Orientation sur l’évaluation de l’état de préparation à la gestion des données selon les principes de données faciles à trouver, accessibles, interopérables et réutilisables (FAIR)

Attribuer des identifiants permanents et mondialement uniques aux données du ministère.

Un identifiant unique est une référence à une ressource qui n’est pas réutilisée et qui permet de diriger de façon continue les utilisateurs vers le même objet (c’est-à-dire les données elles-mêmes ou les métadonnées correspondantes). Un identifiant unique est dit permanent lorsqu’il est durable et qu’il permet de diriger constamment les utilisateurs vers le même objet de manière cohérente dans le temps.

Un identifiant permanent est mondialement unique s’il n’est pas dupliqué et ni attribué à des données différentes dans un contexte donné. Parmi les exemples d’identifiants permanents et mondialement uniques figurent les identifiants d’objet numérique (système DOI), les identifiants ORCID (Open Researcher and Contributor Identifiers) et les identifiants d’entité juridique (LEI).

Les identifiants permanents et mondialement uniques permettent aux humains et aux machines de trouver et de repérer à tous coups les mêmes données ministérielles et les métadonnées correspondantes à long terme. Il est recommandé d’utiliser, dans la mesure du possible, un identifiant unique normalisé ou bien reconnu.

S’assurer que les données du ministère sont décrites convenablement grâce à des métadonnées supplémentaires.

Les métadonnées sont des données qui définissent et décrivent le contenu, le contexte, la structure et la signification de l’information et des systèmes dans lesquels elles sont gérées au fil du temps. Tout comme un identifiant permanent et mondialement unique, des métadonnées supplémentaires peuvent aussi aider à s’assurer que d’autres utilisateurs éventuels, y compris ceux d’autres domaines, peuvent trouver les données.

Conformément à la Norme pour la gestion des métadonnées, les fonctionnaires des ministères doivent évaluer les besoins de leur ministère en matière de métadonnées afin de s’assurer que les métadonnées appliquées favorisent une gestion ouverte et stratégique des données du ministère.

L’Orientation sur l’évaluation des besoins en matière de métadonnées fournit des conseils pour déterminer les métadonnées qui devraient être appliquées aux données ministérielles. Les fonctionnaires des ministères peuvent envisager d’inclure les éléments de métadonnée suivants dans les données de leur ministère :

• des informations descriptives sur les données (telles que le créateur, le titre, l’éditeur, la date de création et de publication, le résumé et les mots‑clés décrivant les données);
• le contenu des données (type de ressource, variables mesurées ou observées, format et taille des données) afin de refléter fidèlement les données et d’accroître leur réutilisation;
• les autorisations d’accès et les informations sur les licences;
• des liens utiles et explicites vers d’autres extrants connexes (tels que des versions antérieures des données, d’autres données pertinentes, des utilisateurs pertinents tels que des créateurs ou des collecteurs de données, la source des données).

L’Orientation sur la qualité des données, qui traite des dimensions de la qualité, par exemple l’exactitude et l’exhaustivité, peut aider les fonctionnaires des ministères à évaluer la qualité des descriptions des métadonnées et à trouver les métadonnées qui donnent un aperçu de la qualité des données qu’elles décrivent.

S’assurer que les métadonnées qui décrivent les données du ministère sont lisibles par machine.

Les données sont plus faciles à trouver lorsqu’elles sont présentées dans un format structuré que les machines peuvent lire et traiter.

S’assurer que les référentiels utilisés pour stocker les données du ministère facilitent la recherche et la récupération des données.

Selon la Norme sur les systèmes qui gèrent l’information et les données, lorsqu’un référentiel est utilisé dans un système de gestion des données, il doit permettre aux utilisateurs de découvrir, de créer, de saisir et d’échanger ces données, et d’y accéder.

Certains référentiels de données numériques peuvent disposer d’un protocole précisant comment rendre les métadonnées lisibles par machine. Il faut privilégier, dans la mesure du possible, les référentiels qui prennent en charge la lisibilité par machine.

