États financiers (non audités) se terminant le 31 mars 2021, Environnement et Changement climatique Canada, chapitre 7

Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers 2020-2021

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme d’ECCC se trouvent dans le dernier Rapport sur les résultats ministériels et le Plan ministériel en vigueur.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers d’Environnement et Changement climatique Canada

2.1 Gestion du contrôle interne

ECCC est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par la sous-ministre, a été adopté et englobe :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du ministère liés à la gestion du contrôle dans leurs secteurs de responsabilité;
• un code de valeurs et d’éthique;
• la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures en vue d’une saine gestion financière et des contrôles financiers;
• un processus d’attestation financière interne à l’appui de la certification par la sous-ministre et par la dirigeante principale des finances, par lequel les cadres supérieurs du ministère qui se rapportent à la sous-ministre attestent qu'ils ont mis en œuvre et maintenu un système de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF) axé sur le risque dans leurs secteurs de responsabilité;
• un programme de gestion des risques de fraude conçu pour protéger les ressources du ministère contre la fraude, le gaspillage et l’abus au moyen d’un cadre de prévention et de détection; et
• la surveillance de la gestion du contrôle interne, au moins deux fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action connexes à la sous-ministre et aux cadres supérieurs du ministère et, le cas échéant, au Comité ministériel d’audit.

Le Comité ministériel d’audit fournit des conseils à la sous-ministre quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.

2.2 Ententes de service relatives aux états financiers

ECCC compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes en matière de services communs

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est responsable de fournir des services de gestion des locaux et d’administrer l’approvisionnement en biens et en services, et les paiements en salaires conformément à la délégation de pouvoirs d’ECCC. SPAC administre également les systèmes centraux du receveur général utilisés pour émettre des chèques au nom du ministère. ECCC se fie sur l’efficacité du système de paye Phénix de SPAC et des activités et pratiques connexes;
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure de technologie de l'information à ECCC dans les domaines des centres de données et des réseaux. La portée et les responsabilités sont abordées dans l'accord interministériel entre SPC et ECCC;
• Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques à ECCC;
• Le Service des poursuites pénales du Canada fournit des services de poursuite à ECCC; et
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit des services liés à l’assurance de la fonction publique aux employés d’ECCC et administre de façon centralisée le versement de la part des cotisations de l’employeur aux régimes d’avantages sociaux des employés au nom d’ECCC.

Arrangements particuliers

• Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) fournit à ECCC une plateforme du système financier SAP permettant de saisir et de déclarer toutes les transactions financières. Dans le cadre de cette entente, ECCC se fie à AAC pour gérer certains contrôles et procédures informatiques (sécurité, configuration, gestion du changement, continuité des opérations) et aussi diverses fonctions relatives aux données de base dans SAP.

Les lecteurs de cette annexe peuvent se reporter aux annexes des déclarations de responsabilité de la direction des organisations susmentionnées pour mieux comprendre les systèmes de CIRF relativement à ces services particuliers.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2020-2021

Le tableau suivant résume l’état des activités de surveillance continue conformément au plan cyclique de l’exercice précédent.

ECCC a continué de faire progresser ses principaux processus d’affaires de CIGF afin d’atteindre l'étape de « surveillance continue » d'ici 2023-2024, conformément aux attentes du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Les principales conclusions et les ajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumés ci-dessous.

3.1 Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés

Depuis que la pandémie a été déclarée, ECCC a pris des décisions clées et mis en œuvre d'importantes stratégies dans le domaine de la gestion financière en se concentrant sur la modernisation et le renforcement aussi rapide que possible de la prestation et de l'efficacité des services financiers. Cette approche comportait un risque inhérent qu’ECCC a accepté afin de mettre en oeuvre immédiatement certaines méthodes qui se poursuivront, même au-delà de la pandémie.

Dans le cadre de sa stratégie d’atténuation des risques et en tant que pratique exemplaire, ECCC a continué d’évaluer ses risques et a ajusté ses contrôles clés au fur et à mesure que les impacts de la pandémie de COVID-19 sur l’environnement de contrôle continuaient d’évoluer, en :

• examinant les plans de reprise après sinistre et consignant les leçons apprises pour aider le ministère à passer de la résolution de crise à la reprise des activités;
• évaluant les changements apportés à la gouvernance, à la gestion des risques et aux contrôles internes, y compris ceux liés à l'affectation des ressources et à la gestion financière en période d'incertitude budgétaire, à la délégation de pouvoirs et à la structure hiérarchique;
• examinant l'adéquation des procédures de surveillance établies dans les secteurs touchés pour une surveillance renforcée. À ce titre, ECCC a établi son cadre de CIGF, y compris une mise à jour de celui du CIRF, conformément au Cadre de gestion intégrée du risque d'ECCC récemment actualisé et à la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor;
• demeurant vigilant quant aux vulnérabilités potentielles en matière de fraude financière pendant la pandémie, y compris l'assouplissement des limites monétaires et l'accès à distance aux systèmes financiers; et
• documentant et communiquant les résultats de l'évaluation des processus et des contrôles et en supportant les responsables des processus d’affaires et la haute direction à les traiter.

