ARCHIVÉ – Bulletin opérationnel 476-B – le 07 août 2013

Abandon d’une demande de citoyenneté pour laquelle aucune preuve de résidence n’a été présentée et fermeture de demandes pour omission de se présenter à un examen ou à une entrevue

Ce bulletin est désuet. Pour des renseignements à jour, prière de vous reporter aux instructions sur l’exécution de programmes.

Sommaire

Le présent Bulletin opérationnel (BO) vise à modifier la version originale du BO 476 et à présenter les nouvelles procédures concernant la fermeture administrative des demandes de citoyenneté.

Objet

Le présent BO vise à donner un aperçu des nouvelles procédures concernant l’abandon d’une demande de citoyenneté lorsque le demandeur n’a pas fourni les documents requis pour prouver qu’il a respecté les conditions de résidence. Il présente aussi les procédures concernant la fermeture du dossier d’un demandeur qui ne s’est pas présenté à son examen ou à son entrevue avec un agent de la citoyenneté.

Ces procédures ont pour but d’éviter que certaines demandes de citoyenneté demeurent ouvertes pendant de longues périodes lorsque le demandeur ne poursuit pas activement sa demande ou qu’il n’a pas donné suite à une demande de produire des renseignements en matière de résidence. Ces nouvelles procédures permettront de fermer les dossiers de ce genre plus rapidement et, dans certains cas, de fermer des dossiers avant qu’ils ne soient transmis à un juge de la citoyenneté.

Contexte

Examen pour la citoyenneté et entrevue avec un agent de la citoyenneté

Il incombe aux personnes qui demandent la citoyenneté canadienne d’être présentes à leur examen pour la citoyenneté et à leur entrevue avec un agent de la citoyenneté. Il n’est pas possible d’effectuer le traitement des demandes sans entreprendre ces démarches, car le Ministère n’est pas en mesure d’obtenir tous les renseignements nécessaires pour préparer la demande en vue d’obtenir une décision du juge de la citoyenneté.

Documents à l’appui de la résidence au Canada

Il incombe aux personnes qui demandent la citoyenneté canadienne de fournir tous les renseignements exigés à l’appui de leur demande pour que le juge de la citoyenneté puisse prendre une décision éclairée. Il leur incombe également de convaincre le juge de la citoyenneté qu’elles satisfont aux exigences en matière de citoyenneté, selon la prépondérance des probabilités.

Depuis le 15 novembre 2012, les demandes sont considérées abandonnées si aucun questionnaire sur la résidence (QR) n’a été fourni par le demandeur, à la suite de deux demandes de la part du Ministère.

Les procédures relatives à l’abandon d’une demande, lesquelles sont actuellement énoncées dans le guide CP 13, précisent que seules deux situations peuvent justifier un abandon :

  • omission de se présenter à une audience avec un juge de la citoyenneté après deux avis (conformément au paragraphe 11(9) du Règlement sur la citoyenneté);
  • omission de se présenter à la cérémonie de citoyenneté après un avis [conformément au paragraphe 23(1) du Règlement sur la citoyenneté – cela s’applique également aux demandes de citoyenneté présentées par des mineurs (14 ans ou plus)].

Dans de tels cas, la demande est déclarée abandonnée sans autre avis.

Cependant, après l’entrée en vigueur des modifications apportées au Règlement sur la citoyenneté le 17 avril 2009 pour appuyer la mise en application du projet de loi C-37 (2008), Loi modifiant la Loi sur la citoyenneté (L.C. 2008, ch. 14), les dispositions réglementaires concernant les documents requis pour l’attribution de la citoyenneté ont fait l’objet d’une révision. Plus particulièrement, l’une des modifications a permis d’exiger des demandeurs qu’ils fournissent une preuve du respect des conditions de résidence au CanadaNote de bas de page 1.

