Appel de propositions national (ADP) 2015 - Tutoriel

Avant de commencer

• Lisez les Lignes directrices relatives au financement et la Foire aux questions.
• Tous les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque.
• Servez-vous des boutons Sauvegarder, Précédent et Suivant au bas de chaque écran pour naviguer dans le système.

Table des matières

Procédure générale

• Comment ajouter des options à partir d’une liste (comme activités, résultats, partenaires, régions, thèmes)
• Comment télécharger un fichier

Conseils de dépannage et directives

• Création d’un compte
  • Pour les organisations : directeur général
  • Renseignements d’ouverture de session
  • Portail des partenaires d’IRCC
  • Sélection du processus de financement
  • Programme et processus de financement
  • Portée géographique
• Voir vos demandes existantes
• Section 1 : Sommaire
• Section 2 : Justification
• Section 3 : Activités
• Section 4 : Sensibilisation et résultats
• Section 5 : Capacité
• Section 7 : Budget
• Documents obligatoires
• Déclaration de la direction
• Consulter la page État
• Transmettre votre demande

Procédure générale

Comment ajouter des options à partir d’une liste

Comment ajouter de nouveaux éléments à une liste

Comment ajouter des options à partir d’une liste préexistante

• Cliquez sur + Ajouter pour ajouter un élément.
• Cliquez une fois sur un élément de la liste pour le sélectionner, puis cliquez sur l’icône de la loupe situé à droite.
• Cliquez ensuite sur OK.

Comment télécharger un fichier

Pour gérer les documents à l’appui dans votre demande, au besoin :

• cliquez sur Télécharger le fichier;
• parcourez votre ordinateur pour trouver et joindre votre fichier;
• pour supprimer un document, sélectionnez le nom du fichier correspondant dans la liste et cliquez sur Supprimer.

Conseils de dépannage

Création d’un compte

Les nouveaux utilisateurs doivent créer un compte.

Pour les organisations : directeur général

• Pour créer et gérer le profil d’une organisation, vous devez en être le directeur général.
• Si vous n’êtes pas directeur général, vous pouvez tout de même demander du financement au nom de votre organisation; vous devez toutefois d’abord connaître le numéro de référence de votre organisation.
• Le numéro de référence est transmis au directeur général lors de la création du profil.

Renseignements d’ouverture de session

• Votre adresse courriel (code d’utilisateur) et votre mot de passe vous permettront d’ouvrir une session dans le portail. Votre question d’authentification servira à récupérer un mot de passe perdu.
• Vous devez lire les modalités et conditions d’utilisation et les accepter en cochant la case appropriée au bas de la page avant de procéder.
• Une fois que vous aurez sélectionné S’inscrire, vous serez avisé qu’un courriel contenant les renseignements d’ouverture de session a été expédié à l’adresse courriel que vous avez fournie. La réception du courriel prendra plusieurs minutes.

Portail des partenaires d’IRCC

• En ouvrant une session dans le portail des partenaires d’IRCC, vous serez en mesure de gérer votre compte, de modifier votre mot de passe, de consulter des demandes antérieures ou courantes et de créer de nouvelles demandes.
• Pour créer une nouvelle demande, cliquez sur Voir ou soumettre les demandes.

Sélection du processus de financement

• Dans chaque champ, sélectionnez, à l’aide des menus déroulants, les éléments qui s’appliquent à votre demande.
• Les éléments sélectionnés à cette étape détermineront les options offertes qui s’afficheront tout au long de la demande.

Programme et processus de financement

• Seuls les programmes et processus de financement actuels sont offerts.

Portée géographique

Seules les options liées à la portée géographique et applicables au processus de financement sélectionné seront offertes.

• Sélectionnez l’option Régionale si votre projet porte sur les besoins et les activités d’un seul bureau régional d’IRCC.
• Sélectionnez l’option Nationale si votre projet porte sur les besoins et les activités de plus d’un bureau régional d’IRCC.

