Bulletin opérationnel 379A – le 6 décembre 2016

Lancement de la confirmation de résidence permanente sur papier ordinaire

Sommaire

Le présent Bulletin opérationnel (BO) vise à mettre à jour les instructions concernant la délivrance du document de confirmation de résidence permanente (CDRP) [IMM 5688].

Depuis le 4 février 2012, les documents de CDRP délivrés relativement aux demandes traitées dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC) sont imprimés sur du papier ordinaire plutôt que sur le formulaire IMM 5292. Ce BO énonce les caractéristiques du nouveau document ainsi que la procédure de diffusion révisée concernant le traitement et la délivrance du document.

Contexte et raison d’être

L’utilisation accrue des documents sur papier ordinaire fait partie du programme de modernisation d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC). Ces documents réduisent les coûts associés à l’acquisition, au stockage et au suivi des documents imprimés par un entrepreneur. Ils sont disponibles sur demande à un coût modique. L’élimination des documents à multiples copies et papier carbone est écologique et réduit le gaspillage. L’élimination des coûts de traitement et de manutention associés à l’archivage permettra une meilleure utilisation des ressources d’IRCC, tout en favorisant le passage au stockage électronique.

Caractéristiques du document

Le formulaire IMM 5688 comprend de nouveaux champs de données et affiche une nouvelle présentation; les nouveaux champs et la nouvelle présentation sont plus faciles à comprendre. Alors que la version IMM 5292 de la CDRP comprend de nombreux champs contenant des valeurs numériques qui correspondent aux données pertinentes du client, tous les champs de la nouvelle CDRP contiennent du texte en langage clair. Les champs de données visent à contenir les renseignements nécessaires à IRCC et aux ministères fédéraux et provinciaux pour fournir des services. Il importe de préciser que les données figurant sur l’ancienne CDRP n’apparaîtront pas toutes sur la nouvelle version [IMM 5688]. Toutefois, les données resteront accessibles dans le SMGC. Afin d’assurer l’uniformité avec le Formulaire de demande générique pour le Canada [IMM 0008] actuel, le champ Dernier pays de résidence permanente a été renommé Pays de résidence.

Procédures de délivrance

Depuis le 4 février 2012, le document de CDRP, délivré aux personnes dont la demande de résidence permanente acceptée est traitée dans le SMGC, est imprimé sur du papier ordinaire grand format plutôt que sur un formulaire IMM 5292. Cela s’applique aux demandes traitées au Canada ou dans un bureau des visas. Il est à noter que le processus de numérisation exige du papier standard de 8,5 po x 14 po. Si les bureaux à l’étranger ne peuvent acquérir ce papier sur place, ils peuvent en commander par l’intermédiaire de la Direction générale de la gestion et des technologies de l’information (DGGTI).

L’utilisation de la version IMM 5688 de la CDRP ne s’appliquera qu’aux cas traités dans le SMGC.

Nouveau formulaire de CDRP

Le nouveau formulaire de CDRP [IMM 5688] est imprimé automatiquement par le SMGC sur deux pages, l’une étant appelée « Copie d’IRCC » et l’autre « Copie du client ». Le bureau de délivrance continuera d’apposer la photo du titulaire à l’endroit réservé à cette fin sur la copie d’IRCC. Il est à noter que la version du formulaire sur papier ordinaire ne comprend pas de zone photo adhésive. Une zone photo (ruban adhésif double face) doit être apposée sur le formulaire afin que la photo puisse être fixée. Le service de gestion des formulaires tient en stock des pièces encollées pour photos. Elles peuvent être commandées au moyen du formulaire Commande de formulaires non contrôlés de l’immigration [IMM 1389], en sélectionnant l’élément « IRCC 0108B - Photo Patch/Pièce encollée pour photo » dans le menu déroulant et en indiquant le nombre de pièces requises.

Il est à noter que les exigences en matière de photos du client ont changé. Les exigences sont en annexe, à titre de référence (Annexe A). Pour obtenir des renseignements sur la reprise de photo, consulter le BO 545.

