Rapport annuel au Parlement 2019-2020 – Administration de la Loi sur l'accès à l'information – MDN

Ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes

1. Introduction

Le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces armées canadiennes (FAC) sont heureux de présenter au Parlement leur rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information^{Note de bas de page 1} (LAI). L’article 94 de la Loi précise qu’à la fin de chaque année financière (AF), le responsable de chaque institution fédérale doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l’application de cette loi. Le présent rapport décrit les activités que la Défense nationale a menées pour garantir le respect des dispositions de la Loi au cours de l’année financière allant du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.

1.1. Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La LAI a pour objet d’accroître la responsabilité et la transparence des institutions de l’État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions. À cette afin :

• La partie 1 de la Loi élargit l’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif;
• La partie 2 de la Loi fixe des exigences visant la publication proactive de renseignements.

2. Accès à l’information et protection des renseignements personnels à la Défense nationale

2.1. Mandat de la Défense nationale

À propos de nous

Le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces armées canadiennes (FAC) constituent le plus grand ministère fédéral canadien. Conformément à la politique de défense du Canada, l’effectif de l’Équipe de la Défense passera à plus de 125 000 membres, ce qui comprendra 71 500 membres de la Force régulière, 30 000 réservistes et 25 000 employés civils.

Ce que nous faisons

Le MDN et les FAC jouent des rôles complémentaires en offrant des conseils et du soutien au ministre de la Défense nationale et en mettant en application les décisions du gouvernement concernant la défense des intérêts canadiens au pays et à l'étranger.

À tout moment, le gouvernement du Canada peut demander aux FAC de prendre part à des missions pour assurer la protection du Canada et de la population canadienne et pour maintenir la paix et la stabilité internationales.

La politique de défense du Canada présente une nouvelle vision stratégique en matière de défense, sous le titre Protection, Sécurité, Engagement^{Note de bas de page 2}. La politique prévoit ce qui suit pour le Canada :

En vertu de la Loi sur la défense nationale (LDN), le MDN et les FAC sont deux entités distinctes travaillant ensemble au Quartier général de la Défense nationale à s’acquitter de leur responsabilité principale qui consiste à assurer la défense du Canada et des Canadiens.

2.2. Organisation de la Défense nationale

Haute direction

La gouverneure générale du Canada est la commandante en chef du Canada. Le MDN est dirigé par le ministre de la Défense nationale. Ce dernier est appuyé par le ministre associé de la Défense nationale. Le sous-ministre de la Défense nationale est le plus haut fonctionnaire du ministère. Les FAC sont sous les ordres du chef d’état-major de la Défense, l’officier le plus haut gradé au Canada. Chacun possède des responsabilités qui leur sont propres :

• Il incombe à la gouverneure générale de nommer le chef d’état-major de la Défense sur la recommandation du premier ministre, de décerner les distinctions honorifiques militaires, de présenter les couleurs des régiments des FAC, d’approuver les nouveaux emblèmes et insignes militaires et de signer les parchemins de commission;
• Le ministre de la Défense nationale dirige l’ensemble du ministère et est responsable de tout ce qui concerne la défense nationale;
• Le ministre associé est aussi responsable des dossiers de la défense, conformément au mandat que le premier ministre lui a confié, et il doit tout particulièrement veiller à ce que les membres des FAC reçoivent l’équipement dont ils ont besoin pour faire leur travail;
• La sous-ministre est responsable des politiques, des ressources, de la coordination interministérielle et des relations internationales en matière de défense;
• Le chef d’état-major de la Défense est responsable du commandement, du contrôle et de l’administration des Forces armées canadiennes ainsi que de la stratégie, des plans et des besoins militaires.

Organisation de la Défense

L’organigramme qui suit illustre la structure de la Défense nationale. Des renseignements supplémentaires au sujet de l’organisation de la Défense nationale sont accessibles en ligne^{Note de bas de page 3}.

Figure 1 : Organigramme de la Défense nationale

2.3. La Direction de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Délégation de pouvoirs

Conformément au paragraphe 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information, une délégation des pouvoirs, signée par le ministre, confère au titulaire du poste de sous-ministre, de secrétaire général, de Directeur de l’Accès à I ’information et protection des renseignements personnels (AIPRP), et de Directeur adjoint – AIPRP le droit d’exercer tous les pouvoirs et de remplir toutes les fonctions confiées au ministre à titre de responsable de l’institution en vertu de la Loi. Cela permet en outre de déléguer d’autres pouvoirs et des fonctions particulières aux employés de la Direction de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels (DAIPRP).

