Guide à l’intention des ministères sur l’assouplissement des restrictions :  Lignes directrices pour la gestion et la technologie de l’information

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Contexte

En réponse à la crise de la COVID-19, les ministères et organismes du gouvernement du Canada ont mis en place diverses mesures provisoires pour assurer la continuité des activités dans le contexte de la pandémie. Les mesures suivantes doivent être considérées comme des mesures d'éloignement physique sont levées et les employés fédéraux réintègrent le milieu de travail.

Gestion de l’information

  • Rappeler au personnel l’importance des pratiques exemplaires en matière de gestion de l’information (GI).
  • Les employés ont la responsabilité essentielle d’assurer la gestion stratégique de l’information et des données, tout au long de leur cycle de vie, conformément à la Politique sur les services et le numérique.
  • Il est particulièrement important que les décisions et les activités ayant une valeur opérationnelle soient documentées, peu importe leur support ou leur forme, et qu’elles soient transférées dans un dépôt ministériel (p. ex., GCdocs ou le SGDDI). Les données et l’information à valeur opérationnelle comprennent, sans s’y limiter, le courriel et les pièces jointes, l’information créée à l’aide d’outils de collaboration comme MS Teams, et les renseignements enregistrés sur les ordinateur de bureau des employés.

Capacité du réseau

Évaluation complète du réseau si la suite Microsoft Office 365 (M365) a été déployée dans votre organisation.

  • Si l'évaluation du réseau est terminée, surveillez l'état d'avancement des travaux de remédiation.
  • Si l'évaluation du réseau n'a pas été effectuée, envisagez de limiter l'utilisation de certains outils, tels que les équipes Microsoft (MS), dès le retour au bureau.

Priorisation des demandes en matière de technologies de l’information

(infrastructure / réseau / projet)

  • Mettre à jour les plans ministériels en matière de technologie de l'information (TI) afin d'assurer la priorisation des demandes de TI par le GC, en particulier lorsque les services de Services partagés Canada (SPC) sont requis.
  • S'engager avec les équipes de direction clients respectives de SPC, pour la priorisation des demandes de TI en fonction du niveau d'urgence et des exigences opérationnelles. Les équipes exécutives clients de SPC assureront ensuite une escalade appropriée en fonction des priorités du GC avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). Cette collaboration assurera un équilibre entre les besoins opérationnels des ministères, la charge sur l'infrastructure informatique de l'ensemble du gouvernement et la coordination efficace du soutien fourni par les lignes de service de SPC.

Outils de collaboration

  • Identifier et mettre hors service les outils non sanctionnés et/ou temporaires qui ont été utilisés dans le contexte de la crise COVID-19 (p. ex. GCCollaboration.ca, Zoom, etc.).
  • Collaborer avec les équipes de la GI du ministère à tout effort de mise hors service afin de veiller à ce que les processus décisionnels et l’information ayant une valeur opérationnelle documentés soient transférés dans un dépôt ministériel (p. ex., GCdocs ou le SGDDI).
  • Examiner comment les outils automatisés peuvent être exploités, dans la mesure du possible, pour transférer des informations et des données vers les dépôts ministériels et pendant les exercices de nettoyage.
  • Encourager l'utilisation des outils de collaboration gérés par le GC en allant de l'avant (par exemple M365, Cisco Jabber, etc.)
  • En collaboration avec SPC, évaluer l'utilisation des outils existants (par exemple, Webex) afin de déterminer l'impact des outils nouvellement déployés (par exemple, MS Teams).
  • Rétablir à leur capacité normale les infrastructures et les licences fournies, qui ont été augmentées pendant la crise pour améliorer l'efficacité et les performances des applications à distance, alors que le personnel des ministères retourne sur les sites du GC pour y exercer leurs fonctions.

Opérations des services informatiques

  • Capacité de stockage de l'infrastructure des centres de données
    • Une capacité supplémentaire de l'infrastructure des centres de données a été achetée et/ou mise en production dans plusieurs environnements d'application de plusieurs ministères du GC, afin d'assurer la stabilité et la performance avec des niveaux de transaction extraordinaires dus à la COVID-19. 
    • Des évaluations des demandes doivent être effectuées pour déterminer où et dans quelle mesure la capacité supplémentaire doit être déclassée pour des raisons d’entretien continue du système et de gestion des coûts.
  • Gestion des installations des centres de données
    • Reprendre les programmes réguliers d'entretien des systèmes électriques et de refroidissement dans tous les centres de données du GC, car le support et les fournisseurs sont autorisés à revenir selon les horaires de travail réguliers.
  • Correctifs et entretien du système d'exploitation des centres de données, modifications, mises à jour
    • Avec des fenêtres de changement limitées et la priorisation de la charge de travail de la COVID-19, les horaires normaux de corrections et les changements de système ont été perturbés et/ou reportés.
    • Les ministères du GC devraient déterminer de manière proactive les fenêtres de changement appropriées pour permettre l'application de correctifs de sécurité et le retour des demandes de changement fonctionnel aux normes prévues.
  • Renouvellement continu de projets / Mises à jour de la TI
    • Les activités de projet visant à rafraîchir les versions matérielles et logicielles des infrastructures ont été ralenties en raison de la hiérarchisation de la charge de travail de la COVID-19.  Les calendriers de financement et de priorisation devraient revenir à une gouvernance normale pour assurer la pérennité de la santé des applications.

Actifs informatiques

Sur la base d'un examen des pratiques de télétravail de votre ministère, assurez-vous que l'équipement informatique du GC continue d'être fourni aux employés et que le reste de l'équipement qui a été fourni strictement pour les activités de télétravail pendant la pandémie, soit restitué une fois que les lieux de travail du GC sont réintégrés.

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