Protocole d’entente entre Le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada et le secrétaire d’État du ministère de l’Intérieur du Royaume-Uni représenté par le « Home Office » concernant l’échange de renseignements

Le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada (CIC) et l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), les Participants canadiens, et le secrétaire d’État du ministère de l’Intérieur du Royaume-Uni représenté par le « Home Office », le Participant du Royaume-Uni, ci-après dénommés collectivement les « Participants »,

Tenant compte des relations de coopération de longue date entre les autorités de l’immigration du Canada et du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord;

Considérant les tendances mondiales en matière de migration régulière et irrégulière et du besoin impérieux d’accueillir des migrants et de conférer l’asile aux personnes ayant besoin de protection, tout en s’attaquant à la fraude liée à  l’identité et au recours abusif de la législation sur l’immigration et la citoyenneté, y compris celle régissant les systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile, afin de maintenir la prospérité et la sécurité de leur pays respectif;

Confirmant que le présent protocole d’entente (PE) vise à faciliter l’échange de renseignements entre les Participants afin de soutenir l’administration et l’exécution de leur législation respective en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant les systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile, en tenant compte de leurs obligations nationales et internationales en matière de droits de l’homme;

Reconnaissant la nécessité d’établir un mécanisme d’échange de renseignements d’une manière qui respecte la vie privée, les libertés civiles et les droits de l’homme;

Reconnaissant que  l’identification des personnes interdites de territoire en vertu de leur législation respective améliore leur capacité de faciliter les voyages des visiteurs de bonne foi;

Se sont entendus sur ce qui suit :

  1. Portée et but

    1. Le présent PE concernant l’échange de renseignements régit des conditions visant à faciliter l’échange de renseignements entre les Participants, conformément à leurs législation, pouvoirs en common law, politiques et règlements internes respectifs.
    2. L’échange de renseignements en vertu du présent PE a pour but de faciliter l’administration et l’exécution de la législation respective des Participants en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celles régissant leurs systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile.
    3. Le présent PE ne vise pas à modifier l’échange de renseignements entre les Participants en vertu d’autres ententes ou accords d’échange de renseignements bilatéraux déjà établis.
  2. Définitions

    Les définitions suivantes s’appliquent au présent PE :

    1. « système de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile »
      désigne la totalité de la législation et des pratiques administratives et judiciaires utilisées par les gouvernements de chacun des Participants aux fins de l’examen des demandes d’octroi de l’asile et de réinstallation de réfugiés, dans les bureaux intérieurs et à l’étranger;
    2. « renseignements »
      désignent les données recueillies dans le but de l’administration et de l’exécution de la législation interne respective des Participants  en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant leurs systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile, et comprennent, sans s’y limiter, les renseignements personnels, les documents de politique et les pratiques exemplaires, les procédures, les analyses des tendances et les données statistiques;
    3. « par écrit »
      désigne les communications sous forme de textes, y compris celles en format électronique ou automatisé;
    4. « renseignements personnels »
      désigne les données relatives à une personne qui peut être identifiée i) à partir de ces données ou ii) à partir de ces données et d’autres renseignements détenus, ou susceptibles d’être détenus, par le Participant, y compris les identificateurs personnels comme les données biographiques ou biométriques, toute décision relative à l’immigration ou à la citoyenneté concernant la personne et toute indication des intentions du Participant ou de toute autre personne à l’égard de la personne. Pour le Canada, les renseignements personnels comprennent également les renseignements relatifs à une personne qui est décédée depuis moins de 20 ans.
  3. Généralités

