’activité soumis avant que le ministère commence à le traiter. Pour retirer un Rapport d’activité après ce point, vous devrez communiquer avec le personnel du programme.

• Cliquez Retirer (Image 102) ce qui vous dirigera vers l'écran retirer le rapport d'activité (Image 103);
• Cliquez Retirer pour confirmer que le rapport d'activité sera retiré

Description textuelle de l'image 102

Vous pouvez retirer votre Rapport d'activité en cliquant sur Retirer.

Description textuelle de l'image 103

Vous pouvez retirer votre Rapport d'activité en cliquant sur Retirer.

5.5.4 Comment supprimer un rapport d'activité

Vous pouvez supprimer un rapport d'activité que vous n'avez pas soumis au ministère ou qui a un statut retirée.

• Cliquez Supprimer (Image 104) vous dirigera à l'écran Supprimer le rapport d'activité (Image 105);
• Cliquez Supprimer pour confirmer que le rapport d'activité ne sera plus affiché dans votre compte.

Description textuelle de l'image 104

Vous pouvez Supprimer votre Rapport d'activité en cliquant sur Supprimer.

Description textuelle de l'image 105

Vous pouvez Supprimer votre rapport d'activité en cliquant sur Supprimer.

5.6 Document à l'appui

Vous pouvez soumettre des documents à l'appui, quel que soit le statut de votre demande. L'écran documents à l'appui vous permet de voir, d'ajouter et de gérer des fichiers téléchargés comme documents à l'appui pour votre demande de financement ou votre projet.

• Suivez les étapes décrites dans la section 2.14 de ce guide d'utilisateur pour ajouter un document à l'appui.

5.7 Informations du participant

Lorsque que votre projet a un statut: actif à l'écran demandes et projets, vous serez en mesure de soumettre un participant.

5.7.2 Comment accéder à l'information du participant

• Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
• Cliquez Continuer;
• Cliquez sur le nom de votre organisation;
• Cliquez Services en ligne des S et C;
• Cliquez Voir liste des demandes et projets sous la liste Appel de proposition ouvert (s’il y a lieu);
• Identifiez votre projet;
• Cliquez Gérer;
• Cliquez Ajouter une information du participant pour ajouter un nouveau participant (Image 106);
• Une fois que vous avez soumis au moins un participant, cliquez sur Voir les informations du participant pour accéder à la liste de vos participants (Image 107).

Description textuelle de l'image 106

L'écran Informations du participant est utilisé pour saisir l'information sur les participants qui participent à ce projet.

5.7.4 Ajouter un participant

Important: Avant de terminer cet écran, vous devez imprimer le formulaire de consentement du participant ((EMP5605 ou EMP5607) en cliquant sur le lien hypertexte (Image 105). Demandez au participant de remplir le formulaire, de le signer et de vous le retourner. Vous devez avoir le dernier logiciel téléchargeable gratuit Adobe pour visualiser le formulaire. Vous devez conserver au dossier le formulaire de consentement du participant à des fins de vérification.

Une fois que le participant a rempli le formulaire, utilisez cette information pour compléter l'écran de détails du participant (Image 107).

• Complétez tous les champs requis;
• Cliquez Sauvegarder;
• Cliquez Revoir et soumettre, qui vous permettra de réviser et, si nécessaire, de modifier les informations du participant.

Description textuelle de l'image 107

L'écran Détails du participant permet d'ajouter un participant qui participe à votre projet.

Cliquez Suivant (Image 108);

Description textuelle de l'image 108

L'écran Revoir et soumettre est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la déclaration du participant.

• Vous devez cocher les cases pour certifier votre autorité avant de cliquer sur soumettre (Image 109);
• Une fois que vous avez réussi à soumettre votre participant, un numéro de confirmation s'affiche à l'écran (Image 110);
• Cliquez sur Retour à gérer vous amènera à la liste des participants (Image 111).

Description textuelle de l'image 109

Vous devez sélectionner les cases à cocher pour certifier que vous avez les permissions nécessaires avant d'appuyer sur le bouton « Soumettre ».

Description textuelle de l'image 110

L'écran de Confirmation vous donnera un numéro de confirmation vous indiquant que votre déclaration du participant a bien été soumise.

5.7.5 Comment voir l'information du participant

La fonction Voir sur l'écran d'informations du participant (Image 111) vous dirigera à l'écran où vous pourrez voir les informations du participant soumis en format lecture seule.

Description textuelle de l'image 111

La fonction voir vous dirigera vers l'écran pour voir les informations du participant soumis.

5.7.6 Comment retirer ou supprimer un participant

Vous pouvez retirer un participant que vous avez soumis au ministère. La fonction Retirer peut être utilisée jusqu'à ce que vous ayez soumis une intervention.

• Cliquez Retirer (Image 112) qui vous dirigera à l'écran pour retirer un participant (Image 113);
• Cliquez Retirer pour confirmer que le participant sera retiré de votre projet.

