Traitement des certificats perdus, volés ou non livrés

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du ministère par courtoisie pour les intervenants.

Les procédures qui suivent s'appliquent aux clients qui n'ont pas reçu leur certificat ou dont le certificat a été perdu, volé ou détruit.

Certificats non livrés – retournés par Postes Canada

Si Postes Canada retourne au CTD un certificat marqué « adresse inconnue », le CTD :

  • vérifie dans le SMGC et dans le dossier physique pour des corrections apportées à l'adresse ou une nouvelle adresse; et renvoie le certificat par la poste à l'adresse corrigée ou à la nouvelle adresse;
  • communique avec le demandeur afin de vérifier l'adresse, entre les modifications nécessaires dans le SMGC et renvoie le certificat par la poste.

Si aucun changement d'adresse n'apparaît dans le SMGC et que le CTD de Sydney ne peut communiquer avec le demandeur :

  • il entre dans le SMGC une note sur le client indiquant que le certificat a été retourné par le bureau de poste, que le certificat a été détruit et qu'une nouvelle adresse postale est requise;
  • il fixe un rappel de six mois pour le dossier dans le SMGC.
  • si le demandeur communique avec le télécentre dans les six mois prévus, l'agent entre la nouvelle adresse dans le SMGC et envoie au CTD de Sydney un courriel l'informant du changement d'adresse afin qu'il puisse poster un nouveau certificat au citoyen.
  • si le demandeur ne donne pas signe de vie dans les six mois, la note sur le client est mise à jour et le certificat est annulé, puis détruit.

Certificats non reçus par le demandeur

Si un demandeur communique avec le télécentre pour signaler que le certificat de citoyenneté ne lui a pas été livré.

  • L'agent du télécentre vérifie l'adresse postale auprès du demandeur et, le cas échéant, met à jour l'adresse dans le SMGC.
  • Il envoie au demandeur la Déclaration solennelle concernant un certificat de citoyenneté perdu, volé, détruit ou non reçu (CIT 0457) et ajoute une note sur le client dans le SMGC.
  • Le demandeur envoie le formulaire par la poste ou par télécopieur au CTD de Sydney.
  • Le CTD vérifie si le certificat a été retourné :
  • Dans l'affirmative, le certificat est posté de nouveau au demandeur et une note sur le client est entrée dans le SMGC.
  • Dans le cas contraire, le CTD de Sydney vérifie si au moins 30 jours se sont écoulés depuis que le certificat a été mis à la poste avant d'agir. Cela donne aux services postaux suffisamment de temps pour retourner le certificat au CTD. Si au moins 30 jours se sont écoulés depuis que le certificat a été posté et qu'il n'a toujours pas été retourné, le CTD l'annule dans le SMGC et délivre un nouveau certificat.
  • Le demandeur a six mois à partir de la date à laquelle le certificat a été posté pour déclarer qu'il ne l'a jamais reçu. Ce délai passé, il doit présenter une nouvelle Demande de certificat de citoyenneté accompagnée des documents nécessaires, des photographies et des droits exigés.

Récupération d'un certificat égaré ou perdu

Si un demandeur ayant signalé antérieurement la disparition, la perte ou le vol de son certificat déclare que celui-ci a été retrouvé, les mesures suivantes doivent être prises :

  • L'agent qui reçoit le rapport doit être certain que la déclaration est faite par le titulaire authentique du certificat.
  • Si un certificat de remplacement a déjà été envoyé au demandeur, expliquez-lui que le certificat retrouvé a été annulé et doit être retourné au CTD de Sydney afin d'être détruit.
  • Si une demande de remplacement est en cours, indiquez-lui qu'il faut renvoyer le certificat retrouvé et poursuivre le traitement de sa demande.
    • Le demandeur doit être informé que le nouveau certificat ne sera pas délivré tant qu'il n'aura pas restitué l'ancien certificat.
    • Le CTD de Sydney doit être informé que le certificat précédent a été retrouvé afin de ne pas envoyer le nouveau certificat par la poste au demandeur avant que celui-ci ait restitué le certificat précédent.
    • Si le demandeur souhaite conserver le certificat pour des raisons sentimentales, expliquez-lui que l'ancien certificat peut être annulé et lui être retourné comme souvenir.
  • Si le demandeur n'a jamais présenté de demande de remplacement, expliquez-lui que le certificat égaré, perdu ou volé antérieurement a été annulé.
  • Informez-le que le certificat ne peut être remis en vigueur.
  • Ajoutez une note sur le client dans le SMGC.
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