Les bureaux régionaux d’IRCC sont définis ainsi :

• Région de l’Ouest (Colombie-Britannique, Alberta, Saskatchewan, Manitoba, Yukon, Territoires du Nord-Ouest et Nunavut)
• Région de l’Ontario (Ontario)
• Région de l’Est (Québec*, Nouveau-Brunswick, Terre-Neuve-et-Labrador, Nouvelle-Écosse et Île-du-Prince-Édouard)

* En vertu de l’Accord Canada-Québec, le Québec est responsable de la prestation des services d’établissement et de réinstallation sur son territoire.

Les demandeurs de partout au pays, y compris au Québec, peuvent présenter un projet de portée nationale tant que celui-ci n’est pas propre au Québec.

Voir vos demandes existantes

• Si vous avez demandé du financement au moyen de ce portail dans le passé, ou pour voir une demande existante, cliquez sur le numéro de la demande.
• À tout moment dans la demande, vous pouvez retourner en arrière pour voir votre liste de demandes existantes en cliquant sur Demande dans la barre de menus supérieure.

Section 1 : Sommaire

Liste de clients/participants

• Ce champ n’apparaîtra que si vous avez sélectionné Inter-Action (multiculturalisme) comme programme de financement au début de votre demande.
• Vous devez sélectionner au moins deux communautés qui participeront au projet/à l’activité.
• Les projets ou activités admissibles au financement d’Inter–Action (multiculturalisme) doivent démontrer la participation de plus d’une communauté culturelle, religieuse ou ethnique, et établir des occasions concrètes d’interaction positive entre elles.

Pays

• Le Canada est sélectionné automatiquement, car les services préalables à l’arrivée (à l’étranger) ne font partie d’aucun processus de financement actuellement ouvert.

Région

Ce champ ne sera disponible que si vous avez sélectionné Régionale comme portée géographique au début de votre demande.

À l’aide du menu déroulant, choisissez la région d’IRCC correspondant à votre demande.

Les régions d’IRCC sont les suivantes :

• Région de l’Ouest (Colombie–Britannique, Alberta, Saskatchewan, Manitoba, Yukon, Territoires du Nord­Ouest et Nunavut);
• Région de l’Ontario (Ontario);
• Région de l’Est (Québec*, Nouveau–Brunswick, Terre–Neuve–et–Labrador, Nouvelle–Écosse et Île–du–Prince–Édouard).

* En vertu de l’Accord Canada-Québec, le Québec est responsable de la prestation des services de réinstallation et d’établissement sur son territoire.

Province/territoires

Ce champ n’apparaîtra que si vous avez sélectionné Régionale comme portée géographique au début de votre demande. Vous pouvez ajouter autant de provinces/territoires que vous le voulez (situés au sein de la région d’IRCC que vous avez indiquée) auxquels s’applique votre projet/activité.

Section 2 : Justification

But

Un but est un résultat final observable et mesurable composé d’un ou de plusieurs objectifs à atteindre dans un délai précis.

Thèmes

• Les projets/activités admissibles doivent correspondre à un ou plusieurs thèmes d’IRCC, tel que décrit dans les Lignes directrices relatives au financement.
• Vous pouvez ajouter plus qu’un thème d’IRCC par projet.

Section 3 : Activités

Ajouter une activité

Vous pouvez ajouter autant d’activités que nécessaire.

Gérer vos activités (Modifier/Supprimer)

Toutes les activités que vous ajoutez et sauve gardez sont incluses dans la Liste d’activités.

Nom de l’activité

L’utilisation d’un nom distinct pour chaque activité vous permettra de les trouver facilement dans la Liste d’activités.

Description de l’activité

Si vous faites une demande de financement de programme d’établissement pour un projet de Services indirects ou si vous faites une demande de financement d’Inter-Action (Multiculturalisme), vous devez inclure une activité pour décrire le plan de dissémination, en indiquant de quelle façon vous diffuserez l’information, les connaissances et les outils produits dans le cadre du projet/de l’activité.

Nombre de clients/participants prévu

Indiquez le nombre de clients/participants prévus pour la durée de cette activité.

Liste de clients/participants

Indiquez quels sont les clients/participants visés par votre projet/activité. Vous pouvez sélectionner autant de catégories que nécessaire.

Catégories

Sélectionnez dans la liste un type de clients/participants qui s’applique à votre projet/activité (choisir « Autre » si la catégorie ne figure pas dans la liste).

