Appuyer les réfugiés syriens : Processus de réception continue des propositions pour les nouveaux centres du Programme d’aide au réétablissement

Table des matières

• Avant propos
• 1. Présentation d’une demande
  • 1.1 Comment présenter une demande
  • 1.2 Documents obligatoires
• 2. Exigences relatives au financement
  • 2.1 Demandeurs admissibles
  • 2.2 Clients admissibles
  • 2.3 Activités admissibles
  • 2.4 Thèmes du programme
  • 2.5 Résultats de programme
• 3. Priorités de financement
• 4. Présentation du budget
• 5. Évaluation du projet
• 6. Communications avec IRCC
• Annexe A : Modèle logique du programme
• Annexe B : Centres recevant actuellement des réfugiés pris en charge par le gouvernement
• Annexe C : Précisions sur le budget

Avant propos

Le gouvernement du Canada a récemment annoncé qu’il s’engageait à accueillir 25 000 réfugiés syriens au Canada d’ici la fin de février 2016. Ces réfugiés seront réétablis au Canada en tant que réfugiés parrainés par le secteur privé (RPSP), réfugiés pris en charge par le gouvernement (RPG) ou réfugiés désignés par un bureau des visas (RDBV).

• Les RPSP sont parrainés par des groupes communautaires ou de petits groupes de citoyens et de résidents permanents, et réétablis dans les collectivités où vivent leurs répondants. Le répondant fournit au réfugié un soutien au revenu dès son arrivée au Canada, et ce, pour une période de 12 mois ou jusqu’à ce qu’il devienne autonome.
• Les RPG sont soutenus tout au long de leur première année d’intégration par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) dans le cadre du Programme d’aide au réétablissement (PAR). Les RPG reçoivent un soutien au revenu sur une période pouvant atteindre un an après leur arrivée ou jusqu’à ce qu’ils deviennent autonomes, selon la première de ces éventualités. Ils sont orientés vers des collectivités qui ont des services de soutien spécialisés en place pour aider les réfugiés à s’adapter à la vie au Canada. À l’heure actuelle, 23 collectivités (en dehors du Québec) sont dotées d’organismes offrant des services financés par IRCC aux réfugiés qui arrivent au pays.
• Les RDBV sont des réfugiés désignés pour un réétablissement par le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) et sont jumelés à des répondants du secteur privé au Canada par des agents des visas canadiens. Les RDBV reçoivent du soutien sur une période pouvant atteindre six mois de la part de leur groupe de parrainage; pour la période de six mois suivante, le soutien au revenu provient du PAR de l’IRCC.

Le PAR appuie les RPG, les RDBV et d’autres clients admissibles au moment de leur arrivée au Canada en leur fournissant un soutien financier direct et en finançant la prestation de services immédiats et essentiels.

Dans le cadre de cet effort considérable déployé par le Canada, IRCC invite maintenant les fournisseurs de services (FS) recevant actuellement des fonds du Programme d’établissement intéressés à demander du financement additionnel  sous PAR dans le cadre du processus Appuyer les réfugiés syriens : processus de réception continue des propositions afin d’établir de nouveaux centres pour les RPG dans les régions où le Canada accueillera un grand nombre de réfugiés. De nouveaux centres seront nécessaires dès le printemps 2016; le financement sera disponible jusqu’au 31 mars 2017.

Compte tenu de la situation d’urgence pour les Syriens, les demandes doivent être présentées par voie électronique sur le site Web d’IRCC relatif au financement (les copies papier ne seront pas acceptées); les demandes seront examinées dès leur réception. Ce processus de réception continue de propositions demeura ainsi tant et aussi longtemps que des nouveaux centres du PAR seront requis. Le site Web d’IRCC relatif au financement sera mis à jour au fur et à mesure que des changements seront apportés au processus.

Les Lignes directrices relatives au financement sont le principal document de référence pour les demandeurs. Elles décrivent les priorités de financement pour ce processus de réception continue de propositions ainsi que les exigences à respecter pour présenter une demande. Une foire aux questions est aussi accessible pour plus d’information.

Le personnel d’IRCC n’aidera pas les demandeurs à élaborer leur proposition. Ces derniers pourront néanmoins poser des questions ou demander des éclaircissements en communiquant avec IRCC. IRCC mettra tout en œuvre pour répondre à chaque demande le plus rapidement possible.

1. Présentation d’une demande

Veuillez suivre les instructions ci dessous pour présenter votre demande par voie électronique. N’oubliez pas que les demandes sur copie papier ne seront pas acceptées.

1.1 Comment présenter une demande

Voici les trois principales étapes à suivre avant de présenter votre demande.

Étape 1 – Examiner les documents de référence

Les documents de référence qui suivent vous fournissent des renseignements au sujet du processus de financement ainsi que des directives techniques sur la façon de présenter votre demande. Ils comprennent notamment ce qui suit.

• Ces Lignes directrices fournissent des renseignements au sujet du financement offert, des critères d’admissibilité et d’évaluation, ainsi que d’autres renseignements essentiels pour vous aider à remplir votre demande adéquatement (à noter : des conseils techniques se retrouvent directement dans le formulaire de demande électronique).
• Foire aux questions : une liste de questions souvent posées et de réponses connexes à propos du processus de réception continue de propositions; elle sera mise à jour au fur et à mesure que nous recevrons de nouvelles questions susceptibles d’intéresser l’ensemble des demandeurs.

Assurez-vous d’examiner attentivement les documents de référence susmentionnés.

