Recours aux services d’un interprète agréé

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du ministère par courtoisie pour les intervenants.

Les présentes instructions s’appliquent aux services d’interprétation qui ont lieu au Canada et qui sont financés par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) pour les cas suivants :

  • la protection des réfugiés;
  • certaines demandes de résidence permanente;
  • autres demandes concernant des cas précis.

Pour obtenir plus de détails, consulter les procédures propres aux programmes pour le recours aux services d’un interprète.

Lorsqu’IRCC fournit un interprète et paie pour leurs services d’interprétation offerts aux clients, le ministère emploie les interprètes de la liste des interprètes agréés et autorisés de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR) du Canada.

Les pages qui suivent décrivent comment avoir recours aux services d’un interprète, qui est agréé et a obtenu l’autorisation de sécurité nécessaire auprès de la CISR, et qui est appelé pour des services d’interprétation à IRCC.

Sur cette page :

Procédures relatives aux contrats de services d’interprétation

À IRCC, les services d’interprétation sont régis par les « Clauses et conditions uniformisées pour les entrepreneurs en services d’interprétation » (IRCC-CCUESI-001 – 2017-02-15).

Parties concernées par les contrats de services d’interprétation

  • Utilisateur autorisé d’IRCC (par exemple, agent de cas, agent d’immigration, superviseur, commis de soutien général)
  • Division des services de gestion des ressources (SGR)
  • Gestionnaire du bureau (titulaire du pouvoir pour l’application des articles 32, 34 et 41 de la Loi sur la gestion des finances publiques [LGFP])
  • Client ou demandeur
  • Interprète
  • Direction générale des finances et Services nationaux de paiements et de comptabilité (SNPC) (titulaires du pouvoir pour l’application de l’article 33)
  • Services d’achats et de contrats

Étapes à suivre pour passer un contrat avec un interprète

Le recours aux services d’interprètes agréés se limite aux entrevues qui pourraient avoir une incidence importante sur le client, notamment (liste non exhaustive) :

  • les demandes d’asile présentées depuis le Canada, y compris les entrevues sur la recevabilité des réfugiés;
  • les entrevues auprès de personnes susceptibles de faire l’objet d’une mesure de renvoi du Canada;
  • les audiences liées à l’examen des risques avant renvoi;
  • les entrevues menées auprès de victimes d’abus;
  • les entrevues menées dans le cadre d’un parrainage (par exemple, mariage de complaisance).
  1. Lorsqu’un client doit se présenter pour une entrevue et demande un interprète, l’agent responsable du dossier déterminera si la demande pourrait avoir une incidence importante sur le client et si un interprète agréé est nécessaire en fonction de la capacité du client à parler et comprendre le français ou l’anglais.
  2. Si l’agent détermine que l’issue de l’entrevue n’entraînera pas d’incidence importante sur le client, ce dernier sera informé, dans un délai raisonnable, qu’IRCC ne fournira pas les services d’un interprète. Si le client souhaite tout de même la présence d’un interprète, il lui incombera d’en trouver un.

Remarque : Cependant, les agents doivent envisager de permettre une certaine discrétion quant à la prestation de services d’interprétation financés par IRCC aux personnes indigentes dans le cadre d’autres instances au-delà de la liste présentée ci-dessus.

  1. L’utilisateur autorisé d’IRCC détermine dans quelle langue les services d’interprétation doivent être fournis au client et procède à l’identification des interprètes potentiels à partir de la liste d’interprètes d’IRCC.
  2. En sélectionnant un interprète de la liste, l’utilisateur autorisé d’IRCC doit tenir compte de l’équité du processus de sélection et, dans la mesure du possible, attribuer le travail aux interprètes à tour de rôle pour éviter des plaintes éventuelles de la part d’interprètes.
  3. L’utilisateur autorisé d’IRCC communique avec l’interprète sélectionné et lui précise les services requis, y compris :
    • la date;
    • l’heure;
    • le lieu;
    • si les services doivent être fournis en personne ou au téléphone.
  4. L’interprète confirme sa disponibilité ou refuse le travail.
    1. Si l’interprète refuse, l’utilisateur autorisé d’IRCC répète les étapes 4, 5 et 6.
    2. Si l’interprète confirme son intérêt et sa disponibilité, l’utilisateur autorisé d’IRCC remplit le formulaire « Contrat de services professionnels pour des services d’interprétation » [IMM 2048F)].
      1. Le formulaire de contrat peut être rempli et sauvegardé à l’ordinateur.
      2. Entre autres dispositions, ce formulaire prévoit les modalités de rémunération pour les services d’interprétation convenus.
  5. Lorsqu’un interprète est sélectionné, l’agent doit faire ce qui suit :
    1. le renvoyer aux « Clauses et conditions uniformisées pour les entrepreneurs en services d’interprétation »;
    2. l’informer concernant le « Code de conduite d’IRCC pour les entrepreneurs en services d’interprétation », qui énonce les règles à suivre pour la conduite, la compétence, le soin, la diligence et l’efficacité, ainsi que l’obligation d’éviter les conflits d’intérêts, la confidentialité et la conformité, entre autres.
  6. L’utilisateur autorisé d’IRCC obtient des SGR un numéro d’engagement de fonds et l’inscrit sur le contrat.
  7. Le gestionnaire du bureau ayant les pouvoirs financiers délégués doit apposer sa signature (au nom du ministre) sur le contrat de services professionnels pour les articles 32 et 41.
  8. L’interprète doit passer en revue et signer le contrat de services professionnels.