Liste de lieux de mise en œuvre

Sélectionnez un ou plusieurs emplacements (c.-à-d. villes) où votre activité se déroulera. Vous pouvez ajouter autant d’emplacements que nécessaire.

Section 4 : Sensibilisation et résultats

Résultat d’IRCC (immédiat et intermédiaires) - Ajouter

Les résultats immédiats sont directement attribuables au projet/à l’activité, ils sont obtenus à court terme et ont souvent une incidence directe sur vos clients/participants cibles.

Tous les projets/activités admissibles doivent correspondre à un ou plusieurs résultats immédiats d’IRCC, tel que décrit dans les Lignes directrices relatives au financement.

Les résultats intermédiaires sont des résultats auxquels on s’attend une fois que l’on a obtenu un ou plusieurs résultats à court terme. En termes de délai et de niveau, il s’agit de résultats à moyen terme, qui sont généralement liés à des connaissances plus larges et à un changement de comportement.

Les champs liés aux résultats intermédiaires d’IRCC apparaîtront seulement si vous sélectionnez Programme d’établissement ou Programme Inter-Action (Multiculturalisme) comme programme de financement lorsque vous débutez votre demande.

Section 5 : Capacité

Partenaires

Quoi que les partenariats soient recommandés pour tous les projets, seuls les projets liés à Inter-Action (Multiculturalisme) doivent nécessairement comprendre des partenaires pour être considérés comme admissibles à un financement.

Lettres d’appui (appui financier, en nature, autre)

Si vous avez un partenaire financier, il est obligatoire d’inclure une lettre de ce partenaire.  L’inclusion de lettes d’appui de partenaires apportant une contribution en nature ou autre est optionnelle.

Section 7 : Budget

Période de financement

À l’aide du calendrier, sélectionnez les dates de début et de fin du financement que vous demandez à IRCC. Vous pouvez également entrer ces dates sous le format aaaa-mm-dd.

Montant total requis auprès d’IRCC

Ce tableau résumera le budget que vous produirez en entrant les renseignements concernant l’exercice financier et les postes budgétaires précis dans les cases ci-dessous. Il comporte les totaux de chaque exercice financier compris dans la période de financement que vous avez sélectionnée.

Un exercice financier s’étend du 1er avril au 31 mars. Si, par exemple, la période de financement que vous avez choisie commence le 15 avril 2016 et se termine le 15 février 2018, vous devez alors fournir un budget pour la période allant du 15 avril 2016 au 31 mars 2017 et un autre pour celle du 1er avril 2017 au 15 février 2018.

Copie d’un exercice financier

• Cliquez sur la ligne correspondant à l’exercice financier que vous souhaitez copier afin de le sélectionner.
• Pour copier l’exercice financier sélectionné, cliquez sur Copier et utilisez le menu déroulant pour identifier l’exercice financier.

Suppression d’un exercice financier

• Cliquez sur la ligne correspondant à l’exercice financier que vous souhaitez supprimer afin de le sélectionner.
• Pour supprimer l’exercice financier sélectionné, cliquez sur Supprimer. Ce faisant, vous supprimerez l’exercice entier de votre budget, de même que tous les postes qui s’y rattachent (Exécution du programme, Administration, Capital, Revenus).

Exécution du programme/Administration/Capital/Revenus

Pour ajouter un poste à un exercice financier :

• Assurez-vous de travailler dans l’exercice financier fiscal dans lequel vous voulez modifier des postes (dans le tableau Montant total requis d’IRCC, l’exercice financier que vous comptez modifier doit être sélectionné).

Documents obligatoires

Les types de documents qui figurent sur votre demande correspondent aux documents obligatoires associés à votre type de demande, conformément au Profil d’accès du portail d’IRCC; vous devez joindre chaque document exigé à votre demande.

Si vous présentez des dossiers autres que les documents obligatoires exigés, la demande sera jugée incomplète et aucun suivi ne sera fait en vue d’obtenir les documents ou les renseignements manquants.

Constitution, règlement, lettre d’incorporation ou instrument de gouvernance similaire

Un instrument de gouvernance similaire décrirait des aspects comme le cadre de référence de l’organisation, ses pouvoirs et ses principes directeurs.