Étape 2 – Créer un compte ou accéder à votre compte

Les demandes présentées dans le cadre de ce processus de financement doivent être déposées sur le portail en ligne d’IRCC.

Si vous n’avez jamais utilisé le portail en ligne d’IRCC, vous devez d’abord vous inscrire et créer votre compte. Vous pourrez ensuite accéder au formulaire en ligne. Les demandes peuvent être remplies à votre rythme, en plus d’une session.

Pour créer un compte, vous devez d’abord cliquer sur « Présenter une demande » qui se retrouve sur le site Web d’IRCC relatif au financement, puis sur « Créer un compte » une fois entré dans le portail. Il suffira de vous inscrire une seule fois, quel que soit le nombre de demandes que vous soumettez.

Si vous avez déjà fait une demande dans le cadre du précédent processus de financement, c’est-à-dire l’appel de propositions (ADP) national de 2015, vous avez déjà un compte sur le portail en ligne d’IRCC. Il vous suffira d’accéder à votre compte en procédant de la même manière que vous l’avez fait pour l’ADP national de 2015, puis de remplir une demande.

Étape 3 – Remplir une demande

Maintenant que vous avez examiné les documents de référence et que vous avez créé votre compte, vous pouvez commencer à remplir votre demande.

Revenez à le site Web d’IRCC relatif au financement et cliquez sur « Présenter une demande » pour accéder au portail en ligne d’IRCC. À l’aide de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe, vous pouvez ouvrir une session et suivre les directives afin de créer une nouvelle demande ou consulter et modifier les renseignements que vous avez déjà fournis.

Chaque partie de la demande en ligne doit être remplie avant de la soumettre. Ces parties sont les suivantes :

• Les renseignements sur votre projet : ceux-ci sont présentés en sept sections - sommaire, justification, activités, sensibilisation et résultats, capacité, évaluation et budget.
• Les personnes-ressources : vous devez choisir la personne-ressource qui recevra les communications concernant la demande que vous avez présentée.
• Déclaration de la direction : elle doit être remplie par le directeur général (ou l’équivalent), qui confirmera la validité des renseignements fournis dans la demande.

Remarque : Une fois que vous avez rempli ces sections de la demande en ligne, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton « Envoyer ». Vous recevrez automatiquement un accusé de réception et avis d’admissibilité après avoir envoyé votre demande à IRCC.

1.2 Documents obligatoires

Pour soumettre votre demande, vous devez joindre, dans la demande en ligne, les documents obligatoires applicables au type de demandeur (voir la liste ci-dessous).

Remarque : Assurez-vous de joindre les bons fichiers a votre demande en ligne. Si les fichiers que vous soumettez ne sont pas les documents obligatoires demandes, la demande sera considérée comme étant incomplète, et aucun suivi ne sera effectue afin d’obtenir les renseignements ou les documents manquants.

• Institutions publiques (comme un conseil scolaire) et tout ordre de gouvernement non fédéral :
  • lettre de soutien de chaque partenaire financier.
• Autres organisations :
  • dernier rapport annuel;
  • états financiers complets comprenant des renseignements comparatifs sur les deux dernières années financières (ayant fait l’objet d’une vérification, de préférence)^{Note de bas de page 1};
  • nom des personnes qui siègent au conseil d’administration;
  • au moins un des documents suivants : acte constitutif, règlements administratifs, lettre de constitution en société ou tout autre instrument de gouvernance semblable; et
  • lettre de soutien de chaque partenaire financier.

Même si ce n’est pas exigé, vous souhaiterez peut-être également joindre des documents afin de fournir des renseignements supplémentaires pertinents au sujet de votre projet ou de votre organisation.

2. Exigences relatives au financement

Pour obtenir un financement aux termes du PAR dans le cadre du processus de réception continue de propositions, les projets devront :

• Provenir d’un demandeur admissible (voir 2.1 ci-dessous)
• cibler les clients du PAR admissibles à ce processus de financement (voir 2.2 ci-dessous);
• se limiter aux activités précisées pour ce processus de financement (voir 2.3 ci-dessous);
• s’aligner sur au moins un thème du PAR (voir 2.4 ci-dessous);
• entraîner tous les résultats immédiats du PAR (voir 2.5 ci-dessous).

IRCC accordera le financement aux termes du PAR en priorité aux projets qui cadrent aussi avec les priorités de financement (voir la section 3) du processus de financement.

IRCC n’est tenu de financer aucune des propositions reçues, ni tous les aspects d’un projet, ni toute la durée de celui-ci. Si un projet est sélectionné pour recevoir un financement éventuel, IRCC avisera le demandeur par écrit que sa proposition a été approuvée en principe. Les demandeurs ne doivent pas présumer que leur proposition a été approuvée en principe s’ils n’en ont pas été avisés expressément par IRCC.

Le montant du financement et la portée des activités que financera IRCC dépendront de la négociation satisfaisante d’une entente de contribution. Les dépenses engagées avant la signature d’une entente de contribution par IRCC ou avant la date de début du projet approuvée par IRCC, ainsi que les coûts afférents à la préparation de la proposition, ne seront pas remboursés.

Remarque : Les demandeurs retenus seront tenus de respecter les lois canadiennes relatives à la protection de la vie privée, comme les lois fédérales et provinciales ou territoriales applicables sur la protection des renseignements personnels et sur l’accès à l’information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Les demandeurs devront également se conformer à toutes les exigences en matière de sécurité matérielle et électronique stipulées dans une entente de contribution signée. Voir la foire aux questions pour connaître la liste des exigences en matière de sécurité.