Les demandeurs qui ne fournissent pas de documents pour prouver qu’ils respectent les conditions de résidence au Canada (à savoir le QR et la preuve à l’appui) n’ont pas à être convoqués à une audience avec un juge de la citoyenneté avant que leur demande puisse être considérée comme abandonnée. Ils sont plutôt visés par les procédures décrites à l’article 11 du Règlement (énoncées ci-après).

Nouvelles procédures – En vigueur dès maintenant

Omission de fournir le QR exigé par le Centre de traitement des demandes de Sydney (CTD-S) ou le bureau local

Depuis le 15 novembre 2012, une demande de citoyenneté présentée aux termes du paragraphe 5(1) de la Loi peut être déclarée abandonnée si le demandeur n’a pas donné suite à une requête de procédure concernant la production de renseignements additionnels pour démontrer qu’il respecte les conditions de résidence au Canada.

De plus, depuis le 7 mai 2012, le CTD-S envoie directement le QR à certains demandeurs (les bureaux locaux continuent également d’envoyer le QR). Les demandeurs doivent renvoyer le questionnaire dûment rempli, accompagné des documents à l’appui, au bureau local responsable du traitement de leur demande.

Aux termes du paragraphe R11, on demande aux demandeurs, au moyen d’un premier avis envoyé à leur dernière adresse connue, de fournir un QR dûment rempli et les documents à l’appui établissant qu’ils ont résidé au pays. Les demandeurs disposent de 45 jours civils pour fournir ces documents. À la fin de ce délai de 45 jours civils, une période de grâce d’une semaine peut être accordée aux demandeurs pour leur permettre de fournir le questionnaire et les documents à l’appui. Une fois la période de grâce écoulée, le bureau local doit envoyer un dernier avis au demandeur par courrier recommandé (ou l’équivalent). Cet avis informera les demandeurs qu’ils disposent de 30 jours civils additionnels pour soumettre le questionnaire et les documents à l’appui. Si le demandeur ne se conforme pas à la demande de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) dans un délai de 30 jours civils suivant le dernier avis, le bureau local déclarera la demande abandonnée. Par la suite, aucune autre mesure ne sera prise dans le dossier.

Il faut conserver dans le dossier du demandeur un exemplaire de tous les avis envoyés à celui-ci concernant le QR. Le personnel de CIC doit inscrire la date à laquelle la lettre de demande initiale a été envoyée, de même que d’autres renseignements propres aux demandeurs. Avant l’envoi du deuxième avis par la poste, il faut vérifier dans les dossiers du Système de soutien des opérations des bureaux locaux/Système mondial de gestion des cas (SMGC) afin de déterminer si les demandeurs ont signalé un changement d’adresse.

Processus applicable aux demandes déjà dans l’inventaire - Nouveau (en vigueur dès maintenant)

Les procédures d’abandon s’appliquent à tous les cas où le demandeur a présenté sa demande à compter du 17 avril 2009 et où un QR a été demandé, mais n’a pas été soumis. Les bureaux locaux peuvent passer en revue la file d’attente des audiences pour relever les cas visés par ce scénario. Il est possible d’envoyer à ces demandeurs un dernier avis (voir le formulaire SMGC CIT 0513) pour leur demander de remplir un QR et de fournir des documents à l’appui. Si aucun QR n’est fourni, la demande sera déclarée abandonnée.

Remarque : Cette procédure ne s’applique pas aux cas où le demandeur a déjà été convoqué à une audience, ou l’a été antérieurement.

Omission de se présenter à un examen ou à une entrevue avec un agent de la citoyenneté – Nouvelles procédures

Avant la publication du BO 476, les demandeurs qui ne se présentaient pas à leur examen et/ou entrevue avec un représentant de CIC étaient convoqués à nouveau à un examen ou à une entrevue, ou encore, dans certains cas, à une audience avec un juge de la citoyenneté. La première version du BO 476 a permis de mettre en œuvre un projet pilote de procédures, dans le cadre duquel on envoyait un QR au demandeur s’il ne se présentait pas à deux reprises à l’examen pour la citoyenneté ou à une entrevue. Cette procédure n’est plus en vigueur.