Être explicite quant aux droits d’utilisation des données et aux autorisations d’accès.

En conformité avec la Directive sur les services et le numérique, s’assurer que les données comprennent les métadonnées correspondantes qui fournissent de l’information sur les droits d’utilisation et les autorisations d’accès aux données (par exemple, information sur la façon de demander l’accès au cas où les données ne peuvent pas être communiquées ouvertement pour des raisons éthiques, juridiques, commerciales, de sécurité ou de protection de la vie privée, entre autres).

S’assurer que des restrictions d’accès appropriées sont appliquées aux données. Ces restrictions doivent tenir compte de la catégorisation de sécurité des données et de la nécessité pour les utilisateurs d’y accéder. Veiller à ce que les données soient gérées en toute sécurité, conformément à la Directive sur la gestion de la sécurité, à la Norme sur les systèmes qui gèrent l’information et les données et à toutes les procédures de sécurité ministérielles applicables.

Supprimer toutes les restrictions d’accès aux données qui peuvent être accessibles à tous et s’assurer que les données sont conformes aux exigences légales et des politiques en matière d’accès à l’information, de respect de la vie privée, de sécurité, entre autres.

L’Orientation sur l’évaluation des besoins en matière de métadonnées et l’Orientation sur la qualité des données, qui traite de l’« accès » en tant que dimension de la qualité des données, contiennent d’autres conseils sur la manière de permettre ou de restreindre l’accès aux données au moyen de métadonnées.

S’il y a lieu, s’assurer que les données et les métadonnées correspondantes peuvent être récupérées par le biais de protocoles de communication ouverts et normalisés.

Les protocoles de communication ouverts sont un type de protocole de communication accessible à tous et dont l’utilisation n’est pas restreinte.

Le protocole de transfert hypertexte (HTTP), le protocole de transfert de fichiers (FTP) et le protocole de transfert de courrier simple (SMTP) sont des exemples de protocoles de communication ouverts et normalisés.

S’assurer que les données sont stockées dans des formats de fichiers ouverts ou d’autres formats acceptables.

Les formats de fichiers sont des méthodes d’encodage de l’information numérique. Les formats de fichiers ouverts peuvent être utilisés par toute personne et ne nécessitent généralement pas d’utiliser un logiciel particulier. Les données stockées dans des formats de fichiers ouverts peuvent être consultées et réutilisées facilement par les utilisateurs sans restriction et sans qu’ils aient besoin d’une licence.

L’Orientation sur les formats de fichiers numériques (accessibles uniquement sur le réseau du GC) et les Lignes directrices sur les formats de fichier à utiliser pour transférer des ressources documentaires de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) contiennent d’autres conseils sur le choix des formats de fichiers acceptables pour le GC.

S’il y a lieu (comme pour les données scientifiques), s’assurer que les métadonnées demeurent disponibles pour décrire les données, même lorsque les données elles-mêmes ne sont plus disponibles.

Parmi ces métadonnées figurent celles qui décrivent les raisons pour lesquelles les données ne sont plus disponibles. Dans les cas où cela est approprié, ces métadonnées informent les utilisateurs sur le contenu des données, mais leur évitent de perdre du temps à les rechercher lorsqu’elles ne sont pas disponibles ou n’existent plus.

Dans la mesure du possible, mettre en œuvre des normes.

S’assurer que les données et les métadonnées sont regroupées, organisées et stockées conformément aux normes applicables du GC, du ministère, du domaine ou de la discipline.

Les Normes référentielles pangouvernementales relatives aux données du GC fournissent des valeurs de données normalisées établies par le dirigeant principal de l’information du Canada aux fins de mise en œuvre par les ministères. De même, les Normes référentielles pangouvernementales relatives aux métadonnées du GC devraient également être mises en œuvre, conformément à la Norme pour la gestion des métadonnées.

Il convient également d’examiner l’applicabilité et la pertinence de la mise en œuvre d’autres normes de la collectivité bien établies, par exemple les suivantes :

• Dublin Core Metadata Initiative (DCMI);
• Data Documentation Initiative (DDI);
• Darwin Core;
• Access to Biological Collection Databases Extended for Geosciences (ABCDEFG);
• NeXus.

