Guide de l'utilisateur du Registre fédéral d'identification des systèmes de stockage en ligne : chapitre 3

3. Administration (utilisateurs ayant une autorisation d'accès en tant qu'administrateur)

1. 3.1. Mot de passe oublié (NOUVEAU)
2. 3.2. Saisie de données dans le Registre fédéral d’identification des systèmes de stockage
3. 3.3. Structure organisationnelle
4. 3.4. Gérer les utilisateurs
5. 3.5. Statistiques (NOUVEAU)
6. 3.6. Exportation vers Excel (NOUVEAU)

Chaque organisation doit créé un compte avec Environnement Canada. Un seul compte par oragnisation est permi. Le RFISSpermet cependant aux administrateurs principaux d'accorder l'accès à d'autres utilisateurs. L'administrateur de compte principal peut accorder l'accès administratif complet, l'accès lecture-écriture ou l'accès consultation seulement. Les administrateurs du compte peuvent également ajouter une structure pour permettre à l’entreprise d’organiser son inventaire de systèmes de stockage en fonction de sa structure.

Les utilisateurs peuvent avoir l’un de trois niveaux d’accès suivants :

Administratif

L'utilisateur peut modifier la structure du compte, ajouter d’autres utilisateurs, déclarer les systèmes de stockage ainsi que consulter et modifier les données.

Lecture-écriture

L'utilisateur peut déclarer les systèmes de stockage ainsi que consulter et modifier les données.

Consultation seulement

L'utilisateur peut consulter les données sur les systèmes de stockage.

3.1. Mot de passe oublié (NOUVEAU)

Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur « Mot de passe oublié » sur la page d'ouverture de session, puis saisissez votre adresse courriel. Le système réinitialisera votre mot de passe et enverra un nouveau code d'activation à l'adresse courriel associée à votre compte.

3.2. Saisie de données dans le Registre fédéral d’identification des systèmes de stockage

Renseignements obligatoires et facultatifs

Certains renseignements sont obligatoires et d'autres, facultatifs. Lorsque les renseignements ne sont pas obligatoires, la mention « (Champ facultatif) » figurera après la description du champ. Vous devez fournir tous les autres renseignements. Le Registre fédéral d’identification des systèmes de stockage soumettra l’identification pour le système de stockage seulement une fois que tous les renseignements obligatoires seront fournis. Par conséquent, Environnement Canada ne générera pas de numéro s'il manque des renseignements obligatoires.

Comment saisir les données

Il existe plusieurs façons de saisir les données dans le RFISS:

Zone de texte

L'utilisateur peut entrer une chaîne de texte ne dépassant pas un certain nombre de caractères.

Case à cocher

L'utilisateur peut sélectionner plusieurs options. Il doit sélectionner toutes les options qui s'appliquent.

Menu déroulant

L'utilisateur peut sélectionner une option parmi d'autres. Il doit cliquer sur la zone de liste pour afficher la liste.

Liste à puces

L'utilisateur peut sélectionner une option parmi celles figurant dans la liste présentée.

Sélectionner « Autre »

Lorsque l'option que vous souhaitez préciser ne figure pas dans la liste, sélectionnez « Autre » et utilisez la zone de texte correspondante pour saisir les renseignements.

Sélectionner « Inconnu »

Vous devez, dans la mesure du possible, soumettre des renseignements complets et précis. Dans certains cas, il vous est peut être difficile d'obtenir certains renseignements sur un système de stockage particulier. Vous pouvez choisir « Inconnu » pour certains champs. On ne peut sélectionner « Inconnu » pour les composants de réservoirs ou de tuyauterie faisant partie d'un système installé le 13 juin 2008 ou après cette date.

Identification de systèmes de stockage démontables (citernes)

Au sens du Règlement, les systèmes de stockage démontables (citernes) sont perçus comme des réservoirs hors sol. Le présent guide fournit des indications sur la façon de déclarer ce type de citernes.

