Modèle de plan d’urgence

Avis de non-responsabilité

Les renseignements contenus dans ce document sont basés sur la compréhension actuelle des problèmes soulevés. Ils ne s’appliquent pas nécessairement à toutes les situations, et aucune des activités décrites n’assure une protection complète. Bien que des efforts raisonnables aient été faits pour s’assurer que les renseignements sont exacts et à jour, l’éditeur, l’Institut canadien de conservation (ICC), n’offre aucune garantie à cet égard et n’assume aucune responsabilité en cas de perte, de réclamation ou de revendication pouvant résulter, directement ou indirectement, de l’utilisation des renseignements ou de la confiance qui leur est accordée. L’ICC ne cautionne aucun des produits, services ou matériaux indiqués dans ce document ou sur les sites Web externes auxquels ce document pourrait renvoyer. Par ailleurs, il ne fait aucune déclaration à leur sujet. Ces produits, services ou matériaux sont donc utilisés à vos propres risques.

Note sur la volonté d’inclusion

Ce document a été rédigé suivant les principes généralement acceptés de rédaction inclusive, qui donnent une place équivalente au féminin et au masculin, genres envisagés comme des pôles opposés, mais non absolus, dans le continuum du genre. Toutefois, ce document contient parfois des appellations au masculin générique, qui doivent être interprétées comme inclusives de toute personne, indépendamment de son genre.

Format de rechange

Téléchargez, au format Word, une version remplissable du Modèle de plan d’urgence (207 Ko).

Sur cette page

Introduction
Instructions
Équipe d’intervention d’urgence
Procédures d’intervention immédiate
Procédures à suivre pour la gestion des incidents « tous risques »
- Procédures « tous risques » par type d’incident
- Procédures « tous risques » selon les rôles au sein de l’équipe de gestion des incidents
Stratégies d’intervention relatives aux collections
Fournitures et équipement d’urgence
Plan de formation
Mise à jour du plan d’urgence
Annexes

Introduction

L’Institut canadien de conservation (ICC) a créé ce modèle pour aider les établissements du patrimoine à élaborer un plan d’urgence visant à protéger leurs collections. Le modèle présente le type de renseignements que doit contenir tout plan d’urgence et fournit un texte générique pouvant convenir aux besoins de nombreux types d’établissements du patrimoine. Le modèle a été conçu de sorte à être utilisé avec le Manuel de préparation aux interventions d’urgence et les feuilles de travail associées.

Si vous élaborez un programme de mesures et d’intervention d’urgence à partir de zéro, vous pouvez vous servir de ce modèle et le personnaliser. Si vous disposez déjà d’un plan d’urgence, vous y trouverez peut-être des moyens de l’améliorer en le comparant à ce modèle. Un bon plan d’urgence ne doit pas nécessairement être identique à ce modèle. Essentiellement, votre plan d’urgence doit tenir compte des besoins et de la situation de votre établissement.

Instructions

Pour utiliser ce modèle, téléchargez le document Word. Le texte ci-dessous résume le contenu du modèle mais pas sa forme. Vous pouvez utiliser toutes les sections du modèle ou n’en copier que quelques-unes dans un plan d’urgence existant. Ajoutez des styles de titre au document afin de créer facilement une table des matières. Insérez un pied de page et numérotez les pages afin que le document soit aussi facile à consulter en version imprimée qu’en version électronique. Ajoutez une page de titre comprenant le nom de votre établissement, un titre et la date de la version actuelle. N’hésitez pas à personnaliser les polices de caractères et la présentation du document pour l’harmoniser avec d’autres documents de votre établissement.

Vous trouverez, dans le texte du modèle, des instructions supplémentaires exprimées entre crochets. Une fois que vous avez terminé chaque section, supprimez ce texte de votre plan.

Dans ce modèle, nous utilisons le terme « objet » pour désigner tout type d’objet faisant partie d’une collection. Lorsque vous modifiez le modèle, vous pouvez le remplacer par d’autres termes plus représentatifs de votre collection, comme « artéfacts », « œuvres d’art », « documents d’archives » ou « spécimens d’histoire naturelle ».

Équipe d’intervention d’urgence

Cette section du modèle Word comporte une série de tableaux regroupant le nom et les coordonnées de toute personne au sein de l’établissement et de la communauté susceptible d’apporter son aide en cas d’urgence. Vous trouverez ci-dessous les rôles et services pouvant être inclus et modifiés dans le document Word, au besoin.

Équipe de gestion des incidents

Les membres de l’équipe de gestion des incidents dirigeront l’intervention d’urgence pour l’établissement. Ils et elles seront assistées par d’autres membres du personnel, des bénévoles et des conseillers et conseillères.

Dans le tableau du document Word, indiquez le nom et les numéros de téléphone (travail et portable) de chaque responsable de l’équipe de gestion des incidents et des personnes remplaçantes :

Responsable de l’intervention d’urgence
Personne remplaçante à l’intervention d’urgence
Responsable de la logistique
Personne remplaçante à la logistique
Responsable des installations
Personne remplaçante aux installations
Responsable des collections
Personne remplaçante aux collections
Adjoint ou adjointe aux collections
Personne remplaçante de l’adjoint ou adjointe aux collections

Listes d’appels du personnel et des bénévoles

Ces listes comprennent des personnes qui ne font pas partie de l’équipe de gestion des incidents, mais qui pourraient aider lors d’une intervention d’urgence en tant que conseillers et conseillères ou travailleurs et travailleuses. Lorsque vous appelez des personnes en dehors des heures de travail, déterminez le temps nécessaire à chaque personne pour arriver sur les lieux. Demandez aux bénévoles le temps qu’ils et elles pourront consacrer à l’effort d’intervention.

Dans les tableaux du document Word, indiquez le nom et le numéro de téléphone de chaque personne. Pour le personnel, indiquez le titre du poste et la fonction ou le ministère, par exemple :

Installations
Sécurité
Finances
Ressources humaines
Conservation
Gestion des collections

Pour les bénévoles, notez toute compétence ou contrainte particulière susceptible d’avoir une incidence sur leur capacité à aider. Pour les conseillers et conseillères externes, indiquez leur rôle ou expertise.

Personnes à joindre en cas d’urgence

Dans les tableaux du document Word, indiquez le nom et le numéro de téléphone de chaque service ou personne.

Premiers répondants

Indiquez les premiers répondants qui répondront aux appels logés au 911 :

Service de police
Service d’incendie
Ambulance

Services publics et mécanique du bâtiment

Indiquez le nom de l’entreprise, le nom de la personne-ressource et le numéro de téléphone pour les services publics et la mécanique du bâtiment, par exemple :

Électricité
Eau
Gaz
Entretien des installations
Chauffage, ventilation et climatisation (CVC)
Système de sécurité
Télécommunications
Technologies de l’information

Organismes de gestion des urgences

Consignez les coordonnées des organismes locaux et régionaux de gestion des urgences, par exemple :

Bureau de gestion des urgences de la municipalité
Bureau de gestion des urgences de la province

Assurance et gestion des risques

Indiquez le nom de l’entreprise, le nom de la personne-ressource et le numéro de téléphone des services d’assurance et de gestion des risques, par exemple :

Assurance de biens
Assurance de collections

Santé et sécurité

Indiquez le nom de l’entreprise, le nom de la personne-ressource et le numéro de téléphone des services de santé et de sécurité, par exemple :

Santé au travail
Ingénierie structurale
Repérage de moisissures
Analyse de la qualité de l’air
Gestion des déchets dangereux

Personnes à joindre pour la récupération d’urgence

Dans les tableaux du document Word, indiquez le nom de l’entreprise, le nom de la personne-ressource et le numéro de téléphone de chaque service ou personne qui pourrait contribuer à la récupération d’urgence.

Restaurateurs et restauratrices

Indiquez le nom et le numéro de téléphone de restaurateurs et restauratrices externes qui possèdent l’expertise nécessaire pour traiter les types d’objets de votre collection, par exemple :

Restaurateurs et restauratrices de l’Institut canadien de conservation : 1 866 998-3721 (24 heures)
Restaurateurs et restauratrices d’œuvres d’art sur papier
Restaurateurs et restauratrices de peintures
Restaurateurs et restauratrices d’objets

Restauration des bâtiments

Indiquez le nom de l’entreprise, le nom de la personne-ressource et le numéro de téléphone des services de restauration de bâtiments.

Récupération de documents et de données

Indiquez le nom de l’entreprise, le nom de la personne-ressource et le numéro de téléphone des entreprises qui fournissent les services suivants :

Récupération de documents
Récupération de bandes audio
Récupération de bandes vidéo
Récupération de films cinématographiques

Personnes de métier

Indiquez le nom de l’entreprise, le nom de la personne-ressource et le numéro de téléphone des personnes de métier locales, par exemple :

Électricien ou électricienne
Entretien des ascenseurs
Ingénieur ou ingénieure de systèmes de CVC
Serrurier ou serrurière
Peintre
Plombier ou plombière

Services de déménagement ou de transport

Indiquez le nom de l’entreprise, le nom de la personne-ressource et le numéro de téléphone des services de déménagement ou de transport, par exemple :

Transport d’œuvres d’art
Services de déménagement locaux

Locaux hors site (espaces de travail et de rangement temporaires)

Indiquez le nom de l’entreprise, le nom de la personne-ressource et le numéro de téléphone des entreprises qui peuvent fournir un espace de rangement ou de travail hors site, par exemple :

Stockage sous zéro (congélateur)
Stockage en entrepôt
Espace de bureaux

Procédures d’intervention immédiate

Dans le document Word, modifiez le texte des procédures, supprimez celles qui sont inutiles et ajoutez-en d’autres, au besoin.

