Archiver une demande de citoyenneté

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

L'étape finale du traitement d'une demande est l'archivage. Un cas et un profil sont clos dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC) et une copie du dossier papier est archivée. Les dossiers de citoyenneté sont archivés pendant un minimum de 150 ans. Les demandes prêtes à être archivées sont microfilmées au Centre de traitement des demandes de Sydney (CTD-S).

Politique sur la conservation des renseignements

Les services de la citoyenneté doivent conserver tous les renseignements pertinents sur lesquels on s'est fondé pour régler une demande de preuve, d'attribution, de répudiation, de conservation et de révocation de la citoyenneté ou une demande de réintégration dans la citoyenneté, ainsi que tout ce qui concerne une décision relative à de fausses déclarations. CIC doit conserver des dossiers complets et précis, de la façon la plus économique possible. Tous les dossiers sont microfilmés. Toutefois, il est plus économique de ne microfilmer que les renseignements qui ne peuvent pas être conservés sous forme électronique dans le SMGC.

Qui est responsable d'archiver un dossier?

Il incombe au fonctionnaire qui décide d'attribuer ou de refuser la citoyenneté ou d'approuver ou de refuser une demande de certificat de citoyenneté, tout comme au fonctionnaire qui complète le traitement d'une demande de répudiation, de révocation ou de conservation de la citoyenneté ou d'un cas relatif à de fausses déclarations, de veiller à ce que le dossier soit prêt à être archivé. Le bureau local retirera et détruira l'examen écrit de citoyenneté et, le cas échéant, les feuilles d'examen, ainsi que toute empreinte digitale, avant de transmettre le dossier au CTD-S pour triage et archivage. Lorsqu'une demande est refusée, le bureau local doit s'assurer que le ou les outils d'évaluation des compétences linguistiques (oral) et des connaissances sont transmis au CTD-S aux fins d'archivage.

Que considère-t-on comme des renseignements et de la documentation pertinents?

Les renseignements pertinents sont tous ceux qu'utilise le juge de la citoyenneté ou l'agent de la citoyenneté pour rendre sa décision.

Parmi les documents pertinents, nous retrouvons :

  • tous ceux qui ont été utilisés pour vérifier le statut de résident permanent, le lieu et la date de naissance, la filiation, les interdictions pour infractions criminelles, la résidence dans un autre pays ou la nationalité d'un autre pays, et les compétences linguistiques;
  • la correspondance d'un demandeur et la correspondance d'un fonctionnaire de CIC adressées au demandeur, qui contient des renseignements pertinents pris en considération pour régler le cas;
  • dans le cas de l'abandon ou du retrait d'une demande, les avis de convocation, la preuve de l'envoi de courrier enregistré ou du service de messagerie, ou le formulaire d'abandon.

Comment conserver les renseignements?

Les renseignements sont conservés de deux façons :

  • enregistrement des données dans le SMGC;
  • photographie du dossier sur microfilm.

Les documents dont les données sont entrées dans le SMGC n'ont pas besoin d'être microfilmés. L'entrée des données peut se faire soit au début du processus, soit à l'étape de l'archivage. Un document est considéré comme entré dans le SMGC s'il est listé par titre, pays de délivrance et numéro de série.

Exemple

Passeport britannique no L0123; certificat de naissance des États-Unis, New Jersey no 4567.

Les documents non entrés dans le SMGC sont microfilmés

Les documents qui ne sont pas enregistrés en totalité dans le SMGC sont mis sur microfilm à l'étape de l'archivage.

Exemple

Le SMGC indique « tous les documents montrés »; cela signifie que les copies papier des documents doivent être microfilmés, à moins que les données ne soient enregistrées dans le SMGC à l'étape de l'archivage.

La correspondance pertinente dans le traitement d'une demande, mais qu'on ne peut entrer dans le SMGC, doit également être microfilmée.

Exemple

Lettre de refus et copie du reçu du service de messagerie, lettre de retrait et notes au dossier.

