Cahier de transition du ministre d’IRCC 2023 : Logistiques et information de reference

Vue d’ensemble

Cette présentation vous fournira des renseignements logistiques et de référence pour vous aider à acquérir une compréhension générale des principaux services et responsabilités du Ministère :

1. Sécurité : Practiques et protocoles
2. Services ministériels : Services offerts à votre cabinet et à vous-même
3. Accès à l’information et protection des renseignements personnels : Aperçu des lois et statistiques récentes
4. Divulgation proactive : Nouvelles exigences et progrès accomplis à ce jour
5. Pouvoirs législatifs : Lois et instruments relevant de votre mandat
6. Pouvoirs financiers : Exigences relatives à la délégation des pouvoirs en matière de dépenses et de finances
7. Nominations par le gouverneur en conseil : Rôles et responsabilités

Sécurité : Mesures de protection en place pour votre Sécurité

Sécurité ministérielle d’IRCC et la GRC

Un certain nombre de protocoles de sécurité sont en place pour assurer votre sécurité. Une séance d’information en personne sur ces mesures vous sera offerte peu après votre arrivée.

La Sécurité ministérielle d’IRCC assure la coordination avec les Services de protection de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) sur les questions de sécurité. À cette fin, vous devez communiquer votre programme et votre calendrier de déplacement à la Sécurité ministérielle d’IRCC en temps opportun.

• Les évaluations des menaces et des risques (EMR) sont menées par la GRC en collaboration avec les organismes d’application de la loi, en votre nom, et ce qui concerne toutes les activités nationales et internationales et les invitations publiques.
• Les EMR de votre résidence (ou résidences) sont effectuées par la Sécurité ministérielle d’IRCC dans les 90 premiers jours suivant votre entrée en fonction.
• Une EMR de votre bureau de circonscription est également effectuée en collaboration avec la Sécurité de la Chambre des communes.
• Les renseignements classifiés qui vous sont adressés, y compris ceux à accès restreint, sont reçus, distribués et consignés par la Sécurité ministérielle d’IRCC.
• La Sécurité ministérielle d’IRCC offrira des séances de sensibilisation sur demande à la sécurité à votre personnel.

Services ministériels à votre disposition…

CSM-21

Le Cabinet du (de la) sous-ministre (CSM) dispose d’une équipe de direction et d’une équipe de ressources ministérielles affectées pour vous soutenir dans toutes les activités quotidiennes et dans vos relations importantes avec le Ministère. Dirigé par l’adjointe ministérielle/adjoint ministériel, le CSM-21 est formé de trois équipes :

Conseillers – votre première personne-ressource pour les questions de politiques et de programmes;

Services ministériels – votre ressource spécialisée sur les enjeux liés aux ressources humaines, aux finances, à la sécurité, à l’informatique et aux locaux et installations;

Unité des services de voyage et du protocole (USVP) – votre assistance pour toutes les demandes liées aux réunions avec des parties prenantes ainsi qu’aux engagements internationaux et nationaux.

Unité des breffages

Cette équipe coordonne, révise et prépare tous les documents d’information que le Ministère vous a fournis, et s’assure d’offrir des produits de grande qualité. Cela comprend des notes de service pour que vous puissiez être avisé(e), prendre des décisions ou donner votre approbation, ainsi que des cartables d’information pour vous aider à l’occasion de réunions, d’événements, de voyages ou de comparutions devant des comités permanents.

Affaires parlementaires

Une équipe offrant des services multiples dans le cadre de consultations régulières sur tous les enjeux parlementaires, notamment des conseils stratégiques sur les comparutions devant les comités, les débats, le processus législatif, le dépôt d’information au Parlement ainsi que sur d’autres processus parlementaires.

Logistiques et référence

• Au cours de l’année fiscales 2022-2023, IRCC a répondu à 230 documents parlementaires et a comparu dans le cadre de 29 réunions de comité.
• L’an dernier, l’Unité des breffages a remis 389 notes de service au ministre.
• L’Unité de Breffage a produit au cours de l’année fiscal 2022-2023 149 cartables

Services ministériels à votre disposition (suite)

Direction des demandes de renseignements ministériels (DDRM) – Correspondance ministérielle

Cette équipe reçoit, trie et traite la correspondance qui vous est adressée.

Elle fournit des rapports statistiques sur les volumes et les tendances en matière de correspondance et sur les taux de respect des normes de service.

Environ 1 % (presque 400 l’an dernier) sont rédigées en étroite collaboration avec les principaux secteurs d’expertise de tout le Ministère pour votre considération et signature. Il s’agit de personnalités de marque, notamment des élus à tous les échelons, des représentants de gouvernements étrangers, des intervenants, des partenaires et des électeurs du ministre.

Logistiques et reference

• La DDRM prépare 99 % des réponses envoyées directement aux clients et correspondants (plus de 35 000 l’an dernier). La plupart d’entre elles sont des demandes de renseignements de clients d’IRCC.

Accès a l’information et protection de la vie privée  (ATIP)

Loi sur l'accès à l'information :

Permet l ’accès aux documents de l'entreprise (par exemple, mémorandums, notes d'information, rapports, etc.)

• En 2021-2022, IRCC a reçu plus de 204 000 demandes d'AIPRP, ce qui représente 64 % de toutes les demandes d'AIPRP adressées au gouvernement du Canada.
• Les volumes d'AIPRP d'IRCC dépassent de loin ceux de tout autre ministère, tant pour les demandes reçues (plus de 200 000 par an) que pour les dossiers clôturés (170 000).
• La majorité (99 %) des demandes d'AIPRP d'IRCC proviennent de demandeurs souhaitant obtenir des informations sur leur dossier d'immigration. Des initiatives ministérielles sont en cours pour améliorer la disponibilité des informations sur l'immigration des clients, ce qui devrait permettre d'alléger la pression exercée sur le régime général d'accès à l'information.

Loi sur la protection de la vie privée :

Permet aux individus d'accéder à leurs propres informations personnelles.

• IRCC figure régulièrement, année après année, parmi les trois institutions fédérales qui détiennent le plus grand nombre d'informations personnelles.
• Les atteintes à la vie privée au sein de IRCC ont considérablement augmenté. En 2021-2022, nous avons enregistré 33 % de toutes les atteintes à la vie privée au sein du gouvernement fédéral. Au cours du dernier exercice (2022-2023), IRCC a signalé plus de 8 000 violations de données personnels et les prévisions indiquent une tendance similaire pour le présent exercice.

Le Commissariat à l'information (OIC) et le Commissariat à la protection de la vie privée (OPC) sont chargés de veiller au respect des lois.

L'IRCC entretient des relations de collaboration avec le Commissariat à l'information et le Commissariat à la protection de la vie privée.

Logistiques and Référence

Domaines d'intervention:

• Priorité sur la réduction de l'arriéré de l'ATIP
• L'AIPRP identifie les processus par lesquels les demandeurs peuvent obtenir des informations en dehors du système d'accès à l'information.
• Développement d'un ensemble de politiques de protection de la vie privée pour aider les employés à comprendre comment aborder la protection de la vie privée, signaler une violation de la vie privée et gérer les informations personnelles.

Divulgation proactive

Depuis 2019, tous les ministères fédéraux sont tenus de publier les documents suivants en ligne :

• Titres des notes d’information et des notes de service à l’intention des ministres et des sous-ministres (mensuellement)
• Toutes les notes de la période des questions préparées pour les ministres (30 jours après le dernier jour de séance en juin et en décembre)
• Cartables de transition et de comparution des comités parlementaires préparés pour les ministres et les sous-ministres (120 jours après la nomination ou la comparution)
• Le projet de loi C-58 exige la divulgation proactive de tous les contrats du Cabinet du ministre dont la valeur dépasse 10 000 $, et de toute modification apportée à ceux-ci.

Les ministères doivent également publier d’autres composantes de façon proactive en fonction d’échéanciers :

• Divulgation des frais de voyage et d’accueil de l’ensemble du personnel du Cabinet du ministre et de la haute direction du Ministère (mensuellement)
• Rapport annuel portant sur toutes les dépenses encourues par un cabinet de ministre (dans les 120 jours suivant la fin de l’exercice).

Logistiques et référence

• Les noms et les titres du personnel ministériel ne sont plus considérés comme des renseignements personnels et seront désormais divulgués dans le cadre des demandes d’accès à l’information.

Gestion de l’information

Documents électroniques

• Les documents électroniques jusqu'au niveau Protégé B doivent être enregistrés dans GCdocs sous le dossier approprié.

Information classifiée et désignée

• Toute information doit être traitée, protégée et sécurisée en fonction de sa désignation ou de sa classification.
• Guide de la sécurité de l’information

MS teams

• Toutes les conversations sont supprimées après 24H.
• Toutes les décisions capturées dans une conversation doivent être transférées dans GCdocs.
• Protégé B si tout le monde utilise un appareil IRCC. Sinon, la conversation doit rester non classifiée.
• Sauvegarder l’information dans GCdocs à partir des outils de collaboration

Documents papier

• Les documents papier doivent être séparés dans différents classeurs en fonction de la catégorie d'information et de leur désignation ou classification.

AIPRP & litiges

• Avant d'éliminer des renseignements, il faut être conscient des  cas de litiges en cours et de l’obligation de préservation de la preuve légale et des demandes d'AIPRP.

Adresse courriel personnelle

• N'utilisez pas votre adresse courriel  personnelle pour mener des activités opérationnelles d’IRCC.

Pour plus d'informations sur la gestion de l'information au sein du cabinet du ministre, cliquez ICI

Pouvoirs financiers

Besoins immédiats

Conformément aux exigences de la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Conseil du Trésor, on vous soumettra dans les 90 jours civils suivant la date de votre nomination l’instrument de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Ministère pour votre signature. 

• La nomination d’un nouveau ministre n’annule pas les pouvoirs existants.
• La responsabilité du contrôle budgétaire et des dépenses des deniers publics est conférée aux ministres et aux sous-ministres par le Parlement en vertu des lois de crédits, de la Loi sur la gestion des finances publiques et de son règlement d’application.
• Toutes les dépenses engagées pour le Ministère doivent être approuvées conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques.

Nominations par le gouverneur en conseil

Exigences relatives à la nomination

Un processus de sélection ouvert, transparent et fondé sur le mérite pour les nominations par décret a été établi en février 2016.

Le processus aide les ministres à formuler des recommandations de nomination de candidats de grande qualité qui représentent la diversité du Canada, pour des postes relevant de leur portefeuille.

À titre de ministre responsable et de membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada, il vous sera demandé de recommander au gouverneur en conseil des nominations pour deux organismes relevant de votre portefeuille :

• Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
• Juges de la citoyenneté