DOAD 1001-1, Demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Table des matières

  1. Introduction
  2. Définitions
  3. Contexte
  4. Objectifs et résultats escomptés
  5. Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
  6. Traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
  7. Commissariat à l’information
  8. Entrave au droit d’accès
  9. Formation, instruction et sensibilisation à l’égard de la Loi sur l’accès à l’information
  10. Conformité et conséquences
  11. Responsabilités
  12. Références

1. Introduction

Date de publication : 1999-10-12

Date de la dernière modification : 2019-02-11

Application : La présente DOAD est une directive qui s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Documents annulés :

Autorité approbatrice : Secrétaire général (Sec gén)

Demandes de renseignements : Directeur – Accès à l’information et protection des renseignements personnels (DAIPRP)


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2. Définitions

document (record)

Éléments d’information, quel qu’en soit le support. (Article 3 de la Loi sur l’accès à l’information)

institution fédérale (government institution)

a) Tout ministère ou département d’État relevant du gouvernement du Canada, ou tout organisme, figurant à l’annexe I de la Loi sur l’accès à l’information;

b) toute société d’État mère ou filiale à cent pour cent d’une telle société, au sens de l’article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques (Article 3 de la Loi sur l’accès à l’information).

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3. Contexte

Droit d’accès aux documents

3.1 La Loi sur l’accès à l’information (LAI) confère aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et aux autres personnes et sociétés présentes au Canada un droit légal d’accès aux documents, peu importe le format, qui sont sous le contrôle de l’administration fédérale, sous réserve d’exceptions et d’exclusions précises et limitées, et les décisions quant à la communication des renseignements que détient le gouvernement sont susceptibles de recours indépendant du pouvoir exécutif. L’objectif général de la LAI est de rendre le gouvernement plus ouvert et plus transparent.

3.2 Les tribunaux canadiens ont reconnu le statut quasi constitutionnel de la LAI en raison du rôle qu’elle joue afin de :

  1. faciliter la démocratie en donnant accès aux documents contenant l’information nécessaire à la participation au processus démocratique;
  2. veiller à ce que les titulaires d’une charge publique et les fonctionnaires soient imputables.

Divulgation de l’information du MDN et des FAC

3.3 Les demandes présentées en vertu de la LAI sont celles formellement présentées en vertu de la LAI. Cependant, le paragraphe 2(2) de la LAI prévoit que cette loi « vise à compléter les modalités d’accès aux documents de l’administration fédérale; elle ne vise pas à restreindre l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du grand public ».

Demandes non présentées en vertu de la LAI

3.4 Les employés du MDN et les militaires doivent répondre, dans la mesure du possible, aux demandes de renseignements qui ne sont pas présentées dans le cadre du processus officiel de la LAI. Pour ce faire, les employés du MDN et les militaires doivent consulter les Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale, chapitre 6, Sécurité de l’information, et les Normes de sécurité de l’information connexes, pour connaître les exceptions ou exclusions applicables prévues par la LAI. Ces demandes sont traitées par le bureau de première responsabilité (BPR) du MDN ou des FAC pour les renseignements demandés, et non par le DAIPRP.

Exclusion des documents publiés et autres

3.5 L’article 68 de la LAI renforce l’importance de rendre disponible les renseignements que détient le gouvernement en dehors du processus officiel de la LAI, en excluant les documents publiés, les documents mis en vente et les documents de référence du droit formel d’accès, conformément aux attentes établies que ces documents soient normalement mis à la disposition du public par d’autres moyens.

Accès aux demandes traitées présentées en vertu de la LAI

3.6 Les sommaires des demandes traitées présentées en vertu de la LAI sont publiés dans les 30 jours civils suivant la fin de chaque mois et sont accessibles dans le site Web suivant : https://ouvert.canada.ca/fr/search/ati. Pour faciliter les demandes officieuses, si une personne désire recevoir une copie des documents déjà diffusés, le DAIPRP n’exigera pas de demande officielle, mais en fournira une copie sur demande.