La directrice de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels relève de la secrétaire générale; elle applique et coordonne la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels en plus d’agir comme coordonnateur de l’AIPRP pour le Ministère. Dans l’application de la Loi, la DAIPRP sollicite au besoin l’avis d’autres organisations et spécialistes sur les affaires juridiques et publiques, sur les politiques et sur la sécurité opérationnelle.

Une copie de l’arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’annexe A.

Direction de l’AIPRP

La DAIPRP s’occupe des questions relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels et liées au portefeuille de la Défense nationale, sauf dans le cas des organisations suivantes : la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire, le Comité externe d’examen des griefs militaires, le Bureau de l’ombudsman de la Défense nationale et des Forces canadiennes, le Cabinet du juge militaire en chef et la Direction du service d’avocats de la Défense, et les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes.

Par suite de l’examen du programme de l’AIPRP, la Direction de l’AIPRP a exécuté un examen de l’organisation et un exercice de conception avec l’appui des Ressources humaines et du personnel; les changements qui en ont résulté visaient à accroître l’efficacité, à établir un solide système de soutien et à simplifier les opérations d’accès. La directrice de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels a été promue à un poste de directrice exécutive, et un nouveau poste de chef des opérations a été créé pour superviser toutes les opérations liées à l’accès à l’information (AAI), depuis la réception des demandes jusqu’à la communication des renseignements. L’équipe des systèmes de liaison comprenait un administrateur des bases de données, chargé d’appuyer la gestion des cas et l’utilisation des logiciels de caviardage, et un gestionnaire des services généraux, à qui il incombe d’assurer une supervision accrue de nos ressources financières et humaines.

Le chef des opérations centralise la direction : il garantit la cohérence entre les équipes, l’assurance de la qualité des données et la conformité aux processus, il veille au suivi du rendement et il exerce le contrôle visant à cerner les tendances et les questions horizontales. L’Équipe de réception des demandes d’AIPRP, l’Équipe des systèmes de liaison et l’Équipe des opérations d’AAI relèvent du Chef des opérations. Ce dernier, l’Équipe des opérations de protection des renseignements personnels, l’Équipe des politiques et de la gouvernance et le chef d’état-major relèvent du Directeur exécutif.

L’effectif de gestion du programme d’AIPRP de la DAIPRP est réparti entre quatre grands domaines fonctionnels et reçoit le soutien des officiers de liaison de l’organisation de la Défense, comme le montre le diagramme présenté à la figure 2.

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Figure 2 : Effectif opérationnel de l'AIPRP au ministère de la Défense nationale

La DAIPRP reçoit aussi le soutien d’une équipe des systèmes de liaison, qui s’occupe de la base de données et du système de demandes d’AIPRP, et d’un Bureau de la gestion des activités, qui est responsable de la planification des activités, de l’établissement du budget, des ressources humaines, de la sécurité matérielle et d’autres tâches administratives.

De plus, en réponse à une grande priorité de la Défense nationale, la DAIPRP a conservé une équipe de soutien au contentieux. Celle-ci effectue un examen des documents, un peu comme dans les cas d’AIPRP, afin d’appuyer le règlement des recours collectifs, tels que ceux concernant la purge LGBT et l’inconduite sexuelle au MDN et dans les FAC.

3. Points saillants du rapport statistique

Le rapport statistique constituant l’Annexe B contient des données présentées par la Défense dans le cadre de la collecte annuelle de statistiques sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Ce qui suit est une analyse des sections du rapport statistique qui contiennent des données dignes de mention du point de vue du ministère.

3.1. Demandes d’accès non officielles traitées

Au cours de l’AF 2019-2020, la Défense nationale a répondu à 246 demandes d’accès non officielles; 149 d’entre elles ont été réglées en 30 jours ou moins, ce qui constitue une amélioration de la productivité de presque 10 %. Une demande d’accès non officielle est une demande de renseignements adressée à une institution du gouvernement visée par la LAI mais qui n’est pas présentée ou traitée en vertu de cette loi. Afin de favoriser l’accroissement de la transparence et les principes du gouvernement ouvert, la Défense nationale encourage la documentation de ces demandes au sein de son organisme le plus que possible.

