Bulletin opérationnel 486 - le 17 décembre 2012

Lancement mondial du système des demandes en ligne pour les résidents temporaires

Objet

Le lancement mondial du système des demandes en ligne (parfois appelée la présentation de demandes en ligne) pour les programmes des résidents temporaires aura lieu le 15 décembre 2012. Le présent Bulletin opérationnel (BO) fournit des renseignements au sujet des modifications et de la marche à suivre pour les bureaux au Canada et les bureaux des visas à l’étranger.

Sommaire

Le système des demandes en ligne offrira aux clients du monde entier une option supplémentaire pour présenter une demande de visa de résident temporaire, de permis d’études ou de permis de travail à l’aide de l’assistant Venir au Canada^{Note de bas de page 1} et du portail MonCIC. Le système des demandes en ligne permet de transmettre tous les renseignements présentés avec une demande en format électronique. Ce système aidera Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) à s’acquitter de sa charge de travail plus efficacement en permettant au Ministère de transférer électroniquement les demandes des résidents temporaires aux bureaux dans le réseau mondial qui ont la capacité de les traiter.

Contexte

Avec l’installation, le 15 décembre 2012, de la version 4.0 du Système mondial de gestion des cas (SMGC) pour les demandes en ligne, les demandeurs de visa de résident temporaire, de prorogation du visa de visiteur, de permis d’études ou de permis de travail, qu’ils soient au Canada ou à l’étranger, pourront présenter leur demande par voie électronique. Les demandeurs pourront également payer en ligne, présenter leur demande en ligne et télécharger leurs documents justificatifs. Les demandeurs qui présentent des demandes pour d’autres secteurs d’activités, p. ex., la résidence permanente, le titre de voyage pour résident permanent et le permis de séjour temporaire, ne peuvent pas présenter leur demande en ligne pour le moment.

Le nouveau système des demandes en ligne ne sera pas obligatoire. Tous les clients pourront encore présenter des demandes en version papier à un Centre de traitement des demandes (CTD), un bureau des visas ou un centre de réception des demandes de visa (CRDV). Le système des demandes en ligne vient compléter le déploiement mondial du SMGC et permet à CIC d’être plus efficace, rentable et innovateur en optimisant l’utilisation du réseau mondial de bureaux et de décideurs. Il permet également de fournir aux clients des renseignements uniformes qui les aideront à remplir correctement leur formulaire de demande. Cette uniformisation réduira les erreurs qui peuvent entraîner une prolongation des délais de traitement et aidera le Ministère à atteindre ses objectifs en matière de normes de service.

Depuis 2009, les demandeurs au Canada peuvent présenter une demande en ligne pour un permis d’études et un permis de travail, ainsi que pour une prorogation de leur statut de visiteur en utilisant le système actuel de demandes en ligne qui alimente directement le système du CTD. En outre, depuis 2011, le programme relatif au permis d’études à l’étranger sans obligation de visa (PEESOV) est disponible aux demandeurs de quatorze pays dispensés du visa et dispensés de l’examen médical. Les anciennes demandes en ligne seront supprimées progressivement avec l’introduction du nouveau programme mondial des demandes en ligne. Dès que le nouveau système sera mis en place, les demandeurs provenant de tous les pays pourront l’utiliser pour soumettre leur demande, mettant ainsi fin au programme pilote de PEESOV.

Transition

L’ancien système utilisé pour traiter les demandes en ligne et les télécharger dans le système du CTD, sera éliminé progressivement. Les clients ne seront plus en mesure de présenter une nouvelle demande dans le formulaire actuel après le 14 décembre 2012. Ils disposeront toutefois de 60 jours pour remplir et présenter le formulaire de demande qu’ils ont commencé à remplir avant le lancement de la nouvelle version du système des demandes en ligne.

Même si les clients individuels n’auront plus accès à l’ancien système électronique après le 14 décembre, les représentants rémunérés autorisés continueront d’avoir accès à l’ancien système jusqu’à ce que le nouveau portail pour les tierces parties soit pleinement opérationnel. L’ancien portail sera éliminé progressivement en temps voulu.

