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Manuel de préparation aux interventions d’urgence

Irene Karsten

Avis de non-responsabilité

Les renseignements contenus dans ce document sont basés sur la compréhension actuelle des problèmes soulevés. Ils ne s’appliquent pas nécessairement à toutes les situations, et aucune des activités décrites n’assure une protection complète. Bien que des efforts raisonnables aient été faits pour s’assurer que les renseignements sont exacts et à jour, l’éditeur, l’Institut canadien de conservation (ICC), n’offre aucune garantie à cet égard et n'assume aucune responsabilité en cas de perte, de réclamation ou de revendication pouvant résulter, directement ou indirectement, de l’utilisation des renseignements ou de la confiance qui leur est accordée. L’ICC ne cautionne aucun des produits, services ou matériaux indiqués dans ce document ou sur les sites Web externes auxquels ce document pourrait renvoyer. Par ailleurs, il ne fait aucune déclaration à leur sujet. Ces produits, services ou matériaux sont donc utilisés à vos propres risques.

Note sur la volonté d’inclusion

Ce document a été rédigé suivant les principes généralement acceptés de rédaction inclusive, qui donnent une place équivalente au féminin et au masculin, genres envisagés comme des pôles opposés, mais non absolus, dans le continuum du genre. Toutefois, ce document contient parfois des appellations au masculin générique, qui doivent être interprétées comme inclusives de toute personne, indépendamment de son genre.

Table des matières

Liste des abréviations
CVC
chauffage, ventilation et climatisation
EPI
équipement de protection individuelle
HR
humidité relative
ICC
Institut canadien de conservation
RCR
réanimation cardiorespiratoire

Introduction

Être préparé signifie être prêt à répondre efficacement à un large éventail de situations d’urgence, chacune présentant des défis uniques. Bien qu’il soit impossible de prévoir tous les scénarios, la mise en place d’un plan d’urgence bien conçu peut réduire considérablement les conséquences des événements inattendus et permettre d’éviter qu’une crise ne dégénère en catastrophe.

Pour aider les établissements du patrimoine à créer ces plans d’urgence qui revêtent une importance cruciale, l’Institut canadien de conservation (ICC) a élaboré ce manuel complet, de même qu’un modèle de plan d’urgence personnalisable, des feuilles de travail utiles et l’enregistrement d’un webinaire. Pour ceux et celles qui préfèrent une expérience d’apprentissage plus interactive, l’ICC propose également un atelier en ligne, « Prêt à réagir : élaboration d’un plan d’urgence pour les établissements du patrimoine », qui offre l’occasion de collaborer avec des pairs et des restaurateurs et restauratrices, tout en veillant à ce que votre plan soit achevé.

Que vous élaboriez votre plan à partir de zéro ou que vous cherchiez à peaufiner un plan existant, ce manuel vise à vous guider tout au long du processus. Il vous aidera également à constituer votre équipe et vos ressources d’urgence. Bien qu’un modèle de plan d’urgence soit fourni, tous les plans ne doivent pas être identiques. Idéalement, votre plan d’urgence doit tenir compte des besoins et de la situation particulière de votre établissement. Si la tâche vous semble insurmontable, ne vous inquiétez pas : le fait de s’attaquer aux cinq sections individuellement, sur une période de plusieurs mois, rendra le processus plus facile à suivre.

Dans ce manuel, nous utilisons le terme « objet » pour désigner tout type d’objet faisant partie d’une collection. Cependant, nous reconnaissons que les établissements peuvent utiliser d'autres termes plus représentatifs de leurs collections, comme « artéfacts », « œuvres d’art », « documents d’archives » ou « spécimens d’histoire naturelle ».

Se préparer à atteindre les objectifs d’intervention en cas d’urgence

Il est utile de disposer d’un cadre pour organiser la planification et les interventions en cas d’urgence. À cette fin, nous nous basons sur dix objectifs d’intervention en cas d’urgence :

Ces dix objectifs peuvent guider l’élaboration d’un programme complet de préparation et d’intervention en cas d’urgence, en plus de servir de référence pour effectuer des activités souvent stressantes lors d’une situation d’urgence réelle. Ils peuvent également servir si une situation d’urgence survient avant que votre plan ne soit achevé ou s’il n’existe pas du tout de plan.

Les dix objectifs d’intervention en cas d’urgence sont décrits ci-après. Ces objectifs constituent la base du processus d’élaboration du plan d’urgence présenté dans ce manuel. Le tableau 1 présente une liste d’activités clés pour chaque objectif.

Protéger les gens

La santé et la sécurité avant tout! Le bien-être du personnel, des visiteurs et visiteuses, des bénévoles et des autres intervenants et intervenantes doit toujours être la priorité absolue lorsque des décisions sont prises en matière d’intervention d’urgence. Le sauvetage des collections ne doit jamais se faire d’une manière qui mette en danger des personnes.

Pour atteindre cet objectif, il faut avoir une conscience aiguë des dangers qui peuvent survenir en cas d’urgence, en plus de bien connaître les procédures qui permettent de limiter les blessures et l’équipement de protection individuelle (EPI) adéquat destiné aux équipes d’intervention.

Coordonner les intervenants et intervenantes

Une bonne communication est essentielle pour permettre la performance optimale de l’équipe d’intervention d’urgence. Lorsque le chaos est maîtrisé sur le site d’intervention, la réponse fournie lors d’une situation d’urgence sera fort probablement plus efficace. Les rôles et responsabilités de chaque personne doivent être clairement établis dès le début. La communication au sein de l’équipe doit être maintenue tout au long de l’intervention.