Autres documents à microfilmer

Les agents de la citoyenneté qui traitent des cas inhabituels ou des cas exceptionnels sont responsables de s'assurer que les documents énumérés dans le tableau ci-dessous sont microfilmés.

Documents devant faire partie du dossier permanent

Les documents suivants composent le dossier permanent et doivent toujours être entrés dans le SMGC ou microfilmés en même temps qu'ils sont archivés.

Attribution à un adulte, réintégration, Forces armées canadiennes (FAC)

Documents devant être microfilmés dans tous les cas

  • Formulaire de demande;
  • formulaire de décision ou formulaire Compte rendu de décision d'une demande de citoyenneté (CRDDC), ou les deux;
  • questionnaire du décideur;
  • preuve des compétences linguistiques;
  • attestation de service dans les FAC;
  • lettre de refus;
  • formulaire de serment;
  • demande d'empreintes digitales (si la lettre n'a pas été générée à l'aide du SMGC);
  • rapport de condamnation de la Gendarmerie royale du Canada (GRC);
  • documents du tribunal et de la police;
  • document attestant la tutelle.

Documents devant être microfilmés en cas d'abandon ou de retrait

  • Correspondance dans laquelle CIC demande des documents (si elle n'a pas été générée à l'aide du SMGC);
  • avis de convocation à l'examen, à l'entrevue ou à la cérémonie (s'il n'a pas été généré à l'aide du SMGC);
  • copie de la correspondance envoyée par service de messagerie pour transmettre les derniers avis ou les dernières demandes de documents (si elle n'a pas été générée à l'aide du SMGC);
  • lettre de retrait;
  • preuve de correspondance envoyée par service de messagerie.

Documents devant être entrés dans le SMGC ou microfilmés

Exemples
  • Formulaire IMM 1000, carte de résidence permanente (CRP) ou formulaire Confirmation de résidence permanente;
  • passeport;
  • certificat de naissance;
  • certificat de mariage;
  • preuve des compétences linguistiques;
  • toute autre information pertinente pour la décision ou le résultat final de la demande.

Attribution à un mineur

Documents devant être microfilmés dans tous les cas

  • Formulaire de demande;
  • formulaire de décision;
  • questionnaire du décideur, le cas échéant;
  • formulaire de serment;
  • FEDC ou CRDDC;
  • preuve des compétences linguistiques;
  • lettre de refus;
  • demande d'empreintes digitales (si la lettre n'a pas été générée à l'aide du SMGC);
  • confirmation de condamnation par la GRC;
  • documents du tribunal et de la police;
  • document attestant la tutelle.

Documents devant être microfilmés en cas d'abandon ou de retrait

  • Correspondance envoyée pour demander des documents (si la lettre n'a pas été générée à l'aide du SMGC);
  • avis de convocation à un examen, une audition ou une cérémonie (si le document n'a pas été généré à l'aide du SMGC);
  • copie de la lettre envoyée par service de messagerie pour transmettre les dernières demandes de documents (si la lettre n'a pas été générée à l'aide du SMGC);
  • lettre de retrait;
  • preuve de correspondance envoyée par service de messagerie (dans tous les cas de refus).

Documents devant être entrés dans le SMGC ou microfilmés

Exemples
  • Passeport ou certificat d'identité ou document de voyage;
  • formulaire IMM 1000, CRP ou formulaire Confirmation de résidence permanente;
  • preuve des compétences linguistiques;
  • certificat de naissance établissant le lien de parenté;
  • preuve de la citoyenneté canadienne du parent;
  • toute autre information pertinente pour la décision ou le résultat final de la demande.

Conservation

Documents devant être microfilmés dans tous les cas

  • Formulaire de demande;
  • formulaire de décision;
  • lettre de refus;
  • documents du tribunal et de la police.

Documents devant être microfilmés en cas d'abandon ou de retrait

  • Correspondance envoyée pour demander des documents (si la lettre n'a pas été générée à l'aide du SMGC);
  • convocation à une audition (si la lettre n'a pas été générée à l'aide du SMGC);
  • copie de la lettre envoyée par service de messagerie pour transmettre les derniers avis ou les dernières demandes de documents (si la lettre n'a pas été générée à l'aide du SMGC);
  • lettre de retrait;
  • preuve de correspondance envoyée par service de messagerie (dans tous les cas d'abandon et de rejet).