NOTE : Cette transition ne s’applique pas au Système de notification électronique (SNE). Les clients qui désirent présenter une demande de permis de travail hors campus (PTHC) continueront à présenter des demandes de numéro de vérification de l’admissibilité (NVA) aux représentants désignés des établissements d’enseignement en utilisant le SNE. Une fois que leur demande de NVA est approuvée, ils devront passer par l’assistant Venir au Canada (l’assistant) et par le portail MonCIC pour présenter leur demande en ligne de PTHC.

Exigences liées à l’utilisation des nouvelles demandes en ligne pour les clients

Pour utiliser les demandes en ligne, les demandeurs doivent se conformer à TOUTES les exigences suivantes :

• être en mesure de payer les frais relatifs à la demande au moyen du système de paiement en ligne (par carte de crédit seulement – pas de paiement des frais à un établissement financier). Par exemple, certains pays ne permettent pas à leurs citoyens d’utiliser une carte de crédit pour effectuer une transaction internationale pour payer des frais; dès lors, à moins qu’une personne puisse effectuer le paiement en leur nom, ces citoyens devront présenter une demande en version papier par la poste ou par l’entremise d’un CRDV;
• avoir une adresse courriel valide;
• avoir accès à un numériseur ou à un appareil photo pour produire des images électroniques de leurs documents, qui peuvent être téléchargées dans leur ordinateur. Les clients peuvent numériser des documents (jusqu’à 4 Mo/fichier) dans les formats de fichier suivants : PNG, DOC, DOCX, JPEG et PDF. Ces exigences sont décrites dans les instructions en ligne à l’intention du client.
• Les demandes en ligne peuvent prendre en charge jusqu’à six membres d’une même famille sur une seule demande présentée par l’entremise de MonCIC. Les familles de plus de six personnes doivent présenter deux demandes ou présenter une demande en version papier.
• Les formulaires de demande en ligne doivent être remplis en anglais ou en français. Si la demande est présentée dans une autre langue, elle sera refusée. La documentation rédigée dans une autre langue que les deux langues officielles du Canada doit être soumise accompagnée d’une traduction officielle en anglais ou en français.
• Dans le cas d’un demandeur âgé de moins de 16 ans qui souhaite utiliser le système de demande en ligne, un parent ou un tuteur légal devra présenter le formulaire de demande en ligne en son nom en passant par leur compte MonCIC. La signature est conservée dans le système des demandes en ligne et elle est ensuite insérée dans la rubrique Notes du SMGC sous la demande du client. Le formulaire de demande avec un code à barres bidimensionnel (2D) contient les renseignements personnels de l’enfant, et le visa de résident temporaire ou le permis d’études sera donc délivré en fonction de ces renseignements.

NOTE : Pour ce qui est des demandeurs qui ne se conforment pas à ces exigences liées aux demandes en ligne, l’assistant Venir au Canada les orientera vers un formulaire de demande en version papier du bureau concerné.

NOTE : Les demandeurs qui ont besoin d’un permis de séjour temporaire (PST) ne peuvent pas utiliser les formulaires de demande en ligne, car ce secteur d’activité n’est pas encore pris en charge par le système de demandes en ligne. Il est prévu que les demandeurs de PST pourront présenter leur demande en ligne dans une prochaine version du SMGC.

