DOAD 7004-1, Procédures relatives aux réclamations et paiements à titre gracieux

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Date de publication : 2003-10-17

Application : Le présent document est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN) et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces canadiennes (FC), ci-après nommés « militaires ».

Documents annulés :

  • OAFC 59-3, Réclamations présentées par ou contre la Couronne
  • OAFC 59-4, Versement d'une indemnité en raison de la perte de bagages dont l'expédition a été acceptée par l'État ou de dommages subis par ceux-ci
  • OAFC 205-5, Règlement sur le service militaire à l'étranger, Partie 10, Compensation en cas de dommage ou de perte des meubles et effets personnels, Section 5, Formalités de demande d'indemnisation en cas de perte ou d'endommagement des meubles et effets personnels
  • OAFC 210-25, Dédommagement pour effets personnels perdus ou détériorés dans des buanderies et des établissements de nettoyage à sec militaires
  • OAFC 210-27, Dédommagement pour la perte ou la détérioration de biens personnels
  • OAPC 3.15, Dédommagement pour perte ou détérioration de biens publics
  • OAPC 3.16, Politique sur les réclamations et paiements à titre gracieux en compensation des dommages

Autorité approbatrice : La présente DOAD est publiée avec l'autorisation du conseiller juridique du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes (CJ MDN/FC).

Renseignements : Directeur - Réclamations et contentieux des affaires civiles (DRCAC) ou le représentant le plus proche du Juge-avocat général (JAG).


Définitions

fonctionnaire de l'État (crown servant)

Le terme « fonctionnaire de l'État » est défini conformément à la Politique sur les réclamations et paiements à titre gracieux du Secrétariat du Conseil du Trésor. Les employés du MDN et les militaires sont des fonctionnaires de l'État. Les personnes engagées en vertu des marchés de services n'en sont pas.

paiement à titre gracieux (ex gratia payment)

Un paiement à titre gracieux désigne un paiement de secours versé par l'État en vertu des pouvoirs du gouverneur en conseil. Il s'agit d'un paiement effectué dans l'intérêt public pour une dépense engagée ou une perte subie et dont l'État n'est pas légalement responsable.

réclamations (claims)

Les réclamations incluent les demandes d'indemnité à l'égard des dommages subis ou des dépenses engagées par l'État ou un réclamant, y compris les demandes ou les suggestions pour que l'État fasse un paiement à titre gracieux.

Les réclamations n'incluent pas celles qui sont visées par d'autres instruments directeurs ou politiques, par exemple :

  • en vertu de l'article 11 de la Loi canadienne sur les droits de la personne (Disparité salariale discriminatoire);
  • en raison de différends contractuels;
  • en raison de perte et de demandes en recouvrement;
  • pour la perte ou les dommages causés aux effets personnels pour lesquels un fonctionnaire de l'État peut présenter une réclamation en vertu du programme de réinstallation intégré du service public ou des FC;
  • pour dommages corporels subis au travail.

Rapport d'incident

Quand faut-il faire rapport?

Lorsqu'il se produit un incident lié au MDN ou aux FC pouvant donner lieu à une réclamation par ou contre la Couronne, le commandant (cmdt) dont le personnel ou le matériel est concerné doit transmettre un rapport au DRCAC ou au représentant régional du JAG le plus proche, conformément à la présente DOAD.

Nota - La nécessité de faire rapport en vertu de la présente DOAD ne remplace aucune autre obligation en vertu des ORFC, d'autres DOAD ou des OAFC de faire rapport au quartier général supérieur en cas d'incident.

Accidents de véhicules automobiles

Les accidents de véhicules automobiles doivent être déclarés conformément aux procédures énoncées dans la publication A-LM-158-005/AG-001, Manuel de transport - Matériel mobile de soutien, Chapitre 7, Volume 4, Annexes M et N, au moyen des formulaires DND 423, Rapport du chauffeur en cas d'accident, et DND 424, Rapport d'accident (matériel mobile de soutien).

Blessures graves ou décès

En ce qui concerne les incidents pouvant donner lieu à des réclamations par ou contre la Couronne ayant causé des blessures graves ou un décès, y compris les accidents de véhicules automobiles, le cmdt doit avertir dans un délai de 48 heures :

  • le DRCAC;
  • l'assistant du Juge-avocat général (AJAG) de la région où l'incident s'est produit, y compris l'AJAG Europe s'il y a lieu.

Contenu du rapport

Les renseignements suivants doivent figurer dans le rapport d'incident :

  • nom et adresse des personnes concernées;
  • date et heure de l'incident;
  • lieux précis;
  • bref exposé des dommages et des blessures, et évaluation approximative des dommages;
  • brefs détails sur l'incident;
  • service de police impliqué s'il y a lieu;
  • méthode d'enquête recommandée, ou si une commission d'enquête ou une enquête sommaire a déjà commencé pour d'autres motifs militaires, une déclaration à cet égard.

Enquête relative à l'incident

Début de l'enquête

Lorsque le commandant d'une unité ou d'un autre élément est averti d'un incident pouvant donner lieu à une réclamation, il doit communiquer le plus tôt possible avec le DRCAC ou l'AJAG régional en vue de déterminer si une enquête s'impose, ainsi que le niveau d'enquête pertinent. Avant l'ouverture de l'enquête, il faut examiner les documents suivants et inclure les dispositions requises au cadre de référence de l'enquête :

  • Chapitre 21 des ORFC, Section 4, Réclamations par ou contre l'État;
  • Politique sur les réclamations et paiements à titre gracieux, Conseil du Trésor;
  • OAFC 24-6, Enquêtes sur des cas de blessures ou de décès;
  • Série DOAD 7002.

Les enquêtes relatives aux réclamations peuvent se dérouler indépendamment de toute autre enquête exigée en vertu des règlements ou des ordonnances découlant de la Loi sur la défense nationale.

Exemplaire du rapport au DRCAC et à l'AJAG régional

Si une commission d'enquête ou une enquête sommaire porte sur un incident pouvant donner lieu à une réclamation, le cmdt doit envoyer un exemplaire du rapport d'enquête à l'AJAG régional et un autre au DRCAC.

Secret professionnel

Sauf indication contraire, les enquêtes relatives aux réclamations doivent s'effectuer en prévision d'un litige, et leur contenu est donc protégé par le secret professionnel. Il faut s'en assurer dans la mesure du possible en incluant au mandat de la commission d'enquête ou de l'enquête sommaire l'énoncé suivant :

« La présente enquête est menée dans un but de réclamation en prévision d'un litige, et son contenu est protégé par le secret professionnel. »

Renseignements requis

Toutes les enquêtes relatives aux réclamations contre la Couronne devraient inclure, s'il y a lieu, des exemplaires de :

  • tous les rapports, y compris les déclarations des témoins, présentés à la police ou par la police concernant l'incident;
  • le formulaire DND 424, Rapport d'accident (matériel mobile de soutien).

Les renseignements suivants doivent être inclus dans l'évaluation d'une réclamation s'ils ne figurent pas dans le rapport de police ou le formulaire DND 424, Rapport d'accident (matériel mobile de soutien) :

  • un énoncé complet des tâches du fonctionnaire de l'État concerné;
  • si l'incident concerne des biens de l'État, des renseignements détaillés sur leur utilisation et l'autorisation de s'en servir;
  • les noms, les adresses, les numéros de téléphone et les déclarations des fonctionnaires de l'État et des autres personnes ayant eu connaissance des circonstances;
  • une description de l'incident, ainsi que les plans, les esquisses ou les photos jugés nécessaires pour comprendre la nature exacte de l'incident;
  • une description des véhicules des tiers impliqués dans un accident de véhicules automobiles, y compris :
    • numéro d'immatriculation, province et année d'immatriculation;
    • marque, modèle et année du véhicule;
    • noms, adresses et numéros de permis des conducteurs;
    • noms, adresses et numéros de téléphone des propriétaires des véhicules;
    • brève description des dommages;
    • nom de la compagnie d'assurance, numéro de police et nom de l'agent d'assurance si possible;
  • la nature et la gravité des blessures déclarées;
  • des copies des comptes de frais médicaux, dentaires ou d'hospitalisation;
  • un certificat médical indiquant que l'intéressé était incapable de travailler durant la période en question et, dans le cas où il travaillait au moment de l'incident, une déclaration de son employeur concernant le taux hebdomadaire ou quotidien de son salaire et la période de temps effectivement perdue;
  • tous les autres renseignements et documents jugés nécessaires pour établir un avis juridique.

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Dommages causés aux biens

En cas de réclamation pour dommages causés aux biens, il faut fournir les renseignements suivants :

  • les factures ou reçus indiquant le coût réel de réparation ou de remplacement des biens, ou des prévisions à l'appui de cette réclamation;
  • la date d'achat des biens;
  • le prix d'achat initial;
  • une déclaration indiquant si les biens sont couverts par une assurance et dans l'affirmative, le montant recouvré.

Dommages - intérêts généraux

Lorsqu'il s'agit d'une réclamation contre la Couronne pour douleurs et souffrances ou pour les dommages-intérêts généraux découlant d'une invalidité permanente ou partielle, le DRCAC ou l'AJAG régional le plus proche peuvent, avec l'autorisation du requérant, demander une déclaration d'un médecin qualifié donnant tous les détails utiles concernant la nature et la gravité de l'invalidité. La déclaration obtenue devrait être aux frais du requérant.

Une déclaration devrait être obtenue du requérant ou de son avocat indiquant le montant des dommages-intérêts réclamé.

Perte de biens

Lorsqu' une réclamation concerne la perte de l'usage d'un bien, les renseignements suivants doivent être fournis :

  • le genre d'usage auquel était soumis le bien;
  • si le requérant utilisait le bien en question pour gagner sa vie, la moyenne des revenus nets par jour;
  • le nombre de jours pendant lesquels le requérant n'a pas pu utiliser ledit bien ainsi que les raisons qui l'en ont empêché;
  • si des biens utilisés comme remplacement ont été loués, le coût de la location avec des reçus ou des récépissés à l'appui;
  • s'il s'agit d'un véhicule, le nombre de jours pendant lesquels le véhicule a été retenu au garage aux fins de réparation.

Bureau d'expertises des assureurs ltée

Le gouverneur en conseil a accordé au Bureau d'expertises des assureurs ltée (BEA) l'autorisation d'enquêter sur les incidents qui peuvent donner lieu à des réclamations par ou contre la Couronne au Canada.

Le DRCAC est seul autorisé à demander les services du BEA.

Règlement d'une reclamation

Avis juridique sur une réclamation présentée par ou contre la Couronne

Si une réclamation a fait l'objet d'un rapport et d'une enquête, le DRCAC ou l'AJAG régional doit, conformément aux pouvoirs décrits dans la DOAD 7004-0, Réclamations présentées par ou contre la Couronne et paiements à titre gracieux, fournir un avis juridique portant sur :

  • la responsabilité, s'il y a lieu, de la Couronne et des fonctionnaires de l'État, et celle des personnes ou des compagnies pouvant faire l'objet d'une réclamation par la Couronne;
  • les démarches à suivre, s'il y a lieu, pour régler la réclamation, en tenant compte du coût-efficacité de ces démarches;
  • les modalités en fonction desquelles il serait recommandé de régler la réclamation.

Approbation ou refus d'une réclamation

Une décision est prise afin d'approuver le paiement ou de refuser la réclamation conformément aux critères pertinents de la Politique sur les réclamations et paiements à titre gracieux.

Paiements provisoires

Dans des situations appropriées, déterminées par le DRCAC, on peut verser des paiements provisoires à un requérant en attendant le règlement final d'une réclamation. Cette solution n'est envisagée que si l'avis juridique établit clairement la responsabilité de la Couronne.

Indemnisation des fonctionnaires de l'État

En vertu de la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers, les fonctionnaires de l'État sont indemnisés à l'égard d'une responsabilité civile imputable à un geste fait ou à une omission. La Couronne ne fait aucune réclamation contre un fonctionnaire de l'État qui peut être tenu personnellement responsable, si ce fonctionnaire de l'État répond aux critères établis dans la Politique.

En vertu de la désignation faite par le Sous-ministre, le DRCAC doit déterminer si un fonctionnaire de l'État mêlé à un incident peut être indemnisé conformément à la Politique. Toutes les demandes d'indemnisation d'un fonctionnaire de l'État doivent être transmises au DRCAC.

Aucune des dispositions précédentes n'influe sur l'obligation d'un fonctionnaire de l'État relativement au soin, à la garde ou au contrôle de l'argent, ou concernant l'application du chapitre 38 des ORFC, Responsabilité à l'égard de biens publics et de biens non publics.

Réclamation contre un fonctionnaire de l'État - Demande de paiement

Après avoir déterminé qu'il y a lieu de donner suite à une réclamation contre un fonctionnaire de l'État, une demande de paiement doit être présentée.

Si le fonctionnaire de l'État omet d'effectuer le paiement exigé, une décision doit être prise, lorsqu'il y a une autorisation légale, permettant le recouvrement de toute somme due ou payable par la Couronne au fonctionnaire de l'État.

Lorsqu'il y a une autorisation légale, l'autorité à qui ont été délégués ces pouvoirs doit :

  • aviser le fonctionnaire de l'État du recouvrement prévu et de son droit de présenter une argumentation;
  • examiner l'argumentation du fonctionnaire de l'État, s'il y a lieu, avant de prendre la décision finale.

Personne pertinente à qui ont été délégués les pouvoirs

Le pouvoir de recouvrement de la somme due ou payable par la Couronne à un employé du MDN a été délégué à l'agent du personnel civil (APC). En ce qui concerne les militaires, ce pouvoir a été délégué à la Direction - Traitement des comptes, solde et pensions (DTCSP).

Quittance par la Couronne

Conformément à la DOAD 7004-0, Réclamations présentées par ou contre la Couronne et paiements à titre gracieux, le DRCAC ou l'AJAG régional peut signer une quittance à titre de paiement pour régler une réclamation par la Couronne.

Quittance par le requérant

On doit habituellement obtenir une quittance du requérant eu égard au paiement effectué pour régler une réclamation pour responsabilité. Habituellement, il ne faut pas de quittance dans le cas des paiements à titre gracieux.

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Recouvrement et mesure disciplinaire

Action en recouvrement

Une action en recouvrement peut être intentée contre un militaire en vertu du chapitre 38 des ORFC, Responsabilité à l'égard de biens publics et de biens non publics.

Les responsables de l'unité doivent consulter le DRCAC ou le représentant régional du JAG le plus proche avant d'intenter une action en recouvrement en vertu du chapitre 38.

Mesure disciplinaire

Une proposition ou un ordre de recouvrement n'empêche pas de prendre une mesure disciplinaire à l'égard du fonctionnaire de l'État concerné.

Loi sur les forces étrangères présentes au Canada et réclamations de l'OTAN

Interprétation

Dans la présente DOAD, « élément civil », « État de séjour » et « État d'origine » s'entendent au sens de l'article 1 de la Convention sur le statut des Forces de l'OTAN et « force étrangère présente au Canada » s'entend au sens de l'article 2 de la Loi sur les forces étrangères présentes au Canada.

Réclamations contre des forces étrangères présentes au Canada

En vertu de la Partie III de la Loi sur les forces étrangères présentes au Canada, les réclamations découlant des activités de certaines forces étrangères présentes au Canada sont traitées de la même manière que les réclamations découlant des activités des FC au Canada.

Les incidents qui découlent des activités d'une force étrangère présente au Canada, et qui peuvent donner lieu à des réclamations contre la Couronne, doivent faire l'objet d'une enquête par les autorités de cette force étrangère et déclarés à l'unité des FC la plus proche et au DRCAC. Les cmdt des unités des FC doivent fournir l'aide qui peut s'avérer nécessaire.

Réclamations concernant des pays de l'OTAN à l'étranger

En vertu de la Convention sur le statut des Forces de l'OTAN, l'État de séjour s'occupe des réclamations contre l'État d'origine qui découlent des activités de l'État d'origine dans l'État de séjour, de la même manière que l'État de séjour s'occupe des réclamations qui découlent des activités de ses propres forces.

Si un employé du MDN faisant partie de l'élément civil ou un militaire est mêlé, dans un État de séjour, à un incident qui peut donner lieu à une réclamation contre le Canada à titre d'État d'origine, on doit déclarer l'incident sans délai :

  • à l'AJAG Europe, Geilenkirchen, Allemagne, en ce qui concerne les incidents qui se produisent dans des pays de l'OTAN à l'exclusion du Canada ou des États-Unis (É.-U.);
  • au DRCAC en ce qui concerne les incidents qui se produisent aux É.-U.;
  • au superviseur de l'employé du MDN ou au cmdt du militaire.

Aux É.-U., il faudrait envoyer la réclamation à l'installation militaire américaine la plus proche.

Toutes les enquêtes du Canada concernant les pays de l'OTAN doivent être déclarées et faire l'objet d'une enquête conformément à la présente DOAD.

Cas particuliers

Réclamations indirectes

Si un militaire est blessé ou tué en raison de la conduite délibérée ou de la négligence d'une autre personne, l'État peut être en mesure de recouvrer les frais médicaux, la solde reçue par le militaire pendant son incapacité ainsi que les frais d'inhumation s'il y a lieu, auprès de la partie responsable. C'est ce qu'il est convenu d'appeler une réclamation « per quod servitium amisit ». L'État peut faire cette réclamation même si le militaire est blessé ou tué pendant qu'il n'effectuait pas de tâches militaires.

Ces réclamations sont permises seulement si l'incident a eu lieu dans les provinces de l'Alberta, de la Saskatchewan, du Manitoba, de l'Ontario, de la Nouvelle-Écosse, et de Terre-Neuve-et-Labrador.

Si la Couronne peut faire une réclamation indirecte, le cmdt doit fournir au DRCAC ou au représentant régional du JAG le plus proche, sur demande, les renseignements et documents suivants :

  • le taux mensuel de solde et les indemnités du militaire de la date de la blessure à la date du retour au travail, de la libération ou du décès, selon le cas;
  • les dates de toutes les périodes pendant lesquelles le militaire était hospitalisé, en congé de maladie ou absent du travail, y compris les demi-journées d'absence, qui sont attribuables à la blessure;
  • des renseignements sur les frais médicaux ou dentaires engagés ailleurs que dans un hôpital pour soigner le militaire blessé;
  • les reçus, les formulaires et d'autres documents faisant état des dépenses engagées par l'État pour soigner le militaire blessé, dans un hôpital militaire ou civil.

Conducteurs du Corps canadien des commissionnaires

L'Offre à commandes principale et nationale (l'« Offre ») entre la Couronne et le Corps des commissionnaires établit les responsabilités des parties en ce qui concerne les réclamations touchant la prestation des services des commissionnaires à la Couronne.

En vertu de l'Offre, le Corps a la responsabilité d'indemniser la Couronne pour les réclamations des tiers à l'égard des dommages et pertes subis, et des frais et dépenses engagés en raison des blessures ou du décès d'une personne ou du dommage aux biens qui découlent de la prestation des services à la Couronne.

En vertu de l'Offre, un commissionnaire peut avoir à conduire un véhicule motorisé appartenant à la Couronne. Cette dernière est alors responsable des dommages si le commissionnaire :

  • avait l'autorisation de conduire des véhicules des FC;
  • utilisait le véhicule pour effectuer son travail;
  • était un conducteur qualifié;
  • avait un dossier de conducteur en règle;
  • n'a pas endommagé le véhicule volontairement ou délibérément;
  • a obtenu l'autorisation écrite du représentant du client et ne s'est pas servi du véhicule à moteur sans raison valable.

Un commissionnaire qui utilise un véhicule du MDN en dehors des nécessités découlant de l'Offre entre le Corps et la Couronne, pour son usage personnel ou pour un autre motif, doit être tenu personnellement responsable de tous les dommages-intérêts subis pendant cette utilisation non autorisée.

Réclamations à l'égard des biens non publics

Les incidents concernant des biens non publics (BNP) définis dans l'article 2 de la Loi sur la défense nationale, et qui peuvent donner lieu à des réclamations par ou contre la Couronne doivent être déclarés au :

  • DRCAC ou au représentant régional du JAG le plus proche;
  • Fonds non publics, Agence de soutien du personnel des Forces canadiennes (ASPFC), Quartier général de la Défense nationale.

Références

Références principales

  • Loi sur la responsabilité civile de l'État et le contentieux administratif
  • Loi sur la gestion des finances publiques
  • Loi sur les forces étrangères présentes au Canada
  • Convention sur le statut des Forces de l'OTAN
  • Décret C.P. 1970-10/907, 19 mai 1970
  • Politique sur les réclamations et paiements à titre gracieux, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
  • Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
  • Règlement sur les réclamations relatives à la défense nationale, 1970
  • Chapitre 21 des ORFC, Section 4, Enquêtes sommaires et commissions d'enquête
  • DOAD 5018-2, Rapport en cas de blessures et d'exposition à des substances
  • DOAD 7004-0, Réclamations présentées par ou contre la Couronne et paiements à titre gracieux
  • Catalogue des services de commissionnaires, Offre à commandes principale et nationale, Procédures et tarifs

Références supplémentaires

  • Loi canadienne sur les droits de la personne
  • Chapitre 38 des ORFC, Responsabilité à l'égard de biens publics et de biens non publics
  • DOAD 7000-1, Établissement des affidavits et des déclarations solennelles
  • Série DOAD 7002
  • DOAD 7004-2, Dédommagement pour la perte ou dommage aux effets personnels
  • OAFC 24-6, Enquêtes sur des cas de blessures ou de décès
  • A-LM-158-005/AG-001, Manuel de transport - Matériel mobile de soutien, Volume 4
  • Formulaire DND 423, Rapport du chauffeur en cas d'accident
  • Formulaire DND 424, Rapport d'accident (matériel mobile de soutien)
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