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DOAD 7004-3, Conservation et collecte de documents aux fins des réclamations et autres procédures judiciaires

Table des matières

  1. Introduction
  2. Définition
  3. Processus de conservation et de collecte de documents
  4. Conformité et conséquences
  5. Responsabilités
  6. Références

1. Introduction

Date de publication : 2020-01-31

Application : La présente DOAD est une directive qui s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Autorité approbatrice :

Demandes de renseignements : Directeur – Réclamations et contentieux des affaires civiles (DRCAC)

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2. Définition

réclamation (claim)

Une demande au titre de l’indemnisation de dépenses engagées, de pertes ou de dommages subis par l’État ou par un réclamant. (Directive sur les paiements, Conseil du Trésor)

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3. Processus de conservation et de collecte de documents

Interprétation

3.1 Dans la présente DOAD :

  1. « document » signifie tout document se trouvant sous le contrôle du MDN et des FAC, quel qu’en soit le support, et comprend tout document papier, photographie, carte, diagramme, relevé d’arpentage, plan, livre, compte, enregistrement audio, enregistrement vidéo, pellicule, fichier informatique, courriel, fichier électronique et les métadonnées de tout document électronique.
  2. « réclamation » signifie une demande au titre de l’indemnisation de dépenses engagées, de pertes ou de dommages subis par l’État ou par un réclamant, litiges civils et autres procédures judiciaires pour laquelle le DRCAC requiert la conservation et la collecte de documents.

But

3.2 La présente DOAD fournit une orientation sur les processus de conservation et de collecte des documents qui permettront de faire un usage judicieux des ressources et de répondre efficacement aux réclamations.

Mesure initiale du DRCAC

3.3 À la réception d’un avis de réclamation, le DRCAC commence les processus de conservation et de collecte des documents, conformément aux règles de procédure et à la législation applicables.

3.4 Après avoir consulté l’avocat plaideur au dossier, le DRCAC fournit des directives quant aux processus de conservation et de collecte des documents et prend les mesures suivantes :

  1. identifie le sujet des documents pertinents à préserver;
  2. identifie les organisations des conseillers de niveau un (N1), les commandements et les unités qui peuvent détenir des documents pertinents;
  3. envoie le formulaire Mesure de conservation des documents aux N1, aux commandants (cmdt) de commandement et aux cmdt d’unité concernés, ou à leurs représentants, et demande qu’ils le remplissent.

3.5 La conservation et la collecte de documents peuvent se faire simultanément. L’ampleur de la conservation et de la collecte des documents peut varier à mesure qu’évolue la réclamation.

Documents électroniques et métadonnées

3.6 S’il y a lieu, le DRCAC fournit des directives sur la conservation et la collecte de documents électroniques et de métadonnées.

Coordonnateur de documents

3.7  Un N1, un cmdt de commandement ou un cmdt d’unité, ou leur représentant, qui a reçu un avis exigeant de préserver et de collecter les documents pertinents à une réclamation, doit désigner un coordonnateur de documents pour la conservation et la collecte.

3.8 Le coordonnateur de documents doit :

  1. identifier les divisions, directions, unités et sous-unités concernées du MDN et des FAC qui sont susceptibles de détenir des documents pertinents et communiquer avec elles;
  2. ordonner la conservation immédiate des documents et la cessation des processus d’élimination des documents au sein de leur organisation en ce qui concerne les documents pertinents;
  3. remplir le formulaire Mesure de conservation des documents et le transmettre au DRCAC.

3.9 Une fois les documents préservés, la réclamation peut passer au stade où il est nécessaire de produire une liste de documents. Une fois que l’avocat plaideur au dossier a produit la liste des documents pertinents à collecter pour la réclamation, selon le formulaire Mesure de conservation des documents, le DRCAC remet cette liste au coordonnateur de documents.

3.10 À la réception de la liste de documents à collecter, le coordonnateur de documents doit :

  1. collecter les documents énumérés dans la liste et tous les autres documents pertinents créés depuis l’avis émis par le DRCAC;
  2. transmettre au DRCAC toutes les copies et les originaux requis des documents identifiés, sous forme non caviardée.

Caviardage

3.11 Si le coordonnateur de documents estime qu’un caviardage est requis, il doit communiquer avec le DRCAC et lui indiquer les passages où il recommande le caviardage ainsi que les motifs de cette recommandation.

3.12  Le caviardage peut être recommandé pour :

  1. des « renseignements potentiellement préjudiciables » ou des « renseignements sensibles » tel que ces termes sont définis à l’article 38 de la Loi sur la preuve au Canada;
  2. de l’information qui représente un « renseignement confidentiel du Conseil privé de la Reine pour le Canada » tel que défini au paragraphe 39(2) de la Loi sur la preuve au Canada;
  3. de l’information qui fait l’objet du secret professionnel de l’avocat ou du privilège relatif au litige.

3.13  La collecte de documents en vertu de la présente DOAD est distincte du droit d’accès aux documents en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Conséquemment, il n’est pas recommandé de proposer un caviardage en raison des exceptions prévues par ces lois.

Conclusion du processus de réclamation

3.14 Une fois le processus de réclamation terminé, le DRCAC avise le coordonnateur de documents que l’application des politiques de conservation et de retrait de tous les documents peut reprendre en ce qui concerne les documents identifiés. Le DRCAC retourne les documents originaux au coordonnateur de documents.

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4. Conformité et conséquences

Conformité

4.1 Les employés du MDN et les militaires doivent se conformer à la présente DOAD. Si des éclaircissements aux politiques ou aux instructions énoncées dans la présente DOAD sont nécessaires, les employés du MDN et les militaires peuvent demander des directives par l’entremise de leur voie de communication ou leur chaîne de commandement, selon le cas. Les gestionnaires et les supérieurs militaires sont les principaux responsables et détiennent les principaux moyens, d’assurer que les employés du MDN et les militaires qui relèvent d’eux se conforment à la présente DOAD.

Conséquences d’une non-conformité

4.2 Les employés du MDN et les militaires sont tenus de rendre compte respectivement à leur gestionnaire ou à leur supérieur militaire de tout cas de non-conformité aux directives énoncées dans la présente DOAD. La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des mesures administratives, incluant l’imposition de mesures disciplinaires, à l’endroit d’un employé du MDN, ou des mesures administratives ou disciplinaires, ou les deux, à l’endroit d’un militaire. La non-conformité peut aussi entraîner l’imposition de la responsabilité de Sa Majesté du chef du Canada, des employés du MDN ou des militaires.

Nota – En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du Conseil du trésor pour de plus amples informations.

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5. Responsabilités

Tableau des responsabilités

5.1 Le tableau suivant énonce les autorités relatives à la présente DOAD :

Le ou les…
 est chargé de ou d’…

DRCAC
  • veiller à la conservation et à la collecte des documents relatifs aux réclamations;
  • publier des directives, lorsque requis pour des réclamations particulières, aux N1, cmdt de commandement et cmdt d’unité sur la conservation et la collecte de documents, incluant les documents électroniques et les métadonnées.

coordonnateur de documents
  • coordonner la conservation et la collecte des documents selon les directives du DRCAC.

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6. Références

Lois, règlements, politiques d’organismes centraux et DOAD – politique

Autres références

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