DOAD 5040-1, Documents historiques


1. Introduction

Date de publication : 2015-06-25

Application : La présente DOAD est une directive qui s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Document annulé : OAFC 71-7, Historiques d’unités et archives

Autorité approbatrice : Chef du personnel militaire (CPM)

Demandes de renseignements : Directeur – Histoire et patrimoine (DHP)

2. Définition

document (record)

Les documents ont trait à de l’information, quel qu’en soit le support ou le format, qui a été créée, reçue et qui est maintenue par une organisation ou une personne, pour des raisons opérationnelles, conformément aux obligations juridiques, ou pour s’acquitter de ces deux dernières responsabilités. (Directive sur la tenue des documents, Conseil du Trésor)

3. Principes de fonctionnement

Contexte

3.1 Des lois et des règlements canadiens veillent à la préservation et à la protection des documents et d’autres renseignements.

Interprétation

3.2 Pour l’application de la présente DOAD, « documents historiques » s’entend des documents ayant une valeur historique, patrimoniale ou juridique pour le MDN et les FAC.

Engagement du MDN et des FAC

3.3 Le MDN et les FAC s’engagent à créer et à conserver des documents historiques dans le but :

  1. d’améliorer la compréhension, par le public, de l’histoire militaire canadienne;
  2. de façonner l’identité des FAC et du peuple canadien;
  3. de contribuer à l’esprit de corps;
  4. de favoriser la cohésion et l’efficacité opérationnelle.

Mandat du DHP

3.4 Le DHP a pour mandat d’établir les histoires officielles des FAC et des anciens services, ainsi que d’autres produits historiques, notamment ceux obtenus au moyen de programmes d’arts parrainés par les FAC, conformément aux priorités établies par la haute direction.

3.5 Le DHP doit :

  1. contribuer à l’identité des FAC et du peuple canadien en publiant des documents historiques en versions papier et électronique, selon les besoins;
  2. maintenir des installations de recherche à l’intention du public, des installations d’archivage, des bibliothèques ainsi qu’une présence sur le Web, suivant les besoins pour remplir le mandat du DHP;
  3. créer des documents historiques et les diffuser au public canadien.

4. Rapport historique annuel

But

4.1 Les rapports historiques annuels sont des documents historiques créés pour aider :

  1. à répondre aux demandes de renseignements ministériels et aux demandes d’accès à l’information;
  2. à mener à terme les commissions d’enquête et les autres types d’enquête;
  3. à compiler les histoires officielles des FAC et des anciens services;
  4. à statuer sur les demandes traitées par le ministère des Anciens Combattants;
  5. à fournir de l’information pour répondre à d’autres besoins du MDN et des FAC.

Exigences

4.2 Toutes les unités de la Force régulière et de la Force de réserve doivent présenter un rapport historique annuel.

4.3 Les détails concernant l’établissement d’un rapport historique annuel sont énoncés dans le document A-AD-200-000/AG-000, La structure du patrimoine des Forces canadiennes.

Rapport historique annuel et journal des opérations

4.4 Lorsqu’une unité ou un autre élément reçoit un ordre de déploiement au Canada ou à l’étranger pour laquelle un journal des opérations est requis, il faut, s’il y a lieu, inclure dans le rapport historique annuel un sommaire non classifié des activités consignées dans son journal des opérations. Les exigences liées au journal des opérations sont établies à la section 5.

5. Journal des opérations

But

5.1 Le journal des opérations (anciennement appelé le « journal de guerre ») est un document historique créé dans le but de préserver un registre authentique des opérations à des fins historiques. Les journaux des opérations deviennent ainsi des documents de première main servant :

  1. à établir les histoires officielles;
  2. à justifier les honneurs de guerre;
  3. à justifier le versement de l’allocation de service extérieur et d’autres allocations et prestations;
  4. à statuer sur les demandes traitées par le ministère des Anciens Combattants;
  5. aux enquêtes officielles;
  6. à répondre à d’autres besoins du MDN et des FAC.

Exigences

5.2 Lorsqu’une unité ou un autre élément reçoit un ordre de déploiement, il faut présenter un journal des opérations distinct. Dans le contexte de la présente DOAD, une opération désigne toute occurrence où le gouvernement du Canada donne l’ordre aux FAC de prendre part, au pays ou à l’étranger, à un conflit armé, à une mission de contre-insurrection, à une mission de maintien de la paix, à une opération d’aide humanitaire ou d’aide aux autorités civiles, ou encore à la phase préventive d’une telle opération. Seul un sommaire non classifié des activités consignées dans le journal des opérations peut être inclus, s’il y a lieu, dans le rapport historique annuel.

5.3 Les détails concernant l’établissement d’un journal des opérations sont énoncés dans le document A-AD-200-000/AG-000.

6. Conséquences

Conséquences d’une non-conformité

6.1 La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des conséquences tant pour le MDN et les FAC, en tant qu’institutions, que pour les employés du MDN et les militaires, en tant qu’individus. Tout cas de non-conformité soupçonnée pourrait faire l’objet d’une enquête. La nature et la gravité des conséquences découlant d’une non-conformité seront proportionnelles aux circonstances entourant celle-ci.

Nota En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du Conseil du Trésor pour de plus amples informations.

7. Responsabilités

Tableau des responsabilités

7.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

Le ou les… est chargé ou sont chargés de ou d’…
CPM
  • gérer et de conserver les documents historiques conformément au Système de classification par sujet, de conservation et d’élimination des documents de la Défense (SCSCEDD).
commandants de commandements
  • consigner les activités de leur organisation et de conserver les documents conformément au SCSCEDD.
DHP
  • fournir des conseils aux unités et aux autres éléments concernant la consignation, la préservation et le rapport de leurs activités;
  • recevoir, de cataloguer, de stocker et de conserver les rapports historiques et les journaux des opérations d’unités jusqu’à leur dépôt à Bibliothèque et Archives Canada conformément au SCSCEDD;
  • recevoir, de cataloguer, de stocker et de conserver les documents historiques transférés au DHP qui ne sont pas des doubles de documents dont le dépôt à Bibliothèque et Archives Canada est prévu;
  • établir les histoires officielles des FAC et des anciens services;
  • établir d’autres histoires autorisées sur demande;
  • appuyer les programmes d’arts parrainés par les FAC;
  • numériser des produits historiques et des fonds d’archives et de les publier sur le Web;
  • faciliter les recherches sur l’histoire militaire canadienne par le grand public;
  • fournir des renseignements et des conseils en matière d’histoire.
commandants
  • consigner leurs activités et de préserver les documents liés à leurs activités;
  • établir un rapport historique annuel et de le transmettre au DHP (voir la section 4);
  • établir un journal des opérations et de le transmettre au DHP (voir la section 5);
  • préserver des copies de tous les rapports historiques annuels et de tous les journaux des opérations rédigés par leur unité;
  • établir, s’ils le souhaitent, l’histoire de leur unité ou de leur régiment, sans avoir recours aux fonds publics.

8. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

Autres références

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