Politiques, lignes directrices, procédures et rapports
Cadre de politiques
La politique sur l’accès à l’information d’Environnement Canada a été approuvée en novembre 2012.
Pendant l’exercice 2016 2017, Environnement et Changement climatique Canada a parachevé et publié un document d’orientation ministériel sur la collecte, l’utilisation et la communication du numéro d’assurance sociale. Ce document d’orientation fournit aux employés d’Environnement et Changement climatique Canada des renseignements détaillés sur la protection des numéros d’assurance sociale au sein du Ministère.
Rapports
La Division de l’AIPRP surveille régulièrement les échéances et les tendances associées au traitement des demandes grâce à une communication continue avec les personnes ressources chargées de la liaison des directions générales et des directions. Il s’agit entre autres de fournir régulièrement des rapports de rendement sur l’état de la récupération de documents de la Direction générale aux bureaux du dirigeant de la Direction générale. Des mises à jour trimestrielles sur l’AIPRP sont fournies au Comité exécutif de gestion d’Environnement et Changement climatique Canada.
Renseignements accessibles au public et centres d’information
Info Source est une série de publications contenant de l’information sur le gouvernement du Canada et sur ses activités de collecte de données. Info Source a pour but d’aider le grand public à accéder à l’information gouvernementale et à exercer les droits que lui confèrent la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information.
Chaque année, la Division de l’AIPRP prépare des mises à jour des activités et des fonds de renseignements d’Environnement et Changement climatique Canada et les publie dans Info Source. En 2016–2017, Environnement et Changement climatique Canada a apporté des changements mineurs à son chapitre sur Info Source.
Sur son site Web, Environnement et Changements climatique Canada présente des renseignements exhaustifs sur ses politiques et sa structure organisationnelle ainsi que sur les moyens de communiquer avec ses représentants. En accord avec la politique du gouvernement fédéral sur la divulgation proactive, le site Web du Ministère donne également accès aux évaluations et aux vérifications internes ainsi qu’aux renseignements sur les frais d’accueil, les contrats et les subventions.
Environnement et Changements climatique Canada dispose, sur son site Web, d’une page sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, où sont présentés des renseignements généraux sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle contient également une foire aux questions et des liens vers les formulaires de demande d’accès à l’information, les formulaires de demande de renseignements personnels et un résumé des demandes d’accès à l’information traitées.
Pour faciliter l’accès du public à l’information et pour respecter les dispositions de la loi, la bibliothèque d’Environnement et Changements climatique Canada a été désignée comme salle de lecture publique. La bibliothèque est située au 1er étage de l’annexe de la Place Vincent Massey, au 351, boulevard Saint-Joseph, Gatineau (Québec).
Service de demande en ligne
Environnement et Changement climatique Canada participe au projet pilote du service de demande en ligne du Secrétariat du Conseil du Trésor depuis avril 2014. Cette initiative vise à créer un moyen plus simple et plus pratique pour demander des documents gouvernementaux en permettant aux Canadiens de soumettre leurs demandes d’accès à l’information ou de renseignements personnels, ainsi que les frais connexes, en ligne. Environnement et Changement climatique Canada a reçu 32 demandes de protection des renseignements personnels en ligne pendant la période de référence 2016–2017, ce qui représente 58 % du nombre total de demandes de protection des renseignements personnels reçues par le Ministère.
Activités de transmission de données
En 2016 2017, le Ministère n’a entrepris aucune nouvelle activité de transmission de données, ni à l’interne ni à l’externe.
Fichiers de renseignements personnels inconsultables
Environnement et Changement climatique Canada ne détient pas de fichiers de renseignements personnels inconsultables.
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Pour s’acquitter de son mandat, Environnement et Changement climatique Canada doit exercer certaines responsabilités qui nécessitent la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. À titre de gardien de ces renseignements, le Ministère utilise les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, conformément à la politique du Conseil du Trésor, pour gérer les risques. Même si Environnement et Changement climatique Canada n’a pas effectué d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pendant la période de référence, la Division de l’AIPRP fournit régulièrement des conseils aux employés en matière de protection des renseignements personnels.
Atteinte substantielle à la vie privée
Il n’y a aucune atteinte substantielle à la vie privée pendant l’exercice financier 2016-2017.
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