2.1 Demandeurs admissibles

Les services requis aux termes du PAR sont des services spécialisés considérés comme nécessaires à la prestation de services de soutien essentiels aux RPG au cours de leurs premiers mois de séjour au Canada. Pour cette raison, le plan initial d’IRCC à l’arrivée des réfugiés syriens sera de travailler avec les FS actuels du Programme d’établissement pour accroître leur capacité, plutôt que d’augmenter immédiatement le nombre de FS du PAR. Nous débutons maintenant la prochaine étape des efforts pour appuyer les réfugiés syriens en permettant aux FS actuellement financés par l’IRCC qui rencontrent nos critères d’établir de nouveaux centres pour les RPG.

Par conséquent, seules les demandes des FS qui reçoivent actuellement du financement d’IRCC aux termes du programmes d’établissement en dehors du Québec seront acceptées^{Note de bas de page 2}.

2.2 Clients admissibles

Dans le cadre de ce processus de réception continue de propositions, le soutien est demandé à des fins de réétablissement des RPG seulement. Plus particulièrement, le financement aux termes du PAR vise à appuyer la prestation de services aux clients suivants :

• Les résidents permanents admis au Canada ou les résidents temporaires ayant obtenu un permis en vertu de l’article 24 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR) qui, respectivement, ont été déclarés ou ont au départ présenté une demande d’admission au Canada comme membres de la catégorie des réfugiés au sens de la Convention outre-frontières ou de la catégorie de personnes protégées pour des motifs d’ordre humanitaire outre-frontières, et qui répondent à l’un des critères suivants :
  • ils sont sélectionnés en vue de recevoir de l’aide aux termes d’un programme gouvernemental d’aide au réétablissement;
  • ils sont sélectionnés dans le cadre du Parrainage d’aide conjointe.
• Les membres de la catégorie des résidents temporaires protégés qui sont devenus résidents permanents conformément à l’article 151.1 du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés.
• Les résidents permanents admis au Canada qui ont acquis ce statut en vertu de l’article 25.1 de la LIPR pour des motifs d’ordre humanitaire.
• Les résidents permanents admis au Canada qui ont acquis ce statut en vertu de l’article 25.2 de la LIPR en tant que membres d’un groupe établi en vertu d’une politique d’intérêt public par le ministre pour des motifs uniques et impérieux d’ordre humanitaire et pour lesquels aucune autre aide financière n’est disponible.
• Les résidents permanents ou résidents temporaires admis au Canada qui ont présenté une demande d’admission au Canada au titre de toute future catégorie de personnes protégées pour des motifs d’ordre humanitaire outre-frontières.

2.3 Activités admissibles

Les FS actuellement financés par l’IRCC qui demandent du financement à travers ce processus devront démontrer leur capacité à fournir des services immédiats et essentiels, généralement au cours des quatre à six semaines suivant l’arrivée du réfugié au Canada. Ces services doivent avoir pour objet d’aider les RPG à vivre de façon sécuritaire et autonome.

Dans cette optique, le financement aux termes du PAR d’IRCC appuiera la prestation des services suivants dans les centres du PAR :

• logement temporaire et aide pour trouver et obtenir un logement permanent;
• évaluations des besoins et aiguillage;
• information et orientation, y compris des renseignements sur le soutien du revenu et les responsabilités financières, et formation sur les compétences de vie pour aider les clients ayant de grands besoins à faire plus efficacement la transition vers l’autonomie;
• liens vers des programmes fédéraux et provinciaux (p. ex. numéro d’assurance sociale, carte de résident permanent, prestation fiscale canadienne pour enfants, programme fédéral de santé intérimaire, régime provincial de soins de santé, inscription à l’école);
• services d’interprétation et de traduction;
• services de transport à l’intérieur du Canada (p. ex. transport de l’aéroport au logement temporaire et transport subséquent vers le logement permanent);
• allocation temporaire visant à répondre aux besoins de base, y compris la nourriture ou les moyens pour en obtenir, pendant l’occupation du logement temporaire.

Remarque : Tous les services décrits ci-dessus devraient être adaptés à la culture, tenir compte des sexospécificités et être fournis dans la langue du client ou avec des services de traduction et d’interprétation appropriés.

Les FS qui proposent de nouveaux centres d’accueil pour les RPG grâce à ce processus de financement devront clairement démontrer que les activités qu’ils proposent sont soutenues par :

• l’accessibilité de services d’établissement généraux dans la collectivité;
• l’offre de services d’interprétation dans la collectivité;
• l’accessibilité de logements permanents adéquats (p. ex. logements locatifs);
• l’offre d’autres services de soutien spécialisés pertinents (p. ex. accessibilité de soins médicaux spécialisés, de services de santé mentale, de mesures de soutien du système d’éducation);
• l’accessibilité des services (p. ex. transport en commun, accessibilité pour les personnes handicapées) pour les RPG.

2.4 Thèmes du programme

Pour recevoir du financement au titre du PAR, les propositions doivent s’aligner à au moins un des thèmes du programme décrits ci dessous :

Orientation

Une orientation immédiate aide les clients du PAR à acquérir les compétences nécessaires pour vivre en sécurité et de façon indépendante.

Les sujets de l’orientation doivent être ciblés afin de répondre le mieux possible aux besoins du client ou du groupe de clients, en abordant tout besoin immédiat afin de les préparer à leur déménagement dans un logement permanent.