Sécuriser le site

Une intervention sécuritaire dépend du contrôle de l’accès. De nouveaux dangers peuvent survenir lors de situations d’urgence, ou les mesures de sécurité appliquées dans un établissement peuvent être perturbées, ce qui peut augmenter le risque de vol, de pillage ou de blessure. Pour réagir efficacement aux situations d’urgence, il faut savoir « qui va où ».

Limiter les dommages

Lorsqu’une situation d’urgence survient, il faut s’attendre à ce qu’il y ait des dommages. Le temps d’appliquer des mesures de prévention absolues est passé, mais une intervention rapide peut permettre d’éviter que les objets qui ne sont pas encore touchés ne soient endommagés et que ceux qui sont endommagés ne soient complètement détruits. Les mesures visant à limiter les dommages peuvent permettre de protéger les collections, les bâtiments, les meubles et l’équipement.

Sauver les collections

La protection des collections est une mission essentielle des établissements du patrimoine. Lorsque les collections sont touchées pendant une situation d’urgence, une grande partie de l’intervention sera consacrée à faire en sorte que les objets et documents en question ne soient pas perdus.

Restaurer le bâtiment

Si le bâtiment est endommagé, en partie ou intégralement, à cause d’une situation d’urgence, des réparations seront nécessaires avant que les activités puissent reprendre leur cours normal. Lorsque le bâtiment est un bien patrimonial, les stratégies d’intervention et de restauration doivent respecter les valeurs patrimoniales. Si le bâtiment ne peut être sauvé, il faudra le reconstruire. Si les dommages sont importants, il peut être nécessaire, dans l’intervalle, d’utiliser des installations temporaires pour la poursuite des activités du musée.

Obtenir des fournitures et de l’équipement

La plupart des mesures à prendre en cas d’urgence nécessitent des fournitures et de l’équipement spécifiques. Certains articles seront gardés à portée de main pour l’entretien quotidien du bâtiment et les activités du musée. D’autres peuvent être stockés pour les cas d’urgence uniquement. L’équipement plus spécialisé peut n’être fourni qu’en cas de besoin. Le fait de savoir à l’avance où se procurer le matériel peut réduire le délai nécessaire pour équiper toutes les équipes, ce qui leur permet de se mettre au travail plus rapidement.

Informer les publics concernés

Lorsqu’une situation d’urgence perturbe les activités quotidiennes d’un établissement du patrimoine, ce n’est pas seulement l’équipe d’intervention d’urgence qui doit être tenue au courant; les autres membres du personnel, les bénévoles, les visiteurs et visiteuses, les prêteurs, les fonctionnaires et, dans certains cas, la communauté dans son ensemble, s’intéresseront aux conséquences de cette situation d’urgence. Les médias se manifesteront si l’incident est suffisamment important pour susciter l’intérêt du public. Il est dans votre intérêt d’informer tout le monde de votre capacité à fournir des services et à poursuivre vos activités. Les messages adressés à ces différents groupes sont souvent distincts : les canaux de communication internes peuvent suffire pour informer le personnel et les bénévoles; cependant, il peut être nécessaire d’envisager d’autres approches pour informer les personnes extérieures à l’établissement. En fonction de l’incident, vous pouvez utiliser les médias traditionnels ou sociaux pour faciliter votre intervention.

Documenter l’incident

Les situations d’urgence sont des événements exceptionnels. Bien qu’ils puissent sembler inoubliables sur le moment, les détails de votre réaction seront perdus si vous ne les consignez pas quelque part. Gardez donc des traces de ce qui se passe lors d’un incident. Il est essentiel de tenir un bon dossier aux fins de l’assurance. Un suivi efficace des collections déplacées facilitera leur récupération ultérieure et la rendra moins coûteuse. De bonnes photos et des données sur les mesures déployées lors de la situation d’urgence peuvent servir à solliciter de l’aide et du soutien quant à l’intervention et à la récupération. Un bon rapport de synthèse peut s’avérer utile pour votre succession ou vos collègues lorsqu’ils et elles mettent à jour les plans ou qu’ils et elles doivent faire face personnellement à d’autres situations d’urgence.

Pour répondre aux exigences de votre assureur, fournissez un inventaire à jour de vos collections (avant les dommages) et la documentation photographique des dommages. L’assureur demandera des documents justifiant les sommes payées, comme des factures et une preuve de propriété, ainsi qu’un inventaire après sinistre avec les coûts associés.

Assumer tous les frais

Le coût de la réponse à une situation d’urgence n’est généralement pas prévu dans le budget des établissements du patrimoine. Par ailleurs, une situation d’urgence peut réduire les revenus si les services offerts au public sont interrompus. Obtenir des fonds, qu’il s’agisse de prestations d’assurance, de subventions ou de dons, est un élément clé du financement d’une intervention et d’une récupération efficaces.

