Loi sur l’accès à l’information, Loi sur la protection des renseignements personnels, Rapport annuel 2017-2018

Loi sur l’accès à l’information, Loi sur la protection des renseignements personnels, Rapport annuel 2017-2018 (PDF, 801,66 Ko)

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Introduction

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) est heureux de présenter au Parlement son 24e rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le rapport décrit les activités mises en œuvre pour assurer la conformité aux dispositions des deux lois pour l’exercice débutant le 1er avril 2017 et se terminant le 31 mars 2018.

L’article 72 de ces lois précise qu’à la fin de l’exercice financier, le responsable de chacune des institutions fédérales doit présenter au Parlement un rapport annuel concernant l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le présent rapport décrit les réalisations qui ont permis à IRCC d’assumer ses responsabilités et ses obligations en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) au cours de la période de référence 2017-2018.

Objet des lois

Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet d’accorder un droit d’accès aux documents sous le contrôle de l’administration fédérale. La Loi prévoit que l’information gouvernementale doit être accessible au public, que les exceptions indispensables à ce droit doivent être limitées et précises et que les décisions relatives à la divulgation de l’information gouvernementale sont susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger les renseignements personnels des particuliers que détiennent les institutions fédérales et de donner accès à ces particuliers aux renseignements personnels qui les concernent. La loi protège les renseignements personnels des fondamentaux en empêchant d’autres personnes d’y avoir accès et confère aux particuliers des droits fondamentaux en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels.

À propos d’Immigration, Réfugiés, et Citoyenneté Canada

IRCC sélectionne et accueille des étrangers, à titre de résidents permanents et temporaires, dont les compétences contribuent à la prospérité du Canada. Il réunit également les membres des familles.

Le Ministère perpétue la tradition humanitaire du Canada en accueillant des réfugiés et d’autres personnes qui ont besoin de protection, honorant ainsi ses obligations et sa réputation internationales.

IRCC, en collaboration avec ses partenaires, présélectionne les résidents permanents et temporaires potentiels de manière à protéger la santé et la sécurité des Canadiens. IRCC est également responsable de la délivrance et du contrôle des passeports canadiens et d’autres documents qui facilitent les voyages des citoyens et résidents canadiens.

Enfin, le Ministère renforce le Canada en aidant tous les nouveaux arrivants à s’installer et à s’intégrer dans la société et l’économie canadiennes et en octroyant la citoyenneté canadienne, en encourageant les gens à l’obtenir et en délivrant des preuves de citoyenneté.

IRCC tire son mandat de la Loi sur le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration. Le ministre d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada est responsable de l’application de la Loi sur la citoyenneté de 1977 et partage, avec le ministre de la Sécurité publique, la responsabilité de faire appliquer la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR). L’immigration est un domaine de compétence partagée entre les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux en vertu de l’article 95 de la Loi constitutionnelle de 1867.

Délégation de pouvoirs

Le ministre d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada est chargé de traiter les demandes au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le ministre autorise les membres de la haute direction du Ministère et le coordonnateur ministériel de l’AIPRP (directeur/directrice de l’AIPRP), à exercer ses pouvoirs, ses tâches ou ses fonctions en vertu des deux lois, en ce qui a trait aux demandes d’AIPRP. Certains pouvoirs sont délégués à des postes particuliers de la Division de l’AIPRP à l’administration centrale, comme il est indiqué aux annexes B et C du présent rapport.

Structure organisationnelle

La Division de l’AIPRP fait partie de la Direction générale des affaires corporatives, qui est surveillé sous la responsabilité du directeur général des affaires corporatives, au sein du Secteur des services ministériels à IRCC. La Division applique la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour IRCC et elle est dirigée par une directrice qui agit comme coordonnatrice de l’AIPRP pour le Ministère. Le travail de la Division est accompli par trois unités, ainsi que de 34 agents de liaison qui coordonnent les activités d’AIPRP dans leurs directions générales.

Structure de la Division de l’AIPRP à IRCC

Organigramme décrit ci-dessous
Version texte : Structure de la Division de l’AIPRP à IRCC

AIPRP Unité des Opérations

Exécute la majeure partie des fonctions et des processus administratifs liés aux demandes d'AIPRP concernant les dossiers de clients (68 Employés)

AIPRP Unité d’information Complexe et Sensible

Traite les demandes d'AIPRP complexes et de nature délicate (24 Employés)

AIPRP Unité de la Protection des Renseignements Personnels, des Politiques et de la Gouvernance

Élabore les politiques en matière d'AIPRP, donne des conseils, une orientation et du soutien concernant l'AIPRP, offre la formation liée à l'AIPRP et favorise la sensibilisation à l'AIPRP (9 Employés)

Agents de Liaison (34)

Représentent les directions générales et les régions du Ministère et les aident en recherchant et en recueillant des documents, ainsi qu’en formulant des recommandations à propos des demandes présentées

Faits saillants du rapport statistique pour 2017-2018

Demandes reçues

Demandes d’accès à l’information reçues et traitées

Graphique décrit ci-dessous
Version texte : Demandes d’accès à l’information reçues et traitées
Année Reçues Traitées
2011-2012 20 575 20 891
2012-2013 25 010 26 020
2013-2014 29 281 27 407
2014-2015 34 066 33 524
2015-2016 41 660 40 107
2016-2017 50 728 48 733
2017-2018 64 234 59 021

IRCC continue de recevoir plus de demandes visées par la Loi sur l’accès à l’information (AI) que toute autre institution fédérale. Précisément, le Ministère a reçu un total de 64 234 demandes en 2017-2018, ce qui représente une augmentation de 27 % par rapport à l’exercice précédent. En raison de la croissance des demandes d’AI, le taux de conformité était de 71,54 % pour la période pertinente.

La majorité des demandes d’accès à l’information reçues concernaient des dossiers de clients liés aux programmes d’immigration.

Demandes de protection des renseignements personnels reçues et traitées

Graphique décrit ci-dessous
Version texte : Demandes de protection des renseignements personnels reçues et traitées
Année Reçues Traitées
2011-2012 4 817 5 058
2012-2013 5 114 5 486
2013-2014 9 961 9 225
2014-2015 13 778 13 082
2015-2016 15 292 15 077
2016-2017 12 605 11 808
2017-2018 13 368 12 698

IRCC demeure l’une des institutions fédérales les plus consultées, recevant un total de 13 368 demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2017-2018. Compte tenu du nombre de demandes de renseignements personnels (PRP) à traiter, le taux de conformité du Ministère était de 59,27 %.

La majorité des demandes de renseignements personnels reçues concernaient des dossiers de clients liés aux programmes d’immigration.