La version IMM 5688 du document de CDRP ne comprend pas de case ombrée pour la signature. Cette caractéristique spéciale visait à faciliter la saisie de la signature numérique du client pour la production de la carte de résident permanent (carte RP). Elle n’est plus nécessaire, car la signature du client ne figurera pas sur les cartes RP délivrées après le 4 février 2012.

Traitement à un point d’entrée (PDE) ou dans un bureau d’IRCC

L’agent qui accorde le statut de résident permanent remplit les champs de données pertinents du formulaire IMM 5688 (tant la copie d’IRCC que celle du client), signe les deux copies et y inscrit la date du jour. Toute modification à la copie d’IRCC doit également être apportée à celle du client. Les clients doivent eux aussi signer et dater les deux copies du formulaire, confirmant ainsi que l’information est exacte et qu’ils ont pris connaissance des conditions.

Il est à noter que l’agent doit respecter les procédures lorsqu’il constate qu’une erreur de transcription s’est glissée dans la version IMM 5688 du document de CDRP. Les deux copies du formulaire IMM 5688 (celle d’IRCC et celle du client) doivent être corrigées de manière à ce que l’information corresponde à celle qui figure sur la page des renseignements personnels du passeport ou du titre de voyage. On apporte la correction en ajoutant un astérisque à côté de l’erreur et en précisant la correction dans la section Remarques des deux copies du formulaire IMM 5688. Toute correction apportée doit également être consignée dans les notes du SMGC.

La copie du client ne nécessite pas de photo du titulaire. Une fois que le statut de résident permanent a été attribué au PDE ou dans un bureau intérieur d’IRCC, la copie client doit être remise au client pour ses dossiers. Les nouveaux résidents permanents continueront de recevoir leur attestation officielle de statut (carte RP) par la poste dans les six à huit semaines suivant l’attribution du statut de résident permanent. Avant de recevoir sa carte RP, le client devra peut-être présenter la copie du client du formulaire IMM 5688 avec son passeport en vertu d’arrangements provisoires relatifs à la vérification du statut au Canada.

Diffusion

À la suite du traitement de la demande au PDE ou dans le bureau d’IRCC, la copie du formulaire IMM 5688 d’IRCC est transmise au centre de traitement des demandes de cartes de résident permanent de Sydney (CTD-CRP) pour la saisie de la photo numérique du client, comme cela est exigé pour la production d’une carte RP. Afin de ne pas compliquer le processus de numérisation, il est important de ne pas plier le document. L’administration centrale (AC) ne conservera pas de copie de la version IMM 5688 de la CDRP puisque la copie d’IRCC et le fichier du SMGC constitueront les documents d’archives.

Le Centre de traitement des demandes de Sydney (CTD-S) effectue un examen de la qualité afin de vérifier si le dossier du SMGC est complet et exact, et si la photo est conforme aux spécifications.

Annexe A : Exigences relatives à la photo

Résident permanent directives pour les photos (PDF, 6,29Ko)

Les deux photos doivent :

  • avoir été prises par un photographe commercial;
  • mesurer 50 mm sur 70 mm (2 po de large sur 2 3/4 po de long) (format fini);
  • mesurer entre 31 mm et 36 mm (1 1/4 po et 1 7/16 po) du menton au sommet de la tête (dessus de la tête);
  • avoir été prises au cours des six derniers mois pour témoigner de votre apparence actuelle;
  • comprendre la date à laquelle la photo a été prise directement au verso d’une des photos;
  • être claires, bien définies et nettes;
  • avoir été prises sur un fond blanc uni ou de couleur claire sans ombres;
  • montrer une vue de face complète de la tête au milieu de la photo.
Recto - mesures et instructions ci-dessus; Verso - Date, nom et adresse du studio de photo.

Veuillez noter que les photos peuvent être en noir et blanc ou en couleur. Vous pouvez porter un couvre-chef pour des motifs d’ordre religieux à condition que vos traits faciaux soient clairement visibles. Vous pouvez porter des verres correcteurs non teintés si vos yeux sont clairement visibles et ne sont pas cachés par un reflet dans les verres. Les verres correcteurs teintés et les lunettes de soleil ne sont pas acceptables.

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