Annexe au protocole d’entente entre Canada et Nouvelle-Zélande relative à l’échange automatisé de renseignements

Annexe au Protocole d’entente entre le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada et le ministère de l’Entreprise, de l’Innovation et de l’Emploi de la Nouvelle-Zélande (Immigration Nouvelle-Zélande) relative à l’échange automatisé de renseignements

Conformément aux termes du Protocole d’entente entre le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada et le ministère de l’Entreprise, de l’Innovation et de l’Emploi de la Nouvelle-Zélande (Immigration Nouvelle-Zélande) concernant l’échange de renseignements (le « PE »), signé à Washington, DC, le 6 septembre 2016, le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), d’une part, et le ministère de l’Entreprise, de l’Innovation et de l’Emploi de la Nouvelle-Zélande (Immigration Nouvelle-Zélande), d’autre part, chacune des parts ci-après dénommées individuellement le « Participant » et collectivement les « Participants », se sont entendus sur ce qui suit:

1. Généralités

1. La présente annexe a été élaborée conformément au sous-paragraphe 3b) du PE.
2. Les renseignements échangés conformément à la présente annexe sont assujettis aux termes, y compris toutes les conditions incluses à cet égard, du PE. Toute directive concernant l’interprétation et l’application de la présente annexe doit être lue conjointement avec le PE.
3. La présente annexe ne vise pas à modifier l’échange de renseignements entre les Participants en vertu d’autres ententes ou accords d’échange de renseignements déjà établis, y compris les autres annexes du PE.

2. But

Conformément au sous-paragraphe 3b) du PE, le but de la présente annexe est d’établir les conditions selon lesquelles les requêtes automatisées d’empreintes digitales seront effectuées et, si une correspondance d’empreintes digitales est établie, la façon dont les Participants échangeront et utiliseront les renseignements pertinents afin de faciliter l’administration et l’exécution de leur législation respective en matière d’immigration, y compris celle régissant leurs systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile.

3. Définitions

1. Les définitions se trouvant dans le PE doivent être intégrées par renvoi à la présente annexe.
2. Aux fins de la présente annexe :
   • « Participant qui envoie la requête » s’entend du Participant à la présente annexe qui transmet la requête initiale;
   • « Participant qui fournit les données » s’entend du Participant à la présente annexe qui reçoit la requête initiale de la part du Participant qui envoie la requête;
   • « Requête » s’entend d’une demande de renseignements d’un Participant, effectuée à l’aide d’un processus de recherche automatisée qui exige une intervention humaine minimale, qui satisfait aux modalités d’échange par écrit prévues dans le PE;
   • « Ressortissant d’un pays tiers » s’entend d’une personne qui n’est pas un citoyen ou un résident permanent du Canada, ou un citoyen de la Nouvelle-Zélande, de même qu’une personne qui n’a pas de pays de nationalité.

4. Portée de l’échange de renseignements et processus connexe

1. Le Participant qui juge qu’un échange de renseignements dans le cadre de la présente annexe pourrait ne pas être conforme à sa législation interne ou à ses obligations internationales, ou être préjudiciable ou nuire à sa souveraineté nationale, à sa sécurité nationale, à ses politiques publiques ou à tout autre intérêt national important, ou pourrait compromettre une enquête en cours, peut refuser de communiquer tout ou partie de ces renseignements ou offrir de communiquer tout ou partie de ces renseignements aux conditions qu’il précise.

Envoi de requêtes

2. Les Participants comptent s’envoyer mutuellement des requêtes concernant les personnes considérées être des ressortissants d’un pays tiers qui ont présenté une demande d’admission, de visa, de statut de personne protégée ou d’autre statut  lié à l’immigration, ou qui font l’objet d’une enquête en matière d’immigration qui vise à déterminer les bases de l’admissibilité d’une personne, de son éligibilité à obtenir un visa ou le statut de personne protégée ou un autre statut lié à l’immigration, ou de son éligibilité à demeurer sur le territoire du pays du Participant qui envoie la requête, ou qui concerne toute autre question en conformité avec le paragraphe 2 de la présente annexe.
3. Les Participants ne comptent pas envoyer de requête concernant une personne identifiée comme étant, sur la base de données comme les réponses à une demande, les documents d’identité fournis, ou la nature de la demande ou de l’enquête, selon le cas:
   1.  un citoyen du Canada ou de la Nouvelle-Zélande;
   2.  dans le cas d’une requête canadienne, un résident permanent du Canada.
4. Les Participants comptent qu’une requête comportera les renseignements suivants :
   1.  les empreintes digitales pertinentes;
   2.  un numéro de référence unique;
   3. le type de dossier de requête. En aucun cas, le type de dossier ne révélera l’identité ou le statut de protection d’une personne.
5. Les Participants comptent établir mutuellement par écrit le volume annuel maximum estimé de requêtes pouvant être effectuées en vertu de la présente annexe. Les Participants pourront ajuster ce volume estimé en tout temps par consentement mutuel par écrit.