Pages examinées en vertu des deux lois

Graphique décrit ci-dessous
Version texte : Pages examinées en vertu des deux lois
Année Pages examinées
2013-2014 1 724 953
2014-2015 2 227 317
2015-2016 2 923 225
2016-2017 3 579 498
2017-2018 4 586 653

Alors que le nombre de demandes continue d’augmenter, le nombre de pages examinées augmente aussi constamment. En 2017-2018, IRCC a examiné 4 586 653 pages.

Il s’agit d’une hausse de 28 pour cent par rapport à l’exercice financier précédent, ce qui équivaut à plus de 1 million de pages examinées par la Division de l'AIPRP.

Sources des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Le secteur des affaires (principalement composé d’avocats et de consultants spécialisés en immigration) reste la plus grande source de demandes, représentant 58 % de toutes les demandes. Le grand public a présenté 30 % des demandes, tandis que les médias, les universités et les autres organismes sont responsables de 8 % d’entre elles. Les derniers 4 % proviennent de demandeurs qui ont refusé de s’identifier.

Sources des demandes d’accès à l’information

Graphique décrit ci-dessous
Version texte : Sources des demandes d’accès à l’information
Sources Demandes
Secteur des affaires 36 965
Public 19 459
Médias, universités et organismes 5 217
Refus de s'identifier 2 593

Demandes d’accès non officielles en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

IRCC affiche les sommaires des demandes d’accès à l’information traitées concernant des dossiers ministériels sur le site Web des Portail du gouvernement ouverte. En 2017-2018, IRCC a répondu à 1 444 demandes de copies pour des demandes qui ont déjà fait l’objet d’une communication.

Exceptions

Loi sur l’accès à l’information

Le Ministère a invoqué des exceptions sur 38 707 demandes (66 %), et a fourni tous les renseignements demandés dans 16 527 cas (28 %). Les 3 787 demandes restantes (6 %) ont été transférées, abandonnées, aucun dossier n’existait ou le Ministère ne pouvait ni confirmer ni nier l’existence de ces dossiers, car cela pouvait révéler des renseignements protégés en vertu de la Loi.

La majorité des exceptions invoquées par IRCC suivant la Loi sur l’accès à l’information relevait des 3 dispositions suivantes :

  • le paragraphe 19(1) visant à protéger les renseignements personnels a été invoqué dans 25 880 cas (43 %);
  • le paragraphe 16(1) concernant l’exécution de la loi et les enquêtes criminelles a été invoqué dans 16 447 cas (28 %); et
  • le paragraphe 15(1) portant sur les relations internationales, la défense et les activités subversives a été invoqué dans 12 046 cas (20 %).

À noter que plus d’une disposition peut s’appliquer à une demande donnée.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Ministère a invoqué des exceptions pour 7 843 demandes (62 %), et a fourni tous les renseignements demandés dans 2 707 cas (21 %). Les 2 148 demandes restantes (17 %) ont été transférées, abandonnées ou aucun dossier n’existait.

La majorité des exceptions invoquées par IRCC suivant la Loi sur la protection des renseignements personnels relevait des 3 dispositions suivantes :

  • l’article 26 visant à protéger les renseignements personnels a été invoqué dans 5 474 cas (43 %);
  • l’article 21 portant sur les relations internationales, la défense et les activités subversives a été invoqué dans 4 851 cas (38 %); et
  • l’alinéa 22(1)b) concernant l’exécution de la loi et les enquêtes criminelles a été invoqué dans 3 013 cas (24 %).

À noter que plus d’une disposition peut s’appliquer à une demande donnée.

Exclusions

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas ou exclut certains types de renseignements personnels, en particulier ceux qui sont déjà accessibles au public (article 68) et les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (article 69). Pendant la période 2017-2018, IRCC a exclu 24 cas précis visés par l’article 68 et un total de 137 instances qui sont liées à l’article 69.

La Division de l’AIPRP n’a pas appliqué d’exclusions en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période pertinente.

Communications de renseignements personnels en application du paragraphe 8(2)

En conformité avec le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dans certaines circonstances, une institution fédérale est autorisée à communiquer des renseignements personnels d’une personne sans son consentement.

Au cours de cette période, IRCC a divulgué des renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2) en réponse à 4 149 demandes d’organismes d’enquête aux termes de l’alinéa 8(2)e).

En outre, 8 demandes ont été reçues aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui a donné lieu à la divulgation de renseignements personnels.

  • Une demande a été reçue de la part du Bureau de l’autorité centrale pour l’Alberta. Dans ce cas, l’information était pour des personnes impliquées dans un accident de voiture. L’autorité avait besoin de l’information afin de communiquer avec la famille. Le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) a été avisé de cette situation avant la publication de l’information.
  • Sept demandes ont été reçues de l’Agence de la santé publique du Canada. Dans chaque cas, l’Agence a demandé les coordonnées (adresse, numéro de téléphone ou toutes autres coordonnées) des personnes qui se trouvaient à proximité d’une personne atteinte d’une maladie transmissible. Le CPVP a été avisé après la publication de l’information en raison de l’urgence des cas.

Consultations

En plus de traiter des demandes, IRCC a été consulté par d’autres institutions fédérales pour des dossiers liés à ses activités dans 274 cas en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et 26 cas en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Prorogations

L’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information permet de prolonger les délais statutaires si des consultations sont nécessaires ou si la demande porte sur un grand volume de documents et de le traiter prescrit entrave de façon excessive les activités du Ministère.

IRCC a invoqué un total de 2 816 prorogations au cours de la période 2017-2018 visée par le rapport. Des prorogations ont été exigées dans 2 305 cas dans lesquels IRCC a dû consulter d’autres institutions fédérales avant de répondre. Dans 493 cas, des prorogations ont été nécessaires pour effectuer des recherches dans plusieurs dossiers ou pour répondre à l’afflux de demandes, ou les deux, ce qui entravait le fonctionnement du Ministère. IRCC a également invoqué 18 prorogations pour donner un avis à des tiers.

L’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet une prorogation de la période statutaire si des consultations sont nécessaires pour le traitement de la demande, si elle a besoin d’être traduite ou encore en raison du nombre élevé de documents visés ou l’observation du délai original entraverait de façon sérieuse le fonctionnement du Ministère.

IRCC a invoqué un total de 279 prorogations au cours de la période 2017-2018 visée par le rapport. De ce nombre, 218 ont été jugés nécessaires aux fins de consultation d’autres institutions fédérales avant de répondre à la demande. De plus, des prorogations ont été requises dans 61 cas en raison du nombre élevé de documents visés ou l’observation du délai original entraverait de façon sérieuse le fonctionnement du Ministère. IRCC n’a invoqué aucune prorogation à des fins de traduction.

