PACP - Système de TI/base de données (c. à d. échange de données entre les systèmes ministériels) – 24 nov, 2020
Messages clés
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) et la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) travaillent conjointement au Projet d’interopérabilité en matière d’asile (PIA). L’objectif global du projet est de moderniser les processus du système d’octroi de l’asile, ce qui inclut les réponses aux recommandations découlant de l’audit du Bureau du vérificateur général (BVG) sur le système d’octroi de l’asile.
Le PIA vise à améliorer l’échange de renseignements entre IRCC, l’ASFC et les systèmes de la CISR. Les améliorations apportées visent à assurer l’exactitude de la collecte des données et à améliorer l’échange et la fiabilité des données, tout en veillant à ce que tous les systèmes contiennent les mêmes renseignements et à ce que ceux‑ci soient échangés en temps opportun et de façon efficace et sécuritaire.
De plus, IRCC réduit la dépendance à l’égard du papier en créant une demande en ligne, ce qui fera en sorte que les demandeurs d’asile pourront présenter leurs demandes par voie électronique, augmentant ainsi l’efficacité du processus et réduisant la saisie manuelle des données.
En améliorant leurs capacités de production de rapports, les deux organismes veilleront à ce que tous les points de données liés au continuum de l’asile puissent être enregistrés, et adopteront des technologies qui faciliteront la saisie et l’échange de données et en augmenteront la rapidité, et amélioreront la prise de décisions.
Messages supplémentaires
Il ressort du rapport du Bureau du vérificateur général (BVG) sur les renvois d’immigrants (publié le 8 juillet 2020) que les renvois d’immigrants prennent des années à être effectués, en partie en raison de l’inefficacité du flux de données entre IRCC et l’ASFC. Une recommandation du rapport est que l’ASFC, en collaboration avec IRCC, établisse « un processus qui garantira que tous les nouveaux renseignements enregistrés dans la base de données sont exacts et à jour ».
Comme il est indiqué dans le rapport, IRCC « s’attache à collaborer avec l’Agence des services frontaliers du Canada pour faire en sorte que des données exactes soient enregistrées dans les systèmes en temps opportun, notamment par le ministère de la Justice du Canada, dans le but d’aider l’Agence à gérer ses programmes de renvoi et d’atteindre les objectifs du Ministère qui se rattachent à l’intégrité du programme et à l’assurance de la qualité ».
Grâce à la création de la Direction générale du dirigeant principal des données à IRCC, la question de la régularisation du flux de données sur les renvois entre IRCC et l’ASFC a été reconnue comme étant une priorité.
Afin de régulariser le flux de données, IRCC et les dirigeants principaux des données (DPD) de l’ASFC travaillent ensemble pour déterminer a) les points de données nécessaires b) le mécanisme d’échange de renseignements approprié.
Des consultations ont été entamées avec les équipes responsables des services juridiques et de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels afin d’aborder les aspects juridiques et de protection de la vie privée de la régularisation du flux de données entre les deux organismes.
Le récent audit sur les renvois a révélé que la mauvaise qualité des données, les problèmes importants d’intégrité des données et les défaillances de l’interface entre les systèmes ministériels constituaient un obstacle au renvoi en temps voulu des étrangers ayant reçu l’ordre de quitter le Canada.
Le Projet d’interopérabilité en matière d’asile (PIA) accroît l’intégrité des données et rationalise les échanges de données avec les systèmes partenaires, ce qui permet de recevoir en temps utile des renseignements sur les mesures de renvoi afin de déterminer quand les décisions prises ont une incidence sur le statut d’un renvoi et d’améliorer les rapports sur le renvoi des personnes en veillant à ce que l’inventaire des renvois soit correctement pris en compte.
IRCC et l’ASFC travaillent à l’amélioration du processus d’examen des risques avant renvoi (ERAR) en éliminant la double saisie de données dans les systèmes d’IRCC et de l’ASFC.
Le PIA permettra à la CISR de communiquer à IRCC par voie électronique les décisions rendues lors des audiences sur l’asile, et ce, en temps opportun, afin d’améliorer le processus de renvoi des étrangers par l’ASFC.
Faits et chiffres à l’appui
Le nombre de demandes d’asile reçues par le Canada a atteint un sommet historique, soit plus de 50 000 en 2017 et plus de 55 000 en 2018. Cependant, le système canadien d’octroi de l’asile a été doté en personnel et financé pour traiter un niveau de base de seulement 26 000 demandes par an.
Contexte
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) et l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) utilisent actuellement leurs propres outils de gestion des cas qui présentent une interopérabilité limitée, ce qui entraîne des risques pour l’intégrité des programmes, une inefficacité administrative et des retards dans le traitement des demandes d’asile.
En raison de la situation actuelle liée à la COVID‑19 et de la fermeture des frontières et des bureaux (IRCC et CISR), le système d’octroi de l’asile a été considérablement touché compte tenu de la dépendance aux processus sur papier et en personne. Cette situation offre la possibilité d’évoluer vers un traitement numérique amélioré.
Le Projet d’interopérabilité en matière d’asile (PIA) vise à répondre aux pressions immédiates auxquelles est confronté le système d’octroi de l’asile au Canada, tout en faisant avancer des réformes structurelles plus larges pour gérer le nombre de demandes actuel et futur. Le PIA est un projet approuvé par le Conseil du Trésor qui a débuté en juillet 2019 et qui vise à améliorer les processus et à accroître l’efficacité des procédures d’inscription et de réception des demandes d’asile aux points d’entrée (PDE) et aux bureaux intérieurs.
Mentionnons quelques‑uns des avantages du projet : augmentation et amélioration de l’échange de données électroniques, réduction du délai moyen de traitement des demandes d’asile, diminution du traitement manuel des formulaires physiques et amélioration du service aux clients.
Les bureaux des dirigeants principaux des données d’IRCC et de l’ASFC se rencontrent régulièrement et travaillent ensemble à la définition d’un mécanisme d’échange de données de façon régulière.