Rapport annuel 2023-2024 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Version PDF : Loi sur la protection des renseignements personnels, Rapport annuel 2023-2024 (PDF, 898 Ko)

Table des matières


Introduction

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP).

L’objet de la LPRP est de protéger les renseignements personnels qui relèvent et sont sous la responsabilité des institutions fédérales et de donner un droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Le présent rapport est déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la LPRP. Il décrit comment IRCC s’est acquitté de ses obligations conformément à la LPRP au cours de la période de référence commençant le 1er avril 2023 et se terminant le 31 mars 2024. IRCC n’a pas de filiale non opérationnelle (« papier ») au cours de la période de référence.

IRCC a été créé pour faciliter l’entrée des résidents temporaires, gérer la sélection, l’établissement et l’intégration des nouveaux arrivants, attribuer la citoyenneté et délivrer des passeports aux citoyens admissibles. IRCC tire son mandat de la Loi sur le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration. Le ministre d’IRCC est responsable de l’application de la Loi sur la citoyenneté de 1977 et partage, avec le ministre de la Sécurité publique, la responsabilité de faire appliquer la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR). Depuis le 2 juillet 2013, la responsabilité principale de Passeport Canada et de l’administration du Décret sur les passeports canadiens et du Décret concernant la délivrance de passeports diplomatiques et spéciaux est passée du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international à IRCC.

Le présent rapport comprend trois sections :

  1. Aperçu du programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) d’IRCC, notamment la structure organisationnelle et l’arrêté de délégation;
  2. Aperçu du rendement global d’IRCC en ce qui concerne l’application de la LPRP;
  3. Description des initiatives d’IRCC visant à promouvoir la formation et la sensibilisation, à améliorer ses politiques relatives à la protection des renseignements personnels, et à assurer la surveillance et la conformité à ses obligations aux termes de la LPRP.

I. Aperçu du programme d’AIPRP d’IRCC

Le programme d’AIPRP d’IRCC demeure l’un des programmes d’AIPRP les plus sollicités du gouvernement du Canada. Au cours de la période visée, IRCC a reçu 252 627 demandes d’AIPRP, dont 69 720 demandes au titre de la LPRP. La plupart des demandes en vertu de la LPRP concernent des renseignements relatifs aux demandes d’immigration de clients.

Au cours de l’année visée par le rapport, le programme d’AIPRP d’IRCC a mis en oeuvre de nouvelles stratégies afin de répondre au grand nombre de demandes reçues, ce qui a entraîné une augmentation marquée de la conformité. Des progrès considérables ont été réalisés dans le traitement et la réponse aux demandes dans les délais prescrits par la Loi, ainsi que le règlement des plaintes anciennes et nouvelles déposées par les demandeurs ou en leur nom. Parallèlement, le programme d’AIPRP a continué de faire progresser les initiatives antérieures visant à améliorer l’expérience client et à utiliser les progrès technologiques pour rehausser la prestation des services et accroître l’efficacité du traitement des demandes.

Cette année a également marqué l’adoption par IRCC d’une nouvelle structure organisationnelle qui vise à remplacer le cadre fonctionnel précédent par une approche opérationnelle intégrée dynamique et axée sur le client. Dans le cadre de ce changement notable, de nouveaux secteurs et de nouvelles directions générales ont été créés, et certains programmes et secteurs de responsabilité existants ont été déplacés vers d’autres secteurs d’activité. Au cours de la phase de mise en oeuvre, le programme d’AIPRP a surveillé de près ses feuilles de tâches pour s’assurer que tous les renseignements concernant les agents de liaison et les coordonnateurs de l’AIPRP étaient à jour et que tous les changements appropriés étaient intégrés avec exactitude dans le logiciel de gestion des dossiers de l’AIPRP. Tout au long du processus, le programme d’AIPRP d’IRCC a gardé le contact avec les bureaux de première responsabilité (BPR), a maintenu la formation obligatoire pour les agents de liaison de l’AIPRP, et a continué de traiter les demandes en cours avec un minimum de perturbations.

Structure organisationnelle

Le programme d’AIPRP est structuré de manière à refléter ses principaux secteurs d’activité. Comme le montre la Figure 1 ci-dessous, le programme est administré par trois divisions, soit la Division des opérations de l’AIPRP, la Division de l’innovation et du soutien et la Division de la gestion du programme de protection des renseignements personnels. Le directeur de la Division des opérations de l’AIPRP porte également le titre de coordonnateur de l’AIPRP.

Les trois divisions relèvent directement de la directrice générale de la Gestion de l’accès et de la protection des renseignements personnels et dirigeante principale de la protection des renseignements personnels au sein du Secteur des services ministériels et dirigeante principale des ressources humaines.

Image décrite ci-dessous
Figure 1 : Structure du programme d’AIPRP
Version texte : Structure du programme d’AIPRP

Direction générale de la gestion de l’accès et de la protection des renseignements personnels

Division des opérations
  • 147 employés
Responsabilités :
  • Demandes d’AIPRP d’accès aux dossiers de clients
  • Demandes d’AIPRP d’accès aux documents ministériels
  • Demandes informelles d’accès à l’information
  • Plaintes des commissariats à l’information et de la protection de la vie privée
  • Communications aux termes des alinéas 8(2)d), e) et f) de la Loi sur la protection des reseignements personnels
  • Automatisation robotisée des processus
  • Rapport ministériel sur l’accès à l’information
Division de l’innovation et du soutien
  • 10 employés
Responsabilités :
  • Efficience dans le traitement en AIPRP et technologies
  • Formation en accès à l’information au ministère
Division de la gestion du programme de protection des renseignements personnels
  • 24 employés
Responsabilités :
  • Politique de confidentialité et conseils
  • Sensibilisation à la protection des renseignements personnels
  • Gestion des atteintes à la vie privée et des plaintes
  • Communications aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des reseignements personnels
  • Rapport ministériel sur la protection des renseignements personnels
Unité des divulgations proactives, Services Ministériels, Bureau du Sous-ministre
  • 2 employés
Responsabilités :
  • Publication proactive des documents d’information ministériels aux termes des articles 74 et 88 de la partie II de la Loi sur accès à l’information

À la fin de la période de référence, le programme d’AIPRP comptait 181 employés à temps plein. En plus des employés responsables de l’application de la législation sur l’AIPRP, 268 agents de liaison du Ministère appuient le programme d’AIPRP en recueillant des documents et en formulant des recommandations. Bien que ces agents soient essentiels à l’administration du programme, ils sont financés par d’autres secteurs de programme.

La protection des renseignements personnels à IRCC

La Division de la gestion du programme de protection des renseignements personnels (DGPPRP) a pour responsabilité de clarifier les rôles et les responsabilités de tous les employés en ce qui a trait à l’application de la LPRP, d’aider à assurer la conformité aux politiques et aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en matière de protection des renseignements personnels et de gérer le cycle de vie des atteintes à la vie privée. À la fin de la période de référence, la Division était composée de trois équipes :

  1. L’Unité de la politique et de la planification en matière de protection des renseignements personnels élabore, met en oeuvre et tient à jour des politiques, des directives et des outils de protection des renseignements personnels pour aider les employés à gérer les renseignements personnels. Cette unité élabore une formation sur la protection des renseignements personnels, coordonne les réponses ministérielles aux consultations publiques, examine les documents d’orientation ministériels et fournit aux secteurs de programme des conseils de haut niveau sur la protection des renseignements personnels.
  2. L’Unité de l’orientation et des évaluations en matière de protection des renseignements personnels gère le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en examinant les évaluations ministérielles des facteurs relatifs à la vie privée, en évaluant les risques liés à la protection des renseignements personnels et en recommandant des stratégies d’atténuation. Cette unité fournit également des conseils, une orientation et des recommandations à la haute direction relativement à la protection des renseignements personnels. De plus, elle gère toutes les communications pour des raisons d’intérêt public du Ministère.
  3. L’Unité de gestion des incidents gère le cycle de vie de toutes les atteintes à la vie privée et évalue le risque de préjudice pour les personnes concernées et pour le Ministère à la suite d’une atteinte. Cette unité fournit également des conseils et des directives aux secteurs de programme sur les mesures pour limiter une atteinte potentielle ou confirmée, la transmission des avis requis, et la prévention des atteintes. L’équipe signale les atteintes importantes au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et au Secrétariat du Conseil du Trésor, et elle répond aux plaintes officielles présentées par le CPVP.

