Procédures supplémentaires propres aux audiences de citoyenneté

Coordination entre les bureaux

Les gestionnaires doivent d’abord communiquer avec leurs homologues à l’autre bureau pour discuter de la disponibilité du juge. Si la demande est présentée en vue de fournir un service dans la langue officielle du demandeur, le gestionnaire qui reçoit la demande doit faire de son mieux pour y répondre. Si la demande est présentée en vue de réduire le nombre de dossiers en attente d’une audience, les gestionnaires doivent alors tenir compte des répercussions sur la production de leur bureau. Le gestionnaire qui reçoit la demande devra confirmer la disponibilité du juge pour tenir l’audience par vidéoconférence. Une fois la disponibilité du juge confirmée, les gestionnaires devront s’entendre au sujet du nombre d’audiences et des dates auxquelles elles auront lieu. Les bureaux doivent informer de façon régulière le bureau du juge principal au sujet des audiences par vidéoconférence qui ont eu lieu et, dans les calendriers mensuels qu’ils envoient au bureau du juge principal, indiquer les audiences par vidéoconférence prévues.

En général, il incombe au bureau où le demandeur passera l’audience de s’assurer que le consentement concernant l’audience par vidéoconférence a bel et bien été obtenu, que la salle d’audience est disponible, que la réservation a été faite, que toutes les données relatives à l’audience ont été entrées dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC) et que les avis ont été envoyés au demandeur et au juge.

Admissibilité du demandeur à subir une audience par vidéoconférence

La plupart des demandeurs pourront passer une audience par vidéoconférence, toutefois, en ce qui concerne les dossiers de résidence et d’interdiction, tous les documents pertinents doivent avoir été reçus et un représentant de CIC doit les avoir examinés avant qu’une audience puisse être fixée. Si un agent ou un juge met en doute la crédibilité d’un demandeur, ce dernier ne devrait pas être convoqué à une audience par vidéoconférence. Avant de fixer une audience sur la résidence, le bureau devrait s’assurer que le juge est prêt à procéder à une audience. Le bureau doit également vérifier si le demandeur a indiqué des « besoins spéciaux » qui pourraient nuire à sa capacité de passer une audience par vidéoconférence. Les bureaux devraient éviter de convoquer les demandeurs qui n’ont jamais rencontré un représentant de CIC, étant donné que cela pourrait engendrer des complications lors de l’audience.

Obtenir le consentement

Bien que le consentement du client soit toujours requis, les bureaux ne sont pas tenus d’obtenir le consentement du demandeur avant de fixer la date d’une audience par vidéoconférence. Dans les cas où le consentement du demandeur n’a pas été obtenu, les procédures suivantes sont recommandées :

• Les demandeurs doivent recevoir un avis de convocation à une audience trois semaines avant la tenue de celle-ci et fournir tout document justificatif soit par télécopieur ou copie imprimée au bureau, au moins 48 heures à l’avance.
• Le formulaire de consentement doit être joint à l’invitation et envoyé.
• Si un client se présente à une audience par vidéoconférence, mais change d’idée et indique ne plus vouloir y participer, on devra lui expliquer clairement qu’il ne pourra pas rencontrer un juge ce même jour et qu’il devra attendre de nouveau avant de pouvoir passer une audience en personne.

Les bureaux peuvent également envoyer par la poste des formulaires de consentement à tous leurs clients en attente d’une audience en informant ces derniers que le formulaire doit être retourné avant qu’une audience puisse être fixée. Les formulaires de consentement doivent être conservés au dossier.

Établissement du calendrier des audiences

Une fois que les bureaux se sont entendus sur le choix du juge, le bureau local qui appuie le juge doit communiquer par courriel au gestionnaire du bureau chargé de l’établissement du calendrier les dates de disponibilité du juge, ainsi que ses heures de travail.

Le bureau chargé de l’établissement du calendrier devra vérifier la disponibilité de sa salle d’audience par vidéoconférence. Toutes les salles d’audience par vidéoconférence figurent dans Outlook. Quand une audience est fixée, elle doit être consignée dans le SMGC et dans Outlook. Les rendez-vous doivent être fixés en tenant compte du temps habituellement attribué pour les audiences.

Un agent devrait examiner le dossier pour vérifier qu’il n’y manque rien avant de le remettre à l’employé de soutien chargé d’établir le calendrier. La préparation du dossier doit être effectuée conformément aux instructions.

La planification des audiences dans le SMGC

Le bureau qui fixe l’audience doit ajouter le nom du juge dans les ressources du bureau si ce dernier n’y figure pas déjà. Suivez les instructions du SMGC à cet effet. Lorsque vous nommez la ressource, saisissez le nom du juge suivi d’un trait d’union et du mot « Vidéo ».

