Rapport d’étape sur les projets de transformation et les grands projets de l’État

Prochaine génération du passeport électronique

Renseignements généraux

Nom du projet :

Prochaine génération du passeport électronique

Description :

L’équipe du projet Prochaine génération du passeport électronique a conclu un nouveau contrat pour la conception et l’approvisionnement de la prochaine génération de la série de documents de voyage du Canada. Le projet permettra d’introduire un nouvel équipement de personnalisation, une conception sécurisée du livret conforme aux normes internationales, une solution logicielle de personnalisation ainsi qu’un plan d’entretien et d’assistance. La nouvelle solution pour tous les documents de voyage canadiens sera déployée dans l’ensemble du réseau de Passeport au Canada et à l’étranger.

Résultats du projet :

Le projet Prochaine génération du passeport électronique permettra d’atteindre les résultats suivants :

• Une conception sécurisée du livret qui renforce la confiance des Canadiens dans le Programme de passeport, qui sera mesurée à l’aide des données tirées du sondage annuel sur la satisfaction de la clientèle à l’égard du Programme de passeport;
• L’intégrité du Programme de passeport tient compte des intérêts nationaux et internationaux en matière de sécurité, ce qui sera mesuré en termes d’amélioration globale de la conception de la sécurité et de concordance avec les documents de nos partenaires du Groupe de passeport des Cinq nations;
• Les documents de voyage canadiens sont respectés et reconnus à l’échelle internationale, ce qui sera mesuré dans le contexte de la conformité aux normes internationales.

Ensemble, ces résultats permettront de faciliter les déplacements internationaux qui favorisent les intérêts canadiens sans compromettre la santé et la sécurité des Canadiens.

Retombées industrielles :

L’équipe de projet s’est efforcée de veiller à ce que le nouveau contrat réponde aux exigences en constante évolution des déplacements internationaux. Le projet offrait au Programme de passeport l’occasion de réévaluer des aspects essentiels de la solution de la prochaine génération du passeport électronique, notamment une technologie de personnalisation plus sûre, des caractéristiques évoluées de sécurité des documents de voyage et un cycle de conception de documents de cinq ans correspondant au cycle de vie contractuel. De plus, le projet est soutenu par un solide plan d’entretien et d’assistance.

Ministère parrain :

IRCC

Autorité contractante :

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)

Ministères participants :

• Emploi et développement social Canada (EDSC)
• Affaires mondiales Canada (AMC)
• Services partagés Canada (SPC)

Entrepreneur principal :

Canadian Bank Note

Sous‑traitants principaux :

Sans objet

Phase du projet :

Phase 1 – Planification et identification

• De juin 2016 à mai 2017

Phase 2 – Définition

• De juin 2017 à avril 2019

Phase 3 – Mise en œuvre (phase actuelle)

• De mai 2019 à février 2023

Jalons importants :

• La proposition d’investissement initiale pour les activités préliminaires du projet a été soumise en avril 2016.
• La demande de renseignements a été affichée sur Achatsetventes le 30 juin 2016.
• L’analyse de rentabilisation a été approuvée et les activités d’approvisionnement ont été lancées en janvier 2017.
• Autorisation de projet et autorisation de dépenser pour la phase 2 : La définition a été attribuée le 1er juin 2017.
• L’invitation à se qualifier a été affichée sur Achatsetventes le 6 juin 2017.
• La demande de proposition a été envoyée aux fournisseurs préqualifiés le 24 avril 2018.
• Autorisations de projet et autorisation de dépenser accordées pour la phase de mise en œuvre le 9 mai 2019.
• Le contrat a été attribué à Canadian Bank Note le 24 mai 2019.
• Le projet demandera l’approbation ministérielle au sujet de la nouvelle conception du livret en juin 2020.
• Début du déploiement progressif dans les bureaux d’EDSC en juillet 2021.

Rapport d’étape et explication des écarts :

