ARCHIVÉ – Bulletin opérationnel 241 – le 12 octobre 2010

Nouveau formulaire de demande de visa de résident temporaire

Ce bulletin opérationnel est désuet.

Contexte

Depuis le 27 mars 2009, Citoyenneté et Immigration Canada a mis à l’essai un nouveau Formulaire de demande de visa de résident temporaire [IMM 5257B Projet pilote] et l’Annexe 1 qui l’accompagne, dans certaines missions choisies. Il s’agissait d’éliminer le besoin d’un formulaire d’examen initial propre à chaque pays. En consultation avec l’Agence des services frontaliers du Canada, le formulaire de demande a été conçu de manière à obtenir les renseignements nécessaires pour effectuer les vérifications de sécurité de façon uniforme et limiter les communications avec le client aux fins d’obtention de renseignements supplémentaires.

Puisque le Système mondial de gestion des cas (SMGC) est en cours d’installation dans les bureaux à l’étranger afin d’élargir la capacité de traitement de ces derniers, il a été décidé de lancer le nouveau formulaire de demande de visa de résident temporaire (VRT) simultanément. Des codes à barres ont été ajoutés sur le formulaire de demande de VRT en vue de faciliter l’entrée de données dans le SMGC. Ce nouveau formulaire de demande de VRT est le premier formulaire de demande électronique pour les demandeurs à l’étranger et celui-ci peut maintenant être sauvegardé électroniquement par le demandeur. Une fois que le nouveau formulaire de demande de VRT aura été mis en œuvre avec succès, il en sera de même pour le formulaire de demande de visa d’études et celui des travailleurs, puis pour les autres secteurs d’activité. La mise en œuvre d’un nouveau formulaire de demande de VRT constitue un premier pas vers la vision de CIC en ce qui a trait à l’intégration des formulaires de demande.

Situation actuelle

Le formulaire Demande de visa de résident temporaire présentée à l’extérieur du Canada [IMM 5257B], actuellement disponible sur Internet, est utilisé par les demandeurs qui souhaitent séjourner temporairement au Canada. Ce formulaire de demande est rempli par un demandeur principal et peut également être rempli au nom d’un époux ou d’un conjoint de fait, ainsi qu’au nom d’enfants à charge de moins de 18 ans qui accompagnent le demandeur principal.

Le formulaire est bilingue et se remplit généralement à la main. Par la suite il est présenté au bureau des visas approprié avec tous les documents exigés à l’appui. Le formulaire ne peut pas être sauvegardé électroniquement et les données inscrites ne peuvent être intégrées ni entrées dans les systèmes existants de CIC.

Nouvelle situation

À compter du 14 octobre 2010, tous les clients auront accès à un nouveau formulaire Demande de visa de résident temporaire présentée à l’extérieur du Canada [IMM 5257], au Guide de demande correspondant [IMM 5256], au formulaire Renseignements sur la famille [IMM 5645], à l’Annexe 1 [IMM 5257 – Annexe 1] et à la Liste de contrôle des documents [IMM 5484]. Les anciennes versions de la Demande de visa de résident temporaire présentée à l’extérieur du Canada [IMM 5257B], du formulaire Renseignements supplémentaires sur la famille [IMM 5406] et de l’Annexe 1 [IMM 5257 – Annexe 1], ainsi que du Guide de demande [IMM 5256] ne seront plus disponibles dans quelque format que ce soit pour présenter une demande de Visa de Résident Temporaire. Cette mesure vise également les formulaires de demande utilisés dans le cadre du projet pilote du 27 mars 2009 mené dans les bureaux des visas de Buffalo, Detroit, Los Angeles, New York, Seattle, Washington D.C., Paris, Belgrade et Colombo. Ce projet pilote est maintenant terminé.

En coordination avec le Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, CIC s’est assuré que les sites Web des missions afficheront les hyperliens appropriés vers la nouvelle demande de VRT. Tous les bureaux au Canada et à l’étranger doivent s’assurer que tous les exemplaires papier des anciens formulaires IMM 5257B, IMM 5256, IMM 5406, IMM 5484 et Annexe 1 qui sont actuellement utilisés pour présenter une demande de Visa de Résident Temporaire soient détruits. Tous les hyperliens ainsi que les instructions propres à chaque bureau relativement à ces documents doivent être supprimés ou modifiés, selon le cas, d’ici le 14 octobre 2010. Les personnes-ressources locales doivent également être informées de l’emplacement sur Internet du nouveau formulaire IMM 5257, du Guide de demande correspondant et de tous les autres documents connexes, ce qui peut nécessiter de demander le retrait des formulaires papier détenus par les consuls honoraires, les avocats et les consultants, les bureaux du ministère des Affaires étrangères, les agences de voyages, etc.