Lorsque vous fixez une audience, suivez les procédures habituelles. Associez la salle d’audience par vidéoconférence et le juge à l’audience.

Ajoutez ensuite les demandeurs à l’événement et enregistrez le temps qui a été réservé pour l’audience. Veillez à ce qu’un formulaire de consentement soit joint à l’avis de convocation, s’il n’a pas déjà été rajouté au dossier. Si le demandeur a accepté, laissez le formulaire de consentement au dossier. Si le demandeur a refusé, annulez l’audience dans Outlook et retirez le nom du demandeur de l’activité. Laissez une note au dossier dans le SMGC.

Le dossier devrait alors être transféré au bureau du juge. Sous l’adresse du destinataire, ajoutez la mention : « Attention : Dossier d’audience par vidéoconférence ». Les bureaux qui reçoivent les demandes doivent classer le dossier comme il se doit.

À l’arrivée du demandeur

Lorsqu’un demandeur arrive à une audience, un courriel doit être envoyé au juge pour l’en informer (nom de famille, prénom, heure de l’audience). Lorsqu’un demandeur arrive plus de 10 minutes en retard, il ne pourra rencontrer le juge avant qu’on ait vérifié que ce dernier est toujours disponible. Le préposé à l’accueil doit demander au demandeur de lui remettre le formulaire de consentement signé, si ce dernier ne figure pas déjà au dossier. Le formulaire de consentement doit être envoyé par télécopieur au juge. Si le demandeur décide de ne pas donner son consentement, informez-le que son audience sera reportée à une date ultérieure.

Si le demandeur n’a jamais rencontré un représentant de CIC auparavant, une entrevue aura lieu avant l’audience. La partie B de la liste de vérification des exigences relatives au dossier (CIT 0508) doit également être remplie et envoyée par télécopieur au juge de la citoyenneté. Si des préoccupations sont soulevées lors de la rencontre, juste avant la tenue de l’audience, l’agent de la citoyenneté doit en informer le juge avant le début de l’audience par vidéoconférence.

Si on a recours à un interprète, le représentant vérifiera également si le formulaire Serment de l’interprète (CIT 1-0117) a été rempli. Selon les pratiques actuelles, si un demandeur se présente à une audience par vidéoconférence avec de nombreux documents pertinents, on l’informera que son audience sera reportée à une date ultérieure, une fois que le juge aura examiné les documents en question. Les documents pertinents accompagnés de l’analyse effectuée par l’agent seront ensuite envoyés au juge par courrier (ou l’on demandera au juge de renvoyer le dossier) et une note sera consignée dans le SMGC décrivant ce qui s’est produit.

Le demandeur n’est tenu par aucune exigence juridique de signer l’attestation figurant sur l’Avis au ministre de la décision du juge de la citoyenneté (CIT 0053B). Cette section du formulaire ne doit pas être remplie.

Tenue de l’audience

Si le juge souhaite obtenir des documents justificatifs supplémentaires, il doit aviser le demandeur de les lui faire parvenir.

À la fin de l’audience, le juge doit simplement indiquer au demandeur qu’il recevra par courrier une lettre de refus ou une convocation à une cérémonie de citoyenneté. Le juge de la citoyenneté enverra un courriel au représentant de CIC au bureau où se trouve le demandeur pour l’informer que l’audience est terminée et qu’il a demandé qu’on lui fasse parvenir des documents justificatifs additionnels, le cas échéant.

Processus faisant suite à l’audience

Une fois l’audience terminée, les résultats de celle-ci devraient être enregistrés. Le juge a normalement jusqu’à 60 jours pour rendre sa décision au moyen de l’Avis au ministre de la décision du juge de la citoyenneté (CIT 0053B); toutefois, s’il a déjà rendu sa décision lorsque l’audience prend fin, il peut consigner les résultats dans le SMGC.

En cas de non-approbation, le juge de la citoyenneté prépare la lettre de non-approbation, y inscrit la date et la signe. La lettre de non-approbation est envoyée au demandeur par courrier recommandé par le biais du bureau assigné. On joint également cette lettre au SMGC selon les procédures habituelles. Les cas de non-approbation seront laissés au dossier, selon la pratique en vigueur, jusqu’à ce que la période d’appel soit écoulée. Le dossier doit ensuite être envoyé au Centre de traitement des demandes à Sydney où il sera archivé.

Dans tous les cas, l’original du formulaire de décision signé par le juge est versé au dossier avec tous les documents pertinents que le demandeur a envoyés au juge. Si la décision est favorable, le dossier sera retourné au bureau d’où il provient et confié à un agent en vue de la décision sur l’attribution de la citoyenneté. Une fois la citoyenneté attribuée, le bureau en question peut convoquer le demandeur à une cérémonie.