Réponses aux requêtes

6. Suivant la réception d’une requête de la part du Participant qui envoie la requête, et sous réserve du sous-paragraphe 4a) de la présente annexe, le Participant qui fournit les données compte répondre à une requête :
   1. lorsqu’une correspondance des empreintes digitales est établie et :
      1. on croit que la correspondance établie porte sur un ressortissant d’un pays tiers; et
      2. le fait de révéler les renseignements connexes au Participant qui envoie la requête pourrait révéler des détails pertinents favorisant l’efficacité de l’administration et de l’exécution de la législation en matière d’immigration du Participant qui envoie la requête, conformément au paragraphe 2 de la présente annexe et au droit interne du Participant qui fournit les renseignements; ou
   2. lorsqu’une correspondance des empreintes digitales n’a pas été établie, afin d’indiquer l’absence de correspondance.
7. Lorsqu’une correspondance des empreintes digitales est établie, le Participant qui fournit les renseignements compte fournir les données suivantes au Participant qui envoie la requête, sous réserve de la disponibilité et de la faisabilité, dans la ou les bases de données correspondantes du Participant qui fournit les renseignements:
   1. numéro de référence particulier attribué à la personne visée par le Participant qui fournit les renseignements;
   2. numéro de référence particulier attribué à l’événement par le Participant qui fournit les renseignements;
   3. nom(s);
   4. pseudonyme(s);
   5. sexe;
   6. photographie/image faciale;
   7. date de naissance;
   8. nationalité inscrite sur le(s) passeport(s);
   9. pays de naissance;
   10. renseignements figurant dans les documents de voyage, y compris une copie numérisée des documents;
   11. statut actuel et antérieur relatif à l’immigration;
   12. lieu(x), date(s) et motif(s) du prélèvement des empreintes digitales;
   13. pays présumé de la persécution;
   14. motif de l’alerte;
   15. code(s) de refus de visa;
   16. indicateur sur la liste de surveillance;
   17. date(s) et lieu(x) d’arrivée;
   18. date(s) et lieu(x) de départ;
   19. date de renvoi;
   20. état de la demande d’asile;
   21. date(s) de la demande d’immigration;
   22. type(s) de demande d’immigration;
   23. date(s) du résultat de la demande d’immigration;
   24. résultat de la demande d’immigration;
   25.  motif du résultat de la demande d’immigration;
   26. date d’expiration de la permission actuelle, du séjour actuel ou du visa actuel.

Requêtes réciproques

8. Conformément au paragraphe 2 de la présente annexe, suivant la réception d’une réponse indiquant une correspondance avec  les données disponibles, énumérées au sous-paragraphe 4g) de la présente annexe, le Participant qui fournit les renseignements pourra demander au Participant qui envoie la requête de lui fournir les données suivantes, sous réserve de la disponibilité et de la faisabilité, concernant la personne visée par la requête initiale :
   1. numéro de référence particulier attribué à la personne visée par le Participant qui envoie la requête;
   2. numéro de référence particulier attribué à l’événement par le Participant qui envoie la requête;
   3. nom(s);
   4. pseudonyme(s);
   5. sexe;
   6. photographie/image faciale;
   7. date de naissance;
   8. nationalité inscrite sur le(s) passeport(s);
   9. pays de naissance;
   10. renseignements figurant dans les documents de voyage, y compris une copie numérisée des documents;
   11. lieu, date et motif du prélèvement des empreintes digitales;
   12. date du renvoi;
   13. statut actuel et antérieur relatif à l’immigration.

Gestion de renseignements

9. Les données visées aux sous-paragraphes 4g) et 4h) de la présente annexe sont censées être reproduites dans toute documentation technique élaborée par les Participants à l’appui de la présente annexe.
10. Les Participants reconnaissent que les dispositions de la présente annexe, y compris les données précisées aux sous-paragraphes 4g) et 4h) ainsi que toutes modifications futures en vertu du sous-paragraphe 12a) de la présente annexe, sont censées s’appliquer en cas d’incompatibilité entre la présente annexe et les autres documents opérationnels ou techniques rédigés par les Participants en appui à la présente annexe.