Tableau 1 : Activités clés liées aux dix objectifs d’intervention en cas d’urgence
Objectif d’intervention en cas d’urgence Tâches principales
Protéger les gens
  • Évacuer le site.
  • Appeler le 911.
  • Indiquer au personnel ainsi qu’aux visiteurs et visiteuses les lieux de refuge et d’hébergement d’urgence.
  • Engager du personnel qualifié pour déterminer si l’accès au bâtiment est sans danger.
  • Aviser le personnel d’intervention des dangers.
  • Rassembler et distribuer l’EPI nécessaire.
  • Offrir de la nourriture et des rafraîchissements aux équipes lorsque l’intervention dure plus de quelques heures.
Coordonner les intervenants et intervenantes
  • Déclarer la situation d’urgence.
  • Contacter les autorités d’urgence.
  • Rassembler et informer l’équipe de gestion des incidents.
  • Contacter d’autres personnes susceptibles d’apporter leur aide ou engager plus de personnel.
  • Installer un poste de commandement.
  • Prévoir des réunions périodiques de l’équipe de gestion des incidents pour examiner les stratégies d’intervention.
  • Assurer la liaison avec les autorités de la gestion des urgences et surveiller les mesures d’urgence prises par l’établissement.
Sécuriser le site
  • Sécuriser l’accès à la zone touchée.
  • Vérifier le fonctionnement du système de sécurité.
  • Mettre en place des barrières de sécurité ou des clôtures.
  • Mettre en place un système de prise de présences pour les travailleurs et travailleuses, par exemple en tenant un registre des signatures.
Limiter les dommages
  • Recouvrir les collections qui sont intactes.
  • Déplacer les collections dans un endroit sûr.
  • Recouvrir ou protéger d’une autre manière le bâtiment et les meubles.
  • Bloquer ou contenir les fuites d’eau.
  • Renforcer le bâtiment.
  • Évacuer l’eau stagnante ou les matériaux de construction humides.
  • Réduire le taux d’humidité relative (HR) et la température.
  • Fermer les clapets des systèmes de CVC ou les prises d’air pour limiter la propagation de la fumée ou de la suie.
Sauver les collections
  • Prévoir le sauvetage et la récupération des collections avant d’autoriser l’accès au bâtiment.
  • Évaluer le type et l’étendue des dommages ou des pertes subis dans les collections.
  • Vérifier que les collections situées à proximité de la ou des zone(s) touchée(s) ne sont pas endommagées ou menacées.
  • Éloigner les objets touchés du lieu de l’incident.
  • Établir les priorités pour le sauvetage.
  • Organiser le sauvetage et la récupération des objets touchés.
  • Stabiliser les objets touchés en les nettoyant et en les séchant.
  • Gagner du temps en congelant les objets ou en les gardant humides s’ils ne peuvent être traités rapidement ou correctement.
Restaurer le bâtiment
  • Organiser les réparations du bâtiment.
  • Remplacer ou réparer les meubles et l’équipement endommagés.
  • Trouver un espace de rangement temporaire pour les collections.
  • Trouver des espaces de travail temporaires.
  • Obtenir des locaux hors site, au besoin.
Obtenir des fournitures et de l’équipement
  • Accéder à des fournitures et à de l’équipement entreposés.
  • Acheter, emprunter ou louer des fournitures et de l’équipement.
  • Rassembler l’EPI nécessaire.
Informer les publics concernés
  • Décider de contacter ou non les médias.
  • Répondre aux demandes des médias.
  • Informer les visiteurs et visiteuses, le personnel et les bénévoles de la fermeture de l’établissement.
  • Mettre en place un réseau de communication à l’intention du personnel pour diffuser les dernières nouvelles.
Documenter l’incident
  • Documenter l’incident par écrit et à l’aide de photos et de vidéos.
  • Créer un rapport d’incident.
  • Suivre les déplacements des collections.
  • Discuter de l’intervention et recommander des améliorations pour le plan d’urgence.
  • Mettre à jour votre plan d’urgence.
Assumer tous les frais
  • Administrer les finances en vue de la récupération.
  • Communiquer avec le courtier ou la courtière d’assurance et collaborer avec le ou la spécialiste en assurance.
  • Déterminer précisément ce qui est ou n’est pas couvert par les régimes d’assurance.
  • Mettre en place des fonds d’urgence ou des procédures de paiement d’urgence.

Préparer ou mettre à jour un plan d’urgence

Bien que les objectifs soient utiles, il vous faut quand même un plan d’urgence. Le processus de planification en cas d’urgence, décrit dans le présent manuel, est divisé en cinq sections qui rendent le travail à accomplir plus facile à gérer :

Chaque section est liée à des tâches précises qui vous permettront de déterminer ce dont vous avez besoin dans votre plan d’urgence. Ces tâches peuvent servir à mettre à jour un plan existant ou à adapter le Modèle de plan d’urgence à vos besoins. Le processus est conçu pour être mis en œuvre par une équipe, et non par une seule personne. Chaque personne concernée peut s’attendre à passer au moins quelques heures sur chaque section. Nous vous suggérons de vous attaquer à une section par mois afin de pouvoir ajouter ce travail à votre emploi du temps chargé. Il est recommandé, mais pas obligatoire, de terminer les sections dans l’ordre où elles sont présentées. Si vous mettez à jour un plan existant, vous pouvez vous pencher uniquement sur les sections qui ont besoin d’être révisées.

Fournir des ressources pour une intervention efficace en cas d’urgence

Il ne suffit pas de désigner les membres de l’équipe d’intervention d’urgence et de les équiper de procédures d’intervention immédiate bien planifiées. Une réponse efficace nécessite toujours des ressources : des fonds pour tout payer, des fournitures et de l’équipement, ainsi qu’une formation préalable pour les membres de l’équipe. Cette section décrit les étapes à suivre pour que votre établissement puisse accéder aux ressources nécessaires à une intervention efficace en cas d’urgence. Un bon plan d’urgence comprend des renseignements qui facilitent la collecte de ressources en cas d’urgence.

