*MISE À JOUR* Message concernant l’aide au remboursement pour le travail à distance

Le 16 novembre 2020 – Nouvelles de la Défense

Une modification a été apportée aux dates d’échéance des remboursements indiquées originalement dans les présentes directives sur l’aide au remboursement de certaines dépenses associées au travail à distance publiées le 11 septembre 2020.

Le CANFORGEN suivant (lien accessible uniquement sur le RED) reflète aussi cette modification; il s’agit de la seule mise à jour apportée aux directives originales à l’heure actuelle.

Toutes les autres directives et limites demeurent en vigueur et, s’il advient que de nouvelles modifications sont apportées, celles‑ci seront communiquées dans les plus brefs délais.

Veuillez consulter la section « Échéance » ci‑dessous pour prendre connaissance des renseignements mis à jour.

Les derniers mois ont été difficiles pour de nombreux membres de l'Équipe de la Défense et ont nécessité des ajustements considérables. Les gens qui travaillent à distance ont dû relever des défis de taille, notamment celui d'aménager un espace de travail fonctionnel.

Plusieurs membres de l'Équipe de la Défense ont récupéré leur équipement et leurs fournitures de travail habituels, comme le recommandait le dernier communiqué à ce sujet. D'autres ont dû se procurer des articles particuliers afin d'être en mesure d'accomplir leur travail à distance le plus efficacement possible.

Dans cette optique, voici de nouvelles directives concernant le remboursement de certaines des dépenses associées au travail à domicile, conformes à celles émises par d'autres ministères gouvernementaux.

Instructions générales

  • Si vous avez besoin d'équipement à l'appui de votre travail à distance, vous devez d'abord suivre les procédures établies pour récupérer le matériel nécessaire dans votre bureau.
  • Si vous avez besoin d'équipement informatique supplémentaire, vous devriez puiser dans les stocks actuels du MDN, tout en suivant les instructions en vigueur concernant les périphériques personnels pouvant être utilisés à domicile.
  • Si vous avez d'autres besoins ou si vous jugez que vous n'êtes pas en mesure de travailler à distance à l'aide du matériel disponible, vous devriez vous entretenir avec votre gestionnaire délégué et le conseiller en santé et sécurité au travail ou l'officier de la sécurité générale de l'unité pour déterminer si des mesures d'adaptation peuvent être prises ou s'il faut établir un plan de retour en milieu de travail.
  • Les gestionnaires délégués doivent continuer d'approuver la récupération de tout matériel de TI et équipement connexe et en assurer le suivi, conformément aux mécanismes établi.
  • Vous pouvez en outre maintenant obtenir le remboursement de certaines dépenses effectuées au cours des derniers mois.

Somme remboursable

  • La somme maximale pouvant être réclamée par chaque employé s'élève à 300 $ (avant taxes).
  • Dans des circonstances exceptionnelles, les organisations de niveau 1 (N1) et leurs hauts gestionnaires délégués de CR peuvent approuver le remboursement d'une somme allant jusqu'à 500 $ (avant taxes).

Admissibilité

  • Afin d'être admissible au remboursement, le travail doit avoir été accompli dans le cadre de vos fonctions habituelles à temps plein.
  • Les entrepreneurs et les réservistes de classe A des FAC ne sont pas admissibles au remboursement des dépenses.
  • Les questions au sujet de l'admissibilité au remboursement des dépenses diverses devront être adressées aux gestionnaires délégués et à la chaîne de commandement.
  • Les N1 doivent faire preuve de souplesse dans l'approbation des demandes de remboursement, car tous les employés ne se sont pas retrouvés dans la même situation.

Articles remboursables

Voici quelques exemples de dépenses remboursables :

  • l'achat de petits articles de bureau;
  • l'achat d'équipement et de fournitures de bureau;
  • les dépenses effectuées afin d'accomplir des tâches essentielles.

Processus de demande de remboursement

  • Le remboursement des dépenses diverses se fera au moyen du formulaire général de demande d'indemnité (CF 52).
  • Un communiqué décrivant les détails du processus a été envoyé par le directeur des Opérations financières à tous les contrôleurs de niveau 1 et aux bureaux régionaux de comptabilité ministérielle.
  • Les employés civils et les membres des Forces armées canadiennes, ainsi que leurs gestionnaires visés par l'article 34, doivent veiller à ce que les pièces justificatives appropriées, comme un reçu ou une preuve de paiement, accompagne le formulaire de demande CF 52.
  • Il est à noter que ces directives et processus ne doivent pas servir à contourner les directives ministérielles quant aux demandes déjà présentées ou régies par d'autres processus, comme les demandes liées à la rémunération ou aux déplacements locaux, etc.
  • Les gestionnaires délégués devraient adresser à leur propre contrôleur toute question concernant le processus de demande de remboursement.
  • Les contrôleurs de N1 sont priés de collaborer avec la chaîne de commandement et les caissiers locaux en vue de respecter l'esprit de la directive et d'accélérer le paiement aux employés à même le budget de chaque N1.
  • Il est aussi à noter que le Bureau central de comptabilité ministérielle (BCCM) a établi un point de contact à l'adresse p-otg.cdao4-bccm4@intern.mil.ca pour faciliter l'administration des aspects financiers de cette initiative.

