DOAD 5005-3, Programme d'aide aux employés
Table des matières
1. Introduction
Date de publication : 2007-05-25
Application : La présente DOAD est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires », qui agissent en qualité de gestionnaires ou de superviseurs d'employés du MDN.
Médias substituts : La présente DOAD est disponible, sur demande, sur médias substituts.
Document annulé : OAPC 7.16, Programme d'aide aux employés
Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Ressources humaines - Civils) (SMA[RH-Civ])
Demandes de renseignements : Directeur Général - Stratégies et programmes d'emploi des civils (DGSPEC)
Contexte
2.1 Reconnaissant que les employés du MDN peuvent faire face à des problèmes d'ordre professionnel ou personnel nuisant à leur rendement au travail, le MDN les encourage à chercher de l'aide dès qu'ils se manifestent.
2.2 Il existe de nombreuses ressources internes et communautaires pour aider les employés du MDN à régler leurs problèmes d'ordre professionnel ou personnel. Le Programme d'aide aux employés (PAE) fournit l'aide qui s'avère souvent nécessaire pour déterminer la ressource la plus appropriée.
Sensibilisation et accès
2.3 Le SMA(RH-Civ) doit s'assurer que les employés du MDN, tout comme les militaires qui agissent en qualité de gestionnaires ou de superviseurs d'employés du MDN, reçoivent de l'information sur les services du PAE par divers moyens promotionnels.
2.4 Tous les employés du MDN sont encouragés à se prévaloir des services du PAE quand ils en ont besoin, et ces services sont accessibles sans porter atteinte à leur sécurité d'emploi ni à leur cheminement de carrière.
2.5 Les services du PAE sont offerts dans les deux langues officielles.
Confidentialité
2.6 La confidentialité est le principe fondamental du PAE.
2.7 Conformément au Manuel d'exploitation et des normes du Programme d'aide aux employés, l'agent d'orientation (AO) doit :
- adhérer à une promesse de confidentialité en ce qui concerne les renseignements obtenus pendant une entrevue avec un employé du MDN cherchant de l'aide (le « client »);
- toujours protéger l'identité du client.
Participation volontaire
2.8 La participation au PAE est toujours volontaire. Un superviseur peut officiellement suggérer à un employé du MDN de demander conseil auprès d'un AO; néanmoins, c'est à l'employé de décider s'il le désire. Bien qu'un employé du MDN doive faire tout en son pouvoir pour améliorer son rendement au travail, aucune mesure disciplinaire ne sera prise s'il refuse l'aide du PAE.
Organisation
3.1 Les représentants et les bureaux clés du PAE sont les suivants :
- l'AO;
- les présidents du PAE;
- les coordonnateurs du PAE;
- le Bureau ministériel du PAE;
- le Comité consultatif national sur le Programme d'aide aux employés (CCN PAE);
- le champion du PAE.
Sélection et rôle des AO
3.2 Un AO doit être un employé du MDN nommé pour une période indéterminée qui :
- se porte volontaire pour aider les autres en milieu de travail pour ce qui touche leurs problèmes d'ordre professionnel ou personnel;
- est appuyé par les syndicats, les agents négociateurs et les gestionnaires concernés;
- reçoit une formation du PAE;
- accepte d'occuper les fonctions d'AO pendant au moins deux ans.
3.3 Le rôle d'AO consiste à :
- écouter;
- aider le client à déterminer les problèmes et les options possibles;
- fournir des renseignements et du soutien au client;
- recommander au client les ressources ministérielles ou externes appropriées, au besoin.
3.4 L'AO n'est ni un conseiller professionnel, ni un psychologue et il ne doit offrir aucun conseil ni essayer de résoudre un problème pour un client.
Ratio d'AO
3.5 Un nombre suffisant d'AO doit être recruté et formé chaque année pour maintenir un ratio de un AO pour cent employés locaux du MDN.
Neutralité des AO
3.6 Un superviseur ou un gestionnaire qui agit en tant qu'AO ne doit pas fournir de services du PAE à un employé du MDN qui lui est subordonné ou dont il est le superviseur.
3.7 Un AO ne doit en aucun cas représenter un employé du MDN ni agir en tant que médiateur ou conseiller en harcèlement entre l'employé et, selon le cas :
- un superviseur;
- un représentant du syndicat ou d'un agent négociateur;
- toute autre partie impliquée dans un conflit.
Président de PAE
3.8 Un président de PAE est un AO qui gère un comité formé d'autres AO au sein d'une unité ou d'un autre élément.
Coordonnateur de PAE
3.9 Nommé par un groupe ou un commandement, un coordonnateur de PAE relève directement, par l'entremise de sa chaîne de commandement, de l'autorité du PAE régional.
Bureau ministériel du PAE
3.10 Le Bureau ministériel du PAE fait la liaison avec les syndicats, les agents négociateurs et les coordonnateurs du PAE au nom de la haute direction dans les groupes et les commandements.
3.11 Le Bureau ministériel du PAE doit exercer une surveillance et faire rapport comme il est précisé dans le tableau suivant :
Activités | Fréquence |
---|---|
|
au besoin |
|
deux fois par an |
|
tous les deux ans |
|
tous les trois ans |
Le CCN PAE
3.12 Le CCN PAE est un organisme mixte formé de représentants des syndicats, des agents négociateurs, des commandements et des groupes. Il fournit conseils et recommandations en ce qui a trait au PAE.
Champion du PAE
3.13 Le sous-ministre nomme un cadre supérieur, appuyé par les syndicats et les agents négociateurs, en tant que champion du PAE.
Tableau des responsabilités
4.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités des intervenants du PAE :
Le ou les... | est chargé ou sont chargés de ou d'... |
---|---|
SMA(RH-Civ) |
|
champion du PAE |
|
groupes et commandements |
|
DGSPEC |
|
gestionnaires du MDN et les militaires qui agissent en qualité de gestionnaires ou de superviseurs d'employés du MDN |
|
syndicats et agents négociateurs |
|
bureau ministériel du PAE |
|
coordonnateurs du PAE |
|
présidents du PAE |
|
AO |
|
Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique
- Le programme d'aide aux employés, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
- Manuel d'exploitation et des normes du Programme d'aide aux employés, ministère de la Défense nationale
Autres références
- Loi canadienne sur les droits de la personne
- Loi sur la protection des renseignements personnels
- Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique
- DOAD 5005-0, Gestion des ressources humaines du personnel civil
- DOAD 5008-2, Consultations patronales-syndicales - Personnel civil (ébauche)
- DOAD 5012-0, Prévention et résolution du harcèlement
- DOAD 5015-0, Mesures d'adaptation en milieu de travail
- DOAD 5046-0, Mode alternatif de résolution des conflits
- Énoncé d'éthique de la Défense
- Lignes directrices sur les mesures d'adaptation en milieu de travail
- Site Web du Programme d'aide aux employés
- Site Web du sous-ministre adjoint (Ressources humaines - Civils)
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