DOAD 3020-3, Service postal des Forces canadiennes

Table des matières

1. Introduction
2. Définitions
3. Abréviations
4. Aperçu
5. Courrier officiel et non officiel
6. Courrier international
7. Courrier du régime intérieur
8. Conformité et conséquences
9. Responsabilités
10. Références

1. Introduction

Date de publication : 2019‑05-02

Application : La présente DOAD est une directive qui s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci‑après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci‑après nommés « militaires ».

Document annulé : OAFC 57‑3, Service postal des Forces canadiennes

Autorité approbatrice : Directeur d’état‑major - État‑major interarmées stratégique (DEM EMIS)

Demandes de renseignements :

• État‑major interarmées stratégique J4 Stratégique, Transport, politique postale et systèmes 5 (EMIS J4 Strat Trsp 5) (pour la politique)
• Commandement des opérations interarmées du Canada, J4 Opérations des services postaux (COIC J4 Ops Post) (pour les opérations)

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2. Définitions

bureau de poste des Forces canadiennes (BPFC) (Canadian Forces Post Office (CFPO))

Bureau de poste militaire exploité hors du Canada par le service postal des Forces canadiennes et chargé d’offrir les services postaux aux personnes auxquelles s’applique le Règlement des postes pour les forces armées. (Article 2 du Règlement des postes pour les forces armées)

bureau de poste militaire (military post office)

Comptoir postal autorisé de la Société canadienne des postes, exploité par le Service postal des Forces canadiennes, chargé d’offrir les services postaux au MDN et aux FAC. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 695348)

bureau de poste navale (BPN) (Fleet Mail Office (FMO))

Bureau de poste militaire exploité par le service postal des Forces canadiennes et chargé d’offrir les services postaux aux vaisseaux des Forces canadiennes mis en service comme vaisseaux de guerre. (Article 2 du Règlement des postes pour les forces armées)

bureaux de poste (post office)

Les locaux dont la Société canadienne des postes autorise l’emploi pour le dépôt, le relevage ou l’acceptation des objets, ou pour le tri, la manutention, la transmission ou la distribution des envois. La présente définition s’applique en outre au matériel et aux installations dont la Société canadienne des postes autorise l’emploi aux mêmes fins. (Paragraphe 2(1) de la Loi sur la Société canadienne des postes)

courrier d’encouragement des Forces armées canadiennes (Canadian Armed Forces morale mail)

Courrier envoyé dans le cadre d’un programme autorisé de bien‑être et de maintien du moral, par un mode gratuit de livraison du courrier, aux employés du MDN, aux militaires et aux autres personnes autorisées qui sont en service hors du Canada dans des régions desservies par le Service postal des Forces canadiennes. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 695346)

courrier des Forces armées canadiennes (Canadian Armed Forces mail)

Courrier envoyé en utilisant le Service postal des Forces canadiennes. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 695345)

courrier officiel (official mail)

Courrier des FAC se rapportant uniquement aux opérations officielles ou autres activités du MDN et des FAC. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 695349)

envois ou courrier (mail)

Objets acceptés au dépôt mais non encore distribués aux destinataires. (Paragraphe 2(1) de la Loi sur la Société canadienne des postes)

objets (mailable matter)

Messages, renseignements, fonds ou marchandises qui peuvent être transmis par la poste. (Paragraphe 2(1) de la Loi sur la Société canadienne des postes)

Service postal des Forces canadiennes (Canadian Forces Postal Service)

Service postal autorisé à exploiter des bureaux de poste conformément à la Loi sur la Société canadienne des postes pour l’acheminement du courrier des FAC par le personnel postal du MDN et des FAC, au Canada et hors du Canada, y compris le système nécessaire d’infrastructures, d’installations et d’équipement. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 695347)

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3. Abréviations

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4. Aperçu

Contexte

4.1 Quoique, aux termes de la Loi sur la Société canadienne des postes, la SCP ait le privilège unique et exclusif, au Canada, du relevage, de la transmission et de la distribution des lettres aux destinataires, le MDN et les FAC ont mis sur pied le SPFC, qui exploite les bureaux de poste de la SCP et traite le courrier des FAC à l’appui des opérations nationales et internationales et des autres activités du MDN et des FAC, conformément à :

1. la Loi sur la Société canadienne des postes;
2. le Règlement des postes pour les forces armées et autres règlements pris en vertu de la Loi sur la Société canadienne des postes;
3. le Guide des postes du Canada;
4. l’Union postale universelle – actes et règlements.

