Enregistrer l'entrevue

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

De bonnes notes sur le cas sont essentielles comme preuve de ce qui s'est passé au cours d'une entrevue. Vous trouverez dans cette section les procédures à suivre pour enregistrer une entrevue.

Notes sur les cas

Ces notes sont utilisées pour:

  • Préparer les lettres de refus
  • Répondre à des demandes de renseignements
  • Comme dossier dans le cas d'un appel
  • Les contestations devant un tribunal.

Assurez-vous que les notes sur le cas :

  • sont détaillées et reflètent le déroulement de l'entrevue;
  • documentent les décisions prises pendant l'évaluation du cas;
  • traduisent le processus suivi pour arriver à ces décisions;
  • ne contiennent pas des commentaires peu pertinents, inappropriés et préjudiciables.

Comment préparer les notes sur les cas

De bonnes notes sur le cas doivent comprendre les éléments suivants:

Etablir le contexte
  • Inclure le «où», le «quand» et «qui était présent», la langue de l'entrevue, l'utilisation d'un interprète, etc.;
  • Indiquer si une décision a été prise sur examen du dossier ou après une entrevue.
Utiliser des points de repères

Faciliter à tout le monde la lecture du dossier en utilisant des rubriques pour guider le lecteur et en structurant logiquement les notes sur le cas. Utiliser des inscriptions/rubriques diverses (p.ex. examen sur dossier, intervention, en attente, entrevue, enquête)

S'assurer que le dossier électronique est complet
  • Consigner toute la correspondance et toutes les conversations téléphoniques de nature non courante;
  • Noter toute la correspondance usuelle qui est envoyée;
  • Tous les renseignements pertinents au cas doivent figurer dans les notes.
Inscrire des phrases/idées complètes
  • S’assurer que les notes sont faciles à comprendre de sorte qu’il sera possible de répondre à des observations sans avoir à demander des précisions; éviter le jargon. Identifier l'interprète utilisé.
  • Identifier le nom de l'interprète et la relation avec le demandeur (le cas échéant);
  • Préciser la langue du requérant et celle d'interprétation;
  • S 'il s'agit d'un interprète fourni par CIC, s'assurer que le demandeur est satisfait de la qualité de l'interprétation et en faire note.
Consigner des faits objectifs
  • Éviter les jugements personnels.
  • S'assurer que vous êtes qualifié pour pouvoir tirer les conclusions auxquelles vous arrivez. (Par exemple, ne pas conclure qu'un demandeur souffre d'une maladie mentale sans avoir l'opinion d'un professionnel.)
Consigner le fondement de la décision
  • Expliquer le raisonnement; p.ex. «le demandeur ne m'a pas convaincu qu'il est un visiteur de bonne foi qui a l'intention d'entrer au Canada à une fin temporaire PARCE QUE...»
  • Ne pas se livrer à des hypothèses.
Consigner tout ce qui est inhabituel

Par exemple, le demandeur a subi une attaque pendant l'entrevue, le climat était hostile, le demandeur était extrêmement nerveux, il transpirait beaucoup, il a tremblé lorsqu'il a été interrogé au sujet du service militaire, etc.

Notes prises à la main au cours de l'entrevue

Les notes prises à la main au cours de l'entrevue (lorsque l'agent n'a pas accès au SMGC à un ordinateur) doivent être datées, signées et conservées dans le dossier physique, et ce, même lorsqu'elles ont été consignées dans le SMGC.

Démontrer que les notes en question ont été produites pendant l'entrevue.

Entrée des notes prises lors de l'entrevue dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC)

Les agents des visas sont encouragés à inscrire leurs notes ou les coller directement dans le SMGC immédiatement après l'entrevue.

Les notes saisies le jour même de l'entrevue ont plus de chance d'avoir valeur probante auprès de la Cour fédérale ou de la Section d'Appel de l'Immigration, pour ce qui est du déroulement de l'entrevue.

Toute note enregistrée dans le SMGC après la date de l'entrevue doit être accompagnée d'une explication claire quant à la raison du délai. La date de l'entrevue doit également être indiquée. Les notes prises à la main au cours de l'entrevue (lorsque l'agent n'a pas accès au SMGC ou à un ordinateur) doivent être datées, signées et conservées dans le dossier physique, et ce, même lorsqu'elles ont été consignées dans le SMGC. Si un contrôle judicaire ou un appel devait avoir lieu, il sera important de démontrer que les notes en question ont été produites pendant l'entrevue.

Enregistrement des entrevues

Il n'y a donc aucune obligation d'autoriser le demandeur à enregistrer l'entrevue parce que l'absence d'une transcription n'enfreint pas la règle de justice naturelle.

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