Évacuation – Ensemble du personnel et des visiteurs et visiteuses

En cas d’alarme ou d’ordre d’évacuation, procédez comme suit :

Rester calme.
Informer les personnes se trouvant à proximité d’évacuer par la sortie la plus proche.
Mettre en lieu sûr le matériel confidentiel ou susceptible de s’endommager ou d’être volé et éteindre tout équipement non essentiel si la menace n’est pas imminente.
Fermer les portes et les fenêtres en partant si la menace n’est pas imminente.
Évacuer immédiatement la zone ou le bâtiment. Rester en mouvement.
Assister toute personne ayant besoin d’aide.
Ne pas utiliser les ascenseurs.
Se rendre à/au [insérer la zone de rassemblement désignée], à l’écart du bâtiment.
Attendre d’autres instructions.

Évacuation – Chercheurs et chercheuses

Les chercheurs et chercheuses sont les personnes responsables de visiter tous les lieux d’un bâtiment pour informer les occupants et occupantes d’une évacuation en cours.

En cas d’alarme ou d’ordre d’évacuation, procédez comme suit :

Rester calme.
Informer les personnes se trouvant à proximité d’évacuer par la sortie la plus proche.
Mettre en lieu sûr le matériel confidentiel ou susceptible de s’endommager ou d’être volé et éteindre tout équipement non essentiel si la menace n’est pas imminente.
Ratisser les espaces désignés pour s’assurer que toutes les personnes ont été évacuées.
Fermer les portes et les fenêtres en partant si la menace n’est pas imminente.
Assister toute personne ayant besoin d’aide.
Évacuer la zone ou le bâtiment. Rester en mouvement.
Ne pas utiliser les ascenseurs.
Se rendre à/au [insérer la zone de rassemblement désignée], à l’écart du bâtiment.
S’assurer que toutes les personnes sont présentes.
Communiquer avec les premiers répondants et transmettre l’information au personnel et aux visiteurs et visiteuses.

Mise à l’abri sur place

En cas de mise à l’abri sur place, procédez comme suit :

Enclencher un abri sur place lorsqu’il n’est pas sécuritaire de quitter le bâtiment en raison d’un danger tel que du temps violent, une fuite de produits chimiques ou des perturbations civiles.
Annoncer l’abri sur place au personnel et aux visiteurs et visiteuses : [indiquer le ou la responsable et la procédure].
Fermer les fenêtres et les portes.
Se rassembler dans un espace intérieur éloigné des fenêtres, offrant une protection contre le danger extérieur et ne présentant aucun danger intérieur : [indiquer l’emplacement des abris intérieurs].
Scellez le bâtiment pour le protéger des contaminants de l’air extérieur : éteindre les systèmes de CVC et sceller les portes ou les fenêtres de l’abri avec des serviettes humides ou des bâches en plastique et du ruban adhésif.
Surveiller les nouvelles mises à jour des autorités : [indiquer le ou la responsable].
Rester à l’abri jusqu’à ce que les autorités indiquent qu’il est possible de sortir en toute sécurité.
Annoncer la levée de la mise à l’abri sur place : [indiquer le ou la responsable et la procédure].

Confinement

En cas de confinement, procédez comme suit :

Déclencher un confinement en cas de menace de violence.
Annoncer le confinement au personnel et aux visiteurs et visiteuses : [indiquer le ou la responsable et la procédure].
Verrouiller les portes extérieures si la menace se trouve à l’extérieur et s’il est possible de le faire en toute sécurité : [indiquer le ou la responsable].
S’abriter dans une pièce; fermer la porte à clé et la barricader.
Éteindre les lumières.
Rester loin des fenêtres où il serait possible d’être vu ou vue; fermer toutes les fenêtres et les rideaux, dans la mesure du possible.
Se coucher à plat sur le sol ou s’abriter hors de vue.
Mettre en sourdine les téléphones portables ou autres appareils qui émettent du bruit et qui pourraient attirer l’attention d’un intrus ou intruse.
Rester calme et garder le silence.
Attendre un avis officiel pour reprendre les activités normales.

Fermeture prolongée

En cas de fermeture prolongée, procédez comme suit :

Lancer des procédures de fermeture prolongée lorsque les activités normales doivent être suspendues pour une durée indéterminée en raison d’un ordre d’évacuation (ouragan, feu de végétation), d’un confinement en cas de pandémie ou d’un événement équivalent.
S’assurer que toutes les portes et fenêtres sont correctement fermées et verrouillées.
Vérifier le bon fonctionnement des systèmes d’alarme et de protection contre les incendies.
Déplacer les objets susceptibles d’être endommagés ou volés des salles d’exposition ou des espaces de travail vers une réserve ou un autre lieu protégé.
Mettre en lieu sûr les objets de valeur, tels les coffrets-caisses et l’équipement électronique, et ranger les documents essentiels.
Éteindre les lumières ou bloquer la lumière du jour dans les espaces abritant les collections, à l’exception de l’éclairage de sécurité, afin de limiter les effets de la lumière et du rayonnement ultraviolet (UV).
Diminuer le taux d’échange d’air (pour minimiser l’air extérieur) afin d’obtenir un environnement plus stable et moins poussiéreux dans les espaces abritant les collections.
Abaisser le point de consigne de la température de quelques degrés, si cela peut être fait sans augmenter le risque de moisissures, afin de ralentir les taux de dégradation, de réduire l’activité des ravageurs et d’économiser sur les coûts de chauffage.
Éteindre et débrancher les appareils électriques non essentiels ou les appareils pouvant faire l’objet d’un mauvais fonctionnement ou d’une fuite.
Surélever les collections du sol et les recouvrir d’une bâche en plastique dans les zones sujettes aux fuites.
Vidanger la tuyauterie s’il y a un risque de gel.
Retirer la nourriture des boutiques de cadeaux, des cafés et des bureaux, à moins qu’elle ne soit stockée dans des réfrigérateurs ou des congélateurs fiables contre les rongeurs.
Déposer les déchets alimentaires et les ordures dans des poubelles extérieures.
Remplacer les pièges collants avant la fermeture et les surveiller tous les mois, dans la mesure du possible.
Empêcher les drains de s’assécher en y faisant couler ou en y versant de l’eau périodiquement afin de prévenir les infestations de mouches à drain et de cafards et de supprimer les infiltrations de gaz d’égout.
Examiner les tâches d’entretien du bâtiment et veiller à ce que les projets essentiels soient terminés avant la fermeture.
Effectuer des inspections régulières à l’intérieur et à l’extérieur du bâtiment, dans la mesure du possible, afin de déceler les problèmes et de prendre des mesures correctives.
Entretenir les allées piétonnes et les aménagements paysagers pour montrer que le bâtiment est surveillé.

Incendie

En cas d’incendie, procédez comme suit :

N’éteindre le feu que s’il est possible de le faire en toute sécurité ou s’il est nécessaire de dégager une voie de sortie.
Déclencher l’avertisseur d’incendie le plus proche.
Évacuer le bâtiment. Ne pas utiliser les ascenseurs.
Fermer les portes et les fenêtres en partant si la menace n’est pas imminente.
Appeler le 911 ou la sécurité et préciser :
- la nature de l’incendie;
- son emplacement;
- votre nom;
- si une collection est en péril.

Panne ou arrêt de courant

En cas de panne ou d’arrêt de courant, procédez comme suit :

Éteindre tout équipement non essentiel.
Ouvrir les stores ou les rideaux pour augmenter l’éclairage disponible.
Couvrir tous les objets vulnérables aux changements environnementaux soudains.
Se rendre dans une zone dotée d’un éclairage d’urgence.
Attendre d’autres instructions.
Évacuer le bâtiment selon les directives.

Fuite d’eau

En cas de fuite d’eau, procédez comme suit :

Ne pas entrer dans la zone s’il y a présence de fils sous tension ou de prises de courant mouillées.
Alerter le ou la responsable des installations ou le personnel d’entretien et demander de l’aide.
Repérer la source de la fuite d’eau s’il est facile et sécuritaire de le faire.
Couper l’eau s’il est possible de le faire en toute sécurité.
Contenir la fuite à l’aide de seaux ou de matériaux absorbants.
Déplacer les objets adjacents vers une zone sûre, au besoin.
Protéger les objets qui ne peuvent être déplacés avec des feuilles en polyéthylène, au besoin.
Enlever l’eau accumulée et les matériaux humides pour réduire le niveau d’humidité relative (HR).

Inondation

En cas de veille d’inondation, procédez comme suit :

Surveiller l’évolution de la situation en suivant les nouvelles.
Se préparer à évacuer si les autorités d’urgence locales le demandent.

En cas de risque d’inondation majeure, procédez comme suit :

Déplacer les collections vers un sol plus élevé ou les évacuer vers un bâtiment sûr (si le temps le permet).
Débrancher tout équipement électrique non essentiel.
Bloquer l’entrée de l’eau avec des sacs de sable.

Tremblement de terre

En cas de tremblement de terre, procédez comme suit :

Rester à l’intérieur. Ne pas courir à l’extérieur.
S’abriter sous un meuble solide ou une arche soutenue ou s’accroupir contre un mur intérieur.
Éviter les portes extérieures, les fenêtres, les cloisons vitrées, les miroirs, les bibliothèques, les meubles hauts et les luminaires.
Se protéger la nuque, la tête et le visage.
Verrouiller les roues de son fauteuil roulant, le cas échéant.