Délai de traitement des demandes

Délai de traitement des demandes d’accès à l’information

Graphique décrit ci-dessous
Version texte : Délai de traitement des demandes d’accès à l’information
Délai de traitement des demandes Pourcentage
30 jours ou moins 58 %
de 31 à 60 jours 28 %
de 61 à 120 jours 7 %
de 121 jours ou plus 7 %

IRCC a répondu à :

  1. 34 011 demandes (58 %) dans un délai de 30 jours ou moins;
  2. 16 537 demandes (28 %) dans un délai de 31 à 60 jours;
  3. 4 433 demandes (7 %) dans un délai de 61 à 120 jours; et
  4. 4 040 demandes (7 %) dans un délai de 121 jours ou plus.

Délai de traitement des demandes de renseignements personnels

Graphique décrit ci-dessous
Version texte : Délai de traitement des demandes de renseignements personnels
Délai de traitement des demandes Pourcentage
30 jours ou moins 49 %
de 31 à 60 jours 31 %
de 61 à 120 jours 5 %
de 121 jours ou plus 15 %

IRCC a répondu à :

  1. 6 194 demandes (49 %) dans un délai de 30 jours ou moins;
  2. 3 994 demandes (31 %) dans un délai de 31 à 60 jours;
  3. 638 demandes (5 %) dans un délai de 61 à 120 jours; et
  4. 1 872 demandes (15 %) dans un délai de 121 jours ou plus.

Plaintes et vérifications

Loi sur l’accès à l’information

Pendant la période 2017-2018, le Commissariat de l’accès à l’information du Canada a avisé IRCC que 204 plaintes avaient été déposées, ce qui représente 0,35 % de toutes les demandes traitées pendant cette période. La majorité de ces plaintes étaient liées aux délais de traitement ou aux exceptions.

De plus, la Division de l’AIPRP a traité et conclu 180 enquêtes de plaintes. De ce nombre, 52 ont été abandonnées, ont fait l’objet d’un désistement ou ont été jugées non fondées. Les dernières 128 plaintes ont été réglées à la satisfaction du plaignant.

Aucune vérification n’a été effectuée durant cette période au titre de la Loi sur l’accès à l’information.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Durant la période 2017-2018 visée par le rapport, le CPVP a avisé IRCC que 23 plaintes avaient été déposées concernant la protection des renseignements personnels, ce qui représente 0,17 % de toutes les demandes traitées pendant cette période. La majorité de ces plaintes étaient liées aux délais de traitement.

De plus, la Division de l’AIPRP a traité et conclu 21 enquêtes sur des plaintes. De ce nombre, 4 ont soit fait l’objet d’un désistement ou ont été jugées non fondées. En ce qui a trait aux 17 autres plaintes, elles ont été réglées à la satisfaction du plaignant.

Aucune vérification n’a été effectuée durant cette période au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Mesures prises en vertu des deux lois

Le Ministère a pris diverses mesures visant à réduire le nombre de plaintes déposées auprès des commissaires. Par exemple, la Division de l’AIPRP a collaboré activement avec le Commissariat à l’information du Canada afin de résoudre un maximum de plaintes. La Division continue de tenter de trouver des moyens qui lui permettront d’améliorer son rendement en vue de réduire les délais de réponse aux demandes d’AIPRP, et ainsi diminuer le nombre de plaintes.

La Division dispose désormais de 2 agents qui se consacrent à la résolution des plaintes. Pendant l’exercice financier précédent, la Division n’avait qu’un agent responsable de la gestion des plaintes. IRCC travaille en collaboration étroite avec le Commissariat à l’information du Canada et le CPVP pour veiller à ce que les attentes soient rencontrées, et à ce que les analystes de la Division de l’AIPRP et le bureau de première responsabilité comprennent bien le processus de plainte. Afin de réduire le nombre de plaintes, des outils et des procédures seront mis au point puis intégrés dans les activités de formation et de sensibilisation.

Surveillance de la conformité

La Division de l’AIPRP a établi des procédures internes qui facilitent le traitement et la surveillance efficaces en temps opportun des demandes d’AIPRP. La Division prépare 3 rapports hebdomadairement concernant les demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels à l’intention de la haute direction. Ces rapports sont communiqués au niveau des sous-ministres adjoints, du sous-ministre et du ministre. Cela inclut un rapport contenant diverses statistiques, notamment le nombre de demandes reçues et traitées, et le taux de conformité actuel aux termes des deux lois. Il y a également un rapport portant sur les demandes qui seront communiquées sous peu en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Pour terminer, au cours du dernier trimestre de l’exercice financier, la Division de l’AIPRP a lancé un nouveau rapport hebdomadaire des dossiers en retard qui doivent être traités en priorité. Il est important de souligner qu’aucun renseignement personnel n’est divulgué dans ces rapports.

Appels devant la Cour fédérale

Aucun appel n’a été interjeté devant la Cour fédérale contre IRCC relativement à la Loi sur l’accès à l’information ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels durant la période 2017-2018 visée par le rapport.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Pour s’acquitter de son mandat et assurer une exécution et une prestation efficaces de ses programmes et de ses services, IRCC recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels. Conformément à la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor, le Ministère effectue des Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP), qui lui permettent de déterminer si les programmes, initiatives ou projets ministériels nouveaux et actuels pour lesquels des renseignements personnels sont recueillis et conservés présentent des risques à ce chapitre.

Pendant l’exercice 2017-2018, IRCC a effectué 3 ÉFVP, qui sont décrites ci-après. Un résumé de l’ÉFVP réalisé durant l’exercice financier précédent est en cours d’élaboration en vue d’être publié en ligne.

Entrée express

Résumé de l’évaluation des facteurs relatif à la vie privée : Entrée express

Lancé le 1er janvier 2015, le programme Entrée express constitue un jalon clé du programme de modernisation du système d’immigration du gouvernement du Canada. Entrée express favorisera une gestion plus rapide et plus flexible de l’immigration économique permanente et permettra au Canada de cibler les candidats dotés de compétences et d’une expérience donnant lieu à des résultats positifs sur le marché du travail.

Le rapport d’ÉFVP visait à déterminer si des risques liés à la vie privée étaient associés à la collecte de renseignements personnels auprès de candidats par l’intermédiaire du système Entrée express, et, le cas échéant, à formuler des recommandations en vue d’atténuer ou d’éliminer les risques en question.

Le rapport souligne certains risques liés à la vie privée et des recommandations en ce qui a trait à l’échange des renseignements et à la conservation ainsi qu’à l’élimination des renseignements personnels. Ces éléments ont tous été abordés par le Ministère.

