Portail des établissements d’enseignement désignés - Rapport de conformité

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Table des matières

Remarque : Date de la dernière mise à jour du présent guide : xx mois 2019.

1. Introduction

Le présent guide présente des directives étape par étape pour remplir les demandes de vérification de la conformité présentées par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) dans le Portail des établissements d’enseignement désignés (EED), autrement connu sous le nom de rapport de conformité.

Modifications réglementaires au Programme des étudiants étrangers

Des modifications réglementaires au Programme des étudiants étrangers (PEE) sont entrées en vigueur le 1er juin 2014. Ces modifications visent à renforcer l’intégrité du programme d’immigration du Canada :

  • en limitant la délivrance de permis d’études aux personnes admises dans un établissement d’enseignement désigné par une province ou un territoire du Canada aux fins d’accueil d’étudiants étrangers;
  • en exigeant que les titulaires de permis d’études suivent activement un cours ou leur programme d’études;
  • en facilitant l’entrée au Canada des étrangers qui souhaitent sincèrement faire leurs études au Canada.

Les établissements d’enseignement canadiens jouent un rôle actif dans la promotion, le recrutement et l’admission des étudiants étrangers. Les EED représentent une source d’information importante quant au statut d’inscription des étudiants étrangers. Les EED soutiennent les objectifs des modifications réglementaires apportées par IRCC en remplissant les demandes de vérification de la conformité et en les envoyant par le Portail des EED.

2. Demandes de vérification de la conformité

Il est possible qu’on demande aux EED de répondre à deux types de demandes de vérification de la conformité :

  • Vérification périodique: Deux fois par année (printemps et automne), les EED déclarent le statut d’inscription de leurs étudiants étrangers à la date où IRCC envoie la demande de rapport de conformité. Les EED disposent de 60 jours pour produire le rapport sur la conformité par l’intermédiaire du Portail des EED.
  • Vérification ponctuelle: IRCC peut envoyer une demande de vérification ponctuelle. Les EED doivent remplir la demande dans les dix (10) jours ouvrables et retourner les résultats à IRCC en envoyant un courriel à la boîte aux lettres des EED.

Les EED remplissent ces demandes en envoyant les rapports de vérification de la conformité par le Portail des EED.

3. Portail des établissements d’enseignement désignés

Le Portail des EED permet à ces derniers de remplir les demandes de vérification de la conformité envoyées par IRCC. Le Portail des EED a été mis sur pied en consultation avec un groupe de travail composé de représentants :

  • d’IRCC;
  • des autorités provinciales et territoriales;
  • d’établissements d’enseignement.

Ces représentants ont offert des commentaires précieux concernant la fréquence et le calendrier des rapports ainsi que la conception du portail.

L’information recueillie par le Portail des EED aide IRCC à déceler les étudiants qui ne se conforment possiblement pas aux conditions de leur permis d’études. Le Portail des EED recense les étudiants étrangers qui remplissent les deux conditions suivantes :

  • avoir présenté une demande de permis d’études à compter du 1er juin 2014 et détenir actuellement un permis d’études valide;
  • être inscrits à un programme d’études d’une durée d’au moins six mois.

Les EED doivent remplir les demandes de vérification de la conformité pour ces étudiants.

3.1. Types d’utilisateurs

Les utilisateurs principaux et secondaires peuvent remplir et enregistrer des rapports de vérification de la conformité ponctuels et périodiques, et ils peuvent aussi envoyer ces rapports à IRCC.

L’utilisateur principal est la personne-ressource principale pour IRCC et est :

  • l’employé désigné comme le représentant principal autorisé par la province ou le territoire;
  • responsable de la gestion des accès d’utilisateur secondaire de l’EED (il est recommandé que les utilisateurs principaux ajoutent des utilisateurs secondaires au compte en leur octroyant des numéros d’identification personnels, ou NIP);
  • responsable de tenir à jour ses coordonnées (comme son adresse de courriel) afin que les EED reçoivent tous les avis envoyés par IRCC.

Remarque : Lorsqu’un établissement d’enseignement est désigné par sa province ou son territoire, le représentant principal reçoit une invitation d’IRCC à inscrire son EED par l’intermédiaire du Portail des EED. Seul le représentant principal peut soumettre une demande d’inscription.

