DOAD 7014-1, Élaboration des protocoles d’entente

Table des matières

1. Introduction
2. Définitions
3. Principes de fonctionnement
4. Phase initiale
5. Phase de rédaction
6. Phase finale
7. Conséquences
8. Responsabilités
9. Références

1. Introduction

Date de publication : 1998-03-31

Date de la dernière modification majeure : 2014-02-03

Application : La présente DOAD est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces canadiennes (FC), ci-après nommés « militaires ».

Document annulé : OAFC 59-5, Protocoles d'entente

Autorité approbatrice : Juge-avocat général (JAG)

Demandes de renseignements : Coordonnateur des protocoles d'entente de la Défense nationale (CPEDN)

2. Définitions

protocole d'entente (PE) (memorandum of understanding (MOU))

Accord écrit, approuvé et non contractuel, qui n'est pas juridiquement contraignant, qui peut être élaboré à n'importe quel échelon du MDN ou des FC et par lequel le MDN ou les FC et des participants de l'extérieur du MDN et des FC s'entendent pour collaborer à un projet, à un programme ou à une activité similaire. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 43137)

protocole d'entente international (international memorandum of understanding)

Protocole d'entente conclu avec une force armée étrangère, une alliance militaire ou un commandement au sein d'une alliance, un ministère d'un gouvernement étranger, une organisation internationale ou, exceptionnellement, une organisation non gouvernementale internationale, une association industrielle étrangère ou une entité commerciale étrangère.

Nota – Exemples de participants à un protocole d'entente international : les Nations Unies, l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord et le Commandement de la défense aérospatiale de l'Amérique du Nord. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 43116)

protocole d'entente national (domestic memorandum of understanding)

Protocole d'entente conclu avec un autre ministère fédéral, une société d'État, un organisme d'État, une province, un territoire, une municipalité ou, exceptionnellement, une organisation non gouvernementale, une association industrielle ou une entité commerciale exerçant ses activités au Canada. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 43050)

3. Principes de fonctionnement

Traitement des documents connexes

3.1 Les modifications et les annexes à un PE et les autres documents connexes, notamment les accords de mise en œuvre, les accords supplémentaires ou techniques et tout autre document similaire, qu'ils soient distincts ou créés aux termes d'un PE en vigueur, sont visés par les dispositions sur le traitement d'un PE établies dans la présente DOAD.

Participants à un PE

3.2 Lorsque le MDN conclut un PE, il le fait au nom du ministre de la Défense nationale (min DN) ou du MDN. Lorsque les FC concluent un PE, elles le font au nom du chef d'état-major de la défense (CEMD). Si le PE est conclu avec un gouvernement étranger, il faut indiquer que celui-ci est représenté par le ministre, le ministère ou les forces armées de cet État.

Conseils et consultations

3.3 Le bureau de première responsabilité (BPR) du MDN ou des FC chargé du PE doit demander conseil à l'autorité juridique, à l'autorité financière et à l'autorité des acquisitions pendant la phase initiale du PE. De plus, il pourrait y avoir des consultations auprès des conseillers juridiques experts en la matière et du CPEDN pendant la phase de rédaction. Le processus de révision officiel du PE doit avoir lieu au cours de la phase finale. Il comprend une révision du CPEDN ainsi que des conseillers en finances, des conseillers en sécurité et des conseillers juridiques. Toutes les révisions doivent se dérouler avant l'approbation du PE.

Tenue des documents

3.4 Pour tous les PE ayant une incidence financière, il faut conserver un dossier afin de veiller à avoir une piste de vérification quant à l'autorisation du PE et à l'utilisation du PE.

PE pouvant donner lieu à l'acquisition de biens et de services

3.5 Bien qu'un PE vise à officialiser un accord de collaboration, ce n'est pas un document faisant autorité ni un instrument d'approvisionnement ou de passation de marchés. Si les activités convenues par les participants au PE sont susceptibles d'obliger le MDN ou les FC à verser des paiements ou à accepter des opérations de troc (p. ex. le remplacement en nature, les échanges de valeur égale ou une combinaison de ces opérations) qui entraîneraient l'acquisition de biens ou de services, le BPR du MDN ou des FC chargé du PE doit consulter les conseillers juridiques et financiers compétents dans l'organisation de son conseiller de niveau un (N1).

3.6 Lorsqu'un PE entraîne l'acquisition de biens ou de services, le BPR du MDN ou des FC chargé du PE doit suivre les directives appropriées énoncées dans le Manuel d'administration des achats ou la Directive d'approbation des projets (DAP), ou les chapitres applicables du Manuel d'administration financière, dès le début du processus initial du PE afin de déterminer quelles autorisations et approbations liées aux finances, à la passation de marchés et au projet il faut obtenir, en fonction de la portée des activités.

3.7 Dans le cadre de l'acquisition de biens ou de services, le BPR du MDN ou des FC chargé du PE doit veiller à ce que toute loi fédérale, toute politique du gouvernement et toute directive ou politique du Conseil du Trésor pertinente soit respectée, y compris celles qui figurent dans la section Références de la présente DOAD.

Arrangements de soutien logistique mutuel (ASLM)

3.8 Les ASLM sont des PE internationaux qui offrent une très grande souplesse et qui sont conçus pour faciliter l'échange de soutien logistique, d'approvisionnement et de services entre des forces de défense qui collaborent. Les BPR du MDN ou des FC chargés de PE qui prévoient élaborer un ASLM doivent connaître la Directive de politique intérimaire – Arrangements de soutien logistique mutuel.

Négociation des PE

3.9 Puisque les autres participants à un PE suivent leurs propres politiques, les BPR du MDN ou des FC chargés de PE négocient dans le respect des lois et des politiques gouvernementales fédérales pour parvenir à une entente qui satisfait tous les participants.

3.10 À des fins de tenue de dossiers, les BPR du MDN ou des FC chargés de PE doivent rendre compte chaque année de la situation de tous les PE au CPEDN.

Consultations sur les PE internationaux et coordination

3.11 Le CPEDN doit coordonner avec le directeur – Droit international et opérationnel (DDIO) du Cabinet du JAG, toute consultation auprès du ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD) au sujet des PE internationaux.

4. Phase initiale

Processus

4.1 Le tableau suivant présente la phase initiale des PE. Le BPR du MDN ou des FC chargé du PE doit consulter le conseiller juridique compétent avant de passer à la phase de rédaction du PE (voir la section 5).

5. Phase de rédaction

Structure du document

5.1 Les PE sont structurés selon une forme établie, laquelle est présentée dans le tableau suivant. Il faut se conformer à cette structure au moment de la rédaction d'un PE. Tous les PE doivent comporter les sections obligatoires présentées dans le tableau ci-dessous, les sections facultatives ne devant être incluses que si elles s'avèrent nécessaires. L'ordre des sections et les exigences à respecter figurent dans le tableau suivant.

Nota – Pour des instructions précises sur la façon de rédiger un PE, voir le Protocole d'entente (PE) Guide de rédaction mentionné dans la section Références.

6. Phase finale

Aperçu

6.1 Le processus d'élaboration des PE se termine par la phase finale. Cette phase comprend ce qui suit :

1. le processus de révision;
2. l`approbation;
3. la distribution.

Processus de révision

6.2 Le tableau suivant énonce le rôle des différentes organisations et personnes pendant la révision officielle des versions préliminaires et définitives des PE :

Approbation

6.3 Une fois le processus de révision terminé, l'autorité compétente approuve le PE. Les personnes qui sont autorisées au MDN et dans les FC à approuver un PE au nom du MDN ou des FC figurent dans le Tableau des autorités, présenté au paragraphe 5.1 de la DOAD 7014-0, Protocoles d'entente.

Distribution

6.4 Le BPR doit transmettre :

1. au CPEDN :
   1. l'exemplaire original du PE du MDN ou des FC signé par tous les participants et une copie électronique numérisée de ce document signé;
   2. l'original de la lettre de délégation de pouvoir, s'il y a lieu, et une copie électronique numérisée de la lettre;
2. aux participants de l'extérieur, un exemplaire original du PE signé par tous les participants;
3. à chacun des bureaux consultatifs, une copie papier d'un exemplaire original du PE signé par tous les participants.

7. Conséquences

Conséquences d'une non-conformité

7.1 La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des conséquences tant pour le MDN et les FC, en tant qu'institutions, que pour les employés du MDN et les militaires, en tant qu'individus. Tout cas de non-conformité soupçonnée fera l'objet d'une enquête. La nature et la gravité des conséquences découlant d'une non-conformité seront proportionnelles aux circonstances entourant celle-ci. Une non-conformité pourrait entraîner une ou plusieurs des conséquences suivantes :

1. l'ordre de suivre l'apprentissage, la formation, l'instruction ou le perfectionnement professionnel approprié;
2. l'inscription d'observations dans l'évaluation du rendement individuel;
3. le renforcement des mesures de suivi et de contrôle du rendement;
4. l'engagement de la responsabilité de Sa Majesté du chef du Canada;
5. l'imposition des conséquences particulières énoncées dans les lois et des codes de conduite applicables ainsi que les politiques et directives du MDN ou des FC;
6. l'application de toute autre mesure administrative ou disciplinaire, ou les deux.

Nota – En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du Conseil du Trésor pour de plus amples informations.

9. Références

Lois, règlements, politiques d'organismes centraux et DOAD – politique

• Loi sur la production de défense
• Loi sur les forces étrangères présentes au Canada
• Cadre stratégique sur la gestion de la conformité, Conseil du Trésor
• DOAD 7014-0, Protocoles d'entente

Autres références

• NATO Document AC/313, Guidelines and Sample Provisions for Memoranda of Understanding (disponible en anglais seulement)
• Directive de politique intérimaire – Arrangements de soutien logistique mutuel, SMA(Mat)
• A-PP-005-000/AG-002, Manuel d'administration des achats (MAA), SMA(Mat)
• B-GS-055-000/AG-001, Prestation de services, SMA(Fin SM)
• Manuel d'administration financière, SMA(Fin SM)
• Protocole d'entente (PE) Guide de rédaction, JAG
• Directive d'approbation des projets (DAP), VCEMD