3.2 Programme de surveillance continue

En 2020-2021, ECCC a suivi son plan cyclique de surveillance continue des CIGF et a procédé à l’évaluation des processus opérationnels suivants: GD - Charges d’exploitation, Planification des investissements, Attestation de la DPF pour les présentations au Cabinet, Planification, budgétisation et prévisions et Établissement des coûts.

GD - Charges d’exploitation

Les charges d’exploitation comprennent les processus liés aux CIRF suivants : Règlements interministériels; Approvisionnement au paiement; Voyage; Administration des cartes d’acquisition et des cartes de parc automobile; et Délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers. À ECCC, ces types de dépenses font l’objet d’une vérification de compte trimestrielle. Un programme de sensibilisation à la vérification des comptes est en place et contribue à la communication des résultats trimestriels aux gestionnaires délégués.

Cette année, des évaluations approfondies des processus clés ont été réalisées afin d’améliorer les contrôles relatifs aux charges d’exploitation, notamment en raison du contexte de la pandémie de COVID-19. À ce titre, ECCC a mis à jour son approche liée à

• l'efficacité de la séparation des tâches reliée aux dépenses et aux pouvoirs financiers;
• l'utilisation de la délégation des pouvoirs financiers et des pouvoirs de dépenser;
• l’achat d’équipement et fourniture pour le travail à distance pour s'assurer que les employés d'ECCC soient bien équipés en situation de télétravail; et
• l'approbation des paiements sur les cartes d'achat du gouvernement.

Planification des investissements

Le ministère a atteint le statut de surveillance continue pour la Planification des investissements, suite aux tests d’efficacité de la conception et d'efficacité opérationnelle effectués en 2020-2021.

Un plan a été élaboré pour renforcer la gouvernance du processus de Planification des investissements et assurer la conformité à la Politique sur la planification et la gestion des investissements du Conseil du Trésor, afin d'élaborer une stratégie, d'assurer une surveillance et de recommander des affectations de budget en immobilisation à la structure de gouvernance appropriée d’ECCC.

Attestation de la DPF pour les présentations au Cabinet

Le ministère a atteint le statut de surveillance continue pour l'Attestation de la DPF pour les présentations au Cabinet, suite aux tests d'efficacité opérationnelle effectués en 2020-2021.

L'amélioration de la documentation et de la communication relative aux rôles et responsabilités propres aux sous-processus des présentations au Conseil du Trésor et des mémoires au Cabinet se poursuit.

Planification, budgétisation et prévisions et Établissement des coûts

Les évaluations des processus de Planification, budgétisation et prévisions ainsi que d'Établissement des coûts se poursuivent afin d'atteindre le stade de la surveillance continue d'ici 2023-2024, conformément aux attentes du CRG.

4. Plan d’action du ministère pour le prochain exercice et les exercices subséquents

En 2016 et conformément aux résultats de l'évaluation du CRG, ECCC a atteint l'état de surveillance continue sur tous les processus liés au CIRF. Depuis, ECCC a mis en place un programme de surveillance continue fondé sur les risques et mené une évaluation annuelle basée sur les risques afin de surveiller l’efficacité de son CIRF. En 2018, la portée de cette surveillance a été étendue à son CIGF et ECCC prévoit atteindre l’état de surveillance continue d’ici 2024, conformément aux attentes établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor. 

La surveillance continue implique de :

• se servir d’une approche basée sur les risques;
• évaluer régulièrement l'efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles internes conformément au plan de surveillance; et
• déterminer si des actions doivent être prises pour remédier aux lacunes.

La surveillance continue des contrôles internes commence dès que le ministère a finalisé son plan d’évaluation des contrôles initial. Ce plan implique de:

• documenter les contrôles;
• tester l’efficacité de la conception; ainsi que l’efficacité du fonctionnement; et
• mettre en oeuvre un plan d’action de la gestion pour remédier aux lacunes ou aux faiblesses.

Le plan quinquennal de surveillance continue axé sur les risques d’ECCC est cyclique et repose sur les résultats de l’évaluation des risques de 2020-2021 des processus de CIGF (y compris les processus de CIRF), les priorités du ministère, les ressources disponibles, la charge de travail et d’autres facteurs, tels que le contexte de la pandémie de COVID-19, ayant une incidence sur le plan.

Par conséquent, comme commencé à la fin de l'année dernière, le ministère a déterminé comment la pandémie a affecté l'environnement de contrôle et a effectué une évaluation descendante du CIGF, incluant le CIRF, et des processus clés, en mettant l’accent sur les contrôles qui sont essentiels. L'évaluation des risques de cette année a résulté à considérer la plupart des composantes du processus de Gestion des dépenses comme étant à risque plus élevé en raison des mesures et processus provisoires mis en œuvre pendant la pandémie de COVID-19.

Le ministère continuera à prioriser et réaligner ses évaluations du CIGF de façon à soutenir l'organisation vers son passage à une nouvelle normalité.