L’utilisateur secondaire reçoit un NIP de la part de l’utilisateur principal afin de créer un compte qui est lié à son établissement par l’intermédiaire du Portail des EED. Les utilisateurs secondaires peuvent remplir et enregistrer des rapports de vérification de la conformité, et ils peuvent aussi envoyer ces rapports à IRCC. Par contre, ils ne sont pas en mesure d’accorder des accès au Portail des EED à d’autres personnes.

Les utilisateurs principaux et secondaires sont responsables de conserver leur nom d’utilisateur et leur mot de passe CléGC en lieu sûr. Les noms d’utilisateur et les mots de passe ne peuvent pas être récupérés.

Remarque : Les EED doivent informer leur province ou territoire, qui avise ensuite IRCC en cas de changement de coordonnées d’un EED, du représentant principal ou des deux. Vous pouvez communiquer avec le gouvernement provincial ou territorial pour obtenir l’autorisation de changer le représentant principal de l’EED.

3.2. Accès au Portail des établissements d’enseignement désignés

Tous les utilisateurs ont besoin d’un compte pour accéder au Portail des EED. Suivez ces directives étape par étape pour créer un compte si vous n’en avez pas déjà un.

Pour accéder au Portail des EED, nous vous recommandons d’utiliser Google Chrome. Avant d’ouvrir une session dans le Portail des EED, vous devez supprimer l’historique et la cache de votre navigateur.

Utilisez les directives suivantes pour ouvrir une session dans le Portail des EED :

  1. Rendez-vous au Portail des EED.
  2. Cliquez sur Poursuivez vers la CléGC.
  3. Ouvrez une session à l’aide du nom d’utilisateur et du mot de passe de votre CléGC.
  4. Cliquez sur Continuer.
  5. Lisez les modalités.
  6. Cliquez sur J’accepte.
  7. Répondez aux questions de validation de l’identité que vous avez fournies au moment de l’inscription.
Image de l’écran d’ouverture de session dans le portail

4. Réception des avis de vérification de la conformité

IRCC envoie un courriel à l’utilisateur principal de l’EED lorsqu’une nouvelle demande de vérification en attente figure dans sa file d’attente des rapports de conformité de l’EED.

5. Accès aux demandes de vérification de la conformité

Suivez les étapes suivantes pour accéder aux demandes de vérification :

  1. Après avoir ouvert la session, cliquez sur Continuer.
  2. Lisez les modalités.
  3. Cliquez sur J’accepte.
  4. Répondez aux questions de validation de l’identité que vous avez fournies au moment de l’inscription.
  5. Cliquez sur Accéder au rapport de vérification sous la rubrique Que voulez-vous faire aujourd’hui?
Image du bouton « Accéder au rapport de conformité », tel que décrit ci-dessus.

6. Production de rapport directement par le Portail des établissements d’enseignement désignés

Vous pouvez remplir les demandes de vérification de la conformité directement dans le Portail des EED ou en téléchargeant un fichier à remplir localement, puis en le téléversant dans le Portail pour le faire parvenir à IRCC. D’autres directives sur la manière de produire un rapport directement dans le Portail des EED se trouvent ci-dessous. Pour des directives sur la manière de remplir des demandes de vérification de la conformité en téléchargeant et en téléversant des fichiers, consultez la section ci-dessous intitulée Téléchargement et téléversement du rapport de vérification de la conformité.

À la page Rapport de conformité de l’EED, sous Type de demande, vous pourrez choisir entre les liens Vérification ponctuelle et Vérification périodique, selon le type demande.

Image de l’écran « Demandes de rapport de conformité d’IRCC » montrant où se trouve le lien menant à Vérification ponctuelle.

Lorsque vous cliquez sur le lien de vérification se trouvant sous la colonne Type de demande, le système affiche une liste d’étudiants. Indiquez le statut de chaque étudiant en utilisant le menu déroulant.

Remarques

  • Les EED ne peuvent pas ajouter d’étudiants à cette liste. Les EED ne fournissent des renseignements que sur les étudiants qui figurent sur la liste.
  • Si la liste comprend plus d’un dossier pour le même étudiant, sélectionnez le même statut pour chaque dossier.
  • Si votre établissement a deux étudiants ou plus ayant le même nom et la même date de naissance, assurez-vous de choisir le bon statut pour chacun. Si vous avez besoin d’aide supplémentaire, envoyez un courriel à la boîte aux lettres des EED.