Nouvelles procédures – Fermeture administrative des demandes (dès le 3 septembre)

À partir du 3 septembre 2013, un seul avis de convocation à un examen ou à une entrevue sera envoyé aux demandeurs. S’ils ne se présentent pas à leur examen et qu’ils n’offrent aucune raison valable pour cette absence, leur demande fera l’objet d’une fermeture administrative.

L’avis de convocation à un examen pour la citoyenneté et à une entrevue a été modifié en conséquence, et il faut désormais l’utiliser.

Le nouvel avis de convocation à un examen ou à une entrevue informe les demandeurs qu’ils disposent de 60 jours à compter de la date de leur examen ou entrevue pour fournir à CIC une raison valable pour laquelle ils n’étaient pas présents à leur examen ou entrevue. Si aucun motif valable n’est fourni dans un délai de 60 jours, la lettre de dernier avis ci-jointe doit être envoyée par la poste au demandeur. Il s’agit d’un dernier rappel indiquant au demandeur de communiquer avec CIC pour donner une raison valable pour ne pas s’être présenté à son examen ou à son entrevue. Cet avis accorde 30 jours au demandeur pour le faire. Une fois la période de 30 jours écoulée, si aucune réponse n’a été fournie, le dossier doit immédiatement être fermé dans le SMGC.

Remarque :

  • Cette nouvelle procédure remplace (à partir de maintenant) le projet pilote de procédures temporaires indiqué dans le BO 476 et dans le cadre duquel il fallait envoyer par la poste un QR à ce genre de demandeurs. Les cas auxquels on a déjà envoyé un QR en raison du projet pilote antérieur de procédures doivent être traités, conformément aux instructions indiquées dans la première version du BO 476.
  • Le processus d’abandon en raison de l’omission de se présenter à une audience demeure le même.

Processus applicable aux demandes déjà dans l’inventaire

Ces procédures s’appliquent également aux demandes déjà dans l’inventaire. Tous les cas ayant été mis de côté pour l’audience, parce que le demandeur ne s’est pas présenté à l’examen pour la citoyenneté ou à l’entrevue, peuvent être retirés de la file d’attente de l’audience. Pour limiter les risques de litiges, les mêmes procédures s’appliquent à ces cas : un nouvel avis de convocation à un examen ou à une entrevue, ainsi que la lettre de dernier avis doit être envoyée par la poste au demandeur.

Remarque :

Les demandeurs ayant été convoqués à une audience doivent poursuivre le processus d’audience.

Dans toutes les situations, si le demandeur participe à l’examen ou à l’entrevue avec un agent de la citoyenneté, mais ne réussit pas l’examen pour la citoyenneté, la politique concernant la reprise de l’examen s’applique (c.-à-d. qu’il peut être invité à repasser l’examen pour la citoyenneté – voir le diagramme ci-après).

Modification des procédures de reprise de l’examen (dès le 3 septembre 2013)

Les procédures de reprise de l’examen ont fait l’objet de modifications. Les cas dans lesquels le demandeur ne s’est pas présenté à une séance de reprise de l’examen seront également visés par les procédures de fermeture administrative du dossier.

Par conséquent, l’avis de convocation à un examen de reprise a été modifié de façon similaire au nouvel avis de convocation à un examen pour la citoyenneté ou à une entrevue. Les demandeurs qui ne se présentent pas à leur examen de reprise recevront également le nouvel avis de fermeture du dossier.

Remarque :

Les procédures ne s’appliquent pas aux cas pour lesquels on a déjà envoyé un QR en raison du projet pilote antérieur de procédures OU à ceux pour lesquels le demandeur a été convoqué antérieurement à une audience.

Procédure relatives à la fermeture de dossiers dans le Système mondial de gestion des cas

À la fin du délai indiqué dans le dernier avis de fermeture du dossier, les bureaux locaux doivent fermer le dossier immédiatement dans le SMGC et créer une note indiquant la raison de la fermeture du dossier, ce qui aidera le Télécentre si le demandeur communique avec lui pour obtenir des renseignements au sujet de sa demande.