La directrice générale de la Gestion de l’accès et de la protection des renseignements personnels joue le rôle de dirigeante principale de la protection des renseignements personnels. Dans ce rôle, elle assure un leadership et fournit une orientation stratégiques en matière de protection des renseignements personnels à IRCC, notamment par la prestation de conseils stratégiques ou opérationnels et recommandations à la haute direction sur des questions complexes de protection des renseignements personnels, la sensibilisation à la protection des renseignements personnels dans l’ensemble du Ministère et la responsabilisation de la haute direction en ce qui a trait à l’état de la protection des renseignements personnels.

Bien que la DGPPRP soit responsable de la supervision du programme d’orientation sur la protection des renseignements personnels à IRCC, le traitement des demandes de renseignements personnels, ainsi que des communications en vertu des alinéas 8(2)d), e) et f) de la LPRP relèvent de la responsabilité de la Division des opérations de l’AIPRP.

Au cours de la période de référence, IRCC n’avait aucune entente de service aux termes de l’article 73.1 de la LPRP.

Arrêté de délégation

Le ministre d’IRCC est responsable de l’administration des demandes présentées au Ministère conformément à la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et à la LPRP. En vertu du paragraphe 95(1) de la LAI et de l’article 73 de la LPRP, le ministre délègue à la haute direction du Ministère, notamment au coordonnateur de l’AIPRP, le pouvoir de s’acquitter des attributions du ministre au titre de la LAI et de la LPRP en ce qui concerne les demandes d’AIPRP.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter l’Annexe A, Copie de l’arrêté de délégation signé en vigueur le 31 mars 2024, et l’Annexe B, Copie de la délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Règlement sur la protection des renseignements personnels en vigueur le 31 mars 2024.

II. Rendement

Au cours de l’année visée par le rapport, IRCC a reçu 69 720 demandes au titre de la LPRP, ce qui représente une augmentation marquée de 188 % par rapport à l’exercice précédent où 24 164 demandes avaient été reçues. Le Ministère semble présentement ressentir les premiers effets du Décret d’extension no 3 (Loi sur la protection des renseignements personnels) qui est entré en vigueur le 13 juillet 2022, alors que la sensibilisation du public à l’égard du celui-ci s’accroît. Le décret élargit le droit d’accès aux renseignements personnels prévu au paragraphe 12(1) de la LPRP afin d’inclure toutes les personnes qui se trouvent à l’extérieur du Canada, ce qui permet aux ressortissants étrangers qui représentent la majorité des clients d’IRCC de demander eux-mêmes des renseignements personnels au lieu d’exiger qu’un mandataire canadien fasse la demande en leur nom.

Le programme d’AIPRP d’IRCC a réglé 67 168 demandes et a traité 1 466 740 pages au titre de la LPRP au cours de la période de référence.

Taux de conformité et délais d’exécution

En réponse aux demandes croissantes pour ses services, le programme d’AIPRP d’IRCC a remanié sa structure et mis en oeuvre de nouvelles stratégies de traitement des demandes. De plus, le programme a continué de miser sur les améliorations technologiques, ainsi que sur la formation et le maintien en poste des ressources humaines dans un environnement hautement concurrentiel. Cette approche a entraîné une augmentation marquée de la conformité.

Le taux de conformité (pourcentage de toutes les demandes traitées dans les délais prescrits par la Loi) pour les demandes au titre de la LPRP était de 82 %. Ce taux représente une augmentation importante par rapport au taux de 20,14 % obtenu en 2022-2023. Comme l’illustre le Tableau 1, plus de 75 % des demandes au titre de la LPRP à IRCC ont été traitées et réglées dans un délai de 30 jours.

Tableau 1 : Délais de traitement des demandes de renseignements personnels fermées
Délai de traitement Nombre de demandes fermées Pourcentage de demandes fermées
1 à 15 jours 7 031 10,5 %
16 à 30 jours 44 029 65,6 %
31 à 60 jours 8 490 12,6 %
61 à 120 jours 1 201 1,8 %
121 à 180 jours 891 1,3 %
181 à 365 jours 2 601 3,9 %
Plus de 365 jours 2 925 4,3 %
Total 67 168 100,0 %

Demandes actives des périodes de référence précédentes

Comme le montre le Tableau 2, IRCC avait 16 520 demandes en suspens provenant de périodes de référence antérieures. Ce tableau illustre également l’incidence de l’entrée en vigueur du décret d’extension de la Loi sur la protection des renseignements personnels, alors que 11 471 demandes en suspens ont été reçues au cours des deux dernières années (78 %).

Tableau 2 : Demandes actives des périodes de référence précédentes
Exercice durant lequel les demandes de renseignements personnels en suspens ont été reçues Demandes actives qui rencontrent les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2024 Demandes actives qui dépassent les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2024 Total
2023-2024 8 029 3 201 11 230
2022-2023 0 5 193 5 193
2021-2022 0 96 96
2020-2021 0 1 1
2019-2020 0 0 0
Années précédentes 0 0 0
Total 8 029 8 491 16 520

Plaintes actives des périodes de référence précédentes

Bien que le nombre de demandes au titre de la LPRP ait considérablement augmenté, le nombre de plaintes actives des périodes de référence précédentes est demeuré stable. Comme le montre le Tableau 3, à la fin de la période de référence, IRCC avait 47 plaintes actives au titre de la LPRP reçues lors d’un exercice précédent.

Tableau 3 : Plaintes actives des périodes de référence précédentes
Exercice durant lequel les plaintes actives ont été reçues Nombre de plaintes
2023-2024 22
2022-2023 24
2021-2022 1
2020-2021 0
Total 47

Motifs de prorogation

L’article 15 de la LPRP permet de proroger les délais prescrits par la Loi s’il est nécessaire de mener des consultations ou de faire traduire des documents, ou si la demande vise un grand nombre de documents qui ne peuvent être traités dans le délai prescrit initial sans entraver de façon déraisonnable le fonctionnement du Ministère.

S’il y a lieu, IRCC procède à des consultations internes afin de garantir l’exercice approprié de son pouvoir discrétionnaire, en particulier pour les demandes susceptibles de donner lieu à des litiges, à des enquêtes ou à des problèmes de sécurité, entre autres. Les prorogations demandées par IRCC conformément à l’article 15 sont les suivantes :

Demandes de consultation d’autres ministères et organisations

D’autres ministères et organisations ont consulté IRCC 53 fois au sujet de la LPRP. Le Tableau 4 indique le nombre de jours qu’IRCC a pris pour mener à bien ces consultations. Dans l’ensemble, le programme d’AIPRP d’IRCC a répondu à 45 demandes de consultation (84,9 %) dans un délai de 30 jours.

Tableau 4 : Délais de traitement des demandes de consultation d’autres ministères
Délais de traitement Demandes de consultation
1 à 15 jours 30
16 à 30 jours 15
31 à 60 jours 7
61 à 120 jours 1
121 à 180 jour 0
181 à 365 jours 0
Plus de 365 jours 0
Total 53

Issue des demandes traitées

Comme le montre le Tableau 5, IRCC a communiqué l’ensemble des documents pour 34 % de toutes les demandes de renseignements personnels traitées. Le Ministère a invoqué une ou plusieurs exceptions pour 55 % des demandes traitées. Dans les autres cas, la demande a été abandonnée, il n’y avait aucun document existant, ou l’existence de documents n’a pu être confirmée ni infirmée, car cela pourrait révéler des renseignements protégés en vertu de la LPRP.

Tableau 5 : Issue des demandes traitées
Issue Demandes Pourcentage
Communication totale 22 662 34 %
Communication partielle 37 145 55 %
Exception totale 3 0 %
Exclusion totale 0 0 %
Aucun document n’existe 381 1 %
Demande abandonnée 4 119 6 %
Ni confirmée ni infirmée 2 858 4 %
Total 67 168 100 %

Les exceptions suivantes ont été les plus fréquemment invoquées par IRCC :

III. Initiatives visant à promouvoir la sensibilisation, la formation et les politiques relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels

IRCC continue d’accorder la priorité à l’apprentissage qu’elle considère comme un qu’outil essentiel pour maintenir et renouveler son effectif et veiller à ce que l’organisation puisse s’acquitter de son mandat tout en s’adaptant aux changements. L’équipe de Formation, projets et soutien de l’AIPRP au sein de la Direction générale de la gestion de l’accès et de la protection des renseignements personnels (DGGAPRP) encourage le développement d’une culture d’apprentissage continu en offrant une grande variété de séances de formation à l’interne autant aux employés de l’AIPRP qu’à ceux qui oeuvrent dans d’autres secteurs.

