Bulletin opérationnel 552 – le 15 octobre 2013

Procédure de rectification en cas de perte d’une demande de résidence permanente dans la catégorie des considérations humanitaires

Sommaire

Le présent Bulletin opérationnel (OB) décrit la marche à suivre en cas de perte d’une demande de résidence permanente dans la catégorie des considérations humanitaires (CH). Cette marche à suivre consiste essentiellement à communiquer avec le client afin de remplacer la demande initiale et les documents justificatifs.

Contexte

À la suite d’une vérification récente de l’inventaire d’avant 2008 des demandes de résidence permanente dans la catégorie CH et des demandes d’examens des risques avant renvoi (ERAR), la Division des opérations relatives aux réfugiés (DORR) a conclu que, sur un inventaire de 765 dossiers, 9 dossiers ont été perdus. Pour confirmer la perte de ces dossiers, la DORR a contacté les différents bureaux locaux concernés, les bureaux de la réduction de l’arriéré (BRAs) et l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC).

Après avoir constaté la perte de ces dossiers, la DORR a immédiatement communiqué avec la Division d’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP), conformément aux procédures régissant les cas d’atteinte à la vie privée. Un rapport complet et détaillé relatant les faits et décrivant les vérifications effectuées pour retracer les dossiers perdus a été soumis à l’AIPRP pour enquête. Ce rapport sera, si l’AIPRP le juge utile, soumis au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. La principale raison qui est avancée pour expliquer ces pertes de dossiers est la création de l’ASFC en décembre 2003. Cette création a causé une séparation des documents dans les dossiers physiques et un mouvement considérable de dossiers entre CIC et l’ASFC.

Afin d’éviter ce genre de situation à l’avenir, la DORR rappelle à l’ensemble du réseau qu’il est impératif d’assurer une gestion adéquate des inventaires en votre possession à l’aide d’une stratégie de rétention fonctionnelle, simple et efficace.

Procédures

Afin de remédier à cette situation, le Bureau de la réduction des arriérés de Vancouver communiquera immédiatement avec les clients concernés pour pouvoir aller de l’avant et traiter les dossiers en question et ce, en priorité.

Chaque dossier perdu sera traité de la même façon, à savoir, une première lettre sera envoyée, par courrier recommandé, à la dernière adresse connue du client. La lettre comprend les directives à suivre et informe le client qu’il doit soumettre tous les nouveaux documents dans un délai de 30 jours.

Une fois le délai de 30 jours écoulé, le Bureau de la réduction des arriérés de Vancouver (BRA-V) vérifiera le dossier du client. Si aucune correspondance n’est reçue, le bureau s’assurera de l’exactitude des coordonnés du client selon les vérifications d’usage incluses dans le manuel IP 5, section 9.4 (perte de contact avec le demandeur). Après la vérification et l’ajout des notes au dossier, une deuxième lettre, sera envoyée, par courrier recommandé, avec un nouveau délai de 30 jours. Une fois le deuxième délai écoulé et si aucun document n’est soumis, un dernier avis, sera envoyé, par courrier recommandé.

Conformément aux directives de l’AIPRP, le Bureau de la réduction des arriérés de Vancouver numérisera les lettres adressées aux clients, au fur et à mesure qu’il les envoie. Lesdites lettres seront transférées à la DORR pour qu’elle les achemine à l’AIPRP.

Si aucune documentation n’est reçue après l’écoulement du délai donné dans le dernier avis, le dossier sera fermé dans le Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL) et le Système national de gestion des cas (SNGC). Des commentaires relatifs aux mesures prises seront ajoutés aux deux systèmes d’exploitation.

Si après la fermeture du dossier le client se manifeste et déclare n’avoir reçu aucune correspondance relative à son dossier, le dossier sera rouvert sur le champ.

En revanche, si le client fournit les documents nécessaires au traitement de sa demande, le dossier sera évalué en priorité dès la réception de nouveaux formulaires ainsi que les pièces justificatives.