OGGO – Annex - Ombudsman recommendations – 15 février 2023

Contexte

• Le 4 septembre 2020, le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA) a informé IRCC qu’il avait été sélectionné dans le cadre d’un examen des pratiques d’approvisionnement portant en particulier sur les critères d’évaluation et les plans de sélection, le processus de demande de soumissions, l’évaluation de soumissions et l’attribution de contrats. Les sélections ont été effectuées selon la valeur des approvisionnements, le volume de l’activité annuelle d’approvisionnement et le temps écoulé depuis que les activités d’approvisionnement ont fait l’objet d’un examen.
• En octobre 2020, les examinateurs du BOA ont sélectionné 40 dossiers de marchés concurrentiels traités dans les limites de leurs pouvoirs délégués par les autorités délégataires d’IRCC entre le 1er août 2018 et le 31 juillet 2020 en vue de l’examen. Le 30 avril 2021, le BOA a formulé des observations préliminaires auxquelles IRCC a répondu en fournissant un complément d’information.
• Le 8 juillet 2021, le BOA a remis son rapport préliminaire initial. Le personnel d’IRCC chargé de l’approvisionnement a examiné le rapport et y a répondu le 4 août 2021 en formulant des commentaires.
• Le 11 août 2021, le Bureau du sous-ministre d’IRCC a reçu le rapport final du BOA sur l’examen des pratiques d’IRCC concernant le processus de demande de soumissions pour l’attribution de contrats, ainsi qu’un tableau de réponse aux commentaires indiquant la manière dont les commentaires d’IRCC ont été pris en compte.

Recommandations

• Le rapport indique qu’IRCC dispose de nombreux processus et outils efficaces et robustes pour s’assurer que les dossiers d’approvisionnement sont conformes au cadre réglementaire, ainsi que de comptes rendus de décisions adéquats qui documentent les activités de surveillance de la gestion et les pistes de vérification.
• Le rapport contient un certain nombre d’observations qui sont principalement liées à des erreurs commises par des personnes (telles que le manque d’expérience des nouveaux agents) plutôt qu’à des faiblesses dans les systèmes ou les processus. Ces observations sont représentatives de celles qui ont été faites dans d’autres ministères à l’occasion d’examens effectués par le BOA.
• Le rapport formule les trois principales recommandations suivantes :
  • IRCC devrait mettre en place un processus de contrôle de la qualité pour s’assurer que les critères obligatoires sont correctement définis et communiqués de manière claire, précise et mesurable, et que les critères obligatoires se limitent aux qualifications essentielles nécessaires pour répondre à l’exigence.
  • IRCC devrait veiller à ce que l’information communiquée aux fournisseurs pendant et après le processus de demande de soumissions soit exacte et à ce que ses communications soient convenablement consignées afin de faciliter les activités de surveillance de la gestion.
  • IRCC devrait veiller à ce que les évaluations respectent pleinement les critères d’évaluation et soient réalisées conformément à l’approche prévue.

Mesures mises en œuvre par IRCC

• IRCC a adopté un processus de contrôle de la qualité par les pairs pour les services de plus de 100 000 $ et les biens de plus de 25 000 $, qui comprend des critères d’évaluation. Les agents se sont vus offrir davantage de possibilités de formation et de documentation par des experts en la matière afin de perfectionner leurs connaissances et leurs compétences dans ce domaine.
• IRCC a fourni des outils de formation aux agents et a normalisé ses outils de communication et de tenue de registres afin d’améliorer la consignation des interactions avec les fournisseurs.
• IRCC a mis à jour ses lignes directrices pour l’évaluation des offres afin de renforcer les rôles et responsabilités du comité d’évaluation et d’assurer le respect de l’approche planifiée définie dans le cadre de la procédure d’appel d’offres. IRCC a élaboré et mis en œuvre de manière cohérente plusieurs outils visant à assurer que les dossiers d’approvisionnement contiennent des comptes rendus de décisions adéquats afin de faciliter les activités de surveillance de la gestion et de maintenir une piste de vérification adéquate (p. ex. documents de planification et d’approbation préalable des contrats, outils d’évaluation des risques, rapport sommaire de la phase d’évaluation, liste de vérification du dossier d’approvisionnement, etc.).