DOAD 5005-3, Programme d'aide aux employés

Table des matières

  1. Introduction
  2. Aperçu
  3. Administration
  4. Responsabilités
  5. Références

1. Introduction

Date de publication : 2007-05-25

Application : La présente DOAD est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires », qui agissent en qualité de gestionnaires ou de superviseurs d'employés du MDN.

Médias substituts : La présente DOAD est disponible, sur demande, sur médias substituts.

Document annulé : OAPC 7.16, Programme d'aide aux employés

Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Ressources humaines - Civils) (SMA[RH-Civ])

Demandes de renseignements : Directeur Général - Stratégies et programmes d'emploi des civils (DGSPEC)

2. Aperçu

Contexte

2.1 Reconnaissant que les employés du MDN peuvent faire face à des problèmes d'ordre professionnel ou personnel nuisant à leur rendement au travail, le MDN les encourage à chercher de l'aide dès qu'ils se manifestent.

2.2 Il existe de nombreuses ressources internes et communautaires pour aider les employés du MDN à régler leurs problèmes d'ordre professionnel ou personnel. Le Programme d'aide aux employés (PAE) fournit l'aide qui s'avère souvent nécessaire pour déterminer la ressource la plus appropriée.

Sensibilisation et accès

2.3 Le SMA(RH-Civ) doit s'assurer que les employés du MDN, tout comme les militaires qui agissent en qualité de gestionnaires ou de superviseurs d'employés du MDN, reçoivent de l'information sur les services du PAE par divers moyens promotionnels.

2.4 Tous les employés du MDN sont encouragés à se prévaloir des services du PAE quand ils en ont besoin, et ces services sont accessibles sans porter atteinte à leur sécurité d'emploi ni à leur cheminement de carrière.

2.5 Les services du PAE sont offerts dans les deux langues officielles.

Confidentialité

2.6 La confidentialité est le principe fondamental du PAE.

2.7 Conformément au Manuel d'exploitation et des normes du Programme d'aide aux employés, l'agent d'orientation (AO) doit :

  1. adhérer à une promesse de confidentialité en ce qui concerne les renseignements obtenus pendant une entrevue avec un employé du MDN cherchant de l'aide (le « client »);
  2. toujours protéger l'identité du client.

Participation volontaire

2.8 La participation au PAE est toujours volontaire. Un superviseur peut officiellement suggérer à un employé du MDN de demander conseil auprès d'un AO; néanmoins, c'est à l'employé de décider s'il le désire. Bien qu'un employé du MDN doive faire tout en son pouvoir pour améliorer son rendement au travail, aucune mesure disciplinaire ne sera prise s'il refuse l'aide du PAE.

3. Administration

Organisation

3.1 Les représentants et les bureaux clés du PAE sont les suivants :

  1. l'AO;
  2. les présidents du PAE;
  3. les coordonnateurs du PAE;
  4. le Bureau ministériel du PAE;
  5. le Comité consultatif national sur le Programme d'aide aux employés (CCN PAE);
  6. le champion du PAE.

Sélection et rôle des AO

3.2 Un AO doit être un employé du MDN nommé pour une période indéterminée qui :

  1. se porte volontaire pour aider les autres en milieu de travail pour ce qui touche leurs problèmes d'ordre professionnel ou personnel;
  2. est appuyé par les syndicats, les agents négociateurs et les gestionnaires concernés;
  3. reçoit une formation du PAE;
  4. accepte d'occuper les fonctions d'AO pendant au moins deux ans.

3.3 Le rôle d'AO consiste à :

  1. écouter;
  2. aider le client à déterminer les problèmes et les options possibles;
  3. fournir des renseignements et du soutien au client;
  4. recommander au client les ressources ministérielles ou externes appropriées, au besoin.

3.4 L'AO n'est ni un conseiller professionnel, ni un psychologue et il ne doit offrir aucun conseil ni essayer de résoudre un problème pour un client.

Ratio d'AO

3.5 Un nombre suffisant d'AO doit être recruté et formé chaque année pour maintenir un ratio de un AO pour cent employés locaux du MDN.

Neutralité des AO

3.6 Un superviseur ou un gestionnaire qui agit en tant qu'AO ne doit pas fournir de services du PAE à un employé du MDN qui lui est subordonné ou dont il est le superviseur.

3.7 Un AO ne doit en aucun cas représenter un employé du MDN ni agir en tant que médiateur ou conseiller en harcèlement entre l'employé et, selon le cas :

  1. un superviseur;
  2. un représentant du syndicat ou d'un agent négociateur;
  3. toute autre partie impliquée dans un conflit.

Président de PAE

3.8 Un président de PAE est un AO qui gère un comité formé d'autres AO au sein d'une unité ou d'un autre élément.

Coordonnateur de PAE

3.9 Nommé par un groupe ou un commandement, un coordonnateur de PAE relève directement, par l'entremise de sa chaîne de commandement, de l'autorité du PAE régional.

Bureau ministériel du PAE

3.10 Le Bureau ministériel du PAE fait la liaison avec les syndicats, les agents négociateurs et les coordonnateurs du PAE au nom de la haute direction dans les groupes et les commandements.

3.11 Le Bureau ministériel du PAE doit exercer une surveillance et faire rapport comme il est précisé dans le tableau suivant :

Activités Fréquence
  • Mener des activités de surveillance approfondies pour :
    • garantir que le PAE répond aux exigences des partenaires et aux besoins des employés du MDN;
    • apporter des améliorations;
    • améliorer les communications;
    • mettre en place des pratiques exemplaires.

au besoin

  • Présenter un rapport statistique au CCN PAE dans lequel figurent les taux d'utilisation des services du PAE et un synopsis analytique de la nature des demandes de services ainsi que du type et du volume des ressources et des recommandations fournis par les AO.

deux fois par an

  • Fournir un rapport écrit des activités et un sommaire statistique au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

tous les deux ans

  • Faire une demande pour visiter chaque unité ou autre élément dans le but de :
    • promouvoir et surveiller le PAE;
    • fournir des occasions de déterminer, de discuter et de régler les problèmes du PAE à l'échelle locale avec les syndicats, les agents négociateurs, les AO et les représentants de la direction.

tous les trois ans

Le CCN PAE

3.12 Le CCN PAE est un organisme mixte formé de représentants des syndicats, des agents négociateurs, des commandements et des groupes. Il fournit conseils et recommandations en ce qui a trait au PAE.

Champion du PAE

3.13 Le sous-ministre nomme un cadre supérieur, appuyé par les syndicats et les agents négociateurs, en tant que champion du PAE.

4. Responsabilités

Tableau des responsabilités

4.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités des intervenants du PAE :

Le ou les... est chargé ou sont chargés de ou d'...

SMA(RH-Civ)

  • superviser la mise en œuvre, l'exécution et la gestion du PAE;
  • planifier et d'attribuer les ressources humaines et financières, au besoin.

champion du PAE

  • représenter et de promouvoir le PAE dans les forums ministériels et interministériels de la haute direction;
  • allouer du temps, du personnel et des ressources financières lorsque nécessaire;
  • promouvoir et d'encourager l'adoption de pratiques exemplaires et de moyens innovateurs pour atteindre des résultats concrets.

groupes et commandements

  • nommer les représentants des conseillers de niveau un et de niveau deux;
  • donner de la rétroaction sur les enjeux stratégiques;
  • assister aux réunions du CCN PAE et de participer aux conférences;
  • promouvoir le PAE au sein de leur organisation.

DGSPEC

  • publier les politiques et les procédures liées au PAE.

gestionnaires du MDN et les militaires qui agissent en qualité de gestionnaires ou de superviseurs d'employés du MDN

  • se sensibiliser au PAE et de le promouvoir;
  • s'assurer que les employés du MDN sont bien renseignés sur la présente DOAD et les principes fondamentaux du PAE;
  • assister aux séances de sensibilisation au PAE et d'encourager les employés du MDN à y assister;
  • participer au processus de recrutement et de sélection des AO;
  • s'assurer qu'un comité local du PAE est mis sur pied et qu'il obtient l'appui nécessaire;
  • examiner et d'approuver la composante PAE du plan d'affaires;
  • accorder aux AO jusqu'à quatre heures par semaine, et jusqu'à six aux présidents, pour s'acquitter de leurs fonctions liées au PAE et leur permettre d'assister au cours de formation des AO d'une durée de deux semaines et au cours de formation des présidents d'une durée d'une semaine;
  • allouer aux AO et aux présidents le temps nécessaire pour tenir les séances de sensibilisation à l'intention des employés et des superviseurs et pour assister à toutes les séances de formation et activités promotionnelles et éducatives liées au PAE;
  • dresser la liste des employés qui ont un mauvais rendement au travail, de documenter la situation, de prendre des mesures à l'égard de ces employés et de les encourager à rencontrer un AO et à accepter les suggestions subséquentes relatives au suivi.

syndicats et agents négociateurs

  • fournir des agents de liaison à l'échelle régionale;
  • établir et de maintenir les communications avec la gestion, les coordonnateurs et les présidents du PAE et les AO;
  • assurer leur représentation aux réunions du CCN PAE;
  • donner de la rétroaction sur les questions stratégiques;
  • soulever les questions auxquelles le CCN PAE doit être sensibilisé et celles qu'il doit résoudre;
  • participer aux conférences et à la formation nationale sur le PAE.

bureau ministériel du PAE

  • agir en tant qu'autorité du PAE du MDN en coordonnant l'ensemble des activités, en donnant la formation, en exerçant une surveillance, en faisant rapport, en menant des recherches sur les pratiques exemplaires et en mettant en valeur ces pratiques;
  • fournir des conseils au SMA(RH-Civ) et au champion du PAE;
  • assumer la fonction de secrétariat pour le CCN PAE;
  • créer et de diffuser des produits et des outils de communication et de promotion à tous les intervenants et partenaires du PAE;
  • diffuser, de consulter et de communiquer les politiques, directives, lignes directrices et questions financières du PAE par l'entremise de la chaîne de commandement, des syndicats et des agents négociateurs;
  • assurer la liaison avec les syndicats, les agents négociateurs et les coordonnateurs du PAE.

coordonnateurs du PAE

  • agir en qualité d'autorité du PAE régional en fournissant orientation, conseils, information et soutien, selon le cas :
    • aux responsables de l'édifice, de la base ou de l'escadre;
    • aux agents de liaison régionaux des syndicats ou des agents négociateurs;
    • aux présidents du PAE;
    • aux AO en poste dans les unités, les bases, les escadres et les stations;
    • au Bureau ministériel du PAE;
  • représenter la zone, la région et le commandement à des réunions du Bureau ministériel du PAE;
  • coordonner les journées de perfectionnement des AO;
  • gérer le financement fourni par le Bureau ministériel du PAE et d'en faire rapport;
  • donner de la rétroaction et de l'information par l'entremise de la chaîne de commandement sur la politique, les directives et les lignes directrices relatives au PAE;
  • faire connaître et de promouvoir le PAE à l'échelle locale et dans la collectivité;
  • superviser, de coordonner et de gérer financièrement les activités de formation locales des AO et des présidents.

présidents du PAE

  • faire connaître et de promouvoir le PAE à l'échelle locale;
  • recruter et d'interviewer les candidats pour la fonction d'AO;
  • faire des recommandations au Comité de consultations patronales-syndicales (CCPS) local en ce qui concerne la nomination, le transfert ou le retrait d'un AO;
  • planifier et de présider les réunions ordinaires du comité du PAE;
  • représenter le comité du PAE aux réunions du CCPS;
  • gérer les budgets locaux du PAE et de faire rapport à ce sujet;
  • enregistrer les statistiques du PAE pour les AO qui n'ont pas accès à la base de données statistiques du PAE et de faire rapport au CCPS sur les statistiques et les activités si un tel comité existe.

AO

  • écouter les clients et de déterminer les ressources communautaires ou internes, ou les deux, appropriées pour le client;
  • servir en tant qu'AO pendant au moins deux ans après avoir terminé le cours d'AO;
  • assister aux séances de formation courantes sur le PAE et aux réunions du comité du PAE;
  • organiser des activités de promotion du PAE et d'y participer;
  • participer aux conférences, aux séances de formation et aux activités éducatives;
  • organiser et de donner des séances de sensibilisation au PAE aux employés du MDN et aux militaires qui agissent en qualité de gestionnaires et de superviseurs d'employés du MDN;
  • enregistrer, à mesure qu'elles ont lieu, l'ensemble des visites des employés du MDN et les activités du PAE dans la base de données statistiques du PAE.

5. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

Autres références

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