Sous Recherche, vous pouvez trouver un dossier d’étudiant à l’aide des critères suivants :

  • Nom de famille;
  • Prénom;
  • Numéro d’identification d’étudiant;
  • Date de naissance;
  • IUC;
  • Statut.

Les utilisateurs peuvent :

  • trier les résultats en cliquant sur la flèche en haut de la colonne;
  • ajouter ou modifier le numéro d’identification de chaque étudiant.

Remarque : Les numéros d’identification d’étudiant seront sauvegardés dans le système. Le champ Numéro d’identification d’étudiant n’est pas obligatoire et n’est pas validé par IRCC s’il est fourni sur un formulaire de demande de permis d’études. Les numéros d’identification d’étudiant peuvent contenir les chiffres de 0 à 9 et les lettres de A à Z seulement. Si le numéro d’identification de l’étudiant contient un caractère spécial, supprimez ce caractère avant de procéder à la sauvegarde.

Conseil : Les utilisateurs peuvent changer le nombre de dossiers qui figurent dans le tableau en cliquant sur Afficher… éléments au-dessus de la colonne Sélectionner.

Image d’un exemple d’une liste d’étudiants.

6.1. Saisie du statut d’un étudiant

Les utilisateurs principaux et secondaires doivent sélectionner la valeur qui décrit le mieux le statut scolaire ou d’inscription de l’étudiant à l’EED. La valeur doit refléter le statut le jour de la réception de la demande de vérification de la conformité.

Les options disponibles sont les suivantes :

Remarque : Dans le cas des étudiants ayant déjà fait l’objet d’un rapport par l’EED, le système remplit automatiquement les champs Statut et Numéro d’identification d’étudiant à l’aide des renseignements soumis par l’EED dans la demande précédente. Pour vous assurer que ces renseignements sont toujours exacts, sélectionnez et sauvegardez les statuts remplis automatiquement.

Si vous n’êtes pas certain du statut à choisir pour un titulaire de permis d’études après avoir lu les définitions des statuts scolaire ou d’inscription, envoyez un courriel à la boîte aux lettres des EED pour obtenir de l’aide.

Servez-vous des directives suivantes pour indiquer le statut d’un étudiant :

  • Dans le champ Statut, sélectionnez une valeur.
  • Cliquez sur Sauvegarder.
Pour saisir le même statut pour plusieurs étudiants

Si le même statut s’applique à tous les étudiants qui figurent dans vos résultats de recherche, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Défilez vers le bas de la page.
  2. Cliquez sur Sélectionner tous les éléments.
  3. Dans le champ Statut, sélectionnez une valeur.
  4. Cliquez sur Appliquer aux éléments sélectionnés.
  5. Cliquez sur Sauvegarder.

Conseil : Les EED peuvent utiliser la fonction Sélectionner tous les éléments pour choisir le statut qui s’applique à la majorité de leurs étudiants, puis changer manuellement le statut des étudiants qui ont un statut différent.

Le système applique ensuite le statut à tous les étudiants sélectionnés. Les résultats s’affichent dans la colonne Statut.

Après avoir mis à jour les dossiers de tous les étudiants affichés, faites ce qui suit :

  1. Cliquez sur Sélectionner tous les éléments.
  2. Cliquez sur Sauvegarder.

Si le rapport comprend plus de 250 dossiers, cliquez sur Suivant pour accéder à la page suivante de dossiers d’étudiants.

6.2. Enregistrement de votre rapport

Enregistrez votre rapport de vérification de la conformité en suivant les étapes ci-dessous :

  1. Cliquez sur Sélectionner tous les éléments.
  2. Cliquez sur Sauvegarder.
  3. Cliquez sur Retour à la file d’attente pour revenir à la page Demandes de rapports de conformité d’IRCC.

Remarque : L’enregistrement du rapport de vérification de la conformité permet aux utilisateurs d’apporter des changements aux statuts d’inscription d’étudiants, sans envoyer le rapport à IRCC. Les utilisateurs doivent soumettre le rapport de vérification de la conformité à IRCC pour terminer la demande de vérification de la conformité. Consultez la section Préparation et envoi du rapport de vérification de la conformité à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada pour obtenir des directives sur la manière d’envoyer le rapport de vérification de la conformité.