• Le projet Prochaine génération du passeport électronique a été initialement approuvé en juin 2017 pour un coût estimatif de 115,1 millions de dollars (TVH comprise), ce qui comprenait une autorisation de dépenser pour la phase 2 (phase de définition de 17,9 millions de dollars, TVH comprise) et pour la phase 3 (phase de déploiement de 97,2 millions de dollars, TVH comprise). Ce projet est financé par le fonds d’investissement du Programme de passeport.
• En mai 2019, le projet a reçu une approbation de projet modifiée de 99,6 millions de dollars (TVH comprise) pour achever les activités de mise en œuvre de la phase 3 visant à élaborer et à déployer la série de documents de voyage de la prochaine génération du passeport électronique du Canada.
• Cela représente une diminution de 15,5 millions de dollars (TVH comprise) par rapport à l’estimation indicative totale des coûts de 115,1 millions de dollars (TVH comprise) approuvée précédemment en juin 2017.
• Cette diminution est principalement attribuable à des dépenses moins élevées que prévu dans la phase 2 en raison des gains d’efficacité réalisés grâce à l’expérience acquise dans le cadre d’autres projets et à d’autres gains d’efficacité liés au processus d’approvisionnement.
• L’autorisation de dépenser pour la phase 3 a été approuvée pour entreprendre les activités d’exécution du projet pour une estimation fondée du coût de 93,1 millions de dollars (TVH comprise). La phase 3 comprend le développement des produits du projet, l’élaboration de la solution et la conception du livret afin de disposer d’une base solide pour un déploiement réussi.
• La gouvernance du projet continue de s’appuyer sur des discussions et des décisions clés.
• Le déploiement devait initialement commencer en décembre 2020, mais en raison d’autres facteurs liés au projet, il a été reporté à juillet 2021.

Initiative de modernisation du Programme de passeport

Renseignements généraux

Nom du projet :

Initiative de modernisation du Programme de passeport (IMPP)

Description :

En juillet 2013, grâce à des changements administratifs effectués au sein du gouvernement, la responsabilité du Programme de passeport (anciennement Passeport Canada) est passée du ministre des Affaires étrangères au ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté. Ce changement organisationnel avait pour objet de tirer parti de l’expertise opérationnelle et de la plateforme de technologies de l’information d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), ainsi que de la capacité de prestation de services à l’échelle nationale d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) et du réseau de Service Canada. Le ministre des Affaires étrangères à Affaires mondiales Canada (AMC) a été autorisé à continuer à fournir des services de délivrance de passeports à l’étranger par l’entremise du réseau consulaire du Canada, en partenariat avec IRCC et EDSC.

La modernisation du Programme de passeport résulte du besoin de gérer les importantes fluctuations de volume qui découlent du nouveau cycle opérationnel de 10 ans, de l’amplification des attentes des clients relativement à la prestation de services, et de l’évolution des exigences en matière de sécurité, y compris l’amélioration des capacités de gestion de l’identité. À l’heure actuelle, le système de délivrance des passeports, le modèle de prestation des services et les processus opérationnels limitent la capacité de réagir efficacement à ces éléments tout en maintenant de manière rentable les niveaux de service pour les Canadiens.

Par conséquent, l’IMPP a été créée pour soutenir la transition du Programme de passeport à IRCC et à EDSC, pour renforcer l’intégrité et la sécurité et pour accroître l’accès des Canadiens aux services de passeport.

Résultats du projet :

En assurant la conception, la mise à l’essai et la mise en œuvre d’une nouvelle plateforme de délivrance de passeports, l’IMPP vise ces trois résultats :

• 1. Accroître l’efficacité du Programme de passeport en s’assurant que le traitement des demandes soit simplifié, que l’utilisation des ressources soit optimisée et que tous les aspects des activités du Programme de passeport soient suffisamment automatisés et adaptés pour répondre efficacement aux fluctuations dans le volume des demandes découlant du cycle opérationnel de 10 ans.

Principales mesures des résultats

• Pourcentage de demandes traitées entièrement au moyen d’un processus décisionnel automatisé
• Nombre moyen de jours requis pour qu’une demande reçue soit envoyée à la file d’attente d’impression

• 2. Renforcer l’intégrité et la sécurité du Programme de passeport pour rester au fait des meilleures pratiques internationales en matière de gestion de l’identité et de délivrance des passeports, lesquelles sont en constante évolution, pour préserver la réputation du Programme de passeport canadien et pour faciliter les déplacements des Canadiens.

Principales mesures des résultats

• Pourcentage de demandes faisant l’objet d’une validation automatisée auprès de sources fiables
• Nombre de demandes de passeport transmises à IRCC (par motif).

• 3. Accroître l’accès des Canadiens aux services de passeport en leur offrant la plateforme nécessaire à la prestation de services en personne uniformes dans un plus grand nombre d’endroits au Canada, et en jetant les bases des services de passeport en ligne et de l’automatisation pour améliorer l’expérience de service.

Principales mesures des résultats

• Nombre de Centres Service Canada offrant des services en personne uniformes.
• Pourcentage de Canadiens ayant accès à un point de service de Service Canada dans un rayon de 50 km de leur lieu de résidence.

Retombées industrielles :

Sans objet

Ministère parrain :

IRCC

Autorité contractante :

IRCC

Ministères participants :

L’IMPP exige un effort concerté et coordonné entre trois ministères :

• IRCC
• EDSC
• Services partagés Canada (SPC)

Entrepreneur principal :

Sans objet

Sous‑traitants principaux :

Sans objet

Phase du projet :

Étape 1 : Lancement du projet et déploiement initial

• En 2013, l’analyse de rentabilisation de l’IMPP a été approuvée, ainsi que le financement nécessaire pour apporter le changement administratif concernant le Programme de passeport et pour modifier la plateforme technologique afin qu’elle devienne le nouveau système de délivrance des passeports du Programme.

