ARCHIVÉ – Bulletin opérationnel 376 – le 19 janvier 2012

Processus de remboursement à l’aide du SMGC aux personnes ayant présenté une demande en vertu des IM-1

Ce bulletin opérationnel est désuet.

Objet

Dès maintenant, les directives suivantes doivent être suivies au moment d’accorder, à l’aide du Système mondial de gestion des cas (SMGC), un remboursement des frais de traitement des demandes présentées au titre de la catégorie des travailleurs qualifiés (fédéral) [TQF] dans le cadre du premier ensemble d’instructions ministérielles (IM-1).

Les présentes directives s’appliquent pour les demandeurs qui ne sont pas admissibles aux fins de traitement dans le cadre du IM-1 ou qui ont retiré leur demande avant l’examen de la recevabilité en vertu des IM.

Contexte

La procédure relative au remboursement énoncée à l’appendice C du Bulletin opérationnel (BO 120) (15 juin 2009) Demandes de travailleurs qualifiés (fédéral) – Procédures aux bureaux des visas doit être mise à jour pour tenir compte des cas de TQF liés aux IM-1 créés dans le SMGC.

Directives

En ce qui a trait aux demandes liées aux IM-1 créées dans le SMGC, les agents doivent suivre les étapes suivantes au moment d’accorder un remboursement des frais de traitement.

Les éléments déclencheurs sont les mêmes que ceux énoncés à l’appendice C du BO 120.

Procédures pour les cas pour lesquels le Bureau de réception centralisé des demandes (BRCD) de Sydney doit accorder un remboursement

  • Dans le SMGC, sous Recevabilité-Évaluation de la recevabilité, le champ de l’état IM a auparavant été réglé à « Satisfait » (par le BRCD). Cet état est bloqué et ne peut être modifié.
  • Le demandeur a indiqué son intention de retirer sa demande (avant qu’une décision ne soit prise quant à la recevabilité de sa demande); OU

Le demandeur n’a pas soumis une demande complète dans les 120 jours et le bureau des visas conclut que la demande N’est PAS recevable aux fins de traitement; OU
Le bureau des visas conclut que la demande N’est PAS recevable aux fins de traitement après avoir examiné les observations du demandeur.

Le bureau responsable du traitement fera ce qui suit :

Étape Mesure
1

Changer/régler l’état Sélection à « Annulée ».

2

 Si le demandeur retire sa demande :

Dans la vue Recevabilité – Évaluation de la recevabilité, l’agent doit générer une nouvelle activité « Instructions ministérielles » et changer le statut de « Non commencé » à « Annulé ».
 
Dans la liste déroulante Évaluation finale, sélectionner « Retiré ». Le système créera une « Lettre de retrait » dans la vue Correspondance envoyée.

3

Si le demandeur n’est pas admissible aux fins de traitement :

Dans la vue Recevabilité – Évaluation de la recevabilité, l’agent doit générer une nouvelle activité « Instructions ministérielles » et changer l’état de « Non commencé » à « Non satisfait » ou « Non satisfait-docs non soumis ».

Le système créera une lettre « IM – Lettre non-recevabilité » dans la vue Correspondance envoyée. (Cette lettre est également appelée « TQ C50 – Décision défavorable définitive sur l’admissibilité aux fins de traitement – Instructions ministérielles »).

4

Indiquer le BRCD à titre de bureau secondaire (bureau 6262).

5

Naviguer jusqu’à la vue Frais de traitement dans la demande.

6

Surligner les entrées relatives à la transaction de paiement dans l’applet des frais que vous souhaitez rembourser.

Remarque : Il est possible de sélectionner plus d’une transaction aux fins du remboursement.

Cliquer sur le bouton Remboursement.

Remboursement : Pour les paiements faits en devises locales, veuillez consulter la section ci-dessous intitulée Procédures pour les cas pour lesquels une mission doit accorder un remboursement.

