Annexe 2 : Lignes directrices de procédure adoptées par les membres de la Table

Au cours de leur première réunion, les membres de la Table ont convenu d'adopter l'ensemble suivant de « lignes directrices » dans le but de mieux orienter le processus consultatif :

• Les membres de la consultation multilatérale (CM) ont le droit de contribuer à donner forme aux questions fondamentales qui seront étudiées lors des réunions de la CM et au processus d'étude de ces questions.
• Les membres de la CM ont le droit d'être entendus et l'obligation d'écouter. Les membres n'ont pas le droit de dominer les discussions ou de faire la promotion de leur propre programme au détriment de leur mandat à l'intérieur de la CM.
• Les membres de la CM doivent être prêts à présenter leur propre opinion d'une manière constructive favorable à la résolution mutuelle des problèmes à la satisfaction des protagonistes.
• Les membres de la CM doivent convenir de trouver un terrain d'entente et de se montrer souples afin de chercher à en arriver à un consensus dans l'élaboration des recommandations.
• Les membres de la CM doivent reconnaître et respecter la légitimité des opinions différentes des leurs.
• Les membres de la CM doivent s'efforcer de formuler des recommandations réalistes auxquelles on peut concrètement donner suite.
• Les membres de la CM doivent avoir accès de façon opportune et équitable à une base de données commune.
• Par définition, un exercice axé sur l'obtention d'un consensus n'est pas un exercice où règne la « loi de la majorité ». Quand, en dépit des meilleurs efforts, les membres ne parviennent pas à obtenir l'unanimité ou à recueillir un consensus sur une question ou une recommandation particulière, les opinions divergentes sur cette question ou recommandation doivent être clairement et fidèlement consignées dans les documents publics. Pour arriver à cette fin, chaque membre a l'obligation d'énoncer son opinion clairement et brièvement lors des réunions de la CM. De cette façon, les ministres de l'Environnement et de la Santé, qui ont, au bout du compte, la responsabilité de prendre des mesures en regard des recommandations de la CM, pourront prendre des décisions éclairées.
• Lorsqu'il y a consensus, les membres de la CM ont l'obligation d'appuyer intégralement ce consensus. Il n'est pasapproprié, pour les membres, de faire valoir seulement les aspects du consensus qui répondent à leurs propres aspirations.

Les membres de la Table sont nommés par des organisations qui ont été invitées à participer aux consultations. On a demandé à chaque organisation invitée de désigner un délégué ou plus. Chaque organisation a suivi son propre processus de sélection et a mis en place des mécanismes destinés à tenir les parties intéressées au courant des progrès des consultations. Les membres de la CM sont tenus d'agir en conformité avec les principes énoncés ci-dessus.

Les représentants d'Environnement Canada et de Santé Canada (les coprésidents de cette CM) ont, au bout du compte, la responsabilité de transmettre les résultats de cette CM à leurs cadres supérieurs pour qu'ils fassent l'objet d'une étude approfondie et exhaustive au cours du processus de modification du Règlement sur les RSN. Là où il y a consensus, les coprésidents ont la responsabilité de promouvoir vigoureusement et intégralement la teneur de ce consensus auprès de leurs cadres supérieurs. Lorsque les recommandations obtenues par consensus ne sont pas incorporées dans la version modifiée du Règlement, les coprésidents ont la responsabilité d'expliquer de façon détaillée aux membres de la CM les raisons de cette(ces) dérogation(s). Il incombe aux coprésidents de s'assurer que la consultation multilatérale bénéficie de ressources suffisantes pour accomplir sa tâche.

Le Secrétariat se chargera des tâches suivantes :

• S'occuper de tous les préparatifs matériels des réunions, y compris de celles des sous-comités;
• Assurer des services de secrétariat, y compris lors des réunions;
• Gérer les dispositions financières, y compris les contrats avec les membres du groupe;
• Faire exécuter la recherche à l'externe ou à l'interne au moment où la CM le demande, et de la manière demandée;
• Préparer des cahiers d'information, y compris des ébauches de propositions, au moment où la CM le demande, et de la manière demandée
• Préparer des comptes rendus de décisions/mesures de suivi découlant des réunions, lesquels, au départ, consisteront en de brefs points de décision, mesures de suivi et activités de suivi, y compris les responsabilités attribuées (sous réserve de l'approbation de la CM - il n'est pas nécessaire de faire rédiger un procès-verbal détaillé);
• Donner des renseignements aux parties intéressées (c.-à-d. les intervenants qui ne sont pas à la Table, y compris les organismes du gouvernement fédéral et des provinces et territoires ainsi que les membres du public);
• Agir en qualité de bureau central pour recevoir, distribuer et gérer les renseignements. On établira un site Web pour permettre aux participants d'avoir accès par voie électronique à tous les documents pertinents, aux renseignements sur les réunions et aux comptes rendus de réunion. Le site Web comprendra également un guichet qui ne sera accessible qu'avec un mot de passe, ce qui permettra aux membres de partager les renseignements à diffusion restreinte et facilitera la rédaction des comptes rendus de réunion de la CM.