Étapes du traitement en ligne

Étapes ayant trait au processus de demande

1. Les clients répondront à une série de questions dans l’assistant Venir au Canada. En fonction des réponses fournies, l’assistant déterminera dans quelle catégorie ils pourraient présenter une demande. Il est ensuite demandé aux demandeurs de répondre à des questions très précises qui permettront de générer une liste de vérification des documents simplifiée et personnalisée que le demandeur devra suivre qu’il soumette une demande en ligne ou au moyen d’un formulaire papier. La liste de vérification des documents exigera des demandeurs qu’ils fournissent des documents standards, comme le formulaire de demande avec code à barres 2D approprié (rempli et validé), une photo d’identité en format numérique et une numérisation de leur passeport (la page des données biographiques et toutes les pages contenant des entrées). Il leur sera également demandé de fournir tous les documents justificatifs propres à la catégorie pour laquelle ils présenteront une demande, et ils auront aussi la possibilité de fournir un document supplémentaire au besoin.
2. Le système demandera aux demandeurs de vérifier s’ils se conforment aux exigences minimales pour présenter leur demande en ligne. Les clients qui sont en mesure de présenter une demande en ligne se verront remettre un code de liste de contrôle personnelle (LCP). NOTE : Les familles peuvent présenter une demande commune en utilisant un seul compte MonCIC. Toutefois, en raison de contraintes liées au système, six membres d’une même famille, au maximum, peuvent présenter une demande à partir du même compte MonCIC. Les délégations de visiteurs, les artistes de spectacles, les associés d’affaires, le personnel d’encadrement des sportifs et les autres groupes ne peuvent pas présenter une demande commune en utilisant le système des demandes en ligne puisque les comptes en ligne peuvent appartenir qu’à un individu. Les groupes éligibles aux frais de groupe pourront bénéficier de ceux-ci s’ils soumettent leur demande en version papier.
3. Les clients qui présentent une demande en ligne pour la première fois seront dirigés pour s’inscrire et ouvrir une session au moyen de « CléGC » ou de « Partenaire de connexion » (appelé aussi SecureKey Service de Concierge) ET ensuite s’inscrire dans leur compte MonCIC. À chacune de leurs visites subséquentes, les clients n’auront qu’à ouvrir une session au moyen de CléGC ou de Partenaire de connexion pour accéder à MonCIC. Voir l’annexe A pour de plus amples renseignements sur MonCIC, CléGC et Partenaire de connexion.
4. Les demandeurs rempliront puis téléchargeront leur formulaire de demande et leurs documents justificatifs de CIC, en suivant la liste de vérification des documents qui a été générée à l’étape 1 susmentionnée. S’ils ne sont pas en mesure de remplir leur formulaire de demande immédiatement, ils disposeront de 60 jours pour remplir leur demande et soumettre tous les documents requis.
5. Une fois la demande remplie, les demandeurs devront fournir les renseignements relatifs à leur carte de crédit pour payer les frais exigibles sur le portail du Receveur général du Canada. Les demandeurs seront ensuite automatiquement redirigés vers leur compte MonCIC. Les clients qui sont dispensés de frais et qui peuvent télécharger la preuve des raisons pour lesquelles ils sont dispensés de frais (c.-à-d. donner une explication) passeront par-dessus l’étape de paiement en ligne.
6. Une fois leur demande transmise, les clients recevront instantanément une confirmation de réception. Ensuite, ils recevront automatiquement un accusé de réception généré par le SMGC qui contient leur numéro de demande. La date et l’heure de transmission de la demande du client seront la date et l’heure de réception de la demande en ligne par CIC, à l’heure normale de l’Est (HNE).
7. Lorsqu’une demande en ligne est présentée, le système envoie le formulaire de demande en ligne avec l’information liée au code à barres 2D directement dans les champs appropriés du SMGC. Cette procédure contribuera à réduire au minimum la saisie de données dans les bureaux.

Aucun dossier en papier ne sera créé pour ces demandes en ligne étant donné que les documents, les lettres et les décisions finales auront tous été sauvegardés et consignés dans le SMGC.

Questions et réponses

Q : Que doivent faire les clients en cas de problèmes techniques au moment de remplir une demande en ligne?

R : Les clients qui éprouvent des problèmes techniques au moment de remplir leur demande en ligne peuvent communiquer avec CIC dans l’environnement sécurisé du portail MonCIC en cliquant sur le lien « Partager avec CIC ».

Q : Qu’arrive-t-il si un bureau des visas reçoit un passeport non demandé?

R : Pendant le processus de traitement, les demandeurs ne devront PAS envoyer leur passeport avant que CIC en fasse la demande. Sur le site Web, ils pourront consulter les instructions concernant le lieu de destination de l’envoi de leur passeport et l’endroit à partir duquel ils doivent imprimer la lettre à joindre au passeport. Si un bureau des visas reçoit un passeport non demandé, celui-ci sera renvoyé au demandeur. Dans la majorité des cas, le client doit prépayer le service de messagerie pour que son passeport lui soit renvoyé.

Q : Est-il possible pour un groupe de soumettre une seule demande à l’aide du nouveau système en ligne?