Description textuelle de l'image 112

Vous pouvez retirer un participant en cliquant sur Retirer.

Description textuelle de l'image 113

Cliquez sur Retirer pour confirmer que le retrait du participant.

Vous pouvez supprimer un participant que vous avez soumis au ministère et qui a un statut retiré ou non-admissible.

• Cliquez Supprimer (Image 114) ce qui vous dirigera à l'écran pour supprimer un participant (Image 115);
• Cliquez Supprimer pour confirmer que le participant sera retiré de votre projet.

Description textuelle de l'image 114

Vous pouvez supprimer un participant en cliquant sur Supprimer.

Description textuelle de l'image 115

Cliquez sur Supprimer pour confirmer que le retrait du participant.

5.8 Intervention

Une fois que vous avez soumis les informations sur les participants et que leur statut est admissible, la fonction Gérer l'intervention sera accessible.

5.8.2 Comment accéder à l'intervention

• Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
• Cliquez Continuer;
• Cliquez sur le nom de votre organisation;
• Cliquez Services en ligne des S et C;
• Cliquez Voir liste des demandes et projets sous la liste Appel de proposition ouvert (s'il y a lieu);
• Identifiez votre projet;
• Cliquez Gérer;
• Cliquez voir les informations du participant pour accéder à la liste de vos participants (Image 116);
• Cliquez Gérer l'intervention (Image 117)

Description textuelle de l'image 116

L'écran Informations du participant est utilisé pour saisir l'information sur les participants qui participent à ce projet.

Description textuelle de l'image 117

L'écran Informations du participant permet d'accéder à l'intervention du participant.

5.8.3 Comment ajouter une intervention pour un participant

• Cliquez Ajouter une Intervention (Image 118);
• Complétez tous les champs requis (Image 119);
• Cliquez Sauvegarder;
• Cliquez Revoir et soumettre.

Description textuelle de l'image 118

Pour ajouter une intervention à un participant, il suffit de cliquer sur Ajouter une intervention.

Description textuelle de l'image 119

L'écran Information de l'intervention permet d'entrer la date de début et la date de fin de l’intervention.

• Cliquez Suivant (Image 120);
• Vous devez cocher les cases pour certifier votre autorité avant de cliquer sur soumettre (Image 121);
• Une fois que vous avez soumis l'intervention avec succès, un numéro de confirmation s'affiche à l'écran (Image 122);
• Cliquez sur retour à l'information de l'intervention vous amènera à l'écran sommaire des informations sur l'intervention.

Description textuelle de l'image 120

L'écran Revoir et soumettre est un sommaire complet de tous les renseignements saisis sur l'intervention d'un participant.

Description textuelle de l'image 121

Vous devez sélectionner les cases à cocher pour certifier que vous avez les permissions nécessaires avant d'appuyer sur le bouton « Soumettre ».

Description textuelle de l'image 122

L'écran Confirmation vous donnera un numéro de confirmation vous indiquant que votre intervention a bien été soumise.

5.8.4 Comment voir une intervention

La fonction Voir sur l'écran d'information de l'intervention (Image 123) vous dirigera vers l'écran pour voir l'intervention soumise en format lecture seule.

Description textuelle de l'image 123

L'écran Information de l'intervention sert à voir l'intervention du participant.

5.8.5 Comment retirer et supprimer un intervention pour un participant

Vous pouvez retirer une intervention que vous avez soumise au ministère. La fonction Retirer peut être utilisée jusqu'à ce que vous ayez soumis un suivi.

• Cliquez Retirer (Image 124) vous dirigera à l'écran pour retirer l'intervention (Image 125);
• Cliquez sur Retirer pour confirmer que l'intervention sera retirée.

Description textuelle de l'image 124

Vous pouvez retirer l'intervention d'un participant en cliquant sur Retirer.

Description textuelle de l'image 125

Vous pouvez supprimer l'intervention d'un participant en cliquant sur Supprimer.

Vous pouvez supprimer une intervention que vous n'avez pas soumise au ministère ou qui a un statut de retirée.

• Cliquez Supprimer (Image 126) vous dirigera à l'écran pour supprimer l'intervention (Image 127);
• Cliquez sur Supprimer pour confirmer que l'intervention n'apparaîtra plus dans la liste des interventions existantes pour votre participant.

Description textuelle de l'image 126

Cliquez sur Supprimer pour confirmer que le participant sera supprimé de l'intervention.

Description textuelle de l'image 127

Cliquez sur Supprimer pour confirmer que le participant sera supprimé de l'intervention.

5.9 Suivi

Seuls les participants qui ont un statut admissible et une intervention approuvée auront la fonction de de gérer le suivi.

