Guide pour les gestionnaires sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pendant la pandémie de COVID-19

En raison de cette situation unique et sans précédent et pour respecter les avis de santé publique visant à prévenir la propagation de COVID-19, certains employés continuent de travailler à distance pour fournir des services.

Même si les employés travaillent à distance, l’employeur reste légalement tenu de répondre à leurs besoins, en temps utile, lorsqu’ils découlent d’un ou de plusieurs motifs de discrimination interdits par la Loi canadienne sur les droits de la personne.

La politique du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) sur la gestion des personnes et la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation expriment ces obligations légales, en exigeant que :

Lorsqu’un employé demande un aménagement et que cette demande est liée à des motifs de discrimination interdits, il est de votre devoir de suivre les étapes appropriées pour vous assurer que l’obligation d’aménagement est respectée.

Veuillez garder à l’esprit que si des mesures d’adaptation sont déjà en place pour les employés sur le lieu de travail (c’est-à-dire avant la vérification), certains employés peuvent avoir besoin de mesures d’adaptation nouvelles ou différentes lorsqu’ils travaillent à distance.

Dans certaines circonstances, des équipements ergonomiques sont fournis pour répondre partiellement ou totalement à une demande d’adaptation. Toutefois, il s’agit le plus souvent d’une mesure utilisée pour garantir que les employés puissent travailler de manière productive tout en prévenant les blessures, et elle est distincte de l’obligation d’adaptation. De plus amples informations sur la fourniture d’équipements aux employés sont disponibles sur la page Web Maladie à coronavirus (COVID-19) : Travail à distance.

La Stratégie d’accessibilité pour la fonction publique fédérale, qui est la réponse du gouvernement du Canada à la Loi canadienne sur l’accessibilité (LCA), identifie en outre les mesures que tous les ministères fédéraux doivent prendre pour améliorer le recrutement, la rétention et la promotion des employés handicapés. Il incombe aux gestionnaires de créer les conditions permettant à leurs employés de réussir dans leur travail, ce qui signifie leur fournir les outils et les mesures de soutien nécessaires pour atténuer ou éliminer les obstacles.

Étapes recommandées

Les gestionnaires sont encouragés à prendre les mesures suivantes pour évaluer les besoins d’adaptation des employés qui travaillent à distance :

  1. Identifier les employés qui sont tenus de travailler à distance et discutez avec eux (et avec votre service des ressources humaines) des aménagements qui pourraient être nécessaires pour le travail à distance.
  2. Tenir des discussions individuelles périodiques avec les employés pour identifier tout nouvel aménagement qui pourrait être requis ou qui nécessiterait un ajustement, en reconnaissant que, généralement, les employés initient une demande d’aménagement.
  3. Au besoin, demander conseil à votre service des ressources humaines sur les mesures d’adaptation pour les employés et sur les considérations relatives à la mise en œuvre éventuelle de mesures d’adaptation (p. ex. aides techniques, horaires de travail flexibles, technologie d’adaptation, etc.).
  4. Évaluer chaque situation au cas par cas, en commençant par une conversation ouverte et positive avec l’employé. Ne pas supposer qu’un employé qui bénéficie d’un aménagement sur le lieu de travail aura nécessairement besoin d’un aménagement quelconque ou similaire lorsqu’il travaille à distance. De même, un employé qui n’a pas été logé sur le lieu de travail peut désormais avoir besoin d’un aménagement lorsqu’il travaille à distance.
  5. Contacter l’équipe Accessibilité, adaptation et technologie informatique adaptée de Services partagés Canada, si vous avez besoin de conseils et d’assistance spécifiques aux adaptations de travail concernant la technologie informatique ou les solutions adaptées (consulter les détails ci-dessous).
  6. Évaluer les incidences sur la santé et la sécurité et les mesures à envisager lors de la fourniture du matériel nécessaire, y compris la manière dont il doit être livré (par exemple, ramassage sans contact, désinfection du matériel, etc.).

Considérations

  • Les employés fournissent des informations et des conseils importants sur leurs limitations fonctionnelles et sur ce qui peut être nécessaire pour s’adapter à leur situation professionnelle individuelle.
  • Essayer d’identifier par soi-même les besoins d’adaptation d’un employé en raison de son handicap comporte des risques.
  • Chaque cas doit être examiné sur la base de ses propres mérites.
  • Les services des ressources humaines constituent une source essentielle de conseils et d’informations sur les aménagements.
  • Les avis de santé publique peuvent avoir un impact sur la capacité de l’employé à obtenir des preuves ou de nouveaux documents.
  • L’employeur a également des obligations légales, au-delà de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, pour faire face aux risques ergonomiques sur le lieu de travail liés à la santé et à la sécurité au travail. Munir les employés d’un équipement approuvé lorsqu’ils travaillent à distance peut prévenir les blessures et assurer la sécurité.

Ressources/Références

Pour plus de détails sur le processus et les procédures d’adaptation, consultez la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

Pour obtenir des renseignements généraux sur l’équipement destiné aux employés travaillant à distance, consultez la section Travailler à distance du site Canada.ca ou votre équipe des RH pour en savoir plus sur les procédures de votre organisation.

Pour des conseils détaillés sur la reprise du travail, consultez le Guide à l’intention des ministères sur l’assouplissement des restrictions.

Pour des conseils sur les dispositions relatives aux congés, consultez le document Coronavirus (COVID-19) : Section sur les maladies et les congés des employés.

Si vous avez des questions sur le processus et les procédures d’adaptation :

Pour obtenir des conseils et de l’aide sur les solutions d’adaptation, contacter l’équipe Accessibilité, adaptations et technologie informatique adaptée (AAACT) :

Pendant la perturbation de COVID 19, l’équipe continue de servir les clients par audioconférence et vidéoconférence, et peut expédier l’équipement directement à l’endroit où l’employé travaille actuellement.

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