7. Téléchargement et téléversement du rapport de vérification de la conformité

Vous pouvez télécharger le rapport de vérification de la conformité et y apporter des changements directement au besoin. Après avoir apporté vos changements, téléversez le fichier mis à jour. Vous pouvez télécharger et téléverser le rapport à plusieurs reprises.

7.1. Téléchargement du rapport de vérification de la conformité

Vous pouvez télécharger le rapport de vérification de la conformité dans un des trois formats suivants : .xlsx, .csv ou .xml.

Si vous choisissez de télécharger le rapport en format .xlsx, vous ne pourrez pas téléverser votre rapport en utilisant le même format. Vous devrez plutôt téléverser le rapport en format .csv.

  1. À la page Rapport de conformité de l’EED, cliquez sur Télécharger/téléverser le rapport.
  2. Sélectionnez une valeur dans le champ Choisir un format de fichier de l’applet Télécharger le rapport.
Image d’un menu déroulant des options de «format de fichier» pouvant être utilisé pour télécharger le rapport.
  1. Cliquez sur Télécharger le rapport. Une fenêtre de navigateur vous demandera ensuite d’ouvrir le rapport.

Remarque : Si vous avez l’intention d’utiliser le format .xml, vous devez soumettre le rapport dans ce schéma :

  • Téléchargez le schéma pour téléverser le rapport en format .xml
    
    <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <xs:schema xmlns:eserviceShared="http://cic.gc.ca/gol.eservices" targetNamespace="http://cic.gc.ca/gol.mycic.model.dli" xmlns="http://cic.gc.ca/gol.mycic.model.dli" xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"><!-- Activity ID -->
     <xs:element type="xs:string" name="aID"/>
     <!-- Student ID, maximum length is 25 characters-->
     <xs:element name="sID">
      <xs:simpleType>
       <xs:restriction base="xs:string">
        <xs:maxLength value="25"/>
       </xs:restriction>
      </xs:simpleType>
     </xs:element>
     <!-- Last Name -->
     <xs:element type="xs:string" name="ln"/>
     <!-- First Name -->
     <xs:element type="xs:string" name="fn"/>
     <!-- Date of Birth Year -->
     <xs:element type="xs:string" name="y"/>
     <!-- Date of Birth Month -->
     <xs:element type="xs:string" name="m"/>
     <!-- Date of Birth Day -->
     <xs:element type="xs:string" name="d"/>
     <!-- Date of Birth -->
     <xs:element name="dob">
      <xs:complexType>
       <xs:sequence>
        <xs:element maxOccurs="1" minOccurs="0" ref="y"/>
        <xs:element maxOccurs="1" minOccurs="0" ref="m"/>
        <xs:element maxOccurs="1" minOccurs="0" ref="d"/>
       </xs:sequence>
      </xs:complexType>
     </xs:element>
     <!-- Unique_Client_Identifier -->
     <xs:element type="xs:string" name="uci"/>
     <!-- Status Code -->
     <xs:element name="stCd">
      <xs:simpleType>
       <xs:restriction base="xs:string">
        <xs:enumeration value="12886"/>
        <!-- Full-time studies - Études à temps plein -->
        <xs:enumeration value="12887"/>
        <!-- Part-time studies -Études à temps partiel -->
        <xs:enumeration value="12888"/>
        <!-- Academic break - Congé scolaire -->
        <xs:enumeration value="12889"/>
        <!-- Program/degree completed - Programme complété/diplôme obtenu -->
        <xs:enumeration value="12891"/>
        <!-- No longer registered/enrolled - -->
        <xs:enumeration value="12892"/>
        <!-- Unknown/no record - Plus inscrit -->
        <xs:enumeration value="17231"/>
        <!-- Authorized leave - Congé Autorisé -->
        <xs:enumeration value="17232"/>
        <!-- Deferred enrolment - Inscription différée -->
        <xs:enumeration value="17863"/>
        <!-- No show - Défaut de se presenter -->
        <xs:enumeration value="17864"/>
        <!-- Not started - Non commence -->
        <xs:enumeration value="17865"/>
        <!-- Academic suspension - Suspension académique--></xs:restriction>
      </xs:simpleType>
     </xs:element>
     <!-- Status English Description -->
     <xs:element type="xs:string" name="stEn"/>
     <!-- Status French Description-->
     <xs:element type="xs:string" name="stFr"/>
     <!-- Status -->
     <xs:element name="st">
      <xs:complexType>\
       <xs:sequence>
        <xs:element maxOccurs="1" minOccurs="1" ref="stCd"/>
        <xs:element maxOccurs="1" minOccurs="0" ref="stEn"/>
        <xs:element maxOccurs="1" minOccurs="0" ref="stFr"/>
       </xs:sequence>
      </xs:complexType>
     </xs:element>
     <!-- Activity -->
     <xs:element name="act">
      <xs:complexType>
       <xs:sequence>
        <xs:element maxOccurs="1" minOccurs="1" ref="aID"/>
        <xs:element maxOccurs="1" minOccurs="0" ref="sID"/>
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        <xs:element maxOccurs="1" minOccurs="0" ref="fn"/>
        <xs:element maxOccurs="1" minOccurs="0" ref="dob"/>
        <xs:element maxOccurs="1" minOccurs="0" ref="uci"/>
        <xs:element maxOccurs="1" minOccurs="1" ref="st"/>
       </xs:sequence>
      </xs:complexType>
     </xs:element>
     <xs:element name="Activities">
      <xs:complexType>
       <xs:sequence>
        <xs:element maxOccurs="unbounded" minOccurs="1" ref="act"/>
       </xs:sequence>
      </xs:complexType>
     </xs:element>
     <xs:element name="ComplianceReport">
      <xs:complexType>
       <xs:sequence>
        <xs:element maxOccurs="1" minOccurs="1" ref="Activities"/>
       </xs:sequence>
      </xs:complexType>
     </xs:element>
    </xs:schema>
    