Réseau mondial des centres de réception des demandes de visa

Le réseau mondial des centres de réception des demandes de visa (CRDV) a été mis sur pied à la signature du contrat mondial des CRDV de 2012. Le réseau mondial des CRDV de 2018 poursuit certains services et il intègre également des changements importants, comme principalement un passage de priorité de la présentation de demandes à la prestation de services d’inscription de données biométriques. Pour cette raison, le rapport d’ÉFVP englobe les deux parties de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du contrat existant : le Projet de biométrie pour les résidents temporaires – Réseau mondial de centres de réception des demandes de visa – Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (phase 1), et le Projet de biométrie pour les résidents temporaires : Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée définitive du Réseau mondial de centres de réception des demandes de visa. Ces documents avaient été soumis et approuvés antérieurement.

Le rapport d’ÉFVP de 2017 visait à fournir une analyse exhaustive des nouveaux services et des exigences opérationnelles notamment, sans s’y limiter, le service de prise de rendez-vous; la perception de frais du gouvernement du Canada; le clavardage Web, les courriels, la messagerie texte et les médias sociaux ainsi que le partage de CRDV et le partage de locaux entre CRDV. Le rapport indique les risques possibles faibles et modérés liés à la vie privée pour lesquels Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada a pris toutes les mesures d’atténuation nécessaires.

Dispositions réglementaires visant l’échange automatisé de données biométriques avec l’Australie, la Nouvelle-Zélande et le Royaume-Uni

Résumé de l’évaluation des facteurs relatif à la vie privée : Dispositions réglementaires visant l’échange automatisé de données biométriques avec l’Australie, la Nouvelle-Zélande et le Royaume-Uni

Les organismes des services frontaliers et d’immigration en Australie, au Canada, en Nouvelle-Zélande, le Royaume-Uni et les États-Unis entretiennent une relation de longue date.

Le rapport d’ÉFVP visait à évaluer les risques liés à la vie privée qui sont associés aux dispositions réglementaires visant l’échange automatisé de données biométriques avec l’Australie, la Nouvelle-Zélande et le Royaume-Uni. Les dispositions réglementaires en question se retrouvent à la section 3 de la partie 19.1 du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés, qui débute à l’article 315.36. Le rapport d’ÉFVP soulignait des risques potentiels liés à la vie privée en ce qui a trait à la divulgation, à la collecte en trop et au consentement éclairé, pour lesquels des stratégies d’atténuation ont été mises en œuvre.

Les dispositions réglementaires visant une capacité similaire avec les États-Unis ont déjà été établies en 2015.

Atteintes substantielles à la vie privée

En 2017-2018, IRCC a informé le CPVP et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada de sept atteintes substantielles à la vie privée. IRCC surveille de près toutes les atteintes à la vie privée et met en place des mesures de notification et des mesures correctives pour remédier à chaque situation.

Le secteur de programme envoie des lettres d’excuses aux personnes concernées. La Division de l’AIPRP offre des avis et des conseils quant aux stratégies de confinement et d’atténuation dans le but d’améliorer la protection des renseignements personnels. De plus, la haute gestion est informée de toutes atteintes substantielles à la vie privée de façon à faciliter les communications au sein du Ministère et à accroître la sensibilisation aux enjeux pouvant nuire au droit à la vie privée du public.

La Division de l’AIPRP suit de près toutes les atteintes à la vie privée signalées à IRCC et examine où et comment elles se produisent au sein du Ministère. La Division de l’AIPRP étudie les tendances en matière d’atteinte à la vie privée et offre des séances de formation personnalisées pour accroître la sensibilisation et améliorer la prévention des atteintes à la vie privée.

Initiatives

Pour améliorer ses processus internes et son service à la clientèle aux termes de la Loi sur l’accès de l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, IRCC a entrepris les initiatives suivantes :

  • Suite à un examen de la Division de l’AIPRP selon les principes Lean, l’Unité d’information complexe et sensible a lancé un projet pilote visant à simplifier et améliorer les délais de réponse.
  • La Division de l’AIPRP a créé puis mis en œuvre un plan d’action qui a permis d’éliminer avec succès un arriéré de demandes d’AIPRP reçues.
  • Pendant la période visée par le rapport, l’Unité des opérations a réorganisé les actions administratives dans le système AccessPro Case Management, le logiciel utilisé par la Division pour le suivi des cas et la production de rapports, en vue de simplifier l’administration des demandes d’AIPRP.
  • Le formulaire de consentement de l’AIPRP a été revu pour veiller à ce qu’il soit le plus clair et concis possible pour les auteurs de demandes, afin de réduire le nombre de demandes d’AIPRP incomplètes soumises au Ministère.
  • IRCC continue d’établir des relations avec la haute direction d’organisations pertinentes d’intervenants afin de mieux faire connaître les pratiques exemplaires liées à l’AIPRP. Ces organisations présentent plus de 50 % des demandes d’AIPRP reçues par le Ministère. Il s’agit notamment de l’Association du Barreau canadien, l’Association canadienne des conseillers professionnels en immigration et le Conseil de réglementation des consultants en immigration du Canada.
  • Un conseiller principal en vie privée de l’Unité de la protection des renseignements personnels, de la politique et de la gouvernance a intégré le secteur de programme du Ministère afin d’appuyer la mise en œuvre de mesures de protection de la vie privée pendant la conception d’un projet d’analytique avancée.

Politiques, lignes directrices et procédures

  • La Division de l’AIPRP a élaboré une nouvelle procédure visant à rendre son système de gestion des cas plus efficace et à mieux se conformer à la période de rétention telle que décrite dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Au cours de la période visée par le rapport, IRCC a pris des mesures pour améliorer les délais statutaires de l'AIPRP pour le traitement de demandes. Par exemple, sous l’égide de la Division, le Ministère fourni maintenant des documents électroniques en réponse aux demandes d’AIPRP.
  • La Division de l’AIPRP continue d’innover grâce à la création de meilleurs outils pour informer la haute direction des mesures nécessaires pour améliorer le rendement et pour fournir des réponses opportunes aux requérants.

Formation et sensibilisation

Grâce à ses activités de formation et de sensibilisation, IRCC continue de travailler à l’élaboration d’une culture de la vie privée à l’échelle de l’institution, parallèlement à un engagement ferme à accroître la vigilance en matière de confidentialité.