Les interprètes

Les interprètes ne sont des employés ni d’IRCC ni de la CISR. Leurs services sont retenus de façon contractuelle pour les services d’interprétation qu’ils offrent à IRCC.

Les normes d’interprétation se définissent en fonction des critères suivants, établis par la CISR, mais respectés par IRCC également :

  • L’interprétation doit être continue, sans interruption et complète.
  • L’interprétation doit être fidèle et, autant que possible, reprendre chaque mot, ne pas comporter de résumés ou de modifications à la grammaire ou à la syntaxe, et l’interprète ne devrait s’exprimer qu’à la première personne.
  • L’interprétation doit être impartiale; l’interprète n’est pas un témoin.
  • L’interprète doit être compétent; l’interprète doit prêter serment. Si sa compétence est mise en doute, ses titres de compétence seront examinés.
  • L’interprétation doit être concomitante, consécutive, plutôt que simultanée.

Lorsqu’un interprète est sélectionné, l’agent doit le renvoyer :

  • aux « Clauses et conditions uniformisées pour les entrepreneurs en services d’interprétation »;
  • au « Code de conduite d’IRCC pour les entrepreneurs en services d’interprétation », qui énonce les règles à suivre pour la conduite, la compétence, le soin, la diligence et l’efficacité, ainsi que l’obligation d’éviter les conflits d’intérêts, la confidentialité et la conformité, entre autres.

Attestation de sécurité de l’interprète

Les interprètes inscrits dans la liste des interprètes d’IRCC. Ils sont agréés par la CISR, ont obtenu une attestation de sécurité de niveau « Fiabilité », et peuvent avoir accès à de l’information allant jusqu’au niveau « Protégé B », conformément au principe du besoin de savoir.

Si un bureau d’IRCC a besoin qu’un interprète ait accès à de l’information classifiée à un niveau supérieur à « Protégé B » (c’est-à-dire de niveau « Secret »), l’interprète doit réussir une enquête de sécurité de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) avant de commencer à fournir ses services.

Si un bureau d’IRCC a besoin des services d’un interprète qui ne figure pas sur la liste des interprètes d’IRCC, l’interprète doit réussir une enquête de sécurité de SPAC avant de commencer à fournir ses services.

La Sécurité ministérielle d’IRCC ne mène aucune enquête de sécurité pour les travailleurs contractuels (personnes qui ne sont pas des employés d’IRCC). Les entrepreneurs qui souhaitent obtenir une attestation de sécurité doivent suivre la procédure établie par SPAC. La norme de service pour les vérifications d’organisation désignée est d’au plus 6 mois.