Les clients du PAR doivent également recevoir de l’information relative au soutien du revenu et à leurs obligations financières; il faut s’assurer qu’ils saisissent les rudiments du système financier canadien ainsi que les éléments clés de leur budget de soutien du revenu et leurs obligations financières décrites dans l’Accord relatif au soutien du revenu des bénéficiaires. L’orientation immédiate est généralement donnée alors que le client du PAR habite dans un logement temporaire, sauf en ce qui concerne l’orientation relative aux compétences de vie, qui est donnée après que le client a emménagé dans son logement permanent. L’orientation relative aux compétences de vie fournit un soutien intensif et à court terme à l’égard de l’acquisition des compétences de vie aux clients du PAR nouvellement arrivés qui ont de grands besoins et dont les problèmes associés aux compétences de vie dépassent la portée de la gamme de services de base fournis dans le cadre du PAR.

Liens

L’établissement de liens entre les clients du PAR et les programmes fédéraux et provinciaux garantit qu’ils pourront accéder aux services fondamentaux comme tous les résidents permanents et les citoyens du Canada. Les clients doivent être inscrits à tous les programmes fédéraux et provinciaux obligatoires appropriés et devraient comprendre chaque programme et son fonctionnement. La plupart de ces liens doivent être établis avant le déménagement du client dans son logement permanent. Il s’agit entre autres des suivants : demandes de numéro d’assurance sociale, demandes de prestation fiscale canadienne pour enfants, aide à l’obtention de certificats du programme fédéral de santé intérimaire, demandes d’inscription au régime d’assurance-maladie provincial et inscriptions à l’école.

Hébergement

La prestation de ces services comprend la rencontre du nouvel arrivant et la fourniture d’un logement temporaire afin de s’assurer que le client du PAR est en sécurité durant ses premiers jours au Canada. Le séjour dans un logement temporaire permet également aux clients du PAR de recevoir une orientation et d’autres services qui les aideront à vivre en sécurité et de façon indépendante par la suite. Les FS aident également les clients du PAR à chercher un logement permanent et à y emménager, en s’assurant de trouver le meilleur logement possible.

Traduction et interprétation

Des services d’interprétation et de traduction pourraient être fournis dans le cadre du PAR pour garantir que les clients ont accès aux services de base du PAR et qu’ils en profitent. Dans la mesure du possible, on encourage les FS à recourir aux services locaux d’interprétation et de traduction et à aiguiller les clients vers ces services.

Évaluations

Ces services visent la compréhension des besoins immédiats des clients et des obstacles possibles à l’apprentissage afin que la prestation des services du PAR puisse être adaptée aux besoins des clients. Ils visent également à établir des liens appropriés vers d’autres services non offerts par le PAR qui favoriseront l’intégration dans la société canadienne, y compris les services d’établissement. Avant la fin de la période de prestation des services du PAR, les FS doivent remettre aux clients un plan d’aiguillage qui facilitera leur passage des services de réétablissement aux services d’établissement. Selon leur situation personnelle, certains clients du PAR seront prêts à accéder aux services d’établissement plus tôt que d’autres. Les clients ayant de grands besoins peuvent nécessiter un soutien plus intensif avant d’être prêts à accéder aux services d’établissement.

Développement du savoir

Ce terme désigne tout autre service justifiable jugé approprié pour atteindre les objectifs du PAR, y compris les projets, les ateliers et les autres initiatives ayant pour but de soutenir et d’améliorer le programme. Il englobe également le soutien (p. ex. la formation) fourni à la communauté du parrainage des réfugiés dans le cadre du Programme de parrainage privé de réfugiés. De plus, les projets portant sur l’offre de séances d’information à des RPG par la préparation de formations ou d’ateliers qui concernent entre autres la diversité et la sensibilité culturelles, l’inclusion, la lutte contre le racisme et la discrimination et les valeurs canadiennes et offerts durant la période du PAR seraient bien accueillis.

2.5 Résultats de programme

Pour recevoir du financement, les projets doivent concerner les résultats immédiats du PAR indiqués ci-dessous (voir l’annexe A : Modèle logique du programme).

• Les besoins immédiats et essentiels des nouveaux arrivants réétablis sont comblés.
• L’aide au réétablissement est opportune, accessible, utile et axée sur le client.
• Des liens sont établis entre les nouveaux arrivants réétablis et les services d’établissement d’IRCC ainsi que d’autres services gouvernementaux et spécialisés.

3. Priorités de financement

IRCC accordera un financement au titre du PAR en priorité aux projets qui cadrent avec la priorité de financement ci-après.

Exécution directe de programmes d’aide au réétablissement opportuns, efficaces et axés sur la clientèle, y compris ceux portant sur ce qui suit :