Traitement des demandes présentées en vertu de la LAI

3.7 Le DAIPRP est chargé de traiter les demandes présentées en vertu de la LAI conformément à cette loi et au Règlement sur l’accès à l’information. La LAI et le Règlement sur l’accès à l’information prévoient les conditions qui s’appliquent à la transmission des demandes, à la prorogation des délais, aux frais, aux raisons d’exception et d’exclusion, au processus d’avis aux tiers, à la version de la communication, aux supports des documents et aux moyens d’accès à l’information.

3.8 La présente DOAD appuie le MDN et les FAC en fournissant des directives précises et en établissant des responsabilités relativement aux exigences prévues par la LAI et le Règlement sur l’accès à l’information. Une administration efficace, bien coordonnée et proactive de la LAI au sein du MDN et des FAC veille à ce que des réponses complètes, précises et en temps opportun soient données aux demandes présentées en vertu de la LAI.

3.9 La présente DOAD doit être lue conjointement avec les Instructions concernant les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Des procédures précises pour le traitement des demandes présentées en vertu de la LAI par le DAIPRP sont énoncées dans ces instructions.

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4. Objectifs et résultats escomptés

Objectifs

4.1 Les objectifs de cette DOAD sont :

  1. de faciliter la conformité législative et réglementaire et de renforcer l’application efficace de la LAI et du Règlement sur l’accès à l’information par le MDN et les FAC;
  2. d’assurer l’application uniforme de pratiques et de procédures dans l’administration de la LAI et du Règlement sur l’accès à l’information afin que les personnes demandant de l’information obtiennent de l’aide tout au long du processus de demande.

Résultats escomptés

4.2 Les résultats escomptés de la mise en œuvre de cette DOAD sont :

  1. des responsabilités claires au sein du MDN et des FAC en ce qui concerne la prise de décisions et l’administration efficace de la LAI et du Règlement sur l’accès à l’information;
  2. une saine gestion et des décisions judicieuses pour répondre aux demandes présentées en vertu de la LAI, peu importe l’identité du demandeur;
  3. des réponses précises, complètes et en temps opportun aux demandes formulées en vertu de la LAI.

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5. Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Principes

5.1 Toutes les demandes d’accès à l‘information contenue dans les documents du MDN et des FAC présentées en vertu de la LAI doivent être reçues et traitées par le DAIPRP.

5.2 La LAI confère à la personne qui présente une demande d’accès à un document sous le contrôle d’une institution fédérale des droits légaux qui doivent être respectés. En particulier, le paragraphe 4(2.1) de la LAI prévoit l’obligation d’aider la personne qui présente une demande. En vertu de cette disposition, le responsable d’une institution fédérale doit déployer tous les efforts raisonnables pour aider une personne qui fait une demande, donner suite à la demande de façon précise et complète et communiquer le document en temps utile sur le support demandé, sous réserve des règlements.

5.3 Toutes les demandes présentées en vertu de la LAI doivent être traitées sans égard à l’identité de la personne qui fait la demande d’accès. L’identité de cette personne doit être protégée en limitant la communication de renseignements qui pourraient, directement ou indirectement, mener à l’identifier, sauf si celle-ci a consenti à la communication de ces renseignements.

5.4 Le DAIPRP doit communiquer dans les plus brefs délais avec la personne qui fait une demande en vertu de la LAI lorsqu’il s’avère nécessaire de clarifier la demande. Le DAIPRP peut aussi demander, aux fins de clarification, des renseignements auprès du BPR chargé des documents demandés.

Consultations relatives à une demande présentée en vertu de la LAI

5.5 Si une demande touche plusieurs institutions, le DAIPRP est chargé de consulter les autres institutions pour s’assurer que tous les points de vue sont pris en considération dans l’application des dispositions prévues par la LAI. Une institution peut être une autre institution fédérale, un ministère ou un organisme provincial ou territorial, une municipalité ou le gouvernement d’un autre pays.