Temps violent

En cas de veille météorologique, procédez comme suit :

Surveiller l’évolution de la situation en suivant les nouvelles.

En cas d’avertissement météorologique (orage violent, ouragan, tornade), procédez comme suit :

Prévenir les autres en diffusant un avertissement ou en avisant les personnes à proximité.

Si des vents violents sont imminents, désignez un abri sur place :

S’abriter dans une pièce intérieure, dans un couloir ou sous un meuble solide.
Éviter les fenêtres. Fermer les stores et les rideaux.
Se protéger la tête et le cou avec ses bras.

Ouragan

En cas d’avis d’ouragan, procédez comme suit :

Surveiller l’évolution de la situation en suivant les nouvelles.
Se préparer à évacuer sur ordre des autorités locales.
Barricader les fenêtres ou les protéger avec des volets.
Protéger les objets extérieurs et les articles n’appartenant pas à la collection.
Éloigner les collections des fenêtres ou des endroits vulnérables aux inondations.
Évacuer les lieux lorsqu’il est demandé de le faire en suivant les itinéraires indiqués par les autorités.
Ne pas retourner dans le bâtiment avant que les autorités n’en donnent l’autorisation.

Feu de végétation

En cas d’avis de feu de végétation, procédez comme suit :

Surveiller l’évolution de la situation en suivant les nouvelles.
Se préparer à évacuer sur ordre des autorités locales.
Déplacer les dossiers essentiels et les objets prioritaires si le temps le permet et s’il est possible de le faire en toute sécurité.
Verrouiller les espaces de rangement et les classeurs.
Fermer et verrouiller les fenêtres et les portes.
Enlever les matériaux combustibles autour du bâtiment.
Fermer l’entrée d’air extérieur et le gaz.
Allumer les lumières intérieures et extérieures.
Arroser les murs extérieurs en commençant par le côté faisant face au feu, s’il est possible de le faire en toute sécurité, ou activer les extincteurs automatiques extérieurs.
Évacuer les lieux lorsqu’il est demandé de le faire en suivant les itinéraires indiqués par les autorités.
Ne pas retourner dans le bâtiment avant que les autorités n’en donnent l’autorisation.

Actes criminels

En cas d’actes criminels, procédez comme suit :

Ne pas essayer d’appréhender un intrus ou une intruse ou un contrevenant ou une contrevenante.
Signaler immédiatement la menace à [insérer le nom de la personne-ressource].
Appeler le 911, au besoin.
Ne toucher à rien.
Consigner les détails dans un formulaire de rapport d’incident.

Blessure ou maladie grave

En cas de blessure ou maladie grave, procédez comme suit :

Appeler la sécurité ou le 911 et préciser :
- la nature de l’incident (âge, état du patient ou patiente);
- sa localisation (bâtiment, étage, numéro du local);
- votre nom.
Maintenir le patient ou la patiente en place s’il ou elle est en sécurité et créer un espace privé et calme.
Rester avec le patient ou la patiente jusqu’à l’arrivée des secours.
Procéder aux premiers secours, si l’on est qualifié ou qualifiée pour le faire, ou appeler un ou une secouriste formée.
Informer les intervenants et intervenantes, dès leur arrivée, des détails de l’incident.
Consigner les détails dans un formulaire de rapport d’accident.

Procédures à suivre pour la gestion des incidents « tous risques »

Procédures « tous risques » par type d’incident

Dans les tableaux de cette section du modèle Word, indiquez le rôle du ou de la membre de l’équipe responsables de chaque procédure « tous risques » répertoriée. Modifiez, ajoutez ou supprimez des procédures, au besoin.

Procédures visant tous les incidents

Être au courant de l’incident.
Composer le 911 lorsque des vies sont en danger.
Évacuer le bâtiment, au besoin.
Demander aux membres de l’équipe de gestion des incidents de se rendre à un point de rassemblement désigné.
Assurer la liaison avec les premiers répondants, au besoin.
Protéger l’accès à la zone touchée si les premiers répondants ne l’ont pas fait.
Administrer les finances en vue de la récupération.
Documenter l’incident de façon globale.
Rédiger un rapport d’incident.
Se réunir après l’incident pour discuter de l’intervention et recommander des améliorations à apporter au plan d’urgence ou d’autres procédures.
Mettre à jour le plan d’urgence, au besoin.

Procédures à suivre lorsque les médias sont sollicités

Décider s’il convient de contacter les médias.
Répondre aux médias, s’il y a lieu.

Procédures à suivre lorsque l’incident nécessite la fermeture du bâtiment

Informer les visiteurs et visiteuses ainsi que les membres du personnel de la fermeture du bâtiment.
Engager du personnel qualifié pour déterminer quand il est possible d’entrer dans le bâtiment sans danger.

Procédures à suivre lorsque l’incident entraîne des dommages aux collections ou aux biens

Communiquer avec la compagnie d’assurance.
Se procurer l’équipement de protection individuelle (EPI) requis.
Évaluer et documenter l’étendue et la nature des dommages ou des pertes subis dans les collections.
Mettre en place les mesures visant à limiter les dommages causés aux collections.
Évaluer et documenter l’étendue et la nature des dommages causés au bâtiment ou au site.
Mettre en place les mesures visant à limiter les dommages aux biens.
Commander les fournitures et le matériel nécessaires.
Stabiliser l’environnement du bâtiment.
Organiser le sauvetage et la récupération des collections touchées.
Suivre le déplacement des collections, au besoin.
Gérer la réparation des biens.
Collaborer avec le ou la spécialiste en assurance.

Procédures à suivre lorsque l’intervention prend plus que quelques heures

Se réunir [indiquer la fréquence] pour faire le point sur les progrès accomplis.
Constituer et gérer des équipes de travail.
Fournir de la nourriture et des rafraîchissements aux équipes.

Procédures à suivre lorsque le bâtiment reste inaccessible pendant des heures ou des jours

Établir un poste de commandement hors site.
Élaborer un plan de sauvetage et de récupération des collections qui sera mis en œuvre lorsque le bâtiment sera à nouveau accessible.
Rassembler l’EPI qui devra être utilisé lorsque le bâtiment sera à nouveau accessible.
Rassembler l’équipement et les fournitures nécessaires qui seront utilisés lorsque le bâtiment sera à nouveau accessible.

Procédures à suivre lorsque le bâtiment reste inaccessible pendant des semaines ou des mois

Trouver des espaces de travail de remplacement.
Trouver un espace de rangement temporaire pour les collections.

Procédures à suivre lorsque le bâtiment reste inaccessible pendant une situation d’urgence touchant l’ensemble de la communauté

Assurer la liaison avec les autorités de la gestion des urgences et surveiller les mesures d’urgence prises concernant l’établissement.
Mettre en place un réseau de communication pour informer l’ensemble du personnel de l’état de l’établissement et connaître les répercussions de la situation d’urgence sur le personnel.
Planifier des réunions périodiques de l’équipe de gestion des incidents afin d’élaborer des stratégies d’intervention à mettre en œuvre au sein de l’établissement lorsque le bâtiment sera à nouveau accessible.
S’approvisionner en fournitures et en équipement, et les entreposer à l’extérieur de la communauté, au besoin.

Procédures « tous risques » selon les rôles au sein de l’équipe de gestion des incidents

Dans le document Word, supprimez les rôles inutiles. Modifiez les procédures afin de les faire correspondre à celles des tableaux par type d’incident, comme décrit ci-dessus. Modifiez le nom des rôles, au besoin.

Responsable de l’intervention (équipe de deux personnes)

Pour tous les incidents, procédez comme suit :

Être au courant de l’incident.
Composer le 911 lorsque des vies sont en danger.
Gérer l’évacuation du bâtiment, au besoin.
Demander aux membres de l’équipe de gestion des incidents de se rendre à un point de rassemblement désigné.
Assurer la liaison avec les premiers répondants.
Protéger l’accès à la zone touchée si les premiers répondants ne l’ont pas fait.
Informer les visiteurs et visiteuses ainsi que les membres du personnel de la fermeture du bâtiment, au besoin.
Décider s’il faut joindre les médias et leur répondre, s’il y a lieu.
Rencontrer régulièrement l’équipe de gestion des incidents pour faire le point sur les progrès accomplis.
Administrer les finances en vue de la récupération.
[Énumérer les protocoles d’embauche et d’approvisionnement d’urgence particuliers.]
Documenter l’incident.
Rédiger un rapport d’incident.
Rencontrer l’équipe de gestion des incidents après l’incident pour discuter de l’intervention et recommander des améliorations au plan d’urgence.
Mettre à jour le plan d’urgence.

Pour les situations d’urgence à l’échelle de la communauté, procédez comme suit :

Assurer la liaison avec les autorités de la gestion des urgences et surveiller les mesures d’urgence prises concernant l’établissement.
Mettre en place un réseau de communication pour informer l’ensemble du personnel de l’état de l’établissement et connaître les répercussions de la situation d’urgence sur le personnel.
Planifier des réunions périodiques de l’équipe de gestion des incidents afin d’élaborer des stratégies d’intervention au sein de l’établissement avant que le bâtiment ne soit à nouveau accessible.

En cas de dommages aux collections ou aux biens, procédez comme suit :

Établir un poste de commandement hors site, au besoin.
Engager du personnel qualifié pour déterminer si l’accès au bâtiment est sans danger, au besoin.
Communiquer avec la compagnie d’assurance.
Se procurer l’EPI requis.
Évaluer et documenter l’étendue et la nature des dommages ou des pertes aux collections avec le ou la responsable des collections.
Évaluer et documenter l’étendue et la nature des dommages causés au bâtiment ou au site.
Mettre en place des mesures visant à limiter les dommages aux biens.
Commander les fournitures et le matériel nécessaires.
Stabiliser l’environnement du bâtiment.
Gérer la réparation des biens.
Collaborer avec le ou la spécialiste en assurance.
Constituer et gérer des équipes de travail.
Fournir de la nourriture et des rafraîchissements aux équipes lorsque l’intervention dure plus de quelques heures.
Mettre en place des espaces de travail de remplacement, au besoin.
S’approvisionner en fournitures et en équipement et les entreposer à l’extérieur de la communauté, au besoin.
Trouver un espace de rangement temporaire pour les collections, au besoin.

Responsable de l’intervention (équipe de trois ou de cinq personnes)

Pour tous les incidents, procédez comme suit :

Être au courant de l’incident.
Composer le 911 lorsque des vies sont en danger.
Demander aux membres de l’équipe de gestion des incidents de se rendre à un point de rassemblement désigné.
Assurer la liaison avec les premiers répondants.
Informer les visiteurs et visiteuses ainsi que les membres du personnel de la fermeture du bâtiment, au besoin.
Décider s’il faut joindre les médias et leur répondre, s’il y a lieu.
Rencontrer régulièrement l’équipe de gestion des incidents pour faire le point sur les progrès accomplis.
Rencontrer l’équipe de gestion des incidents après l’incident pour discuter de l’intervention et recommander des améliorations au plan d’urgence.

Pour les situations d’urgence à l’échelle de la communauté, procédez comme suit :

Assurer la liaison avec les autorités de la gestion des urgences et surveiller les mesures d’urgence prises concernant l’établissement.
Mettre en place un réseau de communication pour informer l’ensemble du personnel de l’état de l’établissement et connaître les répercussions de la situation d’urgence sur le personnel.
Planifier des réunions périodiques de l’équipe de gestion des incidents afin d’élaborer des stratégies d’intervention à mettre en œuvre au sein de l’établissement lorsque le bâtiment sera à nouveau accessible.

En cas de dommages aux collections ou aux biens, procédez comme suit :

Établir un poste de commandement hors site, au besoin.
Évaluer l’étendue et la nature des dommages ou des pertes aux collections avec le ou la responsable des collections.
Constituer et gérer des équipes de travail.

Responsable de la logistique (équipe de trois personnes)

Pour tous les incidents, procédez comme suit :

Gérer l’évacuation du bâtiment, au besoin.
Protéger l’accès à la zone touchée si les premiers répondants ne l’ont pas fait.
Rencontrer régulièrement l’équipe de gestion des incidents pour faire le point sur les progrès accomplis.
Administrer les finances en vue de la récupération.
[Énumérer tout protocole d’embauche et d’approvisionnement d’urgence particulier.]
Documenter l’incident.
Rédiger un rapport d’incident.
Rencontrer l’équipe de gestion des incidents après l’incident pour discuter de l’intervention et recommander des améliorations au plan d’urgence.
Mettre à jour le plan d’urgence.

En cas de dommages aux biens, procédez comme suit :

Engager du personnel qualifié pour déterminer si l’accès au bâtiment est sans danger, au besoin.
Communiquer avec la compagnie d’assurance.
Se procurer l’EPI requis.
Évaluer et documenter l’étendue et la nature des dommages causés au bâtiment ou au site.
Mettre en place des mesures visant à limiter les dommages aux biens.
Commander les fournitures et le matériel nécessaires
Stabiliser l’environnement du bâtiment.
Gérer la réparation des biens.
Collaborer avec le ou la spécialiste en assurance.
Fournir de la nourriture et des rafraîchissements aux équipes lorsque l’intervention dure plus de quelques heures.
Mettre en place des espaces de travail de remplacement, au besoin.
S’approvisionner en fournitures et en équipement et les entreposer à l’extérieur de la communauté, au besoin.
Trouver un espace de rangement temporaire pour les collections, au besoin.

Responsable de la logistique (équipe de cinq personnes)

Pour tous les incidents, procédez comme suit :

Rencontrer régulièrement l’équipe de gestion des incidents pour faire le point sur les progrès accomplis.
Administrer les finances en vue de la récupération.
[Énumérer tout protocole d’embauche et d’approvisionnement d’urgence particulier.]
Documenter l’incident.
Rédiger un rapport d’incident.
Rencontrer l’équipe de gestion des incidents après l’incident pour discuter de l’intervention et recommander des améliorations au plan d’urgence.
Mettre à jour le plan d’urgence.

Lorsque l’incident cause des dommages aux biens, procédez comme suit :

Communiquer avec la compagnie d’assurance.
Se procurer l’EPI requis.
Commander les fournitures et le matériel nécessaires
Collaborer avec le ou la spécialiste en assurance.
Fournir de la nourriture et des rafraîchissements aux équipes lorsque l’intervention dure plus de quelques heures.
Mettre en place des espaces de travail de remplacement, au besoin.
Trouver un espace de rangement temporaire pour les collections, au besoin.

Pour les situations d’urgence à l’échelle de la communauté, procédez comme suit :

Établir un dépôt d’approvisionnement à l’extérieur de la communauté, au besoin.

Responsable des installations (équipe de cinq personnes)

Pour tous les incidents, procédez comme suit :

Gérer l’évacuation du bâtiment, au besoin.
Protéger l’accès à la zone touchée si les premiers répondants ne l’ont pas fait.
Rencontrer régulièrement l’équipe de gestion des incidents pour faire le point sur les progrès accomplis.
Rencontrer l’équipe de gestion des incidents après l’incident pour discuter de l’intervention et recommander des améliorations au plan d’urgence.

En cas de dommages aux biens, procédez comme suit :

Engager du personnel qualifié pour déterminer si l’accès au bâtiment est sans danger, au besoin.
Évaluer et documenter l’étendue et la nature des dommages causés au bâtiment ou au site.
Mettre en place des mesures visant à limiter les dommages aux biens.
Stabiliser l’environnement du bâtiment.
Gérer la réparation des biens.

Responsable des collections

Pour tous les incidents, procédez comme suit :

Rencontrer régulièrement l’équipe de gestion des incidents pour faire le point sur les progrès accomplis.
Rencontrer l’équipe de gestion des incidents après l’incident pour discuter de l’intervention et recommander des améliorations au plan d’urgence.

En cas de dommages aux collections, procédez comme suit :

Évaluer et documenter l’étendue et la nature des dommages ou des pertes aux collections avec le ou la responsable de l’intervention.
Mettre en place des mesures visant à limiter les dommages aux collections.
Prévoir le sauvetage et la récupération des collections lorsque le bâtiment demeure inaccessible.
Organiser le sauvetage et la récupération des collections touchées.
Suivre les déplacements des collections.

Adjoint ou adjointe aux collections (équipe de cinq personnes)

Pour tous les incidents, procédez comme suit :

Rencontrer régulièrement l’équipe de gestion des incidents pour faire le point sur les progrès accomplis.
Rencontrer l’équipe de gestion des incidents après l’incident pour discuter de l’intervention et recommander des améliorations au plan d’urgence.

En cas de dommages aux collections, procédez comme suit :

Aider à limiter les dommages aux collections.
Aider à planifier le sauvetage et la récupération des collections alors que le bâtiment demeure inaccessible.
Aider au sauvetage et à la récupération des collections touchées.
Suivre les déplacements des collections.

Directeur ou directrice ou président-directeur général ou présidente-directrice générale de l’établissement (non membre de l’équipe de gestion des incidents)

Déclarer une situation d’urgence auprès du ou de la responsable de l’intervention.
Prendre des décisions importantes à toutes les étapes d’une situation d’urgence, de l’intervention à la récupération, en consultation avec l’équipe de gestion des incidents et la haute direction.
Autoriser les dépenses pour une urgence majeure et enclencher les ententes d’aide mutuelle.
Rester en contact avec le ou la responsable de l’intervention.
Recevoir des rapports actualisés du ou de la responsable de l’intervention.
Communiquer ou assurer la liaison avec le conseil d’administration.
Gérer la reprise des activités normales.

Stratégies d’intervention relatives aux collections

Cette section du modèle présente le texte des stratégies générales d’intervention relatives aux collections. Vous pouvez utiliser tel quel le texte du document Word, le modifier au besoin ou le remplacer par de l’information provenant d’un autre modèle. Modifiez les noms de rôle, au besoin.

Les procédures suivantes servent de lignes directrices pour répondre à une situation d’urgence lorsque les collections sont directement touchées. Le ou la responsable des collections gérera tous les efforts d’évacuation, de sauvetage et de récupération des collections. Vous pouvez consulter d’autres spécialistes des collections et de la conservation, au besoin.

L’évacuation, le sauvetage et la récupération des collections se feront de manière à ne pas mettre en danger la santé et la sécurité des personnes. L’EPI approprié est fourni.

Contrôle de la réintégration

Lorsque l’urgence a nécessité une évacuation et qu’elle peut avoir causé des dommages au bâtiment, procédez comme suit :

Vérifier que toutes les personnes présentes dans le bâtiment ont été retrouvées.
S’assurer d’avoir reçu la permission de revenir de la part des autorités civiles.
Confirmer que les services publics peuvent être utilisés en toute sécurité ou qu’ils ont été coupés.
Déterminer s’il y a de l’eau stagnante dans le bâtiment.
Déterminer si des passages sont bloqués ou obstrués.
S’assurer d’être accompagné ou accompagnée (ne jamais entrer seul ou seule).
Utiliser l’EPI approprié.
Établir un moyen de communication.
Rassembler les outils pour effectuer une documentation rapide (papier ou formulaire, crayon, caméra, piles supplémentaires).
Comprendre que l’objectif est de documenter l’étendue et la nature des dommages, et non d’amorcer le sauvetage.

Évaluation initiale des dommages

Lorsqu’une situation d’urgence est susceptible de toucher les collections, on évalue les dommages avant d’élaborer un plan de sauvetage. Lorsqu’il est possible d’entrer dans la zone en toute sécurité, le ou la responsable de l’intervention et le ou la responsable des collections évaluent d’abord l’ensemble des dommages à la collection.

Documenter la nature de l’urgence.
Définir la zone directement touchée et à risque de subir d’autres dommages.
Déterminer le degré d’accès.
Documenter l’ensemble des dommages au bâtiment et aux installations d’exposition et de rangement.
Évaluer l’environnement dans les zones touchées (HR, température, ventilation, exposition).
Déterminer les types de dommages à la collection.
Déterminer l’étendue des dommages à la collection.
Estimer le nombre et les types d’objets touchés.

Les dommages seront documentés à l’aide :

de notes; utiliser les formulaires d’évaluation initiale des dommages (annexes 2 à 5) [insérer le titre d’un autre formulaire, au besoin];
de photographies;
de cartes annotées; utiliser l’Annexe 1 : Plans d’étage.

Préparation au sauvetage

Une fois que les besoins globaux de stabilisation des collections sont compris, le ou la responsable des collections gère la mise en œuvre d’un plan de sauvetage des collections :

Mettre immédiatement en place des mesures visant à limiter les dommages aux collections, au besoin.
Déterminer les procédures de sauvetage nécessaires à la stabilisation des collections (consulter l’Annexe 6 : Liste de contrôle pour la planification du sauvetage pour obtenir une liste de contrôle générale pour la planification des mesures de sauvetage).
Élaborer un plan d’action de sauvetage en tenant compte des priorités de sauvetage; utiliser l’Annexe 7 : Formulaire de planification du sauvetage.
Aménager des espaces de travail et de rangement temporaires qui permettent d’appliquer les procédures de sauvetage requises et qui répondent aux critères minimaux suivants :
- [Énumérer les critères utilisés pour choisir les espaces de sauvetage et de récupération des collections.]
Sélectionner des espaces hors site, au besoin, en choisissant parmi ceux énumérés à la section « Personnes à joindre pour la récupération d’urgence », dans la mesure du possible.
Rassembler les fournitures et l’équipement nécessaires, y compris l’EPI.
Désigner des chefs ou cheffes d’équipe pour superviser des sites de travail distincts.
Décider qui sera la personne responsable de la documentation sur le sauvetage et des méthodes à utiliser.
Établir des relations hiérarchiques claires et des procédures de communication pour les équipes de sauvetage.
Former les sauveteurs et sauveteuses.
Coordonner les activités de sauvetage dans le cadre de l’intervention globale par l’intermédiaire de l’équipe de gestion des incidents.

La planification initiale peut commencer avant l’évaluation initiale des dommages si le bâtiment reste inaccessible.

Procédures de sauvetage

Trier

L’objectif d’un plan de sauvetage des collections en cas d’urgence est de préserver, autant que possible, la valeur d’une collection. Lorsque plusieurs objets sont concernés, les mesures de sauvetage sont organisées de manière à donner la priorité aux objets de plus grande valeur.

Lorsqu’il est possible de déplacer des objets en toute sécurité pour éviter des dommages, procédez comme suit :

Évacuer les objets prioritaires vers un endroit sûr à l’intérieur ou à l’extérieur du bâtiment.

Lorsqu’une situation d’urgence touche de nombreux objets de valeur élevée ou moyenne et que tous les objets sont accessibles de manière égale, procédez comme suit :

Stabiliser ou évacuer d’abord les objets prioritaires des zones touchées.
Évaluer l’état des objets prioritaires, même si les objets se trouvent en dehors de la zone touchée.
Séparer les objets par type et degré de dommages; isoler les objets moisis.

Lorsque l’incident entrave l’accès aux objets, procédez comme suit :

Planifier le sauvetage en tenant compte de la valeur de l’objet et de sa vulnérabilité à d’autres dommages si le traitement est retardé.
Traiter ultérieurement les objets essentiellement stables.
Désigner les objets que l’on ne peut sauver en vue de leur aliénation et de leur élimination.

Lorsqu’une situation d’urgence menace la préservation de documents essentiels pour l’établissement, procédez comme suit :

Sauver les documents essentiels (documents relatifs aux collections, à la recherche et à l’établissement) qui ne sont pas reproduits ni stockés hors site.

Consultez l’Annexe 8 : Liste des priorités de sauvetage pour obtenir la liste à jour des priorités en matière de sauvetage.

Protéger les collections

Lorsque les collections risquent d’être endommagées davantage en raison d’une situation d’urgence, procédez comme suit :

Contenir ou bloquer le danger.
Protéger les collections à risque non touchées :
- Couvrir les collections non touchées qui doivent être protégées.
- Protéger les objets sur place, au besoin.
- Déplacer les objets dans un endroit sûr.
- Surélever les objets du sol.
Stabiliser l’environnement dans les espaces abritant les collections :
- Contrôler l’HR et la température.
- Évacuer l’eau stagnante et les matériaux humides.
- Abaisser l’HR si elle est supérieure à 65 % à l’aide de déshumidificateurs conventionnels ou à faible teneur en grains.
- Ramener la température à un niveau normal.
Ajuster la ventilation pour limiter les effets de la situation d’urgence :
- Augmenter la circulation de l’air dans les espaces humides pour accélérer le séchage : ouvrir les portes et les fenêtres, installer des ventilateurs ou des appareils de ventilation, augmenter le taux d’échange d’air.
- Isoler les espaces touchés par la fumée : fermer les clapets des systèmes de CVC ainsi que les portes intérieures pour empêcher la dispersion de la fumée et ouvrir les portes ou fenêtres extérieures pour ventiler les espaces touchés.
- Isoler les espaces touchés par les moisissures.
- Utiliser un système de filtration de l’air pour réduire les niveaux élevés de particules (fumée, poussière).
- Fermer les entrées d’air et les portes et fenêtres en cas de panne de courant afin de ralentir les changements dans l’environnement intérieur.
- Fournir une alimentation de secours.

Documenter les collections

Au cours des opérations de sauvetage et de récupération, documentez l’état, le traitement et le déplacement des collections comme suit :

Documenter tous les déplacements de collections; utiliser l’Annexe 9 : Formulaire de suivi de l’emplacement [insérer le titre du formulaire de remplacement, le cas échéant].
Documenter l’état de l’objet et le traitement de stabilisation; utiliser l’Annexe 10 : Formulaire de documentation du sauvetage [insérer le titre du formulaire de remplacement, le cas échéant].
Photographier les objets au fur et à mesure qu’ils sont récupérés.
Numéroter les objets et étiqueter les boîtes, au besoin.

Déplacer les collections

Lorsqu’un préavis est donné pour une situation d’urgence telle que [sélectionner ceux qui s’appliquent : ouragan, inondation ou feu de végétation], procédez comme suit :

Évacuer les objets de leur emplacement habituel, au besoin, pour éviter des dommages.
Déplacer les objets vers un endroit plus sûr dans la même pièce ou le même bâtiment, dans la mesure du possible.
Déplacer les objets vers un lieu hors site, au besoin.
Sélectionner des espaces de rangement temporaire qui répondent aux critères minimaux énumérés dans la section « Préparation au sauvetage ».
Documenter le déplacement des objets; utiliser l’Annexe 9 : Formulaire de suivi de l’emplacement, dans la mesure du possible.

Lorsque des collections doivent être déplacées, procédez comme suit :

Ne déplacer les objets que lorsque c’est nécessaire pour éviter d’autres dommages ou pour le traitement lié au sauvetage.
Déplacer les objets vers d’autres espaces sûrs sous le contrôle de l’établissement au sein du même bâtiment, dans la mesure du possible.
Il n’y a que [sélectionner les personnes et en ajouter d’autres au besoin] le personnel, le personnel formé, les spécialistes formés, les premiers répondants, les bénévoles des établissements et les bénévoles de la communauté qui peuvent déplacer des objets.
Utiliser des techniques adaptées aux objets et à leur état et qui les soutiennent.
Conserver les étiquettes et les supports ou contenants de protection pour le rangement annotés avec les objets.
Déplacer les objets avec leurs supports ou contenants de protection pour le rangement lorsque ces derniers sont en bon état et qu’ils offrent un support adéquat.
Éliminer les matériaux de stockage en mauvais état avant de déplacer des objets.
Documenter le déplacement des objets; utiliser l’Annexe 9 : Formulaire de suivi de l’emplacement, dans la mesure du possible.

Lorsque des objets sont déplacés hors d’un bâtiment touché, procédez comme suit :

Déplacer les objets dans d’autres espaces sûrs à l’intérieur d’un bâtiment faisant partie de l’établissement, dans la mesure du possible.
Sélectionner, le cas échéant, un ou plusieurs espaces tiers répondant aux critères minimaux énumérés dans la section « Préparation au sauvetage ».
Sélectionner les espaces hors site énumérés dans la section « Personnes à joindre pour la récupération d’urgence », dans la mesure du possible.
Documenter le déplacement des objets; utiliser l’Annexe 9 : Formulaire de suivi de l’emplacement, dans la mesure du possible.

Tout déplacement de collections doit répondre aux exigences suivantes de la police d’assurance :

[Énumérer les restrictions de la police.]

Emballer les collections

Lorsque les collections doivent être déplacées hors du bâtiment, procédez comme suit :

Déplacer les objets dans leurs boîtes ou contenants de rangement lorsque ces derniers sont en bon état et qu’ils offrent un support adéquat.
Emballer soigneusement les objets à l’aide de contenants ou de supports appropriés afin d’éviter tout dommage supplémentaire.
Choisir des méthodes qui minimisent les pertes supplémentaires et facilitent la récupération.
Trier les objets en fonction du degré des dommages et des traitements nécessaires.
Intercaler ou séparer les contenus, au besoin.
Étiqueter clairement les boîtes ou autres contenants afin de faciliter leur récupération ultérieure et de distinguer les objets emballés des objets n’appartenant pas à la collection et des déchets.

Gagner du temps

Lorsque des objets ou des documents endommagés par l’eau ne peuvent être stabilisés de manière sécuritaire en raison de leur nombre, de leurs propriétés matérielles ou d’un manque d’espace, procédez comme suit :

Emballer ou envelopper et congeler dès que possible les objets qui ne sont pas endommagés par la congélation.
Congeler les objets qui ne peuvent être séchés à l’air libre de manière sécuritaire.
Congeler dès que possible les objets qui peuvent être séchés à l’air et qui ne sont pas endommagés par la congélation si leur nombre est supérieur à [inscrire 200 ou indiquer le nombre le plus élevé d’objets pouvant être séchés de manière sécuritaire dans les 48 à 72 heures].
Congeler les objets moisis pour permettre un nettoyage ultérieur sûr.
Ne pas congeler [modifier la liste pour n’inclure que les éléments de votre collection] les daguerréotypes, les ferrotypes, les négatifs sur verre au collodion humide, les ambrotypes, les pannotypes, les manuscrits dorés ou enluminés, les peintures, les textiles peints, les perles, l’os, l’ivoire, les bois de cervidé, la corne, les coquillages, les céramiques, le verre, la pierre et les spécimens paléontologiques.
Rincer ou nettoyer les objets humides et souillés avant de les congeler, si cela est approprié et dans la mesure du possible.
Garder mouillés les objets déjà saturés en les mettant dans de l’eau propre et froide pendant 48 heures au maximum avant de les sécher ou de les emballer et de les congeler s’il est possible de le faire sans danger.
Il est convenable de garder les objets humides dans le cas [modifier pour n’inclure que ceux de votre collection] de nombreux documents photographiques, des cassettes audio et vidéo, des films cinématographiques, des disques optiques, des disques magnétiques et du papier couché.

Nettoyer à la suite du sauvetage des collections

Lorsque des objets ou des documents sont souillés par de l’eau sale ou boueuse ou de la suie, procédez comme suit :

Consulter un restaurateur ou une restauratrice avant de procéder au nettoyage.
Dans la mesure du possible, retarder le nettoyage jusqu’à ce que tous les objets aient été stabilisés afin que les traitements puissent être mieux gérés et, dans la mesure du possible, effectués par des restaurateurs et restauratrices.
Éviter de nettoyer des objets qui pourraient être facilement endommagés.
Ne rincer et ne nettoyer à l’eau que les objets saturés et ayant des surfaces stables.
Travailler à proximité du site de sauvetage, dans la mesure du possible, afin de limiter la contamination d’autres zones.
Utiliser des techniques efficaces qui ne causent pas d’autres dommages.

Sécher à la suite du sauvetage de collections humides

Lorsque des objets ou des documents sont endommagés par l’eau, procédez comme suit :

Consulter un restaurateur ou une restauratrice avant de sécher des objets très vulnérables aux dommages causés par l’eau.
Rincer ou nettoyer les objets humides et souillés avant de les sécher, si cela est approprié et dans la mesure du possible.
Éliminer l’excédent d’eau en vidant les objets ou leurs contenants de protection et en épongeant les surfaces humides et stables avec des papiers, chiffons ou éponges propres et absorbants.
Utiliser des techniques de séchage efficaces qui ne causent pas d’autres dommages.
Sécher immédiatement à l’air libre les objets endommagés par l’eau ou qui ne peuvent être congelés. Adapter la vitesse de séchage pour éviter des dommages supplémentaires.
Utiliser la lyophilisation sous vide si le nombre d’objets est supérieur à [entrer 200 ou indiquer le nombre le plus élevé d’objets pouvant être séchés de manière sécuritaire dans les 48 à 72 heures] pour [modifier la liste pour n’inclure que les objets de votre collection] le papier, le papier couché, le parchemin, le vélin, les livres et certains documents photographiques (négatifs et tirages à la gélatine argentique, négatifs secs sur plaque de verre, tirages couleur, négatifs et diapositives).
Ne pas lyophiliser sous vide [modifier la liste pour n’inclure que ceux de votre collection] les peintures, les supports audiovisuels, les négatifs sur plaques de verre au collodion humide et tout autre matériel qui ne doit pas être congelé.

Effectuer un traitement de conservation des objets

Lorsque les objets ou documents stabilisés ne sont pas nécessairement prêts à être utilisés ou exposés, procédez comme suit :

Planifier des traitements de conservation lorsque cela est possible et nécessaire.
Envisager un traitement immédiat s’il est plus efficace et si des fonds sont disponibles.

Réinstaller les collections

Lorsque les supports ou contenants de protection pour le rangement ou l’exposition sont endommagés, procédez comme suit :

Afin de détecter d’éventuels dommages, examiner tous les supports et contenants de protection, y compris les boîtes de rangement, les chemises, les pochettes et autres contenants, le matériel d’encapsulation, les supports de rangement et d’exposition, les cadres, les étagères de rangement, les armoires, les présentoirs et les vitrines d’exposition.
Nettoyer, réparer ou jeter les supports ou contenants de protection pour le rangement ou l’exposition endommagés dès qu’il est sécuritaire de le faire.
Les remplacer immédiatement par des produits équivalents, dans la mesure du possible.
Fournir des contenants de protection ou supports temporaires faits de produits sûrs, au besoin.

Ranger temporairement les collections

Lorsqu’il est impossible de remettre les objets évacués ou stabilisés dans leur lieu de rangement ou d’exposition pendant un certain temps, procédez comme suit :

Choisir un espace de rangement temporaire qui répond aux critères minimaux énumérés dans la section « Préparation au sauvetage ».
Équiper l’espace de rangement temporaire avec des accessoires sûrs pour le rangement des collections, qui pourront être réutilisés ultérieurement dans le rangement permanent, dans la mesure du possible.
Remettre, dès que possible, les objets dans une réserve permanente.

Aliéner les objets gravement endommagés

Lorsque les objets ou les documents sont si gravement endommagés qu’ils ne peuvent être sauvés, procédez comme suit :

Consulter les restaurateurs et restauratrices sur les possibilités de traitement avant de décider d’aliéner des objets de la collection.
Discuter des options avec les représentants et représentantes de la compagnie d’assurance.
Lorsque moins de [indiquer le nombre maximum d’objets ou de documents qui peuvent être conservés en toute sécurité pendant le sauvetage et la récupération] objets ou documents sont endommagés au point de ne plus pouvoir être sauvés, stabiliser ou isoler les objets, puis les documenter et les retirer de l’inventaire en suivant le protocole normal décrit dans la politique d’aliénation.
Lorsque plus de [indiquer le nombre minimum d’objets ou de documents qui rend impossible le rangement à court terme] objets ou documents sont endommagés au point d’être irrécupérables ou lorsqu’il n’y a pas d’espace disponible pour ranger ces objets, les photographier et les éliminer immédiatement d’une manière contrôlée. L’aliénation suivra l’élimination, comme le décrit la politique d’aliénation.
Lorsque la perte est totale, suivre le protocole normal d’aliénation décrit dans la politique d’aliénation.

Fournitures et équipement d’urgence

Cette section du modèle Word comprend une série de tableaux qui répertorient les fournitures et l’équipement très utiles en cas d’intervention d’urgence. Dans le document Word, modifiez les détails ou insérez des articles supplémentaires, au besoin. Pour chaque article, déterminez au moins une catégorie de fournisseurs et ajoutez les coordonnées des fournisseurs en question dans le tableau « Fournitures d’urgence et fournisseurs d’équipement » qui suit les tableaux de fournitures et d’équipement. Pour les articles qui seront gardés à portée de main, indiquez le lieu où les fournitures et l’équipement sont stockés sous « Lieu de rangement » dans les tableaux du document Word.