• Évaluations des besoins et aiguillage vers les services qui répondent aux besoins immédiats des clients.
• Offre d’un logement temporaire approprié qui favorise la prestation opportune et efficace des services du PAR et réduit au minimum le fardeau pour les clients (p. ex. qui limite les déplacements entre les endroits où les services sont fournis, dans la mesure du possible).
• Mesures qui favorisent une transition efficace du logement temporaire à un logement permanent adéquat, y compris les dispositions pour aider les clients qui pourraient avoir beaucoup de difficulté à trouver un logement.
• Aide à l’inscription et à l’accès aux programmes fédéraux et provinciaux (p. ex. demandes de numéros d’assurance sociale, demandes de prestation fiscale canadienne pour enfants, demandes d’inscription au régime d’assurance-maladie provincial et inscriptions à l’école).
• Aide à l’établissement de liens directs entre les clients et le système de santé canadien, y compris les services spécialisés visant à cerner et à satisfaire les besoins en santé physique et mentale.
• Ressources et programmes pour l’orientation et la transmission de renseignements pratiques de base qui répondent aux besoins immédiats des nouveaux arrivants réétablis, préparent ceux-ci aux défis que présente l’intégration à long terme et les informent des services et des mesures de soutien à leur disposition, y compris le contenu adapté aux besoins de groupes de clients particuliers (p. ex. les jeunes et les aînés).
• Orientation financière des clients au sujet du soutien du revenu et de leurs responsabilités financières afin de veiller à ce qu’ils saisissent les rudiments du système bancaire et financier canadien, les éléments clés de leur budget de soutien du revenu ainsi que leurs obligations financières, aux fins de l’amélioration de leur compréhension du monde des finances.
• Utilisation efficace des partenariats afin d’assurer la prestation de services axés sur le client, y compris les partenariats avec d’autres organismes d’aide aux immigrants, les organismes communautaires de soutien ordinaires et les autres intervenants pertinents.
• Dispositions visant à assurer une transition en douceur et rapide du PAR aux services de soutien plus généraux offerts dans le cadre du programme d’établissement, de façon à perturber le moins possible le client et à faciliter sa transition vers un rôle productif dans la société et l’économie canadiennes.

4. Présentation du budget

Se reporter à l’annexe C : Précisions sur le projet de budget pour obtenir des renseignements sur la façon de préparer le modèle de budget dans la demande en ligne.

5. Évaluation du projet

Les propositions soumises dans le cadre du processus Appuyer les réfugiés syriens : processus de réception continue des propositions seront évaluées en fonction des critères ci-après.

Pertinence du projet : 40 % de la note globale

• La nécessité du projet est évidente et étayée par des éléments probants. Le ou les objectifs du projet sont réalistes et comportent un ou des liens évidents avec un ou plusieurs des thèmes d’IRCC.
• Les activités du projet englobent la totalité des aspects du projet, ne comportent pas de lacunes importantes et sont toutes pertinentes pour ce qui est de mener à bien le projet.
• Le projet répond efficacement à une ou plusieurs des priorités visées par le présent processus de financement.
• Les résultats du projet sont alignés sur un ou plusieurs des résultats d’IRCC visés par le programme.

Potentiel de réussite : 35 % de la note globale

• Le demandeur a démontré la capacité, l’expérience, les connaissances contextuelles et les partenaires appropriés (s’il y a lieu) pour mener à bien le projet.
• La stratégie de mobilisation des clients cibles est suffisante et appropriée.
• Chaque résultat est mesurable et appuyé par un plan de mesure du rendement efficace.
• Un plan est en place afin de surveiller le rendement du projet en général et d’évaluer les résultats du projet.
• Expérience du demandeur : l’organisation existe depuis plus de deux ans, ou la personne compte au moins trois ans d’expérience qui la qualifient pour l’exécution du projet.

Rapport coût-efficacité du projet : 25 % de la note globale

• Le budget proposé est équilibré. Tous les coûts, ainsi que les revenus liés au projet, ont été ventilés et expliqués.
• Les coûts liés au projet correspondent aux coûts moyens pour obtenir des services semblables à l’endroit où le projet sera exécuté. Le demandeur démontre qu’il utilise les fonds de façon appropriée et responsable tant en ce qui concerne l’administration que l’exécution d’un programme.

Les recommandations et les décisions relatives au financement seront fondées sur la note totale attribuée à la proposition à la suite de son évaluation et sur d’autres considérations ministérielles, comme le financement disponible et les données de lieux de destinations.

6. Communications avec IRCC

IRCC vous tiendra au courant du traitement de votre demande. Vous recevrez des confirmations des étapes suivantes, dès que possible.

• Accusé de réception : confirmation de la réception de la demande par IRCC aussitôt que la demande est envoyée.
• Admissibilité : confirmation du fait que le demandeur et la demande répondent ou non aux critères d’admissibilité dans les 40 jours qui suivent.
• Décision : confirmation d’une décision selon laquelle la demande passera ou non à l’étape de la négociation d’une entente de contribution entre IRCC et le demandeur ou selon laquelle IRCC a besoin de plus de temps avant de prendre une décision dans les 125 jours qui suivent.

Ces confirmations seront communiquées par voie électronique.

Si vous avez d’autres questions ou désirez demander des précisions, veuillez communiquer avec IRCC. IRCC s’efforcera de répondre rapidement à toute demande de renseignements.

Annexe A : Modèle logique du programme

Annexe B : Centres recevant actuellement des réfugiés pris en charge par le gouvernement

Actuellement, les RPG réétalbis au Canada (en dehors du Québec) ont pour destination l’une de 23 collectivités où des services du PAR leur sont offerts dès leur arrivée.

Annexe C : Précisions sur le budget

Les renseignements figurant dans la présente annexe vous aideront à préparer la partie de la demande en ligne portant sur le modèle de budget.