Formation obligatoire

La Division de l’AIPRP est heureuse de signaler que 2 755 employés ont participé à ses séances de formation, soit près du double par rapport à l’exercice financier précédent. Trois formations importantes sont offertes tout au long de l’année :

  1. La formation Comprendre et gérer les demandes d’AIPRP visait à mieux faire comprendre les rôles et les responsabilités de la Division de l’AIPRP, des agents de liaison et d’autres représentants du Ministère dans le traitement d’une demande d’AIPRP. Au total, 76 employés ont participé à ces séances.
  2. La Formation sur l’AIPRP à l’intention des cadres intermédiaires et des cadres supérieurs donne un aperçu des principes et des pratiques clés en matière d’AIPRP et favorise une meilleure compréhension des rôles et des responsabilités des gestionnaires et des employés. Dix gestionnaires et cadres supérieurs ont suivi le cours.
  3. La formation Protection des renseignements personnels et accès à l’information à IRCC est un cours en ligne obligatoire pour tous les employés d’IRCC. Le cours donne un aperçu des principes et des pratiques clés en matière d’AIPRP et favorise une meilleure compréhension des rôles et des responsabilités de tous les employés. Au cours de l’année, 1 163 employés ont suivi cette formation en ligne.

La Division de l’AIPRP offre également des séances de formation et des présentations personnalisées pour renforcer et accroître la connaissance et la compréhension de l’accès à l’information, de la vie privée et des renseignements personnels. Ces séances sont établies indépendamment des cours obligatoires et elles sont offertes selon les intérêts particuliers d’un groupe, entre autres une formation conçue pour les agents de liaison de l’AIPRP et les agents à l’étranger. Au total, 578 employés ont suivi une formation personnalisée sur l’AIPRP au cours de l’exercice financier précédent.

Formation sur les atteintes à la vie privée

La formation relative aux atteintes à la vie privée favorise une meilleure compréhension des rôles et des responsabilités des employés lors d’une atteinte à la vie privée. Ces séances ont également comme but de sensibiliser les employés aux nouvelles tendances relatives des atteintes à la vie privée. Ces séances ont également comme but de sensibiliser les employés aux nouvelles tendances relatives des atteintes à la vie privée.

Les séances sont axées non seulement sur la façon de confiner les atteintes à la vie privée, mais aussi sur la façon de les évaluer, d’aviser les intervenants internes et externes, d’atténuer les répercussions et de diminuer les probabilités que ces atteintes se reproduisent. Elles offrent l’occasion aux secteurs de programme de poser des questions sur des scénarios réels et de recevoir des conseils pratiques du personnel de l’AIPRP.

Au total, 928 employés ont suivi cette formation au cours de 2017-2018, ce qui représente une augmentation de 269 % par rapport à la dernière période pertinente.

Journée de la protection de la vie privée à IRCC

Le 1er novembre 2017, IRCC a célébré sa 2e Journée annuelle de la protection de la vie privée. Cette initiative est un événement de grande envergure et à l’échelle du Ministère créé pour renforcer la sensibilisation à la vie privée et défendre la protection des renseignements personnels à IRCC. La Journée de la protection de la vie privée incite les employés à penser aux implications que cela pourrait avoir sur dans la livraison des programmes du Ministère et de ses services. La Journée de la protection de la vie privée souligne que la vie privée est une responsabilité partagée. Comme cette journée se tient chaque année, elle fournit un forum qui met en lumière les questions clés liées à la vie privée dans un environnement technologique souvent complexe et en évolution rapide.

Durant la Journée de la protection de la vie privée, IRCC a organisé 3 séminaires englobant les atteintes à la vie privée, la gestion des renseignements personnels et les empiètements technologiques sur la vie privée individuelle. L’événement a fait l’objet d’une promotion dans Aujourd’hui@IRCC, le bulletin électronique interne du Ministère. Ayant accepté l’invitation de la Division de l’AIPRP, diverses institutions gouvernementales assistaient au séminaire de la Journée de la protection la vie privée pendant l’heure du midi intitulé « Technologie Insidieuse : Le renoncement à la vie privée et la capitalisation de l’intimité ».

Journée de la protection des données

Le 28 janvier 2018, IRCC a observé la Journée de la protection des données dans le cadre de son engagement à sensibiliser l’importance de la vie privée et de la protection des renseignements personnels. La Journée de la protection des données est un évènement reconnu à l’échelle mondiale. C’est une excellente occasion d’informer les employés sur la façon de gérer leur empreinte numérique ainsi que de mettre en évidence les risques liés à la vie privée associés aux changements de technologie. La Division de l’AIPRP, en collaboration avec les services de gestion de l’information et la sécurité des technologies de l’information, a tenu un kiosque d’information afin de promouvoir cette journée et surtout de répondre à toutes les questions.

Annexe A : Délégation de pouvoirs signée

Document de délégation signé décrit ci-dessous
Version texte : Délégation de pouvoirs signée

Document Officiel

Ministère de L’immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté Du Canada

Délégation de Pouvoirs

Loi Sur L’accès à L’information et Loi Sur La Protection Des Renseignements Personnels

En ma qualité de ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté et conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, j’autorise par la présente l’agent(e) et employé(e) du Ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté dont le poste ou la classification est énoncé dans l’annexe ci-jointe à exécuter mes fonctions, pouvoirs ou attributions en vertu des lois précisées dans l’annexe visant cet(te) agent(e) et employé(e).

Fait à Ottawa

ce 20 jour de juin 2016

John McCallum, C.P., député
Ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté

Annexe B : Délégation de pouvoirs : Loi sur l’accès à l’information

Document Officiel

Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de son règlement d’application

