Rapport annuel 2024-2025 sur la Loi sur l’accès à l’information

Version PDF : Rapport annuel sur la Loi sur l’accès à l’information, 2024-2025 (PDF, 764 Ko)

Table des matières

• Introduction
• I. Aperçu du programme d’AIPRP d’IRCC
  • Structure organisationnelle
  • Division des dossiers des clients
  • Division des documents ministériels, des plaintes et des demandes informelles
  • Division de la gestion du programme de protection des renseignements personnels
  • Arrêté de délégation
• II. Rendement
  • Taux de conformité et délais d’exécution
  • Demandes actives des périodes de référence précédentes
  • Motifs de prorogation
  • Issue des demandes traitées
  • Demandes de consultation d’autres ministères et organismes gouvernementaux
  • Résumé des principaux éléments et des mesures prises concernant les plaintes
  • Plaintes actives des périodes de référence précédentes
• III. Programmes de formation et initiatives de sensibilisation
  • Catalogue de cours sur l’AIPRP et séances offertes
• IV. Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI
  • Secrétariat ministériel (SM)
  • Secteur des communications (COMMS)
  • Dirigeante principale des finances, Secteur des finances (Secteur de la DPF)
  • Secteur de l’établissement, de l’intégration et des affaires francophones (EIAF)
  • Secteur de la politique stratégique (SPP)
  • Secteur des services ministériels (SSM) et de la dirigeante principale des ressources humaines
  • Publication proactive en vertu de l’article 78 de la LAI
• V. Surveillance de la conformité
  • Délai requis pour traiter les demandes d’accès à l’information
  • Exactitude et exhaustivité des renseignements publiés de manière proactive en vertu de la partie 2 de la LAI
  • Droit d’accès du public à l’information dans les contrats, accords et ententes
  • Contrats
  • Accords et ententes sur l’échange de renseignements
• VI. Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information
  • Nouveau compte en ligne d’IRCC
  • Publication proactive des notes de décision des agents (NDA)
  • Projet de correspondance avec les clients
  • Service de demande d’AIPRP en ligne du SCT (AIPRP en ligne)
  • Assistance technologique et mises à niveau
• À l’avenir
• Annexe A : Copie de l’arrêté de délégation de pouvoirs signé en vigueur le 31 mars 2025
• Annexe B : Copie de la délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de son règlement en vigueur le 31 mars 2025
• Annexe C : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe D : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (LAI).

L’objectif de la LAI, tel qu’il est décrit à l’article 2, est de promouvoir la responsabilité et la transparence au sein des institutions fédérales en accordant aux Canadiens le droit d’accès aux documents sous le contrôle des institutions gouvernementales. La LAI établit les principes selon lesquels les renseignements gouvernementaux doivent être accessibles au public. Les exceptions au droit d’accès doivent être limitées et précises, et les décisions concernant la divulgation des renseignements gouvernementaux doivent être soumises à l’examen d’une autorité indépendante.

Le présent rapport est déposé au Parlement conformément à l’article 94 de la LAI. Il décrit comment IRCC s’est acquitté de ses obligations conformément à la LAI au cours de la période de référence commençant le 1er avril 2024 et se terminant le 31 mars 2025.

IRCC a été créé pour faciliter l’entrée des résidents temporaires, gérer la sélection, l’établissement et l’intégration des nouveaux arrivants, attribuer la citoyenneté et délivrer des passeports aux citoyens admissibles. Le mandat d’IRCC découle de la Loi sur le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration. Le ministre d’IRCC est responsable de l’application de la Loi sur la citoyenneté de 1977 et partage, avec le ministre de la Sécurité publique, la responsabilité de faire appliquer la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés. Depuis le 2 juillet 2013, la responsabilité principale de Passeport Canada et de l’administration du Décret sur les passeports canadiens et du Décret concernant la délivrance de passeports diplomatiques et des passeports spéciaux est passée du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international à IRCC.

IRCC n’a pas de filiales non opérationnelles (« sur papier ») à la fin de la période de référence.

I. Aperçu du programme d’AIPRP d’IRCC

Conformément aux périodes de référence récentes, IRCC a reçu et traité un volume considérable de demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP), totalisant 270 528 demandes. Parmi celles-ci, 168 987 demandes ont été soumises en vertu de la LAI. La majorité des demandes d’accès concernent les demandes de dossiers d’immigration des clients, tandis que les demandes restantes se rapportent aux documents ministériels relatifs aux politiques et procédures du Ministère.

Le programme d’AIPRP d’IRCC a continué à affiner et à ajuster ses stratégies, établies lors de la période de rapport précédente, afin de gérer efficacement le volume élevé de demandes d’AIPRP, tout en améliorant davantage son taux de conformité. De plus, le programme a continué de soutenir les efforts visant à faire progresser les initiatives ministérielles axées sur l’amélioration de l’accès à l’information et du service à la clientèle.

Structure organisationnelle

Le programme d’AIPRP d’IRCC est structuré en fonction de ses principaux secteurs d’activité. Comme le montre la figure 1 ci-dessous, le programme est administré par trois divisions : la Division des dossiers des clients, la Division des documents ministériels, des plaintes et des demandes informelles, et la Division de la gestion du programme de protection des renseignements personnels. Le directeur de la Division des documents ministériels, des plaintes et des demandes informelles porte également le titre de coordonnateur de l’AIPRP.