Formation et sensibilisation

Le programme de formation et de sensibilisation à l’AIPRP couvre divers aspects des régimes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels tout en mettant l’accent sur la sécurité et les pratiques exemplaires en matière de traitement de renseignements de nature délicate. Des cours offerts ainsi que certains modules portent spécifiquement sur les responsabilités liées à la protection et à la gestion de l’information, ainsi qu’à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels.

Catalogue de cours sur l’AIPRP et séances de formation offertes

Comme le montre le Tableau 6, le programme de l’AIPRP a offert 133 séances de formation à 4 705 employés (dont 4 615 employés non-membres du secteur de l’AIPRP) au moyen d’une combinaison de séances officielles et informelles, autodirigées et dirigées par un formateur. Au cours de l’année visée par le présent rapport, il y a eu une augmentation de la demande pour des formations personnalisées et adaptées à des unités, des divisions et des secteurs de responsabilité.

Tableau 6 : Séances de formation officielles et informelles sur l’AIPRP et participants
Nom du cours Plateforme Formation sur l’accès à l’information ou la protection des renseignements personnels Nombre de séances Nombre de participants

Protection des renseignements personnels et accès à l’information à IRCC [CC5540] Obligatoire pour tous les nouveaux employés

En ligne Les deux Apprentissage à rythme libre 2 521
Total : S. O.
Formation officielle AIPRP et protection des renseignements personnels (CC4540) En personne/ en mode virtuel Protection des renseignements personnels 16 234
Formation sur l’AIPRP à l’intention des cadres intermédiaires et des cadres supérieurs (CC4440) Les deux 8 101
Protéger, sécuriser et gérer l’information (CC4416) Protection des renseignements personnels 21 514
Comprendre et gérer les demandes d’AIPRP (CC4340) Accès à l’information 17 301
AIPRP 101 (CC4425) Les deux 14 236
Accès et utilisation appropriés des renseignements personnels (CC4426) Protection des renseignements personnels 0 0
Protection de la vie privée 101 (CC4427) Protection des renseignements personnels 5 148
Exemptions et exclusions 101 (CC4429) Accès à l’information 7 174
Communication de renseignements (CC4430) Protection des renseignements personnels 0 0
Infrastructure secrète du gouvernement du Canada (CC4417) Autre 2 44
Total : 90 1 752
Formation informelle Formation individuelle des agents de liaison de l’AIPRP/processus administratif du DEPI En personne/ en mode virtuel Accès à l’information 18 72
Comment remplir le formulaire de réponse à une demande d’AIPRP Accès à l’information 0 0
Exemptions et exclusions 102 Accès à l’information 1 8
Remise à niveau sur « Comment fournir des documents pour l’AIPRP ». Accès à l’information 3 12
Formation personnalisée (autres) Les deux 21 340
Total : 43 432
Total des formations officielles et informelles : 133 2 184
Total des participants formés : 4 705

En outre, la DGPPRP publie régulièrement sur sa page Web interne d’IRCC des articles qui visent à tenir tous les employés informés des avis de mise en oeuvre de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi que des activités liées à la protection des renseignements personnels à l’occasion de la Journée de la protection des données.

Cette année, la DGPPRP a également collaboré avec l’Académie d’apprentissage d’IRCC qui est responsable de la coordination des cours et inscriptions, de la saisie de données et de la tenue des dossiers de formation, afin de créer un module de formation en ligne à rythme libre. Ce cours permettra aux employés actuels et nouveaux de se conformer à l’annexe B de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels.

Sensibilisation à la sécurité et à la protection des renseignements personnels

La formation Protéger, sécuriser et gérer l’information (CC4416) comprend trois modules sur la sécurité des TI, la gestion de l’information et l’AIPRP qui sont liés et se complètent. Cette formation a été dispensée conjointement par le programme d’AIPRP, les spécialistes en gestion de l’information et les spécialistes en sécurité à IRCC. Elle souligne divers aspects du risque et des responsabilités liés à la gestion de l’information à valeur opérationnelle et de l’information concernant les clients et le gouvernement.

De plus, tous les employés de l’AIPRP qui ont besoin d’accéder à des renseignements classifiés dans l’exercice de leurs fonctions ont reçu l’instruction de suivre le cours sur l’infrastructure secrète du gouvernement du Canada (CC4417) élaboré par la Direction générale des opérations de TI avant d’obtenir l’accès au réseau sécurisé. L’équipe de Formation, projets et soutien de l’AIPRP a coordonné et facilité la prestation de cette formation aux employés de l’AIPRP.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Au cours de la période de référence, la DGPPRP a élaboré de nouvelles procédures et créé de nouveaux outils pour aider le Ministère dans ses efforts visant à protéger les renseignements personnels, à promouvoir la sensibilisation à la protection de la vie privée, et à appuyer la politique sur la protection des renseignements personnels.

Plan de travail relatif à la protection des renseignements personnels

À l’automne 2023, la DGPPRP a mené un exercice annuel de consultation à l’échelle du Ministère avec tous les directeurs généraux d’IRCC afin de mettre à jour son répertoire des activités à venir qui pourraient nécessiter un examen. Cette consultation a mené à la création d’un plan de travail relatif à la protection des renseignements personnels qui comprend toutes les initiatives ministérielles touchant à des renseignements personnels qui sont prévues pour les trois prochaines années.

Le plan de travail relatif à la protection des renseignements personnels a pour objet d’organiser les initiatives à venir en fonction de plusieurs critères, soit l’intégration au programme de Modernisation de la Plateforme Numérique, la date de mise en oeuvre, et le financement, ce qui permettra de regrouper au sein des programmes plusieurs évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Le plan vise à accorder la priorité à ces initiatives afin de faciliter et surveiller les besoins ministériels en matière d’EFVP et de permettre à la DGPPRP d’améliorer le niveau de soutien offert aux secteurs de programme, en planifiant et en coordonnant les ressources pour maintenir la prestation des services, tout en répondant aux exigences du processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Registre des risques

La DGPPRP a procédé à la création d’un registre des risques liés à la protection des renseignements personnels, incluant les stratégies d’atténuation correspondantes qui sont déterminées au moyen des processus d’EFVP. Ce registre des risques permettra à la Division de surveiller la conformité et d’encourager la responsabilisation des programmes. Une fois implanté, le contenu du registre sera utilisé à des fins de discussions avec les responsables de programmes sur la mise en oeuvre des stratégies prévues, les risques résiduels, et les changements survenus à l’environnement opérationnel.

Boîte de courriel réservée

Afin de soutenir les employés d’IRCC et d’encourager l’acquisition de connaissances, la DGPPRP a créé une boîte de courriel générale réservée uniquement à la réception des demandes d’information des employés et qui leur permet de demander et d’obtenir de l’aide de la Division. Plus précisément, les secteurs de programme peuvent par ce moyen recevoir une orientation, des informations sur l’interprétation des politiques d’IRCC et sur l’ensemble des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la protection des renseignements personnels, et des informations concernant l’interprétation de la LPRP. Grâce au contact direct avec la Division, les employés dans l’ensemble du Ministère peuvent obtenir plus rapidement et plus efficacement des réponses à leurs besoins en matière de protection des renseignements personnels.

Examen annuel de l’ensemble de politiques d’IRCC sur la protection des renseignements personnels

L’ensemble de politiques sur la protection des renseignements personnels d’IRCC est une série d’instruments de politique obligatoires fondés sur l’ensemble des politiques sur la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). L’ensemble de politiques d’IRCC comprend un cadre de protection de la vie privée et une politique de protection des renseignements personnels, ainsi que divers outils, lignes directrices, procédures et listes de vérification.

Au cours de l’année visée par le présent rapport, la DGPPRP a élaboré des procédures opérationnelles normalisées pour l’examen annuel de l’ensemble de politiques sur la protection des renseignements personnels d’IRCC. Le premier examen annuel officiel est prévu pour l’exercice 2024-2025.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection des renseignements personnels

En plus de la politique, des lignes directrices et des outils de protection des renseignements personnels décrits ci-dessus, IRCC poursuit ses initiatives visant à moderniser la prestation des services dans le cadre du programme d’AIPRP, notamment l’expansion de l’automatisation robotisée des processus (ARP), la migration vers le service de demande d’AIPRP en ligne obligatoire (c.-à-d. la plateforme en ligne du Secrétariat du Conseil du Trésor permettant au public de déposer des demandes d’AIPRP auprès du gouvernement du Canada) et le remplacement du logiciel de gestion des dossiers d’AIPRP.

Automatisation robotisée des processus (ARP)

L’ARP effectue des tâches peu complexes ou à volume élevé, comme la saisie de données, les opérations liées aux fichiers et aux dossiers et d’autres processus non liés à la prise de décisions, ce qui permet à IRCC de réaffecter ses ressources au travail décisionnel tout en améliorant l’intégrité des données, la rapidité d’exécution et les processus opérationnels de bout en bout avec une interruption minimale du traitement des opérations.