Loi sur l’accès à l’information – Poste/TitreNote de bas de page *
Description Article 1 - SM 2 - SMASM / DGAC 3 - AIPRP / DIR 4 - AIPRP / DGA 5 - AIPRP / PM-05 OPS 6 - AIPRP / PM-05 ICS 7 - AIPRP / PM-04 OPS 8 - AIPRP / PM-04 ICS 9 - AIPRP / PM-03 OPS 10 - AIPRP / PM-3 ICS
Notification de communication accordée 7 oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Transmission de la demande 8(1) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Prorogation du délai 9(1) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Avis au Commissaire concernant la prorogation 9(2) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Refus de communication 10(1) et (2) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Versement de frais supplémentaires 11(2) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Versement de frais pour document informatisé 11(3) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Acompte 11(4) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Avis de versement 11(5) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Dispense/remboursement de frais 11(6) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Traduction 12(2) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Transfert sur un support de substitution 12(3) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Renseignements confidentiels 13 oui oui oui oui oui non oui non non non
Refus de divulgation selon les lois fédérales-provinciales 14 oui oui oui oui oui non non non non non
Refus de divulgation – affaires internationales et défense 15(1) oui oui oui oui oui non oui non non non
Refus de divulgation – enquêtes, application de la loi 16(1) oui oui oui oui oui non oui non oui non
Refus de divulgation – renseignements sur la sécurité 16(2) oui oui oui oui oui non oui non oui non
Refus de divulgation – fonctions de police provinciale ou municipale 16(3) oui oui oui oui oui non oui non oui non
Refus de divulgation – sécurité des individus 17 oui oui oui oui oui oui oui non oui non
Refus de divulgation – intérêts économiques du Canada 18 oui oui oui oui oui non non non non non
Refus de divulgation – renseignements personnels d’un tiers 19(1) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Divulgation de renseignements personnels 19(2) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Refus de divulgation – renseignements de tiers 20(1) oui oui oui oui oui non non non non non
Divulgation des méthodes pour les essais 20(2) et (3) oui oui oui oui oui non non non non non
Divulgation des renseignements 20(5) oui oui oui oui oui non non non non non
Divulgation dans l’intérêt public 20(6) oui oui oui oui oui non non non non non
Refus de divulgation – avis, etc. 21 oui oui oui oui oui non non non non non
Refus de divulgation – examens et vérifications 22 oui oui oui oui oui non non non non non
Refus de divulgation – secret professionnel des avocats 23 oui oui oui oui oui non oui non non non
Refus de divulgation – renseignements interdits 24(1) oui oui oui oui oui non non non non non
Divulgation de renseignements prélevés 25 oui oui oui oui oui oui oui non non non
Refus de divulgation – pour publication 26 oui oui oui oui oui non non non non non
Avis aux tiers 27(1) oui oui oui oui oui oui non non non non
Prorogation de délai 27(4) oui oui oui oui oui oui non non non non
Avis concernant la divulgation des renseignements de tiers 28(1) oui oui oui oui oui oui non non non non
Observations écrites 28(2) oui oui oui oui oui oui non non non non
Divulgation du document 28(4) oui oui oui oui oui non non non non non
Divulgation à la suite de la recommandation du Commissaire 29(1) oui oui oui oui oui non non oui non non
Avis d’enquête 32 oui oui oui oui oui non non oui non non
Avis au tiers 33 oui oui oui oui oui non non oui non non
Secret des enquêtes – droit de présenter des observations 35(2) oui oui oui oui oui oui non oui non non
Conclusions et recommandations du Commissaire à l’information 37(1)b) oui oui oui oui oui non non oui non non
Communication accordée 37(4) oui oui oui oui oui non non non non non
Avis au tiers concernant le recours à la Cour 43(1) oui oui oui oui oui non non non non non
Avis à la personne qui a fait la demande 44(2) oui oui oui oui oui non non non non non
Règles spéciales pour l’audition 52(2) oui oui oui oui oui non non non non non
Présentation d’arguments en l’absence d’une partie 52(3) oui oui oui oui oui non non non non non
Exclusion des renseignements protégés 71(2) oui oui oui oui oui non non non non non
Règlement sur l’accès à l’information – Poste/Titre
Description Article 1 - SM 2 - SMASM / DGAC 3 - AIPRP / DIR 4 - AIPRP / DGA 5 - AIPRP / PM-05 OPS 6 - AIPRP / PM-05 ICS 7 - AIPRP / PM-04 OPS 8 - AIPRP / PM-04 ICS 9 - AIPRP / PM-03 OPS 10 - AIPRP / PM-3 ICS
Transmission de la demande 6 oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Consultation des documents 8 oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui

Légende

SM
Sous-ministre
SMASM / DGAC
SMA, Services ministériels / Directeur(trice) général(e), Affaires corporatives
AIPRP / DIR
Directeur(trice), Accès à l’information et protection des renseignements personnels (EX-01)
AIPRP / DGA
Directeur(trice) adjoint(e), Unité des opérations (OPS) (PM-06) / Directeur(trice) adjoint(e), Unité d’information complexe et sensible (ICS) (PM-06)
AIPRP / PM-05 OPS
Agent(e)s supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-05 ICS
Agent(e) supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)
AIPRP / PM-04 OPS
Administrateurs de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-04 ICS
Administrateurs de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)
AIPRP / PM-03 OPS
Agent(e) de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-03 ICS
Agent(e) de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)

Annexe C : Délégation de pouvoirs : Loi sur la protection des renseignements personnels

Document Officiel

Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son règlement d’application

Loi sur la protection des renseignements personnels – Poste/TitreNote de bas de page *
Description Article 1 - SM 2 - SMASM / DGAC 3 - SMAPSP / DGRE 4 - AIPRP / DIR 5 - AIPRP/ DGA ICS 6 - AIPRP / DGA OPS
AIPRP / PM-05 OPS
7 - AIPRP / PM-05 ICS 8 - AIPRP / PM-04 OPS 9 - AIPRP / PM-04 ICS 10 - AIPRP / PM-03 OPS 11 - AIPRP / PM-3 ICS
Divulgation aux organismes d’enquête 8(2)e) oui oui non oui non oui non oui non oui non
Communication pour travaux de recherches ou statistiques 8(2)j) oui oui oui non non non non non non non non
Communication dans l’intérêt public justifiant une éventuelle violation de la vie privée 8(2)m)(i) oui non non non non non non non non non non
Communication dans l’intérêt public, avantage de l’individu 8(2)m)(ii) oui non non non non non non non non non non
Copie des renseignements communiqués pour enquête 8(4) oui oui non oui non oui non non non non non
Préavis au Commissaire à la protection de la vie privée – 8(2)m) 8(5) oui oui non oui non non non non non non non
Relevé d’usages compatibles 9(1) oui oui non oui non non non non non non non
Avis au Commissaire à la protection de la vie privée des usages compatibles 9(4) oui oui non oui non non non non non non non
Renseignements personnels dans les fichiers 10(1) oui oui non oui non non non non non non non
Notification de communication accordée 14 oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Prorogation de délai 15 oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Notification de communication refusée 16 oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Décision concernant la traduction 17(2)b) oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Transfert sur un support de substitution 17(3)b) oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Refus de communication – fichiers inconsultables 18(2) oui oui non oui oui oui oui non non non non
Refus de communication – renseignements confidentiels 19(1) oui oui non oui oui oui non oui non non non
Notification des renseignements confidentiels 19(2) oui oui non oui oui oui non oui non non non
Refus de communication – affaires fédérales-provinciales 20 oui oui non oui oui oui non non non non non
Refus de communication – affaires internationales et défense 21 oui oui non oui oui oui non oui non non non
Refus de communication – enquêtes et respect des lois 22 oui oui non oui oui oui non oui non oui non
Refus de communication – enquêtes de sécurité 23 oui oui non oui oui oui non oui non oui non
Refus de communication – individus condamnés 24 oui oui non oui oui oui non non non non non
Refus de communication – sécurité des individus 25 oui oui non oui oui oui oui oui non oui non
Refus de communication – renseignements personnels d’un autre individu 26 oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Refus de communication – secret professionnel des avocats 27 oui oui non oui oui oui non oui non non non
Refus de communication – dossiers médicaux 28 oui oui non oui oui oui non oui non non non
Avis d’enquête 31 oui oui non oui oui oui non non oui non non
Présentation au Commissaire à la protection de la vie privée 33(2) oui oui non oui oui oui oui non oui non non
Réponse aux conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée dans un délai déterminé 35(1)b) oui oui non oui oui oui non non oui non non
Communication accordée au plaignant 35(4) oui oui non oui oui oui non non non non non
Mesure relative à l’examen des fichiers inconsultables 36(3)b) oui oui non oui non non non non non non non
Mesure relative au contrôle d’application 37(3) oui oui non oui oui oui non non non non non
Demande d’audition de la cour dans la Région de la capitale nationale 51(2)b) oui oui non oui oui non non non non non non
Présentation d’arguments en l’absence d’une partie 51(3) oui oui non oui oui oui non non non non non
Règlement sur la protection des renseignements personnels – Poste/Titre
Description Article 1 - SM 2 - SMASM / DGAC 3 - SMAPSP / DGRE 4 - AIPRP / DIR 5 - AIPRP/ DGA ICS 6 - AIPRP / DGA OPS
AIPRP / PM-05 OPS
7 - AIPRP / PM-05 ICS 8 - AIPRP / PM-04 OPS 9 - AIPRP / PM-04 ICS 10 - AIPRP / PM-03 OPS 11 - AIPRP / PM-3 ICS
Consultation sur place des renseignements personnels 9 oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Corrections aux fichiers de renseignements personnels 11(2) oui oui non oui oui oui oui non non non non
Refus – correction aux fichiers de renseignements personnels 11(4) oui oui non oui oui oui oui non non non non
Communication des renseignements médicaux 13(1) oui oui non oui oui non non non non non non
Communication des renseignements médicaux – consultation des renseignements en personne et en présence d’un médecin en situation légale d’exercice 14 oui oui non oui oui non non non non non non