    1. Conformément au présent PE, les Participants comptent échanger des renseignements de manière sécuritaire, y compris des renseignements personnels, dans le but énoncé au sous-paragraphe 1b).
    2. Les Participants s’échangeront des renseignements conformément aux annexes pertinentes élaborées par consentement mutuel dans le cadre du présent PE. Les Participants comprennent ce qui suit:
      1. Les annexes apporteront des précisions supplémentaires en ce qui concerne les renseignements qui peuvent être échangés, les méthodes de transmission, d’entreposage et de conservation, toute procédure opérationnelle ou tout mécanisme de sécurité supplémentaire ou autre mesure de protection à appliquer;
      2. Les annexes sont destinées à être conformes aux termes du présent PE et à la législation, aux règlements et aux politiques  respectifs des Participants.
    3. Un Participant peut effectuer  un échange de renseignements en demandant des renseignements à l’autre Participant ou en lui fournissant des renseignements du fait que ces renseignements ont trait au but énoncé au sous-paragraphe 1b).
    4. Les Participants comptent  effectuer des échanges de renseignements par écrit. S’il n’est pas raisonnablement possible de présenter une demande par écrit avant que l’échange de renseignements ait lieu, le Participant qui présente la demande confirmera la demande par écrit dès que possible par la suite. Si des renseignements sont fournis du fait qu’ils sont jugés pertinents au but énoncé au sous-paragraphe 1b) et cet échange ne peut être effectué  par écrit, le Participant qui effectue l’échange compte confirmer l’échange par écrit dès que possible par la suite.
    5. Les annexes au présent PE peuvent, lorsque cela est précisé, constituer une entente écrite préalable en vue de l’échange de renseignements qui y sont précisés, répondant conséquemment au besoin de demander des renseignements ou d’en effectuer l’échange par écrit aux termes du sous-paragraphe 3d).
    6. Le Participant qui juge qu’un échange de renseignements dans le cadre du présent PE pourrait ne pas être conforme à sa législation interne ou à ses obligations internationales, ou être préjudiciable à sa souveraineté nationale, à sa sécurité nationale, à ses politiques publiques ou à tout autre intérêt national important, peut refuser de communiquer tout ou partie de ces renseignements ou offrir de communiquer tout ou partie de ces renseignements aux conditions qu’il précise. Dans la mesure du possible, lorsqu’un Participant refuse une demande ou reporte sa réponse à une demande de renseignements, ce Participant communiquera par écrit, à l’autre Participant, les raisons du refus ou du report de l’échange de renseignements dès que possible.
    7. Les Participants ne comptent pas échanger des renseignements si l’échange, l’utilisation ou la divulgation ultérieure des renseignements peut faire en sorte :
      1. que les renseignements soient portés à la connaissance d’un gouvernement, d’une autorité ou d’une personne d’un pays tiers contre lesquels la personne visée par les renseignements demande ou a obtenu la protection en vertu de la Convention de 1951 relative au statut des réfugiés (la « Convention de 1951 ») et de son Protocole de 1967 relatif au statut des réfugiés (le « Protocole de 1967 »), de la Convention contre la torture et autres peines ou traitements cruels, inhumains ou dégradants de 1984 (la « Convention contre la torture de 1984 »), ou de la législation interne de l’un ou l’autre des Participants mettant en œuvre les conventions ou le protocole pertinents;
      2. qu’en raison de la connaissance par ce gouvernement, cette autorité ou cette personne, la personne visée par les renseignements devienne admissible aux protections énoncées ci-dessus;
      3. que la personne visée par ces renseignements ou des membres de sa famille risquent de subir des préjudices graves, y compris le refoulement, la persécution, la torture ou tout autre type de préjudice visé par la Convention de 1951, le Protocole de 1967 ou la Convention contre la torture de 1984.
    8. Les Participants comptent échanger des renseignements en temps opportun, puisqu’ils reconnaissent que fournir des renseignements aux décideurs dans des délais raisonnables est essentiel à la prise de décisions éclairées dans le cadre de l’administration et de l’exécution de la législation interne en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant les systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile.
    9. Chaque Participant compte aviser l’autre par téléphone ou par écrit en cas de catastrophe ou de toute autre situation qui perturbe le transfert prévu entre eux de renseignements dans les 24 heures après avoir pris connaissance de la catastrophe ou autre situation, ou dès que possible.
  4. Échange de renseignements sur les demandeurs de réinstallation à titre de réfugiés et les demandeurs d’asile