R : Comme nous l’avons mentionné précédemment, la même demande en ligne peut être utilisée par une famille de six personnes maximum dans le portail MonCIC. Les groupes indépendants (p. ex. les saisonniers agricoles, les groupes de touristes, de musique et les groupes sportifs, etc.) ne peuvent PAS utiliser la même demande en ligne; s’ils veulent être évalués en groupe, ils peuvent soumettre une demande sur papier à CIC ou à un CRDV (selon le cas), sinon ils peuvent soumettre une demande en ligne afin d’être évalués individuellement.

Q : Pourquoi n’est-il pas obligatoire que tous les demandeurs utilisent le système en ligne?

R : Dans plusieurs pays, les personnes n’ont pas la possibilité de faire des paiements électroniques ou l’infrastructure Internet n’est pas assez efficace pour que le système soit fonctionnel. De plus, conformément à certaines politiques du Conseil du Trésor, les ministères doivent permettre aux personnes ayant des besoins particuliers d’avoir accès aux programmes gouvernementaux.

Q : Qu’en est-il des demandeurs de PEESOV (Permis d’études à l’étranger sans obligation de visa)? Y aura-t-il un processus différent pour eux?

R : Comme nous l’avons mentionné précédemment, depuis mai 2011, les demandeurs qui proviennent des 14 pays désignés (dispensés de visa et d’examen médical) soumettent leur demande à l’aide du système en ligne original. Dès que le nouveau système sera mis en place, les demandeurs provenant de tous les pays pourront l’utiliser pour soumettre leur demande, mettant ainsi fin au programme pilote de PEESOV.

Annexe A – Ressources en ligne pour les clients

• Centre d’aide en ligne de CIC 
• Services en ligne de CIC : www.cic.gc.ca/francais/services-e/index.asp
• L’assistant « Venir au Canada » : est accessible dans MonCIC ou sur le site Web de CIC. L’assistant simplifie le processus de demande en aidant les demandeurs à trouver à quel programme de CIC ils sont admissibles et quels documents sont exigés pour déposer une demande. L’assistant guide les utilisateurs dans une série de questions, et selon les réponses, il offre les meilleurs choix accompagnés des renseignements additionnels et des formulaires à fournir. Celui-ci explique également le fonctionnent du processus de demande; les clients qui veulent déposer leur demande en ligne peuvent le faire à partir du site Venir au Canada.
• La CléGC et SecureKey Service de Concierge : la sécurité et la protection des renseignements personnels du client est la plus grande priorité de CIC relativement aux services offerts sur Internet. Le gouvernement du Canada a lancé un nouveau service appelé Partenaire de connexion (SecureKey Service de Concierge), qui permet l’utilisation des preuves d’identité bancaires pour avoir accès aux services en ligne du gouvernement. Il est possible d’utiliser soit la CléGC, soit le Partenaire de connexion (SecureKey Service de Concierge) pour accéder aux services en ligne. CIC a amélioré ses procédures d’accès aux services en ligne sécurisés et a inclus une page pour s’enregistrer pour obtenir une clé d’accès du gouvernement du Canada à : www.cic.gc.ca/francais/services-e/moncic.asp. Le SecureKey Service de Concierge est expliqué sur le site suivant : http://securekeyconcierge.com/fr/ ou il est possible de regarder la vidéo suivante : www.youtube.com/watch?v=MIvGN6tp1n8
• MonCIC : www.cic.gc.ca/francais/services-e/moncic.asp est l’interface que les clients de CIC peuvent utiliser pour présenter une demande en ligne par un moyen sécurisé. Avec leur portail personnalisé, les clients peuvent payer leurs demandes ainsi que les soumettre en ligne, y compris des documents numérisés, puis recevoir des informations de la part de CIC concernant leurs demandes en ligne. MonCIC sera le point de contact pour la communication avec le client (par exemple pour l’accusé de réception et les délais de traitement) et pour les demandes de documents (comme le passeport) pendant le traitement de la demande. Si l’agent qui examine la demande a besoin d’information supplémentaire, le client recevra les demandes, et s’il y a lieu, la décision par le biais de leur compte MonCIC.