Réservoirs contenant plusieurs produits (« réservoirs compartimentés »)

Pour les réservoirs contenant plusieurs produits (« réservoirs divisés » ou « réservoirs compartimentés »), enregistrez chaque compartiment en tant que système de stockage distinct. Si le compartiment est relié à un autre réservoir, indiquez que les deux réservoirs font partie du même système. Utilisez la case « Description du système » et « Description du réservoir » du Registre fédéral d’identification des systèmes de stockage pour indiquer qu’il s’agit d’un réservoir compartimenté et pour indiquer quel compartiment du réservoir fait l’objet de l’identification.

3.3. Structure organisationnelle

Cette section vous permet, en tant qu'administrateur de compte, de gérer vos groupes. La section « Groupes » montre la structure de votre organisation, y compris tous les sous-groupes. Lorsque les paramètres par défaut sont sélectionnés, tout l'inventaire de systèmes de stockage de l'organisation se trouve dans un seul groupe. La création de sous-comptes supplémentaires peut s’avérer utile lorsque divers services de l’entreprise doivent déclarer de nombreux systèmes de stockage. La création d’une structure aidera également les administrateurs de comptes à gérer l’accès des utilisateurs «Lecture-écriture» et «Consultation seulement» aux différents systèmes de stockage du sous-compte. Ces utilisateurs auront uniquement accès aux renseignements de leur sous-groupe et de ceux qui en relèvent.

Pour ajouter un groupe, cliquez sur le groupe qui sera le groupe parent (le groupe dans lequel le nouveau groupe sera créé), puis cliquez sur l'option permettant d'ajouter un nouveau groupe. Pour afficher les comptes d'utilisateur d'un groupe, cliquez sur le groupe voulu dans la section des groupes.

3.4. Gérer les utilisateurs

Dans le Registre fédéral d’identification des systèmes de stockage, les administrateurs de compte peuvent autoriser d'autres utilisateurs à gérer les renseignements sur les systèmes de stockage d'une organisation. Cette page présente la liste de tous les comptes d'utilisateur de vos groupes et sous-groupes. Les administrateurs peuvent modifier le statut des utilisateurs, leur niveau d'accès et leur groupe. Les utilisateurs auront accès aux renseignements de leur sous-groupe et de ceux qui en relèvent. Pour créer de nouveaux comptes, cliquez sur l'option de nouvel utilisateur au bas de la page.

Un utilisateur ayant un accès administratif à la structure organisationnelle adéquat ou un administrateur principal peut désactiver l’accès au RFISS d'un utilisateur qui n'a plus besoin de cet accès. Pour désactiver un utilisateur, modifiez le statut de la personne en utilisant l'option indiquant «fermé». Les administrateurs ne peuvent pas révoquer leur propre autorisation en changeant leur statut à «fermé»; un autre administrateur doit le faire à leur place.

Les personnes qui ont un compte inactif ne peuvent pas consulter le RFISS avant d'avoir activé leur compte. Pour ce faire, elles doivent suivre les directives figurant dans le courriel envoyé par le RFISS. Si la personne a perdu le courriel d'activation ou l'a supprimé par mégarde, l'administrateur peut utiliser la fonction de nouvel envoi du code d'activation. Pour confirmer les modifications apportées aux comptes, cliquez sur l'option de mise à jour du statut au bas de la page.

On recommande que deux utilisateurs aient un accès administratif au compte dans son intégralité. Cette mesure assure la poursuite des activités au cas où l’un des administrateurs principaux quitterait l’entreprise et fournit également aux utilisateurs des sous-groupes une source d’information supplémentaire si l’un des administrateurs principaux n’est pas disponible.

3.5. Statistiques (NOUVEAU)

Cette page produit des rapports statistiques à partir des données figurant dans votre groupe et vos sous-groupes en fonction de différents critères, tels que le produit stocké, le numéro de norme, les matériaux de construction du réservoir ou de la tuyauterie, le confinement secondaire du réservoir ou de la tuyauterie et la protection contre la corrosion du réservoir ou de la tuyauterie.

3.6. Exportation vers Excel (NOUVEAU)

Cette page permet à un administrateur ou à un utilisateur ayant un accès lecture-écriture d'exporter vers Excel (Microsoft Office 2007 ou une version plus récente) toutes les données sur les systèmes de stockage figurant dans le groupe principal (niveau le plus élevé). Cette fonction permet de manipuler avec facilité les données du RFISS à différentes fins organisationnelles, comme la production de rapports.