Pour en savoir plus au sujet de cette étape, veuillez consulter le Guide de l’utilisateur du SMGC (Ctrl+H) « Pour consigner un remboursement des frais ».

7

Le système crée un dossier de remboursement et génère les champs suivants : Frais, Montant exigé (CAD) et Montant payé.

Remarque : Si le champ No paiement a été généré auparavant dans le dossier de paiement, il le sera également dans le dossier de remboursement. Le numéro de reçu n’est cependant pas généré automatiquement.

8

Dans le champ « Remboursement autorisé par », cliquer sur l’icône, chercher ou taper l’ID d’utilisateur approprié et cliquer sur OK. Dans le champ « Code », sélectionner « CRT ».

Remarque : Si le paiement a été fait en devises locales et que le remboursement doit être accordé par la mission, sélectionner « CRP ».

9

Notes suggérées

  1. Non-recevabilité
    Dossier examiné : ne respecte pas les critères relatifs aux IM – non recevable aux fins de traitement.
    Recevabilité dans le cadre des IM indiquée et code de recouvrement des frais changé par CRT.
    Le traitement n’a pas été amorcé. Le demandeur peut recevoir le remboursement des frais de traitement.
    Demande de remboursement envoyée au BRCD de Sydney.
  2. Retrait
    Demande de retrait soumise par le demandeur. Demande retirée à cette date. Traitement non amorcé. Demandeur admissible à un remboursement des frais de traitement.
    Demande de remboursement envoyée au BRCD de Sydney.
  3. Délai de 120 jours échu. Aucun document soumis par le demandeur
    Examen : Le demandeur disposait de 120 jours pour soumettre une demande complète ainsi que les documents à l’appui. Le délai de 120 jours est échu et le demandeur n’a pas soumis une demande complète. À l’issue de l’examen de l’information disponible, je suis d’avis que la demande n’est pas recevable aux fins de traitement. Traitement non amorcé. Demandeur admissible à un remboursement des frais de traitement.
    Demande de remboursement envoyée au BRCD de Sydney.

Les notes ci-dessus ne sont que des suggestions. Dans tous les cas, les agents doivent décrire avec précision les mesures prises en lien avec le dossier. On doit préciser, dans les notes, les raisons justifiant le remboursement.

10

Aller à l’onglet de la vue Correspondance > Envoyée. Le système devrait avoir créé une lettre « IM – Non recevable » ou « Retrait » (décrite à l’étape 2 ou 3). Générer et imprimer la lettre pour le client. Une fois que l’état de la Correspondance a été réglé à « Envoyée », le système change automatiquement l’état de la Demande à « Close » et la Raison de l’état de la demande à « Non recevable » ou à « Retirée ».

11

Aviser le BRCD de Sydney (par courriel : CIO-Sydney-Missions@cic.gc.ca) que le processus de remboursement doit être amorcé si le paiement a été effectué en devises canadiennes.

Le BRCD de Sydney fera ce qui suit :

Étape Mesure
1 Suivre la procédure habituelle pour le remboursement et consigner les mesures prises dans les notes du SMGC.

Procédures pour les cas pour lesquels une mission doit accorder un remboursement

  • Le demandeur a droit à un remboursement, mais le paiement a été fait à la mission, en devises locales, ou la personne n’est pas en mesure d’encaisser un chèque émis par le Receveur général du Canada.
  • Le demandeur n’a pas été en mesure de se procurer des fonds en devises canadiennes dans le pays où il résidait au moment de présenter sa demande et, par conséquent, le paiement a été fait à la mission, en devises locales.
Étape Mesure
1 La mission doit suivre la procédure habituelle pour le remboursement et consigner les mesures prises dans les notes du SMGC. Il n’est pas nécessaire d’envoyer un message au BRCD de Sydney.

Pour en savoir plus au sujet des changements décrits dans ce BO, veuillez communiquer avec la Direction générale de la gestion opérationnelle et de la coordination (OMC-GOC-Immigration@cic.gc.ca).

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