Documents devant être entrés dans le SMGC ou microfilmés

Exemples
  • Certificat de naissance indiquant la filiation;
  • preuve de citoyenneté canadienne du parent;
  • preuve de résidence;
  • toute autre information pertinente pour la décision ou le résultat final de la demande.

Répudiation

Documents devant être microfilmés dans tous les cas

  • Formulaire de demande;
  • formulaire de décision;
  • preuve de résidence en dehors du Canada;
  • preuve d'acquisition, ou d'acquisition ultérieure, d'une citoyenneté étrangère;
  • lettre de refus.

Documents devant être microfilmés en cas d'abandon ou de retrait

  • Correspondance envoyée pour demander des documents (si la lettre n'a pas été générée à l'aide du SMGC);
  • convocation à une audition (si la lettre n'a pas été générée à l'aide du SMGC);
  • copie de la lettre envoyée par service de messagerie pour transmettre les derniers avis ou les dernières demandes de documents (si la lettre n'a pas été générée à l'aide du SMGC);
  • lettre de retrait;
  • preuve de correspondance envoyée par service de messagerie (dans tous les cas d'abandon et de rejet).

Documents devant être entrés dans le SMGC ou microfilmés

Exemples
  • Preuve de résidence en dehors du Canada;
  • preuve de citoyenneté canadienne ou passeport canadien;
  • toute autre information pertinente pour la décision ou le résultat final de la demande.

Preuve de citoyenneté

Documents devant être microfilmés dans tous les cas

  • Formulaire de demande;
  • lettre de refus, le cas échéant.

Documents devant être microfilmés en cas d'abandon ou de retrait

  • Correspondance envoyée par service de messagerie pour demander des documents (si la lettre n'a pas été générée à l'aide du SMGC);
  • copie de la lettre envoyée par courrier recommandé pour demander des documents (si la lettre n'a pas été générée à l'aide du SMGC);
  • lettre de retrait;
  • preuve de correspondance envoyée par service de messagerie.

Documents devant être entrés dans le SMGC ou microfilmés

Exemples
  • Certificat de naissance, passeport canadien ou certificat de citoyenneté canadienne (qui n'est pas disponible dans le SMGC);
  • toute autre information pertinente pour la décision ou le résultat final de la demande.

Révocation

Documents devant être microfilmés dans les cas où le ministre rend la décision

  • Avis d'intention de révoquer la citoyenneté;
  • rapport du ministre;
  • observations du client;
  • avis de la décision relative à la révocation;
  • copies de la correspondance aux divers organismes (Agence des services frontaliers du Canada [ASFC], Passeport Canada);
  • toute autre information pertinente pour la décision, comme toutes les notes consignées pendant une audition en matière de révocation.

Documents devant être microfilmés dans les cas où la Cour fédérale rend la décision

  • Avis de l'intention d'obtenir une déclaration auprès de la Cour fédérale;
  • rapport du ministre;
  • observations du client;
  • demande visant à intenter des procédures auprès de la Cour fédérale et déclaration;
  • lettre au client visant à l'informer qu'une procédure n'est intentée devant la Cour fédérale;
  • déclaration de la Cour fédérale;
  • copie de la correspondance adressée à divers organismes (ASFC, Passeport Canada);
  • toute autre information pertinente pour la décision ou le résultat final du cas.

Archivage des demandes de recherche

Dans une demande de recherche, on utilise des renseignements personnels à des fins administratives. Conformément à l'article 4 du règlement d'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les demandes de recherche seront conservées pendant au moins deux ans après la dernière mesure administrative.

Comme les clients peuvent demander une recherche à tout moment, il vaut mieux, pour la gestion des risques, que les fonctionnaires de CIC tiennent un dossier électronique complet et exact des demandes de recherche dans le SMGC.

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