5.6 Le DAIPRP est chargé de traiter les demandes de consultation provenant d’autres institutions afin que celles-ci puissent exercer correctement leur pouvoir discrétionnaire dans l’application des dispositions d’exception de la LAI ou de la législation provinciale ou territoriale équivalente, selon le cas. Les consultations doivent se voir accorder le même niveau de priorité que les demandes présentées en vertu de la LAI.

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6. Traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Officier de liaison et d’attribution des tâches en matière d’accès à l’information (OLAT AI)

6.1 Un conseiller de niveau un (N1) doit désigner un OLAT AI pour son organisation. L’OLAT AI est le principal point de contact entre le DAIPRP et le N1. Toutes les demandes et les consultations présentées en vertu de la LAI doivent être envoyées par le DAIPRP directement à l’OLAT AI.

Récupération de documents

6.2 L’OLAT AI doit désigner le BPR concerné qui est le mieux placé pour récupérer les documents qui répondent à la demande présentée en vertu de la LAI. Chaque N1 peut disposer de ses propres procédures internes pour gérer les demandes présentées en vertu de la LAI, mais ces procédures ne peuvent restreindre celles établies par le DAIPRP.

6.3 Les employés du MDN et les militaires doivent déployer tous les efforts raisonnables pour trouver tous les documents sous le contrôle du MDN ou des FAC qui répondent à une demande présentée en vertu de la LAI.

Recommandations relatives aux exceptions

6.4 Des recommandations relatives aux exceptions dans les documents, accompagnées de motifs et de renseignements contextuels à l’appui, doivent être fournies au DAIPRP.

6.5 L’objectif de la LAI doit être pris en compte au moment d’examiner les documents, c. à d. de fournir un droit d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve d’exceptions et d’exclusions précises et limitées prévues par la LAI.

6.6 Les renseignements non pertinents contenus dans les documents sont prélevés seulement si une exception s’applique ou si la personne qui fait la demande d’accès donne son consentement pour le prélèvement par l’entremise du DAIPRP. Le manque de pertinence n’est pas un motif d’exception aux termes de la LAI.

6.7 Un N1 ou son délégué autorisé doit examiner et approuver toutes les recommandations présentées à la DAIPRP.

Décision de communiquer ou de retenir de l’information

6.8 Le DAIPRP doit examiner toute l’information contenue dans les documents et tenir compte des dispositions pertinentes de la LAI et de la jurisprudence applicable.

6.9 Le DAIPRP doit examiner et prendre en considération les recommandations fournies par un N1 ou son délégué autorisé. Un avis doit être donné aux N1, dans tous les cas, en présence d’un désaccord concernant leurs recommandations d’exceptions. Sur demande, le N1 doit fournir des motifs supplémentaires pour les exceptions.

6.10 Lorsqu’il prend la décision de divulguer ou de ne pas divulguer des renseignements, le DAIPRP, en tant qu’autorité déléguée, doit exercer son pouvoir discrétionnaire d’une manière juste, raisonnable et impartiale. Le pouvoir discrétionnaire ne peut être exercé que par les personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués en vertu de la LAI.

Délais

6.11 Toute demande présentée en vertu de la LAI doit être traitée dans les 30 jours civils suivant sa réception. Seul le DAIPRP peut évaluer si une prorogation de délai pour traiter la demande présentée en vertu de la LAI est permissible. Le DAIPRP doit informer la personne qui fait la demande de la prorogation dans les 30 jours civils suivant la réception de la demande en vertu de la LAI.

6.12 Dans le cas où la recherche dans un grand volume de documents à l’intérieur des délais interférerait de manière déraisonnable avec les opérations ou lorsque des consultations avec d’autres institutions ou avec des tiers sont nécessaires, le DAIPRP doit en être immédiatement informé afin de pouvoir proroger les délais. Le DAIPRP doit veiller à ce que toute prorogation des délais qui est accordée soit aussi brève que possible et puisse être justifiée.