Quelques points à souligner :

• Seuls les coûts indiqués plus bas sont admissibles dans le cadre du processus de réception continue de propositions.
• Ne remplissez que les sections qui vous concernent.
• Il est important que le coût global de votre projet soit le plus exact possible.
• Les demandeurs retenus pourraient se voir demander de fournir des précisions budgétaires supplémentaires.
• Au moment de remplir les renseignements budgétaires, n’oubliez pas qu’IRCC financera une bonne partie du coût total (p. ex. si vous proposez qu’un employé ne consacre que 30 % de son temps de travail au projet, le Ministère financera jusqu’à 30 % du coût lié au salaire de cet employé).
• Si les coûts doivent être partagés entre différents bailleurs de fonds ou projets, une matrice ou un modèle de répartition des coûts pourrait être exigé pour assurer une répartition équitable des coûts. Cela devrait comprendre la méthodologie utilisée pour déterminer les facteurs de coût (p. ex. la superficie en pieds carrés, les équivalents temps plein et le niveau de financement) et une ventilation par bailleur de fonds (comprenant la part d’IRCC).

Coûts admissibles pour les nouveaux centres du PAR pour les réfugiés syriens

Traitements, salaires et avantages sociaux

En général, la contribution d’IRCC aux dépenses proposées se rattache au poste désigné pour la prestation des services aux termes d’une entente de contribution et non à la personne. Cela signifie que le Ministère contribuera aux coûts rattachés au poste, par exemple un employé de maison d’accueil. Si la personne embauchée pour occuper ce poste devait prendre un congé de maternité, IRCC ne contribuerait plus aux coûts liés à son salaire. Le Ministère contribuerait toutefois au coût lié au personnel qui la remplace.

Traitements et salaires bruts

• Les salaires doivent correspondre au taux courant pour les emplois de niveau similaire sur le marché du travail local.
• Au moment de remplir le formulaire budgétaire, chaque poste à temps partiel et poste à temps plein, le cas échéant (y compris ceux ayant différents niveaux de salaire pour le même emploi), devrait être classé par titre d’emploi en regroupant les postes occupés par plusieurs employés dans une même catégorie (p. ex. trois employés de maison d’accueil). Le taux salarial, le nombre d’heures travaillées par semaine et le nombre de semaines (ou toute autre fréquence basée sur la fréquence de paie) devraient être indiqués pour chaque poste. Pour les postes à temps plein, financés en totalité ou en partie par IRCC et dont le salaire est basé sur un taux de rémunération annuel, il faudrait indiquer le salaire annuel (calculé au prorata, s’il y a lieu). De plus, pour les coûts partagés, la part d’IRCC, exprimée en pourcentage, doit être clairement indiquée.
• Les paies de vacances et les congés payés sont des dépenses admissibles; toutefois, IRCC ne financera pas les deux pour un employé, seulement l’un ou l’autre.
  • La paie de vacances correspond à un pourcentage du salaire ou du traitement qui est versé à l’employé chaque période de paie OU sous forme de paiement forfaitaire chaque année. S’il n’y a pas de convention collective, il est possible de consulter les taux provinciaux ou territoriaux au moment d’établir le fondement de la paie de vacances.
  • Les congés payés sont les vacances acquises par les employés à mesure qu’ils travaillent.
• Les heures supplémentaires ne sont payées que dans des circonstances exceptionnelles; par conséquent, elles ne doivent pas être incluses dans le projet de budget.

Charges sociales obligatoires de l’employeur

• Dans le projet de budget, décrivez les charges sociales obligatoires de l’employeur et les autres avantages sociaux qui seront offerts et ainsi que le pourcentage moyen des salaires que ces charges représentent.
• Les charges sociales obligatoires de l’employeur sont des frais que l’employeur doit acquitter aux termes de lois fédérales et provinciales ou territoriales.
• En vertu de la loi fédérale, ces charges sociales obligatoires comprennent l’assurance-emploi (AE) et le Régime de pensions du Canada (RPC).
• La paie de vacances est obligatoire dans l’ensemble des provinces et des territoires. Les provinces et territoires peuvent également exiger des cotisations au titre de régimes d’indemnisation des accidentés du travail (p. ex. la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail, en Ontario), des impôts dans les domaines de la santé (p. ex. l’impôt-santé des employeurs, en Ontario) ou de l’éducation, des cotisations aux régimes de pension provinciaux, etc.
• Le projet de budget doit préciser pour quelles charges sociales obligatoires de l’employeur le financement est demandé (notez que, même si les employés cotisent aussi à l’AE et au RPC, ces coûts font partie du salaire brut et doivent donc être inclus dans la partie sur les dépenses salariales du budget).
• Les congés fériés seront financés selon les normes d’emploi de la province ou du territoire. Ces congés fériés doivent figurer dans la politique de gestion du personnel de l’employeur ou dans une politique équivalente.

Autres avantages

• Les avantages sociaux discrétionnaires prévus dans la politique de gestion du personnel de l’employeur ou dans une politique équivalente pourraient comprendre les suivants :
  • régimes d’assurance-maladie;
  • régimes d’assurance de soins dentaires;
  • assurance-vie;
  • régimes de retraite privés ou régimes enregistrés d’épargne-retraite.
• Les avantages sociaux discrétionnaires doivent être offerts à l’ensemble du personnel visé par la politique de gestion du personnel de l’employeur ou par une politique équivalente, pas seulement aux membres du personnel qui travaillent sur le projet qui doit être financé par IRCC.
• Habituellement, les employés ne profitent pas tous pleinement de l’ensemble de ces avantages (p. ex. certains employés pourraient choisir de ne pas adhérer à l’un des régimes d’assurance maladie s’ils sont couverts par le régime de leur conjoint). Le projet de budget devrait refléter un montant qui correspond au taux d’adhésion. IRCC n’a pas le mandat de payer la totalité de ces avantages sociaux.