Étape 1. Trouver des sources de financement et fournir des protocoles

La plupart des situations d’urgence qui touchent les établissements du patrimoine nécessitent l’obtention de fonds pour pallier les pertes ou dommages qui en résultent; par exemple, pour réparer les dommages causés aux bâtiments, payer les services de spécialistes ou la location d’un espace de rangement ou de congélation ou encore pour traiter les objets. Le budget d’exploitation ne couvre généralement pas ces dépenses. Obtenir des fonds, qu’il s’agisse de prestations d’assurance, de subventions ou de dons, est donc un élément clé de la réponse globale à toute situation d’urgence.

Comme pour toutes les entreprises, l’assurance est la principale source de financement pour les interventions d’urgence et la récupération. Le fait d’avoir une couverture d’assurance adéquate peut rendre plus abordables certaines options d’intervention. Plusieurs types de couverture d’assurance peuvent être apportés aux établissements du patrimoine en cas d’urgence :

  • Assurance de biens
  • Assurance d’œuvres d’art ou de collections
  • Assurance responsabilité civile (commerciale et patronale)
  • Assurance contre le crime

Dans certains cas, les collections patrimoniales peuvent être couvertes par une assurance par l’intermédiaire de l’autorité qui les régit, comme une université, une municipalité ou d’autres ordres de gouvernement. Les régimes d’assurance collective, comme ceux proposés aux membres de l’Association des musées canadiens, peuvent offrir une couverture adaptée aux besoins des établissements du patrimoine à des tarifs réduits.

Connaître les détails de ce qui est couvert et de ce qui ne l’est pas peut vous aider à élaborer à l’avance des stratégies appropriées d’atténuation des risques et d’intervention en cas d’urgence. Les assureurs proposent des couvertures différentes selon les régions. Les régimes d’assurance de biens standards couvrent généralement les dommages causés lors de nombreuses situations d’urgence, notamment :

  • les incendies et les feux de végétation;
  • les fuites d’eau à l’intérieur du bâtiment (par exemple, fuites de plomberie);
  • les dommages causés par le vent, les ouragans et les tornades;
  • le vol et le vandalisme.

Cependant, tous les types de dommages ne sont pas assurables. La plupart des régimes d’assurance comportent des exclusions courantes. Certains types d’urgences, de même que les dommages qui tendent à se produire plus graduellement, peuvent ne pas être couverts. C’est le cas notamment des dommages causés par :

  • les inondations par ruissellement;
  • les tremblements de terre et les glissements de terrain;
  • les troubles civils, les émeutes, la guerre ou les actes terroristes;
  • les variations environnementales (par exemple, une panne des systèmes de CVC);
  • l’usure ou la détérioration progressive;
  • les dommages causés par les ravageurs.

La nature de votre bâtiment a également une incidence sur votre couverture. Les primes d’assurance sont évaluées en fonction des matériaux de construction et des systèmes de votre bâtiment. La rénovation des locaux ou l’ajout d’équipement, comme des systèmes d’extinction automatique des incendies ou de détection des intrusions, peuvent donner lieu à des réductions. Des changements non signalés pourraient mener à l’annulation des demandes d’indemnisation potentielles. Certains facteurs de risque peuvent limiter la couverture offerte, mais il est toujours possible d’ajouter une couverture étendue, ce qui peut ou non entraîner des frais supplémentaires.

Toutefois, l’assurance de biens peut ne pas être suffisante pour les établissements du patrimoine, car elle ne couvre généralement pas les collections. L’assurance d’œuvres d’art ou de collections constitue une dépense supplémentaire, mais elle est importante et peut ne pas être aussi coûteuse qu’on le pense. Certains régimes d’assurance peuvent couvrir les objets d’une collection pièce par pièce, ce qui nécessite une évaluation de leur valeur, ou couvrir la collection dans son ensemble jusqu’à un montant maximal. Si les objets sont assurés individuellement, les coûts de conservation supérieurs à la valeur d’expertise peuvent ne pas être couverts.

Comprendre la procédure de demande d’indemnisation peut vous aider à prendre des décisions lors d’une intervention en cas d’urgence. Gardez à l’esprit que vous ne recevrez pas nécessairement de l’argent à l’avance. Il se peut que votre assureur ne puisse rembourser les frais qu’une fois que votre demande a été traitée, et les délais de traitement varient beaucoup. S’il s’agit d’une situation d’urgence dont la portée est limitée et qui concerne moins de cinq objets, les demandes devraient être simples et résolues dans un délai de 30 jours. Si l’ensemble d’une collection est touché, vous pouvez recevoir un paiement provisoire pour couvrir les dépenses supplémentaires. Il peut être judicieux de faire appel à des tiers, car la preuve des dépenses sera alors plus facile à fournir. Aussi, l’assureur les payera directement.

Il est également recommandé de rechercher d’avance d’autres sources de financement potentielles. L’assurance, bien qu’étant un élément crucial, peut ne pas couvrir toutes les dépenses et inclut toujours une franchise. Vérifiez si vous avez droit à une aide financière d’urgence, comme des bourses ou des programmes gouvernementaux d’aide en cas de catastrophe. Envisagez d’avance d’autres moyens de recueillir des fonds, comme des événements caritatifs (par exemple, des concerts, des soirées casino, des ventes aux enchères silencieuses) ou des campagnes de collecte de fonds. Réfléchissez aux services, aux fournitures et à l’équipement qui pourraient être offerts à titre de dons en nature.