Les demandes qui ont été abandonnées en raison du fait qu’un QR n’a pas été fourni sur demande doivent également être fermées immédiatement dans le SMGC.

Si le dossier est fermé en raison de l’omission de se présenter à un examen ou à une entrevue, la raison de l’interruption à indiquer dans le SMGC est « Pas présenté ». Il faut indiquer la note de cas « DEMANDE FERMÉE – LE DEMANDEUR NE S’EST PAS PRÉSENTÉ À L’EXAMEN/L’ENTREVUE ».

Dans tous les cas où une demande a été abandonnée parce qu’un QR n’a pas été fourni, il faut ajouter la note suivante au dossier : « DEMANDE ABANDONNÉE – QUESTIONNAIRE NON FOURNI ». La raison de l’interruption dans le SMGC est « ABANDON ».

Exceptions et marge de manœuvre

Il est possible que certains demandeurs aient une raison valable pour avoir omis de répondre aux demandes de renseignements supplémentaires dans le délai prescrit, ou pour ne pas s’être présentés à un examen ou à une entrevue avec un agent de la citoyenneté. Si un demandeur donne aux agents de CIC une explication raisonnable ET fournit une preuve ou des éléments probants pour appuyer cette explication, il est possible d’accorder un délai supplémentaire pour soumettre le QR ou de fixer une autre date pour l’examen ou l’entrevue.

Vous trouverez ci-après quelques exemples d’explications acceptables et inacceptables quant au non respect du délai prescrit pour répondre à une demande de présentation de documents supplémentaires, ou à l’omission de s’être présenté à son examen ou à son entrevue. Ces exemples sont tirés de la section 6.5 du guide CP 13.

Explications acceptables (exemples)

  • Le demandeur doit s’absenter pour une période prolongée afin de s’occuper d’un parent mourant.
  • Le demandeur ne peut pas se présenter pour des raisons de santé (maladie ou accident).
  • Le demandeur a demandé des documents à une tierce partie et ne les a pas encore reçus (p. ex. Relevé des déplacements).
  • D’autres circonstances indépendantes de la volonté du demandeur que CIC jugera raisonnables (par exemple, le demandeur a été appelé à l’étranger pour une affaire familiale ou autre, à la suite d’un décès dans la famille).

Explication inacceptable (exemple)

  • Le demandeur vit ou voyage continuellement à l’étranger et veut attendre d’être revenu au Canada.

À l’occasion, il se peut qu’il soit difficile d’évaluer les explications fournies par un demandeur. Dans de tels cas, il pourrait être approprié d’exercer son pouvoir discrétionnaire pour d’autres raisons qui ne figurent pas dans les exemples susmentionnés, et dans de tels cas, on encourage les agents à faire preuve de bon sens et de discernement.

Si un agent de la citoyenneté n’est pas certain s’il doit entreprendre des procédures d’abandon ou de fermeture administrative, il doit s’adresser à IRCC.CITOperations-OperationsCIT.IRCC@cic.gc.ca.

Il se peut qu’un demandeur présente un questionnaire dûment rempli, mais sans documents à l’appui. S’il a indiqué qu’il attend de recevoir des documents précis d’une tierce partie (comme des Relevés de déplacement), il ne faut pas déclarer la demande abandonnée.

Renvoi du dossier au Centre de traitement des demandes de Sydney aux fins de retrait de la demande

Avant de renvoyer le dossier au CTD-S aux fins de retrait de la demande (et de remboursement des frais relatifs au droit à la citoyenneté), assurez-vous que toutes les mesures appropriées ont été prises, que les avis ont été envoyés à la dernière adresse connue du demandeur et que les mesures prises ont été documentées. Les demandes déclarées abandonnées ou qui ont fait l’objet d’une fermeture administrative en raison des procédures énoncées dans le présent BO doivent être conservées au bureau local pendant six(6) mois en cas de litige ou de réactivation du cas.

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