Ces trois divisions relèvent directement de la directrice générale, Direction générale de la gestion de l’accès et de la protection des renseignements personnels au sein du Secteur des services ministériels et dirigeante principale des ressources humaines. La directrice générale remplit également le rôle de dirigeante principale de la protection des renseignements personnels, elle assure la direction stratégique et fournit des conseils sur les initiatives en matière de protection des renseignements personnels au sein d’IRCC. Cela inclut de conseiller la haute direction sur des questions complexes en matière de protection des renseignements personnels, la promotion de la sensibilisation à la protection des renseignements personnels dans tout le Ministère et la présentation de rapports à la haute direction sur le programme global de protection des renseignements personnels et l’état de conformité.

À la fin de la période de référence, le programme d’AIPRP d’IRCC comptait 170 employés à temps plein.

Version texte : Structure du programme d’AIPRP

• Secteur des services ministériels et dirigeante principale des ressources humaines

  • Direction générale de la gestion de l’accès et de la protection des renseignements personnels

    • Division des dossiers des clients
    • Division des documents ministériels, des plaintes et des demandes informelles
      • Unité de l’innovation et du soutien
    • Division de la gestion du programme de protection des renseignements personnels
      • Unité de la politique et de la planification en matière de protection des renseignements personnels
      • Unité de l’orientation et des évaluations en matière de protection des renseignements personnels
      • Unité de gestion des incidents

Division des dossiers des clients

La Division des dossiers des clients se compose de 96 employés responsables de la gestion de toutes les demandes de documents d’immigration des clients à IRCC. Cela comprend la supervision de l’ensemble du processus, depuis la réception initiale jusqu’à l’émission des réponses finales. De plus, la Division gère les communications aux termes des alinéas 8(2)d), e) et f) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La majorité des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels reçues par IRCC concernent les dossiers des clients et sont traitées au sein de cette division.

Division des documents ministériels, des plaintes et des demandes informelles

La Division des documents ministériels, des plaintes et des demandes informelles est responsable du traitement des demandes de documents ministériels. Soutenue par une équipe de 40 employés, la Division gère également les demandes informelles d’informations et supervise les rapports ministériels de l’AIPRP au sein d’IRCC. De plus, elle gère les plaintes soumises auprès des commissariats à l’information et à la protection de la vie privée, dans le but d’assurer une résolution rapide et efficace des problèmes soulevés.

• L’Unité de l’innovation et du soutien au sein de la Division des documents ministériels, des plaintes et des demandes informelles compte 7 employés. L’Unité élabore des programmes de formation ministériels et organise des séances de formation autant pour les employés de l’AIPRP que pour ceux qui travaillent dans d’autres secteurs. Elle garantit que le matériel de formation est régulièrement examiné et mis à jour pour répondre aux besoins des différents publics et niveaux de leadership au sein d’IRCC. De plus, la Division soutient les initiatives d’efficacité opérationnelle du Ministère en fournissant des renseignements en matière d’AIPRP lorsqu’une décision de mise en place ou de révision de procédures et processus internes est envisagée.

Division de la gestion du programme de protection des renseignements personnels

La Division de la gestion du programme de protection des renseignements personnels compte 27 employés en tout et est chargée de superviser tous les aspects du programme de protection des renseignements personnels d’IRCC. Cela comprend l’élaboration de politiques, d’outils et de directives sur la protection des renseignements personnels, ainsi que la fourniture d’expertise et d’informations sur les questions liées à la protection des renseignements personnels. La Division effectue des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, offre un soutien, gère et signale les atteintes à la vie privée, et traite les communications en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, elle est responsable de la planification et de la préparation de rapports sur la gouvernance du programme de protection des renseignements personnels.

La Division se compose de trois équipes distinctes :

• L’Unité de la politique et de la planification en matière de protection des renseignements personnels élabore, met en oeuvre et tient à jour des politiques, des directives et des outils de protection des renseignements personnels pour aider les employés à gérer les renseignements personnels. Cette unité élabore une formation sur la protection des renseignements personnels, coordonne les réponses ministérielles aux consultations publiques, examine les documents d’orientation ministériels et fournit aux responsables de programme des conseils de haut niveau sur la protection des renseignements personnels.
• L’Unité de l’orientation et des évaluations en matière de protection des renseignements personnels gère le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) en examinant les EFVP ministérielles, en évaluant les risques liés à la protection des renseignements personnels et en recommandant des stratégies d’atténuation. Cette unité fournit également des conseils, une orientation et des recommandations à la haute direction relativement à la protection des renseignements personnels. De plus, elle dirige et gère toutes les communications pour des raisons d’intérêt public proposées en vue de la prise de décisions au sein du Ministère.
• L’Unité de gestion des incidents gère le cycle de vie de toutes les atteintes à la vie privée. Elle évalue le risque de préjudice pour les personnes concernées et pour le Ministère à la suite d’une atteinte et elle fournit des conseils et des directives aux secteurs de programme sur les mesures permettant de limiter une atteinte potentielle ou confirmée, sur la transmission des avis requis, et sur la prévention des atteintes. De plus, l’équipe signale les atteintes importantes au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada, et elle répond aux plaintes officielles présentées par le CPVP à la suite d’incidents liés à la protection des renseignements personnels.

En plus de ces employés désignés responsables de la mise en oeuvre de la loi sur l’AIPRP, environ 550 agents de liaison en matière d’AIPRP dans l’ensemble du Ministère soutiennent les opérations du programme en coordonnant la collecte des documents, en examinant les documents et en offrant des recommandations propres à leur direction générale. Bien que ces agents soient essentiels aux opérations du programme, leur financement est géré par leurs secteurs de programme respectifs.