Éléments non admissibles

• Montants tenant lieu d’indemnités.
• Avantages sociaux non administrés par un tiers.
• Indemnités de départ (sauf s’il s’agit de charges sociales obligatoires de l’employeur).
• Invalidité de longue durée (IRCC peut exiger que le bénéficiaire précise ce qu’il entend par « courte durée » dans sa politique de ressources humaines. Si cette politique ne contient aucune disposition à cet égard, le Ministère considère que le terme « longue durée » désigne une période supérieure à huit semaines).
• Toute forme de rémunération destinée aux membres du conseil d’administration.
• Pénalités sur la paie (imposées par l’Agence du revenu du Canada ou par d’autres organismes).
• Primes aux employés.
• Coûts salariaux liés aux activités syndicales.
• Pauses du midi payées (sauf si la loi prévoit qu’il s’agit de coûts obligatoires pour l’employeur).
• Rajustements salariaux rétroactifs et primes à la signature découlant de la négociation de la convention collective (sauf ce qui s’inscrit dans la période de financement).
• Réclamations pour des journées de maladies que des employés ont accumulées, mais qu’ils n’ont pas utilisées (c.-à-d. que le paiement de jours de congé de maladie inutilisés ne constitue pas une dépense admissible).
• Coûts supplémentaires découlant d’un congé payé.
• Coûts associés au maintien en poste et à la reconnaissance des employés.
• Congés de maternité ou parentaux, sauf si exigés par la loi.

Formation et perfectionnement professionnel

• Les activités de perfectionnement professionnel doivent être directement liées aux activités et aux objectifs du projet et doivent servir à améliorer le rendement du personnel en ce qui a trait à l’exécution de programmes.
• Les coûts admissibles comprennent les frais de scolarité et les frais d’inscription.
• IRCC contribuera aux coûts salariaux lorsqu’un employé suit une formation.

Éléments non admissibles

• Formation et perfectionnement professionnel qui visent le renforcement des capacités (les employés embauchés pour occuper un poste devraient avoir les compétences requises pour accomplir les tâches liées au poste en question).
• Coûts liés au remplacement d’employés embauchés afin de travailler durant une activité de formation.

Frais de voyage et d’hébergement et autres coûts connexes

• Les employés et les bénévoles peuvent présenter des réclamations pour les déplacements qui sont directement liés à l’exécution du projet, y compris les déplacements à des fins de perfectionnement professionnel, d’ateliers, de conférences et de formation.
• Le Ministère doit être d’avis que les voyages sont nécessaires et raisonnables aux fins de la prestation des services.
• Le mode de transport choisi doit être le moins coûteux, en tenant compte du temps et du coût – kilométrage, taxi, location, tarif aérien, etc.
• Les déplacements sont limités à la catégorie économique, et des solutions de rechange aux voyages doivent d’abord être envisagées.
• Les coûts admissibles, pour les employés et les bénévoles seulement, comprennent les frais de transport, de repas et d’hébergement et les faux frais engagés durant le voyage et précisément liés à l’exécution du programme.
• IRCC financera le moins élevé des deux montants suivants :
  • le taux énoncé dans la politique interne sur les voyages du bénéficiaire;
  • le taux énoncé dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (repas et faux frais allant jusqu’aux allocations prévues dans la Directive). Soulignons que les taux pour le kilométrage comprennent la TPS/TVH. Les bénéficiaires peuvent séparer les coûts liés à la TPS/TVH s’ils souhaitent les réclamer séparément.

Éléments non admissibles

• Voyages à l’étranger.
• Frais de voyage pour les réunions du personnel de direction ou du conseil d’administration.
• Déplacements des employés de leur domicile jusqu’au travail.

Outils et documents d’aide à l’exécution

• Les outils d’aide à l’exécution et autres dépenses connexes doivent appuyer la prestation des services directs aux clients.
• IRCC financera les coûts liés à la photocopie ou à l’impression des documents non protégés par le droit d’auteur ou des documents protégés par le droit d’auteur dont la copie a été approuvée, pourvu qu’ils concernent directement l’exécution du programme (p. ex. documents à distribuer aux nouveaux arrivants).
• Remarque :
  • Les autres photocopies ou impressions sont habituellement incluses dans les coûts d’administration.
  • Les articles de papeterie ou fournitures généraux utilisés pour l’aide à l’exécution (p. ex. les stylos, les crayons et le papier) doivent toujours être inclus dans les coûts d’administration.

Publicité

Cela comprend les coûts liés à la publicité et à l’achat d’articles promotionnels et publicitaires pour mettre en marché un service financé par IRCC en particulier ou en faire la promotion, mais non pour faire la promotion de l’organisation bénéficiaire comme telle.

Honoraires professionnels et de consultation

Les coûts directs de programme ou de projet comme les traducteurs, les interprètes, les experts en la matière, les évaluateurs tiers et les consultants en informatique.

Remarque :

• Les professionnels et les consultants ne sont pas des employés. Par conséquent, les charges sociales obligatoires de l’employeur ou les coûts obligatoires liés au salaire et les autres avantages sociaux ne s’appliquent pas.
• Les frais associés aux plans de maintenance des ordinateurs ne constituent pas des honoraires professionnels, mais font plutôt partie des coûts d’administration.

Redevances de droits d’auteur

Les redevances liées à l’approbation de la reproduction ou de l’impression de documents protégés par des droits d’auteur.

