Conservation/numérisation et élimination de documents

Sur cette page

• Principes directeurs régissant la conservation et l’élimination des documents
• Lignes directrices pour la conservation et l’élimination des documents
  • Pendant le traitement
  • Après la finalisation
  • Numérisation et numérisation par balayage

Principes directeurs régissant la conservation et l’élimination des documents

Au moment de décider de conserver ou d’éliminer un document lié à une demande de résidence permanente ou de résidence temporaire, les bureaux de migration doivent prendre en considération les questions suivantes :

• Le document est-il lié directement à une décision favorable ou défavorable prise à l’égard de la demande?
• Le document est-il susceptible d’être essentiel à titre d’élément de preuve dans le cadre d’une procédure administrative ou judiciaire découlant du refus de la demande?
• Les notes du SMGC renferment-elles une documentation suffisante pour qu’on puisse éliminer ou retourner les documents au demandeur?
• Faut-il veiller à ce que les dossiers des demandes soient le moins épais possible pour assurer une gestion efficace de l’espace dans les bureaux de migration?

Les bureaux de migration doivent examiner les documents que le client soumet avec sa demande afin de veiller à ce que la trousse de demande contienne seulement des documents pertinents aux fins du traitement. Les bureaux de migration devraient être à l’affût d’occasions de nature administrative afin d’éliminer des documents inutiles. Dans la mesure du possible, il vaut mieux attendre que la demande soit finalisée avant de prendre des décisions à l’égard de la conservation ou de l’élimination de documents.

Les périodes de conservation varient selon l’issue des demandes. Consultez les calendriers de conservation et d’élimination pertinents (accessible à l’interne seulement) pour déterminer la période de conservation qui s’applique et/ou communiquez avec les Opérations de la GI afin d’obtenir de l’aide à l’égard du rapatriement.

Les documents comme les vignettes de visa de résident permanent, la confirmation de résidence permanente, les permis de séjour temporaire, les certificats d’acceptation du Québec (CAQ) et les certificats de sélection du Québec (CSQ) ne devraient pas être conservés dans le dossier des demandes finalisées. Il faut consigner les renseignements pertinents tirés de ces documents dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC).

Les bureaux de migration devraient numériser les documents lorsque c’est possible. La documentation numérisée sur les dossiers approuvés et refusés est admissible seulement si on a numérisé les documents conformément au cadre de numérisation d’IRCC. Les documents originaux ne peuvent être éliminés que si on a suivi la procédure de numérisation. Veuillez consulter le manuel de numérisation d’IRCC (accessible à l’interne seulement) afin de connaître le détail des exigences. Si les procédures de numérisation n’ont pas été correctement suivies, la documentation numérisée par balayage ne peut être admise en tant que preuve dans une procédure judiciaire aux termes de l’article 31 de la Loi sur la preuve au Canada.

Bibliothèque et Archives Canada exige que l’on conserve le document papier lorsqu’un demandeur est susceptible d’avoir été impliqué dans des crimes de guerre ou des crimes contre l’humanité.

Lignes directrices pour la conservation et l’élimination des documents

Pendant le traitement

Il ne faut pas classer les documents qui appuient le traitement courant.

Voici quelques exemples :

• certificats de naissance, de mariage et d’études;
• copies de passeports jointes aux dossiers d’immigrants;
• curriculum vitae, lettres d’acceptation provenant d’établissements d’enseignement, états de l’avoir net, lettres d’invitation versées dans des dossiers autres que d’immigration.

On doit consigner la date de réception et la nature du contenu, s’il y a lieu, sous forme de notes dans le SMGC.

Les notes de l’agent concernant l’information contenue dans les documents renvoyés ou éliminés doivent être suffisamment détaillées pour permettre à un autre agent de poursuivre le traitement de la demande ou de répondre aux observations formulées. Les agents doivent également s’assurer que les notes consignées dans le SMGC contiennent toute l’information pouvant être nécessaire dans le cadre d’une instance administrative ou judiciaire, dans l’éventualité où une demande serait refusée ou ferait l’objet d’un appel. Après consignation de la réception des documents, on doit soit les éliminer, soit les renvoyer au demandeur (lorsqu’il s’agit d’originaux).

Les agents peuvent conserver des documents litigieux ou susceptibles d’être contestés dans le dossier au cours du traitement. L’agent qui s’appuie sur un document pour refuser une demande doit numériser le document et le verser dans le SMGC.

Les agents doivent conserver tout élément de preuve relatif à l’implication d’un demandeur dans des crimes de guerre ou des crimes contre l’humanité.

Après la finalisation

Les bureaux de migration qui en ont la capacité peuvent numériser le contenu des dossiers, sauf les documents relatifs à l’implication d’un demandeur dans des crimes de guerre ou des crimes contre l’humanité. Il faut conserver ces documents pendant cinq ans, puis les acheminer à Bibliothèque et Archives Canada. On peut numériser le formulaire IMM 0008, sauf dans le cas de demandes présentées par des personnes impliquées dans des crimes de guerre ou des crimes contre l’humanité.

S’il y a lieu, la numérisation des documents devrait avoir lieu immédiatement après la finalisation.

La Gestion de l’information entrera en contact avec le bureau afin d’obtenir des détails et de fournir le soutien requis. Les bureaux de migration doivent se préparer à fournir le nombre de dossiers ainsi que leur type et leur état. La Gestion de l’information fournira des directives, y compris des gabarits à utiliser afin de dresser la liste des dossiers à renvoyer au Canada. Elle indiquera aussi les tailles de boîtes acceptables ainsi que la façon d’organiser les dossiers dans les boîtes.

La Gestion de l’information peut fournir des directives concernant les normes de numérisation pour aider les bureaux à transformer officiellement un dossier du papier en un dossier numérique, puis à détruire la version papier. Si la norme de numérisation n’a pas été appliquée pendant la numérisation par balayage du dossier, le dossier papier demeure l’original et il doit être conservé à des fins de gestion tout au long de son cycle de vie.

Numérisation et numérisation par balayage

La numérisation est le procédé certifié d’IRCC par lequel un document papier ayant une valeur opérationnelle est converti en une image numérique. Une image numérisée reflète la fiabilité, l’intégrité et l’authenticité du document papier. Par conséquent, si le document est requis à des fins juridiques, on peut l’admettre comme élément de preuve à titre de document officiel. De plus, en suivant le processus de numérisation, vous pouvez détruire le document source. Si un document est numérisé par balayage, on ne peut pas détruire le document source.

Le balayage est un procédé non certifié par lequel le document papier est converti en une image numérique. Il s’agit essentiellement d’une simple copie de l’original. La création d’une image numérique par balayage n’est pas autorisée afin de transformer des documents d’IRCC ayant une valeur opérationnelle.