Les fonctionnaires des ministères peuvent également envisager d’utiliser le Registre des vocabulaires contrôlés du GC de BAC. Ce registre contient une terminologie normalisée pour les sujets et les noms canadiens et des vocabulaires que les ministères ont élaborés pour décrire les ressources du GC.

L’Orientation sur la qualité des données contient d’autres conseils sur l’adoption et la mise en œuvre de normes de données, en particulier à la section des dimensions « cohérence » et « intelligibilité ». L’Orientation sur la prescription de normes référentielles sur les métadonnées présente les bonnes pratiques pour l’application des normes référentielles sur les métadonnées.

S’assurer que les métadonnées qui décrivent les données fournissent des références à toutes les données connexes et aux métadonnées correspondantes afin d’enrichir les connaissances contextuelles.

S’assurer que les références sont comprises dans les données elles‑mêmes, par exemple des liens vers les identifiants permanents et mondialement uniques des données et métadonnées connexes.

Inclure des métadonnées au sujet de la provenance des données.

La provenance des données est un enregistrement de l’historique des données, comprenant de l’information sur l’origine des données et la façon dont elles ont été utilisées par le passé. Cette information décrit pourquoi, comment, quand, où et par qui les données ont été créées. Les utilisateurs peuvent se servir de ces métadonnées pour déterminer s’ils peuvent se fier aux données et les réutiliser.

Il convient d’inclure des métadonnées sur l’historique des données, notamment de l’information détaillée sur les changements apportés aux données. Il faut penser à inclure des métadonnées qui fournissent de l’information sur la provenance des données du ministère, telles que :

• la source des données et la méthode de collecte ou de création des données (par exemple, modèle, instrument, méthodologie);
• la date de création ou de collecte des données;
• les personnes qui ont contribué à la création ou à la collecte des données;
• l’information sur les versions (la façon dont les données se rapportent à d’autres versions et la description des changements).

S’assurer que la conservation numérique est prise en compte dans le cadre des activités de gestion des données.

La conservation numérique est une série d’activités qui garantissent l’accès continu aux données et leur réutilisation aussi longtemps que nécessaire. Elle peut faire en sorte que les données restent FAIR à long terme.

Il y a lieu d’effectuer des évaluations périodiques de la qualité des données, notamment pour confirmer l’intégrité des données (telle que la fixité) au fil du temps. En ce qui touche la conservation et le retrait des données, des exigences (comme celles du Règlement sur la protection des renseignements personnels) sont également à prendre en compte. De plus amples renseignements sur l’utilisation, le partage, la conservation et la suppression des renseignements personnels se trouvent dans le Guide sur les pratiques relatives à la vie privée numérique.

L’Orientation sur la qualité des données traite des bonnes pratiques de gestion de la qualité des données. Des conseils supplémentaires pour la gestion des métadonnées tout au long de leur cycle de vie figurent dans l’Orientation sur la gestion du cycle de vie des métadonnées.

S’il y a lieu, indiquer clairement le type de licence qui s’applique aux données.

Une licence précise comment les données peuvent être utilisées ou réutilisées et par qui elles peuvent l’être. Si le type de licence qui s’applique aux données n’est pas clairement indiqué, les utilisateurs éventuels ne sauront pas ce qu’ils peuvent faire avec les données, et la réutilisation des données sera ainsi limitée. Il est recommandé d’utiliser un type de licence standard (par exemple, Creative Commons).

Les données sous licence ouverte peuvent être trouvées, consultées et utilisées par un public plus large, ce qui peut augmenter leur réutilisation. Publier les données ouvertes ministérielles sur le Portail du gouvernement ouvert conformément à la Directive sur le gouvernement ouvert et dans le respect des cadres fédéraux applicables en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de propriété intellectuelle.

Enfin, ajouter de l’information sur la licence choisie aux métadonnées de sorte que tout utilisateur (humain ou machine) qui trouve les données sache ce qu’il est autorisé à en faire.