Annexe A – Diagramme du processus d’approbation des subventions et contributions

(Source : Environnement Canada. Guide sur les subventions et contributions 2011–2012)

Description longue

Le Gestionnaire du projet prépare l’accord avec l’aide du bénéficiaire et en consultation avec le gestionnaire des services financiers. Si le Gestionnaire du projet détermine qu’il n’y a aucun changement nécessaire pour le texte du modèle, le Premier spécialiste local en financement de S et C revoit les composantes financières de l’accord et signe la formule d’approbation S et C (FASC), ensuite renvoie la formule d’approbation pour un signataire d’approbation de niveau 5, où l’accord est revue et le FASC est signé. Si les fonds sont moins de 100 000$, l’accord est renvoyé au Gestionnaire du projet où le projet est imprimé, les annexes sont joints et le tout est envoyé au bénéficiaire. Le bénéficiaire signe l’accord et retourne la copie à Environnement Canada où le Gestionnaire du projet signe l’accord au nom d’Environnement Canada.

Si les fonds sont jugés égaux ou supérieurs à 100 000$ au signataire d’approbation de niveau 5, l’accord est envoyé au Directeur des finances, où le directeur, Partenariats et recouvrement des coûts passe en revue l’accord et signe le formulaire d’accord de subventions et de contributions. L’accord est ensuite envoyé au spécialiste local en financement de S et C pour mettre à jour la base de données de S et C au besoin et est par la suite envoyé au Gestionnaire du projet pour envoyer au bénéficiaire. Si le directeur, Partenariats et recouvrement des coûts déterminent que les fonds d’EC sont égaux ou supérieurs à 250 000$, l’accord est envoyé au directeur général de la Direction des finances pour qu’il revoie et signe le formulaire d’accord de subventions et de contributions avant que ce soit envoyé Spécialiste local en financement et le Gestionnaire du projet.

Si le Gestionnaire du projet détermine que le texte du modèle doit être changé à l’étape de la préparation, il ou elle doit contacter le bénéficiaire et obtenir le nouveau texte que le bénéficiaire acceptera, le motif sous-jacent du changement, les détails de la loi, du règlement, de la politique, etc. qui empêche le bénéficiaire d’accepter la clause type d’Environnement Canada. Le Gestionnaire du projet envoie l’accord et les détails des changements à G&Cadmin@ec.gc.ca. Si la Section administration des S&C détermine que les changements doivent être revus par les Services juridiques, la Section administration des S&C ajustera ou n’ajustera pas l’accord selon la revue des changements. Ensuite, le Gestionnaire du projet reçoit et revoit l’accord au Premier spécialiste local en financement de S et C et les mêmes étapes financières qui ont été décrites auparavant sont suivies.

Si la Section administration des S&C détermine que les changements doivent être revus par les Services juridiques, le secteur administration envoie à Services juridiques une demande de revue des changements nécessitant une opinion juridique. Les Services juridiques fournissent une opinion juridique sur les changements demandés par le bénéficiaire. Ensuite, la Section administration revoit l’opinion juridique, et si elle l’accepte, apporte les modifications à l’accord qui est renvoyé au Gestionnaire du projet où c’est revue et envoyé au Premier spécialiste local en financement de S et C en suivant les mêmes étapes financières que décrites auparavant.

Le processus d’approbation des S et C nécessite les étapes clés suivantes :

  • Une lettre d’appel est transmise aux planificateurs et conseillers en gestion financière de la Direction générale pour les informer des budgets de S et C de leur direction générale nationale et le budget net disponible (après avoir pris en considération les engagements existants pluriannuels).
  • Les directeurs fournissent des propositions pour les S et C prioritaires dans leur organisation, par sous-programme.
  • Les SMA et(ou) les directeurs exécutifs examinent les priorités pour tous les sous programmes pour dresser une liste A et une liste B :
    • La liste A comprend les S et C essentielles aux activités.
    • La liste B comprend d’autres S et C recommandées à l’échelle de tous secteurs de sous-programme.
  • Les SMA recommandent, selon les niveaux de financement disponibles, les priorités de la direction générale dans le plan des S et C du Ministère, qui est examiné par la Direction générale des services ministériels et des finances.
  • Le ministre est consulté, et il est responsable d’approuver les projets de S et C et l’engagement des dépenses de projet.
  • Les directions générales entreprennent un examen de mi-année en septembre pour vérifier si les accords de contribution ont été signés. Dans la négative, les fonds pourraient être réaffectés au sein de la direction générale (ou du Ministère) pour d’autres projets prioritaires.
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