    Les Participants comprennent ce qui suit :

    1. conformément aux paramètres décrits au paragraphe 3, les Participants peuvent échanger des renseignements afin de soutenir leurs systèmes respectifs de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile, y compris la vérification de l’identité et la prise de décisions éclairées dans le cadre de ces systèmes, sauf si l’objet de l’échange de renseignements consiste en des allégations de persécution par l’un ou l’autre des Participants;
    2. en plus des conditions décrites au paragraphe 6 relativement à l’échange ultérieur de renseignements, la divulgation par le Participant qui reçoit les renseignements concernant un demandeur d’asile ou de réinstallation à titre de réfugié à d’autres gouvernements ou institutions nécessitera, au préalable, le consentement par écrit du Participant qui fournit les renseignements, sauf mention contraire dans l’annexe.
  5. Désignation des représentants officiels

    1. Les Participants comptent  désigner des représentants pour administrer le présent PE et s’aviseront l’un l’autre par écrit de ces désignations et des changements connexes.
    2. Les Participants peuvent  désigner des représentants, des entités ou des groupes de représentants autorisés à échanger les renseignements dans le cadre d’une annexe ou préciser des points de contact.
  6. Utilisation et divulgation ultérieure des renseignements

    1. Les Participants peuvent, dans le but énoncé au sous-paragraphe 1b), divulguer les renseignements reçus dans le cadre du présent PE à d’autres autorités internes responsables de poursuivre le même but dans le cadre de leurs tâches officielles. Les Participants comptent s’assurer que leurs autorités internes respectives accordent le même niveau de protection aux renseignements et restreindront leur divulgation conformément au présent PE et aux annexes connexes.
    2. Les Participants ne comptent pas utiliser ni divulguer les renseignements reçus en vertu du présent PE et des annexes connexes dans un but autre que celui énoncé au sous-paragraphe 1b), sauf dans l’un des cas suivants:
      1. dans la mesure où  la législation interne d’un Participant exige cette utilisation ou cette divulgation;
      2. au gouvernement d’un pays tiers, aux fins de vérification de l’identité d’une personne ou de détermination de la provenance de pièces d’identité, en ce qui concerne des démarches visant la délivrance de nouveaux documents ou le renvoi d’une personne vers le pays en question.
    3. Relativement à la divulgation de renseignements en vertu du sous-paragraphe  6b) et en fonction des restrictions en matière d’échanges figurant dans les paragraphes 3 et 4 :
      1. Le Participant qui divulgue les renseignements s’assurera que les autorités auxquelles les renseignements sont divulgués accordent un niveau de protection similaire à ces renseignements, et en restreignent l’utilisation et la divulgation, en conformité avec le présent PE et les annexes connexes.
      2. Lorsqu’une divulgation est nécessaire en vertu de l’alinéa 6b)i), le Participant, si ce n’est pas infaisable, avertira préalablement l’autre Participant de la divulgation et de l’utilisation prévues des renseignements et lui fournira des détails à ce sujet. Dans le cas exceptionnel où tout avis préalable est infaisable, le Participant qui divulgue les renseignements en avisera l’autre dès que possible.
      3. En ce qui a trait à une divulgation en vertu de l’alinéa 6b)ii), le Participant qui divulgue les renseignements obtiendra l’autorisation préalable, par écrit, de l’autre Participant.
    4. Les Participants comptent s’assurer que la classification de sécurité et les restrictions, les conditions ou les instructions de traitement particulières sont inscrites de façon appropriée sur tous les renseignements échangés dans le cadre du présent PE. Dans tout cas particulier, le Participant qui fournit les renseignements peut, à l’aide de marques de protection ou par un autre moyen,  appliquer des restrictions, des conditions ou des instructions de traitement particulières supplémentaires aux renseignements échangés dans le cadre du présent PE. Le Participant qui fournit les renseignements peut refuser de fournir les renseignements en tout ou en partie si le Participant qui en fait la demande n’est pas en mesure de se conformer aux restrictions, aux conditions ou aux instructions de traitement particulières.
    5. Afin de prévenir la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisée des renseignements obtenus dans le cadre du présent PE, chaque Participant compte limiter l’accès à ces renseignements à ceux qui en ont besoin dans le but énoncé au sous-paragraphe 1b) et utiliser des mécanismes de sécurité reconnus comme des mots de passe, le cryptage ou tout autre disposition  de protection raisonnables pour  empêcher l’accès non autorisé. Chaque Participant s’assurera que toutes les personnes autorisées à avoir accès aux renseignements reçus en vertu du présent PE ont une formation appropriée quant aux restrictions de traitement et d’utilisation qui s’appliquent à ces renseignements et comptent protéger  les renseignements conformément au présent PE.
    6. Chaque Participant compte aviser l’autre de tout accès accidentel ou non autorisé aux renseignements reçus dans le cadre du présent PE, et de toute utilisation, divulgation, modification ou élimination accidentelle ou non autorisée de ces renseignements, et fournir toutes les précisions nécessaires au sujet de  l’accès, de l’utilisation, de la divulgation, de la modification ou élimination accidentel ou non autorisé dans les 24 heures après avoir pris connaissance de l’atteinte à la sécurité.
  7. Exactitude des renseignements