Quelle que soit l’origine des fonds, vous devrez documenter et justifier toutes les dépenses liées aux interventions d’urgence. Dans la mesure du possible, vous suivrez les procédures normales d’achat et de comptabilité, mais vous pourriez vouloir bénéficier d’une certaine flexibilité lorsqu’une action rapide est nécessaire pour limiter les dommages ou les préjudices subis. Définir à l’avance les limites de cette flexibilité permet de vous assurer que les dépenses seront appropriées.

Votre plan d’urgence n’est pas un plan financier; toutefois, il peut inclure des procédures d’approvisionnement en cas d’urgence ou indiquer l’endroit où ces procédures sont entièrement documentées. L’accomplissement de deux tâches connexes contribuera à garantir la préparation financière ainsi que la continuité opérationnelle.

Tâche 1. Intégrer son régime d’assurance à son plan d’urgence

Minimalement, ajoutez à votre plan les coordonnées de vos assureurs. Pensez aussi à inclure un résumé de votre régime d’assurance et de la procédure d’indemnisation. C’est un bon moyen de se préparer aux situations d’urgence et de s’assurer d’avoir la couverture nécessaire. Tout d’abord, décrivez votre couverture comme suit :

  • Les risques couverts et ceux qui ne le sont pas.
  • Les dépenses couvertes et celles qui ne le sont pas (par exemple, l’équipement et les fournitures, comme la location d’un camion-congélateur; les services d’emballage ou de déménagement d’œuvres d’art; les pertes d’exploitation, comme la perte de revenus ou de salaires; et les traitements de conservation).
  • Conditions générales de la police à respecter (par exemple, restrictions concernant les personnes autorisées à manipuler les objets).
  • Toutes les limites de la couverture et les franchises qui s’y rapportent.

Ensuite, demandez à votre assureur de décrire le traitement des demandes d’indemnisation, puis résumez les principaux éléments dans votre plan comme suit :

  • Dépôt d’une demande d’indemnisation : De combien de temps disposez-vous pour contacter votre assureur en cas de sinistre?
  • Enquête : De quelle façon le ou la spécialiste en assurance est désignée et en quoi consiste l’enquête?
  • Vérification : Quels renseignements devez-vous fournir à votre assureur?
  • Paiement : Les dépenses sont-elles remboursées uniquement après le traitement de la demande? Pouvez-vous bénéficier d’un paiement intermédiaire si la catastrophe est grave et que l’intervention prend des mois?
  • Clôture d’une demande d’indemnisation : Quelles sont les conséquences de la clôture d’une demande d’indemnisation, par exemple si vous recevez un paiement pour une œuvre d’art volée qui est ensuite restituée?

Pensez également à joindre une copie de votre régime d’assurance afin qu’il soit facile à trouver. Si vous préférez conserver les documents relatifs à l’assurance séparément, indiquez, dans votre plan, l’endroit où ils se trouvent.

Tâche 2. Se préparer à des dépenses d’urgence

Une action rapide en cas d’urgence permet généralement de réduire les pertes. Cela nécessite souvent d’acheter des fournitures et de l’équipement ou d’engager des consultants et consultantes ou des travailleurs et travailleuses dans des délais très courts. Pour permettre une prise de décision rapide et responsable, assurez-vous d’avoir mis en place des protocoles qui indiquent :

  • le mode de paiement des achats d’urgence (par exemple, par carte de crédit);
  • le nom des personnes ayant l’autorisation d’effectuer ou d’approuver des achats;
  • les situations dans lesquelles il est possible de déroger aux règles normales d’embauche ou d’approvisionnement en cas d’urgence;
  • si vous avez conclu des accords de service d’urgence avec des fournisseurs de services privilégiés.

S’il est possible de déroger aux procédures normales, il faut envisager d’inclure des directives pour la prise de décision. Par exemple, indiquez si vous pouvez :

  • obtenir des biens ou services en provenance d’une source unique;
  • demander des devis verbaux plutôt qu’écrits;
  • obtenir des biens ou des services sans contrat;
  • louer plutôt qu’acheter;
  • demander aux fournisseurs d’envoyer des factures plus tard que d’habitude.

Il sera plus facile de faire face aux conséquences financières d’une situation d’urgence si les renseignements correspondants sont consignés dans votre plan d’urgence.

Étape 2. S’approvisionner et stocker les fournitures et l’équipement

Pour être mises en œuvre efficacement, les stratégies d’intervention en cas d’urgence nécessitent que l’équipe soit adéquatement équipée, depuis les toutes premières étapes de l’intervention immédiate jusqu’aux semaines ou années qui constituent l’étape de la récupération. Des fournitures et de l’équipement seront nécessaires pour atteindre la quasi-totalité des dix objectifs d’intervention en cas d’urgence. Les situations d’urgence sont trop variées pour que l’on puisse prévoir à l’avance ce dont on aura besoin. Au lieu de cela, faites ce qui suit :

  • Repérez ce qui pourrait être utile.
  • Faites la liste de ce que vous avez déjà.
  • Obtenez ce qui vous manque.
  • Stockez en prévision des urgences.
  • Dressez la liste, dans votre plan, de toutes les fournitures et de tout l’équipement, ainsi que les coordonnées des fournisseurs et des lieux de stockage.