Légende

SM
Sous-ministre
SMASM / DGAM
SMA, Services ministériels / Directeur(trice) général(e), Affaires corporatives
SMAPSP / DGRE
SMA Associé(e), Politiques stratégiques et programmes / Directeur(trice) général(e), Recherche et évaluation
AIPRP / DIR
Directeur(trice), Accès à l’information et protection des renseignements personnels (EX-01)
AIPRP / DGA ICS
Directeur(trice) adjoint(e), Unité d’information complexe et sensible (ICS) (PM-06)
AIPRP / DGA OPS /
AIPRP / PM-05 OPS
Directeur(trice) adjoint(e), Unité des opérations (OPS) (PM-06)
Agent(e)s supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS
AIPRP / PM-05 ICS
Agent(e) supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)
AIPRP / PM-04 OPS
Administrateurs de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-04 ICS
Administrateurs de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)
AIPRP / PM-03 OPS
Agent(e) de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-03 ICS
Agent(e) de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)

Annexe D : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Période de référence : 2017-04-01 au 2018-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 64 234
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 7 293
Total 71 527
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 59 021
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 12 506

1.2 Source des demandes

Sources Nombre de demandes
Médias 287
Secteur universitaire 1 913
Secteur commercial (secteur privé) 36 965
Organisation 3 017
Public 19 459
Refus de s’identifier 2 593
Total 64 234

1.3 Demandes informelles

Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
789 369 173 113 0 0 0 1 444

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Délai de traitement
Disposition 1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 183 9 712 4 866 1 040 285 247 194 16 527
Communication partielle 270 21 927 11 223 3 206 802 643 601 38 672
Exception totale 3 2 7 1 0 2 0 15
Exclusion totale 1 5 10 2 1 1 0 20
Aucun document n’existe 78 454 378 150 40 45 25 1 170
Demande transmise 22 0 0 0 0 0 0 22
Demande abandonnée 622 732 53 34 53 283 817 2 594
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 1
Total 1 179 32 832 16 537 4 433 1 181 1 221 1 638 59 021

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes
13(1)a) 2 809
13(1)b) 21
13(1)c) 27
13(1)d) 10
13(1)e) 1
14 64
14a) 54
14b) 13
15(1) 0
15(1) - A.I.Note de bas de page a 9 998
15(1) - Déf.Note de bas de page b 1 205
15(1) - A.S.Note de bas de page c 843
16(1)a)(i) 1
16(1)a)(ii) 1
16(1)a)(iii) 4
16(1)b) 136
16(1)c) 16 304
16(1)d) 1
16(2) 521
16(2)a) 6
16(2)b) 4
16(2)c) 55
16(3) 0
16.1(1)a) 0
16.1(1)b) 3
16.1(1)c) 9
16.1(1)d) 1
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1)a) 0
16.4(1)b) 0
16.5 0
17 547
18a) 4
18b) 5
18c) 3
18d) 4
18.1(1)a) 0
18.1(1)b) 0
18.1(1)c) 0
18.1(1)d) 0
19(1) 25 880
20(1)a) 7
20(1)b) 57
20(1)(b.1) 0
20(1)c) 29
20(1)d) 10
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1)a) 331
21(1)b) 373
21(1)c) 60
21(1)d) 88
22 110
22.1(1) 14
23 132
24(1) 5
26 82

2.3 Exclusions

Article Nombre de demandes
68a) 8
68b) 0
68c) 0
68.1 8
68.2a) 8
68.2b) 0
69(1) 1
69(1)a) 7
69(1)b) 3
69(1)c) 1
69(1)d) 8
69(1)e) 16
69(1)f) 3
69(1)g) re a) 14
69(1)g) re b) 14
69(1)g) re c) 14
69(1)g) re d) 14
69(1)g) re e) 14
69(1)g) re (f) 14
69.1(1) 14

2.4 Support des documents communiqués

Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 236 16 291 0
Communication partielle 371 38 301 0
Total 607 54 592 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 744 271 729 843 16 527
Communication partielle 2 916 698 2 672 463 38 672
Exception totale 1 208 0 15
Exclusion totale 179 0 20
Demande abandonnée 51 018 0 2 594
Ni confirmée ni infirmée 0 0 1
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100
pages traitées
101 à 500
pages traitées
501 à 1 000
pages traitées
1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 14 853 441 854 1 652 267 311 16 9 954 6 10 724 0 0
Communication partielle 30 501 1 183 568 7 879 1 301 989 231 122 516 60 64 342 1 48
Exception totale 11 0 3 0 1 0 0 0 0 0
Exclusion totale 20 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 2 501 0 68 0 14 0 11 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 47 887 1 625 422 9 602 1 569 300 262 132 470 77 75 066 1 48
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 96 0 0 7 103
Communication partielle 662 0 0 29 691
Exception totale 6 0 0 1 7
Exclusion totale 6 0 0 5 11
Demande abandonnée 32 0 0 5 37
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 802 0 0 47 849