    

Lorsque vous aurez téléchargé le rapport, entrez un statut pour chaque étudiant. Consultez la section Saisie du statut d’un étudiant pour déterminer le statut scolaire ou d’inscription utilisé pour le rapport. Téléversez votre rapport de vérification de la conformité une fois que tous les étudiants auront un statut.

7.2. Téléversement du rapport de vérification de la conformité

Vous pouvez téléverser le rapport de vérification de la conformité dans un des deux formats suivants : .csv ou .xml.

Téléversement en format .csv

Remarque : Vous ne pouvez par téléverser votre rapport en format .xlsx. Si vous avez téléchargé votre rapport en format .xlsx, vous devez l’enregistrer en format .csv. Utilisez ce format pour téléverser votre rapport si vous avez téléchargé votre rapport en format .xlsx ou .csv.

  1. À la page Rapport de conformité de l’EED, cliquez sur Télécharger/téléverser le rapport.
  2. Rendez-vous jusqu’à l’applet Téléverser un rapport.
  3. Dans le champ Choisir un format de fichier, sélectionnez une valeur.
Image du format «XML» choisi du menu déroulant des options de «format de fichier».
  1. Cliquez sur Parcourir dans le champ Choisir un fichier sur votre ordinateur.
  2. Trouvez le fichier sur votre ordinateur et cliquez sur Ouvrir.
  3. Cliquez sur Téléverser le fichier.

Vous pouvez téléverser autant de fichiers que nécessaire, mais vous ne pouvez pas soumettre le rapport avant que les dossiers de tous les étudiants aient été téléversés.

Si le rapport contient des erreurs, le système affiche une page contenant un lien qui mène vers la liste des erreurs.

Téléversement en format .xml

Remarque : Consultez la section Téléchargement du rapport de vérification de la conformité pour voir le schéma que vous devez utiliser pour téléverser un fichier .xml.

  1. À la page Rapport de conformité de l’EED, cliquez sur Télécharger/téléverser le rapport.
  2. Rendez-vous jusqu’à l’applet Téléverser un rapport.
  3. Dans le champ Choisir un format de fichier, sélectionnez une valeur.
Image du format «CSV» choisi du menu déroulant des options de «format de fichier».
  1. Cliquez sur Parcourir dans le champ Choisir un fichier sur votre ordinateur.
  2. Trouvez le fichier sur votre ordinateur et cliquez sur Ouvrir.
  3. Cliquez sur Téléverser le fichier.

8. Préparation et envoi du rapport de vérification de la conformité à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Assurez-vous que les nombres dans les colonnes Dossiers complets et Dossiers prêts à transmettre sont les mêmes. Si les nombres sont différents, vous devez revenir au rapport et retrouver les dossiers qui n’ont pas été mis à jour.