Certaines fournitures et certain équipement peuvent être conservés à d’autres fins. Certains sont généralement vendus dans les magasins locaux, alors que d’autres sont des produits et de l’équipement spécialisés qui ne seraient nécessaires qu’en cas d’urgence. En examinant ce qui pourrait être utile en cas d’urgence dans votre établissement, tenez compte des éléments suivants :

  • Les produits sur lesquels vous comptez régulièrement dans des circonstances normales seront-ils en stock et accessibles en cas d’urgence?
  • Pouvez-vous vous permettre de constituer un stock de fournitures d’urgence? Avez-vous l’espace nécessaire pour le stocker?
  • Pouvez-vous remplacer ou apporter des fournitures rapidement? Est-ce que vous pouvez trouver ce qu’il vous faut localement?
  • Les spécialistes de la conservation et de la restauration peuvent-ils fournir de l’équipement et des fournitures spécialisés en cas d’incident?

Lorsque vous réfléchissez à ce qui pourrait être utile, songez à vous équiper en vue d’un sauvetage d’urgence à court terme, et non pour un processus de préservation à long terme. Les procédures de sauvetage et de récupération à court terme sont d’un tout autre ordre que le stockage à long terme ou que le traitement de conservation normal. Dans ces situations, le site est souvent sale, et le nombre d’objets ou de documents requérant une attention immédiate peut être important. Aux fins de la stabilisation, il convient d’opter pour les fournitures les moins chères qui sont sûres, et non pour des fournitures ayant un niveau de qualité d’archivage. Recherchez des matériaux qui sont :

  • sans couleur, dans la mesure du possible;
  • sans composants solubles dans l’eau (colorants, adhésifs, encres, produits de dégradation, etc.);
  • à surfaces lisses, non friables et non corrodées.

Les types de fournitures et d’équipement qui peuvent vous aider à atteindre les objectifs d’intervention en cas d’urgence ou lors du sauvetage des collections ne sont pas propres à un établissement en particulier. Toutefois, votre situation particulière peut limiter ce dont vous avez besoin ou ce que vous pouvez obtenir. Posez-vous les questions suivantes :

  • Qu’est-ce qui serait le plus utile pour les objets de vos collections?
  • Que pouvez-vous vous permettre de stocker ou d’acheter si vous en avez besoin?
  • Que pouvez-vous vous procurer localement?

Il est bon de réfléchir à ces questions avant qu’une situation d’urgence ne se produise et d’inclure, dans votre plan d’urgence, des renseignements qui vous aideront à obtenir rapidement des fournitures et de l’équipement en cas de besoin. Les tâches listées ci-dessous constituent une approche structurée de la planification des fournitures et de l’équipement d’urgence. Si ces renseignements sont déjà inclus dans votre plan d’urgence, envisagez d’utiliser ces tâches pour les réviser et les mettre à jour.

Tâche 1. Déterminer les fournitures et l’équipement d’urgence qui pourraient être utiles

Commencez par passer en revue les fournitures et l’équipement généralement suggérés pour répondre aux situations d’urgence. Si vous le pouvez, trouvez des listes recommandées pour des établissements qui ont des collections semblables aux vôtres. Plusieurs sources sont appropriées :

En examinant les fournitures et l’équipement recommandés, dressez la liste de ceux qui pourraient être utiles à votre établissement. Une liste plus longue que vous pouvez consulter pour trouver des idées peut s’avérer plus utile qu’une liste très réduite. Vous ne savez peut-être pas quelles ressources seront disponibles ou abordables en cas d’urgence.

Tâche 2. Désigner les fournisseurs appropriés

Que vous ayez ou non des fournitures en stock, vous devrez savoir où vous procurer toutes les fournitures et tout l’équipement utiles. Les catégories de fournisseurs génériques (par exemple, les quincailleries, les épiceries et les pharmacies) peuvent suffire pour les articles courants. Incluez les sources locales, dans la mesure du possible. Indiquez les sources d’approvisionnement pour les articles plus difficiles à trouver ou qui ne peuvent être trouvés qu’auprès de vendeurs spécialisés. Prévoyez plus d’une source pour les fournitures et l’équipement coûteux, au cas où vous auriez besoin de plusieurs estimations pour les réclamations d’assurance ou les achats.

Tâche 3. Créer une trousse de fournitures d’urgence

Une bonne façon de s’assurer que certaines fournitures et certain équipement sont disponibles est de créer un stock de matériel destiné uniquement aux situations d’urgence. Pour ce faire :

  • choisissez un contenant de protection pour le rangement ou un lieu de rangement (par exemple, une poubelle à roulettes, des bacs de rangement en plastique, un chariot couvert, une armoire de rangement ou un petit local de rangement);
  • achetez l’équipement nécessaire et assemblez votre trousse;
  • rangez la trousse dans un endroit facile d’accès (il vous en faudra peut-être plusieurs);
  • sécurisez l’accès à la trousse pour garantir que les fournitures et l’équipement ne sont pas utilisés pour des situations non urgentes;
  • listez le contenu de la trousse dans votre plan d’urgence;
  • vérifiez le contenu de la trousse chaque année et ajustez-le, au besoin.