Phase 2 – Mise à niveau du module de passeport du Système mondial de gestion des cas (SMGC) et planification de la transformation opérationnelle

• En 2015, l’approbation a été donnée pour une autorisation de projet et une autorisation de dépenser modifiée afin de permettre l’ajout de deux mois à la phase 1 et de poursuivre l’élaboration et le déploiement du SMGC. Les produits livrables de la transformation opérationnelle achevés au cours de la phase 2 comprenaient un modèle opérationnel cible pour le Programme, des exigences opérationnelles complètes et priorisées, une méthodologie d’estimation des coûts du projet et des coûts opérationnels, ainsi qu’une ébauche d’analyse de rentabilisation de l’IMPP.
• En juin 2017, à partir des résultats des essais et des conclusions d’un examen indépendant, une nouvelle analyse de rentabilisation et une planification plus rigoureuse de la transformation des activités ont été élaborées pour assurer l’atteinte des objectifs de modernisation.
• En juin 2018, l’approbation a été reçue pour procéder à une révision du champ d’application.

Phase 3 : Mise en œuvre et déploiement (phase actuelle)

• Le 21 février 2019, l’approbation de finaliser la portée du projet a été reçue, y compris l’approbation de l’analyse de rentabilisation finale, du plan de déploiement et des coûts finaux de mise en œuvre.
• En décembre 2019, le déploiement à IRCC a commencé pour un petit nombre d’utilisateurs choisis.
• En 2020, à la suite du déploiement à IRCC, des projets pilotes par étapes seront lancés dans quelques bureaux de passeport et Centres Service Canada, suivis d’un déploiement progressif dans les centres de traitement d’EDSC et les Centres Service Canada.
• Le déploiement complet à l’échelle nationale se fera dans plus de 300 Centres Service Canada et est prévu pour 2021‑2022.

Jalons importants :

• Mai 2015 : Approbation du projet et autorisation de dépenser pour la phase 1 (modifiée) et la phase 2.
• Mai 2015 : Développement d’un nouveau module du système de passeport et réalisation des premiers essais.
• Octobre 2016 : Essais menés dans un environnement contrôlé du système de délivrance des passeports pour les demandes de passeport reçues par la poste.
• Juin 2017 : Approbation reçue avec conditions de prolongation de l’initiative jusqu’en décembre 2018. Il est établi qu’une nouvelle analyse de rentabilisation et une planification plus rigoureuse de la transformation opérationnelle sont nécessaires afin d’atteindre les objectifs de modernisation.
• Janvier 2018 : Lancement d’un examen de l’analyse de rentabilisation et des coûts totaux des opérations et du projet de l’IMPP par une tierce partie.
• Février 2019 : Approbation de l’analyse de rentabilisation finale, du plan de déploiement et des coûts finaux de mise en œuvre.

Rapport d’étape et explication des écarts :

• En décembre 2013, l’IMPP avait été approuvée au coût estimatif de 101,3 millions de dollars (TVH comprise). Ce projet est financé par le fonds d’investissement du Programme de passeport.
• En mai 2015, un nouveau coût estimatif a été approuvé, soit 176 millions de dollars (TVH comprise).
• Cette augmentation de 74,7 millions de dollars (TVH comprise) est principalement attribuable aux nouvelles exigences opérationnelles et de TI pour améliorer l’intégration des systèmes et la formation ainsi qu’à une meilleure compréhension des risques entourant cette initiative.
• En juin 2017, des autorisations de dépenser supplémentaires ont été accordées dans le cadre de l’IMPP en vue d’entreprendre des activités de planification pour la transformation opérationnelle ainsi que des travaux supplémentaires pour la conception et le développement des technologies de l’information (TI) aux fins de la nouvelle plateforme de délivrance de passeports. L’approbation globale du projet est restée à 176 millions de dollars (TVH comprise).
• En février 2019, un nouveau montant a été approuvé pour l’IMPP, soit 199,5 millions de dollars (TVH comprise).
• La hausse de 23,5 millions de dollars (TVH comprise) est attribuable aux nouvelles activités de transformation opérationnelle, au prolongement de la durée du projet, à des considérations liées à la protection des renseignements personnels, à un nouveau produit livrable en matière de TI, à un nouveau plan de déploiement, à la création de l’Unité de traitement contrôlé des passeports et à l’examen du taux de contingence.
• L’IMPP devrait être terminée d’ici 2022.