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Guide 0166 - Signataire d’entente de parrainage : Guide d’évaluation organisationnelle

Table of Contents

Aperçu

Selon le Cadre pour l’intégrité des programmes pour le Programme de parrainage privé de réfugiés (PPPR), chaque signataire d’entente de parrainage (SEP) doit se soumettre à une évaluation organisationnelle. Réalisé au début de chaque cycle quinquennal d’ententes de parrainage, cet exercice vise à s’assurer que les SEP demeurent bien placés pour répondre aux exigences en vue de s’occuper de leurs cas de parrainage.

L’évaluation organisationnelle permet aux SEP de démontrer :

Les SEP doivent se soumettre à l’évaluation organisationnelle au cours de l’année précédant la fin de leur entente de parrainage. Par exemple, ils doivent se soumettre à une évaluation organisationnelle en 2027 pour les ententes devant être renouvelées en 2028.

L’évaluation organisationnelle consiste en un exercice de revalidation du SEP et une analyse des risques opérationnels.

Revalidation du SEP

La première étape de l’évaluation organisationnelle exige que les SEP entreprennent un exercice obligatoire de revalidation comprenant :

  1. la présentation d’un formulaire d’évaluation organisationnelle dûment rempli (IMM 0167‑2022). Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) utilisera le formulaire pour évaluer chaque risque opérationnel pour l’organisation du SEP;
  2. la démonstration que les critères obligatoires suivants pour la revalidation sont respectés :
    • examen de sécurité d’IRCC et de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC);
    • évaluation de la viabilité financière;
  3. le renouvellement de la formation pour les SEP dans le cadre du Programme de formation sur le parrainage privé des réfugiés (PFPR);
  4. la démonstration que les critères d’admissibilité des organismes sont respectés (voir Assurez-vous d’être admissible).

Les SEP qui ne peuvent pas ou ne veulent pas répondre aux exigences obligatoires de la revalidation des SEP ne verront pas leur entente de parrainage renouvelée à l’expiration de l’entente en cours. Après l’annulation de l’entente, les SEP continueront d’être tenus de s’occuper de leurs cas de parrainage conformément à l’entente de parrainage (PDF, 456 Ko).

Les SEP qui respectent les exigences devront faire l’objet d’une analyse des risques opérationnels.

Analyse des risques opérationnels

Les SEP qui répondent aux exigences liées à la revalidation doivent faire l’objet d’une analyse des risques opérationnels fondée sur les critères généraux suivants :

L’analyse des risques opérationnels repose sur l’information présentée par chaque SEP dans le modèle d’évaluation organisationnelle, sauf en ce qui a trait au dernier critère (gestion des ententes de parrainage et surveillance par IRCC), qui s’appuie sur les documents internes d’IRCC.

Selon les résultats de l’analyse notée des risques opérationnels (voir l’annexe A), chaque SEP sera orienté vers l’un des trois plans de gestion des risques (voir l’annexe B).

Assurez-vous d’être admissible

L’organisme signataire d’entente de parrainage doit remplir les conditions ci-dessous pour être admissible à la revalidation.

  1. Le SEP doit être :
    • constitué en personne morale (un organisme légalement créé) depuis au moins deux ans;
    • physiquement situé au Canada.
  2. Le point de contact principal du SEP, son président ou président‑directeur général et chaque signataire autoriséNote de bas de page 1 à soumettre des demandes de parrainage doivent :

Suivez la formation obligatoire

Pour renouveler la formation obligatoire des SEP, communiquez avec les responsables du Programme de formation sur le parrainage privé des réfugiés (PFPR) :

Les SEP doivent fournir un certificat valide confirmant que les personnes suivantes ont renouvelé la formation dans le cadre du PFPR :

Pour l’évaluation de 2022, les certificats de formation du PFPR doivent être soumis une fois la formation terminée d’ici le 1er février 2023.

Les représentants ci-dessus doivent renouveler la formation dans le cadre du PFPR, mais d’autres représentants du SEP peuvent également y assister.

Préparez les états financiers

Dans le cadre de la revalidation des SEP, ceux-ci doivent faire l’objet d’une évaluation de la viabilité financière afin que la santé financière de l’organisme puisse être mesurée.

Les SEP doivent fournir les états financiers pour le dernier exercice terminé qui :

Exemption unique des états financiers vérifiés

IRCC mettra en œuvre l’exemption unique ci-dessous pour l’évaluation organisationnelle initiale de 2022.

  • Les SEP qui ne sont pas en mesure de présenter des états financiers vérifiés ou qui refusent de le faire pourront accepter d’être gérés dans le cadre du Plan C de gestion des risques (voir l’annexe B). Les SEP qui ne présentent pas d’états financiers vérifiés n’auront pas à se soumettre à une évaluation préalable de la viabilité financière. Ils devront tout de même soumettre un formulaire d’évaluation organisationnelle dûment rempli et faire l’objet d’une évaluation organisationnelle.
  • Les SEP qui présentent des états financiers vérifiés, mais qui échouent au bout du compte à l’évaluation de la viabilité financière verront leur entente renouvelée et seront gérés dans le cadre du Plan C de gestion des risques.

Cette solution de rechange permet à IRCC de s’assurer, d’une part, que les répondants auront les moyens financiers nécessaires pour répondre aux besoins des réfugiés qu’ils parrainent à leur arrivée, conformément aux dispositions de l’alinéa 154(1)a) du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés et, d’autre part, que les risques supplémentaires qui découlent de cet arrangement sont atténués par l’imposition d’autres obligations de surveillance et de reddition de comptes.