Service de demande d’AIPRP en ligne du SCT (AIPRP en ligne)

Le Service de demande d’AIPRP en ligne (AIPRP en ligne) du Secrétariat du Conseil du Trésor a été lancé en 2018 afin de simplifier la procédure de présentation des demandes et d’obtention des réponses du gouvernement fédéral en matière d’AIPRP. L’intégration à AIPRP en ligne améliore considérablement l’efficacité et l’accessibilité du traitement des demandes d’AIPRP au gouvernement fédéral.

Au cours de l’année visée par le présent rapport, l’AIPRP d’IRCC a collaboré avec le Bureau du dirigeant principal de l’information du SCT dans le but de commencer à transférer les demandes d’AIPRP portant sur les dossiers ministériels à l’AIPRP en ligne, et ce vers le 2 avril 2024.

Afin d’assurer l’efficacité opérationnelle, des efforts sont en cours pour réduire le volume de demandes d’AIPRP portant sur les dossiers de clients avant leur intégration complète à la plateforme du SCT. Les demandeurs continueront de présenter des demandes au moyen du portail de demande en ligne d’AIPRP d’IRCC jusqu’à ce que la migration soit terminée.

Remplacement du logiciel de gestion des dossiers de l’AIPRP

IRCC travaille avec diligence au remplacement de son logiciel de gestion des dossiers d’AIPRP. À la suite d’une évaluation approfondie des besoins et des exigences opérationnels particuliers de la Division de l’AIPRP, le Ministère a opté pour l’adoption d’une plateforme moderne approuvée par le SCT qui comporte plusieurs mises à niveau et caractéristiques.

Le nouveau logiciel interagira directement avec l’AIPRP en ligne et offrira des fonctionnalités avancées qui augmenteront considérablement l’efficacité en réduisant le temps nécessaire pour effectuer l’examen et la communication des documents. En plus des améliorations apportées au traitement des demandes, le nouveau logiciel intègre l’intelligence artificielle qui peut être formée afin d’automatiser les tâches répétitives et possède des capacités d’analyse opérationnelle modernes qui permettront à IRCC de créer divers rapports plus efficacement. Ces améliorations faciliteront la prise de décisions plus rapide et en temps réel en réponse aux nouvelles tendances de l’AIPRP, un prompt ajustement des processus de travail et la préparation d’outils de gestion du rendement plus complets.

L’AIPRP d’IRCC collabore également de façon stratégique avec le groupe des Services numériques de Services partagés Canada pour assurer la mise en utilisation de manière efficace du logiciel dans un environnement infonuagique. Cette collaboration s’inscrit dans le cadre de l’initiative de la plateforme d’applications en tant que service du gouvernement du Canada qui vise à offrir des applications communes au gouvernement du Canada au moyen d’une approche d’ « intelligence infonuagique ». Le Ministère vise à acquérir, à mettre à l’essai et à déployer le nouveau logiciel d’ici la fin de l’automne 2025.

Résumé des principaux éléments et des mesures prises concernant les plaintes

Au cours de l’année visée par le rapport, le programme d’AIPRP d’IRCC a pris des mesures concrètes visant à assurer une meilleure synergie entre les équipes de traitement des demandes et des plaintes qui ont permis d’améliorer le suivi des dossiers et le service à la clientèle.

Afin de maintenir une approche simplifiée et uniforme, les processus de traitement des plaintes concernant les dossiers des clients et les dossiers ministériels ont été fusionnés, ce qui a permis d’améliorer l’efficacité du programme d’AIPRP. La nouvelle équipe de traitement des plaintes a procédé à une analyse comparative et un à rapprochement des dossiers de plainte ouverts dans les systèmes d’IRCC avec les plaintes inscrites et jugées actives par le Commissariat à l’information. Par la suite, en collaboration avec le Commissariat, l’équipe de traitement des plaintes a mis en place un processus de triage et de règlement rapide dans le cadre duquel chaque plainte, peu importe l’âge du dossier, a été examinée et tous les cas qui pouvaient être résolus dans un délai raisonnablement court ont été traités. Les plaintes concernant des retards représentent la majorité des plaintes reçues par IRCC.

En outre, le logiciel de gestion des dossiers de l’AIPRP a été mis à jour afin de mieux suivre la correspondance relative aux plaintes, l’état des dossiers, et l’évolution des démarches entreprises et discussions avec les bureaux de première responsabilité et intervenants externes.

Le programme d’AIPRP d’IRCC a aussi alloué des ressources pour la création d’une équipe de service à la clientèle spécialisée afin de maintenir ouvertes les voies de communication avec les demandeurs, de cerner les problèmes ou les besoins qui pourraient être abordés de façon proactive et éventuellement de limiter les plaintes d’AIPRP déposées à l’endroit IRCC. Bien que cette équipe n’ait pas encore de norme de service officielle en place, la majorité des demandes ont été traitées dans les 48 heures et les messages vocaux de la ligne téléphonique de l’AIPRP ont été récupérés sur une base quotidienne.

Malgré une augmentation de 188 % des nouvelles demandes au titre de la LPRP, IRCC a reçu 106 avis de nouvelles plaintes au cours de l’année visée par le rapport, dont 60 étaient liées à des retards de traitement. À titre de comparaison, IRCC a reçu 289 plaintes au cours de la période précédente. À la fin de la période de référence, 47 plaintes étaient toujours en suspens : 22 plaintes reçues en 20232024, 24 plaintes en 20222023 et une plainte en 2021-2022 ou avant.

Ensemble, toutes les mesures et initiatives décrites ci-dessus ont contribué à la réduction du nombre de plaintes en attente de traitement.

Atteintes substantielles à la vie privée

La Politique sur la protection de la vie privée définit ainsi une atteinte à la vie privée : « Création, collecte, usage, communication, conservation ou retrait inapproprié ou non autorisé de renseignements personnels ou accès inapproprié ou non autorisé aux renseignements personnels. » Une atteinte substantielle à la vie privée est une atteinte à la vie privée qui pourrait vraisemblablement créer un risque réel de préjudice grave pour une personne. Le préjudice grave comprend la lésion corporelle, l’humiliation, le dommage à la réputation ou aux relations, la perte financière, le vol d’identité, l’effet négatif sur le dossier de crédit, le dommage aux biens ou leur perte, et la perte de possibilités d’emploi ou d’occasions d’affaires ou d’activités professionnelles.

En 2023-2024, IRCC a avisé le Commissariat à la protection de la vie privée et le Secrétariat du Conseil du Trésor de sept atteintes substantielles à la vie privée. La majorité des sept atteintes substantielles avaient des répercussions mineures et touchaient un nombre limité de personnes.

La DGPPRP surveille de près toutes les atteintes à la vie privée et elle a mis en place une procédure d’émission d’avis et des mesures correctives permettant de régler chaque situation. En outre, la Division :

Un résumé des sept atteintes substantielles à la vie privée est présenté ci-dessous. Les hauts fonctionnaires ont été avisés de toutes les atteintes substantielles afin de faciliter la communication au Ministère, de sensibiliser les employés aux problèmes et de renforcer la réponse du Ministère aux atteintes substantielles à la vie privée.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Afin de remplir son mandat et d’assurer une prestation efficace de ses programmes et services, IRCC recueille, utilise et communique des renseignements personnels. Conformément à la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, le Ministère entreprend des EFVP qui permettent d’assurer la conformité à la LPRP et de déterminer les risques pour la vie privée présents dans les programmes, initiatives ou projets ministériels nouveaux ou actuels qui impliquent des renseignements personnels.

Résumé des EFVP terminées en 2023-2024

Les EFVP réalisées au cours de l’exercice 2023-2024 sont décrites ci-dessous, et les résumés complets peuvent être consultés ici : Résumés des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Programme pilote d’immigration dans les communautés rurales et du Nord

Cette EFVP évalue le Programme pilote d’immigration dans les communautés rurales et du Nord (PPICRN), mis en place en 2019 pour permettre l’accès à la résidence permanente aux travailleurs étrangers qualifiés qui souhaitent vivre et travailler dans l’une des 11 communautés canadiennes déterminées. Les ressortissants étrangers doivent obtenir une recommandation d’un organisme de développement économique (ODE) de leur communauté pour participer au PPICRN. L’ODE peut ensuite fournir une recommandation et des renseignements sur les ressortissants étrangers à IRCC qui conserve le pouvoir de prendre la décision finale concernant la demande de résidence permanente. Les risques ont été cernés et des recommandations concernant des mesures d’atténuation ont été formulées.

Conseil des nouveaux arrivants

Cette EFVP évalue le Conseil des nouveaux arrivants qui réunit des immigrants récents afin qu’ils puissent faire part directement aux hauts fonctionnaires d’IRCC de leurs points de vue, de leurs idées et de leurs expériences vécues à travers le système d’immigration du Canada, par le biais de réunions en personne et virtuelles. Les renseignements personnels peuvent être recueillis de façon officielle ou informelle dans le cadre du processus de demande, des activités du Conseil et des processus administratifs comme les déplacements et l’hébergement. Les risques ont été cernés et des recommandations concernant des mesures d’atténuation ont été formulées.

Initiative d’aide transitoire Canada-Ukraine

Cette EFVP évalue les processus opérationnels d’IRCC liés à la mise en oeuvre de l’Initiative d’aide transitoire Canada-Ukraine (IATCU). L’IATCU prévoyait le versement d’un paiement unique (non imposable) aux Ukrainiens admissibles et aux membres de leur famille qui arrivaient au Canada conformément à l’Autorisation de voyage d’urgence CanadaUkraine (AVUCU) afin de s’assurer que leurs besoins essentiels soient satisfaits à leur arrivée au Canada. Les renseignements personnels contenus dans les demandes de l’IATCU présentées à Service Canada ont été comparés aux données de l’AVUCU d’IRCC pour confirmer l’admissibilité à l’aide financière. Les risques ont été cernés et des recommandations concernant des mesures d’atténuation ont été formulées.

Hébergement temporaire des demandeurs d’asile pour la quarantaine liée à la COVID-19

Cette EFVP évalue l’entente d’IRCC visant à fournir des lieux d’hébergement temporaire aux demandeurs d’asile asymptomatiques non vaccinés qui n’avaient pas de plan de quarantaine approprié dans le cadre de la réponse coordonnée du gouvernement du Canada lors de la pandémie de COVID-19. Les renseignements personnels des demandeurs d’asile ont été recueillis pour établir les exigences de quarantaine et faciliter l’hébergement temporaire. Les risques ont été cernés et des recommandations concernant des mesures d’atténuation ont été formulées.

Programme des étudiants étrangers – Outil de vérification des lettres d’acceptation

Cette EFVP est un addenda à l’EFVP de 2014 sur le Programme des étudiants étrangers. Elle évalue la transition du traitement au cas par cas vers un partage systématique en ligne de renseignements personnels avec les établissements d’enseignement désignés de niveau postsecondaire (EED). L’échange de renseignements sert à appuyer la décision administrative d’accepter les demandes aux fins de traitement ou de ne pas accepter celles-ci en l’absence de confirmation par l’EED de l’authenticité de la lettre d’acceptation. Les risques ont été cernés et des recommandations concernant des mesures d’atténuation ont été formulées.

Communications pour des raisons d’intérêt public

L’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que les renseignements personnels peuvent être communiqués à toute autre fin dans les cas où, de l’avis du responsable de l’institution : (i) des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée; (ii) l’individu concerné en tirerait un avantage certain.

Comme le montre le Tableau 7, pendant la période de référence, IRCC a autorisé la communication de renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans 36 cas.

Tableau 7 : Résumé des communications pour des raisons d’intérêt public conformément à l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nature de la communication Communication autorisée lorsque les renseignements personnels d’au moins une personne ont été divulgués Personnes touchées Avis au Commissaire à la protection de la vie privée conformément au paragraphe 8(5)
Communication à l’Agence de la santé publique du Canada des coordonnées de personnes atteintes de tuberculose ou ayant été en contact étroit avec une personne atteinte de tuberculose. 28 347 Dans tous les cas, le Commissaire a été informé avant la communication.
Communication aux autorités sanitaires provinciales et territoriales des coordonnées de personnes ou de répondants de personnes ayant été en contact étroit avec une personne atteinte de poliovirus. 4 682 Dans tous les cas, le Commissaire a été informé avant la communication.
Communication aux services municipaux d’application de la loi de coordonnées pour aviser les proches de personnes décédées. 1 3 Le Commissaire a été informé avant la communication.
Divulgation au public de l’inadmissibilité d’une personne au statut de résident temporaire en ce qui concerne l’application du pouvoir discrétionnaire de rejet par le ministre d’IRCC. 1 1 Le Commissaire a été informé avant la communication.
Communication des coordonnées et de l’adresse d’une personne à un organisme de protection de l’enfance au sujet d’un cas présumé de violence à l’endroit d’un enfant. 1 2 Le Commissaire a été informé après la communication en raison de la nature urgente de la communication.
Divulgation au public de la décision relative à la demande d’une personne concernant la correction du dossier public. 1 1 Le Commissaire a été informé avant la communication.
Total 36 1 036 N/A

Surveillance de la conformité

Le programme d’AIPRP utilise des outils d’établissement de rapports fréquents et complets pour surveiller la conformité et maintenir la responsabilité, ainsi que pour déterminer les améliorations à apporter à ses processus.

Délai requis pour traiter les demandes de renseignements personnels

IRCC surveille le temps consacré au traitement aux demandes de renseignements personnels en extrayant des statistiques du logiciel de gestion des cas de l’AIPRP chaque jour, chaque semaine, toutes les deux semaines et chaque trimestre. Ces statistiques, qui fournissent des renseignements sur les volumes de demandes d’AIPRP reçues et traitées, les taux de conformité et les volumes d’arriérés, alimentent divers rapports destinés à différents niveaux de fonctionnaires : des mises à jour quotidiennes sont communiquées aux gestionnaires, des rapports hebdomadaires aux directeurs, à la directrice générale de la DGGAPRP et dirigeante principale de la protection des renseignements personnels, ainsi que des rapports bihebdomadaires aux sousministres. Le programme d’AIPRP a également produit un rapport trimestriel communiqué à tous les sous-ministres adjoints au cours de la période de référence.

Comme le montre le Tableau 8, le programme de l’AIPRP a créé des rapports mensuels sur la respect par les secteurs de l’obligation de fournir des documents pertinents aux divisions de l’AIPRP, sur les atteintes à la vie privée, et sur les communications publiques conformément à l’alinéa 8(2)m) de la LPRP (aucun de ces rapports ne comprend de renseignements personnels).

Tableau 8 : Autres rapports
Rapport Public Fréquence
Réponse au rapport d’attribution des tâches relatives à l’AIPRP (conformité du secteur) Sous-ministres adjoints Chaque mois
Rapport sur les atteintes à la vie privée Sous-ministres Chaque mois
Communications de renseignements pour des raisons d’intérêt public – alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels Sous-ministres Chaque mois

Bien que l’objectif principal des rapports statistiques du programme d’AIPRP soit de contrôler la conformité, l’AIPRP d’IRCC s’appuie également sur ces données pour surveiller les processus opérationnels, pour mieux affronter les défis qui se présentent, et pour identifier les tendances relatives aux demandes d’AIPRP.

Consultations interinstitutionnelles

Les chefs d’équipe et les gestionnaires du programme d’AIPRP surveillent régulièrement les prorogations invoquées, les réponses aux rapports d’attribution de tâches internes et les plaintes, ce qui permet de cerner les points à améliorer, notamment les consultations, afin d’assurer l’exercice approprié du pouvoir discrétionnaire.

Types de renseignements fréquemment demandés

La majorité des demandes d’AIPRP d’IRCC concernent des dossiers d’immigration de clients. IRCC entreprend actuellement des initiatives qui visent à améliorer l’accès des clients à leurs propres renseignements par des moyens autres que le programme d’AIPRP. Voir la section Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives ci-dessus.

Les initiatives suivantes visent à prévoir les besoins des intervenants concernés en donnant accès à l’information que les clients d’IRCC demandent le plus souvent par l’entremise du système d’AIPRP, comme les mises à jour de l’état des demandes et les notes des agents, au moyen de plateformes et d’outils en ligne. Un accès direct à des plateformes utiles et efficaces devrait permettre de réduire les volumes et les charges de travail liés à l’AIPRP, ainsi que les délais de traitement :

Publication proactive des notes de décision des agents (NDA)

Le projet NDA, qui fait partie de l’initiative pour la transparence opérationnelle d’IRCC, communique de manière proactive les notes de décision des agents à certains demandeurs dont la demande de visa de résident temporaire a été refusée, et donne aux clients des renseignements supplémentaires sur les motifs du refus, y compris une analyse de la justification de l’agent au moment de finaliser la demande.

Le premier exercice de validation qui portait sur les visas de résident temporaire (VRT) du Centre de traitement des demandes du Réseau centralisé à Ottawa a révélé une diminution de 57 % des demandes d’AIPRP reçues pour les dossiers dans lesquels une NDA avait été communiquée au client. Un deuxième exercice de validation portant sur les permis d’études a été lancé cette année avec le soutien du Réseau mondial, et IRCC analyse présentement les effets sur les demandes d’AIPRP.

À compter du 31 mars 2024, IRCC se prépare à faire passer le projet NDA à un état de fonctionnement stable en commençant par les VRT. Par la suite, le projet continuera d’intégrer graduellement d’autres secteurs d’activité afin d’atteindre les objectifs de l’initiative pour la transparence opérationnelle. Les NDA seront initialement mises à la disposition des clients par voie numérique dans le nouveau compte en ligne qui sera lancé plus tard cette année dans le cadre du programme de modernisation de la plateforme numérique (MPN) d’IRCC et elles seront par la suite incluses dans la trousse de réponse envoyée aux clients en cas de refus.

Projet de correspondance avec les clients

Le projet de correspondance avec les clients consistera à examiner les communications avec les clients d’IRCC jugées problématiques par ces derniers.

L’Unité de correspondance avec les clients (UCC) a été créée dans le cadre de ce projet pour rédiger une correspondance écrite plus claire et plus concise qui répondra mieux aux besoins des clients. À ce jour, quatre éléments clés de la correspondance destinée aux clients ont été révisés : l’équité procédurale, la demande de renseignements supplémentaires, la lettre de refus de résidence temporaire et la lettre de refus de permis d’études. Les dernières révisions fondées sur les essais de convivialité avec les clients et les agents ont été apportées à la lettre de refus pour les permis d’études ainsi qu’à plusieurs motifs de refus de permis d’études, en collaboration avec les principaux intervenants. La lettre de refus révisée sera mise en utilisation plus tard cette année.

L’un des objectifs de travail futurs d’UCC sera d’analyser l’ensemble du matériel de communication transmis aux clients tout au long de leur parcours. Par la suite, l’attention portera sur la révision de la lettre de refus de permis de travail (PT) et les motifs de refus.

Plateforme d’expérience client

Ce projet, qui fait également partie du programme de MPN d’IRCC, consiste à mettre en oeuvre une plateforme d’expérience client (PEC) modernisée qui facilitera la prestation de services numériques intégrés et accessibles par différent modes ou appareils. Il vise à fournir au personnel de soutien une vue d’ensemble de la clientèle desservie, ce qui permettra de répondre aux besoins de manière cohérente et efficace à travers l’ensemble des modes de communication (approche multimodes).

L’objectif principal est d’améliorer l’expérience client globale, en mettant l’accent sur la rapidité et l’efficacité. Cette nouvelle plateforme offrira aux clients un guichet unique en ligne pour accéder aux services d’IRCC, avec une série d’outils permettant au client de s’informer, avoir recours à des programmes et à des services, recevoir en temps réel de l’information sur l’état d’avancement des demandes, de communiquer avec IRCC et donner une rétroaction sur leur expérience.

IRCC anticipe une diminution des demandes d’AIPRP liée au soutien à la clientèle amélioré et de l’accessibilité accrue offerts, avec pour effet une réduction de la pression sur le régime d’AIPRP et des interactions simplifiées avec les clients. À la fin de la période de référence, IRCC poursuit processus d’approvisionnement pour l’acquisition de la nouvelle plateforme.

Protection des renseignements personnels dans les contrats, accords et ententes

La Directive ministérielle sur l’échange de renseignements applicable à l’utilisation des ententes d’échange de renseignements (EER) d’IRCC exige que des résumés des EER soient mis à la disposition du public, conformément aux articles 4.2.26 et 4.2.27 de la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée. Les rédacteurs d’EER sont également tenus de consulter le Document d’orientation pour aider à préparer des ententes d’échange de renseignements personnels du SCT et les modèles qui l’accompagnent, lesquels comprennent des exemples de dispositions garantissant que les EER tiennent compte des renseignements personnels.

Au cours de l’année visée par le présent rapport, la DGPPRP a informé divers partenaires d’IRCC des exigences du SCT concernant les contrats, les accords d’échange de renseignements et les ententes d’échange de renseignements publiées dans la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée. La DGPPRP travaillera à la mobilisation des responsables de programme pertinents au cours de la prochaine année pour veiller à ce que nos processus collectifs s’harmonisent et répondent à ces exigences. La Division a également l’intention d’évaluer s’il faut élaborer de nouveaux outils pour aider les responsables du programme à mieux assurer la conformité aux exigences des EER et des contrats.

À l’avenir

Au cours de la période de référence, IRCC a continué d’accorder davantage d’attention à ses différentes activités au sein du programme d’AIPRP par l’entremise de trois divisions spécialisées. Cette année, l’accent a été mis sur la création d’un plan de travail pour aider à mieux cerner et organiser toutes les initiatives qui nécessitent une EFVP, sur la mise en place de processus et outils normalisés afin d’améliorer la conformité et la surveillance, et l’augmentation du niveau de soutien offert aux directions générales en matière de protection des renseignements personnels.

À l’avenir, IRCC continuera d’améliorer ses services afin d’offrir aux clients un meilleur accès à leurs propres renseignements sur l’immigration par d’autres moyens que le programme d’AIPRP, de faire progresser la migration vers le Service de demande d’AIPRP en ligne du SCT, en plus d’acquérir le logiciel de gestion des dossiers d’AIPRP.

La DGPPRP effectuera son premier examen annuel de l’ensemble des mesures de protection des renseignements personnels d’IRCC et fera progresser les activités de surveillance de la conformité à l’aide du nouveau registre des risques. La Division consultera également les représentants d’IRCC pour évaluer la nécessité d’élaborer de nouveaux outils efficaces afin d’accroître ses services d’orientation et de soutien aux directions générales.

IRCC reconnaît le droit d’accès à ses renseignements personnels comme moyen de promouvoir l’ouverture et la transparence. Le Ministère est déterminé à poursuivre ses efforts pour améliorer la façon dont il s’acquitte de ses responsabilités, conformément à la LPRP.

Annexe A : Copie de l’arrêté de délégation de pouvoirs signé en vigueur le 31 mars 2024

Annexe B : Copie de la délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Règlement sur la protection des renseignements personnels en vigueur le 31 mars 2024

Annexe C : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe D : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe A : Copie de l’arrêté de délégation de pouvoirs signé en vigueur le 31 mars 2024

Image décrite ci-dessous
Version texte : Délégation de pouvoirs signée

Document officiel

Ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté du Canada

Délégation des pouvoirs

Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté et conformément à l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, j’autorise par la présente l’agent(e) et employé(e) du Ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté dont le poste ou la classification est énoncé dans l’annexe ci-jointe à exécuter mes fonctions, pouvoirs ou attributions en vertu des lois précisées dans l’annexe visant cet(te) agent(e) et employé(e).

Fait à Ottawa

ce 30e jour d’août 2019

Ahmed Hussen, C.P., député
Ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté

Annexe B : Copie de la délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Règlement sur la protection des renseignements personnels en vigueur le 31 mars 2024

Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Règlement sur la protection des renseignements personnels

La délégation englobe les nominations et les affectations intérimaires à ces postes qui sont conformes à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et son règlement.

Délégation Complète
Poste Délégation
Sous-ministre/sous-ministre délégué Pleins pouvoirs
Sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion ministérielle Pleins pouvoirs
Directeur général, Direction générale de l’AIPRP et de la responsabilisation

Pleins pouvoirs, sauf pour la disposition suivante de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

  • 8(2)m) – communication de renseignements personnels pour des raisons d’intérêt public ou au profit de la personne concernée.
Directeur, Division de l’AIPRP

Pleins pouvoirs, sauf pour les dispositions suivantes de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

  • 8(2)j) – divulgation de renseignements personnels pour des travaux de recherche ou de statistique.
  • 8(2)m) – communication de renseignements personnels dans l’intérêt public ou au profit de la personne concernée.
Directeur adjoint, DEPI de l’AIPRP

Pleins pouvoirs, sauf pour les dispositions suivantes de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

  • 8(2)j) – communication de renseignements personnels pour des travaux de recherche ou de statistique.
  • 8(2)m) – communication de renseignements personnels pour des raisons d’intérêt public ou au profit de la personne concernée.
  • 8(4) – registre des communications pour les enquêtes.
  • 8(5) – avis au Commissaire à la protection de la vie privée du recours à l’alinéa 8(2)m).
  • 9(4) – registre des usages compatibles.
  • 9(5) – avis au Commissaire à la protection de la vie privée des usages compatibles.
  • 10 – fichiers de renseignements personnels.
  • 22.3 – refus d’accès en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles.
  • 36(3)b) – réponse à l’examen des fichiers inconsultables.
  • 37(3) – réponse à l’examen de la conformité.
  • 72 – préparation du rapport annuel au Parlement.
Directeur adjoint, Opérations de l’AIPRP Même que le directeur adjoint du DEPI de l’AIPRP, sauf que le poste n’est pas concerné par le paragraphe 8(4) – registre des usages compatibles.
Délégation Partielle
Poste Délégation
Sous-ministre adjoint/sous-ministre adjoint délégué, Secteur des politiques stratégiques et de programmes Seulement l’alinéa 8(2)j) de la Loi sur la protection des renseignements personnels – communication de renseignements personnels pour des travaux de recherche et de statistique.
Directeur général, Recherche et évaluation Seulement l’alinéa 8(2)j) de la Loi sur la protection des renseignements personnels – communication de renseignements personnels pour des travaux de recherche et de statistique.
Loi sur la protection des renseignements personnels
Descriptions Disposition AIPRP/ PM-05 Op. AIPRP/ PM-05 DEPI AIPRP/ PM-04 Op. AIPRP/ PM-04 DEPI AIPRP/ PM-03 Op. AIPRP/ PM-3 DEPI
Communication pour des travaux de recherche et de statistique 8(2)j) Non Non Non Non Non Non
Communication où des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée 8(2)m)(i) Non Non Non Non Non Non
Communication pour des raisons d’intérêt public, au profit de la personne concernée 8(2)m)(ii) Non Non Non Non Non Non
Dossier de communication pour les enquêtes 8(4) Oui Non Non Non Non Non
Avis au Commissaire à la protection de la vie privée du recours à l’alinéa 8(2)m) 8(5) Non Non Non Non Non Non
Registre des usages compatibles 9(1) Non Non Non Non Non Non
Avis au Commissaire à la protection de la vie privée des usages compatibles 9(4) Non Non Non Non Non Non
Fichiers de renseignements personnels 10 Non Non Non Non Non Non
Notification à la suite d’une demande d’accès 14 Oui Oui Oui Oui Oui Oui
Prorogation du délai 15 Oui Oui Oui Non Oui Non
Décision concernant la traduction 17(2)b) Non Non Non Non Non Non
Transfert sur un support de substitution 17(3)b) Non Non Non Non Non Non
Refus de communication : renseignements personnels versés dans des fichiers inconsultables 18(2) Oui Oui Non Non Non Non
Refus de communication : renseignements obtenus à titre confidentiel 19(1) Oui Non Oui Non Non Non
Divulgation autorisée de renseignements personnels obtenus à titre confidentiel 19(2) Oui Non Oui Non Non Non
Refus de communication : affaires fédéro-provinciales 20 Non Non Non Non Non Non
Refus de communication : affaires internationales, défense et activités subversives 21 Oui Non Oui Non Non Non
Refus de communication : enquêtes 22 Oui Non Oui Non Oui Non
Refus de communication : Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles 22.3 Non Non Non Non Non Non
Refus de communication : enquêtes de sécurité 23 Oui Non Oui Non Oui Non
Refus de communication : individus condamnés pour une infraction 24 Oui Non Non Non Non Non
Refus de communication : sécurité des individus 25 Oui Oui Oui Non Oui Non
Refus de communication : renseignements concernant un autre individu 26 Oui Oui Oui Oui Oui Oui
Refus de communication : secret professionnel de l’avocat 27 Oui Non Oui Non Non Non
Refus de communication : secret professionnel lié au brevet ou à la marque de commerce 27.1 Non Non Non Non Non Non
Refus de communication : dossiers médicaux 28 Oui Non Oui Non Non Non
Avis d’enquête 31 Oui Oui Non Oui Non Non
Présentation d’observations au Commissaire à la protection de la vie privée 33(2) Oui Oui Non Oui Non Non
Avis en réponse aux conclusions et aux recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée dans un délai déterminé 35(1) Oui Oui Non Oui Non Non
Communication accordée 35(4) Oui Non Non Non Non Non
Réponse aux enquêtes sur les fichiers inconsultables 36(3)b) Non Non Non Non Non Non
Réponse à l’examen de la conformité 37(3) Non Non Non Non Non Non
Demande d’audition dans la région de la capitale nationale 51(2)b) Non Non Non Non Non Non
Présentation d’arguments en l’absence d’une partie 51(3) Non Non Non Non Non Non
Rapport annuel au Parlement 72 Non Non Non Non Non Non
Règlement sur la protection des renseignements personnels
Descriptions Disposition AIPRP/ PM-05 Op. AIPRP/ PM-05 DEPI AIPRP/ PM-04 Op. AIPRP/ PM-04 DEPI AIPRP/ PM-03 Op. AIPRP/ PM-3 DEPI
Consultation des documents 9 Oui Oui Oui Oui Oui Oui
Correction de renseignements personnels 11(2) Oui Oui Non Non Non Non
Avis de refus de corriger des renseignements personnels 11(4) Oui Oui Non Non Non Non
Communication : renseignements médicaux 13(1) Non Non Non Non Non Non
Communication : dossiers médicaux – consultation directe, en présence d’un médecin 14 Non Non Non Non Non Non

Légende

AIPRP / PM-05 Op.
Agent(e) supérieur(e) de l’AIPRP, Opérations de l’AIPRP
AIPRP / PM-05 DEPI
Agent(e)s supérieur(e)s de l’AIPRP, DEPI
AIPRP / PM-04 Op.
Administrateurs de l’AIPRP, Opérations de l’AIPRP
AIPRP / PM-04 DEPI
Administrateurs de l’AIPRP, DEPI
AIPRP / PM-03 Op.
Agent(e)s de l’AIPRP, Opérations de l’AIPRP
AIPRP / PM-03 DEPI
Agent(e)s de l’AIPRP, DEPI

Annexe C : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
Période d’établissement de rapport : 2023-04-01 au 2024-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes

Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 69 720
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 13 964

En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente

12 271 S. O.

En suspens pour plus d’une période d’établissement de rapport

1 693 S. O.
Total 83 684Note de tableau *
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 67 168
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport dans les délais prévus par la Loi 16 520

Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport dans les délais prévus par la Loi

8 029

Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport au-delà des délais prévus par la Loi

8 491

1.3 Mode des demandes

Mode Nombre de demandes
En ligne 68 500
Courriel 788
Poste 432
En personne 0
Téléphone 0
Télécopieur 0
Total 69 720

Section 2 : Demandes informelles

2.1 Demandes informelles

Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 0
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 0

En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente

0 S. O.

En suspens pour plus d’une période d’établissement de rapport

0 S. O.
Total 0
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 0
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 0

2.2 Mode des demandes informelles

Mode Nombre de demandes
En ligne 0
Courriel 0
Poste 0
En personne 0
Téléphone 0
Télécopieur 0
Total 0

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

Délai de traitement (jours)
1 à 15 16 à 30 31 à 60 61 à 120 121 à 180 181 à 365 Plus de 365 Total
0 0 0 0 0 0 0 0

2.4 Pages communiquées informellement

Nombre de demandes Pages communiquées
Moins de 100 pages communiquées 0 0
100 à 500 pages communiquées 0 0
501 à 1 000 pages communiquées 0 0
1 001 à 5 000 pages communiquées 0 0
Plus de 5 000 pages communiquées 0 0

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

Disposition des demandes Délai de traitement (jours)
1 à 15 16 à 30 31 à 60 61 à 120 121 à 180 181 à 365 Plus de 365 Total
Divulgation totale 1 452 16 955 2 601 308 239 906 201 22 662
Divulgation partielle 2 497 25 836 5 281 553 410 1 201 1 367 37 145
Exception totale 0 1 1 1 0 0 0 3
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 131 131 42 23 11 28 15 381
Demande abandonnée 2 006 589 109 130 110 151 1 024 4 119
Ni confirmée ni rejetée 945 517 456 186 121 315 318 2 858
Total 7 031 44 029 8 490 1 201 891 2 601 2 925 67 168

3.2 Exceptions

Exceptions Article 18
Article 18 Nombre de demandes
18(2) 0
Exceptions Article 19
Article 19 Nombre de demandes
19(1)a) 1 594
19(1)b) 1
19(1)c) 10
19(1)d) 2
19(1)e) 0
19(1)f) 0
Exceptions Article 20
Article 20 Nombre de demandes
20 0
Exceptions Article 21
Article 21 Nombre de demandes
21 15 243
Exceptions Article 22
Article 22 Nombre de demandes
22(1)a)(i) 0
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 8 571
22(1)c) 6
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
22.4 0
Exceptions Article 23
Article 23 Nombre de demandes
23a) 0
23b) 0
Exceptions Article 24
Article 24 Nombre de demandes
24a) 0
24b) 0
Exceptions Article 25
Article 25 Nombre de demandes
25 197
Exceptions Article 26
Article 26 Nombre de demandes
26 25 117
Exceptions Article 27
Article 27 Nombre de demandes
27 4
27.1 0
Exceptions Article 28
Article 28 Nombre de demandes
28 0

3.3 Exclusions

Exclusions Article 69
Article 69 Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
Exclusions Article 70
Article 70 Nombre de demandes
70(1) 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0

3.4 Format des documents communiqués

Format Nombre de demandes
Papier 0
Électronique

Document électronique

59 807

Ensemble de données

0

Vidéo

0

Audio

0
Autres 0

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier, document électronique et ensemble de données
Nombre de pages traitées 1 466 740
Nombre de pages communiquées 1 253 301
Nombre de demandes 66 787
3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier, document électronique et ensemble de données par disposition des demandes
Disposition Pages traitées
Moins de 100 101 à 500 501 à 1 000 1 001 à 5 000 Plus de 5 000
Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées Nombre de demandes Pages traitées
Communication totale 22 549 301 582 110 18 382 1 720 2 5 727 0 0
Communication partielle 35 599 773 448 1 438 248 726 74 51 233 34 55 117 0 0
Exception totale 3 17 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 4 111 9 085 7 1 012 0 0 1 1 691 0 0
Ni confirmée ni rejetée 2 858 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 65 120 1 084 132 1 555 268 120 75 51 953 37 62 535 0 0
3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio
Nombre de pages traitées 0
Nombre de pages communiquées 0
Nombre de demandes 0
3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes
Disposition Minutes traitées
Moins de 60 60 à 120 Plus de 120
Nombre de demandes Minutes traitées Nombre de demandes Minutes traitées Nombre de demandes Minutes traitées
Communication totale 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni rejetée 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0
3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo
Nombre de minutes traitées 0
Nombre de minutes communiquées 0
Nombre de demandes 0
3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes
Disposition Minutes traitées
Moins de 60 60 à 120 Plus de 120
Nombre de demandes Minutes traitées Nombre de demandes Minutes traitées Nombre de demandes Minutes traitées
Communication totale 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni rejetée 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0
3.5.7 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 5 0 0 0 5
Communication partielle 17 0 25 117 0 25 134
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 9 0 0 0 9
Ni confirmée ni rejetée 0 0 0 0 0
Total 31 0 25 117 0 25 148

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi
Nombre de demandes Pourcentage des demandes
Fermées dans les délais prévus par la Loi 55 157 82 118

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi
Nombre de demandes
Fermées au-delà des délais prévus par la Loi 12 011
Motif principal

Entrave au fonctionnement/charge de travail

12 011

Consultation externe

0

Consultation interne

0

Autres

0
3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)
Nombre de jours de retard au-delà des délais prévus par la Loi Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi Total
Aucune prorogation prise Prorogation prises
1 à 15 3 976 51 4 027
16 à 30 460 8 468
31 à 60 588 10 598
61 à 120 909 20 929
121 à 180 891 18 909
181 à 365 2 452 21 2 473
Plus de 365 2 360 247 2 607
Total 11 636 375 12 011

3.8 Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Section 4 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Nombre
Alinéa 8(2)e) 2018
Alinéa 8(2)m) 36
Paragraphe 8(5) 36
Total 2 090

Section 5 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Section 6 : Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

Number
Durée des prorogations (jours) 3 607
15a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution

Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions

0

Grand nombre de pages

0

Grand volume de demandes

194

Les documents sont difficiles à obtenir

0
15a)(ii) Consultation

Documents confidentiels du Cabinet (Article 70)

122

Externe

3

Interne

3 288
15b) Traduction ou cas de transfert sur support de substitution 0

6.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations (jours) Pages communiquées 15b) Traduction ou cas de transfert sur support de substitution
15a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution 15a)(ii) Consultation
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (article 70) Externe Interne
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 194 0 122 3 3 288 0
Plus de 31 S. O. S. O. S. O. S. O. S. O. S. O. S. O. 0
Total 0 0 194 0 122 3 3 288 0

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 51 1 310 0 0
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 2 56 0 0
Total 53 1 366 0 0
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 53 1 366 0 0
Reportées à l’intérieur des délais négociés à la prochaine période d’établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées au-delà des délais négociés à la prochaine période d’établissement de rapport 0 0 0 0

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandations Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation Total
1 à 15 16 à 30 31 à 60 61 à 120 121 à 180 181 à 365 Plus de 365
Communiquer en entier 4 5 3 0 0 0 0 12
Communiquer en partie 26 10 4 1 0 0 0 41
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 30 15 7 1 0 0 0 53

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandations Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation Total
1 à 15 16 à 30 31 à 60 61 à 120 121 à 180 181 à 365 Plus de 365
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours Pages traitées
Moins de 100 De 100 à 500 De 501 à 1 000 De 1 001 à 5 000 Plus de 5 000
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Pages traitées
Moins de 100 De 100 à 500 De 501 à 1 000 De 1 001 à 5 000 Plus de 5 000
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 9 : Avis de plaintes et d’enquêtes reçus

Nombre
Article 31 90
Article 33 11
Article 35 5
Recours judiciaire 0
Total 106

Section 10 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Nombre d’ÉFVP terminées Nombre d’ÉFVP modifiées
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée 5 1

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l’institution et centraux

Fichiers de renseignements personnels Actifs Créés Supprimés Modifiés
Spécifiques à l’institution 18 0 0 5
Centraux 0 0 0 0
Total 18 0 0 5

Section 11 : Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

Nombre d’atteintes
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT 7
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP 7

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

Nombre d’atteintes
Nombre d’atteintes à la vie privée non-substantielles 6 536

Section 12 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

Dépenses Montant
Salaires 2 114 612 $
Heures supplémentaires 45 993 $
Biens et services 43 041 $

Contrats de services professionnels

1 150 $ S. O.

Autres

41 891 $ S. O.
Total 2 203 646 $

12.2 Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 16,933
Employés à temps partiel et occasionnels 6,321
Employés régionaux 0,000
Experts-conseils et personnel d’agence 0,000
Étudiants 0,000
Total 23,840

Annexe D : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
Période d’établissement de rapport : 2023-04-01 au 2024-03-31

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Exercice financier Dans les délais prescrits en date du 31 mars 2024 Dépassant les délais prescrits en date du 31 mars 2024 Total
2023-2024 42 9 506 9 548
2022-2023 0 19 146 19 146
2021-2022 0 802 802
2020-2021 0 5 5
2019-2020 0 0 0
2018-2019 0 0 0
2017-2018 0 0 0
2016-2017 0 0 0
2015-2016 0 0 0
2014-2015 ou plus tôt 0 0 0
Total 42 29 459 29 501

1.2 Nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l’information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Exercice financier Nombre de plaintes ouvertes
2023-2024 146
2022-2023 21
2021-2022 7
2020-2021 3
2019-2020 0
2018-2019 2
2017-2018 1
2016-2017 0
2015-2016 0
2014-2015 ou plus tôt 0
Total 180

Section 2 : Demandes ouvertes et plaines en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Exercice financier Dans les délais prescrits
en date du 31 mars 2024
Dépassant les délais prescrits
en date du 31 mars 2024
Total
2023-2024 8 029 3 201 11 230
2022-2023 0 5 193 5 193
2021-2022 0 96 96
2020-2021 0 1 1
2019-2020 0 0 0
2018-2019 0 0 0
2017-2018 0 0 0
2016-2017 0 0 0
2015-2016 0 0 0
2014-2015 ou plus tôt 0 0 0
Total 8 029 8 491 16 520

2.2 Nombre des plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Exercice financier Nombre de plaintes ouvertes
2023-2024 22
2022-2023 24
2021-2022 1
2020-2021 0
2019-2020 0
2018-2019 0
2017-2018 0
2016-2017 0
2015-2016 0
2014-2015 ou plus tôt 0
Total 47

Section 3 : Numéro d’assurance social

Votre institution a-t-elle commence une nouvelle collecte ou une nouvelle utilisation cohérente du NAS en 2023-2024?

Non

Section 4 : Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Combien de demandes ont été reçues de la part de ressortissants étrangersNote de bas de page * en dehors du Canada en 2023-2024?

41 565

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