  1. Dans la colonne Action, cliquez sur Transmettre à IRCC lorsque vous êtes prêt à soumettre le rapport. Si vous téléversez votre rapport par le Portail des EED, vous devez également cliquer sur le bouton Transmettre à IRCC pour terminer l’envoi de votre rapport.
  2. Vous arrivez ensuite à une page de confirmation et vous devez à nouveau cliquer sur Transmettre à IRCC.
Image de l’écran «Transmettre à IRCC», tel que décrit ci-dessus.

Remarque : Si vous cliquez sur Annuler, le système vous ramène à la page Demandes de rapports de conformité d’IRCC.

  1. Lorsque vous avez envoyé avec succès votre rapport à IRCC, l’utilisateur principal de l’EED reçoit un courriel de confirmation.
  2. Vous pouvez également confirmer la réussite de l’envoi de votre rapport à IRCC en consultant votre page de rapport dans le Portail des EED. Si le mot Transmis figure dans la période de rapport de conformité en cours sous Jours restants pour la transmission, IRCC a bien reçu le rapport.
  3. Si le nombre de jours restants s’affiche sous Jours restants pour la transmission, vous devez encore soumettre votre rapport en vous assurant que tous les dossiers ont été effectués, puis en cliquant sur Transmettre à IRCC.
  4. Une fois que le rapport a bien été envoyé à IRCC, les EED ne peuvent plus apporter de changements par le Portail des EED. Si vous devez modifier les renseignements contenus dans le rapport que vous avez soumis, vous pouvez envoyer un courriel à la boîte aux lettres des EED.

Remarque : Les demandes de vérification de la conformité expirent le dernier jour de la période de rapport, à minuit (temps universel coordonné). Les EED ne peuvent pas soumettre leur rapport après cette échéance.

9. Aide et soutien

Envoyez un courriel à la boîte aux lettres des EED pour obtenir du soutien technique ou des directives supplémentaires ou pour poser des questions sur le Portail des EED. Si votre demande ne peut être traitée dans les dix jours ouvrables, on vous informera de la date de résolution prévue.

Glossaire

Congé scolaire (congé prévu normalement)

L’étudiant est en congé régulier prévu entre deux sessions (p. ex. vacances d’été), tel que déterminé par votre établissement.

Suspension académique

L’étudiant est suspendu de votre établissement en raison de mauvais résultats scolaires ou d’une infraction aux politiques de l’établissement. L’étudiant est autorisé à revenir après la période de suspension.

Congé autorisé

L’étudiant a officiellement demandé et obtenu l’approbation de s’absenter temporairement de votre établissement, pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

  • Congé de maladie ou de maternité
  • Urgence familiale
  • Décès d’un ami ou d’un membre de la famille
  • Changement de programme d’études au sein du même établissement d’enseignement
  • Tout autre type de congé autorisé officiellement par votre établissement pour l’étudiant

Inscription différée

L’étudiant est inscrit à votre établissement, mais n’y étudie pas actuellement parce que la date de début de son programme a été reportée. La date de début différée doit avoir été :

  • fixée par votre établissement; ou
  • demandée par l’étudiant et approuvée par votre établissement.

Études à temps plein

L’étudiant est inscrit à votre établissement et à un programme d’études. Chaque établissement détermine le nombre minimum d’heures de cours exigées pour qu’un étudiant soit considéré comme ayant un statut à temps plein. Ce minimum peut inclure un stage coopératif en milieu de travail.

Plus inscrit

Votre établissement a envoyé une lettre d’admission à l’étudiant, mais il n’est plus inscrit parce qu’il :

  • a été renvoyé;
  • s’est désisté de lui-même;
  • a été transféré dans un autre établissement.

Ce statut ne devrait pas être utilisé pour les étudiants qui font l’objet d’une suspension académique.

Défaut de se présenter

Votre établissement a envoyé une lettre d’acceptation à l’étudiant, et il devrait être inscrit, mais il :

  • n’a jamais confirmé qu’il acceptait;
  • est inscrit, mais n’a jamais assisté à ses cours;
  • est inscrit, s’est présenté en classe, mais a cessé d’assister aux cours sans en aviser l’école.

Non commencé

L’étudiant est inscrit à votre établissement et il est inscrit à un programme d’études qui débute le semestre prochain. Il n’a pas encore commencé ses études.

Ce statut ne devrait pas être utilisé pour les étudiants dont la date de début a été différée. Pour en savoir plus, consultez la section Inscription différée.