Transport de la clientèle

• Les coûts liés au transport de la clientèle à l’intérieur du pays (p. ex. du point d’entrée au logement temporaire) sont admissibles.
• Le personnel du bénéficiaire peut demander le remboursement de son kilométrage. IRCC financera le taux de kilométrage le moins élevé entre celui qui est prévu dans la politique interne sur les voyages du bénéficiaire et les taux par kilomètre du Conseil national mixte.

Logement temporaire

• Les coûts associés à l’entretien d’une installation servant à loger et à nourrir les clients admissibles au PAR avant leur placement dans un logement permanent (c.-à-d. une maison d’accueil).
• Les logements commerciaux sont également admissibles, mais doivent être utilisés dans les situations suivantes :
• en l’absence d’une maison d’accueil;
• si aucune place n’est disponible dans la maison d’accueil;
• lorsque la maison d’accueil ne peut pas répondre à certains besoins (p. ex. en matière de mobilité).

Allocation temporaire

Allocations raisonnables et nécessaires pour couvrir les faux frais nécessaires au client pendant son séjour dans le logement temporaire (p. ex. les coûts liés à l’achat de cartes d’appels et aux services de transport [billets/jetons d’autobus]).

Coût des repas pour les clients du PAR

• Les coûts associés aux repas offerts aux clients admissibles (c.-à-d. dans une maison d’accueil)
• Les coûts engagés afin de donner aux clients admissibles au PAR les moyens d’obtenir de la nourriture pendant leur séjour dans un logement temporaire.

Coûts indirects (autres coûts non salariaux d’exécution du programme)

• Autres coûts différentiels directement liés aux activités ou à l’exécution du programme, excluant tous les « coûts administratifs négociés ».
• Les coûts indirects comprennent :
  • la location de locaux à bureaux, les services publics et l’équipement associé à l’exécution du programme;
  • le coût des communications directement liées à l’exécution du programme, comme l’accès à Internet pour un ordinateur destiné aux clients admissibles au PAR (p. ex. Internet sur un ordinateur situé dans une aire générale [hall d’entrée] à l’usage des clients du PAR);
  • les droits d’adhésion ou d’association liés à l’exécution du programme;
  • les frais d’assurance particuliers liés aux activités de prestation de services (p. ex. transport);
  • les prix de mérite à l’intention des bénévoles (p. ex. les plaques) pour les programmes financés par IRCC;
  • les frais de sécurité directement liés à l’exécution d’une activité précise plutôt que du projet dans son ensemble.

Dispositions applicables aux personnes handicapées

• Les coûts engagés pour permettre à un client frappé d’une incapacité physique ou ayant un trouble de l’apprentissage de participer aux programmes de réétablissement financés par IRCC sont admissibles et comprennent jusqu’à 1 000 $ d’équipement, de même que les dispositions et les mesures prises qui ne sont pas de l’équipement, comme les documents et les logiciels de formation spéciaux (p. ex. documents en braille ou en gros caractères). Ils comprennent également les coûts liés à l’interprétation afin de faciliter la communication entre les clients sourds ou malentendants et le personnel du bénéficiaire.
• Les mesures dont le coût dépasse 1 000 $ sont considérées comme des dépenses en immobilisations. Consulter la catégorie des dépenses en immobilisations sous la rubrique Coûts liés aux aménagements et aux appareils nécessaires aux clients handicapés admissibles.
• Les dispositions et les mesures d’une valeur inférieure à 1 000 $ seraient généralement consignées dans les coûts indirects.

Éléments non admissibles

• Les frais associés au maintien des titres de compétences d’un travailleur.
• Les cartes-cadeaux utilisées comme mécanisme de reconnaissance des bénévoles.
• Garde d’enfants
• Le counselling en cas de crise.
• Le kilométrage et l’allocation d’automobile des employés (entre leur domicile et le lieu de travail).

Dépenses en immobilisations

• Les dépenses en immobilisations considérées par le Ministère comme des coûts nécessaires que le FS s’attend à payer, comme des immobilisations achetées ou louées (p. ex. ordinateurs, meubles et autres biens tangibles). Cela comprend les améliorations locatives et les coûts associés aux aménagements et aux appareils destinés aux clients handicapés du PAR. Tout bien dont le coût équivaut à plus de 1 000 $ CA devrait être inclus dans les immobilisations.
  • Les multiples articles d’un même type coûtant plus de 1 000 $ CA doivent être considérés comme des dépenses en immobilisations, même si chacun vaut moins de 1 000 $ CA (p. ex. bureaux/tables et chaises pour les cours).
  • Les composants (c.-à-d. les articles qui fonctionnent ensemble pour former un tout) doivent être considérés comme des immobilisations, même si chaque élément pris individuellement a une valeur inférieure à 1 000 $ (p. ex. ordinateur, imprimante, écran et clavier).
• Les biens loués doivent être considérés comme des immobilisations si la convention de location contient une option d’achat et s’il y a une certitude raisonnable que le locataire deviendra propriétaire des biens lorsque la convention arrivera à échéance.
• Financement maximal accordé par IRCC : Il y a deux plafonds à connaître en ce qui a trait aux dépenses en immobilisations, qui doivent être pris en compte dans l’ordre suivant (tous les coûts sont présentés en dollars canadiens) :
  1. Le Ministère remboursera les dépenses en immobilisations jusqu’à un maximum de 15 % du montant total de l’entente de contribution.
  2. À l’intérieur de ce plafond de 15 %, le Ministère ne remboursera pas les dépenses en immobilisations au-delà de 50 % du montant total de l’entente de contribution pour un exercice financier donné.