Mouvement du courrier des FAC

4.2 L’EMIS doit assurer le mouvement du courrier des FAC au Canada et hors du Canada de la manière la plus efficace et rentable possible.

Service postal des Forces canadiennes

4.3 Le SPFC est composé des organisations suivantes et du personnel qui supervise toutes les questions relatives à la poste touchant le MDN et les FAC :

1. le J4 Strat, en tant qu’autorité fonctionnelle pour la politique postale;
2. le J4 Strat Trsp 5, en tant qu’autorité technique pour les services postaux;
3. le J4 du COIC, en tant qu’autorité opérationnelle pour les services postaux;
4. l’USPFC, en tant qu’autorité de niveau tactique pour le soutien des services postaux au Canada et pour les opérations de déploiement et les NCSM, de concert avec :
   1. trois dét régionaux (Est [Halifax], Centre [Trenton] et Ouest [Victoria]);
   2. deux BPN pour le soutien des services postaux navals sur la côte est et la côte ouest;
   3. les BPM pour le soutien des services postaux au pays;
   4. les BPFC;
   5. le personnel du SPFC dans les commandements d’armées.

4.4 Le personnel du SPFC :

1. est instruit par le Cadre d'instruction de la poste du CILFC;
2. a des responsabilités semblables à celles des employés de la SCP pour appliquer la Loi sur la Société canadienne des postes, ses règlements et les normes de la SCP tout en offrant des services postaux et du soutien au MDN et aux FAC.

4.5 Le SPFC est considéré comme un prolongement de la SCP et il exploite des BPFC et des BPN conformément à la Loi sur la Société canadienne des postes.

Soutien de la SCP

4.6 À titre de soutien aux BPM au pays et aux BPFC hors du Canada, la SCP fournit des affiches, des formulaires et d’autres articles à son effigie. La SCP fournit également les mises à jour et un soutien en technologie de l’information des systèmes de points de service de la vente au détail.

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5. Courrier officiel et non officiel

Généralités

5.1 Il y a deux types de courrier des FAC circulé par le SPFC : le courrier officiel et le courrier non officiel. Le courrier officiel doit porter l’adresse de retour officielle autorisée. Seul le courrier officiel peut être envoyé aux frais du gouvernement. Tout courrier des FAC autre que le courrier officiel fait partie du courrier non officiel et circule aux frais de l’expéditeur. Le courrier non officiel inclus :

1. les lettres, colis et autres envois personnels;
2. les articles militaires personnels fournis, tels que les uniformes, les bottes et les bérets;
3. les demandes de remboursement de frais médicaux;
4. les curriculum vitæ;
5. les cotisations de mess et les factures;
6. les bulletins d’information et les envois d’un club, d’une association et d’un magasin de fourniment;
7. les dons d’articles de charité, sauf dans le cadre de la Campagne de charité en milieu de travail de la Défense nationale;
8. les événements de lettres pour lesquelles des revenus de participation sont recueillis;
9. les cartes de Noël, de condoléances, d’anniversaire et les autres cartes personnelles.

5.2 Toute question au sujet du courrier officiel et non officiel doit être posée par l’entremise de la voie de communication ou de la chaîne de commandement appropriée avant l’envoi. Le courrier soi‑disant officiel qui s’avère non officiel doit être retourné à l’expéditeur.

Responsabilité du courrier

5.3 La responsabilité quant à la garde, à la protection et à la livraison du courrier des FAC est transférée de la SCP au MDN ou aux FAC dès la livraison à un représentant autorisé du MDN ou des FAC.

Interdictions

5.4 Il est interdit aux employés du MDN ou aux militaires d’ouvrir le courrier des FAC, sauf si la SCP leur en accorde l’autorisation expresse, conformément à la Loi sur la Société canadienne des postes ou à la Loi sur les douanes.

5.5 Il est interdit aux employés du MDN ou aux militaires responsables de la manutention du courrier des FAC de conserver, de dissimuler, de retarder, de retenir ou d’abandonner ledit courrier.

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6. Courrier international

Généralités

6.1 En application de la Loi sur la Société canadienne des postes, le SPFC exploite des BPFC pour fournir des services postaux hors du Canada. Ainsi, le courrier des FAC peut être acheminé au Canada aux tarifs du régime intérieur plutôt que de passer par les services postaux du pays hôte et aux tarifs du régime international.

Admissibilité à l’utilisation des BPFC

6.2  Sont admissibles à utiliser les BPFC pour envoyer et recevoir du courrier des FAC :

1. les militaires;
2. les citoyens canadiens résidant hors du Canada qui sont :
   1. des personnes à charge d’un militaire en service hors du Canada;
   2. des employés du MDN;
   3. des représentants d’un ministère du gouvernement du Canada, d’un gouvernement provincial ou territorial ou d’un organisme privé canadien, qui offrent du soutien aux opérations ou aux autres activités du MDN et des FAC.

6.3 Il est interdit aux employés du MDN et aux militaires de se servir d’un BPFC au nom d’une personne inadmissible ou dans la conduite d’une entreprise commerciale. Ce type d’utilisation porte atteinte à des accords internationaux, et les employés du MDN ou les militaires pourraient perdre leur droit d’utiliser les BPFC.

Services postaux hors du Canada

6.4 Les services postaux bidirectionnels ne peuvent être offerts que lorsqu’un BPFC a été établi hors du Canada. Tout le courrier des FAC à destination du Canada doit être suffisamment affranchi, au moyen de timbres‑poste canadiens, aux tarifs du régime intérieur canadien pour que la SCP puisse le livrer à destination une fois dédouané par l’ASFC. Les BPFC fournissent la même gamme de services postaux que les comptoirs postaux de la SCP, y compris l’émission de mandats‑poste, le service Xpresspost et la vente de timbres. Un BPFC doit être géré par un maître de poste qualifié possédant le grade de sergent ou un grade supérieur.

6.5 Les services postaux unidirectionnels concernent uniquement le courrier des FAC envoyé à partir du Canada aux employés du MDN et aux militaires en service hors du Canada. Le cmdt local ou d’unité de l’emplacement hors du Canada doit nommer un interlocuteur postal, qui assurera la liaison avec le J4 Ops du COIC et l’USPFC pour les questions postales. Comme aucun BPFC n’est établi, il n’est pas possible de retourner du courrier au Canada par l’entremise du SPFC.

6.6 Par conséquent, si aucun BPFC n’est établi, le courrier hors du Canada à destination du Canada doit être envoyé par les moyens disponibles, comme le service postal du pays hôte, une entreprise de messagerie privée ou le service postal d’une force armée étrangère. Le coût d’envoi du courrier non officiel est assumé par l’expéditeur.

Procédure de demande de services postaux pour un contingent des FAC hors du Canada

6.7 Le tableau ci‑dessous indique la procédure à suivre pour demander des services postaux par l’entremise du SPFC pour un contingent des FAC hors du Canada :

6.8 Pour toute demande de services postaux, il importe de tenir compte des éléments suivants :

1. le mandat du SPFC est de fournir un soutien postal aux opérations de déploiement;
2. le SPFC ne possède pas les ressources et les installations pour aller au‑delà de ce mandat.

Courrier non officiel

6.9 Le courrier non officiel destiné aux militaires déployés doit être adressé spécifiquement au destinataire et porter l’adresse de Belleville appropriée pour le contingent déployé hors du Canada ou l’adresse du NCSM appropriée. Le courrier non officiel envoyé doit être conforme aux règlements et aux normes de la SCP ainsi qu’aux consignes du SPFC.

Douanes

6.10 Le courrier des FAC international, y compris le courrier d’encouragement des FAC, est assujetti aux lois canadiennes sur les douanes de même qu’aux lois du pays d’origine et du pays de destination.

6.11 Le courrier à destination du Canada ne peut être admis qu’à Montréal, à Toronto ou à Vancouver, où l’ASFC procède dûment à son dédouanement. Le courrier des FAC ne peut être envoyé au Canada que dans le cadre des opérations aériennes de soutien logistique, dont la destination finale est Trenton, en Ontario. Le personnel de l’USPFC doit veiller à ce que le courrier des FAC qui arrive à Trenton dans le cadre d’une opération aérienne de soutien logistique soit envoyé sous douane à Toronto pour que l’ASFC procède à son dédouanement. Le courrier des FAC est ensuite acheminé par la SCP.

Méthodes d’expédition

6.12 Le courrier des FAC est transmis depuis et vers des destinations internationales principalement au moyen des opérations aériennes de soutien logistique des FAC, ou par des entreprises de messagerie commerciales et la poste aérienne internationale, dans la mesure où l’autorise le J4 Ops du COIC.

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7. Courrier du régime intérieur

Généralités

7.1 La gamme complète de services postaux dans les établissements de défense peut être offerte par :

1. le SPFC;
2. un comptoir postal de la SCP.

7.2 Des services postaux limités peuvent être offerts dans les établissements de défense par la salle du courrier de la base, de l’escadre ou de la station.

7.3 Toutes les questions importantes relatives à la poste doivent être transmises au dét concerné de l’USPFC qui fournit le soutien technique postal selon les besoins pour la Zresp

spécifique.

Demande de services postaux dans un établissement de défense au Canada

7.4 Le tableau suivant indique la procédure à suivre pour demander des services postaux par l’entremise du SPFC et de la SCP dans un établissement de la défense au Canada :

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8. Conformité et conséquences

Conformité

8.1 Les employés du MDN et les militaires doivent se conformer à la présente DOAD. Si des éclaircissements aux politiques ou aux instructions énoncées dans la présente DOAD sont nécessaires, les employés du MDN et les militaires peuvent demander des directives par l’entremise de leur voie de communication ou leur chaîne de commandement, selon le cas. Les gestionnaires et les supérieurs militaires sont les principaux responsables, et détiennent les principaux moyens, d’assurer que les employés du MDN et les militaires qui relèvent d’eux se conforment à la présente DOAD.

Conséquences d’une non‑conformité

8.2 Les employés du MDN et les militaires sont tenus de rendre compte respectivement à leur gestionnaire ou à leur supérieur militaire de tout cas de non-conformité aux directives énoncées dans la présente DOAD. La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des conséquences tant pour le MDN et les FAC, en tant qu’institutions, que pour les employés du MDN et les militaires, en tant qu’individus. Tout cas de non-conformité soupçonnée pourrait faire l’objet d’une enquête. Les gestionnaires et les supérieurs militaires doivent prendre ou imposer les mesures correctives appropriées dans le cas où la non-conformité à la présente DOAD entraîne des conséquences pour le MDN ou les FAC. La décision d’un conseiller de niveau un ou d’un autre haut fonctionnaire de prendre des mesures ou d’intervenir dans un cas de non-conformité, sauf en ce qui concerne une décision faite en vertu du Code de discipline militaire à l’égard d’un militaire, dépendra du niveau de risque évalué en fonction des incidences et de la probabilité d’un résultat défavorable découlant du cas de non-conformité et des autres circonstances entourant ce cas.

8.3 La nature et la gravité des conséquences découlant d’une non-conformité devraient être proportionnelles aux circonstances entourant le cas de non-conformité et aux autres circonstances pertinentes. Une non-conformité pourrait entraîner une ou plusieurs des conséquences suivantes :

1. l’ordre de suivre l’apprentissage, la formation, l’instruction ou le perfectionnement professionnel approprié;
2. l’inscription d’observations dans l’évaluation du rendement individuel;
3. le renforcement des mesures de suivi et de contrôle du rendement;
4. la révocation, en partie ou en totalité, de l’autorité qu’accorde la présente DOAD à un employé du MDN ou à un militaire;
5. le signalement des infractions soupçonnées aux autorités chargées de l’application de la loi ou à la SCP;
6. l’imposition des conséquences particulières énoncées dans la Loi sur la Société canadienne des postes, les autres lois et les codes de conduite applicables ainsi que les politiques et directives du MDN ou des FAC;
7. l’application de toute autre mesure administrative, incluant l’imposition de mesures disciplinaires, à l’endroit d’un employé du MDN;
8. l’application de toute autre mesure administrative ou disciplinaire, ou les deux, à l’endroit d’un militaire;
9. l’imposition de la responsabilité de Sa Majesté du chef du Canada, des employés du MDN ou des militaires.

Nota – En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du Conseil du Trésor pour de plus amples informations.

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9. Responsabilités

Tableau des responsabilités

9.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

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10. Références

Lois, règlements, politiques d’organismes centraux et DOAD – politique

• Loi sur la Société canadienne des postes
• Loi sur les douanes
• Union postale universelle – actes et règlements
• Règlement des postes pour les forces armées
• Cadre stratégique sur la gestion de la conformité, Conseil du Trésor
• DOAD 3020‑0, Transport

Autres références

• A‑PS‑110‑001/AG‑002, Programmes de bien‑être et de maintien du moral des Forces canadiennes
• A‑PS‑204‑001/AG‑001, Manuel du service postal des Forces canadiennes
• Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale
• Directives du COIC sur les opérations internationales
• Guide des postes du Canada
• Système du manuel de la Société, SCP (accessible seulement auprès de la SCP)
• NATO STANAG 2109, Postal Organization and Courier Service for the NATO Forces (disponible en anglais seulement)