Rapport annuel le plus récent

Le plus récent, ici, fait référence au rapport annuel du dernier exercice financier qui vient de s’écouler ou à tout autre document qui comprend des renseignements similaires.

États financiers complets du dernier exercice

Si aucun renseignement comparatif sur deux exercices financiers ne figure dans les états financiers, vous devez fournir les états financiers complets des deux derniers exercices financiers.

Noms des personnes membres du conseil d’administration

Inscrivez les noms des personnes qui sont membres à temps plein ou à temps partiel de votre conseil d’administration.

Preuve de citoyenneté (demandeurs individuels seulement)

Vous devez numériser le document original et le joindre à votre demande par voie électronique. Consultez le site Web d’IRCC pour de plus amples renseignements sur les documents acceptés à titre de preuve de citoyenneté.

Curriculum vitae (demandeurs individuels seulement)

Vous devez numériser le document original et le joindre à votre demande par voie électronique.

Autres documents à l’appui

Ajoutez tout autre document pertinent à l’appui de votre demande, le cas échéant.

Déclaration de la direction

• Le directeur général (ou son équivalent) doit remplir la Déclaration de la direction pour pouvoir transmettre la demande de financement.
• Si vous n’êtes pas le directeur général (ou son équivalent), le bouton Soumettre pour la déclaration apparaît. Vous devez cliquer sur ce bouton; un lien est alors envoyé au directeur général pour lui permettre d’accéder à la demande et de la soumettre.

La Déclaration de la direction est divisée en trois parties :

1. Examen des renseignements du profil et modifications, s’il y a lieu
   1. Pour faire des modifications, cliquez sur Profil dans la barre de menus au haut de l’écran.
   2. Pour retourner à la Déclaration de la direction après avoir examiné le profil :
      1. cliquez sur Renseignements de la demande dans la barre de menus de gauche;
      2. sélectionnez votre demande en cliquant sur le numéro de demande correspondant;
      3. cliquez sur la Déclaration de la direction dans la barre de menus de gauche.
2. Examen du contenu de la demande
   1. À partir de la barre de menus Renseignements de la demande à gauche de l’écran, cliquez sur chaque section pour examiner la demande, y compris les documents obligatoires, afin de vérifier que tous les renseignements sont exacts.
   2. Si vous jugez que la demande est correcte, cochez la case « Examen des renseignements de la demande et des documents obligatoires ».
3. Accepter les énoncés de la Déclaration de la direction
   1. Cliquez sur les trois cases à cocher et inscrivez votre nom et la date à laquelle vous avez rempli la Déclaration de la direction au bas de la page.

Lorsque la Déclaration de la direction est complète, cliquez sur Suivant au bas de la page du directeur général, après quoi vous serez automatiquement dirigé vers la page État, où la fonction Soumettre sera activée.

Consulter la page État

• Pour qu’il soit possible de transmettre votre demande, chaque section doit être à l’état Complet.
• Vous pouvez passer d’une section à une autre dans votre demande en cliquant sur le titre de la section souhaitée dans la barre de menus de gauche.
• Lorsque vous vous trouvez dans une section de la demande, vous pouvez retourner à la page État en utilisant le lien correspondant dans la barre de menus de gauche.

Utilisateurs informés de l’état de la demande

• Les contacts mentionnés dans la présente procédure reçoivent des notifications au sujet de la demande, comme l’accusé de réception et la décision relative à l’admissibilité, après la transmission de la demande.
• Vous pouvez ajouter dans votre liste autant de contacts que nécessaire. La liste des contacts est sauvegardée dans votre profil du Portail d’IRCC, que vous pouvez gérer en cliquant sur Profil dans la barre de menus au haut de l’écran.

Transmettre votre demande

• Une fois que vous avez rempli toutes les sections de la demande, le bouton Soumettre apparaît au bas de la page État.
• Si vous êtes prêt à transmettre la demande, cliquez sur le bouton Soumettre pour verrouiller tous les renseignements entrés et envoyer la demande à IRCC.
• Vous devriez recevoir un courriel de notification automatique quelques minutes après avoir cliqué sur le bouton Soumettre, confirmant que votre demande a été reçue par IRCC.