Cette exemption unique se veut une mesure transitoire et ne sera accordée que pour appuyer le lancement initial du Cadre en 2022. Les SEP devraient mettre en place des processus leur permettant de présenter des états financiers vérifiés dans le cadre du prochain exercice de revalidation, en 2027.

Rassemblez les documents à l’appui

Afin qu’IRCC puisse effectuer l’évaluation organisationnelle et la revalidation, le SEP doit présenter les documents suivants :

Pour savoir comment obtenir une vérification du casier judiciaire, communiquez avec votre service de police local.

Remplissez le modèle d’évaluation organisationnelle

Obtenez la trousse d’évaluation organisationnelle

Soumettez votre modèle d’évaluation organisationnelle du SEP (IMM 0167‑2022) dûment rempli et les documents à l’appui à IRCC.RASOPSR-PPPROSRA.IRCC@cic.gc.ca.

Pour l’évaluation de 2022, la trousse doit être soumise au plus tard le 30 novembre 2022.

Partie I : Profil de l’organisation

Profil de l’organisation

1. Renseignements sur le signataire d’entente de parrainage

Fournissez les renseignements suivants au sujet de votre organisme SEP :

Si les coordonnées que vous avez inscrites ci-dessus ont changé par rapport à celles que vous aviez déjà fournies à IRCC, vous devez les mettre à jour en écrivant à l’adresse suivante : IRCC.RASOPSR-PPPROSRA.IRCC@cic.gc.ca.

1.1. États financiers

Sélectionnez Oui ou Non, selon le cas, aux questions suivantes concernant les états financiers.

Les SEP doivent fournir les états financiers pour le dernier exercice terminé qui :

Si vous répondez « Oui » à toutes les questions ci-dessus, IRCC effectuera une évaluation de la viabilité financière.

Si vous répondez « Non » à l’une ou l’autre des questions ci-dessus, IRCC ne réalisera pas d’évaluation de la viabilité financière, et l’entente de parrainage sera gérée dans le cadre du Plan C de gestion des risques.

Les plans de gestion des risques sont décrits à l’annexe B.

1.2. Statuts constitutifs

Sélectionnez Oui ou Non, selon le cas, à la question suivante :

Pour être admissible à la revalidation, le SEP doit être constitué en personne morale depuis au moins deux ans. Vous devez joindre une copie des statuts constitutifs à votre demande. Le certificat doit :

2. Renseignements sur le président du signataire d’entente de parrainage ou de son président-directeur général ou directeur général

Fournissez les renseignements suivants concernant président, président-directeur général ou directeur général du SEP :

2.1. Documents de sécurité

Vous devez joindre une copie des documents de sécurité suivants pour la personne indiquée à la question 2 (président, président-directeur général ou directeur général du SEP) :

Sélectionnez Oui ou Non, selon le cas, pour confirmer que les documents indiqués ont été soumis.

3. Renseignements sur le point de contact principal du SEP

Le point de contact principal de l’organisme est le premier point de contact d’IRCC en ce qui concerne les questions relatives à l’entente de parrainage, dont les éléments suivants :

Entrez les détails suivants concernant le point de contact principal du SEP :

3.1. Documents de sécurité

Vous devez joindre une copie des documents de sécurité suivants pour la personne indiquée à la question 3 (point de contact principal du SEP) :

Sélectionnez Oui ou Non, selon le cas, pour confirmer que les documents indiqués ont été soumis.

3.2. Formation

Vous devez joindre au présent modèle ou à la date précisée CI-DESSUS une copie du certificat de formation délivré par le PFPR pour la personne indiquée à la question 3 (point de contact principal du SEP).

Sélectionnez Oui ou Non, selon le cas, à la question suivante concernant la formation :

4. Signataires autorisés du SEP

Ces personnes sont autorisées à agir au nom de votre organisme pour faire ce qui suit :

Fournissez les renseignements suivants pour chaque signataire autorisé à soumettre des demandes de parrainage :

4.1. Documents de sécurité

Vous devez joindre une copie des documents de sécurité suivants pour chaque personne indiquée à la question 4 (signataire autorisé du SEP) :

Sélectionnez Oui ou Non, selon le cas, pour confirmer que les documents indiqués ont été soumis.

Formation

Vous devez joindre au présent modèle ou à la date précisée ci-dessus une copie du certificat de formation délivré par le PFPR pour chaque personne indiquée à la question 4 (signataire autorisé du SEP).

Sélectionnez Oui ou Non, selon le cas, à la question suivante concernant la formation :

Partie II : Analyse des risques opérationnels

Au moment de remplir les sections ci-dessous, détaillez le plus possible vos réponses. Assurez-vous de donner une réponse complète à chaque question à développement en montrant clairement les détails que vous souhaitez mettre en évidence. IRCC fondera son évaluation sur les renseignements que vous avez fournis. Veuillez donc vous assurer que ces renseignements décrivent entièrement et en détail vos pratiques opérationnelles actuelles. Bien que nous vous encouragions à transmettre en pièces jointes distinctes des documents supplémentaires pour étayer les réponses que vous donnez dans le formulaire, assurez vous d’expliquer clairement comment la pièce jointe corrobore votre réponse à la question à développement. Ne vous fiez pas uniquement à ces pièces jointes, car les réponses aux questions à développement seront le contenu principal utilisé pour soutenir l’analyse d’IRCC.

Structure et capacités organisationnelles

Structure organisationnelle

5. Décrivez la structure de votre organisme (officielle et informelle).

Le modèle d’évaluation doit comprendre des renseignements sur la structure officielle et informelle de gouvernance et de reddition de comptes de l’organisme. La réponse devrait démontrer que l’organisme a en place des structures claires de gouvernance et de reddition de comptes, qui comportent des rôles, des relations, des responsabilités et des processus décisionnels bien définis. Les politiques et les procédures organisationnelles devraient démontrer que l’organisme fait preuve de diligence raisonnable. Fournissez toute information que vous jugez pertinente pour décrire la structure de votre organisme.

Au moment de fournir les renseignements mentionnés ci-dessus, veuillez répondre aux questions suivantes :

6. Détaillez les pratiques officielles et informelles de surveillance en place dans votre organisme.

Mentionnez les points suivants dans votre réponse.

7. Comment votre organisme fait-il preuve de diligence raisonnable dans la sélection du personnel et des bénévoles qui participent à l’établissement des réfugiés?

Aux termes de l’alinéa 5m) de l’entente de parrainage, le SEP doit faire preuve de diligence raisonnable dans la sélection des bénévoles et du personnel participant à l’établissement des réfugiés.

La réponse devrait décrire toute pratique en place de sélection du personnel et des bénévoles du SEP qui participent à l’établissement des réfugiés (p. ex. au moyen de vérifications policières obligatoires ou d’autres mécanismes).

8. Quels mécanismes officiels et informels sont en place pour offrir du soutien et de la formation et pour assurer la communication de l’information au personnel et aux bénévoles du SEP qui participent à l’établissement des réfugiés?

La réponse doit démontrer l’existence d’un plan visant à s’assurer que tout le personnel travaillant pour le SEP (qu’il s’agisse de personnel rémunéré ou de bénévoles non rémunérés) et dont le rôle est lié au travail de parrainage du SEP connaît ses responsabilités en lien avec ce travail.

9. Quels processus officiels ou informels sont en place pour assurer la planification de la relève et la continuité?

Expliquez comment l’organisme s’assure que les risques associés au roulement du personnel ou à d’autres transitions sont atténués en répondant par exemple aux questions suivantes :

Ressources de dotation

Le modèle d’évaluation doit préciser le nombre d’employés rémunérés et de bénévoles qui soutiendront l’organisme dans ses activités liées au PPPR. Démontrez comment les ressources de dotation (personnel et bénévoles) peuvent s’occuper adéquatement des cas de parrainage de votre organisme. Les ressources de dotation comprennent le personnel (rémunéré ou non) travaillant pour le SEP ainsi que l’aide supplémentaire propre aux dossiers fournie par les groupes constitutifs (GC) ou les corépondants.

La réponse devrait clairement :

La réponse devrait démontrer que les ressources de dotation globales :

10. Démontrez que votre organisme SEP dispose de ressources et de capacités suffisantes en matière de dotation pour s’occuper des cas de parrainage attribués.

Mentionnez les renseignements suivants dans votre réponse.

11. Si votre organisme SEP dépend des ressources de groupes constitutifs, de corépondants ou de partenaires informels (membres de famille ou de la collectivité qui apportent du soutien, mais qui ne sont pas parties au parrainage), expliquez leurs responsabilités et rôles généraux par rapport à ceux du SEP de la manière précisée à la question précédente.

Si votre organisme prévoit travailler avec des groupes constitutifs, des corépondants ou des partenaires informelsNote de bas de page 9, le modèle doit clairement indiquer leurs responsabilités et rôles généraux par rapport à ceux du SEP durant la période de parrainage. Consultez la répartition des tâches énoncée à la question 10 pour vous aider à déterminer la façon dont le GC, le corépondant ou le partenaire informel contribuera au soutien du parrainage. Si la contribution des partenaires varient grandement d’un parrainage à un autre, expliquez :

L’entente de parrainage exige que les SEP s’assurent que les GC et les corépondants ont suffisamment de ressources et de latitude pour s’acquitter de leurs responsabilités en matière de parrainage. S’il y a lieu, expliquez comment vous vous assurerez que les GC et les corépondants disposent de ressources organisationnelles suffisantes pour s’acquitter des responsabilités inhérentes à leur engagement de parrainage.

Surveillance et coordination géographiques

La présente section ne doit être remplie que si vous êtes un SEP qui coordonne des parrainages entre l’un ou l’autre des groupes suivants dans plus d’une collectivité d’établissementNote de bas de page 10, d’une province ou d’un territoire :

Au moment de répondre à la présente question, tenez compte uniquement de la collectivité de réinstallation prévue. Cette question ne vise pas les cas de migration à destination autonome ou de migration secondaire.

S’il y a lieu, votre réponse devrait démontrer comment vous :

12. Votre organisme SEP coordonne-t-il des parrainages entre des groupes constitutifs, des corépondants, des représentants désignés ou des partenaires de parrainage informels dans plus d’une collectivité d’établissement, d’une province ou d’un territoire?

Sélectionnez Oui ou Non, selon le cas. Si vous sélectionnez « Oui », les quatre questions qui suivent s’afficheront dans le formulaire.

13. Dans quels secteurs géographiques travaillez-vous?

La réponse doit mentionner tous les secteurs dans lesquels votre organisme signataire exerce ses activités de réinstallation prévues (collectivité d’établissement, région, etc.).

14. Comment votre organisme SEP gère-t-il ou répartit-il la charge de travail dans les secteurs qu’il dessert?

La réponse devrait expliquer clairement la répartition et la coordination de la charge de travail.

15. Détaillez les mécanismes officiels et informels qui sont en place pour offrir du soutien et de la formation et pour assurer la communication de l’information à toutes les parties dans chaque secteur géographique desservi par votre organisme SEP.

La réponse doit démontrer l’existence d’un plan visant à s’assurer que le personnel de tous les secteurs desservis par le SEP est au courant de ses responsabilités liées au travail de parrainage du SEP.

16. Détaillez les politiques et les pratiques de surveillance en place pour assurer la coordination et le suivi des activités de parrainage dans différents secteurs desservis par votre organisme SEP.

La réponse doit démontrer quelles politiques et pratiques de surveillance votre organisme SEP utilise pour assurer la coordination et le suivi de toutes les activités de parrainage dans les secteurs qu’il dessert.

Capacité financière, capacité de soutien à l’établissement et planification d’urgence

Disponibilité continue des ressources financières

17. Quels mécanismes sont en place pour s’assurer que votre organisme signataire a une capacité financière suffisante pour respecter ses obligations en matière de parrainage?

Aux termes de l’alinéa 5n) de l’entente de parrainage, le SEP doit :

Le modèle d’évaluation doit expliquer comment votre organisme veillera à ce que des ressources financières suffisantes soient disponibles pour s’occuper de ses cas de parrainage. Des ressources financières suffisantes sont définies comme équivalant aux taux applicables du Programme d’aide à la réinstallation (PAR) moins les déductions en nature admissibles.

18. Quelles sont les principales sources de financement dont dispose votre organisme SEP afin de s’acquitter de ses obligations en matière de parrainage?

Le modèle d’évaluation doit expliquer les principales sources de financement de votre organisme qui permettent de vous acquitter de vos obligations en matière de parrainage, par exemple :

En ce qui concerne le financement fourni par des tiers, joignez des copies (si elles sont disponibles) de :

19. Comment vous assurez-vous que la source de financement de parrainage de votre organisme SEP est durable?

Le modèle d’évaluation doit démontrer comment votre organisme assurera la viabilité de toute activité de financement ou génératrice de revenus prévue.

Politiques et procédures relatives aux fonds non détenus par les SEP

20. Qui détient les fonds pour vos processus de parrainage : votre organisme en tant que SEP, des groupes constitutifs, des corépondants, des partenaires informels ou une combinaison de ces intervenants?

Si votre organisme SEP collabore avec des GC, des corépondants ou des partenaires informels (membres de famille ou de la collectivité qui apportent du soutien, mais qui ne sont pas parties au parrainage), le modèle d’évaluation doit clairement définir comment :

Remarque : Les SEP peuvent utiliser des fonds détenus par des partenaires informels qui ne sont pas parties au parrainage, à condition qu’ils soient en mesure de démontrer que ce soutien était prévu quand le dossier a initialement été présenté ou au moment de l’arrivée et qu’il n’a pas été fourni sous forme de dons ponctuels ou en raison d’un manque de soutien du répondantNote de bas de page 11. Il est important de souligner que les exigences relatives à la consignation du soutien financierNote de bas de page 12 dans le contexte des examens de dossiers après l’arrivée demeurent en place peu importe la personne qui fournit les fonds.

21. Quelles pratiques et structures hiérarchiques sont en place pour les fonds que le SEP ne détient pas (fonds détenus par un groupe constitutif, un corépondant ou un partenaire informel)?

L’entente de parrainage exige que les SEP s’assurent que les GC et les corépondants ont suffisamment de ressources et ont pris les dispositions nécessaires pour s’acquitter de leurs responsabilités en matière de parrainage. S’il y a lieu, expliquez comment vous vous assurerez que les CG, les corépondants ou les partenaires informels (membres de famille ou de la collectivité qui apportent du soutien, mais qui ne sont pas parties au parrainage) disposent d’un soutien financier suffisant pour s’acquitter des responsabilités inhérentes à l’engagement de parrainage (un soutien financier suffisant est défini comme étant les taux applicables du PAR moins les déductions en nature admissibles).

Démontrez toute pratique en place visant à atténuer les risques associés aux fonds détenus par des tiers. Par exemple, les fonds détenus par les organismes de bienfaisance sont-ils assujettis aux exigences de l’Agence du revenu du Canada? Si les fonds sont détenus par des particuliers ou des partenaires informels, votre organisme SEP a-t-il des politiques, des procédures ou des structures hiérarchiques en place pour veiller à ce que les fonds soient disponibles et dûment versés aux réfugiés parrainés? Par ailleurs, en ce qui concerne les fonds détenus par des partenaires informels, comment atténuez vous les risques liés au fait que le soutien est fourni par des personnes qui ne sont pas parties au parrainage et qui ne peuvent par conséquent pas être tenues responsables si le soutien n’est pas fourni? Quelles mesures avez vous mises en place en cas d’imprévus si le soutien prévu de la part de partenaires informels n’est pas disponible?

Planification d’urgence

22. Quel est le plan d’urgence de votre organisme SEP pour s’assurer que les ressources requises seront disponibles dans l’éventualité que toute partie au parrainage devienne incapable ou refuse de s’acquitter de ses obligations financières et en matière d’établissement envers les réfugiés parrainés, soit avant l’arrivée des réfugiés ou durant la période de parrainage?

Aux termes de l’alinéa 5l) de l’entente de parrainage, toutes les parties qui signent le formulaire d’engagement de parrainage doivent s’acquitter conjointement des obligations en matière de parrainage sous le régime de l’entente. Si le GC ou le corépondant n’assume pas ces responsabilités, le SEP sera tenu pour seul responsable de prendre d’autres dispositions.

Le modèle d’évaluation doit démontrer la compréhension selon laquelle le SEP est chargé au bout du compte d’offrir du soutien financier et du soutien à l’établissement aux réfugiés si le soutien offert par le GC ou le corépondant cesse à n’importe quel moment. Un plan d’urgence détaillé devrait être fourni pour expliquer ce que le SEP fera si l’un ou l’ensemble des partenaires de parrainage ne peut pas ou ne veut pas fournir de soutien avant l’arrivée ou pour la durée de la période de parrainage. Par exemple, le SEP a-t-il un fonds de prévoyance à cette fin? Y a-t-il un plan pour trouver, au besoin, des répondants de rechange?

Prestation de mesures de soutien à l’établissement

23. Quelles pratiques officielles ou informelles sont en place pour veiller à ce que les mesures et les services de soutien à l’établissement requis soient fournis au nouvel arrivant?

Mentionnez les renseignements suivants dans votre réponse :

Les SEP ont l’obligation légale de s’assurer que du soutien approprié à l’établissement est fourni aux réfugiés et à leur famille à leur arrivée au Canada. La réponse doit indiquer les politiques et les pratiques qui sont en place pour veiller à ce que les mesures de soutien à l’établissement et les services d’établissement requis soient fournis aux nouveaux arrivants, y compris (s’il y a lieu) :

24. Si la réinstallation est prévue dans des régions éloignées ou rurales, comment votre organisme veillera-t-il à ce que des mesures de soutien soient offertes?

Le modèle d’évaluation doit démontrer ce qui suit :

Par exemple, si des cours de langue ne sont pas offerts, le SEP doit préciser clairement comment les répondants fourniront cette ressource (p. ex. au moyen de cours en ligne).

25. Si un partenariat est établi avec des GC ou des corépondants, comment le SEP définit-il les rôles et les responsabilités de chaque partie, et comment se prépare-t-il à offrir des mesures de soutien à l’établissement et en fait‑il le suivi?

Si le SEP travaille en partenariat avec un GC ou un corépondant, les rôles et les responsabilités de chacun doivent être clairement définis dans le modèle d’évaluation.

Suivi organisationnel des parties au parrainage et des cas de parrainage

26. Votre organisme signataire travaille-t-il officiellement en partenariat avec des GC ou des corépondants?

Sélectionnez Oui si votre organisme SEP collabore officiellement avec des GC ou des corépondants pour une partie ou la totalité des processus de parrainage. Cela signifie qu’il signe l’engagement de parrainage et qu’il est donc reconnu comme l’une des parties au parrainage.

Sélectionnez Non si votre organisme SEP ne collabore pas officiellement avec des GC ou des corépondants. Cela signifie que le SEP est la seule partie au parrainage qui signe l’engagement de parrainage.

Sélection des groupes constitutifs et des corépondants

Sélectionnez Oui ou Non, selon le cas, et les champs applicables du formulaire se rempliront, s’il y a lieu.

Si vous avez sélectionné Oui, il faut répondre aux questions 27 à 34.

Si vous avez sélectionné Non, il faut répondre aux questions 31 à 34.

27. Expliquez le processus de votre organisme pour décider s’il faut ou non travailler avec des partenaires de parrainage potentiels (GC et corépondants).

Mentionnez les points suivants dans votre réponse :

Aux termes de l’alinéa 5m) de l’entente de parrainage, le SEP devra faire preuve de diligence raisonnable dans la sélection des bénévoles et du personnel participant à l’établissement des réfugiés. Il peut s’agir :

La réponse doit démontrer que le SEP fait preuve de diligence raisonnable dans la sélection des GC et des corépondants potentiels afin de s’assurer que ces partenaires disposent des ressources et ont pris les dispositions nécessaires pour s’acquitter des responsabilités de chaque engagement de parrainage auquel ils sont parties.

Prestation de renseignements et de soutien aux groupes constitutifs et aux corépondants

28. Expliquez comment votre organisme veille à ce que les CG et les corépondants disposent de renseignements et d’un soutien continus pour s’acquitter des responsabilités inhérentes à l’engagement de parrainage.

Mentionnez les points suivants dans votre réponse :

Suivi des groupes constitutifs et des corépondants

29. Détaillez la façon dont votre organisme SEP assurera le suivi de ses GC et de ses corépondants durant la période de parrainage pour confirmer qu’ils s’acquittent des responsabilités inhérentes à l’engagement de parrainage.

Mentionnez les points suivants dans votre réponse :

Aux termes de l’alinéa 5r) de l’engagement de parrainage, il incombe au SEP d’assurer le suivi :

Ce suivi a pour but de fournir un soutien au répondant et au réfugié afin qu’ils respectent leurs engagements respectifs et s’acquittent de leurs responsabilités.

Le modèle d’évaluation doit détailler la méthode et la fréquence prévues des activités de suivi et de surveillance à mener auprès de ses GC et de ses corépondants, compte tenu des éléments suivants :

Mentionnez dans votre réponse les outils utilisés pour faciliter le suivi, comme :

30. Comment votre organisme signataire traite-t-il les préoccupations soulevées concernant les GC ou les corépondants qui ne s’acquittent pas de leurs obligations au titre de l’engagement de parrainage?

Aux termes de l’alinéa 5s) de l’engagement de parrainage, lorsque des questions ou des problèmes surviennent après l’arrivée d’un réfugié, ce qui pourrait mener à une rupture possible, que ce soit avec des réfugiés ou avec des GC ou des corépondants, le SEP informera IRCC et travaillera en collaboration avec lui pour régler la situation sans tarder.

La réponse devrait présenter un plan raisonnable pour donner suite aux préoccupations soulevées afin d’éviter la rupture du parrainage, par exemple les préoccupations liées au manque de soutien financier ou d’aide à l’établissement fournis par les répondants.

Collaboration avec des partenaires informels

31. S’il y a lieu, expliquez comment votre organisme SEP prévoit travailler avec des partenaires informels participant au soutien des réfugiés parrainés.

Les partenaires informels peuvent comprendre les membres de la famille ou de la collectivité qui jouent un rôle dans le soutien des nouveaux arrivants, mais qui ne sont pas :

Mentionnez les renseignements suivants dans votre réponse :

La réponse devrait décrire clairement la répartition des responsabilités et expliquer tout mécanisme (officiel et informel) de surveillance et de reddition de comptes en place pour veiller à ce que le soutien financier ou l’aide à l’établissement fournis par les partenaires informels soit adéquat et réponde aux exigences du PPPR.

32. S’il y a lieu, comment votre organisme SEP prévoit-il répondre aux préoccupations soulevées concernant la prestation de soutien financier ou d’aide à l’établissement par des partenaires informels?

Aux termes de l’alinéa 5s) de l’engagement de parrainage, lorsque des questions ou des problèmes surviennent après l’arrivée d’un réfugié, le SEP informera IRCC et travaillera en collaboration avec lui pour régler la situation sans tarder.

La réponse devrait présenter un plan raisonnable pour donner suite aux préoccupations soulevées afin d’éviter la rupture du parrainage, par exemple les préoccupations liées au manque de mesures de soutien financier ou d’aide à l’établissement fournies.

Suivi des cas de parrainage

33. Expliquez comment votre organisme SEP assurera un suivi de ses cas de parrainage durant la période de parrainage pour s’assurer que les nouveaux arrivants reçoivent un soutien adéquat après leur arrivée.

Aux termes de l’alinéa 5r) de l’engagement de parrainage, il incombe au SEP d’assurer un suivi :

Ce suivi a pour but de fournir un soutien au répondant et au réfugié afin qu’ils respectent leurs engagements respectifs et s’acquittent de leurs responsabilités.

Le modèle d’évaluation doit détailler la méthode et la fréquence prévues des activités de suivi et de surveillance à mener auprès de ses GC et de ses corépondants, compte tenu des éléments suivants :

Le SEP est chargé de s’assurer qu’un niveau adéquat de soutien est fourni aux réfugiés et à leur famille :

Mentionnez les points suivants dans votre réponse :

34. Comment votre organisme SEP prévoit-il donner suite aux préoccupations soulevées concernant la prestation du soutien financier ou de l’aide à l’établissement requis?

Aux termes de l’alinéa 5s) de l’engagement de parrainage, lorsque des questions ou des problèmes surviennent après l’arrivée d’un réfugié, ce qui pourrait mener à une rupture possible, que ce soit avec des réfugiés ou avec des GC ou des corépondants, le SEP informera IRCC et travaillera en collaboration avec lui pour régler la situation sans tarder.

La réponse devrait présenter un plan raisonnable pour donner suite aux préoccupations soulevées afin d’éviter la rupture possible du parrainage.

Déclaration et signature

Les personnes suivantes doivent remplir et dater la déclaration comme il est indiqué :

S’il s’agit de la même personne, celle-ci doit remplir les deux sections.

En signant, vous déclarez que les renseignements fournis sont complets et exacts au meilleur de vos connaissances.

Soumettez le modèle d’évaluation

Votre SEP doit soumettre à IRCC tous les documents requis ainsi que le modèle d’évaluation organisationnelle rempli et signé au plus tard à la fin de la période d’évaluation des SEP.

Pour l’évaluation de 2022 :

  • La trousse doit être soumise au plus tard le 30 novembre 2022.
  • Les certificats de formation doivent être soumis une fois la formation terminée, avec la trousse d’évaluation ou d’ici le 1er février 2023.

Vous devrez soumettre par courriel votre évaluation dûment remplie et tous les documents à l’appui.

Préparez et envoyez votre courriel

  1. Enregistrez en format PDF le modèle d’évaluation et les documents à l’appui.
  2. Assurez-vous que la taille de chaque pièce jointe ne dépasse pas 5 Mo.
    • IRCC n’accepte pas les fichiers compressés (comme les fichiers ZIP ou RAR), car nous ne pouvons pas les ouvrir. Apprenez comment réduire la taille de chaque document, s’il est trop volumineux.
  3. Joignez à votre courriel votre modèle complet et les documents à l’appui.
    • La taille du courriel (y compris les pièces jointes) doit être inférieure à 10 Mo. S’il dépasse 10 Mo, nous ne le recevrons pas. Si votre courriel dépasse toujours 10 Mo après avoir réduit la taille de chaque document, envoyez les pièces jointes en deux courriels ou plus.
  4. Inscrivez ce qui suit à la ligne objet de votre courriel : Évaluation organisationnelle du SEP – [nom du SEP].
    • Si vous devez envoyer plus d’un courriel en raison de la taille de vos pièces jointes, précisez le nombre total de courriels dans la ligne d’objet, par exemple : Partie 1 de 2 – Évaluation organisationnelle du SEP [nom du SEP].
  5. Envoyez votre courriel à : IRCC.RASOPSR-PPPROSRA.IRCC@cic.gc.ca

Vous devriez recevoir un courriel de réponse automatique dans les 48 heures suivant la présentation de votre demande. Assurez-vous d’enregistrer ce courriel pour vos dossiers. Si vous ne recevez pas de réponse automatique, envoyez-nous un autre courriel pour nous demander si nous avons reçu votre demande. Vous n’avez pas à envoyer votre demande plus d’une fois, à moins que nous vous le demandions.

Qu’advient-il une fois que vous avez soumis votre modèle d’évaluation organisationnelle?

Après avoir soumis le modèle d’évaluation

Après avoir transmis votre évaluation à IRCC.RASOPSR-PPPROSRA.IRCC@cic.gc.ca, vous recevrez un accusé de réception automatique par courriel.

L’évaluation est-elle dûment remplie?

Pour l’exercice initial d’évaluation organisationnelle de 2022, IRCC fera un suivi auprès de vous dans les cas suivants :

Vous aurez 30 jours pour fournir tout renseignement manquant.

L’évaluation répond-elle aux exigences obligatoires liées à la revalidation du SEP?

Si le modèle d’évaluation soumis est dûment rempli, IRCC effectuera un exercice de revalidation du SEP.

Si toutes les exigences sont respectées :

IRCC effectuera ensuite une analyse des risques opérationnels afin d’établir un plan de gestion des risques à suivre durant la prochaine période de l’entente.

Si l’une ou l’autre des exigences n’est pas respectées, aucune autre évaluation n’aura lieu. Vous serez avisé que votre entente de parrainage ne sera pas renouvelée à l’expiration de l’entente en cours. Vous pouvez choisir de présenter une nouvelle demande pour devenir un SEP au cours de la période annuelle suivante de soumission des demandes ou de présenter une demande de parrainage dans le cadre des volets de groupes de cinq ou de répondants communautaires.

Qu’advient-il une fois l’analyse des risques opérationnels terminée?

Si votre organisme SEP satisfait aux exigences liées à la revalidation, IRCC réalisera une analyse des risques opérationnels et fera un suivi directement auprès de vous si des renseignements supplémentaires sont requis. Une fois l’analyse des risques opérationnels terminée, IRCC orientera votre organisme SEP vers l’un des trois plans de gestion des risques et vous informera des résultats.

Plans de gestion des risques

IRCC vous informera du plan de gestion des risques qui vous a été attribué. Chaque plan de gestion comporte des critères et des exigences définis qui déterminent le degré d’intervention lié à l’analyse des risques opérationnels effectuée. Consultez l’annexe B pour obtenir un complément d’information sur ces plans.

Une fois que votre organisme s’est vu attribuer un plan de gestion des risques, vous le conserverez jusqu’à l’évaluation organisationnelle suivante. Les organismes orientés vers le plan B ou le plan C auront la possibilité de passer à une catégorie de risques inférieure. Un examen de mi-cycle en question sera amorcé par IRCC, selon les données avant et après l’arrivée disponibles durant la période applicable. L’examen peut être lancé si aucune préoccupation ou aucun problème n’est relevé au cours de la première moitié de la période de validité de l’entente de parrainage du SEP.

Annexe A : Guide de notation de l’analyse des risques opérationnels

Partie 1 : Critères et questions du modèle d’évaluation organisationnelle du signataire d’entente de parrainage

Critères Questions
Structure et capacité organisationnelles (0 à 28 points)
A. Le SEP a-t-il démontré une structure organisationnelle établie, y compris des structures hiérarchiques, des pratiques organisationnelles de surveillance et en ce qui concerne la structure du conseil d’administration et des comités et la façon dont leurs membres sont sélectionnés, le cas échéant?

Question 5

Question 6

Question 7

Question 8

Question 9
B. Le SEP a-t-il démontré que des ressources de dotation suffisantes (rémunérées ou non) sont en place, compte tenu de rôles et de responsabilités clairement définis pour le personnel, les bénévoles, les GC et les corépondants afin de fournir le soutien requis?

Question 10

Question 11
C. S’il y a lieu, le SEP a-t-il démontré que des pratiques et des procédures de surveillance adéquates sont en place pour coordonner les activités de parrainage dans de multiples secteurs géographiques et pour s’assurer que toutes les parties au parrainage et tous les partenaires de parrainage sont au courant de leurs responsabilités?

Question 12

Question 13

Question 14

Question 15

Question 16
Capacité financière, capacité de soutien à l’établissement et planification d’urgence (0 à 48 points)
D. Le SEP a-t-il démontré une disponibilité continue de ressources financières suffisantes pour ses processus de parrainage?

Question 17

Question 18

Question 19
E. Le SEP a-t-il démontré que des politiques ou procédures et des structures hiérarchiques suffisantes sont en place pour les fonds que le SEP ne détient pas (c.-à-d. les fonds détenus par un GC ou un corépondant)?

Question 20

Question 21
F. Le SEP a-t-il établi des plans d’urgence ou des fonds de prévoyance raisonnables pour veiller à ce que des ressources soient disponibles dans l’éventualité où les GC ou les corépondants deviennent incapables ou refusent de s’acquitter de leurs obligations financières et en matière d’établissement?

Question 22
G. Le SEP a-t-il démontré qu’il avait un plan pour s’assurer que les mesures et les services de soutien à l’établissement requis seront fournis aux nouveaux arrivants?

Question 23

Question 24

Question 25
Suivi organisationnel des partenaires de parrainage et des cas de parrainage (0 à 36 points)
H. S’il y a lieu, le SEP a-t-il mis en place un processus établi pour sélectionner les GC et/ou les corépondants et évaluer s’ils ont suffisamment de ressources afin de s’acquitter des obligations inhérentes à l’engagement de parrainage?

Question 27
I. S’il y a lieu, le SEP a-t-il mis en place un processus établi pour veiller à ce que ses GC et ses corépondants reçoivent l’aide, les conseils, l’information et le soutien organisationnels continus nécessaires pour s’acquitter des responsabilités inhérentes à l’engagement de parrainage?

Question 28
J. S’il y a lieu, le SEP a-t-il mis en place un processus établi de suivi ou de prise de contact auprès des GC et/ou des corépondants durant la période de parrainage pour s’assurer qu’ils s’acquittent des responsabilités inhérentes à l’engagement de parrainage et pour régler toute préoccupation potentielle?

Question 29

Question 30
K. S’il y a lieu, le SEP a-t-il démontré comment il prévoit travailler avec des partenaires informels (membres de la famille ou de la collectivité qui ne sont pas des parties officielles au parrainage, mais qui jouent un rôle dans le soutien des nouveaux arrivants), y compris au chapitre de la répartition des responsabilités et de la coordination du soutien avec les parties au parrainage, ainsi que des mécanismes de suivi et de reddition de comptes en place pour assurer un soutien suffisant et des plans pour régler toute préoccupation potentielle?

Question 31

Question 32
L. Le SEP dispose-t-il d’un processus établi pour communiquer directement avec les nouveaux arrivants parrainés et faire un suivi auprès d’eux afin de s’assurer qu’ils reçoivent un soutien adéquat après leur arrivée et de régler toute préoccupation potentielle liée à la prestation du soutien financier ou de l’aide à l’établissement requis?

Question 33

Question 34

Partie 2 : Évaluation d’IRCC fondée sur les renseignements internes

Critères Évaluation
Gestion des ententes de parrainage et surveillance par IRCC (0 à 88 points)
M. Au cours des deux dernières années, le SEP a-t-il fait l’objet de mesures liées à l’entente de parrainage?

Non

Oui (probation ou vérification)

Oui (suspension, non en règle ou rétablissement conditionnel)
N. Au cours des deux dernières années, des problèmes ont-ils été relevés dans le cadre des activités de surveillance après l’arrivée d’IRCC?

Non

Oui (problèmes mineursNote de bas de page * qui ont été réglés)

Oui (problèmes majeursNote de bas de page **)
O. Au cours des deux dernières années, le Centre des opérations de réinstallation d’Ottawa a-t-il refusé au SEP des demandes de parrainage?

0 à 2 demandes

3 à 5 demandes

6 demandes ou plus
P. Au cours des deux dernières années, des problèmes ont-ils été relevés dans le cadre des activités de vérification avant l’arrivée d’IRCC?

Non

Oui (problèmes mineursNote de bas de page * qui ont été réglés)

Oui (problèmes majeursNote de bas de page **)
Q. L’organisme fait-il actuellement l’objet d’une quelconque enquête criminelle ou d’un quelconque recours judiciaire relativement à ses fonctions en tant que SEP?

Non

Potentiellement

Oui

Nombre total de points attribués pour les plans de gestion des risques

Total des points Plan de gestion des risques
0 à 40 Plan A
41 à 80Note de bas de page 13 Plan B
81 à 200 Plan C

Annexe B : Plans de gestion des risques

Description des rangées Plan A Plan B Plan C
Exigences relatives à la demande Aucune documentation supplémentaire exigée Plan d’établissement exigé pour toute demande de parrainage Plan d’établissement et preuve de fondsNote de bas de page 14 exigés pour toute demande de parrainage (l’organisme doit disposer d’entrée de jeu de la totalité des fonds nécessaires)

Vérifications avant l’arrivée

IRCC examine les données financières et l’information sur l’aide à l’établissement se rapportant à un dossier choisi au hasard après l’examen médical, et le répondant doit démontrer qu’il détient la totalité des fonds nécessaires pour prendre en charge ce dossier.

 Aucune Un dossier choisi au hasard peut être soumis à une vérification avant l’arrivée. Les cas peuvent être sélectionnés au hasard aux fins de vérification avant l’arrivée.

Suivi après l’arrivée

Activités entreprises après l’arrivée pour avoir un tableau plus complet de l’exécution bonne ou mauvaise du programme et veiller à ce que les réfugiés bénéficient de toute l’aide nécessaire conformément aux exigences du programme.

 Un dossier peut être choisi au hasard et soumis à des mesures courantes de suivi à intervalles de trois mois. Un dossier peut être choisi au hasard et soumis à des mesures courantes de suivi à intervalles de deux mois. Un dossier peut être choisi au hasard et soumis à des mesures courantes de suivi tous les mois.
Exigences en matière de rapports
  • Rapport annuel du SEP
  • Rapport annuel du SEP
  • Rapports semestriels sur les mesures d’établissement après l’arrivée
  • Rapport annuel du SEP
  • Rapports trimestriels sur les mesures d’établissement après l’arrivée
Exigences en matière de formation Approche personnalisée axée sur les points à améliorer, comme en témoignent les résultats de l’évaluation organisationnelle Approche personnalisée axée sur les points à améliorer, comme en témoignent les résultats de l’évaluation organisationnelle Approche personnalisée axée sur les points à améliorer, comme en témoignent les résultats de l’évaluation organisationnelle

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