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non-respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
15 182 15 154 23 4 1
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 7 285 267 7 552
16 à 30 jours 1 168 67 1 235
31 à 60 jours 1 458 80 1 538
61 à 120 jours 1 486 113 1 599
121 à 180 jours 857 78 935
181 à 365 jours 678 54 732
Plus de 365 jours 1 474 117 1 591
Total 14 406 776 15 182

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 61 1 392 0
Communication partielle 336 5 1 769 17
Exception totale 1 0 5 0
Exclusion totale 1 0 6 0
Aucun document n’existe 13 0 96 0
Demande abandonnée 81 1 30 1
Total 493 7 2 298 18

3.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 53 0 218 1
31 à 60 jours 332 4 1 928 12
61 à 120 jours 57 2 119 3
121 à 180 jours 31 1 31 2
181 à 365 jours 20 0 1 0
Plus de 365 jours 0 0 1 0
Total 493 7 2 298 18

Partie 4 – Frais

Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 58 724 293 635 $ 201 1 005 $
Recherche 0 0 $ 0 0 $
Production 0 0 $ 0 0 $
Programmation 0 0 $ 0 0 $
Préparation 0 0 $ 0 0 $
Support de substitution 0 0 $ 0 0 $
Reproduction 0 0 $ 0 0 $
Total 58 724 293 635 $ 201 1 005 $

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période de référence 274 11 738 10 528
En suspens à la fin de la période d’établissement précédente 39 3 666 4 221
Total 313 15 404 14 749
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 275 11 073 14 742
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 38 4 331 0 7

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 59 63 23 8 0 0 0 153
Communiquer en partie 21 24 38 21 0 0 0 104
Exempter en entier 0 3 1 1 0 0 0 5
Exclure en entier 0 2 0 0 0 0 0 2
Consulter une autre institution 1 0 0 0 0 0 0 1
Autre 5 2 2 1 0 0 0 10
Total 86 94 64 31 0 0 0 275

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 3 1 4 1 0 0 0 9
Communiquer en partie 1 1 2 1 0 0 0 5
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 2 6 2 0 0 0 14

Partie 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1 000
pages traitées
De 1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 7 42 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 8 16 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 16 58 0 0 0 0 0 0 0 0

6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1 000
pages traitées
De 1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Article 32 Article 35 Article 37 Total
204 6 1 211

Partie 8 - Recours judiciaire

Article 41 Article 42 Article 44 Total
0 0 0 0

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1 Coûts

Dépenses Montant
Salaires 3 930 302 $
Heures supplémentaires 105 562 $
Biens et services 189 588 $
Contrats de services professionnels 23 866 $
Autres 165 722 $
Total 4 225 452 $

9.2 Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein 68,64
Employés à temps partiel et occasionnels 21,12
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 1,00
Étudiants 0,00
Total 90,76

Annexe E : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Période de référence : 2017-04-01 au 2018-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 13 368
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 2 735
Total 16 103
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 12 698
Reportées à la prochaine période d’établissement 3 405

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 15 1 157 1 014 140 145 68 168 2 707
Communication partielle 18 3 889 2 778 440 238 168 310 7 841
Exception totale 0 1 0 0 0 0 0 1
Exclusion totale 1 0 0 0 0 0 0 1
Aucun document n’existe 27 220 131 42 20 12 20 472
Demande abandonnée 346 520 71 16 7 160 556 1 676
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 407 5 787 3 994 638 410 408 1 054 12 698

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 246
19(1)b) 9
19(1)c) 4
19(1)d) 6
19(1)e) 0
19(1)f) 1
20 1
21 4 851
22(1)a)(i) 0
22(1)a)(ii) 2
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 3 013
22(1)c) 3
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23a) 0
23b) 0
24a) 0
24b) 0
25 30
26 5 474
27 17
28 0

2.3 Exclusions

Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

Mesure prise Papier Électronique Autres
Communication totale 405 2 302 0
Communication partielle 219 7 622 0
Total 624 9 924 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Mesure prise Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 78 267 74 826 2 707
Communication partielle 758 902 676 953 7 841
Exception totale 0 0 1
Exclusion totale 0 0 1
Demande abandonnée 36 110 0 1 676
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 873 279 751 779 12 226
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Mesure prise Moins de 100
pages traitées
101 à 500
pages traitées
501 à 1 000
pages traitées
1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 2 517 42 664 189 31 536 1 626 0 0 0 0
Communication partielle 5 674 231 915 2 094 385 825 59 36 817 14 22 396 0 0
Exception totale 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 615 0 51 0 5 0 5 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 9 808 274 579 2 334 417 361 65 37 443 19 22 396 0 0
2.5.3 Autres complexités
Mesure prise Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 13 0 0 0 13
Communication partielle 78 0 0 0 78
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 11 0 0 0 11
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 102 0 0 0 102

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non-respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
5 009 4 987 19 3 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 2 250 58 2 308
16 à 30 jours 292 10 302
31 à 60 jours 337 19 356
61 à 120 jours 401 18 419
121 à 180 jours 312 9 321
181 à 365 jours 266 5 271
Plus de 365 jours 1 003 29 1 032
Total 4 861 148 5 009

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
4 149 8 8 4 165

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 1
Demandes de correction acceptées 0
Total 1

Partie 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 4 0 36 0
Communication partielle 38 0 162 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n’existe 2 0 14 0
Demande abandonnée 17 0 6 0
Total 61 0 218 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 1 0 0 0
16 à 30 jours 60 0 218 0
Total 61 0 218 0

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 26 724 0 0
En suspens à la fin de la période d’établissement précédente 3 374 0 0
Total 29 1 098 0 0
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 28 1 078 0 0
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 1 20 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 4 2 3 0 0 0 1 10
Communication partielle 7 3 5 0 0 0 1 16
Exception totale 0 1 0 0 0 0 0 1
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 1 0 0 0 0 0 0 1
Total 12 6 8 0 0 0 2 28

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1 000
pages traitées
De 1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1 000
pages traitées
De 1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 8 – Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
10 0 0 0 10

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d’ÉFVP terminées 3

Partie 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

Dépenses Montant
Salaires 2 024 701 $
Heures supplémentaires 54 380 $
Biens et services 97 665 $
Contrats de services professionnels 12 294 $
Autres 85 371 $
Total 2 176 746 $

10.2 Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 35,36
Employés à temps partiel et occasionnels 10,88
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 1,00
Étudiants 0,00
Total 47,24
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