La responsabilité de la publication proactive des informations est partagée entre l’Unité des divulgations proactives, qui opère au sein du Bureau du sous-ministre, et d’autres directions générales et secteurs au sein d’IRCC. Chaque unité, division et secteur est responsable de superviser la publication proactive des documents liés à ses domaines d’expertise respectifs. Pour une répartition des groupes ou des postes responsables de répondre à chaque exigence de publication proactive applicable en vertu de la Partie 2 de la LAI, consultez la section « Publication proactive en vertu de la Partie 2 de la LAI » ci-dessous.

Au cours de la période de référence, IRCC n’avait pas d’entente de service en vertu de l’article 96 de la LAI.

Arrêté de délégation

Le ministre d’IRCC est responsable de l’administration des demandes présentées au Ministère au titre de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP). En vertu du paragraphe 95(1) de la LAI et du paragraphe 73(1) de la LPRP, le ministre délègue à la haute direction du Ministère, notamment au coordonnateur de l’AIPRP, le pouvoir de s’acquitter des attributions du ministre au titre de ces lois.

Pour de plus amples renseignements, consultez l’« Annexe A : Copie de l’arrêté de délégation de pouvoirs signé en vigueur le 31 mars 2025 » et l’« Annexe B : Copie de la délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de son règlement en vigueur le 31 mars 2025 ».

II. Rendement

Au cours de la période de référence de 2024-2025, IRCC a reçu un total de 168 987 demandes en vertu de la LAI, ce qui représente une légère diminution de 7,6 % par rapport à l’année précédente. À l’inverse, les demandes liées à la protection des renseignements personnels ont connu une augmentation de plus de 45 %, ce qui indique un glissement continu des demandes d’accès à l’information vers les demandes présentées en vertu de la LPRP. Le tableau 1 montre que la majorité des demandes provenaient du secteur privé (51,9 %), principalement des avocats et des consultants en immigration, suivi du secteur public (34,8 %).

Taux de conformité et délais d’exécution

Le programme d’AIPRP d’IRCC a traité et achevé avec succès 178 668 demandes, dépassant le nombre de nouvelles demandes reçues au cours de la période de référence de 9 600. Environ 5,4 millions de pages de documents ont été examinées par les responsables du programme.

Le taux de conformité pour les demandes en vertu de la LAI, défini comme le pourcentage de demandes traitées dans les délais prescrits par la loi, était de 80,7 %, ce qui reflète une amélioration par rapport au taux de 77 % observé en 2023-2024. Comme illustré dans le tableau 2, plus de 70 % des demandes d’AIPRP d’IRCC ont été traitées et achevées en moins de 30 jours.

Demandes actives des périodes de référence précédentes

À la fin de la période visée, IRCC comptait 41 521 demandes actives provenant de périodes de référence antérieures. La majorité des demandes en attente (85,4 %) ont été reçues au cours des deux dernières années.

Motifs de prorogation

L’article 9 de la LAI permet de proroger les délais prescrits par la Loi si la demande engendre un grand nombre de documents qui ne peuvent être traités dans le délai initial sans entraver de façon déraisonnable le fonctionnement du Ministère, ou si des consultations sont nécessaires pour donner suite à une demande.

Lorsque nécessaire, IRCC mène des consultations, notamment, mais pas exclusivement, dans des situations impliquant des litiges potentiels, des enquêtes ou des préoccupations en matière de sécurité. Les détails des prolongations revendiquées par IRCC conformément à l’article 9 de la LAI sont les suivants :

• 9(1)a) pour rechercher un grand nombre de documents ou pour répondre à l’afflux de demandes, ou les deux, ce qui pourrait entraver le fonctionnement du Ministère : 241 fois;
• 9(1)b) pour entreprendre des consultations : 868 fois;
• 9(1)c) pour mener des consultations avec des tiers : 1 fois.

Issue des demandes traitées

Comme le montre le tableau 4, IRCC a communiqué l’ensemble des documents pour 31 % de toutes les demandes traitées. Le Ministère a appliqué une ou plusieurs exceptions à 104 191 demandes (59 % des demandes). Seules 17 demandes ont été traitées avec la mesure « Exception totale » et 16 demandes ont été fermées avec la mesure « Exclusion totale ». Dans les autres cas, la demande a été abandonnée ou transférée, il n’y avait aucun document existant, ou l’existence de documents ne pouvait être confirmée ni infirmée, car cela aurait pu révéler des renseignements protégés en vertu de la LAI.

Les exceptions suivantes en vertu de la LAI ont été les plus fréquemment invoquées par IRCC :

• Paragraphe 19(1) – renseignements personnels : invoqué 82 694 fois;
• Paragraphe 15(1) – affaires internationales et défense : invoqué 25 485 fois;
• Alinéa 16(1)c) – entrave au respect de la Loi ou au déroulement d’enquêtes : invoqué 19 270 fois.

Demandes de consultation d’autres ministères et organismes gouvernementaux

IRCC a reçu 95 demandes de consultation d’autres ministères en vertu de la LAI. Le tableau 5 détaille le nombre de jours qu’il a fallu au programme d’AIPRP d’IRCC pour mener à bien ces consultations. Dans l’ensemble, IRCC a répondu à 78 consultations (82 %) dans un délai de 60 jours.

Résumé des principaux éléments et des mesures prises concernant les plaintes

Au cours de la période de référence, IRCC a reçu 914 avis de nouvelles plaintes, ce qui représente 0,54 % du total des demandes d’accès à l’information reçues. La majorité de ces plaintes (83 %) étaient liées à des retards de traitement.

IRCC a répondu à 888 enquêtes sur des plaintes. La majorité des plaintes (854, soit 96 %) ont été par la suite abandonnées, jugées non fondés ou les dossiers ont été fermés après la cessation de l’enquête. Les résultats des 34 plaintes restantes qui ont progressé à l’étape d’enquête sont les suivants :

• 18 plaintes ont été jugées non fondées;
• 3 plaintes ont été réglées avec succès;
• 13 plaintes ont été jugées fondées.