Ne stockez que les fournitures et l’équipement que vous êtes susceptibles d’utiliser. Évitez les articles qui risquent de se dégrader pendant qu’ils sont entreposés. Voici quelques articles qu’il est utile de garder à portée de main :

  • Gants
  • Respirateurs à filtre de particules jetables (classés pour les moisissures, N95 ou supérieur)
  • Lampes de poche et piles
  • Serpillière, seaux et éponges
  • Feuilles de polyéthylène
  • Sacs de plastique refermables
  • Sacs à ordures extra-larges
  • Ruban d’emballage, ruban adhésif de construction
  • Ciseaux, couteaux utilitaires
  • Marqueurs permanents

Envisagez d’acheter des fournitures d’urgence pour les trousses en gros en collaborant avec d’autres établissements de votre région afin d’économiser sur le coût des fournitures.

Tâche 4. Tester l’utilité de la liste des fournitures et la réviser, au besoin

N’attendez pas qu’une situation d’urgence survienne pour savoir si votre liste de fournitures et d’équipement est adéquate. Faites des tests en effectuant des mises en situation :

  • Planifiez une réunion pour l’équipe de gestion des incidents (responsables et personnes remplaçantes).
  • Choisissez un danger lié à une situation d’urgence et imaginez la façon dont il pourrait toucher vos collections.
  • Cochez, sur une copie de votre liste de fournitures, les fournitures et l’équipement dont vous auriez besoin pour répondre à l’urgence et mener à bien les actions de sauvetage nécessaires. (Vous pouvez utiliser, à cet effet, la Feuille de travail 9 : Liste des fournitures et de l’équipement d’urgence.)
  • Vérifiez si ces articles et les fournisseurs correspondants figurent dans votre plan d’urgence.
  • Révisez votre plan si l’exercice révèle des lacunes. Si certaines fournitures ou certain équipement sont jugés utiles dans plusieurs mises en situation, envisagez de conserver des stocks sur place si ce n’est pas déjà fait.

Étape 3. Fournir une formation adéquate aux intervenants et intervenantes

Dans la plupart des établissements du patrimoine, les situations d’urgence sont peu fréquentes et, lorsqu’elles surviennent, elles se déroulent souvent de manière inattendue, laissant le personnel dans l’incertitude quant à la marche à suivre, même s’il dispose d’un plan d’urgence efficace. Comme pour toute compétence, la pratique au moyen de formations périodiques aidera le personnel à se sentir prêt à appliquer des stratégies et à utiliser des ressources. Cette formation peut inclure :

  • une formation à la prise de décision basée sur des mises en situation pour les membres de l’équipe de gestion des incidents;
  • une formation pratique aux techniques de sauvetage et de récupération pour les personnes qui devront les utiliser;
  • des exercices d’intervention immédiate pour l’ensemble du personnel (par exemple, des exercices d’évacuation et d’incendie);
  • une formation en premiers soins, une formation en RCR et un exercice d’utilisation d’extincteurs pour au moins quelques membres du personnel;
  • des exercices de simulation d’une catastrophe.

Compte tenu de tout ce qui doit être fait dans votre établissement, la formation relative aux interventions d’urgence n’est peut-être pas une priorité. Il est toutefois important de penser aux efforts minimaux, en termes de formation, que vous pouvez raisonnablement déployer régulièrement, et de vous y engager formellement en ajoutant les formations dans votre plan d’urgence.

Un moyen simple d’offrir une formation est d’utiliser des exercices de simulation sur table. Bien que des ateliers de plusieurs jours ou des simulations de catastrophes puissent être utiles, des exercices sur table courts, fréquents et organisés à l’interne peuvent constituer un moyen plus rentable de former votre équipe à la prise de décision lors d’une intervention d’urgence. Dans un exercice de mise en situation, le personnel imagine comment une situation d’urgence précise pourrait se dérouler dans l’établissement, puis les membres de l’équipe de gestion des incidents s’exercent à élaborer des stratégies d’intervention pour cette situation d’urgence en particulier.

L’objectif n’est pas de connaître la bonne manière de faire les choses; les situations d’urgence sont trop diverses pour que cela soit possible. L’idée est de s’exercer, à l’avance, à intervenir en cas d’urgence afin de ne pas avoir à prendre des décisions d’intervention pour la première fois lorsqu’une urgence se présente. Les exercices de mises en situation sont faciles à faire et peuvent servir différents objectifs. Par exemple, on peut s’en servir pour :

  • tester l’utilité du plan écrit pour chaque mise en situation imaginée;
  • déterminer les sections du plan qui doivent être mises à jour ou modifiées;
  • déterminer les besoins de l’établissement en matière de formation au sauvetage;
  • déterminer les fournitures et l’équipement qu’il serait le plus utile d’avoir sur place;
  • repérer les améliorations à apporter aux établissements afin d’atténuer les effets des situations d’urgence.

Ces exercices peuvent être associés avec la conception de nouvelles expositions ou de nouveaux programmes ou encore à la rénovation du bâtiment. Ils peuvent même contribuer à une conception plus sécuritaire. L’essentiel est de rester simple et précis. Les tâches ci-dessous montrent la façon de mettre en œuvre un exercice sur table.

Tâche 1. Planifier une réunion

Des exercices de mises en situation à l’interne, courts mais fréquents éviteront que votre plan d’urgence ne prenne la poussière sur l’étagère. Comme les exercices de mises en situation permettent au personnel de s’entraîner à prendre des décisions, ils sont particulièrement utiles pour les membres de l’équipe de gestion des incidents, qu’ils et elles soient responsables ou personnes remplaçantes. Organisez un exercice de grande envergure une fois par année ou des exercices plus courts deux ou trois fois par année.