*MISE À JOUR*
Échéance

  • Seules les dépenses personnelles engagées du 13 mars 2020 au 31 mars 2021 pourraient faire l'objet d'un remboursement. Des reçus ou preuves d'achat (comme un relevé de carte de crédit) devront être fournis.

Équipement ergonomique

  • Vous devez suivre les processus en vigueur pour récupérer votre équipement ergonomique se trouvant au bureau ou pour formuler une nouvelle demande de prise de mesures d'adaptation, y compris pour obtenir une évaluation ergonomique virtuels de vos petits articles.
  • Vous devriez discuter de toute nouvelle demande de prise de mesures d'adaptation ou évaluation ergonomique de petits articles avec votre gestionnaire délégué.
  • Il est à noter que les employés ne seront équipés qu'une seule fois. S'ils obtiennent de l'équipement pour travailler à distance, ils n'en recevront pas pour travailler au bureau, et vice-versa.

Avantages imposables

  • Nous attendons toujours des directives du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) et de l’Agence du revenu du Canada (ARC), qui se penchent sur la question du crédit d’impôt et de l’utilisation du formulaire T2200.
  • Il est toutefois important de noter que si vous demandez et obtenez un remboursement, vous ne serez pas admissible à un crédit d'impôt pour les articles remboursés.
  • De plus amples renseignements suivront lorsque l'ARC émettra ses directives.

Directive supplémentaire pour les membres des FAC

  • Comme ces instructions s'appliquent au personnel civil et militaire de l'Équipe de la Défense, nous vous incitons à consulter le CANFORGEN suivant (Accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale), qui fournit des renseignements supplémentaires.

Prochaines étapes

Nous fournirons le plus tôt possible de plus amples renseignements et des réponses aux questions sur cette directive. Ces précisions, ainsi que d'autres renseignements utiles, figureront sur la page Retour au travail du site Web de l'Équipe de la Défense sur la Covid-19.

Vous pouvez aussi consulter la page Renseignements à l'intention des employés du gouvernement du Canada : maladie à coronavirus (COVID-19) pour obtenir de plus amples renseignements.

Entretemps, vous êtes encouragés à maintenir une bonne communication avec vos gestionnaires délégués et vos collègues. Nous formons une Équipe de la Défense solide, et notre force réside dans le maintien d'un dialogue positif et ouvert à tous les niveaux.

Conseils pour être équipé pour travailler à distance

 
Texte suit
Figure 1
Figure 1 - Longue description

Le 11 september 2020

Avant de commencer à travailler, posez-vous les questions suivantes

  • Avant de commencer à travailler, posez-vous les questions suivantesAi-je besoin de matériel informatique, de petit matériel ergonomique ou de support ou de fournitures de bureau?
    • OUI
      • Est-ce au bureau et je peux le ramasser?
        • OUI
          • Faire des arrangements avec votre gestionnaire pour accéder votre lieu de travail afin de récupérer l'équipement / fournitures dont vous avez besoin.
            Assurez-vous de remplir le formulaire de retrait d'équipement approprié pour votre unité. Dans la RCN, vous devez remplir le formulaire # 638.
        • NON
          • Option A : il est au bureau mais il est trop grand pour que je puisse le récupérer
            • OUI
              • Si vous ne parvenez pas à récupérer votre équipement du bureau, discuter avec votre gestionnaire pour obtenir des conseils sur comment l'obtenir sur votre lieu de travail éloigné. S'il n'y a pas de solution, vous devrez peut-être travailler sur le lieu de travail du MDN.
          • Option B : Je n'ai pas l'équipement dont j'ai besoin au bureau.
            • OUI
              • Équipement Technique :
                • Hors du RCN : Discutez avec votre unité pour l'autorité financière.
                  Dans la RCN : Ouvrir un billet dans le portail libre-service pour demander des éléments tels que des moniteurs, clavier, souris, ordinateur portable, etc.
                  Matériel Ergo/Équipement de soutien : Discutez de vos besoin avec votre gestionnaire et le potentiel d’une évaluation ergonomique virtuelle.
    • NON
      • Vous êtes déjà équipé et n'avez besoin d'aucun équipement du lieu de travail qui vous aidera à améliorer votre productivité et à vous installer sur votre lieu de travail éloigné
        • OUI
          • Vous êtes prêt!

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