6.13 Le DAIPRP doit informer le Commissariat à l’information (CI) de toute prorogation des délais dépassant 30 jours.

Frais

6.14 Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information du Conseil du Trésor (CT), tous les frais, sauf les frais exigibles au moment de présenter une demande de communication d’un document en vertu de l’alinéa 7(1)a) du Règlement sur l’accès à l’information, doivent faire l’objet d’une dispense.

Dispense, réduction ou remboursement des frais exigibles au moment de présenter une demande de communication d’un document

6.15 Le DAIPRP est tenu d’exercer son pouvoir discrétionnaire lorsqu’il accorde une dispense, une réduction ou un remboursement des frais exigibles au moment de présenter une demande de communication d’un document en tenant compte des étapes applicables énoncées au paragraphe 7.1.1 de la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information.

Production de rapports

6.16 Le DAIPRP est responsable des exigences suivantes en matière de production de rapports annuels :

  1. le chapitre d’Info Source portant sur le MDN et les FAC;
  2. un rapport statistique au Secrétariat du CT sur l’administration de la LAI;
  3. un rapport au Parlement concernant l’administration de la LAI.

Nota  ̶  Voir la DOAD 1002-3, Gestion des renseignements personnels sur Info Source pour de plus amples informations.

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7. Commissariat à l’information

7.1 Les personnes qui font une demande d’accès doivent être informées de leur droit de porter plainte auprès du CI si l’accès à un document ou à une partie d’un document est refusé.

7.2 Les N1 doivent collaborer avec le DAIPRP pour fournir des observations au CI.

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8. Entrave au droit d’accès

8.1 L’article 67.1 de la LAI prévoit que personne ne peut, dans l’intention d’entraver le droit d’accès prévu par la LAI :

  1. détruire, tronquer ou modifier un document;
  2. falsifier un document ou faire un faux document;
  3. cacher un document;
  4. ordonner, proposer, conseiller ou amener de n’importe quelle façon une autre personne à commettre un acte visé à l’un des alinéas a. à c.

8.2 Une personne qui contrevient au paragraphe 67.1(1) de la LAI est coupable :

  1. soit d’un acte criminel passible d’un emprisonnement maximal de deux ans et d’une amende maximale de 10 000 $, ou de l’une de ces peines;
  2. soit d’une infraction punissable sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire et passible d’un emprisonnement maximal de six mois et d’une amende maximale de 5 000 $, ou de l’une de ces peines.

8.3 Toute entrave soupçonnée au droit d’accès en contravention de l’article 67.1 de la LAI doit être signalée immédiatement au DAIPRP.

8.4 Le DAIPRP a établi des procédures pour traiter les cas d’entrave soupçonnée au droit d’accès.

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9. Formation, instruction et sensibilisation à l’égard de la Loi sur l’accès à l’information

Formation ou instruction appropriées

9.1 Les N1 doivent veiller à ce que tous les employés du MDN et tous les militaires qui sont chargés de l’administration des demandes présentées en vertu de la LAI reçoivent une formation ou une instruction appropriée sur la LAI.

Marchés, ententes et autres accords

9.2 Comme l’accès du public à l’information est un droit légal prévu par la LAI, les N1 doivent veiller à ce que tous les employés du MDN et tous les militaires qui négocient des marchés, des ententes ou d’autres accords ne limitent pas ce droit par l’inclusion de clauses restrictives.