Tous les membres de la Table de consultation multilatérale doivent approuver les sous-comités et leurs membres. Sous réserve des directives de la Table, les sous-comités doivent discuter en détail chaque question de fond et doivent rédiger un compte rendu/des recommandations à des fins de discussion/ d'approbation par la CM. Les sous-comités doivent avoir le soutien du Secrétariat.

Chaque membre (ou groupe de membres) devrait se choisir un remplaçant qui agira en son nom au besoin. Pour garantir la continuité, les remplaçants ne seront convoqués qu'en dernier recours. Les remplaçants doivent être en mesure de parler au nom du membre ou de l'organisation qu'ils représentent. Les décisions prises par la Table ne doivent pas être revues lors de réunions subséquentes par les membres qui ont été absents lors de la réunion précédente, que leur remplaçant ait été présent ou non. Le Secrétariat doit veiller à fournir aux remplaçants tous les renseignements donnés aux membres, y compris les renseignements relatifs aux réunions, les versions provisoires de comptes rendus et de rapports. Les remplaçants sont tenus de respecter la confidentialité de la Table et ils doivent respecter les principes énoncés en détail dans le présent document. Le remplaçant doit recevoir les sommes qui lui seraient dues pour sa participation (s'il y a lieu), conformément à la politique de financement établie, quand le remplaçant se substitue à un membre qui a droit à une indemnité pour sa venue aux réunions.

Les participants admissibles recevront une indemnité de déplacement et d'hébergement pour la présence aux réunions et pour les repas qui ne sont pas fournis lors des réunions. Les reçus originaux doivent être présentés au moment des demandes d'indemnité, lesquelles seront transmises à Environnement Canada (on trouvera au Secrétariat tous les renseignements pertinents). L'admissibilité au financement est régie par les lignes directrices d'Environnement Canada sur les fonds de participation qui sont énoncées dans le document Notre engagement en matière de consultations efficaces, de mai 1996. Le facilitateur sera responsable, en étroite collaboration avec les coprésidents, des décisions prises sur les fonds de participation. Sous réserve des politiques prédominantes d'Environnement Canada et de Santé Canada, les critères établis pour la remise d'indemnités sont fondés sur les besoins démontrables, l'optimisation des ressources et la responsabilisation. Tous les aspects de la politique de financement, notamment les montants effectivement accordés à certains membres de la CM et les comptes rendus des activités, doivent être entièrement accessibles au public (y compris aux médias) à des fins d'examen. Tout compte fait, les décisions sur les fonds de participation sont assujetties aux principes d'équité, de rationalité et de respect des restrictions budgétaires globales, des politiques gouvernementales et des fonds publics.

Tous les renseignements, sauf ceux qui ont toujours été jugés confidentiels (comptes rendus provisoires, rapports provisoires, etc.) seront mis à la disposition du public, ainsi que des médias, sur demande.

Sous réserve de l'assentiment du groupe, des observateurs peuvent assister aux réunions. Les observateurs peuvent formuler des opinions pendant les réunions, mais seulement à la demande du facilitateur ou du groupe (contrairement aux membres de la CM). Les observateurs doivent respecter tous les renseignements confidentiels afférents au processus. Le nombre d'observateurs devrait être tenu à un minimum, et les observateurs eux-mêmes ne doivent pas interrompre le déroulement des réunions. Le type d'observateur le plus susceptible d'être invité sera un expert technique approuvé par la Table comme membre d'un sous-comité. Il peut être utile, pour ce type d'expert, d'assister à une partie ou à la totalité des réunions de la Table. Les membres qui songent à inviter un observateur doivent d'abord discuter de l'idée avec le groupe ou, au moins, avec le facilitateur. Les observateurs ne devraient pas nécessairement s'attendre à assister aux réunions s'ils arrivent sans approbation préalable de la Table. Les observateurs ne sont pas admissibles à une indemnité de participation.

La souplesse, la compréhension, le respect et la compassion sont, pour la Table de consultation multilatérale, les principaux éléments du succès.