Demandes de renseignements supplémentaires

11. Après avoir complété l’échange automatisé de renseignements prévus aux sous-paragraphes 4b) à 4h) de la présente annexe, un Participant pourra demander des renseignements supplémentaires au sujet de la personne visée par la correspondance établie, conformément aux dispositions de l’annexe au PE relative à l’échange de renseignements au cas par cas.

5. Échange de renseignements sur les demandeurs de réinstallation à titre de réfugiés et les demandeurs d’asile

1. Sous réserve de leurs législation, règlements et politiques internes respectifs et du sous-paragraphe 4a) de la présente annexe, les Participants comptent utiliser le processus de requête et de réponse décrit à la présente annexe pour échanger des renseignements afin de soutenir leurs systèmes respectifs de réinstallation des réfugiés et d’octroi de l’asile, y compris la vérification de l’identité et la prise de décisions éclairées dans le cadre de ces systèmes, sauf si les renseignements concernent une personne qui avance des allégations de persécution contre l’un ou l’autre des pays des Participants.
2. Malgré le sous-paragraphe 4(f) de la présente annexe, les Participants comprennent que les réponses à une requête qui concerne un demandeur d’asile ou une personne qui a présenté une demande de réinstallation à titre de réfugié ne seront pas limitées aux ressortissants d’un pays tiers et pourront contenir des renseignements concernant des personnes protégées ou des résidents permanents du Canada.

6. Utilisation et divulgation ultérieure des renseignements

1. Les Participants comptent recueillir, utiliser, et divulguer les renseignements échangés en vertu de la présente annexe d’une manière conforme au PE et à leur législation, règlements et politiques internes respectifs.
2. Les renseignements échangés en vertu de la présente annexe seront divulgués uniquement à des fins d’utilisations conformes au but énoncé au paragraphe 2 de la présente annexe ou dans les circonstances conformes au paragraphe 6 du PE.
3. Les Participants pourront divulguer des renseignements échangés en vertu de la présente annexe à d’autres institutions, notamment la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada, la Cour fédérale du Canada et leurs équivalents en Nouvelle-Zélande, afin d’étayer leur jugement ou leur examen des applications ou demandes, puisque cela est conforme au but énoncé au paragraphe 2 de la présente annexe.
4. Les renseignements échangés en vertu de la présente annexe, y compris les renseignements personnels, seront convenablement classifiés et protégés par des dispositifs de protection administratifs, techniques et physiques appropriés.

7. Conservation et élimination

1. Le Participant qui fournit les renseignements ne conservera pas, sous quelque forme que ce soit, les empreintes digitales fournies dans le cadre de la requête initiale. Le Participant qui fournit les renseignements ne conservera que le numéro de référence unique fourni dans le cadre de la requête initiale à des fins de vérification, de correction, de contrôle du rendement et d’assurance de la qualité.
2. Les Participants comprennent que les renseignements échangés en vertu de la présente annexe qui sont consignés dans un dossier, en format papier ou en format électronique, concernant la personne visée par les renseignements pourront être conservés dans ce dossier conformément à la législation interne et aux politiques régissant la conservation des données du Participant qui les a reçus.
3. Les Participants comptent marquer tout renseignement échangé et conservé en vertu de la présente annexe comme ayant été reçu de l’autre Participant.
4. Les Participants comptent éliminer tout renseignement échangé en vertu de la présente annexe jugé non pertinent ou non nécessaire à l’administration et à l’exécution de leur législation respective en matière d’immigration en temps opportun et de manière conforme à leurs législation, règlements et politiques internes respectifs.

8. Accès et rectification

1. Conformément au sous-paragraphe 8b) du PE, chaque Participant confirme qu’il dispose d’un cadre permettant aux personnes de demander l’accès aux renseignements les concernant échangés dans le cadre de la présente annexe, et que la personne peut demander, lorsque les renseignements peuvent lui être fournis, une correction ou une annotation desdits renseignements.
2. Conformément au sous-paragraphe 8c) du PE, chaque Participant confirme qu’il dispose d’un cadre permettant aux personnes de demander un examen lorsqu’un Participant refuse une demande de communiquer à une personne des renseignements la concernant.
3. Les Participants comprennent que, conformément au sous-paragraphe 6d) du PE, les renseignements échangés en vertu de la présente annexe pourront être communiqués à la personne visée sans avis préalable à l’autre Participant.