Pour répondre aux 13 plaintes jugées fondées, IRCC a effectué des recherches supplémentaires pour localiser les documents, examiné les exemptions précédemment appliquées et réévalué son traitement initial de la demande à la lumière de l’obligation du Ministère de prêter assistance. Grâce à ces efforts, IRCC a émis un remboursement de frais et a localisé, traité et a communiqué 396 pages de documents supplémentaires.

Plaintes actives des périodes de référence précédentes

À la fin de la période de référence, 148 plaintes restaient en suspens, dont 117 (79 %) ont été reçues au cours de cette même période. À titre de comparaison, à la fin de 2023-2024, IRCC comptait 180 plaintes actives en vertu de la LAI.

III. Programmes de formation et initiatives de sensibilisation

IRCC s’engage à promouvoir une culture valorisant la transparence et facilitant l’accès à l’information grâce à ses programmes de formation et à ses initiatives de sensibilisation. Le Ministère continue d’accorder la priorité à l’apprentissage continu et au perfectionnement professionnel de son effectif.

L’équipe spécialisée de Formation, projets et soutien de l’AIPRP au sein de l’Unité de l’innovation et du soutien offre un éventail complète de séances de formation à l’interne autant aux employés de l’AIPRP qu’à ceux qui travaillent dans d’autres secteurs. Le programme de formation à l’AIPRP couvre divers aspects de la gestion de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, y compris des modules sur les obligations en matière de publication proactive du ministère et des cours axés sur la collecte, l’utilisation et la protection des renseignements personnels.

Catalogue de cours sur l’AIPRP et séances offertes

Comme indiqué dans le tableau 9, le programme d’AIPRP a mené un total de 152 séances de formation, atteignant 4 016 employés. La grande majorité des participants (plus de 99 %) étaient des employés en dehors du programme d’AIPRP. Les séances de formation ont utilisé divers formats, y compris des méthodes formelles et informelles, ainsi que des approches autodirigées et dirigées par un formateur.

IV. Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI

La responsabilité de la mise en oeuvre des exigences en matière de publication proactive à IRCC incombe aux directions générales des secteurs suivants : le Secrétariat ministériel du bureau du sous-ministre, le Secteur des communications, la dirigeante principale des finances au Secteur des finances, le Secteur de l’établissement, de l’intégration et des affaires francophones, le Secteur de la politique stratégique et le Secteur des services ministériels et de la dirigeante principale des ressources humaines.

Cette structure permet aux cadres de chaque direction ou unité d’intégrer les exigences de publication proactive dans leurs procédures internes. Elle aide à soutenir la détermination et la publication en temps opportun des informations au fur et à mesure qu’elles deviennent disponibles, favorisant ainsi une conformité continue. Les procédures sont adaptées pour correspondre au cycle de vie de gestion de l’information, aux ressources et à d’autres considérations pertinentes de chaque division ou unité.

Les paragraphes qui suivent décrivent comment les secteurs d’IRCC se sont acquittés de leurs responsabilités en matière de publication proactive au cours de l’année visée par le rapport.

Secrétariat ministériel (SM)

L’Unité de divulgation proactive (UDP) fait partie du Secrétariat ministériel du bureau du sous-ministre. L’UDP est responsable de coordonner la publication proactive des documents d’information, des titres des mémoires, des notes pour la période de questions, des comparutions devant les comités et des notes du cahier de transition et d’assurer le suivi. Au cours de l’année visée par le rapport, l’UDP a respecté ses exigences en matière de publication proactive à un taux de conformité de 100 %.

L’UDP a établi des procédures opérationnelles normalisées qui sont systématiquement suivies pour le traitement des notes d’information et des titres des mémoires, ainsi que pour la publication proactive de ces éléments sur le site Web du gouvernement ouvert. Un rapport mensuel est généré à partir du système de suivi du Ministère et remis à l’équipe de l’Unité de divulgation proactive le premier jour de chaque mois. Ce rapport détaille toutes les notes d’information et tous les titres des mémoires fournis au sous-ministre au cours du mois précédent, soutenant la gestion efficace et la publication de ces documents. Les modèles de courriel normalisés ont également été développés pour faciliter l’attribution des tâches au sein du Ministère et garantir le respect des délais.

Secteur des communications (COMMS)

L’unité des affaires parlementaires (UAP) fait partie du Secteur des communications. Ce Secteur fournit des conseils, des messages et du soutien en matière de communications stratégiques au ministre, aux sous-ministres, à l’équipe de la haute direction du ministère et à d’autres ministères fédéraux afin d’informer les Canadiens et les employés d’IRCC des priorités, des initiatives et des activités du Ministère. Il établit également des liens avec des personnes à l’interne et à l’externe pour faciliter la réalisation du mandat du Ministère. L’UAP coordonne les obligations et les responsabilités d’IRCC envers le Parlement et supervise la publication proactive des rapports qui ont été déposés au Parlement. Le taux de conformité pour l’UAP cette année était de 100 %.

L’UAP reçoit et traite les rapports préparés par les secteurs responsables et approuvés par leur directeur général. L’unité coordonne l’examen et l’acheminement de ces rapports pour approbations ultérieures des sous-ministres délégués (SMD) concernés, du bureau des sous-ministres (BSM), et du ministre. Le calendrier de publication proactive est documenté par l’UAP dans le Chemin critique, un document décrivant les étapes et les approbations nécessaires avant le dépôt. À la suite du dépôt du rapport au Parlement, celui-ci est publié sur le site Web du gouvernement du Canada.

Dirigeante principale des finances, Secteur des finances (Secteur de la DPF)

La Direction générale des opérations financières et de l’approvisionnement (DGOFA) fait partie du Bureau de la dirigeante principale des finances, Secteur des finances. Le Secteur de la DPF dirige la gestion financière du Ministère, en assurant une gestion responsable des ressources publiques et en facilitant la prise de décisions judicieuses pour l’exécution efficace des politiques et des programmes. Il assure la conformité du programme aux exigences législatives, réglementaires et financières, dirige la planification intégrée et offre un soutien pour l’approvisionnement, la surveillance des projets et la gestion des investissements. L’une des responsabilités de la DGOFA consiste à surveiller et à publier de façon proactive les contrats de plus de 10 000 $, ainsi que les frais de déplacement et d’accueil. La DGOFA a respecté ses exigences de publication proactive à un taux de conformité de 100 %.

IRCC a centralisé les activités liées aux voyages afin d’assurer une meilleure conformité avec le Guide de publication proactive des frais de voyage et d’accueil, les Autorisations spéciales de voyager, la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du SCT, et la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

La DGOFA a élaboré des modèles normalisés et des documents d’orientation et a mis en place des procédures d’approbation pour promouvoir l’uniformité et simplifier les tâches associées aux activités de publication proactive. Ces processus peuvent comprendre l’utilisation d’outils tels que PowerPivot, des tableaux croisés dynamiques, VBA (un langage de programmation intégré dans les applications Microsoft) et des formules pour organiser et analyser systématiquement les données. Les rapports publiés et les notes d’information qui les accompagnent, qui intègrent les contributions de la Direction générale des communications, sont ensuite soumis au SMA pour approbation et envoyés au SM pour information.

Pour les contrats dépassant 10 000 $, la DGOFA extrait les données pertinentes de SAP chaque trimestre. L’équipe de la surveillance et de la conformité de l’approvisionnement effectue un examen de l’assurance de la qualité de ces données, qui sont ensuite examinées et approuvées par le directeur, Approvisionnement et gestion des contrats. L’approbation finale est obtenue du directeur général, Direction générale des opérations financières et de l’approvisionnement. Le rapport qui en résulte et la note d’information qui l’accompagne, y compris les éléments de communication pertinents, sont soumis au SMA pour approbation et fournis au SM pour information.

Secteur de l’établissement, de l’intégration et des affaires francophones (EIAF)

Le Réseau de l’établissement (RE) est une direction générale des opérations au sein du Secteur de l’établissement, de l’intégration et des affaires francophones. Le secteur englobe l’élaboration de politiques et les opérations de programmes du Programme d’établissement et du Programme d’aide à la réinstallation, facilitant l’intégration des nouveaux arrivants et aidant les réfugiés pris en charge par le gouvernement, en plus d’offrir des conseils stratégiques sur l’immigration francophone, l’établissement et l’intégration. Le Réseau de l’établissement publie de façon proactive les subventions et les contributions de plus de 25 000 $ qui se rapportent à ses activités de base. La publication proactive inclut désormais les données des ententes de subventions et de contributions provenant de programmes supplémentaires tels que le Programme d’appui à l’immigration francophone (PAIF). Le taux de conformité pour le Réseau de l’établissement cette année était de 100 %.

Le système de subventions et de contributions (SSC) d’IRCC permet au RE de générer efficacement des rapports sur tous les accords de subvention et de contribution signés par le Ministère au cours d’un trimestre donné. Le RE récupère le rapport du trimestre précédent au début de chaque nouveau trimestre afin de permettre suffisamment de temps pour la traduction et de garantir le respect des délais de publication. Afin d’améliorer l’accessibilité aux informations publiées de manière proactive au moyen du portail en ligne du gouvernement du Canada, le RE a adopté un langage normalisé à utiliser uniformément dans tous les accords de contribution pour des services similaires.

Secteur de la politique stratégique (SPP)

La Direction générale de la recherche et des données (DGRD), dirigée par la dirigeante principale des données, fait partie du Secteur de la politique stratégique. Le SPP supervise les liens horizontaux et l’intégration des politiques de programme par l’élaboration et l’analyse de politiques stratégiques à long terme. Le Secteur gère la planification des niveaux, fournit des données probantes issues de la recherche stratégique, appuie la mobilisation des provinces et des territoires, supervise la gouvernance à l’échelle du Ministère et l’utilisation des données stratégiques, dirige la planification et la production de rapports ministériels, et sert de point de convergence pour les processus du Cabinet et de réglementation. La DGRD publie des subventions et contributions de plus de 25 000 $ pour des activités d’établissement, mais cette responsabilité incombe principalement au Réseau de l’établissement. Au cours de l’année visée par le présent rapport, la DGRD n’a relevé aucun renseignement nécessitant une publication proactive.

Secteur des services ministériels (SSM) et de la dirigeante principale des ressources humaines

La Direction générale des opérations de gestion des personnes (DGOGP) est une direction générale au sein du Secteur des services ministériels ayant à sa tête la dirigeante principale des ressources humaines. Le SSM offre un soutien complet pour la gestion des personnes et du milieu de travail, la culture ministérielle, l’apprentissage et la gestion du changement. Le secteur veille également au respect de toutes les lois pertinentes et les politiques du SCT.

La DGOGP supervise la publication proactive de l’information relative à la reclassification des postes à IRCC. Le taux de conformité de la Direction générale pour l’année visée par le rapport est de 100 %, en hausse par rapport à 75 % pour la dernière période de référence. Ce progrès est attribué à la détermination de certaines lacunes et de possibilités d’amélioration qui ont conduit au développement et à la mise en oeuvre de nouvelles procédures.

La DGOGP utilise une approche structurée et à plusieurs niveaux pour garantir la publication précise et en temps opportun des informations. Le processus est géré de manière collaborative par l’équipe administrative responsable de la publication du contenu et supervisé par le gestionnaire de la classification ministérielle. Des discussions régulières sont organisées pour examiner les flux de travail de publication et résoudre tout problème lié aux retards, à l’intégrité des données ou aux lacunes dans les rapports. Un tableau de bord mensuel sert à la fois d’outil de suivi du rendement et de mécanisme pour cerner et résoudre les problèmes récurrents.

Publication proactive en vertu de l’article 78 de la LAI

IRCC est assujetti à l’exigence de publication proactive des dépenses du Cabinet du ministre énoncée à l’article 78 de la LAI. Afin de satisfaire à cette exigence, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) publie un rapport consolidé au nom de toutes les institutions.

V. Surveillance de la conformité

IRCC utilise des pratiques de production de rapport et de surveillance normalisées et complètes pour garantir la conformité, promouvoir la responsabilité et faciliter l’amélioration continue des processus.

Délai requis pour traiter les demandes d’accès à l’information

Toutes les demandes et plaintes sont systématiquement documentées pour surveiller les délais de traitement, et les données d’entrée sont étroitement suivies par les responsables du programme. Les gestionnaires et chefs d’équipe au sein du programme d’AIPRP d’IRCC supervisent régulièrement les réponses aux tâches internes, surveillent les prolongations demandées pour le traitement des demandes et suivent les consultations internes et externes en cours afin de traiter de manière proactive les problèmes potentiels.

Les données pertinentes sont collectées à partir du système de gestion des cas d’AIPRP sur une base quotidienne, hebdomadaire, bimensuelle et trimestrielle. Ces données englobent les volumes de demandes et les résultats de traitement, les taux de conformité, les niveaux d’arriérés et d’autres indicateurs de rendement clés. Les informations sont intégrées dans divers rapports adaptés à différents niveaux de direction : des mises à jour quotidiennes pour les gestionnaires, des rapports hebdomadaires pour les directeurs et la directrice générale et dirigeante principale de la protection des renseignements personnels, ainsi que des rapports bimensuels pour les sous-ministres. De plus, des rapports trimestriels sont fournis aux sous-ministres adjoints, accompagnés d’un rapport de conformité mensuel décrivant les réponses des secteurs et des directions générales aux tâches internes d’AIPRP.

Bien que l’objectif principal des rapports statistiques du programme d’AIPRP d’IRCC soit d’assurer la conformité, le programme utilise ces données pour analyser l’efficacité des flux de travail, résoudre les défis actuels et cerner les tendances émergentes relatives aux demandes d’AIPRP.

Exactitude et exhaustivité des renseignements publiés de manière proactive en vertu de la partie 2 de la LAI

Comme indiqué dans la section précédente concernant la publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI, divers secteurs se sont vu attribuer des responsabilités spécifiques pour assurer le respect des exigences de publication proactive. Pour surveiller leurs progrès et leurs taux de conformité, les directions générales et les unités désignées au sein de ces secteurs ont mis en oeuvre des processus qui intègrent généralement un ou plusieurs outils et étapes décrits dans le tableau 10 ci-dessous.

Droit d’accès du public à l’information dans les contrats, accords et ententes

Les contrats d’IRCC incluent des dispositions essentielles, et ses accords et ententes d’échange d’informations sont conçus pour promouvoir la transparence et garantir un accès public continu à l’information.

Contrats

Les contrats et accords contractuels d’IRCC intègrent une clause soulignant l’obligation de l’entrepreneur de se conformer aux exigences de la LAI, comme indiqué dans les conditions générales du contrat :

« Les documents créés par l’entrepreneur et placés sous le contrôle du Canada sont soumis à la Loi sur l’accès à l’information. L’entrepreneur reconnaît les responsabilités du Canada en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et doit, dans la mesure du possible, aider le Canada à s’acquitter de ces responsabilités. En outre, l’entrepreneur reconnaît que l’article 67.1 de la Loi sur l’accès à l’information stipule que toute personne qui détruit, modifie, falsifie ou dissimule un document, ou ordonne à quiconque de le faire, dans l’intention d’entraver le droit d’accès prévu par la Loi sur l’accès à l’information se rend coupable d’un délit et est passible d’une peine d’emprisonnement ou d’une amende, ou des deux à la fois ».

Accords et ententes sur l’échange de renseignements

La « directive sur l’échange de renseignements pour les ententes d’échange de renseignements (EER) » du ministère d’IRCC stipule que toutes les activités d’échange de renseignements doivent respecter les exigences de la LAI et de la LPRP, garantissant ainsi une approche équilibrée entre la transparence, l’accessibilité publique et la protection des renseignements personnels.

• Les résumés des EER doivent être rendus accessibles au public conformément à l’article 4.2.36 de la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée du SCT.
• Le développement des EER doit inclure la consultation du Document d’orientation pour aider à préparer des Ententes d’échange de renseignements personnels et de ses modèles associés, qui fournissent des exemples de dispositions pour garantir que les considérations de protection des renseignements personnels sont correctement abordées dans les ententes.

Une fois rédigées, les EER font l’objet d’un processus de révision approfondi avant d’être signées. Toutes les révisions nécessaires sont ensuite intégrées pour garantir une conformité totale avec les exigences précisées dans les articles 4.2.33 à 4.2.37 de la Directive du SCT.

VI. Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information

Le programme d’AIPRP d’IRCC offre un soutien et des conseils stratégiques pour les projets et les initiatives en cours, y compris les efforts du Ministère pour mettre en oeuvre les éléments décrits dans le Plan d’action de la direction (PAD). Le PAD a été élaboré suite à un examen approfondi mené par le Commissariat à l’information du Canada en 2021, qui a évalué les procédures du Ministère pour traiter les demandes d’AIPRP et a offert des recommandations pertinentes.

Les projets décrits ci-dessous mettent l’accent sur le traitement des derniers éléments de suivi mentionnés dans le PAD et visent à accroître l’accessibilité de l’information pour les clients au-delà du système d’AIPRP. De plus, ces initiatives visent à améliorer à la fois les services internes et externes grâce aux avancées technologiques et aux mises à niveau des systèmes. Les rétroactions continues de l’équipe de l’AIPRP soulignent l’importance de maintenir la transparence tout en préservant la confidentialité et l’intégrité des informations sensibles des clients.

Nouveau compte en ligne d’IRCC

Dans le cadre de l’expérience en ligne améliorée mise en place progressivement grâce à l’initiative de modernisation de la plateforme numérique (MPN) d’IRCC, un nouveau compte en ligne comprenant des fonctionnalités permettant aux clients d’avoir un meilleur accès à l’information est présentement en phase de mise en oeuvre.

Les améliorations comprennent des mises à jour en temps quasi réel sur l’état d’avancement des demandes, l’accès aux notes de décision des agents, et un résumé des communications et des documents reçus au moment du dépôt de la demande des clients. Les clients auront également la possibilité de consulter et de mettre à jour les détails de leur profil grâce à ce compte sécurisé, ainsi que d’accéder à un centre de messages qui conserve une trace des correspondances et des communications échangées avec IRCC.

Au cours de la période de référence, IRCC a rendu accessible son nouveau compte en ligne à un sous-groupe de clients admissibles à un visa de résident temporaire (VRT) au mois de juin 2024, et par la suite aux Canadiens souhaitant renouveler leur passeport en ligne au mois de décembre 2024. Entre le lancement et la fin de la période visée par le rapport, environ 43 000 clients ont utilisé le nouveau compte pour solliciter un service en ligne.

Le Ministère reconnaît que tous les clients d’IRCC, ainsi que leurs représentants, vont bénéficier de la mise en oeuvre du nouveau compte en ligne et des fonctionnalités qu’il offre. Le déploiement auprès d’autres groupes de clients se poursuivra en 2025 et 2026.

Publication proactive des notes de décision des agents (NDA)

L’initiative concernant les Notes de décision des agents (NDA) soutient directement la stratégie d’IRCC visant à faciliter l’accès des clients aux informations liées à leur demande d’immigration en éliminant la nécessité pour ces derniers de soumettre une demande d’AIPRP pour obtenir les notes des agents en cas de refus. Cette initiative clé, qui permet de renforcer l’ouverture et la transparence pour nos clients, répond directement aux commentaires reçus des clients, des représentants en immigration et des parlementaires qui ont constamment souligné la nécessité d’une plus grande clarté, de la communication d’informations en temps opportun, et d’un accès plus rapide aux motifs de refus.

À partir de 2025-2026, les NDA seront progressivement mises à la disposition de certains demandeurs de permis de séjour temporaire (permis d’études/permis de travail/visa de résidence temporaire). L’accès aux NDA sera graduellement étendu aux autres secteurs d’activité.

Projet de correspondance avec les clients

L’Unité de correspondance avec les clients (UCC) a été créée pour examiner la correspondance écrite d’IRCC afin de fournir un langage plus clair, concis et simple qui répondra mieux aux besoins des clients. Toutes les révisions des communications destinées aux clients sont basées sur les commentaires recueillis lors des essais de convivialité obtenus des clients et des agents, ainsi que sur les contributions des experts en la matière et des Services juridiques d’IRCC.

L’UCC a soutenu la révision et l’amélioration de plus de 50 communications écrites, la majorité de ces documents révisés ayant été adoptée et mise en circulation. À ce jour, 3 documents importants de correspondance client souvent recherchés par les clients de l’AIPRP ont été révisés : la lettre de refus de résidence temporaire, la lettre de refus de permis d’études et la lettre de refus de permis de travail. De plus, les 14 principales raisons de refus pour les permis d’études et les 15 principales raisons de refus pour les permis de travail ont également été révisées et rédigées en mettant l’accent sur la simplification du langage juridique complexe. Le lancement des lettres révisées de refus de permis d’études et de permis de travail est prévu pour 2025-2026.

Service de demande d’AIPRP en ligne du SCT (AIPRP en ligne)

Au cours de la période de référence, le programme d’AIPRP d’IRCC a migré les demandes de documents ministériels de la plateforme interne d’IRCC vers la plateforme en ligne d’AIPRP du SCT. Cette plateforme simplifie le processus de soumission des demandes d’AIPRP et facilite les réponses rapides de la part du gouvernement fédéral. L’objectif d’IRCC est de réduire le volume des demandes en attente avant d’intégrer les demandes de documents d’immigration – la plus grande catégorie de demandes reçues par IRCC – sur la plateforme du SCT.

Depuis la migration, les demandes en vertu de la LAI et de la LPRP ont été reçues par le biais de la plateforme en ligne d’AIPRP du SCT et de la plateforme du Ministère d’IRCC selon la nature des documents demandés. Cette transition a présenté certains défis opérationnels, y compris des cas où les demandeurs ont soumis par inadvertance des demandes à la mauvaise plateforme ou aux deux plateformes simultanément. Des efforts supplémentaires ont été entrepris pour rediriger les demandes vers les canaux appropriés et garantir un traitement rapide. Durant la transition vers la plateforme en ligne d’AIPRP, les demandeurs continueront de soumettre leurs demandes de documents d’immigration au moyen du portail de demande d’AIPRP en ligne d’IRCC.