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10. Conformité et conséquences

10.1 Les employés du MDN et les militaires doivent se conformer à la LAI, au Règlement sur l’accès à l’information, à la présente DOAD et aux Instructions concernant les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Si des éclaircissements à ces lois, politiques ou instructions sont nécessaires, les employés du MDN et les militaires peuvent demander des directives par l’entremise de leur voie de communication ou de leur chaîne de commandement, selon le cas. Les gestionnaires et les supérieurs militaires sont les principaux responsables, et détiennent les principaux moyens, d’assurer que les employés du MDN et les militaires qui relèvent d’eux se conforment à la LAI, au Règlement sur l’accès à l’information, à la présente DOAD et aux Instructions concernant les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Conséquences d’une non-conformité

10.2 Les employés du MDN et les militaires sont tenus de rendre compte respectivement à leur gestionnaire ou à leur supérieur militaire de tout cas de non-conformité à l’égard de la LAI, du Règlement sur l’accès à l’information, de la présente DOAD ou des Instructions concernant les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La non-conformité peut entraîner des conséquences tant pour le MDN et les FAC, en tant qu’institutions, que pour les employés du MDN et les militaires, en tant qu’individus. Tout cas de non-conformité soupçonnée pourrait faire l’objet d’une enquête. Les gestionnaires et les supérieurs militaires doivent prendre ou imposer les mesures correctives appropriées dans le cas où la non-conformité entraîne des conséquences pour le MDN et les FAC. La décision d’un N1 ou d’un autre haut fonctionnaire de prendre des mesures ou d’intervenir dans un cas de non-conformité, sauf en ce qui concerne une décision prise en vertu du Code de discipline militaire à l’égard d’un militaire, dépendra du niveau de risque évalué en fonction des incidences et de la probabilité d’un résultat défavorable découlant du cas de non-conformité et des autres circonstances entourant ce cas.

10.3 La nature et la gravité des conséquences découlant d’une non-conformité devraient être proportionnelles aux circonstances entourant les cas de non-conformité et aux autres circonstances pertinentes. Une non-conformité pourrait entraîner une ou plusieurs des conséquences suivantes :

  1. l’ordre de suivre l’apprentissage, la formation, l’instruction ou le perfectionnement professionnel approprié;
  2. l’inscription d’observations dans l’évaluation du rendement individuel;
  3. le renforcement des mesures de suivi et de contrôle du rendement;
  4. la révocation, en partie ou en totalité, de l’autorité qu’accorde la présente DOAD à un employé du MDN ou à un militaire;
  5. le signalement des infractions soupçonnées aux autorités chargées de l’application de la loi;
  6. l’imposition des conséquences particulières énoncées dans les lois et les codes de conduite applicables ainsi que les politiques et directives du MDN ou des FAC;
  7. l’application de toute autre mesure administrative, incluant l’imposition de mesures disciplinaires, à l’endroit d’un employé du MDN;
  8. l’application de toute autre mesure administrative ou disciplinaire, ou les deux, à l’endroit d’un militaire;
  9. l’imposition de la responsabilité de Sa Majesté du chef du Canada, des employés du MDN ou des militaires.

Nota – En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du Conseil du Trésor pour de plus amples informations.

10.4 La non-conformité aux exigences de la LAI et du Règlement sur l’accès à l’informationcomporte aussi un risque pour les institutions que sont le MDN et les FAC et risque d’entraîner la perte de la confiance du public et de la réputation, des pertes financières, des conséquences d’ordre juridique et la compromission des intérêts nationaux et des opérations.

Nota – Pour obtenir des exemples d’autres conséquences pour les institutions, voir l’annexe C du Cadre stratégique sur la gestion de la conformité.

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11. Responsabilités

Tableau des responsabilités

11.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

Le ou les…
est chargé ou sont chargés de ou d’…

N1 ou leurs délégués autorisés

  • veiller à ce que l’OLAT AI et les BPR au sein de leur organisation se conforment aux responsabilités énoncées dans la présente DOAD et dans les Instructions concernant les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information;
  • examiner et d’approuver les recommandations relatives à la communication de documents et aux exceptions présentées au DAIPRP;
  • veiller à ce que tous les employés du MDN et tous les militaires qui sont chargés de l’application de la LAI soient tenus de suivre une formation ou une instruction appropriée sur la LAI et qu’ils aient la possibilité d’en suivre;
  • veiller à ce que les marchés, les ententes ou autres accords qui sont négociés ne limitent pas le droit d’accès du public à l’information en vertu de la LAI par l’inclusion de clauses restrictives.

DAIPRP

  • exercer son pouvoir discrétionnaire à l’égard de tous les aspects du processus lié à la LAI, particulièrement dans l’application d’exceptions à des documents pouvant autrement être communiqués;
  • décider de la non-application de la LAI à l’égard de certains renseignements visés à l’article 68 de la LAI;
  • consulter le Bureau du conseiller juridique auprès du MDN et des Forces canadiennes avant d’exclure des documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada de l’application de la LAI et, s’il y a lieu, pour les questions juridiques liées à l’interprétation de la LAI;
  • veiller à ce que la formation et l’instruction sur la LAI soient disponibles pour tous les employés du MDN et pour tous les militaires, en particulier à ceux qui sont chargés de traiter les demandes présentées en vertu de la LAI;
  • établir des procédures pour le traitement des demandes présentées en vertu de la LAI;
  • décider de l’admissibilité de toutes les personnes qui font des demandes d’accès;
  • se conformer à la responsabilité prévue au paragraphe 4(2.1) de la LAI de déployer tous les efforts raisonnables pour prêter toute l’assistance indiquée aux personnes en lien avec leur demande de documents;
  • offrir la possibilité de présenter des demandes sans suivre le processus officiel en vertu de la LAI, le cas échéant;
  • fournir, s’il y a lieu, des renseignements contextuels pour aider les personnes qui font une demande d’accès à comprendre les documents qui ont été fournis, étant entendu que le MDN et les FAC ne soient pas tenus d’expliquer tous les documents ou les renseignements complexes communiqués en réponse à une demande présentée en vertu de la LAI;
  • administrer tous les aspects liés aux frais, y compris l’évaluation, la collecte, la dispense, la réduction ou le remboursement de tout paiement lié à l’accès ou à un service additionnel;
  • gérer la prorogation des délais en vertu de l’article 9 de la LAI;
  • mener des consultations auprès d’autres institutions, au besoin, particulièrement en ce qui touche les articles 15 et 16 de la LAI;
  • se prévaloir des exceptions en tenant compte de façon adéquate de l’intention de la LAI et de la jurisprudence pertinente;
  • veiller à ce que les renseignements non pertinents contenus dans un document soient prélevés seulement si une exception s’applique ou si les personnes qui font la demande d’accès y donnent leur consentement;
  • informer les personnes qui font une demande d’accès de leurs droits en vertu de la LAI, y compris le droit de porter plainte auprès du CI;
  • mettre en œuvre et de maintenir un système de suivi interne des demandes et de documenter le processus décisionnel;
  • établir des procédures pour traiter des cas d’entrave soupçonnée au droit d’accès aux documents en contravention de l’article 67.1 de la LAI;
  • afficher les sommaires des réponses aux demandes présentées en vertu de la LAI traitées conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information.
OLAT AI
  • assurer la liaison avec le DAIPRP, au besoin;
  • coordonner la réponse aux demandes présentées en vertu de la LAI.
employés du MDN et les militaires
  • déployer tous les efforts raisonnables pour trouver tous les documents au sein de leur secteur de responsabilités qui répondent à une demande présentée en vertu de la LAI;
  • fournir des motifs au DAIPRP lorsqu’ils demandent une prorogation des délais;
  • présenter des recommandations valables sur la communication de documents, fournir des motifs pour les exceptions et fournir des renseignements contextuels le cas échéant;
  • recommander d’autres options permettant aux personnes qui font une demande d’accès d’avoir accès aux renseignements que détient le gouvernement, le cas échéant (voir le paragraphe 3.4);
  • veiller à ce que les marchés, les ententes ou autres accords qui peuvent être négociés ne limitent pas le droit d’accès du public à l’information en vertu de la LAI par l’inclusion de clauses restrictives.

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12. Références

Lois, règlements, politiques d’organismes centraux et DOAD – politique

Autres références

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