Tâche 2. Préparer une mise en situation

Chaque exercice commence par le choix d’une mise en situation à discuter. Choisissez un type d’urgence susceptible de toucher votre établissement. Travaillez à partir d’incidents passés ou de vos connaissances sur les problèmes d’entretien de votre bâtiment. Les résultats de votre évaluation des risques peuvent également vous indiquer les situations d’urgence qui sont les plus probables. Vous pouvez inventer vos propres mises en situation, utiliser une feuille de travail, comme la Feuille de travail 10 : Exercices de mises en situation, à titre de guide, ou adapter les mises en situation proposées que d’autres personnes ont proposées (consultez la section « Bibliographie »). Les situations d’urgence se présentent sous toutes les formes et sont de toutes les ampleurs possibles. Même si, au départ, le personnel réagit mieux à une mise en situation vraisemblable, toute mise en situation permet d’améliorer son niveau de préparation.

Un moyen facile de maintenir l’attention des personnes participantes sur une mise en situation lors d’un exercice sur table consiste à utiliser des plans d’étage illustrant les endroits où l’eau, la suie ou d’autres éléments causent des dommages. Les plans d’étage qui montrent toutes les parties de votre bâtiment et, dans certains cas, de votre site, sont très utiles. Idéalement, vous aurez préparé des plans d’étage indiquant l’emplacement de l’équipement d’urgence, comme les extincteurs et les dispositifs de fermeture des systèmes, à ajouter à votre plan d’urgence. Des plans plus détaillés indiquant l’emplacement des unités de rangement et d’exposition peuvent être particulièrement utiles pour imaginer quels objets pourraient être touchés. Ces plans pourraient aussi servir à documenter l’emplacement des objets lorsque ces derniers sont sauvés dans le cadre d’une situation d’urgence réelle. Si vous n’avez pas de plans formels, un croquis suffira. Si vous effectuez ces exercices régulièrement, vous pourriez plastifier une série de plans et utiliser des marqueurs effaçables à sec pour dessiner les zones concernées. Vous pourriez également projeter des versions numériques sur un mur ou un tableau blanc ou les diffuser au moyen d’un logiciel de collaboration.

Tâche 3. Sélectionner l’exercice et l’exécuter

Un objectif clair permet de maintenir la discussion sur la bonne voie et de rendre les exercices de mises en situation plus efficaces, et donc plus susceptibles d’être répétés. Fixez votre propre objectif ou choisissez-en un parmi les suivants :

  • Créez ou testez des procédures d’intervention immédiate.
  • Révisez les procédures « tous risques ».
  • Préparez un plan d’action pour un sauvetage de haut niveau.
  • Préparez un plan pour l’ensemble de l’intervention d’urgence qui réponde aux dix objectifs d’intervention en cas d’urgence (consultez la Feuille de travail 10 : Exercices de mises en situation).

Dans le cas de séances de formation plus longues, vous voudrez peut-être utiliser plusieurs objectifs.

Une fois les objectifs de l’exercice définis, présentez la mise en situation au groupe. Discutez de ce qui doit être fait, des personnes responsables et de l’équipement ou des fournitures nécessaires. Si plusieurs options sont possibles, déterminez celle que vous choisiriez. Consignez vos idées dans un document ou sur des papillons adhésifs ou un tableau blanc, qu’il soit physique ou numérique. Vous pourrez utiliser ce dossier pour modifier votre plan, au besoin.

Veillez à intégrer votre plan d’urgence dans l’exercice. Que vous disposiez d’un vieux plan obsolète ou d’un plan récemment mis à jour ou que vous commenciez tout juste à élaborer votre plan à partir du Modèle de plan d’urgence, l’utilisation de votre propre plan d’urgence dans le cadre d’un exercice de mise en situation est un excellent moyen de déterminer ce qui doit être inclus (ou ce qui peut manquer) dans le document écrit. Modifiez votre plan par la suite si vous découvrez des lacunes importantes.

Conclusion

Si vous avez suivi les étapes décrites dans ce manuel, votre établissement sera mieux préparé à répondre aux situations d’urgence. Vous aurez élaboré un plan d’urgence adapté à votre établissement et effectué des exercices pour former votre équipe d’intervention d’urgence et tester l’utilité de ce plan. L’élaboration d’un plan d’urgence nécessite du temps et des efforts, idéalement de la part de toutes les personnes membres de l’équipe de gestion des incidents. Il ne s’agit pas d’un projet ponctuel, mais une fois que vous aurez établi un plan de qualité, il sera plus facile d’en actualiser le contenu régulièrement en fonction de l’évolution du personnel, de vos collections ou de vos installations. Vous pouvez consulter de nouveau le présent manuel pour obtenir de l’aide et mettre l’accent sur les sections qui ont besoin d’être révisées.

Avec un plan d’urgence, une équipe formée et des ressources en place, vous serez en mesure de gérer avec résilience les incidents inévitables, au fur et à mesure qu’ils se produiront, et d’éviter des conséquences plus graves. Par nature, les situations d’urgence causent des dommages ou des préjudices. Si vous décelez des risques pour les personnes, vos collections ou vos installations lors de la préparation d’un plan d’urgence, vérifiez s’il est possible de réduire ces risques. Il est toujours préférable d’éviter les dommages et les préjudices, ce qui vous permettra de vous concentrer sur le travail important que vous accomplissez au sein de votre communauté.

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© Gouvernement du Canada, Institut canadien de conservation, 2026

Publié par :

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1030, chemin Innes
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No de catalogue : CH57-4/88-2026F-PDF
ISBN 978-0-660-99115-3

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2026-08-17