    1. Les Participants comptent fournir les renseignements les plus exacts et les plus à jour  dont ils disposent. Si l’un ou l’autre des Participants prend connaissance que l’autre Participant pourrait utiliser des renseignements  échangés dans le cadre du présent PE qui sont inexacts ou que l’autre Participant se fie à de tels renseignements, il compte l’en aviser immédiatement, et fournir des renseignements rectifiés, s’ils sont disponibles.
    2. Lorsqu’un Participant reçoit des renseignements rectifiés, celui-ci compte éliminer ou corriger les renseignements inexacts. Ce Participant compte également aviser l’autre Participant par écrit qu’il a éliminé ou corrigé les renseignements inexacts.
  8. Droit d’accès et rectification

    1. Lorsque des renseignements concernant une personne ou un groupe de personnes en particulier sont échangés, les Participants comptent inscrire une note au dossier du client visé indiquant qu’un tel échange a eu lieu. De plus, le Participant qui reçoit les renseignements compte marquer tout renseignement conservé suite à l’échange comme ayant été reçu de l’autre Participant en vertu du présent PE.
    2. Chaque Participant confirmera, avant la mise en application d’une nouvelle annexe, qu’il a en place un système permettant aux personnes de demander des renseignements les concernant échangés dans le cadre du présent PE et des annexes connexes, et que la personne peut demander, lorsque les renseignements peuvent lui être fournis, une correction ou une note indiquant qu’une demande de correction a été présentée. La communication à une personne de renseignements l’a concernant et qui ont fait l’objet d’un échange dans le cadre du présent PE est assujetti aux termes du paragraphe 6.
    3. Chaque Participant confirmera, avant la mise en application d’une nouvelle annexe, qu’il dispose d’un système offrant des voies de recours aux personnes dans le cas où il n’est pas en mesure de communiquer à une personne des renseignements la concernant.
  9. Conservation et élimination des renseignements

    1. Chaque Participant compte conserver les renseignements échangés dans le cadre du présent PE conformément aux dispositions du présent PE, de l’annexe connexe et de son droit interne.
    2. Chaque Participant compte évaluer la pertinence continue des renseignements reçus dans le cadre du présent PE et éliminer les renseignements de façon sécuritaire lorsqu’ils ne sont plus pertinents ou nécessaires conformément à son droit interne.
  10. Transactions, rendement et rapports de gestion

    Les Participants comptent tenir des registres de renseignements échangés dans le cadre du présent PE et des annexes connexes et élaborer des mesures de gestion du rendement qui comprennent, sans s’y limiter, le nombre et la gravité de toute atteinte à la sécurité ou à la vie privée, ainsi qu’un résumé des mesures prises. Les Participants peuvent tenir d’autres registres conformément à leur législation interne et leurs politiques et directives applicables en matière de conservation.

  11. Observation et examen

    1. Les Participants comptent effectuer des activités d’assurance de la qualité afin de s’assurer que les activités qui ont lieu dans le cadre du présent PE sont conformes à son objet et à celui des annexes connexes. Cela peut comprendre le fait de déterminer :
      1. si les renseignements ont été conservés au lieu d’être éliminés;
      2. si les renseignements échangés dans le cadre du présent PE ont été marqués comme ayant  été reçus de l’autre Participant;
      3. si les renseignements ont été communiqués à une autre entité sans demande ou avis préalable par écrit à l’autre Participant;
      4. toute autre activité d’assurance de la qualité établie mutuellement par les Participants.
    2. L’un ou l’autre des Participants peut demander à l’autre l’assurance que des mesures de protection techniques, juridiques ou en matière de politiques suffisantes sont maintenues relativement aux renseignements échangés dans le cadre du présent PE et des annexes connexes. Les Participants peuvent également demander un examen de ces mesures de protection.
    3. Lorsqu’un Participant cerne une lacune à l’égard des mesures énoncées aux sous-paragraphes 11a) ou 11b), les Participants comptent résoudre le problème par la consultation mutuelle. Toutefois, si un des Participants croit nécessaire de refuser une demande ou de reporter sa réponse à une demande de renseignements dans le cadre du présent PE en attendant que la lacune cernée soit réglée, le Participant compte fournir un avis écrit à l’autre Participant.
    4. Les Participants comptent examiner conjointement le présent PE. Le premier examen régulier doit avoir lieu au plus tôt un an et au plus tard cinq ans après la date de prise d’effet du présent PE. Les dates des examens subséquents seront décidées mutuellement.
    5. Conformément à leurs législation et politiques internes respectives, les Participants comptent prendre les mesures nécessaires afin de signaler toute atteinte sérieuse à la sécurité ou à la vie privée à l’organisme de surveillance approprié. Chaque Participant confirmera, avant la mise en application d’une nouvelle annexe, qu’il a en place un système résumant les étapes appropriées afin de rendre compte des cas d’atteinte à la sécurité ou à la vie privée et de les régler.
  12. Application et interprétation

    1. Le présent PE n’est pas juridiquement contraignant.
    2. Les Participants comptent résoudre toute différence concernant l’interprétation et l’application du présent PE par voie de consultation mutuelle.
    3. Les Participants comptent s’aviser l’un l’autre des changements apportés à leurs législation, politiques et règlements internes respectifs qui pourraient avoir une incidence sur l’application et l’interprétation du présent PE et des annexes connexes.
  13. Financement

    Les Participants assumeront leurs propres frais et utiliseront leurs propres matériel et ressources en personnel pour exercer les activités en vertu du présent PE.

  14. Dispositions finales

    1. Le présent PE prendra effet à la date de la dernière signature par les Participants.
    2. Les Participants peuvent modifier le présent PE ou toute annexe connexe par consentement mutuel, par écrit.
    3. L’un ou l’autre des Participants peut dénoncer le présent PE ou une de ses  annexes connexes en tout temps en donnant un avis, par écrit, de 90 jours à l’autre Participant. Les Participants comprennent que les paragraphes 6 à 10 s’appliqueront toujours aux renseignements échangés dans le cadre du présent PE et des annexes connexes même après que celui-ci ait pris fin.

Signé en trois exemplaires à Londres, ce 9e  jour de septembre 2015, en langues française et anglaise, chaque version étant également valide.

Pour Le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada

Pour l’Agence des services frontaliers du Canada

Pour le secrétaire d’État du ministère de l’Intérieur représenté par le « Home Office »

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