Assistance technologique et mises à niveau

IRCC utilise des technologies émergentes pour soutenir ses activités de traitement des demandes d’AIPRP. Cela inclut le déploiement de solutions automatisées pour gérer les tâches habituelles, permettant au Ministère de prolonger les heures d’ouverture au-delà des horaires de bureau traditionnels. Ces systèmes facilitent l’affectation stratégique des ressources pour les processus décisionnels, améliorent la précision et la rapidité des données, et réduisent au minimum les perturbations des opérations en cours.

Au cours des périodes de référence précédentes, le Ministère a mis en oeuvre avec succès l’automatisation robotisée des processus (ARP) pour gérer des tâches habituelles à volume élevé telles que la saisie de données et la gestion de fichiers. Dans le cadre de cette initiative, un « robot » a été mis au point pour simplifier le traitement des demandes informelles, en particulier pour les documents précédemment publiés. Le robot surveille une boîte de réception de courriels désignée et traite automatiquement les demandes dès leur réception. Au cours de cette période de référence, l’ARP a considérablement augmenté la capacité du programme d’AIPRP et facilité le traitement automatique de plus de 12 000 demandes informelles, ce qui a permis à de nombreux demandeurs de recevoir des documents en quelques minutes.

Le programme d’AIPRP d’IRCC évalue également la possibilité de remplacer son logiciel de gestion des dossiers. L’objectif est d’améliorer l’efficacité opérationnelle du programme tout en assurant une intégration harmonieuse avec les systèmes et processus existants, y compris l’ARP.

À l’avenir

Au cours de cette période de référence, des efforts ont été déployés pour harmoniser les processus actuels avec les changements ministériels introduits lors de la période de référence précédente, afin de maintenir la stabilité opérationnelle et d’assurer l’exécution fluide des processus opérationnels.

IRCC reconnaît l’importance de traiter les facteurs influençant le programme d’AIPRP. À l’avenir, le Ministère continuera de déployer des efforts pour faire progresser les initiatives en cours et soutenir de nouvelles mesures dédiées à l’amélioration de la prestation de services internes et externes, offrant ainsi aux clients un meilleur accès à l’information. Le programme d’AIPRP fera progresser la transition vers la plateforme en ligne d’AIPRP du SCT, tout en surveillant continuellement les tendances des demandes d’AIPRP afin d’adapter et d’affiner les processus, de mettre à jour les documents de formation et de promouvoir la transparence ainsi qu’une conformité accrue à la LAI.

IRCC adapte son financement aux objectifs du Plan des niveaux d’immigration, y compris en ajustant les niveaux de dotation en personnel et la capacité de traitement en conséquence. En considération de la réduction du Plan des niveaux d’immigration à partir de 2025-2026, ainsi qu’en harmonisation avec l’exercice de rationalisation budgétaire du gouvernement du Canada, au cours des trois prochaines années, IRCC réduira son effectif actuel et prévu d’environ 3 300 postes; on estime qu’environ 80 % de ces réductions peuvent être réalisées en réduisant les engagements en matière de dotation en personnel ainsi que notre main-d’oeuvre temporaire. Cela aura des incidences variées sur tous les secteurs et toutes les directions générales d’IRCC, y compris sur le programme d’AIPRP, qui dispose d’une proportion importante de ressources temporaires soutenant le programme. IRCC prend au sérieux ses responsabilités découlant des législations en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, et nous restons engagés envers l’ouverture, la transparence et la responsabilité envers le public.

Annexes :

• Annexe A : Copie de l’arrêté de délégation signé en vigueur le 31 mars 2025
• Annexe B : Copie de la délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de son règlement en vigueur le 31 mars 2025
• Annexe C : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe D : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe A : Copie de l’arrêté de délégation de pouvoirs signé en vigueur le 31 mars 2025

Version texte : Délégation de pouvoirs

Document officiel

Ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté du Canada

Délégation des pouvoirs

Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté et conformément à l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information et l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, j’autorise par la présente l’agent(e) et employé(e) du ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté dont le poste ou la classification est énoncé dans l’annexe ci-jointe à exécuter mes fonctions, pouvoirs ou attributions en vertu des lois précisées dans l’annexe visant cet(te) agent(e) et employé(e).

Fait à Ottawa

ce 14 jour de mai 2024

Marc Miller, C.P., député
Ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté

Annexe B : Copie de la délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de son règlement en vigueur le 31 mars 2025

Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et du Règlement sur l’accès à l’information

Légende

(client)

Dossiers des clients

(min.)

Documents ministériels

PM-05

Conseiller principal en matière d’AIPRP

PM-04

Conseiller en matière d’AIPRP

PM-03

Analyste en matière d’AIPRP

lim.

Autorité limitée au Conseiller principal en matière d’AIPRP et au Chef de l’équipe des plaintes

Annexe C : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
Période d’établissement de rapport : 2024-04-01 au 2025-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

Section 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 : Demandes à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

4.3 Exclusions

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.6 Demandes fermées

4.7 Présomptions de refus

4.8 Demandes de traduction

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et dispositions des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 : Frais

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultations reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l’extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 : Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 : Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l’alinéa 28(1)b)

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Annexe D : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
Période d’établissement de rapport : 2024-04-01 au 2025-03-31

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

1.2 Nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l’information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Section 2 : Demandes ouvertes et plaines en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnel

2.1 Nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

2.2 Nombre des plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Section 3 : Numéro d’assurance sociale

Section 4 : Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels