Considérations d’ordre humanitaire : Lignes directrices pour la prise de notes
Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’IRCC. Elle est publiée sur le site Web du ministère par courtoisie pour les intervenants.
Lignes directrices générales pour la prise de notes
Les notes du cas doivent montrer que la totalité de la preuve a été examinée.
Les notes consignées dans le SMGC doivent constituer un dossier complet de toutes les mesures prises au sujet du cas. Dans la mesure du possible, aucun renseignement ne devrait figurer uniquement au dossier papier. Toutes les notes qui figurent dans le SMGC doivent être exactes et conformes à ce qui figure dans le dossier papier, et ne devraient pas affaiblir ou contredire la décision écrite.
Vous pouvez utiliser un style télégraphique dans la plupart des cas, mais il peut arriver qu’un compte rendu plus complet soit requis. Voici quelques exemples de situations pour lesquelles les notes doivent être plus complètes :
- réactions vives du demandeur à l’entrevue;
- interventions d’autres personnes présentes à l’entrevue;
- éléments déterminants pour la décision et jugés particulièrement importants.
Lignes directrices générales pour la prise de notes pendant l’évaluation du cas et la prise de décision
- Clarté et concision
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- Utilisez une langue ordinaire, en évitant le jargon technique.
- Utilisez des mots complets.
- Évitez les observations superflues.
- Objectivité
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- Consignez les faits.
- Évitez d’inclure vos opinions et d’interpréter les faits.
- Structuration des notes à l’aide d’intertitres explicatifs facilitant le suivi de l’historique du cas par le lecteur
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- Exemples d’intertitres explicatifs :
- Examen du dossier papier
- Représentation
- Entrevue
- Renseignements en attente
- Décision
- Exemples d’intertitres explicatifs :
- Consignation rapide des notes
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- Prenez des notes immédiatement après chaque entretien avec le demandeur (au téléphone ou en personne) pour en assurer la clarté et l’exactitude.
- Au besoin, apportez les correctifs dès que possible.
- Compte rendu de l’entrevue
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- Consignez l’heure exacte de début et de fin.
- Indiquez qui était présent.
- Si un interprète était présent, notez son nom et le lien avec le demandeur, la langue interprétée et les instructions données à l’interprète.
- Précisez clairement qui a dit quoi.
- Indiquez le ton de l’entrevue (par exemple, si le demandeur était en colère, bouleversé, etc.).
- Si l’agent qui mène l’entrevue a quitté le bureau avant qu’elle soit terminée, l’indiquer et fournir une explication.
- Éléments à inclure dans les notes
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- Résumé de la correspondance et des communications
- Teneur de toute la correspondance inhabituelle ou numéros de formulaire pour la correspondance habituelle envoyée
- Date à laquelle la note a été versée au dossier et initiales de l’auteur
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