Études à temps partiel

L’étudiant est inscrit à votre établissement et à un programme d’études. Chaque établissement détermine le nombre minimum d’heures de cours exigées pour qu’un étudiant soit considéré comme ayant un statut à temps partiel. Ce minimum peut inclure un stage coopératif en milieu de travail.

Programme complété/diplôme obtenu

Votre établissement a officiellement confirmé à l’étudiant qu’il a terminé son programme d’études et qu’il obtiendra son diplôme ou son certificat.

L’étudiant a terminé le programme d’études et attend la confirmation officielle de l’obtention de son diplôme ou de son certificat.

Inconnu/aucun dossier

Votre établissement n’a pas de dossier indiquant qu’une lettre d’acceptation aurait été délivrée à cette personne ou que cette personne est inscrite à votre établissement.

Ce statut ne devrait pas être utilisé pour les étudiants qui ont reçu une lettre d’acceptation, mais qui n’ont pas confirmé ou répondu à l’offre.

Identificateur unique de client

Il est aussi possible de désigner un identificateur unique de client (IUC) comme numéro d’identification de client. L’IUC figure sur les documents officiels envoyés aux clients par IRCC et contient l’un ou l’autre des éléments suivants :

  • Quatre chiffres, un tiret et quatre autres chiffres (exemple : 0000-0000);
  • Deux chiffres, un tiret, quatre chiffres, un autre tiret et quatre autres chiffres (exemple : 00-0000-0000)

Foire aux questions

J’ai présenté un rapport lors de la dernière ronde de rapports de conformité des EED. Dois-je remplir un rapport pendant la présente ronde?

Oui. À partir de l’automne 2016, tous les EED sont tenus de remplir leur rapport à chaque ronde (printemps et automne).

Certains étudiants étrangers inscrits dans mon EED ne figurent pas dans le rapport de conformité. Comment puis-je les ajouter?

Les EED n’ont pas à ajouter d’étudiants dans leur rapport. Pour ce rapport, nous avons besoin des renseignements sur le statut d’inscription des étudiants qui figurent sur votre liste seulement.

Certains dossiers d’étudiant figurent plusieurs fois dans le rapport de conformité des EED. Puis-je supprimer les dossiers en double?

Non. Les utilisateurs du Portail des EED ne peuvent pas supprimer les dossiers en double. Si vous en trouvez un, indiquez le même statut pour chaque dossier.

Je ne peux pas remplir et soumettre mon rapport de conformité des EED avant la date limite. Puis-je bénéficier d’un délai supplémentaire?

Non. Nous ne pouvons pas reporter la date limite de l’envoi du rapport de conformité.

Pour toute question sur les conséquences de ne pas soumettre votre rapport de conformité, veuillez communiquer avec votre province ou territoire.

Assurez-vous d’avoir accès à votre compte avant de commencer à remplir le rapport de conformité. Les utilisateurs principaux peuvent ajouter autant d’utilisateurs secondaires que nécessaire pour les aider dans le processus de rapport.

Le bouton Transmettre à IRCC apparaît en gris. Comment puis-je envoyer mon rapport?

On peut soumettre des rapports seulement en cliquant sur le bouton Transmettre à IRCC.

Pour pouvoir cliquer sur le bouton, assurez-vous que tous les dossiers d’étudiant ont un statut et qu’aucun d’entre eux ne contient de caractère spécial dans le champ Numéro d’identification d’étudiant, comme une virgule, un tiret ou un point-virgule. Si ces étapes vous permettent de résoudre le problème, vous devriez voir que tous les dossiers d’étudiant sont prêts à être transmis, et le bouton Transmettre à IRCC ne devrait plus apparaître en gris.

Si ces étapes ne permettent pas de résoudre le problème, envoyez un courriel à la boîte aux lettres des EED et fournissez des saisies d’écran pour obtenir de l’aide supplémentaire.

Le représentant principal ou les coordonnées de mon EED ont changé. Avec qui devrais-je communiquer?

Communiquez sans tarder avec votre province ou territoire de désignation pour tout changement aux renseignements, y compris les suivants :

  • Représentant ou utilisateur principal;
  • Lieu et adresse;
  • Nom de l’EED.

Si votre établissement souhaite devenir un EED ou a cessé ses activités, communiquez avec votre province ou territoire.

Établissements d'enseignement désignés

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