Avant et durant la prestation des services d’interprétation

  • Lorsqu’il s’agit d’un nouvel interprète ou d’un interprète qui n’a pas travaillé souvent pour IRCC, l’utilisateur autorisé d’IRCC lui donne des directives précises concernant la prestation des services d’interprétation.
  • L’utilisateur autorisé d’IRCC indique à l’interprète de fournir une interprétation fidèle et détermine si l’interprétation doit être :
    • simultanée;
    • consécutive (offerte à intervalles pendant la réponse du demandeur).
  • L’utilisateur autorisé d’IRCC demande au client ou au demandeur s’il comprend facilement l’interprète, et consigne la question ainsi que la réponse du demandeur.
  • L’utilisateur autorisé d’IRCC observe la capacité du client ou du demandeur à répondre rapidement, facilement et convenablement à une série de questions d’entrée en la matière.
    • L’utilisateur autorisé d’IRCC doit être convaincu que :
      • l’interprète maîtrise parfaitement les langues tant de la personne menant l’entrevue que du client ou demandeur;
      • l’interprétation est fidèle et impartiale.
  • Si, à tout moment, l’utilisateur autorisé d’IRCC n’est pas convaincu de la fidélité de l’interprétation, il doit :
    • s’en assurer en reformulant les réponses qui ont suscité des doutes;
    • demander au client ou au demandeur de confirmer qu’il a bien compris;
    • au besoin, trouver un autre interprète ou reporter l’entrevue.
  • L’utilisateur autorisé d’IRCC indique au client ou au demandeur de l’avertir si, à tout moment durant l’entrevue :
    • il y a quelque chose qu’il ne comprend pas;
    • il éprouve toute autre difficulté.
  • L’utilisateur autorisé d’IRCC consigne le nom de l’interprète et la langue utilisée dans le Système mondial de gestion des cas.

Après la prestation des services d’interprétation

  • L’utilisateur autorisé d’IRCC remplit la partie du formulaire de contrat concernant la facture.
  • L’utilisateur autorisé d’IRCC inscrit le nombre réel d’heures travaillées par l’interprète dans le champ « Heures travaillées » sous « Description des services d’interprétation ».
  • L’agent remet ou envoie par courriel la facture remplie à l’interprète pour que celui-ci la signe.
  • L’interprète doit retourner la facture signée à l’utilisateur autorisé d’IRCC pour que le paiement soit effectué.
  • À la réception de la facture signée, l’utilisateur autorisé d’IRCC demande aux SGR de remplir un formulaire de demande de paiement [FIN 0030F].
  • Le gestionnaire du bureau délégataire du pouvoir de signer des documents financiers doit signer le formulaire de demande de paiement.
  • Les SGR envoient par la poste le formulaire de demande de paiement signé ainsi que le contrat de services d’interprétation signé et la facture signée aux SNPC pour approbation au titre de l’article 33 et paiement.
    • Adresse postale : a/s des SNPC
      365, avenue Laurier Ouest, Ottawa (Ontario) K1A 1L1 
  • Les SGR numérisent et sauvegardent le contrat de services d’interprétation signé, la facture signée et le formulaire de demande de paiement signé dans GCDocs, selon leur arborescence de répertoires interne.
  • Tout problème d’interprétation ou de conduite de l’interprète doit être signalé à IPG Functional Guidance / Orientation fonctionnelle OPI (IRCC).

Plaintes concernant l’interprétation

La présente section contient des informations sur :

  • les plaintes de la part d’un interprète;
  • les plaintes concernant un interprète.

Remarque : Au moment où leurs services sont retenus, les interprètes devraient déjà être au courant de leurs obligations et du code de conduite en ce qui a trait aux conflits d’intérêts.

Plaintes de la part d’un interprète

Parfois, des plaintes sont reçues de la part des interprètes, selon lesquelles on n’a pas assez eu recours à leurs services comparativement à d’autres interprètes dont le profil linguistique est le même. Pour éviter de telles situations, l’utilisateur autorisé d’IRCC doit attribuer le travail aux interprètes à tour de rôle (autant que possible).

Les réponses formulées à l’intention de l’interprète qui a porté plainte doivent mentionner le processus équitable adopté par IRCC (voir le 4e point de la section « Étapes à suivre pour passer un contrat avec un interprète »).

Plaintes concernant un interprète

Les plaintes portant sur la compétence ou le comportement d’un interprète peuvent généralement survenir avant, pendant et après la prestation des services d’interprétation. Il peut s’agir de défauts de se présenter ou d’annulations à la dernière minute, de la prestation de services d’interprétation de piètre qualité, ou de conflit d’intérêts possible après le service, si un interprète communique avec les clients et les demandeurs d’asile.

Les utilisateurs autorisés d’IRCC et les clients ou les demandeurs d’asile doivent faire part de leurs préoccupations relatives à l’interprétation à la première occasion pendant la prestation des services, à moins que des circonstances exceptionnelles ne les en empêchent.

Quand des préoccupations surgissent quant à la compétence d’un interprète à partir de renseignements dont on n’a pu disposer qu’après que les services aient été rendus, l’utilisateur autorisé d’IRCC doit en discuter avec un interprète dès que possible.

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