DOAD 5050-1, Dossiers personnels des militaires du Directeur général - Carrières militaires et du Directeur - Gestion de l'information des ressources humaines et dossiers relatifs aux successions militaires du Juge-avocat général

Table des matières

1. Introduction
2. Abréviations
3. Définitions
4. Aperçu
5. Directeur général – Carrières militaires
6. Directeur – Gestion de l'information des ressources humaines
7. Juge-avocat général
8. Responsabilités
9. Références

1. Introduction

Date de publication : 2005-06-30

Date de la dernière modification : 2006-07-28

Application : Le présent document est une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Autorité approbatrice : La présente DOAD est publiée avec l'autorisation du Directeur – Politique du personnel militaire (D Pol PM).

Demandes de renseignements :

• Directeur général - Carrières militaires (DGCM)
• Directeur - Gestion de l'information des ressources humaines (DIRHG)
• Juge-avocat général (JAG)

2. Abréviations

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3. Définitions

autorisation de disposition de documents (records disposition authority)

Autorisation de disposition de documents désigne l'autorisation accordée par l'Archiviste national du Canada au MDN et aux FC, précisant les documents qui ne sont plus nécessaires à des fins opérationnelles, juridiques ou informatives et qui selon le cas :

• peuvent être déclassés par destruction ou transfert à l'extérieur du gouvernement du Canada;
• doivent être transférés à Bibliothèque et Archives Canada.

disposition de documents (records disposition)

Disposition de documents désigne l'acte de retirer les documents du contrôle du MDN et des FC, par un moyen autorisé tel :

• l'élimination;
• le transfert à Bibliothèque et Archives Canada;
• le transfert de la garde et du contrôle à un organisme à l'extérieur du gouvernement du Canada, comme le transfert de documents à un musée.

document temporaire (transitory record)

Document temporaire désigne un document qui n'est requis que pour un certain temps afin d'assurer l'exécution d'une tâche courante ou la préparation d'un document subséquent. Un document temporaire n'est pas un document ministériel.

Les documents temporaires incluent notamment les :

• renseignements d'un formulaire utilisé dans les communications courantes;
• exemplaires utilisés uniquement à des fins utilitaires;
• ébauches de lettres, de rapports ou de notes de service utilisées pour consultation personnelle (c'est-à-dire que leur auteur ne les communique à personne).

dossier personnel du militaire (CF personnel record)

Dossier personnel du militaire désigne l'ensemble des renseignements personnels dont les FC ont besoin pour gérer la carrière d'un militaire, sans égard au mode de conservation ou d'enregistrement de l'information.

élément d'un dossier personnel du militaire (CF personnel record component)

Élément d'un dossier personnel du militaire désigne une partie d'un dossier personnel du militaire qui est constituée et préservée par un responsable des dossiers personnels des militaires.

responsable des dossiers personnels des militaires (CF personnel record custodian)

Responsable des dossiers personnels des militaires désigne le bureau chargé de la gestion d'un élément du dossier personnel des militaires au nom du Chef de personnel militaire.

4. Aperçu

Contexte

4.1 Les dossiers personnels des militaires du DGCM et du DIRHG contiennent les renseignements personnels nécessaires à la gestion de la carrière des militaires. Les dossiers relatifs aux successions militaires du JAG contiennent des renseignements personnels sur la succession d'un militaire. Ces dossiers doivent être correctement ouverts, tenus, conservés, protégés, gérés et rendus accessibles conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Propriété

4.2 Les dossiers personnels des militaires du DGCM et du DIRHG et ceux relatifs aux successions militaires du JAG sont créés ou tenus dans le contexte des activités du MDN et des FAC et par conséquent appartiennent à Sa Majesté du chef du Canada. Certains types de renseignements personnels, tels que les curriculum vitæ, appartiennent à leur auteur et ne sont donc pas soumis aux pratiques de tenue de dossiers internes.

Formalités pour les dossiers des ressources humaines militaires

4.3 La politique concernant les dossiers personnels des militaires est décrite dans la publication Formalités pour les dossiers des ressources humaines militaires (FDRHM). Celle-ci indique les formalités pour la tenue des dossiers et précise les données qui doivent être colligées, par qui elles doivent l'être, quand, à quel endroit et selon quelle norme.

Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux

4.4 Le document Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux aide les employés - anciens ou actuels - du gouvernement fédéral, y compris les militaires, à trouver les renseignements personnels que détient le gouvernement à leur sujet ainsi qu'à se prévaloir de leurs droits, prévus par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Fichiers de renseignements personnels

4.5 Les FRP sont mis sur pied en collaboration avec BAC afin d'assurer la disposition correcte d'un dossier. La Loi sur la protection des renseignements personnels exige que les FRP présentent tous les renseignements personnels qui sont organisés et qui peuvent être extraits, selon :

1. le nom de la personne;
2. un numéro d'identification, un symbole ou tout autre détail particulier attribué à la personne.

4.6 Les FRP sont identifiés par un code alphanumérique composé de trois lettres et d'un numéro correspondant à un ensemble précis.

4.7 Ces bases de données, ainsi que leurs politiques de conservation et délais d'exécution, sont énumérées dans Info Source: Sources de renseignements sur les employés fédéraux. Elles sont revues chaque année afin de s'assurer que les renseignements créés sur les militaires sont consignés et transmis conformément aux politiques en vigueur.

4.8 Le MDN et les FAC ont consigné des renseignements personnels dans trois catégories de FRP :

1. PPU - Fichiers publics;
2. PPE - Fichiers particuliers;
3. POE - Fichiers centraux.

5. Directeur général - Carrières militaires

Mandat

5.1 Les dossiers personnels des militaires utilisés pour l'affectation de ces derniers dans le contexte de la mission de la défense sont gérés par le SGEDP, au nom du DGCM. La gestion des dossiers personnels des militaires réservistes relève du siège administratif pertinent, soit de l'un ou l'autre des sièges suivants :

1. le quartier général national ou de commandement ou de secteur;
2. les unités nationales de soutien aux cadets;
3. l'Effectif du centre de cadets du QGDN, Ottawa.

Dossiers personnels des militaires du DNS

5.2 Les dossiers personnels des militaires utilisés pour les nominations supérieures et les nominations honorifiques sont gérés par :

1. le DNS, dans le cas des nominations honorifiques;
2. le SGEDP dans le cas des militaires de la F rég;
3. les sièges administratifs dans le cas des réservistes.

Gestion des carrières du DCM

5.3 Le DCM conserve des notes constituant des documents temporaires dans le SIGC. Ces notes sont rédigées pour les entrevues annuelles entre les gestionnaires de carrières et les militaires de la F rég. Les notes qui ne sont pas insérées dans le dossier personnel du militaire au cours de l'année, notamment celles associées aux affectations, aux instructions de promotion ou à la sélection pour la formation sont éliminées.

Directeur - Administration et gestion des ressources (Carrières militaires)

5.4 Le DACM fournit des services administratifs au DGCM et aux intervenants qui y sont associés afin d'assurer l'efficacité et la transparence de la gestion des RH militaires.

DACM - Marche à suivre dans la gestion des dossiers personnels des militaires de la F rég

5.5 Le tableau ci-dessous énonce la marche à suivre par le DACM dans la gestion des dossiers personnels des militaires de la F rég au moment de leur libération :

DACM - Marche à suivre dans la gestion des dossiers personnels des militaires réservistes

5.6 Le DACM ne doit gérer que les dossiers personnels des militaires réservistes qui requièrent :

1. une autorisation de libération pour les officiers qui font partie des ENA et des points particuliers de révision de carrière pour tous les grades;
2. un calcul des allocations de retraite pour la F rés (semblable à l'indemnité de départ de la F rég), s'il y a lieu.

5.7 Une fois les mesures nécessaires prises, ces dossiers sont retournés au siège administratif pertinent pour qu'il en dispose.

6. Directeur - Gestion de l'information des ressources humaines

Mandat

6.1 Le DIRHG offre un système unique de gestion des RH dont peuvent se servir tous les niveaux de gestion, tous les militaires et tous les employés du MDN pour accéder rapidement aux dossiers des militaires. Le fonctionnement de ce système repose sur la :

1. création d'un dossier personnel du militaire par le SGRH;
2. gestion des documents créés électroniquement par imagerie et contenus dans le SGEDP.

Dossiers du SGRH

6.2 Les dossiers personnels des militaires créés par le SGRH sont décrits dans le document Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, sous le FRP PPE 805 (SIGRHD du MDN).

Nota - Le SGRH est le seul système de gestion des RH officiel en ce qui concerne les militaires, tant ceux de la F rég que les réservistes. Si la conversion vers le SGRH n'a pas encore été effectuée, les mêmes pratiques en matière de disposition des documents doivent être suivies pour les autres systèmes informels de gestion utilisés.

Tableau de la marche à suivre - dossiers du SGRH

6.3 Le tableau ci-dessous énonce la marche à suivre pour le cycle de vie des dossiers du SGRH :

Disposition des documents du SGRH

6.4 Les dossiers personnels des militaires créés par le SGRH doivent être conservés en permanence, jusqu'à ce que leur archivage devienne nécessaire.

Dossier du SGEDP

6.5 Le SGEDP gère les dossiers personnels des militaires de la F rég et les dossiers personnels des militaires de la Rés supp.

6.6 Les dossiers personnels des militaires sont décrits dans le document Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, sous les FRP suivants :

1. PPE 818 - Dossier d'information personnel des membres des FC;
2. PPE 836 - Dossiers du personnel militaire des unités (DPU-FC 478);
3. PPE 838 - Rapports d'appréciation du rendement

Processus administratif du SGEDP

6.7 Les documents sont archivés selon un index exhaustif permettant aux utilisateurs autorisés d'accéder à l'information. Le SGEDP assure la sécurité et la disponibilité des documents électroniques. Les dossiers sont gérés conformément à l'ADD 2000/019-1.

6.8 Le SGEDP ne crée pas les dossiers personnels des militaires, mais transpose sur support électronique (imagerie documentaire) divers documents, notamment les :

1. documents anciennement conservés par les gestionnaires de carrières;
2. documents d'enrôlement sur microfilm (du SDECP);
3. dossiers de la Rés supp;
4. documents des conseils d'examen administratif;
5. dossiers d'administration des libérations (FRP PPE 818).

6.9 Lorsqu'un militaire de la F rég devient un ENA, le DPU est aussi consigné dans le SGEDP par imagerie documentaire.

6.10 Si les travaux d'une commission d'enquête concernent un militaire, seules la page couverture et une page indiquant l'objet de la commission d'enquête sont saisies dans le SGEDP afin d'indiquer l'existence d'un tel document. Les documents originaux sont envoyés directement à BAC pour y être archivés avec les autres documents non électroniques.

6.11 Au moment de la libération d'un militaire, les éléments du dossier personnel du militaire qui ne sont pas numérisés dans le SGEDP sont envoyés directement à BAC par les responsables des dossiers personnels des militaires. Ces responsables sont le :

1. Gp Svc S FC;
2. GPFC;
3. DTCSO;
4. DOCA.

Nota - Lorsqu'un réserviste devient un ENA, le DPU n'est pas numérisé.

Disposition des documents du SGEDP

6.12 Les dossiers personnels des militaires de la F rég et les dossiers personnels des militaires de la Rés supp sont conservés dans le SGEDP pendant 10 ans, à compter de la date de libération. Ils sont ensuite transférés à BAC, conformément à l'ADD 2000/019-1.

6.13 Les autres dossiers personnels des militaires réservistes sont conservés aux sièges administratifs pertinents pendant trois ans à compter de la date de libération. Ils sont ensuite transférés à BAC, conformément à l'ADD AN 1985/012.

7. Juge-avocat général

Dossiers de succession militaire

7.1 Un dossier de succession militaire doit être créé à la mort d'un militaire appartenant à l'un ou l'autre des éléments constitutifs suivants :

1. la F rég;
2. la Force spéciale;
3. la F rés, en service de classe « B » ou de classe « C ».

7.2 Le ministre a nommé le JAG comme directeur des successions militaires.

Disposition

7.3 Une fois toutes les tâches nécessaires effectuées, les dossiers de succession militaire sont envoyés aux D SSP QGDN, qui les conservent pendant trois ans. Après cette période, les D SSP QGDN envoient les dossiers de succession militaire au Centre des documents du personnel, qui les conserve pendant une période de deux ans avant de les transmettre à BAC.

8. Responsabilités

Tableau des responsabilités

8.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités associées à la gestion des dossiers personnels des militaires du DGCM et du DIRHG et des dossiers relatifs aux successions militaires du JAG :

9. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

• Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
• ORFC chapitre 25, Successions militaires et effets personnels

Autres références

• ADD AN 1985/012, 17 mai 1985
• ADD 2000/19-1, 12 avril 2005
• DOAD 7011-0, Successions militaires et effets personnels 
• DOAD 7011-1, Responsabilités relatives aux successions militaires et effets personnels
• Formalités pour les dossiers des ressources humaines militaires (FDRHM)
• Système de classification par sujet, de conservation et d’élimination des documents de la Défense (SCSCEDD)