Les demandes non-officielles dont il est question dans la présente section comprennent :

• les demandes officielles annulées au profit de la communication non officielle des renseignements en consultation avec l’auteur de la demande, dans le contexte de l’obligation d’aider;
• la communication avec les requérants pour leur indiquer que l’information recherchée est déjà accessible au public sur l’Internet;
• la nouvelle communication de renseignements déjà fournis en réponse à des demandes officielles déjà traitées. La liste des demandes d’accès à l’information traitées par la Défense nationale se trouve sur le portail Gouvernement ouvert^{Note de bas de page 4}.

3.2. Demandes reçues

Au cours de l’AF 2019-2020, le MDN et les FAC ont reçu 1 972 nouvelles demandes d’AAI, soit une baisse de 15 % comparativement à la période visée par le rapport précédent. Si l’on ajoute à ce nombre les 1 013 dossiers reportés de l’AF 2018-2019, la charge de travail totale portant sur l’AAI s’établit à 2 985 demandes d’accès à l’information au cours de la période visée. Le nombre de dossiers reportés est passé de 1 256 en 2018-2019 à 1 013 au cours de la période visée par le présent rapport.

Figure 3 : Nombre de demandes d'AAI (Cinq dernières années)

Depuis l’AF 2011-2012, la Défense nationale se classe parmi les cinq institutions fédérales ayant reçu le plus grand volume de demandes, d’après les statistiques annuelles compilées par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

3.3. Demandes traitées

En tout, 1 691 demandes ont été traitées pendant la période visée par le rapport, soit 827 de moins qu’au cours de l’AF 2018-2019, ce qui équivaut à une réduction de 33 %. Malgré cette baisse, le nombre total de pages traitées est demeuré constant par rapport à l’AF précédente, ce qui confirme la régularité de la charge de travail d’une année à l’autre.

Une demande a été fermée sans que la Défense National confirme ou nie l’existence des documents, conformément au paragraphe 10(2) de la Loi. La Défense n’invoque cette disposition que dans les rares circonstances où la simple confirmation de l’existence d’un document – ou son absence – pourrait révéler des renseignements susceptibles d’être protégés en vertu de la Loi. De manière générale, ces situations touchent la défense du Canada ou la communication éventuelle de renseignements personnels.

Figure 5 : Résultats des demandes traitées et nombre total de demandes traitées (Cinq dernières années)

Un certain nombre de demandes (531) ont été abandonnées dans les 15 premiers jours suivant leur présentation, surtout en raison de l’initiative du SCT concernant l’envoi en ligne des demandes de renseignements personnels : de nombreuses demandes ont ainsi été envoyées par Internet au titre de la Loi sur l’accès à l’information et les dossiers correspondants ont d’abord été ouverts en tant que demandes d’AAI, mais il a ensuite été décidé qu’il convenait plutôt de les traiter sous le régime de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pages examinées

Le nombre de demandes traitées au cours de la période visée par le rapport a baissé, mais le nombre de pages examinées est demeuré constant par rapport à celui de la période précédente : 202 834 pages ont été traitées en 2019-2020, soit une diminution de seulement 0,3 %, comparativement à l’AF 2018-2019.

Le nombre de pages examinées correspond au nombre total de pages des demandes traitées et ne comprend pas le nombre de pages traitées pour les demandes reportées à la période suivante.

Figure 6 : Nombre de pages examinées par rapport aux demandes traitées, quand les documents existaient (Trois dernières années)

Exceptions et exclusions

Dans la suite logique des périodes visées par les rapports précédents de l’AF 2019-2020, les exceptions les plus souvent invoquées à la Défense l’ont été en vertu des quatre paragraphes suivants de la LAI :

• le paragraphe 19(1), qui protège les renseignements personnels des particuliers (appliqué à 333 demandes);
• le paragraphe 15(1), qui protège des renseignements circonscrits et précis concernant la conduite des affaires internationales et la défense (appliqué à 246 demandes);
• le paragraphe 21(1), qui protège les renseignements circonscrits et précis concernant les avis et les recommandations (appliqué à 223 demandes);
• le paragraphe 20(1), qui protège les renseignements circonscrits ou confidentiels de tiers (appliqué à 196 demandes).

Prorogations

La Loi sur l’accès à l’information prévoit la prolongation au-delà du délai prescrit de 30 jours pour répondre à une demande dans les cas suivants :

Au cours de l’AF 2019-2020, 67% de toutes les prorogations appliquées à des demandes fermées ont été motivées par des consultations extérieures auprès d’autres organisations, telles que des institutions du gouvernement fédéral, des gouvernements provinciaux, des administrations municipales ou des organisations ou gouvernements internationaux. La majorité des prorogations (78 %) ont furent d’une durée de 60 jours ou moins.

Il ne faut pas interpréter le nombre de prorogations comme étant le nombre de dossiers pour lesquels une prorogation a été demandée. Il se peut – et c’est assez souvent le cas – qu’un seul dossier nécessite de multiples prorogations. Par exemple, une prorogation pourrait être accordée parce que la demande porte sur de nombreux documents et aussi parce que des consultations (une ou plusieurs) sont nécessaires. Dans le rapport statistique, de multiples prorogations sont inscrites, mais elles ne portent que sur un seul dossier.

Délai de traitement

La Figure 8 montre le nombre de dossiers fermés dans le délai prescrit de 30 jours ou moins, au cours d’une période de cinq ans. Le Ministère a observé une augmentation de 10 % du nombre de dossiers fermés en 30 jours ou moins au cours de la période visée par le rapport (59 % des dossiers ont été fermés dans ce délai pendant la période visée, comparativement à 49 % pendant la période précédente). En outre, certaines de ces demandes ont été abandonnées et ont plutôt été traitées au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des dossiers fermés après le délai de 30 jours n’étaient pas nécessairement en retard car des prorogations légales s’étaient appliquées dans leur cas.

Figure 8 : Délai de traitement des demandes (Cinq dernières années)

Respect des délais

Le respect des délais s’est amélioré au cours de l’AF 2019-2020; la Défense nationale a répondu à 66 % des demandes dans les délais prescrits, ce qui représente une amélioration de 5 % par rapport à la période visée par le rapport précédent (61 %).

La charge de travail est demeurée le motif le plus fréquent des présomptions de refus; elle a été citée dans près de 44 % des dossiers traités en retard durant la période visée. La figure 9 montre les motifs ayant contribué aux retards dans la fermeture des dossiers pendant l’AF 2019-2020.

Malgré l’amélioration de performance à la Défense nationale, les facteurs qui affectent l’efficacité et le taux de refus comprennent :

• Répercussions des difficultés en matière de dotation sur la productivité et l’efficacité. Le roulement du personnel persiste à tous les niveaux en raison du marché du travail concurrentiel. Les nouveaux employés ont besoin d’une période d’apprentissage et d’adaptation pour réaliser leur potentiel de rendement. L’embauche et la formation de nouveaux employés ont également créé une charge de travail supplémentaire pour les gestionnaires de l’AIPRP et les services de soutien.

3.4. Consultations reçues et effectuées

Pendant la période visée par le rapport, la Défense nationale a reçu 404 demandes de consultation en tout, dont 368 provenaient d’autres institutions du gouvernement du Canada et 36 provenant d’autres organismes. En tout, la charge de travail liée aux demandes de consultation a augmenté de 7 % par rapport à celle de l’AF 2018-2019.

Le nombre de demandes de consultation reçues est demeuré relativement stable au cours des cinq dernières années mais le Ministère a observé un report de consultations, ce qui a entraîné une augmentation de la charge de travail globale. À la fin de la période visée par le rapport, 253 demandes de consultation étaient en attente à la Défense nationale.

4. Répercussions de la COVID-19 sur les opérations liées à l'AAI

Opération LASER

L’opération LASER^{Note de bas de page 5} est la contribution des Forces armées canadiennes à la lutte contre la pandémie mondiale.

Pendant l’opération LASER, les FAC ont pris certaines mesures pour réduire les effets de la pandémie sur leur personnel et sur les employés du ministère de la Défense nationale (MDN). Elles les ont adoptées pour maintenir leurs capacités opérationnelles et leur état de préparation, pour aider le gouvernement du Canada à atteindre ses objectifs et pour pouvoir répondre aux demandes d’aide.

Le 13 mars 2020, le MDN et les FAC ont mis en oeuvre leur Plan de continuité des activités (PCA) pour répondre à la pandémie de COVID-19 qui prenait de l’ampleur. Un nombre limité d’employés dans l’ensemble du ministère, désignés comme fournissant des services essentiels, ont travaillé dans divers bureaux pendant que d’autres recevaient des ordinateurs portables fournis par l’État pour se brancher au réseau virtuel privé (RVP) étendu de la Défense et travailler depuis leur domicile.

Opérations liées à l’AIPRP

L’équipe des opérations liées à l’AIPRP ont adopté un régime axé sur le télétravail. Au début, les autorités ont limité l’accès au RPV pour garantir la prestation des services essentiels du MDN et des FAC. Bien que l'équipe chargée des opérations de protection des renseignements personnels puisse traiter les fichiers à distance, la connectivité VPN était limitée au cours de la période initiale du PCA, ce qui a eu un impact sur les opérations de protection des renseignements personnels.

Le rapport statistique supplémentaire (Annexe C) montre quelles ont été les répercussions de la COVID-19 sur les opérations liées à l’AAI, à la Défense nationale. En tout, 48 demandes ont été présentées aux termes de la Loi sur l’accès à l’information pendant les deux dernières semaines de l’AF 2019-2020 qui correspondaient au début de la pandémie.

Politiques et gouvernance

L’équipe des politiques et de la gouvernance (AIPRP) fournit son soutien et des conseils stratégiques à la direction. Cela comprend des services de consultation sur la protection des renseignements personnels fournis au Ministère quant aux activités liées à la COVID-19, y compris la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels concernant le suivi de la COVID-19. L’équipe a adopté un régime axé sur le télétravail avec une connectivité limitée au RPV, pendant la mise en oeuvre initiale du PCA, par suite de la COVID.

5. Plaintes, vérifications et examens

5.1. Plaintes provenant du Commissariat à l’information du Canada

Au cours de l’AF 2019-2020, la Défense nationale a reçu en tout 216 plaintes de la part du Commissariat à l’information du Canada (CIC). Ce nombre est plus élevé que les 143 demandes reçues au cours de la période visée par le rapport précédent; cependant, il faut souligner que le nombre de plaintes fondées a diminué : en 2018-2019, 54 plaintes étaient fondées, comparativement à 30 en 2019-2020.

Figure 11 : Constatations du CIC et nature des plaintes fondées (AF 2019-2020)

Les exigences en matière de rapports statistiques pour les plaintes adressées au CIC et sur les enquêtes menées par lui sont indiquées ci-dessous :

• Article 32 : Le CIC émet un avis officiel de son intention d’enquêter sur une plainte concernant le traitement d’une demande faite aux termes de la LAI. La Défense nationale a reçu 216 avis de ce genre au cours de l’AF 2019-2020.
• Article 35 : Le CIC demande aux institutions de présenter des observations supplémentaires dans le cadre d’une enquête en cours sur une plainte. La Défense nationale a fourni quatre observations écrites officielles de ce genre au CIC pendant la période visée par le rapport.
• Article 37 : Le CIC publie un rapport sur les conclusions de son enquête sur une plainte fondée. Pendant la période visée, 30 plaintes se sont avérées fondées, ce qui est une diminution importante par rapport aux 54 plaintes fondées reçues au cours de l’AF précédente. Les 30 plaintes fondées en question font l’objet de 21 % de toutes les conclusions (145) formulées au cours de l’AF 2019-2020. Pendant l’AF précédente, il y avait eu 54 plaintes fondées qui avaient fait l’objet de 36 % de toutes les conclusions (149) publiées. Soulignons que ces plaintes ne font pas nécessairement partie des 216 plaintes reçues au cours de la période visée par le rapport. 20 des 30 observations fondées étaient de nature administrative (retards et prorogations) et dix concernaient des plaintes pour présomption de refus (demandes d’exception ou documents potentiellement manquants).

Enquête systématique

En décembre 2018, le Commissaire à l’information a amorcé une enquête systémique sur le traitement des demandes d’accès entre le 1er janvier 2017 et le 21 décembre 2018. Comme le rapport final du CIC le précise, la Défense nationale a coopéré pleinement avec les responsables de l’enquête.

En janvier 2020, le CIC a publié le rapport final de ses conclusions à l’intention du Ministère; le document contenait neuf conclusions particulières et les recommandations connexes. Le Ministère a souscrit à toutes les recommandations et a dressé un plan d’action de la direction qui lui permettra de donner suite aux recommandations au cours de l’AF 2020-2021.

Équipe des plaintes

La DAIPRP continue d’employer une équipe qui se consacre exclusivement à la gestion des plaintes provenant du Commissariat à l’information du Canada (CIC). Cette équipe est cruciale quant à la communication entre la Défense nationale et le CIC; elle continue de collaborer étroitement pour renforcer les relations et améliorer le rendement du programme de l’AIPRP au MDN.

5.2. Décisions judiciaires

Au cours de l’AF 2019-2020, il n’y a eu aucune action en justice relative à des demandes traitées par la Défense nationale

6. Politiques et procédures 

6.1. Politiques ministérielles

Les directives administratives ministérielles du MDN et des FAC sont décrites dans la série des Directives et ordonnances administratives de la Défense (DOAD), produites avec l’autorisation du sous-ministre et du chef d’état-major de la Défense.

Au cours de la période visée, la DAIPRP a parachevé la révision des DOAD concernant l’AIPRP. Il s’agit des documents suivants :

• la politique sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information;
• la directive sur les demandes d’accès à l’information.

6.2 Procédures internes

La DAIPRP continue de réviser et d’actualiser le Guide des procédures sur l’AAI afin de documenter les améliorations apportées au traitement des demandes et de voir à ce que ces procédures s’harmonisent avec les politiques et les directives du CT.

Le Ministère a parachevé à une procédure sur la façon de faire rapport sur les allégations d’entrave au droit d’accès, au titre de la LAI, et il l’a mise en oeuvre au cours de la période visée par le rapport. La procédure décrit les responsabilités des employés en matière d’AIPRP et elle fournit des lignes directrices sur l’adoption de méthodes cohérentes pour répondre aux allégations d’entrave au droit d’accès formulée en vertu de l’article 67.1 de la Loi sur l’accès à l’information.

7. Formation et sensibilisation

7.1. Programme de formation sur l’AIPRP

La formation donnée sur l’AIPRP au Ministère est demeurée constante pendant la période visée par le rapport. L’approche pédagogique à trois volets déjà décrite a été conservée et les ressources de la Direction ont présenté les sessions de formation suivantes aux employés civils du MDN et aux militaires des FAC, en mettant l’accent en particulier sur les personnes assumant des responsabilités liées à l’AIPRP :

• Des cours d’introduction (soit sur l’AIPRP en général, soit sur les notions fondamentales sur la protection des renseignements personnels);
• Des cours de niveau avancé (soit sur l’AIPRP en général, soit sur du contenu propre à l’organisation);
• Des activités de mobilisation et de sensibilisation relativement à l’AIPRP auprès des diverses branches et directions.

Des séances de formation régionales aux Bases des Forces canadiennes Esquimalt, Edmonton, Cold Lake, Gagetown, Greenwood, Halifax, Shearwater, Kingston et Borden ont aussi été présentées pendant la période visée par le rapport.

7.2. Activités de formation et de sensibilisation

En tout, 87 séances de formation ont été offertes à environ 1 559 employés de la Défense et membres des FAC et ont abordé l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que la gestion judicieuse des renseignements personnels relevant de l’institution. Ces séances de formation ont eu lieu dans le cadre de cours d’introduction (AIPRP 101) et de cours de niveau avancé (AIPRP 201), d’une formation sur GCDocs axée sur la protection des renseignements personnels et de classes ciblées pour des organisations précises de la Défense. La plupart des séances de formation ont été présentées par le personnel de la DAIPRP en personne ou par le biais de vidéoconférences, mais quelques organisations ont offert leurs propres cours et séances individuelles. À cet égard, mentionnons trois activités de formation offertes par le Groupe des Services de santé des Forces canadiennes; ces activités ont porté sur divers aspects de la protection des renseignements personnels, et 135 personnes en ont bénéficié. Les employés de la Défense nationale et les membres des FAC ont aussi été encouragés à suivre le Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels offert par l’École de la fonction publique du Canada.

Dans un souci de sensibilisation, les employés de la DAIPRP ont donné des conseils à des tiers et à des auteurs de demande sur les exigences propres à la Loi sur l’accès à l’information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels, aux politiques et directives du SCT et, au besoin, aux procédures institutionnelles connexes.

7.3. Apprentissage continu

Par suite de l’examen du programme de l’AIPRP entrepris en 2017, la DAIPRP est pleinement résolue à favoriser le perfectionnement et l’apprentissage continu des analystes de l’AIPRP. Pendant la période visée par le rapport, la Défense nationale a pris part avec plusieurs autres ministères fédéraux à un projet pilote intitulé Programme de formation professionnelle des analystes fédéraux nouveaux ou subalternes en AIPRP (1re édition)^{Note de bas de page6} présenté par l’Association des professionnels en accès à l’information et en protection de la vie privée^{Note de bas de page7} (AAPI). Le cours donne un aperçu des aspects juridiques de l’AIPRP et est destiné aux analystes subalternes. Quatre analystes de la Défense nationale y ont assisté. En outre, tout le personnel de l’AIPRP a bénéficié d’une journée complète de perfectionnement professionnel. Parmi les thèmes figuraient la gestion des renseignements personnels, la gestion des incidents liés à la vie privée, l’emploi des codes d’action dans le cadre de la gestion des cas liés à l’AIPRP, et l’examen des documents confidentiels du Cabinet.

8. Initiatives et projets

8.1. Dialogue avec les organisations de la Défense

Au cours de l’AF 2018-2019, une initiative a été lancée pour établir un dialogue avec les organisations de la Défense, améliorer leur rendement en matière d’AAI et renforcer les relations avec elles. La DAIPRP a continué de tenir des séances de formation ciblées pendant la période visée par le rapport avec les personnes chargées des activités liées à l’AAI dans ces diverses organisations. À partir de la dernière AF et au cours de la période visée par le rapport, des représentants du groupe de chaque SMA ont reçu une formation sur l’AIPRP.

8.2. Modifications apportées à la Loi sur l’accès à l’information

Afin d’améliorer et de maintenir l’engagement pris par l’administration fédérale en faveur de l’ouverture, de la transparence et la responsabilité, une loi visant à modifier la Loi sur l’accès à l’information a reçu la sanction royale le 21 juin 2019. Ce fut la première modification apportée à cette loi depuis 1983. La nouvelle version de la Loi a introduit des changements au droit d’accès existant aux renseignements gouvernementaux et elle comporte maintenant une nouvelle partie II.

La nouvelle partie de la Loi exige que les institutions divulguent de manière proactive des renseignements précis réputés être d’intérêt public afin d’accroître la transparence et la responsabilisation relativement à l’utilisation des fonds publics. Les divulgations proactives sont annoncées dans le site Web Gouvernement ouvert du SCT^{Note de bas de page 8}.

Mise en application des exigences relatives à l’édition proactive

Au nom de la secrétaire générale, la DAIPRP a coordonné les efforts avec des intervenants clés du Ministère pour élaborer des organigrammes de processus et définir les responsabilités à l’égard de chaque exigence relative à l’édition proactive, de manière à aider le Ministère à respecter ses obligations au titre de la LAI. La DAIPRP joue un rôle clé dans l’examen et la diffusion des documents, y compris l’exécution de consultations internes.

Promouvoir la sensibilisation

Le SM et le CEMD ont publié une directive pour décrire les obligations relatives à l’édition proactive au ministère. Avant la sanction royale, des outils et des documents de référence ont été fournis pour aider le ministère. Des séances de sensibilisation visant à renseigner davantage le personnel sur les exigences de la divulgation proactive ont été offertes, y compris une série de séances de formation en personne qui ont aidé les employés et les militaires relativement à la publication proactive des titres des notes de breffage.

8.3. Équipe de réduction des arriérés

En octobre 2019, la DAIPRP a créé une équipe de réduction des arriérés qui se consacre uniquement à cette tâche. L’équipe a mis l’accent exclusivement sur la réduction de l’arriéré des dossiers liés à l’AAI. Jusqu’ici, elle a réussi à réduire du tiers le nombre de ces dossiers et elle continue de se concentrer sur la réduction du nombre de dossiers non récents, gros, ou complexes. Cette initiative permet aux autres équipes chargées des opérations liées à l’AAI de se concentrer sur le respect des délais impartis.

8.4. Améliorations technologiques

Réduire la quantité de documents imprimés

Suite à l’examen du programme de l’AIPRP entrepris en 2017, la Défense nationale continue d’explorer et de mettre en oeuvre des solutions technologiques pour parfaire les processus opérationnels utilisés dans le contexte de l’AIPRP. Tout au long de la période visée par le rapport, la DAIPRP a jeté les bases d’importantes améliorations pour réduire la quantité de documents imprimés, et la Défense nationale a fait l’essai de lecteurs communs pour partager les documents par la voie électronique entre les BPR et la DAIPRP. En outre, le Ministère a collaboré avec Postes Canada pour employer la poste électronique (postel) comme moyen de remplacement du courrier traditionnel afin de transmettre les documents aux auteurs de demande d’accès.

Nouveau système de gestion des cas

La DAIPRP a créé et mis en oeuvre un système novateur de gestion des cas pour mieux administrer les activités liées à l’AIPRP en dehors des demandes officielles concernant l’AIPRP. Ce nouveau système améliorera le suivi et l’analyse des tendances aux fins des activités de gouvernance et de vérification, telles que les suivantes : la prestation de services consultatifs concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, la gestion des incidents relatifs à la vie privée, la préparation des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, la gestion et le suivi des questions juridiques, et la communication de renseignements personnels. Le nouveau système comporte aussi des fonctions permettant de tenir à jour les banques de renseignements personnels et d’automatiser Info Source davantage.

9. Surveillance de la conformité

La DAIPRP contrôle un certain nombre de paramètres de l’AIPRP et fait régulièrement rapport sur eux. Pendant l’AF 2019-2020, le Ministère a amélioré son tableau de bord relatif à l’AIPRP pour mieux tenir les dirigeants de la Défense au courant de son rendement et de ses résultats en matière d’AIPRP. De plus, le Ministère continue de recevoir sur demande des rapports statistiques et des fiches de rendement qui comparent les données à celles des exercices précédents, pour cerner les tendances. Ces contrôles permettent à la DAIPRP de suivre les résultats obtenus en matière d’AIPRP dans tout le Ministère et de repérer ainsi les domaines où il est possible d’améliorer les processus.

10. Accès à l'information : Droits et coûts de fonctionnement

10.1. Rapport sur les droits liés à l’AAI aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service (LFS) exige de toute autorité compétente qu’elle fasse rapport tous les ans au Parlement sur les droits perçus par son institution. En ce qui concerne les droits perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements figurant ci-dessous sont fournis conformément aux exigences de l’article 20 de la LFS.

Les coûts de fonctionnement comprennent les salaires, les heures supplémentaires, les biens et les services, les contrats et toutes les autres dépenses liées explicitement au bureau de l’accès à l’information. Les coûts liés au temps consacré par les secteurs du programme cherchant et examinant des dossiers ne sont pas pris en compte ici.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Défense nationale et les Forces armées canadiennes

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Défense nationale, à titre de responsable d’une institution fédérale aux termes desdites lois, délègue par les présentes l’autorité d’exercer les attributions d’un responsable d’une institution fédérale que lui confèrent les lois en question aux titulaires des postes indiqués ci-après, ou aux personnes occupant ces postes à titres intérimaire :
   1. le sous-ministre;
   2. le Secrétaire général;
   3. le Directeur - Accès à l’information et protection des renseignements personnels;
   4. les Directeurs adjoints - Accès à l’information et protection des renseignements personnels.
2. En vertu de l’article 73 des lois susmentionnées, le ministre délègue aussi :
   1. aux titulaires d’un poste de chef d’équipe de l’accès à l’information, ou aux personnes occupant un tel poste à titre intérimaire, l’autorité d’exercer les attributions relatives à ce qui suit :
      • L’application de certaines dispositions de la Loi sur l’accès à l’information, à savoir l’article 9; les paragraphes 11(2), 11(3), 11(4), 11(5) et 11(6); les articles 19, 20, 23 et 24; les paragraphes 27(1) et 27(4); l’alinéa 28(1) b), et les paragraphes 28(2) et 28(4);
      • La réponse fournie aux demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, lorsqu’il existe aucun dossier.
   2. aux titulaires d’un poste de chef d’équipe des renseignements personnels, ou aux personnes occupant un tel poste à titre intérimaire, l’autorité d’exercer les attributions du responsable d’une institution fédérale aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, sauf celles prévues aux alinéas 8(2) j) et m);
   3. aux titulaires d’un poste d’analyste principal, ou aux personnes occupant ces postes à titre intérimaire, l’autorité d’exercer les attributions relatives à l’application de l’article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Copie originale signée par

L’honorable Harjit S. Sajjan, c.p., OMM, MSM, CD, député
Ministre de la Défense nationale
Date 2016-01-12

Annexe B : Rapport statistique concernant la Loi sur l'accès à l'information 2019-2020

Governement du Canada

Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution : Défense nationale

Période d'établissement de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.2 Sources des demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Section 2 – Motifs pour ne pas donner suite à une demande

Section 3: Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

3.1 Disposition et délai de traitement

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

3.5.3 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4: Profogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

4.2 Durée des prorogations

Section 5 – Frais

Section 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

6.2 Recommendations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommendations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demande auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8: Plaintes et enquêtes

Section 9: Recours judiciaire

Recours judiciaire reçus avant l'entrée en vigueur du projet de loi C-58

9.2 Recours judiciaire reçus après l'entrée en vigueur du projet de loi C-58

Section 10 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire concernant la Loi sur l'accès à l'information 2019-2020

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Tableau 1 - Demandes reçues

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Tableau 2 - Demandes fermées

Tableau 3 - Demandes reportées