Santé et sécurité

Vêtements et équipement de protection individuelle

Le tableau sur les vêtements et l’EPI comprend les articles et les fournisseurs suivants :

Chaussures ou bottes de sécurité
- Distributeurs de fournitures industrielles
- Fournisseurs de vêtements de travail
Combinaisons jetables
- Distributeurs de fournitures industrielles
- Fournisseurs de vêtements de travail
Gants jetables (caoutchouc, latex ou nitrile)
- Distributeurs de fournitures industrielles
- Fournisseurs d’équipement de laboratoire ou médical
Respirateurs à filtre de particules N95/100 jetables
- Quincailleries

Premiers soins

Le tableau sur les premiers secours comprend les articles et les fournisseurs suivants :

Désinfectant ou lingettes à base d’alcool
- Pharmacies
Trousses de premiers soins
- Pharmacies

Gestion de projet

Communication

Le tableau sur les communications comprend les articles et les fournisseurs suivants :

Poste de radio à piles et piles de rechange
- Magasins d’appareils électroniques
- Quincailleries
Téléphones cellulaires
- Magasins d’appareils électroniques

Sécurité et contrôle de l’accès

Le tableau sur la sécurité et le contrôle d’accès comprend les articles et fournisseurs suivants :

Cale-portes
- Distributeurs de fournitures industrielles
- Quincailleries
Ruban de sécurité
- Fournisseurs de matériaux de construction
- Quincailleries

Espace de travail

Le tableau sur l’espace de travail comprend les articles et les fournisseurs suivants :

Bâches en plastique
- Fournisseurs de matériaux de construction
- Quincailleries
Conteneur d’expédition
- Entreprises d’entreposage ou de déménagement
Tables pliantes
- Distributeurs de fournitures industrielles
- Quincailleries

Protection et restauration des bâtiments

Contrôle et surveillance du climat

Le tableau sur le contrôle et la surveillance du climat comprend les articles et fournisseurs suivants :

Appareils de ventilation
- Entreprises de restauration après sinistre
Déshumidificateurs et humidificateurs portatifs
- Entreprises de restauration après sinistre
- Quincailleries
Enregistreurs de données
- Fournisseurs de matériel d’archives
- Fournisseurs d’équipement de laboratoire ou médical
Ventilateurs portables de table ou de plancher
- Fournisseurs de matériaux de construction
- Quincailleries

Protection contre les dangers

Le tableau sur la protection contre les dangers comprend les articles et les fournisseurs suivants :

Feuilles de polyéthylène
- Fournisseurs de matériaux de construction
- Quincailleries
Tampons, coussins et boudins absorbants
- Distributeurs de fournitures industrielles
- Entreprises de restauration après sinistre

Rétablissement

Le tableau sur le rétablissement comprend les articles et les fournisseurs suivants :

Aspirateur industriel pour déchets solides et humides
- Distributeurs de fournitures industrielles
- Fournisseurs de matériaux de construction
Balais, vadrouilles ou racloirs
- Quincailleries
Bennes à ordures
- Fournisseurs de produits spécialisés
Boîte à outils
- Fournisseurs de matériaux de construction
- Quincailleries
Échelles
- Fournisseurs de matériaux de construction
Éponges anti-suie ou pour nettoyage à sec
- Entreprises de restauration après sinistre
- Fournisseurs de matériel pour la conservation
Lampes de poche étanches et anti-étincelles
- Quincailleries
Lingettes (chiffons, éponges, etc.)
- Distributeurs de fournitures industrielles
- Fournisseurs de matériaux de construction
Pompes de puisard
- Fournisseurs de matériaux de construction
Poubelles et sacs à ordures
- Quincailleries
Rallonges (avec mise à la terre)
- Magasins de fournitures de bureau
- Fournisseurs de matériaux de construction
Seaux
- Quincailleries

Sauvetage et récupération des collections

Protéger les collections pendant le sauvetage

Le tableau sur la protection des collections comprend les articles et les fournisseurs suivants :

Feuilles de polyéthylène
- Fournisseurs de matériaux de construction
- Quincailleries
Tampons, coussins et boudins absorbants
- Distributeurs de fournitures industrielles
- Entreprises de restauration après sinistre

Documenter les collections pendant le sauvetage

Le tableau sur la documentation des collections comprend les articles et les fournisseurs suivants :

Appareil photo (téléphone portable) et accessoires
- Magasins d’appareils électroniques
Base de données des collections
- Fournisseurs de produits spécialisés
Blocs de papier
- Magasins de fournitures de bureau
Étiquettes en papier avec ficelle
- Distributeurs de fournitures industrielles
- Magasins de fournitures de bureau
Marqueurs et feutres permanents et imperméables
- Magasins de fournitures de bureau
Ordinateur portable ou ordinateur
- Magasins d’appareils électroniques
Planchettes à pince
- Magasins de fournitures de bureau
Porte-blocs
- Magasins de fournitures de bureau
Stylos et crayons
- Magasins de fournitures de bureau

Maintenir un inventaire à jour de la collection afin d’étayer la documentation lors d’une intervention d’urgence touchant les collections.

Emballer et déplacer les collections pendant le sauvetage

Le tableau sur l’emballage et le déplacement des collections comprend les articles et les fournisseurs suivants :

Bacs de rangement et boîtes fourre-tout en plastique
- Quincailleries
Boîtes de rangement pour archives
- Fournisseurs de matériel d’archives
Boîtes en carton
- Magasins de fournitures de déménagement
- Magasins de fournitures de bureau
Camion, camionnette ou voiture
- Agences de location de véhicules
Chariots à roulettes matelassés ou emboîtables
- Distributeurs de fournitures industrielles
Chariots tout usage
- Distributeurs de fournitures industrielles
Couteaux tout usage et lames supplémentaires
- Fournisseurs de matériaux de construction
- Quincailleries
Feuilles de polyéthylène
- Fournisseurs de matériaux de construction
- Quincailleries
Film à bulles
- Distributeurs de fournitures industrielles
- Magasins de fournitures de bureau
Papier journal non imprimé
- Fournisseurs de matériel d’artiste
- Magasins de fournitures de bureau
Ruban adhésif Tuck ou ruban de revêtement
- Fournisseurs de matériaux de construction
Ruban d’emballage
- Magasins de fournitures de bureau
- Quincailleries
Sacs à déchets
- Épiceries
- Quincailleries
Sacs en plastique refermables
- Épiceries
- Quincailleries

Gagner du temps pendant le sauvetage

Le tableau sur les articles permettant de gagner du temps comprend les articles et les fournisseurs suivants :

Camion réfrigéré
- Entreprises de restauration après sinistre
- Fournisseurs de produits spécialisés
Congélateur horizontal ou vertical
- Magasins d’articles ménagers

Nettoyer à la suite du sauvetage

Le tableau sur le nettoyage à la suite du sauvetage comprend les articles et les fournisseurs suivants :

Aspirateur équipé de filtres à haute efficacité pour les particules de l’air (HEPA)
- Fournisseurs de produits spécialisés
Bâche en plastique
- Fournisseurs de matériaux de construction
Bacs de rangement et boîtes fourre-tout en plastique
- Quincailleries
Éponges anti-suie ou pour nettoyage à sec
- Entreprises de restauration après sinistre
- Fournisseurs de matériel pour la conservation
Éponges pour usage domestique
- Quincailleries
Feuilles de plastique ondulé
- Fournisseurs de produits spécialisés
Pinceaux
- Fournisseurs de matériaux de construction
- Quincailleries
Pulvérisateurs à pompe
- Quincailleries

Sécher à la suite du sauvetage

Le tableau sur le séchage à la suite du sauvetage comprend les articles et les fournisseurs suivants :

Ciseaux
- Magasins de fournitures de bureau
Couteaux tout usage et lames supplémentaires
- Fournisseurs de matériaux de construction
- Quincailleries
Feuilles de polyéthylène
- Fournisseurs de matériaux de construction
- Quincailleries
Lingettes pour salle blanche (par exemple, TEK Wipe, Texwipe)
- Distributeurs de fournitures industrielles
- Fournisseurs d’équipement de laboratoire ou médical
Lyophilisateur sous vide
- Entreprises de restauration après sinistre
- Fournisseurs de produits spécialisés
Papier buvard
- Fournisseurs de matériel d’archives
- Fournisseurs de matériel d’artiste
Règle à tracer
- Magasins de fournitures de bureau
Serviettes en microfibre
- Quincailleries
Ventilateurs de table ou de plancher
- Entreprises de restauration après sinistre
- Quincailleries

Fournisseurs de fournitures et d’équipement d’urgence

Dans le tableau « Liste de fournisseurs » du modèle Word, indiquez le nom d’une ou de plusieurs entreprises, leur numéro de téléphone et l’adresse de leur site Web, ainsi que toute remarque utile sur les fournitures et l’équipement particuliers vendus ou les détails utiles à fournir au moment de passer une commande pour chaque catégorie de fournisseurs, notamment :

Distributeurs de fournitures industrielles
Entreprises d’entreposage ou de déménagement
Entreprises de restauration après sinistre
Épiceries
Fournisseurs de matériaux de construction
Fournisseurs de matériel d’archives
Fournisseurs de matériel de plein air
Fournisseurs de matériel photographique
Fournisseurs de matériel pour la conservation
Fournisseurs de produits spécialisés
Fournisseurs d’équipement de laboratoire ou médical
Fournisseurs de vêtements de travail
Magasins d’appareils électroniques
Magasins d’articles ménagers
Magasins de fournitures artistiques
Magasins de fournitures de bureau
Magasins de fournitures de déménagement
Magasins de tissus
Pharmacies
Quincailleries

Stockage de fournitures et d’équipement

Trousse de fournitures d’urgence

Dans le modèle Word, dressez la liste des articles figurant dans les tableaux des fournitures et de l’équipement d’urgence ci-dessus qui sont stockés sur place dans des trousses d’urgence. Indiquez l’emplacement de la trousse et la quantité ou le nombre de chaque article qui s’y trouve. Utilisez la dernière colonne du tableau pour les vérifications annuelles d’inventaire.