Un examen est en cours pour déterminer la date à laquelle l’ancien formulaire de Demande de visa de résident temporaire présentée à l’extérieur du Canada [IMM 5257B] ne sera plus accepté par CIC. Une fois l’examen terminé, des instructions suivront dans un prochain Bulletin opérationnel.

Détails au sujet du formulaire

Chaque demandeur individuel doit remplir et signer le nouveau formulaire Demande de visa de résident temporaire présentée à l’extérieur du Canada  [IMM 5257]. Cela signifie que le demandeur principal ne peut plus remplir un formulaire de demande au nom de tous les membres de la famille qui l’accompagnent. Par conséquent, chaque demandeur âgé de 18 ans ou plus doit donc remplir et signer sa propre demande (c’est-à-dire qu’une famille de trois personnes présentera trois formulaires distincts). Le formulaire d’un demandeur de moins de 18 ans doit être signé par un parent ou un tuteur. Tous les membres de la famille doivent être inscrits sur le nouveau formulaire Renseignements sur la famille [IMM 5645]. Tous les demandeurs âgés de 18 ans ou plus se rendant au Canada et ayant besoin d’un VRT doivent remplir ce formulaire.

Le nouveau formulaire de demande de VRT doit être rempli en ligne et le demandeur peut sauvegarder un formulaire de demande partiellement rempli. Afin d’aider le demandeur à remplir correctement le nouveau formulaire IMM 5257. Ce dernier est doté de fenêtres qui s’affichent automatiquement au fur et à mesure que le demandeur le remplit. Les agents sont invités à lire le Guide de demande qui contient de plus amples renseignements sur la façon de remplir le nouveau formulaire IMM 5257.

Le nouveau formulaire de demande de VRT facilite la saisie de données dans le SMGC puisqu’un code à barres se créé lorsque le demandeur remplit le formulaire par voie électronique. Le code à barres apparaîtra sur le formulaire IMM 5257 seulement lorsque le demandeur aura entré correctement tous les renseignements requis et cliqué sur le bouton de validation (situé dans le haut et au bas du formulaire de demande). Le code à barres s’imprimera sur la dernière page du formulaire et contiendra la totalité des données inscrites par le demandeur. Le chargement des données dans le SMGC s’effectuera automatiquement en balayant le code à barres avec un scanneur. Compte tenu de la quantité accrue de données recueillies par le SMGC, cette fonctionnalité sera très importante pour aider les bureaux à saisir les données. CIC continue d’examiner d’autres moyens pour faciliter davantage la saisie de données et s’assurer que les renseignements fournis par les clients seront disponibles lors du traitement de la demande sans avoir à saisir les données manuellement.

Lorsque le demandeur doit fournir des renseignements supplémentaires qui n’entrent pas dans les sections prévues sur le formulaire de demande électronique, il doit imprimer la page où se trouve la section appropriée du formulaire, inscrire les renseignements requis et joindre cette page à sa demande. On déconseille au demandeur de fournir les renseignements supplémentaires sur une feuille distincte en indiquant la lettre ou le numéro de la question à laquelle il répond. Il faudra encore vérifier si les formulaires de demande ont été remplis correctement et en entier, et les bureaux doivent continuer de conserver intégralement le formulaire de demande rempli une fois le traitement terminé.

Les agents doivent encourager les demandeurs à remplir le formulaire IMM 5257 par voie électronique plutôt qu’à la main et à ne pas soumettre les anciens formulaires de demande.

À l’étranger

Des scanneurs sont envoyés et seront installés par ordre de priorité dans les missions où le SMGC est mis en œuvre initialement. D’ici à ce que les scanneurs soient installés dans tous les bureaux de visas, les renseignements contenus dans le formulaire IMM 5257 devront être saisis manuellement dans le SMGC. De plus amples renseignements ont été communiqués aux gestionnaires du programme d’immigration (GPI) au sujet des scanneurs à utiliser avec le SMGC. Les instructions sur la manière de se servir des scanneurs et de saisir les données dans le SMGC seront fournies dans le cadre de la formation prévue sur le SMGC.

Les instructions pour les centres de réception des demandes de visa (CRDV) ont été fournies aux GPI dans un message distinct de la Région internationale/de l’AC.

Au Canada

Tous les bureaux au Canada supprimeront l’accès aux anciens formulaires IMM 5257B, IMM 5256, IMM 5406, IMM 5484 et Annexe 1 qui sont actuellement utilisés pour présenter une demande de VRT d’ici le 14 octobre 2010 pour s’assurer que les demandeurs utilisent les formulaires les plus récents. Un message sera fourni au Télécentre et les renseignements seront accessibles dans WebSRI.

Des instructions distinctes concernant les procédures de traitement des demandes dans les CRDV seront envoyées aux bureaux concernés au Canada.

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