5.9.2 Comment accéder au suivi

• Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
• Cliquez Continuer;
• Cliquez sur le nom de votre organisation;
• Cliquez Services en ligne des S et C;
• Cliquez Voir liste des demandes et projets sous la liste Appel de proposition ouvert (s'il y a lieu);
• Identifiez votre projet;
• Cliquez Gérer;
• Cliquez Voir les informations du participant pour accéder à la listes de vos participants (Image 128);
• Cliquez Gérer le suivi (Image 129).

Description textuelle de l'image 128

La fonction Voir les informations du participant permet de consulter les suivis associés à un participant.

Description textuelle de l'image 129

La fonction gérer le suivi permet de souligner le type d'intervention et les dates auxquelles les participants admissibles participeront.

5.9.3 Comment ajouter un suivi pour un participant

• Cliquez Ajouter un suivi (Image 130), notez que vous devez soumettre un suivi Initial avant de pouvoir soumettre un suivi de 12 semaines, 6 mois ou 12 mois.;
• Complétez tous les champs requis (Image 131);
• Si vous répondez oui à la question « est-ce que le participant à complétez l’intervention? », vous devez remplir la section le participant a terminé les interventions (Image 132);
• Si vous répondez non à la question « est-ce que le participant à complétez l’intervention? »,vous devez remplir la section le participant n'a pas terminé les interventions (Image 133);
• Cliquez Sauvegarder;
• Cliquez Revoir et soumettre.

Description textuelle de l'image 130

L'écran Suivi permet de voir tous les suivis du participant.

Description textuelle de l'image 131

L'écran Suivi sert à inscrire les informations concernant le suivi du participant.

Description textuelle de l'image 132

Le participant a terminé les interventions donne la situation actuelle du participant qui a complété l'intervention.

Description textuelle de l'image 133

L'écran Le participant n'a pas terminé les interventions donne les raisons pourquoi le participant n'a pas complété l'intervention.

• Cliquez Suivant (Image 134);
• Vous devez cocher les cases pour certifier votre autorité avant de cliquer sur soumettre (Image 135);
• Une fois que vous avez soumis votre Suivi avec succès, un numéro de confirmation s'affiche à l’écran (Image 136);
• Cliquez Retour à suivi vous amènera à l'écran sommaire des informations sur les suivis.

Description textuelle de l'image 134

L'écran Revoir et soumettre est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans le suivi du participant.

Description textuelle de l'image 135

L'écran de Confirmation vous donnera un numéro de confirmation vous indiquant que votre demande de suivi du participant a bien été soumise.

Description textuelle de l'image 136

Vous devez sélectionner les cases à cocher pour certifier que vous avez les permissions nécessaires avant d'appuyer sur le bouton « Soumettre ».

5.9.4 Comment voir un suivi

La fonction Voir sur l'écran de suivi des participants (Image 137) vous dirigera à l'écran pour voir le suivi soumis en format lecture seule.

Description textuelle de l'image 137

L’écran Suivi du participant contient les résultats de l’intervention soumise au ministère pour un participant.

5.9.5 Comment modifier un suivi

La fonction Modifier sur l'écran de suivi des participants (Image 138) vous dirigera pour voir l'intervention soumise et vous permettra de modifier certaines informations.

Description textuelle de l'image 138

L’écran Suivi du participant permet de modifier les informations du suivi du participant.

• Cliquez Modifier (Image 138);
• Complétez les modifications requises;
• Cliquez Sauvegarder;
• Cliquez Revoir et soumettre;
• Cliquez Suivant;
• Vous devez cocher les cases pour certifier votre autorité avant de cliquer sur soumettre;
• Une fois que vous avez soumis votre Suivi avec succès, un numéro de confirmation s'affiche à l’écran;
• Cliquez Retour à suivi vous amènera à l'écran sommaire des informations sur les suivis.

5.10 Générer un rapport des participants

5.10.2 Comment générer un rapport des participants

• Inscrivez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
• Cliquez Continuer;
• Cliquez sur le nom de votre organisation;
• Cliquez Services en ligne des S et C;
• Cliquez Voir liste des demandes et projets sous la liste Appel de proposition ouvert (s’il y a lieu);
• Identifiez votre projet;
• Cliquez Gérer;
• Cliquez Générer un Rapport (Image 139);

Description textuelle de l'image 139

Le bouton Générer un rapport permet de générer un rapport de tous les participants.

• Cliquez Afficher tout pour Sélectionnez dans chacune des sections les critères que vous souhaitez pour votre rapport;
• Cliquez Générer un rapport (Image 140);
• Un nouvel écran ouvrira avec le rapport.  Vous aurez l’opportunité d’exporter le rapport à un document Excel en appuyant sur « Exporter vers Excel ».  À partir d’Excel vous pouvez sauvegarder le rapport ou l’imprimer;
• Cliquez sur Retour à gérer vous amènera vers le sommaire de votre projet.

Description textuelle de l'image 140

Le bouton Générer un rapport permet de générer un rapport de tous les participants.