Fournitures et équipement généraux

Dans le modèle Word, dressez la liste, par lieu de rangement, des articles figurant dans les tableaux des fournitures et de l’équipement d’urgence ci-dessus dont vous disposez ou que vous rangerez sur place. Indiquez la quantité ou le nombre d’articles en stock. Utilisez la dernière colonne du tableau pour les vérifications annuelles d’inventaire.

Plan de formation

Dans le modèle Word, insérez un court paragraphe indiquant le type de formation qui sera offerte à l’équipe de gestion des incidents et aux autres membres du personnel et aux bénévoles susceptibles de participer aux interventions d’urgence, ainsi que la fréquence à laquelle il leur faudra suivre cette formation.

Mise à jour du plan d’urgence

Dans le modèle Word, insérez un court paragraphe indiquant la fréquence à laquelle le plan d’urgence sera mis à jour, la date, l’auteur ou autrice et l’approbateur ou approbatrice de la révision. Indiquez également que le plan sera révisé et mis à jour après toute situation d’urgence majeure.

Annexes

Annexe 1 : Plans d’étage

Insérez ici les plans d’étage de votre établissement dans le modèle Word. Indiquez, sur les plans, l’emplacement des itinéraires d’évacuation, des zones que les chercheurs et chercheuses doivent ratisser, des points de rencontre, des dispositifs d’arrêt des services publics, des dispositifs d’alarme incendie, des extincteurs et des trousses de premiers soins.

Annexe 2 : Évaluation initiale des dommages – Dommages aux bâtiments ou aux biens

Les quatre tableaux fournis dans le modèle Word peuvent servir de listes de contrôle pour documenter la gravité des dommages ou des risques, qu’ils soient imminents, mineurs ou majeurs, lors d’une évaluation initiale des dommages. Modifiez chaque tableau, au besoin, ou insérez un autre formulaire. En haut de chaque formulaire, indiquez la nature de l’urgence, le bâtiment dans lequel elle se produit, l’endroit dans le bâtiment, la date et l’heure auxquelles vous avez consigné l’information et les initiales de la personne qui le remplit.

La première liste de contrôle permet de documenter les dommages aux biens, y compris les éléments suivants :

Gouttes ou écoulement d’eau
Eau profonde et stagnante
Sols mouillés
Sols boueux
Problème de plomberie ou mécanique
Humidité normale à élevée
Pas d’électricité
Pas de chauffage ou de climatisation
Sécurité compromise
Dommages à la toiture
Fenêtres cassées
Exposition aux éléments
Objets sur le sol
Objets sous des décombres
Dommages causés aux vitrines d’exposition
Dommages causés aux unités de rangement
Effondrement des plafonds ou des accessoires du bâtiment
Effondrement structurel
Accès limité
Odeur de fumée
Suie
Objets carbonisés ou brûlés

Annexe 3 : Évaluation initiale des dommages – Risques pour la santé et la sécurité

La deuxième liste de contrôle permet de documenter les risques pour la santé et la sécurité, y compris les éléments suivants :

Sols glissants
Mauvaise visibilité
Rupture ou débris
Risque qu’un objet ou un accessoire tombe sur quelqu’un
Eaux contaminées ou usées
Moisissure
Suie
Poussière
Amiante
Plomb
Mercure
Produits chimiques, déversement de produits chimiques
Biphényles polychlorés (BPC)
Matières radioactives
Munitions ou explosifs
Gaz comprimés
Contamination par les hydrocarbures
Piles
Équipement alimenté au gaz
Froid, chaleur ou humidité extrêmes
Bruit excessif
Ravageurs

Annexe 4 : Évaluation initiale des dommages – Ensemble des dommages à la collection

La troisième liste de contrôle permet de documenter l’ensemble des dommages à la collection. Outre la gravité, le formulaire indique les catégories de collections touchées et précise si les priorités de sauvetage sont concernées pour les types de dommages suivants :

Objets humides
Objets partiellement mouillés
Objets trempés ou immergés
Taches
Objets boueux ou souillés
Cernes
Moisissure
Corrosion ou enrouillement instantané
Délamination
Soulèvement ou écaillage de la peinture
Rupture
Dommages structurels
Objets sur le sol
Objets sous des décombres
Odeur de fumée
Objets couverts de suie
Objets carbonisés
Objets fondus
Objets brûlés

Annexe 5 : Évaluation initiale des dommages – Type et degré de l’ensemble des dommages à la collection

La quatrième liste de contrôle permet de documenter le type et le degré de l’ensemble des dommages à la collection. Outre la gravité, le formulaire indique la présence de priorités de sauvetage ainsi que le nombre ou le pourcentage d’objets endommagés par l’eau, le feu ou la suie ou encore les dommages physiques dans les catégories de collection suivantes (ou une liste similaire adaptée à votre établissement) :

Objets archéologiques
Médias audiovisuels
Livres
Supports numériques
Meubles
Verre et céramique
Cuir, peau et fourrure
Métaux
Histoire naturelle
Peintures
Papier
Documents photographiques
Plastiques
Sculptures
Textiles
Objets en bois

Annexe 6 : Liste de contrôle pour la planification du sauvetage

Ce tableau du modèle Word est une liste de contrôle qui peut servir à déterminer les mesures d’intervention d’urgence nécessaires pour stabiliser et récupérer les collections. Il offre un espace où consigner la manière dont ces mesures pourraient être mises en place. Le tableau comprend les mesures et les critères d’intervention suivants :

Trier
- Plus de quelques objets sont touchés.
- La valeur patrimoniale des objets touchés varie.
- Les objets sont endommagés à différents degrés.
- Les objets touchés nécessitent différentes mesures de sauvetage.
Protéger
- Les espaces abritant des collection sont ou peuvent être touchés.
- Les objets ne sont pas encore tous touchés.
- L’HR dans les espaces abritant des collections est supérieure à 70 %.
- Les contenants de protection pour le rangement ou les vitrines d’exposition sont instables.
- La structure du bâtiment est ou pourrait être endommagée.
Documenter
- Les espaces abritant des collections sont touchés.
- Les objets sont touchés.
- Les objets seront déplacés.
- Les objets recevront un traitement de sauvetage ou de récupération.
Déplacer
- Les objets portatifs sont ou peuvent être touchés.
- Il est préférable de recourir à des traitements de sauvetage et de récupération dans d’autres espaces ou hors site.
- Les contenants de protection pour le rangement ou les vitrines d’exposition doivent être réparés ou remplacés.
- La réparation des bâtiments peut endommager les collections.
- La structure du bâtiment est endommagée.
Emballer
- Les objets seront congelés.
- Il faut éviter le séchage pendant que les objets sont déplacés en vue de leur traitement.
- Les objets seront déplacés hors du site.
Gagner du temps
- Trop d’objets sont mouillés et risquent de moisir avant de pouvoir être stabilisés à temps.
- Les objets pourraient bénéficier d’un nettoyage contrôlé ou d’un séchage ultérieur.
- Les méthodes pour gagner du temps n’endommageront pas les objets touchés.
Nettoyer
- Les objets sont souillés par de la boue ou de la suie.
- Le fait de ne pas nettoyer les objets rendra la boue ou la suie plus difficile à enlever plus tard.
- Le nettoyage sur le lieu de l’incident facilite d’autres mesures de sauvetage.
- Le nettoyage sur le lieu de l’incident peut limiter la propagation de la saleté contaminée.
Sécher
- Les objets sont humides ou mouillés.
- Tous les objets ne peuvent être congelés pour gagner du temps.
Ranger
- Les objets doivent être évacués.
- La réserve de la collection a besoin d’être réparé.
- Le bâtiment est endommagé ou détruit.
Reloger
- Les supports ou contenants de protection pour le rangement sont endommagés.
- Les supports d’exposition sont endommagés.
Traiter
- La valeur patrimoniale peut ne pas être récupérée sans faire un traitement de conservation immédiat.
- Les objets stabilisés ne peuvent être exposés ni utilisés.
Jeter
- Les objets sont gravement endommagés.
- Les objets ont perdu leur valeur patrimoniale.
- Il manque de ressources pour permettre le traitement de conservation.

Annexe 7 : Formulaire de planification du sauvetage

Ce tableau du modèle Word peut servir à rédiger un plan d’action de sauvetage. Les tâches propres à chacune des mesures d’intervention énumérées à l’annexe 6 sont classées en tant que « premières tâches », « tâches suivantes », « tâches ultérieures » et « tâches de récupération ».

Annexe 8 : Liste des priorités de sauvetage

Ce tableau du modèle Word dresse la liste des objets ou des petites collections considérés comme prioritaires pour votre établissement. Pour chaque collection ou objet, les renseignements suivants sont consignés :

Numéro d’accès
Emplacement(s) actuel(s)
Si la collection ou l’objet constitue une priorité d’évacuation ou de sauvetage
Remarques sur la manutention

Annexe 9 : Formulaire de suivi de l’emplacement

Ce tableau du modèle Word peut servir à suivre l’emplacement d’un objet lors d’une intervention d’urgence. Pour chaque objet, les renseignements suivants sont consignés :

Numéro d’identification
Emplacement d’origine
Nouvel emplacement
Numéro de boîte
Numéro d’envoi

Annexe 10 : Formulaire de documentation du sauvetage

Ce tableau du modèle Word peut servir à documenter les actions requises pour des objets en particulier. Pour chaque objet, les renseignements suivants sont consignés :

Numéro d’identification
Type et degré des dommages
Action requise
Si l’objet est une priorité de sauvetage (oui ou non)

Détails de la page

2026-08-17