9. Observation et examen

1. Les Participants comptent protéger les connexions techniques entre leurs systèmes pertinents par des moyens adéquats, y compris des mesures de protection matérielles et techniques décidées mutuellement.
2. Aux fins du paragraphe 10 du PE, les Participants comptent examiner annuellement le volume de transactions, les résultats obtenus et la rapidité de la réponse aux requêtes selon des mesures de gestion de rendement décidées mutuellement, qui pourront inclure:
   1. le nombre de requêtes envoyées et le pourcentage du volume total de demandes;
   2. le nombre et le pourcentage de correspondances;
   3. le nombre de cas de divergence d’identité décelés;
   4. le nombre d’échanges à la suite desquels des renseignements ont été transmis aux responsables des visas, de l’immigration et du contrôle frontalier avant qu’ils aient pris une décision;
   5. le nombre et la gravité des atteintes à la sécurité du système d’échange de renseignements, des bases de données ou des renseignements personnels communiqués en vertu de la présente annexe, et un compte rendu des mesures correctives qui ont été prises;
   6. le nombre et la gravité des atteintes à la vie privée du système d’échange de renseignements, des bases de données ou des renseignements personnels communiqués en vertu de la présente annexe, et un compte rendu des mesures correctives qui ont été prises.
3. Les Participants comptent mener des activités régulières d’assurance de la qualité, y compris l’examen des mesures de protection de la vie privée applicables, en ayant recours à une méthode décidée mutuellement de façon à garantir que les activités menées en vertu de la présente annexe respectent les principes qui y sont décrits. Ces activités pourront, entre autres, servir à déterminer :
   1. si les renseignements échangés dans le cadre de la présente annexe ont été conservés alors qu’ils auraient dû être éliminés;
   2. si les renseignements échangés dans le cadre de la présente annexe ont été marqués comme ayant été reçus de l’autre Participant;
   3. si les renseignements échangés en vertu de la présente annexe ont été divulgués d’une manière non conforme au paragraphe 6 du PE;
   4. le nombre de demandes de correction et si les renseignements échangés en vertu de la présente annexe ont été corrigés conformément au PE.
4. En vertu du sous-paragraphe 11d) du PE, les Participants comprennent que l’utilité des renseignements échangés en vertu de la présente annexe et les limites à cette utilité sont assujetties à leurs examens et discussions continus.
5. Les Participants comptent mener régulièrement des examens pour évaluer si les renseignements échangés en vertu de la présente annexe continuent de satisfaire à leurs exigences. Les Participants entendent que le premier examen soit tenu au plus tôt un an et au plus tard cinq ans après la date de prise d’effet de la présente annexe, et que les dates d’examens subséquents soient décidées mutuellement par la suite.

10. Points de contact

• Les points de contact des Participants aux fins de la mise en application et de l’administration de la présente annexe sont :
  • pour le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada : directeur général, Direction générale de l'orientation du programme d'immigration, Secteur des opérations;
  • pour l’ASFC : directeur général, Direction de programme des voyageurs, Direction générale des programmes;
  • pour le ministère de l’Entreprise, de l’Innovation et de l’Emploi : directeur général, Unité de la conformité, de la gestion du risque et du renseignement, Immigration Nouvelle-Zélande.

11. Financement

Les Participants assumeront leurs propres frais et utiliseront leurs propres ressources matérielles et en personnel pour exercer leurs activités en vertu de la présente annexe.

12. Dispositions finales

1. Les Participants peuvent modifier la présente annexe par consentement mutuel, par écrit.
2. Conformément au PE, l’un ou l’autre des Participants pourra mettre fin à sa participation à la présente annexe en donnant un avis, par écrit, à l’autre Participant. L’annexe prendra fin 90 jours après la réception de l’avis écrit. Les Participants comprennent que le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada ou l’ASFC pourra mettre fin à sa participation à la présente annexe et que cette fin n’aura aucune incidence sur l’application de la présente annexe par les Participants restants. Les Participants peuvent également consentir mutuellement, par écrit, à mettre fin en tout temps à la présente annexe. Les Participants comprennent que les paragraphes 6 à 10 du PE et les paragraphes 6 à 9 de la présente annexe continueront de s’appliquer aux renseignements échangés dans le cadre de la présente annexe, même après la fin du PE.
3. La présente annexe au PE prendra effet à la date de sa signature par tous les Participants ou à la date de sa signature par le dernier Participant, si tous les Participants ne la signent pas le même jour.

Signé en trois exemplaires, en langues française et anglaise, chaque version étant également valide.

Pour le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada

Pour le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada

Pour le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada